background image

background image

P a g e

 | 

 

 

Index 

Abbreviations 

14 

 

 

PART A: CHAPTERS 

18 

Chapter 1: Introduction 

19 

1.1 

About this Manual 

19 

1.2 

Intent of the Manual 

19 

1.3 

Amendments and Revisions to the Manual 

20 

1.4 

Definitions 

21 

 

1.4.1 

Procurement 

21 

 

1.4.2 

Bidder 

21 

 

1.4.3 

Supplier 

21 

 

1.4.4 

Contract 

21 

 

1.4.5 

Stores 

21 

 

1.4.6 

Competent Financial Authority 

21 

 

1.4.7 

Financial Powers 

22 

 

1.4.8 

Purchase Indent 

22 

 

1.4.9 

Tender Committee (TC)/Tender Evaluation Committee (TEC) 

22 

 

1.4.10 

Head of Division 

22 

 

 

 

 

Chapter 2: Procurement – Principles and Policies 

23 

2.1 

Canons of Financial Propriety 

23 

2.2 

Code of Ethics 

23 

 

2.2.1 

Integrity Pact (IP) 

24 

2.3 

Basic Aim of the Procurement Function 

25 

2.4 

Laws / Guidelines governing Procurement 

26 

2.5 

Special obligations of Public Procurement 

27 

 

2.5.1 

Equality for Bidders 

27 

 

2.5.2 

Transparency and Disclosures of Procurement Decisions 

27 

 

2.5.3 

External Accountability 

27 

2.6 

Fundamental Principles of Public Buying 

28 

2.7 

Purchase Policy 

28 

 

2.7.1 

Public Procurement Policy for Micro and Small Enterprises 

(MSEs) 

28 

 

2.7.2 

Public Procurement Policy (Preference to Make in India) 

29 

2.8 

Life Cycle Cost 

29 

 

 

 

Chapter 3: Procurement – Roles and Responsibilities 

31 

3.1 

Introduction 

31 

 

3.1.1 

Strengthening of Materials Management Division (MMD) 

31 

 

3.1.2 

Centralized Procurement 

31 

 

3.1.3 

Common Procurement for BRBNMPL and SPMCIL Presses  31 

 

3.1.4 

Procurement by Materials Management Division 

32 

 

3.1.5 

Procurement by User Department 

32 

3.2 

Organization Structure 

33 

 

3.2.1 

GM/GM-in-charge [GM (I/C)]/O-I-C 

33 

 

3.2.2 

DGM - Materials Management Division [DGM (MMD)] 

33 

 

3.2.3 

DGM / AGM - Finance and Accounts [DGM / AGM (F & A)] 

34 


background image

P a g e

 | 

 

 

 

3.2.4 

DGM - Production [DGM (P)] and DGM - Maintenance  

[DGM (M)] 

34 

 

3.2.5 

AGM - Materials Management Division [AGM (MMD)] 

34 

3.3 

Committees 

35 

 

3.3.1 

Bid Opening Committee (BOC) 

35 

 

3.3.2 

Tender Evaluation Committee (TEC) 

35 

 

3.3.3 

Special Tender Evaluation Committee (STEC) 

36 

 

3.3.4 

Condemnation Committee (CC) 

36 

 

3.3.5 

Scrap Disposal Committee (SDC) 

37 

3.4 

Market Intelligence Cell 

37 

3.5 

Time Limit for procurement & Accountability 

38 

3.6 

Work & Responsibility Sharing when Higher Authority is CFA 

38 

 

3.6.1 

Introduction 

38 

 

3.6.2 

Techno-Economic Decisions 

38 

 

3.6.3 

Committee Decisions 

39 

 

3.6.4 

Contract Management Decisions 

39 

 

3.6.5 

Higher Level Decisions 

39 

 

3.6.6 

Stages  at  which  approval  of  Higher  Level  CFA  shall  be 

required 

40 

 

 

 

Chapter 4: Types and Modes of Procurement 

41 

 

Section I: Types of Procurement 

41 

4.1 

Capital Procurement 

41 

4.2 

Revenue Procurement 

41 

4.3 

Indigenous Procurement 

41 

4.4 

Foreign procurement (Import) 

41 

 

Section II: Modes of Procurement 

41 

4.4A  Classification of various modes of procurement 

41 

4.5 

Proprietary Article Purchase (PAP) 

42 

4.6 

Single Tender Enquiry (STE) without a PAC 

43 

4.7 

Global Tender Enquiry (GTE)/International Competitive Bidding (ICB) 

44 

4.8 

Open Tender Enquiry (OTE)/National Competitive Bidding (NCB) 

44 

4.9 

Limited Tender Enquiry (LTE) 

45 

4.9A  Special Limited Tender Enquiry (SLTE) 

46 

4.9B  Limited  Enquiry  by  inviting  sealed  quotations  for  purchases  below 

Rs.2.5 lakh 

46 

4.10  Express Tenders 

47 

4.11  Direct Procurement: Purchase of Goods / Services without Quotation 

47 

4.12  Direct Procurement: Purchase of Goods by Local Purchase Committee  47 

4.13  Direct Procurement: Purchase of Goods by Spot Purchase Committee 

(SPC) 

48 

4.14  Rate Contracts (RC) 

49 

4.15  Repeat Orders 

50 

4.16  Procurement through Government e-Marketplace (GeM) 

52 

 

Section III – Other Procurements with special features 

53 

4.17  Handling  Procurement  in  urgencies  /  Emergencies  and  Disaster 

Management 

53 

4.18  Buy Back offer 

53 


background image

P a g e

 | 

 

 

4.19  Turnkey Contract 

53 

4.20  Annual Maintenance Contract (AMC) 

54 

 

 

 

Chapter 5: Procurement Planning and Indenting Materials 

57 

 

Section I: Procurement Planning 

57 

5.1 

Procurement Planning 

57 

5.2 

Finalization of annual requirements 

57 

5.3 

Review of the procurement plan 

58 

5.4 

Deciding on Mode of Procurement 

58 

 

Section II: Indenting Materials 

58 

5.5 

ABC categories of Items - Pareto principle 

58 

5.6 

Indenting of Material 

59 

5.7 

Preparation of Indent: Quantity 

59 

5.8 

Units of Quantity 

59 

5.9 

Specifications 

59 

 

5.9.1 

PAC Specifications 

60 

 

5.9.2 

Branded Product 

60 

 

5.9.3 

Industrial Specification 

60 

 

5.9.4 

Ad-hoc Specifications 

60 

 

5.9.5 

As per Sample 

60 

 

5.9.6 

Common Use Items 

60 

 

5.9.7 

Specifications of Integrated v/s Sub-systems of Production 

Lines 

60 

5.10  Approval of Indent (Purchase Proposal) 

61 

5.11  Estimated Rate 

61 

5.12  Products Requiring Security Clearance 

61 

 

5.12.1 

Criteria  of  classifying  Security  sensitive  and  Non-Security 

non-sensitive machinery / items 

61 

 

5.12.2 

Precautions in Procurement 

61 

 

5.12.3 

Precautions in Disposal 

62 

 

 

 

 

Chapter 6: Sourcing and Supplier Appraisal 

63 

6.1 

Empanelment of vendors 

63 

6.2 

Invitation of Expression of Interest 

63 

6.3 

Shortlist of Suppliers 

64 

6.4 

Removal from approved list 

65 

6.5 

Ban and Blacklisting 

65 

 

 

 

Chapter 7: Tendering Systems 

67 

 

Section I: Two-Bid Tender System 

67 

7.1 

Two Bid Tender System 

67 

 

Section II: Pre-Qualification Bidding (PQB) 

67 

7.2 

Background 

67 

7.3 

Knife-Edge Balancing Act 

68 

7.4 

PQB only as an exception 

68 

7.5 

Categories of procurement Where PQB is Desirable or Undesirable 

68 

 

7.5.1 

Desirable categories 

68 

 

7.5.2 

Undesirable Categories 

69 


background image

P a g e

 | 

 

 

7.6 

Separate PQB or Combining it with Procurement tender 

70 

7.7 

PQB Procedures 

70 

 

7.7.1 

Advertisement and Notification 

70 

 

7.7.2 

Evaluation 

72 

 

7.7.3 

Subsequent Procurement tender 

73 

7.8 

PQC Summary Table 

74 

 

Section III: Tenders Involving Samples 

74 

7.9 

Existing Guidelines 

74 

7.10  Indeterminable Characteristics 

74 

7.11  Specifications Not Known 

74 

7.12  Indigenization and Development tenders 

75 

7.13  Purchaser's Sample 

75 

7.14  Pre-production sample 

75 

7.15  Testing of Samples 

76 

 

7.15.1 

Testing Procedures and Declarations 

76 

 

7.15.2 

Validation / Prolonged Trials 

76 

 

7.15.3 

Testing Laboratories 

76 

 

7.15.4 

Failure of samples 

76 

7.16  Handling and Preservation of Samples 

77 

 

Section IV: Indigenization and Development Tenders 

77 

7.17  Indigenization and Development tenders 

77 

 

Section V: Expression of Interest Tenders (EOI) 

78 

7.18  Expression of Interest Tenders 

78 

 

Section VI: Tenders for Disposal of Scrap 

78 

7.19  Tenders for Disposal of Scrap 

78 

 

 

 

Chapter 8: Pre-Tender Stage and Bid Opening 

79 

8.1 

Introduction 

79 

 

8.1.1 

Tender Fee 

80 

8.2 

Standard Bidding Documents (SBD) 

80 

8.3 

Invitation for Bids / Notice Inviting Tender (NIT) 

81 

8.4 

General and Special instructions -to Tenderers (GIT and SIT) 

81 

 

8.4.1 

Eligibility 

82 

 

8.4.2 

Clarification of Bidding Documents 

82 

 

8.4.3 

Pre-Bid conference 

82 

 

8.4.4 

Amendment of Bidding Documents 

82 

 

8.4.5 

Bid Validity 

82 

 

8.4.6 

Late Bids 

83 

 

8.4.7 

Modification, Alteration and Withdrawal of Bids 

83 

 

8.4.8 

Authorized Dealer/Distributor/Representative of supplier 

83 

8.5 

Forms of bid & qualification information 

84 

8.6 

Terms & Conditions of the Contract 

84 

8.7 

Forms of Security 

85 

 

8.7.1 

Earnest Money Deposit 

85 

 

8.7.2 

Performance Security 

86 

8.8 

Publication of Tenders 

87 

 

8.8.1 

Media for Publicities 

87 

 

8.8.2 

Guidelines for Publicity 

89 


background image

P a g e

 | 

 

 

 

8.8.3 

Economy in Publicity 

89 

8.9 

Tender Submission & Bid Opening 

90 

 

8.9.1 

Receipt & Custody of Tenders 

90 

 

8.9.2 

Procedures to be followed during Bid Opening   

90 

 

 

 

 

Chapter 9: Payment Terms and Price Variations 

93 

9.1 

Payment Terms and Price Variations 

93 

9.2 

Firm Price vis-à-vis Variable Price 

93 

9.3 

Exchange Rate Variation (ERV) 

95 

 

9.3.1 

Documents for claiming ERV 

95 

9.4 

Statutory Duties and Taxes on Domestic Goods 

95 

9.5 

Duties, taxes and other levies of Local bodies 

96 

9.6 

Custom Duty on Imported Goods 

96 

9.7 

Duties / Taxes on raw materials 

97 

9.8 

Terms of payment for Domestic Goods 

97 

9.9 

Modes of payment for Domestic Goods 

98 

9.10  Terms of payment for Imported Goods 

98 

9.11  Modes of Payment for Imported Goods 

98 

 

A. Letter of Credit (LC) 

98 

 

9.11.1 

What is an LC 

98 

 

9.11.2 

Reasons for using LC 

99 

 

9.11.3 

Forms of LC used in BRBNMPL 

99 

 

 

9.11.3.1 

Irrevocable letter of credit 

99 

 

 

9.11.3.2 

Revolving letter of credit 

99 

 

9.11.4 

Payment through letter of credit 

100 

 

9.11.5 

Essential Elements of LC 

100 

 

9.11.6 

Documents to be provided by the Seller 

101 

 

9.11.7 

Extension of LC 

101 

 

9.11.8 

Amount of LC 

101 

 

B. Direct Bank Transfer (DBT) 

101 

 

9.11.9 

Documents Needed for DBT 

101 

 

9.11.10  Specified time limit and delivery Schedule for Imports 

102 

 

9.11.11  Payment of Air Freight Charges 

102 

9.12  Advance payment to Suppliers 

103 

9.13  Intermediate Payments 

103 

9.14  Documents for Payment 

104 

 

 

 

10 

Chapter 10: Tender Evaluation and Award of Contract 

105 

10.1  Tender Evaluation 

105 

10.2  Preliminary Examination 

105 

10.3  Conditions under which Tenders can be declared Unresponsive 

106 

10.4  Non-conformities between Figures and Words 

106 

10.5  Discrepancies between original and additional copies of a Tender 

107 

10.6  Minor Infirmity / irregularity / Non-Conformity 

107 

10.7  Clarification of Bids/Shortfall Documents 

107 

10.8  Tenderers Contacting BRBNMPL during Evaluation 

108 

10.9  Techno commercial Bid, Scrutiny, Evaluation and Ranking of Tenders 

- General 

108 


background image

P a g e

 | 

 

 

10.10  Techno commercial Bid, Scrutiny, Evaluation and Ranking

 

of Tenders 

- GTE/ICB Tenders 

110 

 

10.10.1  Currency of Bidding 

110 

 

10.10.2  Evaluation of offers 

110 

 

10.10.3  Currency of Payment 

111 

10.11  Consideration of Unsolicited offers in LTE 

111 

10.12  Consideration of single offer received in LTE 

111 

 

10.12.1  Consideration of Lack of competition in OTE/GTE and LTE  111 

10.13  Reasonableness of Prices 

112 

 

10.13.1  Price evaluation 

112 

 

10.13.2  Use of Market Intelligence Cells 

113 

 

10.13.3  Price Indices 

113 

 

10.13.4  Data Sharing 

113 

 

10.13.5  Last Purchase Price (LPP) 

113 

10.14  Cartel Formation / Pool Rates 

114 

10.15  Handling Dissent 

115 

 

10.15.1  Dissent among Tender Evaluation Committee 

115 

 

10.15.2  Dissent among CFA 

115 

10.16  Negotiations 

115 

 

10.16.1  Only as a rare exception 

115 

 

10.16.2  On CFA's Approval 

116 

 

10.16.3  Counter-offers are Negotiations by other means 

116 

 

10.16.4  Whom to Negotiate with 

116 

 

10.16.5  Procedure for Negotiation 

116 

10.17  Award of Contract, Contract Execution and Disclosure 

117 

 

10.17.1  Recommendations for Award of Contract 

117 

 

10.17.2  Variation of Quantities at the Time of Award 

118 

 

10.17.3  Splitting of Contracts/Parallel Contracts 

118 

 

10.17.4  Notification for Award of contract to Successful Bidder 

120 

 

10.17.5  Signing of Agreement / issue of Supply Order 

120 

 

10.17.6  Performance Security 

121 

 

10.17.7  Acknowledgement of Contract by Successful Bidder 

121 

 

10.17.8  Safe Custody & Monitoring of EMD, Performance Security  122 

10.18  Rejection of Tenders 

122 

 

 

 

11 

Chapter 11: Contract Management 

123 

 

Section I: Contract Management 

123 

11.1  Contract management 

123 

11.2  Amendment to Contract 

123 

11.3  Safeguards  for  handing  over  BRBNMPL  Materials/Equipment  to 

Contractors 

123 

11.4  Payment to the Supplier 

124 

11.5  Safe  Custody,  Monitoring  and  Return  of  Securities  and  Other 

Instruments 

124 

11.6  Closure of Purchase File 

124 

11.7  Contract Enforcement 

124 

11.8  Imposition of sanctions 

124 

11.9  Vendor performance Monitoring 

125 


background image

P a g e

 | 

 

 

11.10  Risk in Goods - The Concept of "Passing of Title of Goods" 

125 

 

Section II: Liquidated Damages 

125 

11.11  Liquidated Damages 

125 

11.12  Force majeure Clause (FM) 

126 

11.13  Quantum of LD 

126 

11.14  Waiver of LD and Levy of Token LD 

126 

11.15  Denial Clause (DC) 

128 

 

Section III: Delivery Schedules and Extension of Delivery 

128 

11.16  Period of Delivery 

128 

11.17  Delivery Schedule 

128 

11.18  Terms of Delivery 

128 

11.19  Acceptance of the stores dispatched after the expiry of delivery period  129 

11.20  Extension of Delivery 

129 

11.21  Extension of delivery period in entire/severable contracts 

130 

 

Section IV: Option Clause 

131 

11.22  Option Clause 

131 

11.23  Conditions governing option Clause 

131 

 

Section V: Termination of Contract 

132 

11.24  Cancellation of Contract for Default 

132 

11.25  Options in Terminating Contracts 

132 

11.26  Termination of Contract for Insolvency 

133 

11.27  Termination of Contract for Convenience 

133 

 

Section VI: Escrow Arrangement 

133 

11.28  Escrow Arrangement 

133 

 

 

 

12 

Chapter 12: Goods Receiving and Quality Assurance 

135 

12.1  Introduction 

135 

12.2  Pre-requisite for goods inspections 

135 

12.3  Receipt of consignment 

135 

12.4  Preliminary Inspection 

135 

12.5  Detailed Inspection 

135 

 

12.5.1 

Scheduling detailed inspection 

136 

 

12.5.2 

Various Modes of inspection 

136 

12.6  General Considerations for Inspections 

136 

 

12.6.1 

Deciding Sample-size 

136 

 

12.6.2 

Selecting a representative sample 

137 

 

12.6.3 

Verification of well-defined criteria 

137 

 

12.6.4 

Checking goods packages 

137 

 

12.6.5 

Other Considerations during Inspection 

138 

12.7  Inspection Authorities 

138 

 

12.7.1 

Internal Inspection Authorities 

138 

 

12.7.2 

External Inspecting Authorities 

138 

 

12.7.3 

Joint Inspection on Complaint 

139 

12.8  Approval of Acceptable deviations 

139 

12.9  Storage and Issue of Inspected goods 

140 

 

12.9.1 

Storage of goods 

140 

 

12.9.2 

Issue of goods 

141 

12.10  Documentation of inspection 

141 


background image

P a g e

 | 

 

 

 

12.10.1  Inspection Documents 

141 

 

12.10.2  Handling of inspection stamps / inspection documents 

143 

12.11  Guidelines on Pre-Dispatch Inspection Schedule 

143 

 

12.11.1  General Guidelines 

143 

 

12.11.2  Franking clause on Acceptance 

144 

 

12.11.3  Franking clause on Rejection 

144 

12.12  Waiver of inspection and acceptance of goods under firm's quality self-

certification 

144 

 

 

 

13 

Chapter 13: Record Keeping and Reporting 

146 

13.1  Introduction 

146 

13.2  Procurement Audit 

146 

13.3  Procurement Record-keeping 

146 

13.4  Procurement Register (PR) 

147 

13.5  Filing Structure 

147 

13.6  Filing Folders 

148 

 

13.6.1 

General Folders 

148 

 

13.6.2 

Specific folders for goods 

148 

13.7  Management Reporting 

149 

 

 

 

14 

Chapter 14: Disposal 

150 

14.1  Introduction 

150 

14.2  Classification and Categorization 

150 

14.3  Segregation and Strong Room 

151 

14.4  Marking and Cutting 

152 

14.5  Composition and Description 

152 

14.6  Process of Disposal 

152 

14.7  Modes of Disposal 

153 

 

14.7.1 

Disposal through Tender 

154 

 

14.7.2 

Disposal through Auction 

156 

 

14.7.3 

Disposal at Scrap Value or by other Modes 

157 

14.8  Disposal of Security Items 

157 

14.9  Reserve Price Considerations 

158 

 

14.9.1 

Drivers of Scrap Prices 

158 

 

14.9.2 

Methods of determining Reserve Price 

158 

14.10  Repeated Failure to get Reserve price 

159 

14.11  Conditions of Disposal Applicable to all Modes of Disposal 

159 

 

14.11.1  ‘As-Is-Where-Is’ basis 

159 

 

 

 

 

15 

Chapter  15:  Losses;  Write-offs;  Grievance/Dispute  Resolution; 

Audit and Investigations 

160 

15.1  Powers to Write Off 

160 

15.2  Losses due to depreciation 

160 

15.3  Losses not due to depreciation 

160 

15.4  Grievance/Dispute Resolution 

160 

15.5  Mechanisms for Grievance Redressal 

161 

15.6  Mode of Settlement of Disputes 

162 

 

15.6.1 

Arbitration Clause 

162 


background image

P a g e

 | 

 

 

 

15.6.2 

Foreign Arbitration 

162 

15.7  Offences Relating to Procurement 

163 

15.8  Procurement Investigation 

163 

 

15.8.1 

Procedures on Completion of Investigation 

163 

 

 

 

 

16 

Chapter 16: Indigenization and Development Contracts 

165 

16.1  Background 

165 

16.2  Stages in Vendor Development / Indigenization 

165 

16.3 

Stage I - Selection of Items 

165 

 

16.3.1 

Vendor Development 

165 

 

16.3.2 

Indigenization 

166 

16.4 

Stage II - Development of Engineering aspects of the Item 

166 

 

16.4.1 

Models of Development of Engineering Aspects of the Item  166 

 

16.4.2 

Engineering Aspects 

166 

 

16.4.3 

Acquiring Manufacturing Drawings 

167 

16.5 

Stage III - EOI Tenders and Development / Indigenization Tenders  167 

 

16.5.1 

Identification of Target Vendor Group 

167 

 

16.5.2 

Floating EOI and Development / Indigenization Tenders 

167 

 

16.5.3 

General  Principles  for  Development  /  Indigenization 

Contracts 

168 

16.6 

Stage IV - Contract Management 

170 

 

16.6.1 

Inspections 

170 

 

16.6.2 

Helping hand to New Entrants 

170 

 

16.6.3 

Incentives in Development Contract Management 

171 

16.7 

Stage V - Post development Actions 

171 

 

16.7.1 

Quantity for Development Commitment 

171 

 

16.7.2 

Period of Development Commitment 

171 

 

16.7.3 

Further Development Orders 

171 

16.8 

Stage VI - Retention of Reliable & Efficient Established Vendors  172 

16.9  Applicability of Other Chapters 

172 

 

 

 

17 

Chapter 17: Works and Other Services 

173 

17.1  Scope 

173 

17.2  Functions  and  Responsibilities  of  Technical  Division  /  Maintenance 

Division 

173 

 

17.2.1 

Maintenance (CIVIL) 

173 

 

17.2.2 

Maintenance (Utility, Plant and Machineries) 

175 

17.3  Works 

176 

 

17.3.1 

Classification of Works 

176 

 

17.3.2 

Project works 

176 

 

17.3.3 

Maintenance and Repair work 

176 

17.4  Project Works 

177 

 

17.4.1 

Stages of departmental projects 

177 

 

17.4.2 

Planning 

177 

 

17.4.3 

Assessment of space requirement 

177 

 

17.4.4 

Selection of Architects 

178 

 

17.4.5 

Appointment of Architects 

180 

 

17.4.6 

Services to be rendered by the Architects 

180 


background image

P a g e

 | 10 

 

 

 

 

17.4.6.1 

Architects'  Services  (When  supervision  of  the 

project is entrusted to them) 

180 

 

 

17.4.6.2 

Architects'  services  (When  supervision  of  the 

project is not entrusted to them) 

183 

 

17.4.7 

Selection  /  Empanelment  /  Appointment  of  Consultants  / 

Interior Designer etc. 

184 

 

17.4.8 

Preparation of sketch plans 

187 

 

17.4.9 

Scrutiny and approval of sketch plans 

187 

 

17.4.10  Submission of plans to Local Controlling Authority 

188 

 

17.4.11  Preparation of detailed working  drawings and Draft tender 

documents 

188 

17.5  Contracts 

189 

 

17.5.1 

Classifications 

189 

 

17.5.2 

Invitation of tenders 

189 

 

17.5.3 

Pre-qualification criteria 

189 

 

17.5.4 

Empanelment of tenderers by pre-screening for large works 

/ contracts 

190 

 

17.5.5 

Execution of contracts (Civil, Plant & Machineries and Repair 

& Maintenance contracts) 

191 

17.6  Execution of project works 

192 

 

17.6.1 

Surveying of plot 

193 

 

17.6.2 

Soil investigation 

193 

 

17.6.3 

Office accommodation at project site 

193 

 

17.6.4 

Company's engineers at site (Site Engineer) 

198 

 

17.6.5 

Commencement of work 

198 

 

17.6.6 

Contract Labour (Regulation & Abolition) Act, 1970 

199 

 

17.6.7 

Programme charts and progress reports 

201 

 

17.6.8 

Co-ordination & Monitoring 

202 

 

17.6.9 

Testing of materials 

202 

 

17.6.10  Approval of materials/fitting 

203 

 

17.6.11  Variation/Extra Items of work 

203 

 

17.6.12  Site Order Book 

204 

 

17.6.13  Hindrance Register 

205 

 

17.6.14  Site registers 

205 

 

17.6.15  Extension of time 

205 

 

17.6.16  Sub-standard work and materials 

206 

 

17.6.17  Safety Code 

207 

 

17.6.18  Insurance 

207 

 

17.6.19  Service connections 

207 

 

17.6.20  Revised estimates of cost 

208 

 

17.6.21  Occupation Certificate 

208 

 

17.6.22  Completion of work 

208 

 

17.6.23  Performance Guarantees / Manufacturers' test certificates 

209 

 

17.6.24  As-built drawings/Operating instruction manuals 

209 

17.7  Detailed procedure for payment of bills 

209 

 

17.7.1 

Measurements 

210 

 

 

17.7.1.1 

For all works where Architects / Consultants are 

not involved in supervision of the work 

210 


background image

P a g e

 | 11 

 

 

 

 

17.7.1.2 

For works where the Architects/consultants are 

involved in supervision of the work 

212 

 

17.7.2 

Contractor’s On-account bills (RA Bills) 

214 

 

17.7.3 

Contractor’s final Bills-Projects 

218 

 

17.7.4 

Bills  for  Maintenance /  repair  works  /  minor  additions  and 

alterations 

219 

 

17.7.5 

Architect’s or Consultants’ bills for professional fees  

220 

17.8  Maintenance and Repair Works 

220 

 

17.8.1 

Classification of Company's properties 

220 

 

17.8.2 

Nature and extent of maintenance responsibility 

220 

 

17.8.3 

General instructions on maintenance and repairs 

221 

 

17.8.4 

Norms for maintenance expenditure 

221 

 

17.8.5 

Authority  for  sanctioning  expenditure on maintenance and 

repair works 

221 

 

17.8.6 

Periodic maintenance/repairs 

222 

 

 

17.8.6.1 

Service Contracts 

222 

 

17.8.7 

Assessment of additions/alterations and new works 

222 

 

17.8.8 

Execution of works 

223 

 

 

17.8.8.1 

Schedule of quantities/sketch plans 

223 

 

 

17.8.8.2 

Invitation  of  quotations/Tenders  and awarding 

of works 

223 

 

 

17.8.8.3 

Execution of work 

225 

 

 

17.8.8.4 

Finalization of bills 

225 

 

17.8.9 

Insurance 

226 

 

17.8.10  Vault Inspection 

226 

17.9  Miscellaneous 

227 

 

17.9.1 

Lapses Register of Architects/Consultants 

227 

 

17.9.2 

Lapses Register of Contractors 

227 

 

17.9.3 

Records, Drawings and Documents 

228 

 

PART B: ANNEXURES 

229 

Annexure 1  :  Time Frame for procurement 

230 

Annexure 2  :  Purchase without Quotation Format 

231 

Annexure 3  :  Purchase Certificate Format 

232 

Annexure 4  :  Annual Requirement Finalization 

233 

Annexure 5  :  Bank Guarantee for Performance Security 

234 

Annexure 6  :  Delivery Schedule 

235 

Annexure 7  :  Letter of Authority for attending a Bid Opening  

236 

Annexure 8  :  Bid Opening Attendance Sheet 

237 

Annexure 9  :  Checklist for Preliminary Examination 

238 

Annexure 10  :  Statement of Financial Standing 

239 

Annexure 11  :  Notification of Award of Contract 

240 

Annexure 12  :  Invitation for submission of EOI 

241 

Annexure 13  :  Application for Empanelment 

242 

Annexure 14  :  Goods Received note (GRN) 

245 

Annexure 15  :  Stock Ledger 

246 

Annexure 16  :  Material Requisition Note 

247 

Annexure 17  :  Vendor Evaluation 

248 


background image

P a g e

 | 12 

 

 

Annexure 18  :  Templates for Management Reports 

249 

Annexure 19  :  Report of Condemnation Committee 

253 

Annexure 20  :  Sale Account for Goods Disposed by Auction 

254 

Annexure 21  :  Certificate for proprietary Article Item 

255 

Annexure 22  :  Inspection Note 

256 

Annexure 23  :  Check points for Tender Enquiry 

257 

Annexure 24  :  Change Request Form 

259 

Annexure 25  :  Incoterm 

260 

Annexure 26  :  Format for Extension of Delivery Period 

264 

Annexure 27  :  Formula for Price Variation Clause 

265 

Annexure 28  :  Composition  of  Bid  Opening  and  Tender  Evaluation 

Committees 

267 

Annexure 29  :  Prequalification Criteria Summary 

269 

:  For Plant and machinery / equipment 

269 

:  For items other than Plant and Machinery / equipment 

271 

Annexure 30  :  Format of Invitation and declaration for Negotiations 

277 

Annexure 31  :  Format of Revised Offer in Negotiations 

278 

Annexure 32  :  Invitation  for  Limited  Enquiry  (for  estimated  value  up  to 

Rs.2.5 lakhs) 

279 

Annexure 33a  :  Public Procurement Policy for Micro and Small Enterprises 

(MSEs) Order, 2012 

280 

Annexure 33b  :  List  of  items  reserved  for  purchase  from  Small  Scale 

Industrial units including Handicraft sector 

285 

Annexure 33c  :  Declaration  &  Undertaking  by  Micro  &  Small  Scale 

Enterprises/Startup Companies 

290 

Annexure 34  :  Public  Procurement  (Preference  to  Make  in  India)  Order, 

2017 

292 

 

PART C: STANDARD BIDDING DOCUMENT (SBD) 

298 

Section I 

:  Notice Inviting Tender (NIT) 

301 

Section II 

:  General Instructions to tenderers (GIT) 

305 

Part I 

:  General Instructions applicable to all Types of Tenders 

305 

Part II 

:  Additional General Instructions Applicable to Specific Types 

of Tenders 

326 

Section III 

:  Special Instructions to Tenderers (SIT) 

334 

Section IV 

:  General Conditions of Contract (GCC) 

335 

Part I 

:  General  Conditions  of  Contract  applicable  to  all  types  of 

Tenders 

335 

Part II 

:  Additional General Conditions of Contract for specific Types 

of Tenders 

358 

Section V 

:  Special Conditions of Contract (SCC) 

361 

Section VI 

:  List of Requirements 

362 

Section VII 

:  Technical Specifications 

363 

Section VIII  :  Quality Control Requirements 

364 

Section IX 

:  Qualification / Eligibility Criteria 

365 

Section X 

:  Tender Form 

366 

Section XI 

:  Price Schedule 

367 

Section XII 

:  Questionnaire 

368 


background image

P a g e

 | 13 

 

 

Section XIII  :  Bank Guarantee Form for EMD 

369 

Section XIV  :  Manufacturer's Authorization Form 

371 

Section XV 

:  Bank Guarantee Form for Performance Security 

372 

Section XVI  :  Contract Form 

373 

Section XVII  :  Letter of Authority for attending a Bid Opening 

375 

Section XVIII  :  Shipping Arrangements for Liner Cargoes 

377 

:  In Respect of CFR/CIF/Turnkey/FOR contracts For Import 

376 

:  In Respect of F.O.B. / FAS Contracts For Imports 

380 

Section XIX  :  Proforma of Bills for Payments 

382 

Section XX 

:  Integrity Pact (IP) 

383 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 14 

 

 

List of Abbreviations used in this Manual 

 

Note: For the purpose of this Manual, some designations wherever mentioned, would 

also include/cover some equivalent designations as mentioned in this chart. 

 

Abbreviation 

Term 

AAEC 

Appreciable Adverse Effect on Competition - as defined by 

Competition Act 2005 to identify anti-competition tactics 

AGM 

Assistant General Manager 

AGM (F&A) 

Assistant General Manager (Finance and Accounts) 

AGM (MMD)  Assistant General Manager (Materials Management Division) 

AM/DM (F) 

Assistant Manager/ Deputy Manager (Finance) 

BG 

Bank Guarantee 

BIS 

Bureau of Indian Standards, earlier known as ISI 

B/L 

Bill of lading 

BOC 

Bid Opening Committee 

BRBNMPL 

Bharatiya Reserve Bank Note Mudran Private Limited 

C&AG 

Comptroller and Auditor General of India 

CA 

Competent Authority (used interchangeably with CFA at some 

places) 

CBI 

Central Bureau of Investigation 

CC 

Condemnation Committee 

CEO 

Chief Executive Officer 

CFA 

Competent Financial Authority (used interchangeably with CA at 

some places) 

CIF 

Cost, Insurance and Freight Included 

 

 

CMIE 

Centre for Monitoring Indian Economy 

COTS 

Commercially Off The Shelf (Stores) 

CPA 

Certified Public Account 

CPSE 

Central Public Sector Enterprises, see PSU also 

CPWD 

Central Public Works Department 

CST 

Comparative Statement of Tenders 

CVC 

Central Vigilance Commission 

DACR 

Deposit at Call Receipt 

DBT 

Direct Bank Transfer (Payment) 

DC 

Denial Clause 

DD 

Demand Draft 

DGM 

Deputy General Manager 

DGM (P) 

Deputy General Manager (Production) or equivalent officer of 

concerned department 

DGS&D 

Director General Supplies and Disposals 

DoC 

Directorate of Currency 

DOP 

Delegation of Power  

DP 

Delivery Period 

ECS 

Electronic Clearing System 


background image

P a g e

 | 15 

 

 

Abbreviation 

Term 

EMD 

Earnest Money Deposit 

EOI 

Expression of Interest (Tendering System) 

ERV 

Exchange Rate variations 

FAS 

Free Alongside Shipment 

FEMA 

Foreign Exchange Management Act 

FOB 

Free on Board 

FOR 

Free on Rail 

FOT 

Free on Truck / Transport 

FPS 

Foot Pound Second - British System of measurements 

GC 

Grievance Committee 

GCC 

General Conditions of Contract 

GeM 

Government e-Marketplace 

GFR 

General Financial Rules (Current Edition is of 2017) 

GIT 

General Instructions to Tenderers 

GM 

General Manager 

GRN 

Goods Receipt Note 

GST 

Goods and Services Tax 

GTE 

Global Tender Enquiry (used interchangeably with ICB at some 

places) 

H1, H2 etc. 

First Highest, Second Highest Offers etc. in Disposal Tenders 

H1, H2 

First Half Year and Second half year in Procurement Planning 

IATA 

International Air Transport Association 

ICB 

International Competitive Bidding (used interchangeably with GTE at 

some places) 

ICC 

International Chamber of Commerce 

IEEMA 

Indian Electrical Equipment Manufacturers Association 

Incoterms 

International Commercial Terms, 2000 (of ICC) 

INR 

Indian Rupees 

IS 

Indian Standard (Presently Called BIS standards) 

ISI 

Indian Standards Institute, now known as BIS 

ISO 

International Standards organization 

ITJ 

Indian Trade Journal 

L1, L2 etc. 

First or Second Lowest Offer etc. 

LC 

Letter of Credit 

LME 

London Metal Exchange (Indices / rates) 

LOI 

Letter of intent 

LPP 

Last Purchase Price, sometimes also called LPR-Last Purchase 

Rate 

LTE 

Limited Tender Enquiry 

MD 

Managing Director 

MEA 

Ministry of External Affairs 

MGR (F) 

Manager (Finance) 


background image

P a g e

 | 16 

 

 

Abbreviation 

Term 

MHA 

Ministry of Home Affairs 

MIC 

Marketing Intelligence Cell 

MRN 

Material Requisition Note (Indent) 

MSE 

Micro & Small Enterprises 

MSME 

Micro, Small & Medium Enterprises 

NCB 

National Competitive Bidding (used interchangeably with OTE at 

some places) 

NIT 

Notice Inviting Tender 

NOC 

No Objection Certificate 

NSIC 

National Small Industries Corporation 

OEM 

Original Equipment Manufacturer 

OTE 

Open Tender Enquiry (used interchangeably with NCB at some 

places) 

P&F 

Packing and Forwarding (charges) 

PAC 

Proprietary Article Certificate 

PBG 

Performance Bank Guarantee (Also see SD) 

PO 

Purchase Order 

PQB 

Pre-qualification Bidding 

PQC 

Pre-qualification Criteria 

PR 

Procurement Register 

PSU 

Public Sector Undertaking 

PVC 

Price Variation Clause 

QAP 

Quality Assurance Plan 

RJR 

Railway Receipt 

RBI 

Reserve Bank of India 

RC 

Rate Contract 

RFI 

Request for Information 

RFP 

Request for Proposal 

RFQ 

Request for Qualification 

RTI 

Right to Information Act, 2005 

SBD 

Standard Bidding Document 

SCC 

Special Conditions of Contract 

SD 

Security Deposit (also see PBG) 

SDC 

Scrap Disposal Committee 

SIT 

Special instructions to Tenderers 

SLTE 

Special Limited Tender Enquiry 

SO 

Supply Order 

SPC 

Spot Purchase Committee 

SPMCIL 

Security Printing and Minting Corporation of India Limited 

SSI 

Small Scale Industry 

STE 

Single Tender Enquiry 

STEC 

Special Tender Evaluation Committee 


background image

P a g e

 | 17 

 

 

Abbreviation 

Term 

TC 

Tender Committee (used interchangeably with TEC at some places) 

TEC 

Tender Evaluation Committee (Used interchangeably with TC at 

some places) 

TLD 

Token Liquidated Damages 

UCPDC 

Uniform Customs and Practices for Documentary Credits 

UNCITRAL 

United Nations Commission for International Trade Law 

YTD 

(consumption in the) Year to Date 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 18 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PART A: CHAPTERS

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 19 

 

 

Chapter 1: Introduction 

 

1.1  About This Manual 

 

Bharatiya Reserve Bank Note Mudran Private Limited (BRBNMPL), an ISO 9001-2015 

and ISO 14001-2015 Company, is a wholly owned subsidiary of Reserve Bank of India 

and is currently engaged in the business of printing bank notes for the Reserve Bank 

of India. The Corporate Office of the Company is at Bangalore and its printing units 

are at Mysore (Karnataka) and Salboni (West Bengal).  

 

The Purchase functions in BRBNMPL are partly centralized at Corporate Office with 

respect to procurement of plant, machinery, tools and major raw materials required for 

production of notes like paper, ink, machine spares etc. Each unit procures all other 

materials as per the delegation of power given by the Board of Directors from time to 

time. Each unit is having a Materials Management Division, which is responsible for 

procuring the materials. 

 

Public institution of BRBNMPL's magnitude have an overall responsibility to exercise 

their financial powers for making procurements in all stake holders' interest and also 

a wider accountability not only to bring in efficiency, economy, and transparency in its 

processes but also, to be fair and equitable in its treatment to suppliers by promotion 

of  transparency  in  public  procurement.  To  achieve  these  objectives  and  also  to 

eliminate arbitrariness in a public procurement system, it is essential that the officials 

engaged in purchase be provided with all the required rules, regulations, instructions, 

directives, etc. in the form of a Manual. This Manual has been prepared keeping the 

same in view. 

 

This procurement manual elaborates the principles of segregation of responsibilities 

between  requisitioning  and  procurement  entities  by  specifying  several  of  such 

separate  and  distinct  functions  within  the  overall  procurement  system.  The 

procurement manual underlines the best practices available to help the organization 

to procure goods and services that meet the specifications at best value for money 

and within the required time frame. This manual should be used as the definitive guide 

for  procurement  rules,  and  should  be  followed  in  letter  and  spirit.  The  GM/GM-in-

Charge/O-I-C  in  the  corporate  office  and  Units  are  responsible  for  distribution  of 

manual and the amendments. 

 

1.2  Intent of the Manual 

 

The intent / objective of the manual can be summarized as follows: 

 

(i)  To  attain  best  value  for  money  taking  into  account  principles  of  efficiency, 

economy and transparency. Best value for money implies the use of optimum 

criteria  which  incorporates  total  cost  of  ownership  of  the  goods  necessary  to 

satisfy the long term goals of BRBNMPL, along with satisfactory performance in 

use. 

(ii)  Robust  contract  monitoring  and  control  mechanisms  to  ensure  effective 


background image

P a g e

 | 20 

 

 

assessment of all the options in specified circumstances throughout the life of 

the contract. 

(iii)  Transparent  and  fair  Procurement  process,  facilitating  optimum  competition 

possible in procurement of goods. 

(iv)  Providing  sufficient  notice  &  opportunity  to  bidders  and  hence  provide  equal 

opportunity to market players to do business with the Company. 

(v)  Ensuring proper diligence and accountability in all procurement decisions. 
(vi)  Achieving  a  uniform,  systematic,  efficient  and  cost-effective  procurement 

process. The process should also be in accordance with the applicable rules & 

regulations of the Government. 

 

1.3  Amendments and Revisions to the Manual 

 

This manual shall be referred for all procurements to be done in BRBNMPL.  

The authority for amendment to this manual shall be the Managing Director.  

 

Amendment shall be effected by adopting the following procedures: 

 

1.  Amendment can be suggested by any Division / Section at the presses and shall 

be forwarded to Materials Management Division. 

2.  This shall be examined by the Materials Management Division who shall put up 

the proposal to General Manager/GM-in-Charge/O-I-C with its views. In case the 

General Manager/GM-in-Charge/O-I-C is satisfied with the suggestion, this will 

be  forwarded  to  the  Managing  Director  for  consideration  along  with 

recommendations. In doing so, due consideration shall be given to the relevant 

procedures of EQMS Manual and CVC guidelines.  

3.  The proposals (refer Annexure 24: Change Request Form) received from one 

press  will  be  sent  to  the  other  presses  for  their  views  on  the  proposed 

amendments. On receipt of the views the proposed suggestions will be put up to 

Managing Director for approval by the dealing officer at Corporate Office.  

4.  Copy of the approved amendment will be forwarded to the presses. 
5.  The amendment slip shall be inserted appropriately in the manual.  
6.  The dealing officer at the Corporate office and the DGM / AGM (MMD) at the 

presses will be responsible to update the manual as per the amendments issued 

from CO.  

7.  The  manuals  are  verified  every  quarter  by  the  auditing  officer  at  the  presses 

nominated  by  the  GM/GM  (I/C)/O-I-C  and  certificate  issued  by  the  auditing 

officer. 

8.  The GM/GM (I/C)/O-I-C will send a statement to Corporate Office that all the 

amendments of procurement manual are updated in all available copies of the 

manual at the Press.  

 

 


background image

P a g e

 | 21 

 

 

1.4  Definitions 

 

1.4.1  Procurement 

 

The  term  "Procurement"  refers  to  the  process  by  which  goods,  services  and 

works are acquired from third parties. This is a lifecycle process that covers from 

the initial purchase concept through to the end of the life (and disposal also in 

case of Goods/assets) of the purchased asset or service. 

 

1.4.2  Bidder 

 

“Bidder” (including the term ‘tenderer’, ‘consultant’ or ‘service provider’ in certain 

contexts) means any eligible person or firm or company, including a 

consortium 

(that is an association of several persons, or firms or companies), participating 

in a procurement process with a Procuring Entity. 

 

1.4.3  Supplier 

 

Supplier is the party, which contracts to supply goods and services. The term 

includes  his  employees,  successors,  authorized  dealers/representatives, 

stockists and distributors, other homologous terms are: Contractor, Vendor, Firm, 

Manufacturer, OEM, Bidder, Tenderer etc. 

 

1.4.4  Contract 

 

The proposal or offer when accepted is a promise, a promise and every set of 

promises  forming  the  consideration  for  each  other  is  an  agreement  and  an 

agreement, if made with free consent of parties competent to contract, for a lawful 

consideration and with a lawful abject is a contract. Other homologous terms are: 

Supply  Order,  Purchase  Order,  Supply  Agreement,  Work  Order  etc.  This 

includes "Notification of Award". 

 

1.4.5  Stores 

 

The  term  "stores"  applies  generally  to  all  articles  and  materials purchased  or 

otherwise  acquired  including  not  only  expendable,  consumable,  and  issuable 

articles in use or accumulated for specific purposes, but also articles of dead 

stock of the nature of plant, machinery, tools and machinery spares, instruments, 

furniture, equipment, fixtures etc. Other homologous terms are: goods, materials 

etc. 

 

1.4.6  Competent Financial Authority 

 

The Competent Financial Authority (CFA) is an authority duly empowered by the 

Board  of  BRBNMPL  through  Delegation  of  Powers  (DoP)  to  sanction  and 

approve  expenditure  from  company  accounts  to  a  specified  limit  in  terms  of 

amount of such expenditure and availability of funds. 

 

For purpose of this manual, a CFA is defined as the person/ body authorized to 

sanction purchase of goods and incur expenditure. It is also the responsibility of 


background image

P a g e

 | 22 

 

 

the CFA to monitor that a demand is not split into small quantities for the sole 

purpose  of  avoiding  the  necessity  of  taking  approval  of  the  higher  authority 

required  for  sanctioning  the  purchase  of  the  original  demand.  Sometimes, 

"Competent Authority" may also be used for CFA. 

 

In case of amendment in Delegation of Powers (DoP) during tender processing/ 

tender finalization/contract management, the CFA for approval and sanction of 

expenditure will be as per the prevailing DoP provision at the time of approval/ 

sanction. 

   

1.4.7  Financial Powers 

 

Financial  power  is  the  power  vested  in  an  authority  by  BRBNMPL  Board  or 

delegated to an authority to approve expenditure from the funds placed at the 

disposal  of  that  authority.  The  CFA  may  authorize  staff  officers  to  sign  the 

financial  document  on  his  behalf  with  the  clear  understanding  that  the 

accountability for the correctness of such documents remains with the CFA. No 

CFA can approve an expenditure involving amounts beyond his financial powers. 

 

1.4.8  Purchase Indent 

 

Purchase Indent (PI) is the basic document required by Materials Management 

Division for initiating procurement action. The PI is raised by the indenting or 

User  Division  furnishing,  inter-alia,  the  details  of  material  specification, 

description,  quality,  quantity,  delivery  schedule,  reasons  for  procurement, 

probable sources of availability, details of last Purchase order number, rate, etc. 

The  quantity  and  the  delivery  schedule  should  be  suitably  linked  to  rate  of 

consumption and the production programme and taking into account the lead-

time to procure. 

 

 

1.4.9  Tender Committee (TC) / Tender Evaluation Committee (TEC) 

 

These two terms are used interchangeably sometimes in this Manual, though the 

terminology prevalent in BRBNMPL is TEC. 

 

1.4.10  Head of Division 

 

Any officer in charge of any Division / Section or Department e.g. DGM / AGM. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 23 

 

 

Chapter 2: Procurement – Principles and Policies

 

 

2.1  Canons of Financial Propriety 

 

There  are  fundamental  canons  of  Financial  Propriety  for  competent  financial 

authorities (CFA) in Government and Public Sector that they must pay due regard to 

the following principles, while sanctioning financial expenditure: - 

 

(i)  The expenditure should not prima facie be more than the occasion demands, 

and that every CFA should exercise the same vigilance in respect of expenditure 

incurred from public money as a person of ordinary prudence would exercise in 

respect of his own money. 

(ii)  No authority should exercise its powers of sanctioning expenditure to pass an 

order, which will be directly or indirectly to its own advantage. 

(iii)  Public  money  should  not  be  utilised  for  the  benefit  of  a  particular  person  or 

section of the community unless: -  
a.  The amount of expenditure involved is insignificant; or 
b.  A claim for the amount could be enforced in a Court of Law; 
c.  The expenditure is in pursuance of a recognised policy or custom; 

(iv)  The  amount  of  allowances,  such  as  travelling  allowances,  granted  to  meet 

expenditure of a particular type, should be so regulated that the allowances are 

not on the whole, a sources of profit to the recipients. 

 

2.2   Code of Ethics 

 

BRBNMPL  as  well  as  Bidders,  Suppliers,  Contractors,  and  Consultants  under 

BRBNMPL contracts shall observe the highest standard of ethics and shall not indulge 

in any corrupt, fraudulent, collusive or coercive practice during the procurement or 

execution of such contracts in pursuit of this policy, for the purposes of this provision, 

the terms set forth below are defined as follows: 

 

(i)  "Corrupt practice" means the offering, giving, receiving, or soliciting, directly or 

indirectly, of anything of value to influence the action of a public official in the 

procurement process or in contract execution; 

(ii)  "Fraudulent practice" means a misrepresentation or omission of facts in order to 

influence a procurement process or the execution of a contract; 

(iii)  "Collusive  practice"  means  a  scheme  or  arrangement  between  two  or  more 

Bidders, with or without the knowledge of the Purchaser, designed to establish 

bid prices at artificial, non-competitive levels; and 

(iv)  "Coercive practice" means harming or threatening to harm, directly or indirectly, 

persons  or  their  property  to  influence  their  participation  in  the  procurement 

process or affect the execution of a contract. 


background image

P a g e

 | 24 

 

 

 

A particular violation of ethics may span more than one of above mentioned unethical 

practices. The following policies will be adopted in order to maintain the standards of 

ethics during procurement: 

 

(i)  A  proposal  for  award  will  be  rejected  if  it  is  established  that  the  Bidder 

recommended for award has, directly or through an agent, engaged in corrupt, 

fraudulent,  collusive  or  coercive  practices  in  competing  for  the  Contract  in 

question. 

(ii)  A  contract  will  be  cancelled  if  it  is  established  at  any  time  that  BRBNMPL 

representatives/  officials  have  directly  or  indirectly,  engaged  in  corrupt, 

fraudulent,  collusive  or  coercive  practices  during  the  procurement  or  the 

execution of that contract. 

(iii)  In case any individual staff is found responsible, suitable disciplinary proceedings 

should be initiated against such staff under the BRBNMPL Service Rules and 

Standing  Orders.  The  existing  provisions  under  the  Indian  law  including  the 

instructions of Central Vigilance Commission should be followed in this regard. 

(iv)  Firms or individuals shall be banned / blacklisted after following due process, 

including declaring them ineligible, either indefinitely or for a stated period of time, 

to be awarded a BRBNMPL contract, if it at any time establishes that they have, 

directly or through an agent, engaged in corrupt, fraudulent, collusive or coercive 

practices in competing for, or in executing, a BRBNMPL contract. 

 

2.2.1  Integrity Pact (IP) 

 

The Pre-bid Integrity Pact is a tool to help Governments, businesses and civil 

society to fight corruption in public contracting. It binds both buyers and sellers 

to ethical conduct and transparency in all activities from pre-selection of bidders, 

bidding and contracting, implementation, completion and operation related to the 

contract.  This  removes  insecurity  of  bidders,  that  while  they  themselves  may 

abjure bribery, but their competitors may resort to it and win contract by unfair 

means.  The  Government  have  mandated  to  incorporate  Integrity  Pact, 

depending on the nature of procurements/contracts, above a threshold value. 

 

The pact essentially envisages an agreement between the prospective vendors/ 

bidders and the buyer, committing the persons/officials of both sides, not to resort 

to any corrupt practices in any aspect/stage of the contract. Only those vendors/ 

bidders,  who  commit  themselves  to  such  a  Pact  with  the  buyer,  would  be 

considered  competent  to  participate  in  the  bidding  process.  In  other  words, 

entering into this Pact would be a preliminary qualification.  

 

Integrity Pact (IP) would be implemented through an Independent External 

Monitor (IEM): IEM shall be appointed by BRBNMPL as per the guidelines and 

Standard  Operating  Procedure  issued  by  Central  Vigilance  Commission.  The 

IEM  would  review  independently  and  objectively,  whether  and  to  what  extent 

parties have complied with their obligations under the Pact. Name and contact 


background image

P a g e

 | 25 

 

 

details of the Independent External Monitor should be listed in Notice Inviting 

Tender (NIT). 

 

In tenders meeting the criteria of threshold value / nature of procurement: 

Integrity Pact clause and format shall be included in the Bid Document as Section 

XX. Each page of such Integrity pact proforma would have to be duly signed by 

Purchaser’s competent signatory. All pages of the Integrity Pact will have to be 

duly signed by the same signatory who is duly authorized to sign the bid and to 

make binding commitments on behalf of his company and to be submitted along 

with the technical bid. Any bid not accompanied by Integrity Pact duly signed by 

the bidder shall be considered to be a non-responsive bid and shall be rejected 

straightway. 

 

Role/Functions of IEM: The Monitor would not be subject to instructions by the 

representatives of the parties and should perform his/her functions neutrally and 

independently. He/she would review independently and objectively, whether and 

to what extent parties have complied with their obligations under the Integrity 

Pact.  For  this  purpose,  he/she  would  have  access  to  all  contract 

documents/books of accounts of the bidders in case of any allegation of violation 

of  any  provisions  of  the  Integrity  Pact  or  payment  of  commission,  whenever 

required. The IEM will have the option to participate in such meetings among the 

parties related to the project provided such meetings could have an impact on 

the  contractual  relations  between  the  parties.  Ideally,  IEM  should  meet  once 

every  quarter  to  take  stock  of  ongoing  tendering  process.  The  IEM  would 

examine all complaints received by him/her and give his/her recommendations/ 

views to BRBNMPL, at the earliest. The Monitor would also inform BRBNMPL, if 

he/she notices or have reason to believe, a violation of the Integrity Pact. He/she 

may also send  his/her report directly to the Central Vigilance Commission, in 

case of suspicion of serious irregularities requiring legal/administrative action. 

IEM should be invariably cited in the NIT. 

 

However, for ensuring the desired transparency and objectivity in dealing with 

the  complaints  arising  out  of  any  tendering  process,  the  matter  should  be 

examined by the IEM, who would look into the records, conduct an investigation, 

and submit his/her recommendations. The recommendations of IEM would be in 

the nature of advice and would not be legally binding. IEM may not be equated 

with  consultants.  His/her  role  is  independent  in  nature  and  the  advice  once 

tendered would not be subject to review. The role of the Chief Vigilance Officer 

(CVO) of BRBNMPL shall remain unaffected by the presence of IEM. A matter 

being  examined  by  the  IEM  can  be  separately  investigated  by  the  CVO,  if  a 

complaint is received by him or directed to him by the CVC. 

 

2.3   Basic Aim of the Procurement Function 

 

The basic aim of the procurement function is to ensure five essential parameters in 

every procurement decision (these are called the 5 R's of Procurement): 

 

(i)  Right quality 


background image

P a g e

 | 26 

 

 

(ii)  Right quantity 

(iii)  Right 'Price & Value' for money 

(iv)  Right ‘Time & Place' of delivery 

(v)  Right source of supply. 

 

2.4   Laws / Guidelines governing Procurement 

 

While India has no separate legislation for the specific purpose of public procurement, 

there  exist  various  rules,  legislations  &  directives  which  guide  public  procurement 

process, key among them being: 

 

(i)  The Constitution of India 
(ii)  General Financial Rules (GFR) 2017, Government of India (GOI) and Delegation 

of Financial Powers Rules, 1978 

(iii)  Ministry of Finance, GOI, Manual for Procurement of Goods and Services, 2017 
(iv)  Indian Contracts Act, 1872 
(v)  Sale of Goods Act, 1930 
(vi)  The  Central  Goods  And  Services  Tax  Act,  2017;  The  Integrated  Goods  And 

Services Tax Act, 2017; The Union Territory Goods And Services Tax Act, 2017 

(vii)  Arbitration and Conciliation Act, 1996 read with the Arbitration and Conciliation 

(Amendment) Act, 2015 

(viii)  Competition Act, 2002 as amended with Competition (Amendment) Act, 2007 
(ix)  The Information Technology Act, 2000 (IT Act, regarding e-Procurement and e-

Auction,  popularly  called  the  Cyber  Law),  The  Information  Technology 

(Amendment) Act, 2008 and subsequent amendments 

(x)  The Foreign Trade (Development and Regulation) Act, 1992 and the Foreign 

Trade Policy (EXIM Policy), 2015 

(xi)  Foreign Exchange Management Act (FEMA), 1999 and FEMA (Current Account 

Transactions) Rules, 2000 

(xii)  Central Vigilance Commission Act, 2003 and CVC guidelines related to public 

procurement 

(xiii)  Right to Information (RTI) Act 2005 
(xiv)  Micro, Small and Medium Enterprises Development (MSME Development) Act, 

2006 

(xv)  Prevention of Corruption Act, 1988 
(xvi)  Indian Companies Act, 2013 
(xvii) Insolvency and Bankruptcy Code, 2016 
(xviii) CPWD Works Manual 2019 
(xix)  Standard Operating Procedures for CPWD Works Manual 2019 

 

These  guidelines  and  directives  have  been  appropriately  incorporated  into  this 

manual. 

 

 


background image

P a g e

 | 27 

 

 

2.5   Special obligations of Public Procurement 

 

Over and above the principles of Procurement, Public Procurement places onerous 

obligations  on  the  Public  Procurement  Organizations  which  distinguish  Public 

procurement from Procurements done by Private Organizations. 

 

2.5.1  Equality for Bidders 

 

Right of equality before law (Art. 14) and the Right to carry out any profession 

(Art. 19 (1) g), are as follows: - 

 

"FUNDAMENTAL RIGHTS 

 

Right to Equality 

 

§14.  Equality before law: The State shall not deny to any person equality before 

the law or the equal protection of the laws within the territory of India.  

§19.  Protection of certain rights regarding freedom of speech, etc., - 

 

1)   All citizens shall have the right: - 

 

(i)  to freedom of speech and expression; 

(ii)  to assemble peaceably and without arms; 

(iii)  to form associations or unions; 

(iv)  to move freely throughout the territory of India; 

(v)  to reside and settle in any part of the territory of India;  

(vi)  to  practice  any  profession,  or  to  carry  on  any  occupation,  trade  or 

business." 

 

These have been interpreted by Courts in such a way, so as to ensure that every 

citizen of India has a right to get equal opportunity to bid for and be considered 

for  a  government/public  contract.  However,  this  provision  does  not  debar  the 

organization from laying down reasonable eligibility or prequalification criteria for 

selection  of  successful  bidders  in  a  contract.  Thus  a  Public  Procurement 

Organization should be ready to prove in court that no bidder has been denied 

equal opportunity to bid and be considered for the concerned contract. 

 

2.5.2   Transparency and Disclosures of Procurement Decisions 

 

Under the Right to Information Act, 2005 (RTI Act); every citizen has the right to 

demand  transparency  and  information  in  Public  Dealings  including 

Procurements.  Thus  a  Public  Procurement  Organization  should  be  ready  to 

provide Documented Record of its Procurement Decisions to general public who 

may not be conversant with intricacies of Public Procurement.

 

 

2.5.3   External Accountability 

 

Apart from internal accountability to which even Private Sector Procurements are 


background image

P a g e

 | 28 

 

 

subject to, Public Procurements are answerable and accountable to a number of 

external  organizations,  like  Parliament  and  Parliamentary  Committees,  CVC, 

CBI, C&AG, Concerned Ministries etc. Thus a Public Procurement Organization 

has  to  conduct  its  procurements  and  keep  records  in  such  a  way  that  the 

decisions can be explained to Organizations who may not be fully conversant 

with peculiarities of its operations. 

 

2.6   Fundamental Principles of Public Buying 

 

Every  authority  delegated  with  the  financial  powers  of  procuring  goods  in  public 

interest shall have the responsibility and accountability to bring efficiency, economy 

and transparency in matters relating to public procurement and for fair and equitable 

treatment of suppliers and promotion of competition in public procurement. 

 

The procedure to be followed in making procurement must conform to the following 

yardsticks: - 

 

(i)  The specifications in terms of quality, type etc., as also quantity of goods to be 

procured, should be clearly spelt out keeping in view the specific needs without 

including  superfluous  and  non-essential  features,  which  may  result  in 

unwarranted  expenditure.  Care  should  also  be  taken  to  avoid  purchasing 

quantities in excess of requirement to avoid inventory carrying costs; 

(ii)  Offers should be invited following a fair, transparent and reasonable procedure; 
(iii)  The procuring authority should be satisfied that the selected offer adequately 

meets the requirement in all respects; 

(iv)  The procuring authority should satisfy itself that the price of the selected offer is 

reasonable and consistent with the quality required; 

(v)  At each stage of procurement, the concerned procuring authority must place on 

record, in precise terms, the considerations which weighed with it while taking 

the procurement decision. 

 

2.7   Purchase Policy  

 

2.7.1  Public Procurement Policy for Micro and Small Enterprises (MSEs) 

 

In order to help promote inclusive national economic growth by providing long-

term support to small and medium enterprises and disadvantaged sections of 

society  and  to  address  environmental  concerns,  BRBNMPL  shall  follow  the 

Public Procurement Policy for Micro and Small Enterprises (MSEs) Order, 2012 

along with its amendments, if any, or any other procurement policy laid down by 

Government  of  India  from  time  to  time.  (Copy  of  the  order  along  with 

amendments enclosed as Annexure 33a) 

 

Micro and Small Enterprises (MSE) must, along with their offer, provide proof of 

their  being  registered  as  MSE  (indicating  the  terminal  validity  date  of  their 

registration) for the item tendered, with any agency mentioned in the notification 


background image

P a g e

 | 29 

 

 

of  the  Ministry  of  Micro,  Small  and  Medium  Enterprises  (Ministry  of  MSME), 

indicated below: 

 

(a)  District Industries Centres; 

(b)  Khadi and Village Industries Commission; 

(c)  Khadi and Village Industries Board; 

(d)  Coir Board; 

(e)  National Small Industries Corporation; 

(f)  Directorate of Handicraft and Handloom; and 

(g)  Any other body specified by the Ministry of MSME for authentication such 

as Udyog Aadhaar Memorandum/Acknowledgment. 

 

To enable wider dispersal of enterprises in the country, particularly in rural areas, 

BRBNMPL shall procure items reserved for procurement exclusively from MSEs. 

Presently  358  (three  hundred  and  fifty-eight)  items  have  been  reserved  for 

exclusive purchase from Micro and Small Enterprises (Annexure 33b)

 

Micro & Small Scale Enterprises/Startup Companies have to submit a declaration 

and  undertaking  along  with  their  offer  as  per  Annexure  33c:  Declaration  & 

Undertaking by Micro & Small Scale Enterprises/Startup Companies. 

 

Product Reservation/Purchase Preference provision shall invariably be part of 

the Notice Inviting Tender (NIT) and General Instructions to Tenderers (GIT) 

 

2.7.2  Public Procurement Policy (Preference to Make in India) 

 

In order to encourage 'Make in India' and promote manufacturing and production 

of goods and services in India with a view to enhancing income and employment, 

BRBNMPL  shall follow  the  Public  Procurement  (Preference  to Make  in  India) 

Order, 2017 notified by  Government of India.  (Copy of the order  enclosed as 

Annexure 34) 

 

The  minimum  Local  Content,  the  Margin  of  Purchase  Preference  and  the 

procedure for preference to Make in India shall be specified in the Notice Inviting 

Tender (NIT) or other form of procurement solicitation and shall not be varied 

during a particular procurement transaction. 

 

2.8  Life Cycle Cost 

 

While the value of a product covers all components of value over the “Whole-Of-Life” 

(WOL), the costs incurred on the product should also take into consideration the total 

of various elements of costs incurred over WOL of the product. For this purpose, future 

costs are discounted to present value. For example, it would not be prudent to buy a 

cheap car, which has a very high cost of operating. This is called variously as WOL or 

“Total Cost of Ownership” (TCO) or “Life-Cycle-Cost” (LCC). The last is a preferred 

nomenclature in procurement and is defined as the total of all costs associated with a 

product, service, or capital equipment that are incurred over its expected life. Typically, 

these costs can be broken into four broad categories: 


background image

P a g e

 | 30 

 

 

 

(i) 

Procurement price: The amount paid to the vendor/contractor for the product, 

service, or capital equipment; 

(ii) 

Acquisition costs: All costs associated with bringing the product, service, or 

capital  equipment  into  operation  at  the  customer’s  location.  Examples  of 

acquisition costs are sourcing, administration, freight, taxes, and so on; 

(iii) 

Usage costs: In the case of a product, all costs associated with converting the 

procured  part/material  into  the  finished  product  and  supporting  it  through  its 

usable life. In the case of a service, all costs associated with the performance of 

the service that is not included in the procurement price. In the case of capital 

equipment,  all  costs  associated  with  operating  the  equipment  through  its  life. 

Examples of usage costs are inventory, conversion, wastage, lost productivity, 

lost sales, warranty, installation, training, downtime, and so on; and 

(iv) 

End-of-life  costs:  All  costs  incurred  when  a  product,  service,  or  capital 

equipment reaches the end of its usable life, net of amounts received from the 

sale of the remaining product or the equipment (disposal value) as the case may 

be.  Examples  of  end-of-life  costs  are  obsolescence,  disposal,  clean-up,  and 

project termination costs. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 31 

 

 

Chapter 3: Procurement – Roles and Responsibilities 

 

3.1   Introduction 

 

The  current  Chapter  outlines  the  roles  of  various  departments  and  key  officials 

involved in the procurement of goods at BRBNMPL and its Units. It also details the 

functions of the committees in the context of procurement. 

 

3.1.1  Strengthening of Materials Management Division (MMD) 

 

The MMD should be strengthened by taking the following steps: 

 

(i)  Preferably one AGM or equivalent officer should be deputed to Materials 

Management Division. This should be done on a rotation basis periodically.   

(ii)  A  market  intelligence  cell  should  be  incorporated  in  the  Materials 

Management Division as elaborated in Para 3.4. 

(iii)  DGM  (MMD)  shall  remain  the  head  of  the  procurement  section.  AGM 

(MMD)  /  DGM  (MMD)  shall  be  the  member  Secretary  of  all  relevant 

Committees. He will discharge all functions to get the committee meeting 

convened, minutes issued and follow up etc. 

 

3.1.2  Centralized Procurement 

   

Centralized  Procurement  should  be  done  for  items  of  critical  requirement  for 

more than one unit identified by GM/GM (I/C)/O-I-C at CO and GM/GM (I/C)/O-

I-C of units concerned. The demand for these items should be estimated  and 

tenders for such planned procurement should be finalized preferably by January 

of the previous financial year. These items include paper and ink for printing. 

Other materials can be included as and when required in this list and  CO will 

decide the inclusion of such items. The list of items to be procured centrally will 

be released by CO, BRBNMPL.  

 

3.1.3  Common Procurement for BRBNMPL and SPMCIL Presses 

 

Joint  Procurement  Committee  (JPC)  of  BRBNMPL  and  SPMCIL  decides  the 

quantity of raw materials like CWBN Paper, Colour-Shift Intaglio Ink etc. to be 

procured for BRBNMPL and SPMCIL based on the prospective indent of RBI and 

directives from RBI/GoI. Based on the decision taken by JPC, common tender 

shall  be  floated  either  by  BRBNMPL  or  SPMCIL  following  their  respective 

manuals.  However,  separate  agreements  shall  be  entered  into by  BRBNMPL 

and SPMCIL with the suppliers. The JPC also approves items identified by the 

Presses for common procurement by designated Presses. 

 

 

 


background image

P a g e

 | 32 

 

 

3.1.4  Procurement by Materials Management Division 

 

Ideally the Materials Management Division should consolidate requirements of 

all  user  departments  and  then  float  tender  for  annual  procurement.  Annual 

procurement  should  be  done  by  the  Materials  Management  Division  for  the 

following types of items: - 

 

(i)  Items used by more than one department 
(ii)  Regularly consumed throughout the year and procured in large quantities 

requiring large storage facilities or storage at different locations. 

 

However,  for  goods  which  are  not  covered  in  annual  tender,  Materials 

Management  Division  should  do  need  based  procurements  of  such  goods 

through appropriate mode of procurement subject to financial limits specified for 

such  modes  of  procurements.  These  procurements  may  be  done  by  the 

Materials Management Division generally for the following types of items: 

 

(i)  Items not covered in annual tender. 
(ii)  Items for which requirements are not commonly encountered and hence 

not planned in annual tender. 

(iii)  Items for which future demand could not be anticipated at the time of annual 

tender. 

 

3.1.5   Procurement by User department: 

 

In

 situations when emergency procurement is absolutely necessary to address 

specific  requirement  of  goods,  user  department  should  procure  such  goods 

through  emergency  procurements  through  LTE  /  Spot  Purchase  subject  to 

financial limits specified for such modes of procurements - duly keeping DGM 

(MMD) informed about the reasons of such purchase at their level. 

 

Materials  Management  Division  should  do  the  following  as  a  precautionary 

measure to avoid emergency procurement: - 

 

(i)  At the beginning of the year, the Materials Management Division will ask all 

the user departments, through a written inquiry, to submit a list of goods 

required for operations. 

(ii)  The  Materials  Management  Division  should  update  the  list  for  annual 

procurement by adding goods that have been procured through emergency 

procurement in the past three years. 

(iii)  Possibility of execution of suitable rate contract should be explored to avoid 

any requirement of making emergency purchases at User department. 

 

 


background image

P a g e

 | 33 

 

 

3.2  Organization Structure

1

 

Please refer to abbreviations portion to view equivalent authority under the generic 

Designation. 

 

3.2.1   General  Manager  (GM)  /  General  Manager-in-Charge  [GM  (I/C)]  / 

Officer-in-Charge (O-I-C) 

 

(i)  The  GM/GM  (I/C)/O-I-C  are  the  Principal  Executive  Officer  of  the  unit  / 

division  and  oversee  the  day-to-day  operations  of  the  unit  /  division  of 

BRBNMPL. 

(ii)  GM/GM  (I/C)/O-I-C  is  the  final  administrative  approving  authority  for  all 

procurements  up  to  the  limit  as  per  DOP  decided  by  the  Board  and  is 

member representative in Tender Evaluation Committee. 

(iii)  GM/GM  (I/C)/O-I-C  are  responsible  for  reviewing  the  list  of  empanelled 

bidders. 

(iv)  Deviations to General Terms and Conditions and any deviation in GIT and 

GCC  of  the  SBD,  if  any  should  be  approved  by  him  for  procurements 

requiring approval up to his level. SIT and SCC of the SBD shall invariably 

be approved by the GM/GM (I/C)/O-I-C for procurements requiring approval 

up to his level. 

(v)  GM/GM  (I/C)/O-I-C  is  over  all  responsible  for  ensuring  compliance  of 

instructions regarding security items as per para 5.12. 

(vi)  GM/GM  (I/C)/O-I-C  should  supervise  the  administrative  actions  of 

procurement officials and staff. 

(vii)  He  is  responsible  for  taking  certain  procurement  decision  on  behalf  of 

higher level CFAs with concurrence of DGM/AGM (F& A), as laid down in 

Para 3.6.4. 

(viii)  In all proposals in connection with Procurement going to CO, BRBNMPL, 

he should record his approval with the concurrence of DGM/AGM (F & A) 

and  ensure  harmonization  of divergence  in  views  between  Departments 

before the proposal is put up to CFA. All proposals sent to CO should come 

with his specific recommendations.  

 

3.2.2   Deputy General Manager [DGM (MMD)] 

 

(i)  DGM is the administrative approving authority for all procurements up to 

the limit as delegated through this manual as per DOP. 

(ii)  He is responsible for periodic review of indents, plan for procurement and 

updating ARS. 

(iii)  He is member of the relevant Tender Evaluation Committees. 

                                                 

1

 Please refer to abbreviations to view equivalent authority 


background image

P a g e

 | 34 

 

 

(iv)  He is responsible for the entire activity of procurement.  

 

3.2.3   Deputy General Manager / Assistant General Manager [DGM / AGM 

(F & A)] 

 

(i)  He  should  supervise  all  financial  approvals  and  payments  of  contractor/ 

supplier bills in time. 

(ii)  He is member of the Tender Evaluation Committee. 
(iii)  He  should  concur  any  deviation  in  the  GIT  and  GCC  of  the  SBD  and 

specifically record his observations on SIT and SCC. 

(iv)  He should vet all agreements before their release. 
(v)  He  should  ensure  availability  of  all  important  documents  and  contract 

compliance  (e.g.  inspection  reports,  purchase  order)  before  release  of 

payment to suppliers. 

(vi)  As  laid  down  in  Para 3.6.4,  certain  Post  Contract decision  are  taken by 

GM/GM (I/C)/O-I-C on behalf of higher level CFAs, with his concurrence. 

(vii)  In all proposals in connection with Procurement going to CO, BRBNMPL, 

he should give his concurrence, before the proposal leaves the Unit. 

(viii)  Responsible for Safe custody of EMD, SD and ensure their validity as per 

contract 

 

3.2.4 Deputy General Manager - Production - DGM (P) and Deputy General 

Manager - Maintenance - DGM (M) 

 

(i)  He  would  be  responsible  for  approving  annual  procurement  plan  for  his 

department. 

(ii)  He  participates  in  various  committees.  He  delegates  subordinates’ 

responsibility for technical evaluation of tender and inspection of goods for 

certain items as mentioned in this manual. 

(iii)  He would be responsible to make available inspection reports on time. 
(iv)  He  is  responsible  for  timely  preparation  and  submission  of  Indents  of 

Materials in his jurisdiction. 

(v)  He is responsible for procurement for the items within his capacity as CFA 

as per DOP. 

 

3.2.5  Assistant General Manager [AGM (MMD)] 

 

(i)  AGM (MMD) is responsible for planning, aggregating and procuring goods 

required for functioning of BRBNMPL unit. 

(ii)  He  supervises  the  administrative  actions  of  all  officers  and  staff  of  the 

Stores and Purchase functions. 

(iii)  He is also responsible for exercising administrative power on issues like 

finalization of procurement plan, initiate timely procurement, monitoring of 


background image

P a g e

 | 35 

 

 

stages of tenders, compliance to timelines stipulated in the tender, ensuring 

validity of tender offer, amendment of contract, and acceptance of deviation 

after seeking approval of competent authority 

(iv)  He is also a member secretary in BOC and TEC as mentioned in Para 3.3.1 

and 3.3.2. 

(v)  He should ensure availability of material as and when required and avoid 

stock out situations. 

(vi)  In case of procurement of goods, AGM (MMD) shall be responsible for the 

execution of the contract with the successful bidder. 

(vii)  He  is  responsible  for  all  aspects  of  contract  management,  taking 

appropriate approval wherever required as per Para 3.6 and Chapter 11 & 

12. 

(viii)  He is responsible for ensuring compliance of all laid down procedures in all 

procurements. 

(ix)  On  completion  of  contractual  obligations,  initiate  action  for  release  of 

EMD/SD. 

 

3.3  Committees 

 

3.3.1   Bid Opening Committee (BOC) 

 

Role  &  Mandate:  The  key  role  and  mandate  of  the  Bid  Opening  Committee 

(BOC) has been detailed at para 8.9.2. 

 

Composition: The Bid Opening Committee shall comprise of one officer from 

MMD, one officer from the Finance department and one officer from User section 

(as per Annexure 28). A standing committees should be constituted for opening 

of  bids  and  a  particular  day  of  the  week  (e.g. Wednesday)  shall  be  fixed  for 

opening of bids. The committee approved for a particular day shall open the bid 

due to be opened on that day. Committee shall be constituted for every quarter 

with the approval of GM/GM (I/C)/O-I-C. 

 

3.3.2   Tender Evaluation Committee (TEC) 

 

Role and Mandate: Tender Evaluation Committee (TEC) members, wherever 

required shall be approved by GM/GM (I/C)/O-I-C or higher authority. Approval 

shall  be accorded  on the  recommendation of  AGM  (MMD).  The  key  role  and 

mandate of the TEC will be as follows: 

 

(i)  The TEC will check whether the participating bidders satisfy the eligibility 

criteria  in  respect  of  the  Tender  Notice  and  declare  the  eligible  parties 

(responsive  tenders).  Price  Bids  of  only  the  eligible  bidders  shall  be 

processed for evaluation thereafter. The evaluation criteria for evaluating 

the tender should be predetermined and included in the tender documents. 

(ii)  To evaluate the techno-commercial responses of the bidders and ensure 

that  they  meet user  requirements  in  a  comprehensive  manner,  in  cases 

where two bid system is used. 


background image

P a g e

 | 36 

 

 

(iii)  To mark the scores of the bidders as per the tender terms and conditions. 
(iv)  To  rank  the  bids  by  scores  /  marks  awarded  on  prices  and  identify  the 

preferred bidder to be considered for approval by the competent authority. 

(v)  Make comparative statement in case of price/Financial Bid. 
(vi)  The TEC shall have the mandate to carry out the evaluation of all eligible 

tenders and select the preferred bidder, duly monitoring compliance of laid 

down  purchase  procedures  in  all  stages  of  the  tender,  reasonability  of 

estimates and bids (e.g. ascertaining whether rates are fair or not) and, if 

required, associated technical details of the tender. 

(vii)  To prepare a report and forward its findings to the competent authority. 
(viii)  To  handle,  scrutinize  and  review  any  complaints  received  against  the 

tender and give suitable recommendation in their report.  

 

Composition:  Composition  of  Tender  Evaluation  Committee  shall  be  as  per 

Annexure 28: Composition of Bid Opening and Tender Evaluation Committees 

(Item A) 

 

AGM  (MMD)  should  be  member  secretary  of  the  committee.  The  specific 

composition of the committee will be value-based as well as depend upon the 

nature of procurement.   

 

3.3.3   Special Tender Evaluation Committee (STEC) 

 

In  case  of  joint  procurement  which  needs  approval  of  Board  of  Directors  of 

BRBNMPL  or  in  cases  where  procurement  involves  non-BRBNMPL  units,  a 

Special  Tender  Evaluation  Committee  (STEC)  may  be  constituted  by  MD, 

BRBNMPL in consultation with SPMCIL. For the joint procurement of goods and 

services  for BRBNMPL  and SPMCIL,  the  committee  will  evaluate  and  do the 

necessary processing. 

 

3.3.4   Condemnation Committee (CC) 
CC  members  wherever  required  shall  be  approved  by  GM/GM  (I/C)/O-I-C. 

Approval  shall  be  accorded  on  the  recommendation  of  DGM  /  AGM  (MMD). 

Condemnation  Committee  shall  decide  whether  the  goods  recommended  for 

disposal  by  competent  authority  or  inventory  audit,  should be disposed  of,  or 

retained  in  inventory,  and  categorize  disposable  items  as  scrap/surplus/ 

obsolete/condemned/unserviceable/unusable  items  with  reasons  for  disposal 

and condemn capital and security items. 

 

Role & Mandate: The key role and mandate of the Condemnation Committee 

(CC) are as follows. 

 

(i)  Evaluate users' request for disposal against available data on book value. 
(ii)  Decide  whether  the  goods  recommended  for  disposal  by  competent 


background image

P a g e

 | 37 

 

 

authority or inventory audit, should be disposed of, or retained in inventory, 

and  categorize  disposable  goods  into  surplus/unserviceable/ 

condemned/obsolete/unusable/scrap with reasons for disposal. 

(iii)  The Committee will recommend condemnation of capital and security items 

and CFA, on the basis of recommendation of the committee, shall issue 

Condemnation  Certificate  as  acceptance  to  the  condemnation  report.  In 

case  of  Security/sensitive  items/machinery,  CC  shall  ensure  that  such 

scrap is properly cut/destroyed and then issue a 'Fit for Disposal Certificate'. 

(iv)  The  capital  items  identified  by  Modernization  /  Performance  Review 

committee or any other committee as fit for buy-back, need not come under 

the Role & Mandate of CC. 

 

Composition: Composition of Condemnation Committee is given at Annexure 

28: Composition of Bid Opening and Tender Evaluation Committees (Item B) 

 

3.3.5   Scrap Disposal Committee (SDC) 

 

SDC members, wherever required shall be approved by CFA or GM / GM (I/C) / 

O-I-C.  Approval  shall  be  accorded  on  the  recommendation  of  AGM  (MMD). 

Scrap Disposal Committee shall recommend disposal of items categorised as 

scrap / condemned / surplus/ obsolete / unusable / unserviceable items and the 

disposal process. 

 

Role & Mandate: The key role and mandate of the SDC are as follows: - 

 

(i)  Prioritize  disposal  of  surplus/scrap/condemned/obsolete/unserviceable/ 

unusable  items  across  the  Unit  and  advice  appropriate  write  down  from 

books of A/c  

(ii)  Consider and approve recommendations of the TEC in selecting preferred 

bidder for disposal tenders. 

 

Composition:  Composition  of  Scrap  Disposal  Committee  would  be  as  per 

Annexure 28: Composition of Bid Opening and Tender Evaluation Committees 

(Item D) 

 

3.4   Market Intelligence Cell 

 

Market Intelligence Cell (MIC) should be created under the AGM (MMD) and it shall 

be assigned with following tasks: 

 

(i)  To gather and compile information on the prices of end products and input raw 

materials. 

(ii)  In  relation  to  the  existing  items  on  rate  contracts  and  empanelment  for  new 

products proposed to be brought, MIC will collect the names of possible sources 

with a view to improve participation by the industry in BRBNMPL purchases; 

(iii)  To maintain data base on past contracts showing details of items procured, their 


background image

P a g e

 | 38 

 

 

essential spec(s), unit rate, quantity, total value, mode of procurement, number 

of  tenders  received,  number  of  tenders  considered  acceptable,  reasons  for 

exclusion of overlooked tenders, un-negotiated rates of L1 and contract rates in 

order to help in ascertaining reasonability of prices of future procurements. 

(iv)  Data on price trends and price indices for various items will also be compiled to 

the extent feasible. 

(v)  They  will  ensure  inter-unit  sharing  of  price  indices  and  price  database  as 

indicated in Para 10.13.4 

(vi)  To consider suggesting new items for inclusion of the rate contracts; 
(vii)  To  search  and  identify  market  developments  in  existing  products  so  that 

improvements in quality are also factored into the NIT. 

(viii)  Any other related functions. 
 

3.5   Time Limit for Procurement & Accountability 

 

The ill-effects of delay in processing and clearance of various procurement activities 

needs  no  emphasis.  The  decentralization  of  decision  making  mechanism  and 

delegation  of  financial  powers  are  aimed  at  facilitating  faster  decision  making  and 

obtaining  best  value  for  money.  However,  the  delegation  of  powers  also  implies 

"authority with accountability". Every individual in the chain of the procurement process 

is accountable for taking action in a specified time period so that the requirements are 

met on time. The timelines for procurement are given in Annexure 1: Time Frame for 

Procurement

 

3.6   Work & Responsibility Sharing when Higher authority is CFA 

 

3.6.1  Introduction 
In  a  multi-unit  organization  like  BRBNMPL,  sometimes  Competent  Financial 

Authority  (CFA)  has  to  be  delegated  at  higher  levels  (or  Special  Tender 

Evaluation Committee referred in Para 3.3.3). Since the main functions of higher 

levels are Direction, Management, and Supervision across the matrix of different 

departments - these levels cannot be expected to go into nitty-gritty of the facts 

of  the  proposal,  but  have  to  approve  the  decisions  based  on  logical  rigor/ 

consistency, taking into account the Factual / Technical issues brought out by 

expert at lower levels. A check list as well as certificates shall be submitted by 

TEC to CFA as part of proposal giving and confirming all relevant details of the 

proposal which are essential for informed decision making. 

 

3.6.2  Techno-Economic Decisions 
Therefore as far as Techno-Economic decisions are concerned, the basic work 

and  fundamental  responsibility  for  factual,  technical  and  logical  rigor/ 

Consistency would still remain with the concerned officials of the Unit, despite a 

concurrence / approval by the CFA at higher level — except when the CFA has 

enforced  a  suo  moto  (without  referring  such  changes  back  to  the  concerned 


background image

P a g e

 | 39 

 

 

officials  of  the  unit  for  reconsideration)  alteration  /  deletion  /  addition  in  the 

Techno-economic  submission  of  the  concerned  officials  of  the  Unit.  CFA  at 

Higher levels would have supervisory responsibility for logical rigor/ consistency 

only in such matters. Within the responsible Unit there would be internal sharing 

of such work and responsibility depending on the internal preparation, review and 

approval of such decisions.  

 

Common use items of BRBNMPL and SPMCIL such as currency paper, security 

inks, etc. shall be handled by JPC (Joint Procurement Committee) comprising of 

members  from  both  BRBNMPL  and  SPMCIL.  As  and  when  equipment  and 

machinery of similar usage is to be procured by BRBNMPL or SPMCIL, both 

organization may consult each other and decide about procurement after giving 

due cognisance to the requirements and inputs of the other. Concerned Unit, in 

case of processing of common requirement of more than one units of BRBNMPL 

(or SPMCIL/RBI)would be the nodal unit nominated by CO, BRBNMPL for the 

item. The nodal unit will associate other concerned units in such decisions or 

processing of the case. STEC will be the committee for review/evaluation of such 

tenders

 

3.6.3   Committee Decisions 
However,  in  case  of  Tender  Evaluation  Committee  (TEC)  Decisions,  all  TEC 

members and CFA / constituents of  CFA will have collective responsibility for 

decisions taken by them, except for dissent, in which case it will be as per Para 

10.15. 

 

3.6.4   Contract Management Decisions 
At post-contract stage also the responsibility would be shared jointly between the 

proposal initiating Department and the CFA (including associated Finance and 

other constituents) on the line similar to TEC / TC decisions. 

In case of drafting / issue of contract / Amendments, the responsibility would be 

shared by the drafting / signing / financial vetting officials. 

All contract management actions shall be done with the approval of CFA. Where 

CFA is MD or Board, such actions and contract management in general will be 

done by the GM/GM (I/C)/O-I-C of the concerned unit with the concurrence of 

CFO - keeping in mind para 3.6.6. 

 

3.6.5   Higher Level Decisions 
All  proposals  to  CO, BRBNMPL  should  be sent  only  with  the  concurrence  of 

AGM/DGM (F & A) and approval of GM/GM (I/C)/O-I-C of the concerned unit. 


background image

P a g e

 | 40 

 

 

GM/GM (I/C)/O-I-C of the unit should record his approval with comments and 

ensure harmonization of divergence in views between Departments of his unit as 

far as feasible before the proposal leaves the Unit. In case CFA is MD or Board 

of  Directors,  the  proposal  shall  be  recommended  by  GM/GM  (I/C)/O-I-C  for 

approval  of  Corporate  Office.  For  the  procurement  of  CO, proposals  shall  be 

submitted to GM/GM (I/C)/O-I-C, MD or Board as the case may be. 

 

3.6.6   Stages at which approval of Higher Level CFA shall be required 
Stages at which approval of higher CFA may be taken: Approval of CFA at higher 

level may be taken at following stages, to avoid discovery of an anomaly at a 

very late stage: 

 

(i)  At Specification finalization stage, in case of Machinery / Plant and in case 

of  change  of  regular  specification  for  other  raw  material  /  consumable  / 

security items 

(ii)  At PQC formulation stage in case of deviation from standard documents 
(iii)  PQB Tender Finalization Stage 
(iv)  At  tender  Document  stage  if  there  is  a  change/deviation  from  standard 

Bidding Documents / GCC / SCC used in past. 

(v)  At procurement tender finalization stage of techno-commercial and financial 

bidding. 

 

All  aspects  of  Contract  Management  are  to  be  done  by  AGM  (MMD)  taking 

approvals of appropriate CFA in accordance with Chapters 11 and 12. However 

approval of next higher authority than CFAs for approval of procurement may be 

taken for following decisions: 

 

(i)  Termination of Contract 
(ii)  Amendment to Contract other than Extension of DP. 
(iii)  Waiver or change of modality or Agency of Inspection. 
(iv)  Removal from registration list or banning / Blacklisting of Firms. 
 

In the cases where CFA is Board of Directors /MD, MD's approval shall be taken 

for the above. 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 41 

 

 

Chapter 4: Types and Modes of Procurement 

 

Section I - Types of Procurement 

 

At BRBNMPL procurements can be categorized into following types from budgetary 

point of view: 

 

4.1   Capital Procurement 

 

Expenditure of a capital nature shall be an expenditure with the object of increasing 

assets of material and it should include charges for first construction and equipment 

of a project as well as charges for immediate maintenance of the work while not yet 

open for service. 

 

4.2   Revenue Procurement 

 

Revenue procurement should bear all subsequent charges for maintenance and all 

working expenses; these include all expenditure on working and upkeep of operations. 

The  revenue  procurement,  therefore,  is  for  items  and  equipment  Including 

replacement  equipment  (functionally  similar)  assemblies/sub-assemblies  and 

components to maintain and operate already sanctioned assets in the service, the 

necessity of which have been established and accepted. 

 

4.3   Indigenous Procurement 
Procurement  from  indigenous  sources  is  called  indigenous  procurement.  Proper 

loading criteria for all taxes, duties and other expenses involved in procurement of an 

item need to be applied to provide level playing field to the indigenous manufacturers. 

Payments against indigenous procurement are normally made in Rupee terms. 

 

4.4   Foreign Procurement (Import) 
For such equipment and assets, which are of foreign origin, items required to maintain 

and operate the equipment also need to be procured from suppliers abroad. Payment 

against foreign procurement is made in foreign currency through a Letter of Credit (LC) 

or Direct Bank Transfer (DBT) 

 

Section II - Modes of Procurement 

 

4.4A Classification of various modes of Procurement: - 

 

(i)  Open Tenders 

(a)  Open Tender Enquiry (OTE) / National Competitive Bidding (NCB); and 

(b)  Global Tender Enquiry (GTE) / International Competitive Bidding (ICB) 

(ii)  Procurement through Selected Suppliers 

(a)  Limited Tender Enquiry - LTE (up to Rs. 25 lakh); and 

(b)  Special  Limited Tender  Enquiry  (SLTE  above  Rs. 25  lakh  under  special 

circumstances) 

(c)  Limited Enquiry by inviting sealed quotations for purchases below Rs.2.5 

lakh 


background image

P a g e

 | 42 

 

 

(iii)  Nomination Basis Tenders 

(a)  Proprietary Article Certificate (PAC); and 

(b)  Single Tender Enquiry (STE) without PAC 

(iv)  Procurements without Calling Tenders 

(a)  Withdrawals against Rate Contracts (RC); 

(b)  Direct Procurement without Quotation; 

(c)  Direct Procurement by Local Purchase Committee; 

(d)  Direct Procurement by Spot Purchase Committee; and 

(v)  Procurement through Government e-Marketplace (GeM) 

 

Details of various mode of procurement are given below: - 

 

4.5   Proprietary Article Purchase 

 

4.5.1  Certain  items,  particularly  equipment  and  spares,  are  the  Proprietary 

product of a manufacturing firm. Such items are only available with that 

firm or their dealers, stockists or distributors as the detailed specifications 

are not available for others to manufacture the item. In such situations, a 

Proprietary Article Certificate (PAC) is issued by an officer one level above 

the CFA or by GM/GM (I/C), whichever is lower, in case GM/GM (I/C) or 

any officer below the level of GM/GM (I/C) is CFA, in favour of the original 

equipment manufacturer (OEM) and items procured on PAC basis from 

that particular firm or their authorized dealers or distributors. In case MD 

or Board is the CFA, PAC is issued by MD. Once a PAC is signed, the 

powers of procurement are the same as in normal conditions as per the 

delegation of powers (DoP). While PAC is issued only in respect of the 

concerned OEM, the item may be bought from any supplier listed in that 

particular  PAC  provided  supplies  are  accompanied  by  a  proper 

manufacturer certification. PAC once issued will be valid for one year from 

the date of issue unless cancelled earlier. Certification to be issued for 

PAC  procurement  is  given  in  Annexure  21:  Certificate  for  Proprietary 

Article Item

4.5.2  PAC  bestows  monopoly  and  obviates  competition.  Hence,  PAC  status 

must  be  granted  after  careful  consideration  of  all  factors  like  fitness, 

availability, standardization and value for money. Even if last procurement 

was on PAC basis, the next PAC certificate may not be signed without a 

fresh review. 

4.5.3  It  is  clear  that  PAC  certificate  will  be  given  only  when  this  item  is 

manufactured  only  by  the  recommended  firm  (clause  6(a)  of  the  PAC 

certificate) but there are two different circumstances: 

 

(i)  There may be no other firm who manufactures similar or alternative 

items (Clause 6(b) in PAC certificate). 

(ii)  There may be other firms manufacturing similar or alternative items 

but no other make / brand is considered to be suitable for reasons that 

may be recorded. This also can be for two types of reasons: 


background image

P a g e

 | 43 

 

 

a.  There  could  be  tangible  reasons  (Clause  6(c1)  in  PAC 

certificate) - like in case of spares for specialized Machines, it is 

necessary to buy spares from OEM only for reasons of warranty 

and so as not to endanger the functioning of the machine. 

b.  There could be other reasons which may not be tangible (Clause 

6(c2) in PAC certificate). 

 

4.5.4  In situations like Clauses 6(b) and 6(c1) in the PAC certificate, which are 

PAC  situations  beyond  any  doubt,  the  powers  of  purchase  at  all  level 

would  be  same  as  their  maximum  purchase  powers  under  normal 

circumstances. 

 

4.5.5  Situation  like  clause  6(c2)  in  the  PAC  certificate  is  prima-facie  a  PAC 

situation but research and exploration of market may be necessary before 

next  procurement  cycle.  In  such  cases  powers  of  Purchase  would  be 

same as in case of STE. For such items if two consecutive purchases 

have been done on PAC basis, the third procurement must be done by 

normal tender route to explore the market. 

 

4.5.6  In  certain  unavoidable  cases,  the  CFA  may  have  no  alternative  but  to 

waive  off  payment  of  SD  for  procurement  on  a  proprietary  basis  with 

reasons being recorded. 

 

4.6   Single Tender Enquiry (STE) without PAC 

 

A tender invitation to one firm only without a PAC certificate is called a single tender. 

This mode should be resorted to only under following conditions:  

(i)  On the grounds of existing or prospective emergency relating to operational or 

technical requirements, to be certified by the indenter, the required goods are 

necessarily to be purchased from a particular source subject to the reason for 

such decision being recorded and approval of the competent authority obtained.  

(ii)  For standardization of machinery or components or spare parts to be compatible 

to the existing sets of machinery / equipment (on the advice of Maintenance Dept. 

and  approved  by  the  competent  authority),  the  required  goods  are  to  be 

purchased only from a selected firm. 

(iii)  The reasons for single tender enquiry (STE) and selection of a particular firm 

must be recorded and approved by an officer one level above the CFA or by 

GM/GM (I/C), whichever is lower, in case GM/GM (I/C) or any officer below the 

level of GM/GM (I/C) is CFA, prior to single tendering. In case MD or Board is 

the CFA, approval is accorded by MD. Purchases on STE basis should be made 

from reputed firms after determining reasonableness of rates. A quarterly report 

of all such purchases finalized during the quarter shall be prepared and sent to 

CO for submission to MD. 

 

 


background image

P a g e

 | 44 

 

 

4.7   Global Tender Enquiry (GTE) / International Competitive Bidding (ICB) 

 

ICB/GTE is similar to open tendering but involves participation of foreign firms in the 

bidding process. ICB/GTE procedures should be adopted in following situations if any 

of the conditions mentioned below is true: 

 

(i)  Non-existence  of  a  local  branch  of  the  global  principal  of  the  manufacturer  / 

supplier. 

(ii)  Requirement  for  compliance  of  specific  international  standards  in  technical 

specifications. 

(iii)  Absence of sufficient number of competent domestic bidders likely to comply with 

the required technical specifications. 

(iv)  Goods contracts exceeding the threshold of Rs. Twenty-Five (25) Crore. 

 

Terms & Conditions 

 

(i)  ICB/GTE tenders shall be openly advertised and copy of the NIT should be sent 

to commercial attachés in foreign embassies of the prospective bidders in India 

and/or  to  Indian  embassies  in  relevant  foreign  countries  and  posted  on 

BRBNMPL website and online edition of Indian Trade Journal (ITJ) (refer para 

8.8.1).  

(ii)  All interested bidders shall be allowed to submit bids and pre-qualification criteria 

shall be used to determine responsive tenders 

(iii)  ICB/GTE tender documents must be in English and the price should be asked in 

Indian Rupees or in any freely convertible currency. 

(iv)  ICB/GTE tender documents must contain technical specifications which are in 

accordance with national requirements which are also based on an international 

trade standard. 

(v)  The bidding period shall not be less than four (04) weeks from the date of tender.  
(vi)  Relevant INCOTERMS should be included in the tender. 

 

4.8 Open Tender Enquiry (OTE) / National Competitive Bidding (NCB) 

 

NCB/OTE procedures should normally be adopted for all annual tenders in any of the 

following situations: 

 

(i)  All common use items with clear technical specifications. 
(ii)  Items which are ordinarily available in open market but is found necessary to 

evaluate competitive offers to decide the most suitable and economical option 

available. 

(iii)  Goods contracts exceeding the threshold of Rs. Twenty-Five (25) Lakhs. 

 

Bidders already registered with BRBNMPL are also free to participate in NCB. NCB is 

normally a two-stage bidding, first stage of which evaluates credential of bidders. 

 


background image

P a g e

 | 45 

 

 

Terms & Conditions 

 

(i)  All interested parties should be allowed to bid for the tender and pre-qualification 

criteria shall be used to determine responsive tenders. 

(ii)  Invitations to bid shall be advertised in at least one widely circulated national 

(amongst  top  5  newspapers  by  circulation)  and  local  newspaper  of  wide 

publication (with circulation of over 2 Lakh copies), on BRBNMPL website and 

online edition of ITJ (refer para 8.8.1). 

(iii)  Deadline for submission of bids shall be at least thirty (30) days from the date of 

tender. Extension of deadline of submission shall not be allowed without prior 

concurrence of GM/GM (I/C)/O-I-C when: 
(a)  for the first request from the bidders for extension if it is longer than eight 

(8) weeks; and 

(b)  for all subsequent requests from the bidders for extension irrespective of 

the period; 

(c)  Re-tendering shall not be carried out without the prior concurrence of the 

GM/GM (I/C)/O-I-C or CFA. 

 

4.9   Limited Tender Enquiry (LTE) 

 

LTE  procedures  should  be  adopted,  for  procurements  when  estimated  value  of 

procurement is above Rupees Two lakh fifty thousand (Rs.2,50,000) and up to Rupees 

Twenty-Five Lakhs(Rs.25,00,000). 

 

Prospective bidders for LTE should be selected in a non-discriminatory manner from 

its  registered  bidders'  data-base  and  it  should  also  select  a  sufficient  number  of 

suppliers or contractors (at least six) to ensure effective competition. 

 

Terms & Conditions 

 

(i)  The minimum number of suppliers to whom LTE should be sent is six. In case 

less  than  six  approved  suppliers  are  available, LTE  may  be  sent  to  available 

approved suppliers with approval of the competent authority duly recording the 

reasons. 

(ii)  In case it is proposed to exclude any registered / approved supplier, detailed 

reasons like failure in supply should be duly recorded and approval of competent 

authority be taken before exclusion. 

(iii)  Adequate time should be given for submission of quotes, which should not be 

less than three weeks. Longer period (six weeks) could be given in case of import 

of the materials and in complex cases, if justifications are given and approved by 

CFA. 

(iv)  In limited tendering, suppliers or contractors should be selected from whom to 

solicit  tenders  in  a  non-discriminatory  manner  and  it  shall  select  a  sufficient 

number of suppliers or contractors to ensure effective competition. 


background image

P a g e

 | 46 

 

 

(v)  Before  resorting  to  limited  tendering,  it  would  be  essential  to  ensure  that  the 

demand  is  not  split  into  small  quantities  for  the  sole  purpose  of  avoiding  the 

necessity of taking approval of the competent authority required for sanctioning 

the purchase of the original demand or for avoiding NCB mode of Procurement. 

 

4.9A Special cases when Estimated Value of Procurement is more than Rs. 25 

Lakhs [Special Limited Tender Enquiry (SLTE)] 

 

Limited  Tender  enquiry  may  also  be  adopted  for  Estimated  Value  of  Procurement 

above Rs. Twenty-Five (25) Lakhs in following special cases: -  

 

(i)  Existing or prospective urgency for operational or technical requirements certified 

by the officers designated in Annexure 28 (Item C). 

OR 

Government policy designates procurement from specific agencies. 

OR 

There is a delay in getting required security clearance from Government.  

OR 

It is not in the public interest to procure goods through advertised tender enquiry. 

AND 

(ii)  There are no eligible vendors apart from the existing vendors or the sources of 

supply are definitely known and are limited. 

The tendering process would be exactly same as in case of normal LTE described 

above.  Powers  to  sanction  processing  procurement  on  LTE  basis  in  such  special 

cases would be as laid down in Annexure 28 (Item C) based on a certificate of urgency 

signed by the officers designated therein since the development of panel of suppliers 

and consolidation of panels is likely to take some time and it is likely that there would 

be an urgent requirement to procure goods. In such cases, purchase may be done by 

sending enquiries/bidding documents to the known firms which are established and 

who have been security cleared, wherever applicable. 

 

4.9B Limited Enquiry by inviting sealed quotations for purchases below Rs.2.5 

lakh  

 

The Procurement of goods / services in which the estimated value is up to Rupees 

Two lakh fifty thousand (Rs.2,50,000), may be done as Limited Enquiry by inviting 

Sealed Quotations from Registered and/or Prospective Bidders with due approval of 

the GM/GM (I/C)/O-I-C. However, it can be adopted for one-time delivery only (and 

not staggered delivery). A prescribed format for Invitation for such Limited Enquiry is 

specified in Annexure 32: Invitation for Limited Enquiry

 

 


background image

P a g e

 | 47 

 

 

4.10  Express Tenders 

 

In the case of urgencies of operational or technical reasons a Tender needs to be 

floated with short opening time. In such case tenders may be floated giving not less 

than 10 working days for tender opening. However tender issuing officer should ensure 

that tenders reach all the target group of Tenderers. The reason for calling this type of 

tender should be recorded and approval should be taken from GM/GM (I/C)/O-I-C if 

the value of the procurement is less than the approving limit of GM/GM (I/C)/O-I-C, 

otherwise from the Managing Director (MD). 

 

4.11  Direct Procurement: Purchase of Goods/Services without Quotation 

 

This  procedure  should  be  adopted,  for  procurements  in  any  or  all  of  the  following 

situations: - 

 

(i)  Requirement is urgent but was not covered in annual tender. 
(ii)  Requirement is for off-the-shelf goods of simple and standard specifications. 
(iii)  Goods  contracts  not  exceeding  the  threshold  (for  each  requirement)  of 

Rs.25,000 (Rupees Twenty Five Thousand) for each case  

(iv)  To keep a better control, an annual ceiling of Rs. 8 lakh may be fixed for each 

Division/Cost  centre  (such  as  Administration,  Printing,  Pre-Printing,  Finishing, 

Maintenance  –  Plant/Utility/Civil,  etc.)  for  such  a  mode  of  procurement.  Each 

Division/Cost centre should maintain records to monitor such limits. 

 

Examples of procurement are Bearings, nuts and bolts etc. 

 

AGM  /  DGM  of  user  section  can  initiate  and  complete  this  purchase  after  filling 

Annexure 2: Purchase without Quotation Format. Cash payment may be made for the 

amount up to Rs. Five thousand (5000) and above Rs. 5000 cheque payment/Online 

Bank Transfer may be made. 

 

Terms & Conditions 

 

(i)  In cases of urgent need for the goods (less than seven days’ notice period), the 

reasons for urgency shall be documented and approval sought from competent 

authorities before initiating direct contracting. 

(ii)  The procurement officer shall prepare a list of items for proprietary procurement 

that may be procured through direct contracting and this list shall be approved 

by competent authority. 

 

4.12  Direct Procurement: Purchase of Goods by Local Purchase Committee 

 

Purchase of goods  valued above Rs.25,000 (Rupees Twenty-Five thousand) and up 

to Rs.2,50,000 (Rupees Two lakh fifty thousand) only on each occasion may be made 

on the recommendations of duly constituted local purchase committee consisting of 

three members as follows: 


background image

P a g e

 | 48 

 

 

 

One member from the user department / administration / technical / engineering, one 

member  from  finance  and  accounts  department  and  one  member  from  purchase. 

Materials Management Division representative shall act as member secretary of the 

committee. Different committees shall be constituted at unit level for different types of 

purchases. Such purchases shall be approved by concerned CFA as per DoP. 

 

Before recommending placement of purchase order, the members of the committee 

will jointly record the certificate given in Annexure 3: Purchase Certificate Format.  

 

For specific types of items from PSUs, like oil sector PSUs, there is no cap on the 

amount of purchase which can be made using this mode. 

 

Terms & Conditions 

 

(i)  The committee will survey the market to ascertain the reasonableness of rate, 

quality  and  specifications  and  identify  the  appropriate  supplier.  Reputed 

Shopping  Malls may also  be  included  in  the market  survey.  Reputed  internet 

shopping portals may also be explored. 

(ii)  Summary  Quotations  shall  be  solicited  from  as  many  different  suppliers  as 

possible but in any case not less than three. 

(iii)  Depending on circumstances, quotations may be submitted via email, telex or 

fax if so specified. 

(iv)  Before resorting to local procurement, it would be essential to ensure that the 

demand  is  not  split  into  small  quantities  for  the  sole  purpose  of  avoiding  the 

necessity of taking approval of the higher authority required for sanctioning the 

purchase  of  the  original  demand  or  for  avoiding  LTE  or  NCB  mode  of 

Procurement. 

(v)  Annual  review  of  such  procurement  shall  be  done  to  ensure  that  in  future 

procurements are done by following normal tender. 

(vi)  This mode of procurement is described in parlance of procurement of goods; 

however, in principle, it is equally applicable to contingency expenditure on small 

works/services also. 

 

4.13  Direct  Procurement:  Purchase  of  Goods  by  Spot  Purchase  Committee 

(SPC) 

 

For items involving aesthetic evaluation like in wooden furniture, works of Decoration/ 

Art, cutlery / fine china, household / kitchen / hospitality / home or office Electronics 

etc. items required for corporate use where specifications cannot be drawn and these 

cannot  be  effectively  purchased  through  tendering  process.  Such  items  may  be 

procured (more than Rs 2.50 lakhs but up to Rs.15 lakhs* in each case) as a very 

special  case  by  a  Special  Purchase  Committee  known  as  the  Spot  Purchase 

Committee (SPC) who will physically go to the known showrooms / dealers / Shopping 

Malls in appropriate markets for such items and identify models / part numbers that 

will suit from three or more vendors. These vendors will be asked to submit sealed 


background image

P a g e

 | 49 

 

 

quotations for such identified products on the spot / by hand at a later time. Reputed 

internet shopping portals may also be explored. Thereafter the SPC would finalize and 

place Purchase orders on the selected vendor for the selected model of item. SPC 

would be nominated by concerned GM/GM (I/C)/O-I-C. SPC should, inter alia, include 

officers of level competent to procure items of this value, besides the DGM / AGM 

(MMD) & Finance Officers, any one or more of the Technical Officers as per need & 

nature of item under purchase. 

 

*  However,  for  specific  type  of  items  such  as  uniforms  etc.,  wherein,  the  limit  per 

employee has been fixed by Corporate Office, there would be no cap on the amount 

of purchase which can be made using this mode. 

 

Before recommending placement of purchase order, the members of the committee 

will jointly record the certificate given in Annexure 3: Purchase Certificate Format

 

4.14  Rate Contracts (RC) 

 

RC procedures should be adopted for procurements in following situations: 
(i)  Commonly used goods of low value needed on recurring basis by various user 

departments. 

(ii)  Goods for which Rate Contract is convenient to operate economically. 
 

However, RC should not be operated in following situations: 

 

(i)  In case of goods of low value and which are required by the users in very small 

quantities, rate contracts should not be concluded. 

(ii)  Rate Contract may not be resorted to for the scarce / critical / goods in perpetual 

short supply. 

 

Examples of RC based procurement are Auto spares, Towels, Brooms etc. 

 

Rate  contract  of  DGS&D  or  any  other  agency  approved  by  Government  such  as 

Kendriya Bhandar and NCCF may also be operated. In case items are not covered in 

such RCs or if it is decided to have own RC then it should be finalized through open 

tendering adopting NCB procedures. As far as feasible termination period of different 

RC should be fixed in such a way so that tax rate changes during annual budget of 

the Government are avoided since any adverse effect may frustrate the RC. Moreover, 

termination period of RCs of different items should be staggered so that work load is 

evened out during the year. RC essentially is an agreement with the supplier at a 

specified price and terms & conditions (as incorporated in the agreement) during the 

period covered by the Rate Contract. No quantity is mentioned nor is any minimum 

commitment guaranteed in the Rate Contract. The Rate Contract is in the nature of a 

standing offer from the supplier firm. BRBNMPL is entitled to withdraw/cancel the Rate 

Contract by serving an appropriate notice to supplier. Additional General Instructions 

to Tenderers (GIT) and Special Conditions of Contract (SCC) for Tenders for RC are 

laid out in the SBD. 


background image

P a g e

 | 50 

 

 

 

Terms & Conditions 

 

(i)  Rate Contracts shall be awarded to the firms who are registered for the goods in 

question  and  fulfil  the  laid  down  eligibility  and  qualification  criteria  including 

availability  of  ISI  mark,  service  centres  across  the  country  etc.,  Suitable 

stipulations are to be incorporated in the tender enquiry documents to this effect, 

(ii)  In respect of new items being brought on rate contract for the first time where 

there  is  no  registered  supplier  (for  the  subject  items),  the  requirement  of 

registration can be relaxed with the approval of competent authority. The award 

of  such  rate  contracts  will,  however,  be  subject  to  the  suppliers'  satisfactory 

technical and financial capability. 

(iii)  Some of the bidders (who are otherwise registered for the subject goods) may 

also be holding current rate contracts and / or held past rate contracts for the 

required  goods.  Their  performance  against  such  earlier/current  rate  contracts 

shall  be  critically  reviewed  before  they  are  considered  for  award  of  new  rate 

contracts. 

(iv)  Specific performance and achievement criteria as on a selected cut-off date is to 

be evolved for this purpose and incorporated in the tender enquiry document. 

The bidders will be asked to furnish the relevant details (along with their tenders). 

Their performance and achievement should be judged against the past/ current 

rate contracts. These criteria are to be evolved and decided by the purchasing 

department  during  procurement  planning  stage  for  incorporation  in  the 

corresponding tender documents. 

(v)  The Materials Management Division should post the descriptions, specifications 

and other salient details of all the rate contracted goods, appropriately updated, 

on  its  web  site  and  forward  a  paper  copy  for  use  by  the  procuring  user 

departments 

 

4.15 Repeat Orders 

 

Repeat Order is an extraordinary exceptional process and is not normally resorted to. 

Repeat  orders  against  a  previous  order  may  be  considered  for  approval  by  the 

respective CFA under exceptional circumstances subject to the following stipulation. 

(CFA in this case would be as per the delegation of power for STE for the value of 

additional Repeat order quantity.): - 

 

(i)  It should be exercised only in extra-ordinary unforeseeable cases of existing and 

prospective emergency for which there is not enough time to procure the material 

by processing the procurement case in the normal manner 

(ii)  In case of security items, if there is a delay in finalizing a tender due to non-

receipt of security clearance from relevant Govt. Department, a Repeat Order 

may be exercised. 

(iii)  Items ordered have been delivered successfully, in the original contract. 
(iv)  Original order did not cover urgent/emergent demand. 


background image

P a g e

 | 51 

 

 

(v)  It is not placed to split requirement to avoid sanction of the next CFA. 
(vi)  That there is no falling trend in prices for this item as evidenced from the fact that 

in the intervening period neither orders have been placed at rates lower than this 

contract nor any tender has been opened where such rates have been received 

even  though  tender  is  not  yet  decided.  If no  tender  has been  handled  in  the 

intervening period, then other means of price evaluation may be used as detailed 

in Para 10.13.1. 

(vii)  The  firm  is  prepared  to  hold  the  same  prices  terms  and  condition  including 

delivery schedule as per requirement. 

(viii)  The requirement is for stores of identical nature/specification, nomenclature etc. 

Minor improvements in spec(s) or phasing out of products due to obsolescence 

should not be precluded from purview of repeat order. 

(ix)  It is placed within 6 months from the date of last supply against previous order 

and only once. 

(x)  Repeat order quantity is to be normally restricted to a maximum of 50% of last 

order quantity, both in case of indigenous procurement and import orders. In case 

of SO/Contract where option clause has been availed of, total of both option and 

repeat order quantity should not exceed 50% of the originally ordered quantity. 

However  only  in  case  of  Existing  or  prospective  urgency  for  operational  or 

technical requirements certified by the officers designated in Annexure 28 (Item 

C) repeat orders beyond 50% of the last ordered quantity can be placed. 

(xi)  The original order placed should be on the basis of lowest (negotiated) price and 

was not on delivery preference. 

(xii)  Repeat Order should not be exercised in case of Development orders. 
(xiii)  This provision could be exercised in case of PAC/Single Vendor OEM case. 
(xiv)  However, where multiple vendors are available, necessary care should be taken 

in  exercising  Repeat  Order  so  that  the  original  tender  decision  of  splitting 

quantities and differential pricing is not upset or vitiated. Other things being equal, 

repeat order should first be considered on the vendor with lower rate. 
Exercise  of  Repeat  Order  provision  should  be  a  rare  occasion.  Since  the 

circumstances  of  operation  of  Repeat  Order  are  unforeseeable,  provision  for 

repeat order should not be made as a matter of course in the Tender as these 

clauses have an impact on price. In the absence of a clause in the Tender, repeat 

order exercise may be treated as procurement under Single Tender basis. 

(xv)  Terms  and  Conditions  for  placement  of  repeat  orders  beyond  50%  of  the 

previous contract. 

 

The orders shall be placed only under emergency situation as provided in 

Clause 4.9.1, and to prevent the loss of production or to prevent any severe 

impact on the performance of the Company created due to factors beyond 

the control of the Company. 

AND 


background image

P a g e

 | 52 

 

 

 

In such cases the approval of MD shall be taken before placement of such 

orders. 

AND 

 

A quarterly report of all such purchases finalized during the quarter shall be 

prepared and sent to CO for submission to MD.  

AND 

 

A quarterly report of all such purchases finalized during the quarter shall be 

prepared and submitted to the Board in the ensuing meeting for information.  

 

4.16 Procurement through Government e-Marketplace (GeM) 

 

The  procurement  of  Goods  and  Services  can  be  done  using  the  Government  e-

Marketplace  (GeM)  portal. The  procuring authorities  will  certify  the  reasonability  of 

rates. The GeM portal may be utilized for direct on-line purchases as per the applicable 

provisions. 

 

(i)  Up to Rs.25,000/- (Rupees Twenty-five thousand) through any of the available 

suppliers on the GeM, meeting the requisite quality, specification and delivery 

period; 

(ii)  Above  Rs.25,000/-  (Rupees  Twenty-five  thousand)  and  up  to  Rs.5,00,000/- 

(Rupees  Five  lakh)  through  the  GeM  Seller  having  lowest  price  amongst  the 

available  sellers  (excluding  Automobiles  where  current  limit  of  30  lakh  will 

continue),  of  at  least  three  different  manufacturers,  on  GeM,  meeting  the 

requisite quality, specification and delivery period. The tools for online bidding 

and  online  reverse  auction  available  on  GeM  can  be  utilised  even  for 

procurements less than 5 lakh; 

(iii)  Above  Rs.5,00,000/-  (Rupees  Five  Lakh)  through  the  supplier  having  lowest 

price  meeting  the  requisite  quality,  specification  and  delivery  period  after 

mandatorily obtaining bids, using online bidding or reverse auction tool provided 

on GeM (excluding Automobiles where current limit of 30 lakh will continue); 

(iv)  The above mentioned monetary ceiling is applicable only for purchases made 

through GeM; 

(v)  The  reasonableness  of prices may  be ascertained  before placement  of  order 

using  the  Business  Analytics  (BA)  tools  available  on  GeM  including  the  Last 

Purchase Price on GeM, BRBNMPL’s own Last Purchase Price; etc. 

(vi)  A demand for goods shall not be divided into small quantities to make piecemeal 

purchases to avoid procurement through L-1 Buying/bidding/reverse auction on 

GeM or the necessity of obtaining the sanction of higher authorities required with 

reference to the estimated value of the total demand. 

(vii)  It may be noted that unlike Rate Contracts, the responsibility of reasonableness 

of  rate for  procurements from  GeM  portal does  not  lie  with  DGS&D.  It  is  the 

responsibility  of  the  Procuring  Entity  to  do  due  diligence  for  ensuring 

reasonableness of rates. 


background image

P a g e

 | 53 

 

 

Section III – Other Procurements with special features 

 

4.17 Handling  Procurement  in  urgencies  /  Emergencies  and  Disaster 

Management 

 

Any  unforeseen  event  such  as  war,  hostilities,  acts  of  the  public  enemy,  civil 

commotion,  sabotage,  fires,  explosions,  epidemics,  quarantine  restrictions,  strikes, 

lockouts,  general  breakdown  in  administration  and/or  law  &  order,  national 

emergencies  declared  by  Govt.,  unforeseen  situations  (like  demonetization)  where 

there are no precedents in the recent past, natural calamities or acts of God such as 

floods, earthquakes, cyclones etc., can be broadly classified as Urgent/emergent and 

Disaster Management situations. 

 

For the provisions of this clause to take effect, such situations have to be necessarily 

declared as an “Emergency Situation” by the MD by a 

written decree. 

 

Once 'Emergency' is declared by a written decree, Procurement Manual will not apply 

and full authority will vest with whoever is holding the charge to take suitable decisions. 

 

4.18 Buy Back offer 

 

When it is decided to replace an existing old item(s) with a new/better version, the 

existing  old  item  may  be  traded  while  purchasing  the  new  one  by  issuing  suitable 

bidding documents for this purpose. The condition of the old item, its location and the 

mode of its handing over to the successful bidder are also to be incorporated in the 

bidding document. For Security-Sensitive machines, handing over may be done as 

per Para 14.8 (vii) and the same should be incorporated in the tender. Further, the 

bidder should be asked to quote the prices for the item which will be taken into account 

for  L1  determination.  The  capital  items  identified  by  Modernization  committee  / 

Performance Review committee or any other committee as fit for buy back need not 

again go through the condemnation process as per clause 3.3.4. 

 

4.19 Turnkey Contract 

 

In case the Plant and Equipment consists of a number of machines which work in 

tandem or if it includes services/works to be done by third party, an all-encompassing 

Turnkey contract may be a better alternative. In the context of procurement of goods, 

a  turnkey  contract  may  include  the  manufacture,  supply,  assembly,  installation  / 

commissioning of equipment (or a group of plant and machines working in tandem – 

even though some of the machines may not be manufactured by the supplier himself) 

and some incidental works or services. Generally, in the tender enquiry documents for 

a turnkey contract, the purchase organization specifies the performance and output 

required  from  the  plant  proposed  to  be  set  up  and  broadly  outlines  the  various 

parameters it visualizes for the desired plant. The inputs and other facilities, which the 

purchase organization will provide to the contractor, are also indicated in the tender 

enquiry document. The contractor is to design the plant and quote accordingly. The 

responsibility of the contractor will include supplying the required goods, machinery, 

equipment etc. needed for the plant; assembling, installing and erecting the same at 


background image

P a g e

 | 54 

 

 

site as needed; commissioning the plant to meet the required output etc., as specified 

in the tender enquiry documents. 

 

4.20 Annual Maintenance Contract (AMC) 

 

(i)  Some  goods,  especially  sophisticated  equipment  and machinery  need  proper 

maintenance for trouble-free service. For this purpose, the purchase organisation 

may enter into a maintenance contract. It must, however, be kept in mind that 

maintenance contract is to start after the expiry of the warranty period, during 

which period the goods are to be maintained free of cost by the supplier; 

(ii)  The maintenance contract may be entered into either with the manufacturer / 

supplier of the goods or with a competent and eligible firm, not necessarily the 

manufacturer  /  supplier  of  the  goods  in  question.  The  purchase  organisation 

should decide this aspect on case to case basis on merit; 

(iii)  If the maintenance contract is to be entered into with the supplier of the goods, 

then suitable clauses for this purpose are to be incorporated in the tender enquiry 

document  itself  and  while  evaluating  the  offers,  the  cost  component  towards 

maintenance of the goods for specified number of years is also to be added in 

the evaluated tender value on overall basis to decide the inter se ranking of the 

responsive tenderers. Equipment with a lower quoted price may carry a higher 

maintenance liability. Therefore, the total cost on purchase and maintenance of 

the equipment over the period of the maintenance contract should be assessed 

to  consider  its  suitability  for  purchase.  While  evaluating  the  tenderers  for 

maintenance of goods covering a longer period (say, three to five or more years 

depending on the life-span of the equipment), the quoted prices pertaining to 

maintenance in future years are to be discounted (as per DCF technique) to the 

net present value as appropriate for comparing the tenders on an equitable basis 

and deciding the lowest evaluated responsive tender; 
A typical example of DCF technique applied for 10 years considering a discount 

factor of 8% is given below: - 

Year 

Discount factor 

1.00 

0.92593 

0.85734 

0.79383 

0.73503 

Year 

10 

Discount factor 

0.68058 

0.63017 

0.58349 

0.54027 

0.50025 

 

(iv)  However, if the maintenance contract is to be entered into with a competent and 

eligible supplier separately, then a separate tender enquiry is to be floated for 

this purpose and tenders evaluated and ranked accordingly for placement of the 

maintenance contract. Here, the supplier of the goods may also quote and his 

quotation, if received, is to be considered along with other quotations received; 

(v)  The details of the services required for maintenance of the goods, the required 

period  of  maintenance  and  other  relevant  terms  and  conditions,  including 

payment terms, are to be incorporated in the tender enquiry document. The terms 

of payment for the maintenance service will depend on the nature of the goods 


background image

P a g e

 | 55 

 

 

to  be  maintained  as  well  as  the  nature  of  the  services  desired.  Generally, 

payment for maintenance is made on a half-yearly or quarterly basis; 

(vi)  A Service Level Agreement (SLA) may be incorporated in complex and large 

maintenance  contracts.  SLA  should  indicate  guaranteed  levels  of  service 

parameters like - %age uptime to be ensured; Performance output levels to be 

ensured from the equipment; channel of registering service request; response 

time for resolving the request, Channel for escalation of service request in case 

of delay or unsatisfactory resolution of request, monitoring of Service Levels etc. 

This would include provision of help lines, complaint registration and escalation 

procedures, response time, percentage of uptime and availability of equipment, 

non-degradation  in  performance  levels  after  maintenance, maintenance  of  an 

inventory  of  common  spares,  use  of  genuine  spares,  and  so  on.  The 

maintenance  contract  may  also  include  penalties  (liquidated  Damages)  for 

unacceptable  delays  in  responses  and  degradation  in  performance  output  of 

machines, including provisions for terminations; 

(vii)  It should be indicated in the bid documents, whether the maintenance charges 

would be inclusive of visiting charges, price of spares (many times, consumables 

such as rubber gasket, bulbs, and so on, are not included, even though major 

parts may be included), price of consumables (fuel, lubricants, cartridges, and so 

on). If costs of spares are to be borne by the Procuring Entity, then a guaranteed 

price  list  should  be  asked  for  along  with  the  bids.  It  should  also  be  clarified, 

whether room/space, electricity, water connection, and so on, would be provided 

free  of  cost  to  the  contractor.  The  bidding  document  should  also  lay  down  a 

service level agreement to ensure proper service during the maintenance period; 

(viii)  A suitable provision should be incorporated in the tender enquiry document and 

in the resultant maintenance contract indicating that the prices charged by the 

maintenance contractor should not exceed the prevailing rates charged by him 

from others for similar services. While claiming payment, the contractor is also to 

give a certificate to this effect in his bill; 

(ix)  If the goods to be maintained are sophisticated and costly, the tender enquiry 

document should also have a provision for obtaining performance security. The 

amount of performance security will depend on the nature of the goods, period 

of maintenance, and so on. It generally varies from two and a half to five per cent 

of the value of the equipment to be maintained; 

(x)  Sometimes, during the tenure of a maintenance contract, especially with a longer 

tenure, it may become necessary for the purchase organisation to withdraw the 

maintenance contract due to some unforeseen reasons. To take care of this, 

there should be a suitable provision in the tender document and in the resultant 

contract. Depending on the cost and nature of the goods to be maintained, a 

suitable notice period (say one to three months) for such cancellation to come 

into effect is to be provided in the documents. A model clause to this effect is 

provided below: 
“The purchaser reserves its right to terminate the maintenance contract at any 

time after giving due notice without assigning any reason. The contractor will not 

be entitled to claim any compensation against such termination. However, while 


background image

P a g e

 | 56 

 

 

terminating the contract, if any payment is due to the contractor for maintenance 

services already performed in terms of the contract, these would be paid to it/him 

as per the contract terms”. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 57 

 

 

Chapter 5: Procurement Planning and Indenting materials 

 

Section I Procurement planning 

 

5.1   Procurement Planning: 

 

Procurement planning should include the following activities: 

 

(i)  Finalization of annual requirements 

(ii)  Deciding on the mode of procurement 

(iii)  Review of the procurement plan at pre-defined intervals 

 

For items such as paper and ink for which multiyear contract is entered into, planning 

for  multi  years  (3-5  years)  should  be  undertaken  in  the  final  year  of  the  existing 

contract. 

 

5.2  Finalization of annual requirements 

 

The first step in procurement planning is the finalization of the annual requirements. 

Annual  requirement  is  finalized  at  the  beginning  of  the  year  considering  following 

parameters: 

 

(i)  Production target of the year 

(ii)  Analysis of past consumption data of last 3 years. 

(iii)  Consolidation of requirements raised by all user departments. 

(iv)  Estimation of requirement based on new projects 

(v)  Current stock level. 

(vi)  Inclusion of new items for procurement 

 

Based  on  the  above  analysis  a  procurement  plan  is  prepared  for  incorporation  in 

BRBNMPL budget. The activities for the plan of current year that should be undertaken 

as a part of procurement planning: 

 

(a)  Store sends consumption related figures for the last three years to all the user 

departments by first week of August of the previous year. 

(b)  In reply, each user department then forwards its time-linked requirements for the 

following year (with at least half yearly requirements break-up) to the Purchase 

Section by first week of September of the previous year 

(c)  The AGM (MMD) collates all the data and compiles the aggregate requirements 

and submits them for approval to the competent authority by second week of 

October of the previous year. 

(d)  After  approval,  the  Materials  Management  Division  finalizes  the  procurement 

plan by last week of October of the previous year. 

(e)  Finance department can use this data for budgeting purposes. 


background image

P a g e

 | 58 

 

 

(f)  It is desirable that order should be placed with the vendor clearly defining the 

requirements for two half-year blocks. After a mid-year review, the quantity for 

the second block may be revised within a range of +5%. Further deviations would 

require competent authority's approval. 

 

A standard template for annual requirement finalization is provided in  Annexure 4: 

Annual Requirement Finalization

 

5.3  Review of the procurement plan 

 

A  mid-year  review  of  the  annual  procurement  plan  should  be  undertaken.  In  this 

review, the quantities procured should be compared to the actual consumption during 

the period. Purchase/Store department should send the consumption data for the last 

six  months  to  the  user  departments  asking  them  to  re-look  at  the  proposed 

requirement for the next six months. This modified demand is then sent back to the 

Materials Management Division, Necessary adjustments in contract execution may be 

made  based  on  the  modified  requirements  plan  furnished  by  user  departments. 

Advancement and postponement of delivery period if thus called for may be negotiated 

with the Vendors, without levy of LD or Denial Clause. If review so indicates Option 

clause may also be exercised. 

 

5.4  Deciding on Mode of Procurement 

 

After finalization of procurement plan, the mode of procurement for goods / services 

should be decided. Any one of the modes of procurement outlined in Chapter 4 above 

may be resorted to depending on nature and expected value of procurement of the 

item  and/  or  type  of  requirement.  A  onetime  exercise  should  be  carried  out  by  a 

taskforce  comprising  user  department  officials,  stores  and  finance  officials  for 

classification of all existing items procured annually in any one of the categories given 

in chapter 4, subject to the approval from competent authority. On addition of any new 

item to the list of procurement, AGM (MMD) shall decide the mode of procurement for 

the same with approval from competent authority. 

 

Section II Indenting of material 

 

5.5  ABC Categories of Items - Pareto principle 
The 

Pareto  principle  (also  known  as  the  80-20  rule)  states  that,  for  inventory  / 

procurement, roughly 80% of the value of inventory/ procurement comes from 20% of 

the items stocked / purchased. Based on this, items are normally classified into A, B 

and C categories as follows: - 

 

1. "A Category Items" inventory/ procurement will typically contain items which are 

20% of total items but account for 80% of total value, and 

 

2. "B Category Items" inventory/ procurement will typically contain items which are 

30% of total items but account for next 15% (81% - 95%) of total value, and 

 

3. "C Category Items" inventory/ procurement will typically contain items which are 

50% of total items but account for next 5% (96% - 100%) of total value. 


background image

P a g e

 | 59 

 

 

 

Normally buffer levels, permitted inventory levels and types/ modes of procurement 

are  decided  based  on  such  categorization.  A  onetime  exercise  may  be  done  for 

common  items  by  BRBNMPL,  CO  and  for  local  items  by  the  concerned  units  to 

categorize items in such categories. 

 

5.6  Indenting of Material 

 

User Department may initiate a Material Requisition (Purchase Indent). The process 

starts with filling up the Material Requisition Form. If the information provided is not 

adequate, the requisition will be returned to originator. The Material Requisition Form 

should be signed by the originator and must include a work order number and/or an 

account  number.  Template  of  Material  Requisition  Form  is  given  in  Annexure  16: 

Material Requisition Note. In case of ARS (Automatic Recoupment Store) items the 

indent is raised by Stores Division.  

 

5.7  Preparation of Indent: Quantity 

 

The quantity of requisition should be mentioned on the requisition form. It should be 

noted that one-time exercise should be undertaken to determine reorder level and lot 

size for all materials. The requisition sought should be verified against the procurement 

planning as discussed in Paras above. 

 

5.8  Units of Quantity 

 

Units  of  quantity  are  a  very  important  parameter  of  an  Item.  Some  items  may  be 

manufactured in Metric Tons but may be used in units of numbers or units of lengths 

(for example Steel Sheets/ structural). It is important to buy an item in units, which has 

transparency. For  example, it's more transparent to buy steel structural in Units of 

weight, since they have a tolerance in weight per unit of length, which works normally 

to the disadvantage of buyer, if these are bought in units of length. The Buying and 

issuing units of an item may be different but should be standardized. 

 

It is also necessary to round off calculated quantity to nearest Wagon Load / Truck 

load to economize on transportation. It is important to gather information in regard to 

Transportation Loads of every item 

 

5.9  Specifications 

 

The specifications are the detailed qualitative requirements of the item being procured 

and should indicate the material composition, physical, dimensional and performance 

parameters, tolerances if any, manufacturing process where applicable, test schedule, 

preservation  and  packing  etc.  Under  the  Standards  of  Weight  and  Measures  Act, 

1956, the metric system of weights and measures was introduced. Accordingly, no 

contract should be concluded in FPS system in respect of the description of stores, 

drawings, specifications, or rate per unit since such an action would contravene the 

provisions of law and the resultant contract would be liable to be held as void. 

 

Normally, the following types of specifications are relevant to items: - 


background image

P a g e

 | 60 

 

 

 

5.9.1   PAC Specifications 

 

These are available only with the PAC firm and are protected by the intellectual 

property  right.  Hence,  PAC  specifications  are  normally  not  available  with 

BRBNMPL  and  firm's  certificate  of  quality  is  accepted.  However,  essential 

characteristics required for inspection should be made available. 

 

5.9.2 Branded Product 

 

The  specification  for  branded  commercial  product  is  not  available  with 

BRBNMPL or the inspecting agency and these are to be accepted at the firms 

guarantee. In specifying branded products CVC recommends to use the clause 

'or equivalent'. Eg. XYZ bulbs or equivalent. 

 

5.9.3 Industrial Specification 

 

There are standard industrial specifications like the IS, BS, available for sale in 

the market. Every purchase agency and the inspection authority should acquire 

such specifications and hold with them for reference to ensure quality standards 

of the product being procured. 

 

5.9.4 Ad-hoc Specifications 

 

There are items for which industrial specification is not available. In such cases, 

the indenter must indicate the general parameters, normally the dimensional and 

performance  parameters  to  enable  procurement  and  inspection. Such ad-hoc 

specifications  must  be  broad  enough  to  permit  wider  participation  by  the 

suppliers  and  should  not  be  restrictive  so  that  adequate  competition  is  not 

obviated. 

 

5.9.5 As per Sample 

 

Refer Para 5.10 and 5.12. 

 

5.9.6 Common Use items 

 

There are a large number of items used, which are common use items freely 

available  in  open  market.  However,  as  the  quality  of  products  of  various 

manufacturers  vary  widely.  Such  items  should  be  procured  from  reputed 

manufacturers capable of meeting quality standards of the items. 

 

5.9.7 Specifications of Integrated Vs Sub-systems of Production Lines: 

 

The  decision  to  purchase  complete  production  lines,  having  several  work 

stations/ machines/ sub-systems, or sub-systems separately should be vested in 

the  specifications  Committee  to  be  constituted  by  the  competent  authority  in 

BRBNMPL,  comprising  of  members  representing  different  departments  in  the 

relevant  fields.  The  specifications  to  be  drawn  by  Specifications  Committee 


background image

P a g e

 | 61 

 

 

should  be  broad  based  and  vendor  neutral.  Before  recommendations  of  the 

specifications are tendered, they have to receive the approval of the competent 

authority according to the delegation of powers. 

 

5.10  Approval of Indent (Purchase Proposal) 

 

All Indents will have to be approved by the Head of the Unit where indent is generated. 

Administrative approval and expenditure sanction should be accorded by the CFA as 

per the amount / value of the proposal as per DoP.  

 

5.11   Estimated Rate 

 

Estimated  rate  in  the  indent  is  a  vital  element  in  various  procurement  processes, 

approvals and establishing the reasonableness of prices at the time of evaluation of 

the bids and therefore, should be worked out in realistic and objective manner on the 

basis of methods described in Para 10.13.1, including taxes and duties etc. wherever 

applicable based on the tender terms. 

 

5.12  Products Requiring Security Clearance 

 

5.12.1 Criteria  of  classifying  security/sensitive  and  non-security/non-

sensitive machinery / items: 

 

General guidelines: 

 

(i) 

Non-Security, Non-Sensitive machines / equipment: These machines / 

Equipment  are  available  in  open  market.  They  don't  have  any  special 

features  or  special  arrangements,  permanent  or  temporary  for  printing  / 

manufacturing  security  documents  /  items.  Such  machines  may  be 

classified as 'Non-security, Non-Sensitive Machinery'. 

(ii) 

Security Sensitive machines / equipment: These machines / equipment 

are  specially  designed  and  manufactured  for  printing  /  manufacturing 

security  documents  /  security  products.  They  will  have  permanent  or 

temporary  arrangements  for  printing  /  producing  (intermediate  or  final) 

security Products. Such machine may be classified as 'Security Sensitive 

Machinery'. 

(iii) 

Security Sensitive Items: The material or substrate itself or the material 

on  which  or  by  which  the  security  features  are  being  printed  are  to  be 

considered as 'Security Sensitive Items'. 

 

Items  requiring  security  clearance  and  not  requiring  security  clearance  are 

communicated by MoF as and when the list is updated and our procurement 

action is guided by the same. 

 

5.12.2 Precautions in Procurement 

 

(i)  Whenever a proposal is prepared, the Security Clearance Status and the 

period of its validity may be brought out therein. 


background image

P a g e

 | 62 

 

 

(ii)  Utmost secrecy should be maintained about any information pertaining to 

these items. The specifications, drawing etc. of these items should never 

be publicly published in any form including News Paper or on the Web. Only 

controlled number of copies of such documents would be prepared. Each 

copy should carry the copy number. 

(iii)  During  the  process  of  procurement,  Tender  Documents  and  the 

specifications/  drawings  of  such  items  would  be  issued  only  to  Vendors 

having security clearance within the validity of such clearance. The tender 

documents / specifications thus issued should be prominently marked with 

the name of the recipient, so that it shows if any copies are made thereof. 

More sophisticated methods like watermarking the name of the recipient 

may be used to the extent feasible. 

(iv)  Results of the Pre-Qualification Bids would not be disclosed to even the 

successful bidders unless the security clearances are received. 

 

5.12.3 Precautions in Disposal: 

 

Precautions to be taken in segregation, marking, cutting and disposal of such 

items are detailed in Chapter 14 of this manual which may be strictly followed. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 63 

 

 

Chapter 6: Sourcing and Supplier Appraisal 

 

6.1   Empanelment of vendors 

 

It is recommended to have an empanelled vendor's database for all procurement of 

work/services  valued  up  to  Rs.25  Lakhs  or  for  emergency/calamity  situation.  The 

vendors registered with the Central Purchase Organization as “Registered Suppliers” 

may  also  be  considered  as  registered  suppliers  for  BRBNMPL.  The  list  of 

empanelment may be referred to while floating limited tender/ local purchases/ direct 

contracting/  rate  contracts.  For  such  tenders,  it  may  be  possible  to  skip  bidder 

qualification  so  as  to  avoid  unnecessary  repetition/duplication  of  records  thereby 

saving time, especially in case of emergency procurement. 

 

All  empanelled  vendors  should  be  allocated  a  unique  registration  number.  This 

registration number can also be the basis for sub-classification of vendors into A / B / 

C categories based on technical and financial capabilities. The Category A suppliers 

may be engaged for supplies of higher value. 

 

Annual review of empanelled vendors should be done to eliminate vendors whose 

performance  is  not  satisfactory.  Potential  new  vendors  may  also  be  added  to 

empanelment list every year based on their satisfying the eligibility criteria. 

 

Empanelment  of  vendors  should  be  undertaken  through  EOI.  The  stages  to  be 

followed together with applicable guidelines have been detailed in Para 6.2 to 6.7. 

 

6.2   Invitation of Expression of Interest 

 

In keeping with the main objective of procuring the right material from the right source, 

the  Materials  Management  Division  shall  organise  registration  of  suppliers  with  a 

planned market survey for source selection. Advertisement in leading newspapers for 

registration of suppliers will be resorted to with a broad based approach to develop 

alternative potential sources. New sources are tried out for performance with trial / 

development  orders  placed  and  proven  sources  should  be  included  in  the  list  of 

approved sources. It is imperative to ensure that more than one source is established 

for each item. The validity of vendor registration shall be reviewed every 3 years from 

the date of registration. 

 

The first process for empanelment of vendor is invitation for Expression of Interest 

(EOI).  An  advertisement  calling  "Invitation  for  Expression  of  Interest"  should  be 

published. A prescribed format for Invitation for Expression of Interest is specified in 

Annexure 12: Invitation for submission of EOI

 

The invitation to EOI document shall contain following information: 

 

(i)  Copy of the advertisement 
(ii)  Objectives and scope of requirement: This may include brief description about 


background image

P a g e

 | 64 

 

 

objectives and broad scope of the requirement. This may also include the validity 

period of empanelment. 

(iii)  Instructions  to  the  Suppliers:  It  may  include  instructions  regarding  nature  of 

supply,  fees  for  empanelment  (if  any),  last  date  of  submission,  place  of 

submission and any other related instructions. 

(iv)  Eligibility Criteria: Invitation to EOI should clearly lay down the eligibility criteria 

which shall be applied for short listing. 

(v)  Formats  for  submission:  This  section  shall  specify  the  format  in  which  the 

suppliers are expected to submit their EOI. 

 

The copies of the EOI document should be made available to the interested supplier 

in hard copy form as well as on the website. A prescribed format for Application for 

Empanelment is specified in Annexure 13: Application for Empanelment

 

6.3  Short List of Suppliers 

 

The  suppliers  shall  be  evaluated  for  short  listing,  inter-alia,  based  on  their  past 

experience  of  supplying  goods  in  similar  context,  financial  strength,  technical 

capabilities etc. Each supplier will be assigned scores based on weightages assigned 

to each of the criteria in EOI. 

 

Sl. No.  Criteria 

Weightage* 

Past Experience of The firm of supplying goods 

aaa* 

Financial Strength of the Bidder 

aaa* 

Turnover figures of last three years 

aaa* 

Net Profit figures of last three years 

aaa* 

Quality Accreditations  

aaa* 

Manufacturing capabilities/ tie-ups 

aaa* 

After Sales Support Infrastructure 

aaa* 

Product Support 

aaa* 

 

* Weightages shall be conveyed separately after assessment of requirement and profile of the potential suppliers. 

 

All suppliers who secure the minimum required marks (normally 50%) should be short 

listed. The minimum qualifying requirement shall be specified in the EOI document. 

Alternatively, EOI document may specify minimum qualifying requirement for each of 

the  criteria  i.e.  minimum  years  of  experience,  minimum  number  of  assignments 

executed, minimum turnover etc. Under such circumstances, all suppliers who meet 

the  minimum  requirement,  as  specified,  will  be  short  listed.  The  short  lists  shall 

normally comprise at least four firms. 

 

 


background image

P a g e

 | 65 

 

 

6.4  Removal from the Approved List 

 

Whenever a vendor is found lacking in performance in terms of response, delivery 

compliance, capacity, quality standards or ethics, the vendor may be removed from 

the approved list with the approval of the competent authority namely the GM/GM (I/C)/ 

O-I-C after giving performance notice. 

 

Removal from approved list may also be warranted in following cases: 

 

(i)  Termination of the contract due to default or insolvency on part of the supplier 

declared by a court of law 

(ii)  Non-performance or performance below specified standards such as repeated 

delays in delivery (more than once during a contract period), low quality of goods 

(rejection of goods more than two times during a contract period), non-delivery 

etc. during the period of delivery specified in the purchase order 

(iii)  In case liquidated damages have been claimed against the supplier more than 

twice, during a contract period 

(iv)  In case the firm is banned/ blacklisted by any PSU or Government. 

 

Besides, there may be registered firms who may have ceased to exist or may have 

been acquired by or merged with another firm, may have switched over to other sector 

of  business  operation  or  indulged  in  unethical  business  practices  and  influence 

peddling. Such firms should be removed from the list of approved vendors. Whenever 

a  firm  is  removed  from  the  lists  of  approved  vendors,  their  registration  stands 

cancelled.  Such  removal  must  be  promulgated  to  all  units  so  that  any  unit  of 

BRBNMPL conducts no further business relation with such firms who have failed to 

supply satisfactorily even though SOs were placed on them during a three-year period. 

 

6.5   Ban and Blacklisting 

 

When  the  misconduct  and  moral  turpitude  of  a  firm  justifies  imposition  of  ban  on 

business relation with the firm or ultimately its blacklisting, this action should be taken 

by the appropriate authority after due consideration of all factors and circumstances 

of the case, after giving due notice and opportunity to the firm to present its case. Due 

to  Constitutional  provisions,  this  has  to  be  done  on  lines  similar  to  disciplinary 

proceedings.  Ban  for  a  specified  period  of  time  may  be  imposed  by  keeping  MD 

informed. 
Firms or individuals should be banned / blacklisted including declaring them ineligible, 

either indefinitely or for a stated period of time, to be awarded a BRBNMPL contract 

in the following cases: 

 

(i)  If  any  of  the  bidder(s)  is  found  presenting  misleading  /  false  information  / 

documents in the tender forms, statements etc. 

(ii)  If a firm submits fraudulent un-encashable Financial Instruments stipulated under 

the Tender and Contractual conditions. 

(iii)  If a firm violates the Code of Ethics (Para 2.2) and directly or through an agent, 


background image

P a g e

 | 66 

 

 

engages in corrupt, fraudulent, collusive or coercive practices in procurement or 

execution of Contract. 

(iv)  Cartel formation or quotation of Pool / coordinated rates leading to "Appreciable 

Adverse Effect on Competition" (AAEC) as identified under the Competition Act, 

2002. 

(v)  Deliberate attempts to pass off inferior goods or short quantities. 
(vi)  Violation of Fall Clause by Rate Contract holding Firms. 
(vii)  Attempts to influence BRBNMPL's decisions on scrutiny, comparison, evaluation 

and award of Tender. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 67 

 

 

Chapter 7: Tendering Systems 

 

Section I 

Two Bid Tender System 

7.1   Two Bid Tender System: 
For  procurement  of  commercially  off  the  shelf  (COTS)  stores,  where  qualitative 

requirements  and  technical  specifications  are  clear,  single  bid  system  may  be 

followed. Other cases two bid system needs to be followed: - 

 

(i)  The tenderers should be asked to bifurcate their quotations in two parts first part, 

called the Techno-commercial Bid, containing the relevant technical details of 

the equipment/ machinery etc. quoted by them with reference to the specification 

and allied technical details incorporated in the tender enquiry documents and, in 

the second part, called the Financial Bid, the price quotation along with other 

allied issues. 

(ii)  The  Techno-commercial  Bid  and  the  Financial  Bid  should  be  sealed  by  the 

Tenderer in separate covers duly super-scribed and both these sealed covers 

are to be put in a bigger cover  which should also be sealed and duly super-

scribed  with  tender  number,  the  officer  receiving  tender  and  the  name  of  the 

Tenderer. 

(iii)  These details regarding submission of bids should also form a part of the General 

and Special Instructions to tenderers (GIT & SIT) in the tender documents, 

(iv)  The  Techno-commercial  Bids  are  to  be  opened  in  the  first  instance,  at  the 

prescribed  time  &  date  by  the  Bid  Opening  Committee  and  the  same  will  be 

scrutinized and evaluated by the Tender Evaluation Committee with reference to 

parameters prescribed in the tender documents. 

(v)  Thereafter,  in  the  second  stage,  the  Financial  Bids  of  only  the  technically 

acceptable offers (as decided in the first stage above) are to be opened for further 

scrutiny,  evaluation,  ranking  and  placement  of  contract.  Other  Financial  Bids 

should be returned unopened to the respective bidders under Registered AD/ 

Reliable Courier or any other mode with proof of delivery. 

(vi)  CVC  has  suggested  that  technical  specification  and  techno-commercial 

conditions  should  be  modified,  if  required  in  a  pre-bid  conference  in  two  bid 

tender and it would be desirable not to invite fresh Financial Bid after opening of 

Techno-commercial Bids. 

(vii)  PQB, EOI, Techno-commercial or financial bids shall be opened in the presence 

of willing bidders after giving them due notice about the date, time and venue of 

opening of bids. 

 

Section II  Pre-Qualification Bidding (PQB) 

 

7.2  Background: 

 


background image

P a g e

 | 68 

 

 

Prequalification Bidding (PQB) is a procedure for selection of competent tenderers by 

using a Prequalification Criterion (hereinafter referred as PQC), prior to the issue of 

the "Invitations to Tender". The crux of PQB is in locating suppliers with proven skills 

essentially required for the supply of items / works / Services so as to ensure fair and 

wider competition among such a set of suppliers. CVC stipulates that PQB should 

meet the norms of Transparency, Fairness & Maintenance of competition. 

 

7.3  Knife-Edge Balancing Act: 

 

These PQC Criteria should be un-restrictive enough so as not to leave out even one 

capable supplier (otherwise it can lead to higher price of procurement/works/services) 

but  on  the  other  hand  should  be  restrictive  enough  so  as  not  to  allow  even  one 

incapable supplier to get in and thus vitiate fair competition for capable suppliers to 

the detriment of the buyer's objectives. A misjudgement in either direction has serious 

consequences for the buying organization and is stressed by CVC. 

 

7.4   PQB only as an exception: 

 

Since  aim  of  Public  Procurement  is  to  generate  widest  possible  competition  in  its 

Tenders,  PQB  should  be  done  as  an  exception  under  specified  circumstances.  It 

should not be a normal mode of Procurement of Goods (as opposed to works tenders) 

where an Eligibility Criteria Clause as part of Single / two-part tendering should suffice. 

 

7.5   Categories of Procurement where PQB is Desirable or Undesirable 

 

7.5.1  Desirable Categories 

 

In following categories of procurements, PQB shall be called for by BRBNMPL 

for procurement of Goods: 

 

(a) 

Security  items:  Raw  Material  and  Plant  &  Machinery  /  Equipment  of 

Security and Sensitive Nature, where the specifications can be shared only 

with PQC compliant bidders who are cleared by security agencies. 

 

PQB Procedures for procurement of CWBN paper and Ink: 

 

1.  Whenever required, the PQB exercise for adding firms to the vendor 

base will be undertaken to enlist the vendors. The PQB will contain 

the criteria for  

 

Experience  –  The bidders must have supplied similar product 

to at least two countries during the last five years. 

 

Capability  –  The  Bidders  shall  have  the  capability  for 

incorporation of features, testing facilities etc.   

 

Net worth  –  The net worth should not be negative and should 

not have eroded more than 30% year-on-year in the last three 

years and  


background image

P a g e

 | 69 

 

 

 

Security requirement  

The details of the firms, who have qualified in these criteria, not 

having  valid  security  clearance  and  those  whose  security 

clearance is expiring within a year, will be forwarded to MoF for 

obtaining  security  clearance.  The  firms  which  are  security 

cleared from the ministry  will be enlisted in the vendor list for 

supply of material in this category.  

2.  The tenders will be issued only to the firms who are enlisted in the 

vendor list. As and when new firms are cleared by the ministry the firm 

will be included in the vendor list. The firms so included are eligible for 

consideration for tender issued subsequent to their inclusion in the 

vendor list. If any vendor from the list is denied security clearance by 

the ministry at a later stage the name of the firm will be removed from 

the vendor list and will not be eligible to participate in the subsequent 

tender unless the security clearance is granted by the ministry again.  

3.  The tender will contain the qualification criteria related to  

 

Experience and past performance,  

 

Capability, equipment and manufacturing facility 

 

Financial standing for turnover, profit and loss and Net worth. 

In addition to above basic criteria the firms are required to qualify in 

other technical requirement is as detailed in the tender document.  

4.  The firms qualifying in the above criteria will be considered for opening 

of price bid and normal evaluation procedure as enumerated in the 

manual will be followed.  

 

(b) 

Non-security items: For non-security items exceeding estimated cost of 

more than Rs.25 lakhs and proposed to be procured through open tender, 

the PQB criteria shall be followed for short-listing before technical bids are 

opened. To reduce the lead time for procurement of items, PQB, Technical 

and financial bids shall be invited at one go (Single Stage in three packets 

containing PQB, Technical bid and Commercial bid). 

(c) 

Development Tenders or Exceptional One-Off cases: Development of 

sources  of  items  where  BRBNMPL  finds  it  necessary  to  develop  more 

sources or desires to develop indigenous sources for imported proprietary 

/  non-proprietary  items  –  only  in  those  cases  where  BRBNMPL  has  the 

specifications / drawings (henceforth referred as Development Tender). 

 

7.5.2  Undesirable Categories 

 

In the following categories of procurement, PQB need not be done. 

 

 

Where Specifications of the items to be procured are not available. 

 

Where procurement can be done through Limited Tender Enquiries. 

 

When procurement is to be done through a sample. 

 


background image

P a g e

 | 70 

 

 

7.6   Separate PQB or Combining it with Procurement tender 

 

For non-security category of items to reduce the lead time for procurement of items, 

the buyer may apply post qualification by requiring bidders to submit the information 

pertaining to their qualification together with their bids (i.e. as three packet systems: 

PQB, Techno-commercial, Financial packets), provided the Time, Effort and Money 

required of the bidder to participate in a tender is not very high. 

 

In this event, it will be necessary to ensure that a bidder’s risk of having its bid rejected 

on grounds of qualifications is remote if due diligence is exercised by the bidder during 

bid preparation. For that purpose, clear-cut, fail-pass qualification criteria need to be 

specified by the buyer in both the Invitation for Bids as well as the Bidding Document 

in order to enable bidders to make an informed decision whether to pursue a specific 

contract and, if so, either as a single entity or in joint venture. 

 

7.7   PQB Procedures 

7.7.1 Advertisement and Notification 

 

The Invitation for Prequalification Bidding (PQB) shall be processed (Advertised, 

Bid Document Preparation and Evaluation etc.) in the same manner as a normal 

ICB or NCB (as the situation calls for) tender, ensuring widest possible coverage. 

 

The PQC (based on Annexure 29: Prequalification Criteria Summary) and the 

evaluation  criterion  should  be  notified  clearly  in  the  Bid-Documents.  The  Bid 

Documents should also indicate complete schedule of Items for which this PQB 

is being done, including approx. likely quantity of requirements.  

 

Principal manufacturers/OEMs, manufacturers under license or their authorized 

dealers/distributors/representatives  who  are  exclusively  appointed  by  the 

principal manufacturers/OEMs to represent them in the country shall be eligible 

to apply or to take part in the bid. One Principal manufacturer/OEM can authorize 

only one dealer/distributor/representative for a particular tender. Similarly, one 

authorized  Dealer/Distributor/Representative  can  represent  only  one  Principal 

manufacturer/OEM in a particular tender. There can be only one bid from either:- 

 

1.  The Principal manufacturer/OEM directly; or 

2.  Any of its branch/division/subsidiary; or 

3.  Authorized  Dealer/Distributor/Representative  on  behalf  of  the  Principal 

manufacturer/OEM 

 

Note 

 

(i)  In a tender, either the Principal manufacturer/OEM or its authorized Dealer/ 

Distributor/Representative can bid but both cannot bid simultaneously in the 

same tender.  

(ii)  In  case  the  bidder  is  an  authorized  Dealer/Distributor/Representative, 

except in case of Commercially-Off-the-Shelf (COTS) items, then  


background image

P a g e

 | 71 

 

 

(a)  the  bidder  should  have  been  associated  as  authorised  Dealer/ 

Distributor/Representative  of  the  same  or  other  Principal 

Manufacturer/OEM for same set of services as in present bid (supply, 

installation,  satisfactorily  commissioning,  after  sales  service  as  the 

case may be) for same or similar ‘Product’ for past three years ending 

on 31

st

 March (or any other year ending followed in relevant country) 

of the previous financial year; and 

(b)  the principal manufacturer/OEM should furnish a legally enforceable 

tender-specific  authorisation  in  the  prescribed form  (Section  XIV  of 

SBD)  assuring  full  guarantee  and  warranty  obligations  as  per  the 

general and special conditions of contract and to abide by other tender 

terms and conditions. The letter of authorisation should be signed by 

a person competent and having the power of attorney to legally bind 

the manufacturer; and 

(c)  the principal manufacturer/OEM should meet all the pre-qualification 

criteria without exemption. 

(iii)  For  commercially  off  the  shelf  (COTS)  items  with  clear  and  standard 

specifications, a valid dealership certificate will have to be submitted. 

(iv)  A  minimum  period  of  45  days  may  be  allowed  for  submission  of 

Prequalification Bids. In the case of urgency, duly approved by competent 

authority, time limit may be reduced to 30 days. 

 

7.7.1 (A) In case of procurement of CWBN paper eligibility for participation and 

explanation for bidder, holding/parent Company shall be as below: - 

 

The manufacturers of CWBN paper alone (“

Manufacturers”) shall be eligible to 

apply or to take part in the bid. In case a Manufacturer fulfils all the eligibility 

criteria as specified in this PQB except the eligibility criteria relating to financial 

standing (

Net worth & Profit/Loss), such Manufacturer can rely on the financial 

standing of its Holding Company/Parent Company (as defined below), provided 

that such Holding Company/Parent Company 

(a)  gives its written consent permitting the Manufacturer to rely on its financial 

standing;  

(b)  gives a written confirmation to BRBNMPL stating that it has not given its 

consent to any other Manufacturer to rely on its financial standing and that 

it will not permit any other Manufacturer to rely on its financial standing; and  

(c)  gives an undertaking to BRBNMPL that it has not submitted and will not 

submit a bid (either jointly or severally) in response to the PQB.  

An  entity  will  be  deemed  as  a  Holding  Company/Parent  Company  of  the 

Manufacturer if and only if such entity 

(i)  is  validly  registered  as  an  incorporated  company  under  the  applicable 

jurisdictional laws; and  


background image

P a g e

 | 72 

 

 

(ii)  holds more than 50% of the voting share capital of the Manufacturer; and  
(iii)  Has  the  right  to  nominate  majority  directors  on  the  board  of  the 

Manufacturer and has pursuant to such right appointed majority directors 

on  the board  of  the  Manufacturer.  Concurrently,  the  entity  for  which  the 

Holding  Company/Parent  Company  fulfils  the  above  criteria  shall  be 

construed as the Subsidiary of such Holding Company/Parent Company.  

 

Manufacturer of CWBN paper cannot rely on the financial standing / credentials 

of the Holding Company/Parent Company if the Manufacturer does not fulfil the 

other eligibility criteria like experience, past performance and capacity/capability 

to satisfy the technical requirements. 

Manufacturer  shall  not  be  entitled  to  utilize  the  manufacturing  facilities  of  the 

Holding Company/Parent Company or any third party for supply of CWBN paper. 

It is further clarified that the Manufacturer must ensure that all manufacturing of 

CWBN paper will only be undertaken in its own facilities and not in the facilities 

of the Holding Company/Parent Company or any other third party. 

There shall be only one bid from each Group. The reference to term ‘Bidder’ shall 

mean a reference to the Manufacturer alone even in case of a joint bid with its 

Holding  Company/Parent  Company  and  the  term  ‘Bidder’  shall  not  mean  a 

reference  to  the  ‘Holding  Company/Parent  Company’.  Even  if  the  Bidder 

proposes  to  rely  on  the  financial  standing  of  its  Holding  Company/Parent 

Company, such bid shall be construed as one single bid from the Group by the 

Manufacturer  jointly  along  with  its  Holding  Company/Parent  Company.  If  it  is 

found that more than one company from a Group has submitted separate bids 

either jointly with another Bidder or on its own, then all Bidders from such Group 

who have submitted the bids shall be disqualified and all their respective bids 

shall be rejected. 

 

The Bidder is required to submit a self-declaration that they are not engaging any 

agents for participation in this tender. In case the Bidder is relying on the financial 

credentials  of  its  Holding  Company/Parent  Company,  the  Holding 

Company/Parent Company is also required to submit a self-declaration that they 

are not engaging any agents for participation in this tender.  

 

7.7.2 Evaluation 

 

(a)  Pre-Qualification Criteria for PQB to be done in the following cases have 

been prescribed in the Annexure 

 

(i)  Procurement of Plant & Machinery / Equipment 
(ii)  Procurement of items Other than Plant & Machinery / Equipment 
(iii)  Development tender or Exceptional one-off cases. 


background image

P a g e

 | 73 

 

 

 

(b)  Evaluation shall be strictly done as per the criteria prescribed. It should be 

clarified in the PQB Documents that bidders have to submit documents in 

support of eligibility criteria. Supporting documents submitted by the bidder 

must be certified as follows: 

 

(i)  All financial data should be certified by certified accountants e.g. Chartered 

Accountants  (CA)  in  India  and  Certified  Public  Accountant  /  Chartered 

Accountant in other countries. 

 

Certification of CA is required only for procurements where the total turnover of 

the firm to qualify for bid is more than `5 crore. In order to ensure the eligibility of 

the bidder, against the financial criteria where the turn over requirement is less 

than `5 crore following documents are required to be submitted along with the 

bid.  

 

 

The  bidders  are  required  to  provide  the  Xerox  copies  of  supply  orders 

executed by the firm or the certificate issued by the customers to that effect.  

 

The  bidders  will  be  required  to  submit  a  self-certified  statement  of  their 

turnover, net worth and profit and loss.  

 

The bidders are also required to submit the IT returns as enumerated in the 

procurement manual.  

 

(ii)  All  experience,  past  performance  and  capacity  /  capability  related/  data 

should  be  certified  by  the  authorized  signatory  of  the  bidder  firm.  The 

credentials  regarding  experience  and  past  performance  to  the  extent 

required as per eligibility criteria submitted by bidder should be verified from 

the parties for whom work has been done. 

 

(c)  PQC credentials and data called for may be verified and evaluation may be 

done  strictly  as  per  notified  criteria.  In  case  relaxation  is  considered 

necessary, re-tendering may be done. Decision making should not be left 

to the Tender Evaluation Committee. 

 

(d)   Decision of the PQB shall be conveyed to the successful bidders. However, 

in  the  case  of  Security  Products,  PQB  results  shall  be  conveyed  to 

successful bidders only after receipt of security clearance from competent 

authority.  

 

7.7.3 Subsequent Procurement tender 

 

It is desirable that the gap of time between Prequalification Approval and floating 

of the linked main procurement Tender is less than 6 months. Prequalification 

Approval  would  normally  be  valid  only  for  the  immediate  next  Procurement 

Tender. 

 


background image

P a g e

 | 74 

 

 

Only Pre-Qualified Bidders are to be allowed to quote in the related immediate 

next Procurement tender and all other bids may be treated as unsolicited offers 

which are normally rejected. 

 

7.8   PQC Summary Table: 

 

A summary of PQC is laid down in Tabular form separately for machinery and plant 

and for items other than machinery and plant, for different categories of items (as per 

para 

7.5.1  above)  It  has  been Tabulated  as  Annexure 29:  Prequalification  Criteria 

summary for these categories of procurements. 

 

Section III  Tenders Involving Samples 
7.9  Existing Guidelines:
 
As per the existing guidelines on Public Procurement of Goods, purchase is to be done 

as per drawing / standard / specification etc. and purchase as per sample should not 

be normally done. How to comply with these guidelines in various situations involving 

samples is detailed in following Paras. 

 

7.10  Indeterminable Characteristics: 
In certain specifications, there may be built in sample clause. Usually such clauses 

are  stipulated  to  illustrate  indeterminable  characteristics  such  as  shade/tone,  size, 

make-up,  feel,  finish,  workmanship  etc.  In  some  specification  there  may  not  be  a 

sample clause but such indeterminable characteristics may not be specified and may 

be left to be agreed to between seller and buyer. In either case, supply is to be in 

conformity with an agreed sample in such respects only, whereas for the remaining 

characteristics  the  supplies  must  be  in  conformity  with  the  laid  down  Drawings 

/specifications. In such cases also CVC recommends that calling for sample along with 

tender and deciding the Tender on the basis of evaluation of Sample may not be done. 

Procurement of such items should be decided on the basis of detailed specifications/ 

Drawings and no sample is to be called or evaluated along with the bids. In addition, 

if  desired  a  Purchaser's  sample may  be  put  on  display  for  prospective  Tenderers, 

indicating the example of desired indeterminable characteristics, which final supplies 

from  successful  Bidder(s)  will  have  to  meet  in  addition  to  meeting  the 

Specifications/Drawings. If required, in addition to or instead of Purchaser's Sample, 

provision for submission of a pre-production sample to the inspection agency/ User by 

successful  bidder(s)  may  be  stipulated  for  indeterminable  characteristics,  before 

giving clearance for bulk production of the supply. 

 

7.11  Specifications Not Known: 

 

There are occasions when items, normally PAC products, cannot be procured from 

the original manufacturer. In such situations, if possible, either 

 

(a)  A substitute similar usable item - for which specification / drawings can be 

obtained be procured as per specification in-lieu, or 

(b)  Wherever it is feasible, Procurement may be done as per Specifications / 

Drawings to be developed through: 


background image

P a g e

 | 75 

 

 

 

in-house technical capability or 

 

Through other agencies / consultant. 

 

7.12  Indigenization and Development Tenders: 

 

Cases of Indigenization and Development Tenders where specifications/ Drawings are 

not available and cannot be even prepared through means described in Para 7.11 b) 

- are detailed in following Paras. However, it may not be feasible to prepare a list of 

such items and we may go on case to case basis and by precedence. In such a case 

also no samples are to be called along with bids thus there is no evaluation of samples 

during the tender. If necessary, Purchaser's samples may be displayed for prospective 

bidders.  If  further  considered  necessary,  the  successful  bidders  may  be  asked  to 

submit pre-production sample before regular production is allowed. 

 

7.13  Purchaser's Sample: 

 

In cases, where it is decided to display Purchaser's sample, it may be displayed for 

prospective  Tenderers  (with  or  without  stipulation  of  submission  of  pre-production 

sample by the successful Bidder, before bulk manufacture). In the Tender enquiry, the 

methodology  and  Tests  that  will  be  done  should  be  made  clear  for  ensuring 

compliance of Supplies (and Pre-production sample, if indicated) with the Purchaser's 

sample. Such Purchaser's samples would also have to be later provided to successful 

bidders for guidance. 

 

7.14  Pre-production sample: 

 

Where pre-production samples are required to be approved under the terms of the 

contract before bulk manufacture is permitted, the Contractor shall submit the sample 

(free of cost if Contract does not specify explicitly any cost for these) to the Inspecting 

Officer/ or the nominated authority mentioned in the contract within the time specified 

in  the  acceptance  of  tender.  If  the  Contractor  is  unable  to  do  so,  he  must  apply 

immediately to the Office issuing the acceptance of tender for extension of time stating 

the reasons for the delay. If the Purchaser is satisfied that a reasonable ground for an 

extension of time  exists,  he may  allow  such  additional  time as  he  considers  to  be 

justified (and his decision shall be final) with or without alteration in the delivery period 

stipulated in the acceptance of tender and on such conditions as he deems fit. In the 

event of the failure of the Contractor to deliver the preproduction sample by the date 

specified  in  the acceptance of  tender  or  any  other  date  to  which  the  time may  be 

extended  as  aforesaid  by  the  Purchaser  or  of  the  rejection  of  the  sample,  the 

Purchaser  shall  be  entitled  to  cancel  the  contract  and,  if  so  desired,  purchase  or 

authorize the purchase of the stores at the risk and cost of the Contractor (except in 

case of Development / Indigenization Contracts - where this provision is not there). In 

such an event, in case of Security Items where urgency develops due to such delays, 

not more than one year's requirement may be procured against this "Risk & Cost" 

tender  from  existing  pre-qualified  and  security  cleared  firms,  with  the  approval  of 

BRBNMPL HQ. Therefore, Performance Security (SD) should be called for in all cases 

of Security / Sensitive Items, even in case of Development/ Indigenization Tenders. 

 


background image

P a g e

 | 76 

 

 

7.15  Testing of Samples: 

 

7.15.1 Testing Procedures and Declarations: 

 

If any technical test is envisaged, then the procedure shall be prescribed in the 

tender  for  the  method  and  process  of  testing.  The  technical  test,  wherever 

involved for the item of procurement, should be carried out by way of adopting a 

specific transparent system and strictly as per the procedure prescribed in the 

tender document. 

 

7.15.2 Validation / Prolonged Trials 

 

In case of certain pre-production samples, it may be necessary to do validation 

or extended trial before their performance can be declared satisfactory  which 

should be made clear in the Tender and Contract Documents. This can be for 

example  in  Machine/  Spares  used  in  the  Production  line  where  performance 

during prolonged production run may be required to verify the output claimed by 

the vendor. 

This may also be relevant during the process of Development or Indigenization 

contracts. 

 

Such Validations may only be done on pre-production samples that too during 

first Supply order of the vendor. This should be declared in the Bid Documents, 

indicating the Parameters Settings and duration of Validation Tests which should 

be objective Tests with measurable / repeatable results. If the duration of validity 

Trials is in terms of mileage/ output levels an outer time limit may also be fixed. 

Normally the period of validation should not be more than 3 months. It should 

also be indicated whether the Permission to start bulk production will have to wait 

full validation or it can go on in parallel. 

 

7.15.3 Testing Laboratories: 

 

Tests  from  External  Testing  Authorities  may  be  done  in  accordance  with 

provisions of Para 12.7.2. Some tests may only be possible in BRBNMPL units. 

TEC may monitor such in-house tests to ensure transparency and objectiveness. 

 

7.15.4 Failure of Samples: 

 

(i)  In case of Development of Sources or in case of Indigenization of Imported 

items,  firms  may  be  given  three  chances  to  make  improvements,  in  a 

transparent  and  equitable  manner.  Such  chances  shall  be  given  with  a 

reasonable time-frame and it should not be left open-ended. The reasons 

of failure of sample of one bidder may be shared with all bidders while hiding 

the  identity  (without  violating  any  IPR  involved)  of  the  Bidder  of  failed 

sample. 

(ii)  In case of Pre-production samples, firm may be given one more chance if 

the first sample does not come up to the Contract requirement. However, 

this shall be done without re-fixation of Delivery Time. 


background image

P a g e

 | 77 

 

 

(iii)  Authority  to  accept  /  Reject  Samples:  Final  Acceptance/  Rejection  of 

samples may be done by the TEC. 

 

7.16 Handling and Preservation of Samples: 

 

7.16.1  When  a  contract  is  concluded  on  the  basis  of  an  approved  sample/ 

purchaser's sample the same shall bear seals/signatures of the approval of the 

different  agencies  as  appropriate.  The  Samples  thus  bearing  the 

seals/signatures  shall  serve  as  guide  for  inspection  against  the  particular 

contract as given in its scope. 

 

7.16.2 In all such cases AGM (MMD) should issue suitable local instructions to 

guide  procurement,  inspection,  receipt  and  account  of  samples.  It  should  be 

ensured that sealed and signed samples are available in the following manner: 

 

(i)  One sample with the stores officer nominated by AGM (MMD) for incoming 

inspection, record and dispute resolution. 

(ii)  One sample with the supplier to guide manufacture (in case of Purchaser's 

sample) 

(iii)  One sample with the inspecting Authority to guide inspection. 
 

Sealed samples intended to guide supplies against orders placed should not as 

a rule be sent to firms, except in cases of procurement to Purchaser's sample. 

Where it is necessary to show a sealed sample to a firm it shall be done through 

the AGM (MMD). 

 

7.16.3 The examination of the condition and correctness of seals of samples is 

of great importance. If a sample bears a seal of doubtful character or otherwise 

open  to  question  the  same  shall  be  immediately  brought  to  the  notice  of  all 

concerned failing which the responsibility for the defect shall lie on the person in 

charge of the samples at the time when the defect is noticed. 

 

 

7.16.4 Unless otherwise directed samples sealed at Unit and issued to stores 

shall be returned after the order is completed. 

 

7.16.5 Sample shall be issued for departmental use only. The AGM (MMD) shall 

be responsible for maintenance and accounting for the samples registered and 

issued for departmental use. 

 

Section IV  Indigenization and Development Tenders  
7.17   Indigenization and Development Tenders 
These  are  tenders  with  special  dispensations  to  develop  adequate  sources  or 

Specifications/  Drawings  and  also  to  indigenize  manufacturing  of  certain  items  for 

strategic reasons. These are dealt with in separate chapter 16. 
 


background image

P a g e

 | 78 

 

 

Section V  Expression of Interest Tenders (EOI) 
7.18   Expression of Interest Tenders 
These are tenders to identify suppliers interested in registration with BRBNMPL or for 

Development / Indigenization of Items. These are detailed in Chapters 6 and 16. 

 

Section VI  Tenders for Disposal of Scrap  
7.19  Tenders for Disposal of Scrap 
Such  tenders  are  for  Sale  of  Scrap  material  lying  at  various  locations.  Details  are 

discussed in Chapter 14: Disposal. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 79 

 

 

Chapter 8: Pre-Tender Stage and Bid Opening 

 

 

8.1   Introduction 

 

Tender  documents  should  be  prepared  in  order  to  provide  clear  technical  and 

commercial terms of reference for the proposed procurement. The standard bidding 

documents attached with the manual should be used for details. The preparation of 

the following parts of the tender document shall be emphasized during the preparation 

of the tender document: 

 

(i)  Invitation for bids / Notice Inviting Tender (NIT) 

(ii)  General and Special Instructions to Tenderers (GIT & SIT) 

(iii)  Forms  of  bid,  qualification  information,  technical  specifications  including 

drawings (if any) 

(iv)  Terms and Conditions of contract 

(v)  Payment terms (detailed in Chapter 9) 

(vi)  Forms of security 

(vii)  Delivery Schedules 

 

The checklist for tender preparation is given in Annexure 23: Check points for Tender 

Enquiry. BRBNMPL's Standard Bidding Documents for procurement of goods is given 

in SBD section of the manual  

 

Terminology  for  Tendering  Documents  in  USA  and  International  Procurement  like, 

RFP  and  RFQ  has  nowadays  become  prevalent  even  in  Indigenous  procurement. 

These terminologies unfortunately are used quite differently. World Bank and Asian 

Development Bank use RFQ and RFP terminology but do not use RFI term (for which 

they use EOI). However common usage is as follows: 

 

(i)  RFI  -  Request  for  Information  (approx.  like  Expression  of  Interest  -  EOI 

Tender) 

 

An open enquiry that spans the market seeking broad data and understanding. 

 

(ii)  RFQ - Request for Qualification (approx. like PQB) 

 

An  opportunity  for  potential  suppliers  to  get  short  listed  for  subsequent 

procurement tender. Lays down precise Qualification Criteria for short listing of 

Vendors, to whom RFP would be issued. 

 

(iii)  RFP - Request for Proposal (approx. Tender floated to target suppliers like 

after the RFI or RFQ) 

 

 


background image

P a g e

 | 80 

 

 

8.1.1  Tender Fee 

 

Tender documents should preferably be sold or available for download up to the 

date of opening of tenders and this should be clearly indicated in the documents. 

The organisation should also post the complete tender document in the website 

(except cases where confidentiality is required, for reasons of national security) 

and permit prospective tenderers to make use of the document downloaded from 

the website. 

 

The tender document fee should be as low as possible considering the cost/effort 

of  preparing  documents.  In  order  to  promote  wider  participation  and  ease  of 

bidding, no cost of tender document may be charged for the tender documents 

downloaded by the bidders. The Procuring Entity may decide not to take any 

charges for the tender documents, in view of prevalence of downloading of tender 

documents. The cost of the tender document is to be submitted by online bank 

transfer or in the form of a demand draft/banker’s cheque/pay order. Firms that 

are  eligible  for  exemption  from  the  tender  document  fee  such  as  MSEs  and 

Startups, have to submit documents in support of this exemption. Although the 

Procuring Entity is the best judge to decide or waive the document cost, following 

table could be used as a starting point: 

 

Cost of Tender document 

Estimated value of tender 

Tender Document Cost 

Below Rs. 25 lakh 

Rs.500 incl. applicable taxes 

Rs. 25 lakh to Rs. 2 crore 

Rs. 1,500 incl. applicable taxes 

Rs. 2 crore to Rs. 25 crore 

Rs. 2,500 incl. applicable taxes 

Rs. 25 crore to Rs. 50 crore 

Rs. 5,000 incl. applicable taxes 

Above Rs. 50 crore 

To be decided on case to case basis 

 

8.2   Standard Bidding Documents (SBD) 

 

The Standard Bidding Document has been grouped under different broad sections in 

order to make the system transparent, comprehensive, efficient and user-friendly. The 

broad sections of the document are: 

 

 

Section I 

: Notice Inviting Tender (NIT) 

 

Section II 

: General Instructions to Tenderers (GIT) 

Part I 

: General Instructions applicable to all types of tenders 

Part II 

Additional general instructions applicable to specific types of tenders

 

 

Section III  : Special Instructions to Tenderers (SIT) 

 

Section IV  : General Conditions of Contract (GCC) 

 

Section V  : Special Conditions of Contract (SCC) 

 

Section VI  : List of Requirements 

 

Section VII  : Technical Specifications 

 

Section VIII  : Quality Control Requirements 


background image

P a g e

 | 81 

 

 

 

Section IX  : Qualification/ Eligibility Criteria 

 

Section X  : Tender Form 

 

Section XI  : Price Schedule 

 

Section XII  : Questionnaire 

 

Section XIII  : Bank Guarantee Form for EMD 

 

Section XIV  : Manufacturer's Authorization Form 

 

Section XV  : Bank Guarantee Form for Performance Security 

 

Section XVI  : Contract Form 

 

Section XVII : Letter of Authority for attending a Bid Opening 

 

Section XVIII : Shipping Arrangements for Liner Cargoes 

: In respect of CFR/CIF/Turnkey/FOR contracts for imports 

: In respect of FOB/FAS contracts for imports 

 

Section XIX  : Proforma of Bills for Payments 

 

Section XX  : Pre-Contract Integrity Pact 

 

A reading of the sections of the tender document, in the above order will make it amply 

dear  about  the  purpose  and  instructions  behind  the  same.  However,  some  broad 

guidelines for preparing this document (viz. Standard Bidding document) are provided 

in  the  subsequent  paragraphs.  While  formulating  SIT  and  SCC  and  other  special 

conditions, care should be taken not to violate any instruction/ directive contained in 

the Procurement Manual and approval of the competent authority must be taken. 

 

8.3   Invitation for Bids / Notice Inviting Tender (NIT) 
This model format is to be used for publishing the Tender Notice. The Invitation for 

Bids specifies minimum acceptable functional, technical and contractual requirements, 

and the evaluation criteria governing the award of a contract. NIT should be brief but 

should  contain  sufficient  details  for  a  prospective  Bidder  to  decide  whether  to 

participate in the tender or not and if he decides to participate how to go about that. 

Potential  suppliers  are  provided  copies  of  the  Invitation  for  Bids  and  requested  to 

submit  bids  compliant  to  all  given  requirements  by  a  specified  date.  A  prescribed 

format for Notice Inviting Tender is given in BRBNMPL's Standard Bidding Documents 

for procurement of goods. This section of SBD may be modified if the situation so 

warrants. 

 

8.4   General and Special Instructions to Tenderers (GIT and SIT) 

 

General Instructions to Tenderers (GIT) contain all the relevant information as well as 

guidance to the prospective tenderers for preparation and submission of a responsive 

bid. The GIT clearly states the payment terms, date, time and venue for obtaining, 

submitting  and  opening  the  bids.  It  also  states  the  qualification  criteria  and  award 

criteria. This  section  is  to  be  included  unchanged  in  every  Tender  Document.  Any 

changes  warranted  by  special  circumstances  are  to  be  indicated  in  the  Special 

Instructions to Tenderers (SIT). The format for preparing SIT along with corresponding 

cross-reference with GIT provision is available in SBD. It is also indicated therein that 

the  provisions  in  the  SIT  will  supersede  the  corresponding  provisions  in  the  GIT. 


background image

P a g e

 | 82 

 

 

Clauses and Topics of GIT that indicate a possibility for variation in their provisions 

through SIT are listed for guidance in the SIT Proforma. 

 

8.4.1   Eligibility  

 

If considered desirable, eligibility criteria may be stipulated in the Bid Documents. 

The bidder has to ensure that he provides convincing proof of having fulfilled 

these criteria. 

 

8.4.2   Clarification of Bidding Documents 

 

A prospective bidder requiring any clarification of the bidding documents shall 

notify to BRBNMPL in writing, well before the due date of submission of the bids, 

and response will be sent in writing to the clarifications sought not later than 21 

days  prior  to  the  date  of  opening  of  the  tenders.  Copies  of  the  query  and 

clarification shall be sent to all prospective bidders who have received the bidding 

documents, 

 

8.4.3   Pre-Bid conference 

 

If found necessary, Technical specification and techno-commercial conditions of 

the tender should be fine-tuned in a pre-bid conference in two bid tender and in 

those  single-bid  tenders  where  Technical  Specification  is  considered  to  be 

sophisticated. 

 

8.4.4   Amendment of Bidding Document 

 

At any time prior to the date of submission of bids purchaser may, whether at his 

own initiative or in response to a clarification requested by a prospective bidder, 

may modify bid documents by amendments. The amendments shall be uploaded 

in the website and notified in writing by registered / speed post or by fax / telex / 

e-mail, followed by copy of the same by registered post to all prospective bidders. 

In order to afford prospective bidder a reasonable time to take the amendment 

into account in preparing their bids, purchaser may, at his discretion, extend the 

deadline for submission of bids. 

 

If at the time of publication of the amendment, the number of days left for tender 

opening are less than the following period, it may be extended so that at least 

following number of days are available to the bidders: 

 

(i)  GTE/ICB  : 21 days 

(ii)  OTE/NCB : 14 Days 

(iii)  Others 

: 7 Days 

 

8.4.5   Bid Validity 

 

A bid shall remain valid for 90 days in case of single bid tender system and 120 

days in case of two-bid system, unless otherwise specified in SIT, from the date 


background image

P a g e

 | 83 

 

 

of submission of offer. A bid valid for shorter period can be rejected, as being 

non-responsive. In exceptional circumstance the consent of the bidder may be 

requested for an extension to the period of bid validity. Such requests should be 

made much before the expiry of the bid validity. Such requests shall be made in 

writing.  The  bid  security  provided  shall  also  be  suitably  extended.  A  bidder 

accepting the request and granting extension shall not be permitted to modify his 

bid. Bidding documents should be made carefully and re-tendering should be 

resorted to sparingly. 

 

8.4.6   Late Bids 

 

A tender, which is received after the specified date and time for receipt of tenders 

will be treated as late" tender and will be ignored. 

 

8.4.7   Modification; Alteration & Withdrawal of Bids 

 

The  bidder,  after  submitting  its  bid  is  permitted  to  submit  alterations/ 

modifications to its tender so long such alterations/ modifications are received 

duly sealed and marked like original tender, upto the date & time of receipt of 

tender. Any amendment/ modification received after the prescribed date & time 

of receipt of tenders are not to be considered. The bidder may also withdraw his 

bid after submission provided that the written notice of withdrawal is received 

prior to deadline prescribed for submission of bids. A withdrawal notice may be 

sent by fax but followed by a signed confirmation copy by post not later than the 

deadline for submission of bids. No bid may be withdrawn in the interval between 

the deadline for submission of bids and expiration of the period of bid validity 

specified. Withdrawal of a bid during this period will result in forfeiture of Bidder's 

bid security (EMD) and other sanctions. 

 

8.4.8  Authorized Dealers/Distributors/Representatives of suppliers 

 

Principal manufacturers/OEMs, manufacturers under license or their authorized 

Dealers/Distributors/Representatives  who  are  exclusively  appointed  by  the 

principal manufacturers/OEMs to represent them in the country shall be eligible 

to apply or to take part in the bid. One Principal manufacturer/OEM can authorize 

only one Dealer/Distributor/Representative for a particular tender. Similarly, one 

authorized  Dealer/Distributor/Representative  can  represent  only  one  Principal 

manufacturer/OEM in a particular tender. There can be only one bid from either: 

 

1.  The Principal manufacturer/OEM directly; or 

2.  Any of its branch/division/subsidiary; or 

3.  Authorized  Dealer/Distributor/Representative  on  behalf  of  the  Principal 

manufacturer/OEM 

 

Note 

 

(i)  In a tender, either the Principal manufacturer/OEM or its authorized Dealer/ 

Distributor/Representative can bid but both cannot bid simultaneously in the 

same tender.  


background image

P a g e

 | 84 

 

 

(ii)  In  case  the  bidder  is  an  authorized  Dealer/Distributor/Representative, 

except in case of Commercially-Off-the-Shelf (COTS) items, then  
(a)  the  bidder  should  have  been  associated  as  authorised  Dealer/ 

Distributor/Representative  of  the  same  or  other  Principal 

Manufacturer/OEM for same set of services as in present bid (supply, 

installation,  satisfactorily  commissioning,  after  sales  service  as  the 

case may be) for same or similar ‘Product’ for past three years ending 

on 31

st

 March (or any other year ending followed in relevant country) 

of the previous financial year; and 

(b)  the principal manufacturer/OEM should furnish a legally enforceable 

tender-specific  authorisation  in  the  prescribed form  (Section  XIV  of 

SBD)  assuring  full  guarantee  and  warranty  obligations  as  per  the 

general and special conditions of contract and to abide by other tender 

terms and conditions. The letter of authorisation should be signed by 

a person competent and having the power of attorney to legally bind 

the manufacturer; and 

(c)  the principal manufacturer/OEM should meet all the pre-qualification 

criteria without exemption. 

(iii)  For  commercially  off  the  shelf  (COTS)  items  with  clear  and  standard 

specifications, a valid dealership certificate will have to be submitted. 

 

8.5   Forms of bid & qualification information 

 

BRBNMPL's Standard Bidding Documents (SBD) along with the relevant forms for 

tender submission, Performance Bank Guarantee, Letter of Authority for attending bid 

opening, Manufacture's Authorization Form and Contract Form shall be enclosed. The 

tender should clearly define the qualification criteria based on which proposals will be 

considered as responsive. 

 

8.6  Terms & Conditions of the Contract 

 

The General conditions of contract (GCC) to be used for contracting for procurement 

along with Form of Contract are given in BRBNMPL's Standard Bidding Documents 

for procurement of goods. These terms and conditions are general and should be used 

unchanged with all types of contracts. 

 

Special  conditions  of  Contract  (SCC)  of  contract  may  be  included  in  the  tender 

documents,  depending  upon  the  need,  and  with  the  prior  approval  of  competent 

authority. The GCC / SCC shall also clearly specify the mode of procurement. The 

format  for  preparing  SCC  along  with  corresponding  cross  reference  with  GCC 

provision is available in this section. It is also indicated therein, the provisions in the 

SCC will supersede the corresponding provisions in the GCC. Clauses and Topics of 

GCC that indicate a possibility for variation in their provisions through SCC are listed 

for guidance in the SCC Proforma. 

 

 


background image

P a g e

 | 85 

 

 

8.7   Forms of Security 

 

Provisions of this Para would not be applicable to Tenders of Value up to Rupees One 

Lakh fifty thousand (Rs.1,50,000). 

 

8.7.1   Earnest Money Deposit 

 

Earnest  Money  Deposit  (EMD)  is  also  known  as  Bid  Security.  To  safeguard 

against a bidder's withdrawing/altering its bid during the bid validity period in the 

case of advertised or limited tender enquiry, EMD is to be obtained from all the 

bidders along with their bids. 

 

(i)  Amount of EMD should ordinarily be 2% of the estimated value of the goods 

or services to be procured rounded off to nearest thousands of Rupees. 

Depending on the type of goods or services to be procured, total value of 

procurement and urgency of requirement, the exact amount of EMD should 

be decided. In indigenous procurements, it may be capped at Rs 5 Lakhs 

for tenders up to Rs.10 Crores and 1% for the tender of more than Rs.10 

Crores, denominated in Indian Rupees. 

(ii)  The  tenderers  who  are  currently  registered  and,  will  continue  to  remain 

registered  during  the  tender  validity  period  with  Central  Purchase 

Organisation (CPO) or as a Micro and Small Enterprise (MSE) as defined 

in  MSEs  Order  2012  issued  by  Ministry  of  Micro,  Small  and  Medium 

Enterprises  (MSME)  or  as  a  Startup  as  recognised  by  Department  for 

Promotion of Industry and Internal Trade (DPIIT), may be exempted from 

payment  of  earnest  money  with  the  approval  of  competent  authority.  A 

tenderer  falling  in  these  categories  should  furnish  certified  copy  of  valid 

registration details (registration with CPO or as a MSE or as a Startup, as 

the case may be). 
Micro & Small Enterprises must attach Registration Certificate issued by 

DIC  /  KVIC  / KVIB  / Coir  Board  /  NSIC  / Directorate of  Handicrafts and 

Handlooms, or any other body specified by MSME for authentication such 

as Udyog Aadhaar Memorandum /  Acknowledgment. 

(iii)  The earnest money shall be furnished in one of the following forms: 

(a)  Account Payee Demand Draft from any scheduled commercial bank 

in India. 

(b)  Banker's cheque from any scheduled commercial bank in India 
(c)  Online Bank Transfer (Proof of online transfer should be submitted 

along with the tender papers and confirmed through F & A) 

(d)  Other Electronic Modes of Payment 

 

Debit Card powered by RuPay 

 

Unified Payments Interface (UPI) (BHIM-UPI) 

 

Unified  Payments  Interface  Quick  Response  Code  (UPI  QR 

Code) (BHIM-UPI QR Code) 


background image

P a g e

 | 86 

 

 

(e)  Bank  Guarantee  issued/confirmed  by  any  scheduled  commercial 

bank in India in the proforma given in Section XIII of SBD in case the 

amount  is  more  than  Rs.5  lakh  and  in  case  of  foreign  bidders  in 

GTE/ICB tenders (in equivalent foreign exchange amount) 

(iv)  The demand draft or banker's cheque shall be drawn on any commercial 

bank in India, in favour of the authority to be specified in SBD (NIT). In case 

of bank guarantee, the same is to be provided from any commercial bank 

in India as per the format specified under Section XIII in these documents. 

(v)  EMD  may  be  waived  with  CFA's  approval  in  case  of  Indigenization/ 

Development Tenders. 

(vi)  In case of separate PQB tender before floating Procurement Tenders, EMD 

may be taken only once from the successful Bidders and EMD may not be 

asked from  them  in  the  Procurement Tender  again. The  EMD  clause  in 

PQB tender should cover this aspect. 

(vii)  The EMD should remain valid for a period of 45 days beyond the final tender 

validity period. 

 

Forfeiture of Earnest Money Deposit 

 

EMD of a bidder will be forfeited, if the bidder withdraws or amends its tender or 

impairs or derogates from the tender in any respect within the period of validity 

of  its  tender.  Further,  if  the  successful  bidder  fails  to  furnish  the  required 

performance security within the specified period, its EMD will be forfeited. 

 

Refund of Earnest Money Deposit 

 

EMD furnished by all unsuccessful bidders should be returned to them without 

any  interest  whatsoever  within  15  days  of  determination  of  bidders  as 

unsuccessful after opening of Price Bid. 

 

The successful bidder’s bid security (EMD) can be adjusted against the SD or 

returned as per the terms of the tender document. The balance can be deducted 

from the supplier's bill/invoice before release of payment. Unlike Procurement of 

Works,  in  Procurement  of  Goods,  the  concept  of  taking  part  of  Performance 

Guarantee as money retained from first or progressive bills of the supplier is not 

acceptable. 

 

8.7.2   Performance Security 

 

In case of contracts for Works/Services and Capital equipment/Capital spares, 

in order to ensure due performance of the contract, Performance Security [also 

called Performance Bank Guarantee (PBG) and Security Deposit (SD)] is to be 

obtained from the successful bidder who has been awarded the contract. In case 

of contracts for Goods other than Capital equipment/Capital spares, the need for 

the Performance Security shall depend on the market conditions and commercial 

practices for the particular kind of goods. Performance Security is to be obtained 

from every successful bidder irrespective of its registration status etc. SD/PBG 

may  be  received  after  the  verification  by  AGM  (F&A)  /  designated  officer  in 


background image

P a g e

 | 87 

 

 

adherence with said terms and conditions. Performance Security should be for 

an amount of 10% of the value of the contract.  

 

Performance  Security  may  be  furnished  in  the  form  of  an  Account  Payee 

Demand Draft from any scheduled commercial bank in India or Bank Guarantee 

issued/confirmed by any scheduled commercial bank in India in an acceptable 

form  safeguarding  BRBNMPL's  interest  in  all  respects.  In  case  of  GTE/ICB 

tenders,  the  Performance  Security  should  be  in  the  same  currency  as  the 

contract and must conform to Uniform Rules for Demand Guarantees (URDG 

758). 

 

The successful bidder’s bid security (EMD) can be adjusted against the SD or 

returned as per the terms of the tender document. The balance can be deducted 

from the supplier's bill/invoice before release of payment. Unlike Procurement of 

Works,  in  Procurement  of  Goods,  the  concept  of  taking  part  of  Performance 

Guarantee as money retained from first or progressive bills of the supplier is not 

acceptable. 

 

Security is to be furnished by a specified date (generally 21 days after notification 

of the award) and it should remain valid for a period of 60 days beyond the date 

of completion of all contractual obligations of the contractor, including warranty 

obligations. Performance security is to be forfeited and credited to BRBNMPL's 

Account in the event of a breach of contract by the contractor, in terms of the 

relevant  contract.  Performance  Security  should  be  refunded  to  the  contractor 

without  any  interest,  whatsoever,  after  it  duly  performs  and  completes  the 

contract  in  all  respects  but  not  later  than  60  days  of  completion  of  all  such 

obligations under the contract. A model format of Bank Guarantee for obtaining 

Performance  Security  is  provided  at  Annexure  5:  Bank  Guarantee  for 

Performance Security

 

 

8.8   Publication of Tenders 

 

8.8.1   Media for Publicity 

 

Following  procedure  may  be  adopted  to  publish  various  types  of  tenders                           

for publication of tenders for different modes of procurement: 

 

Sl 

No 

Mode of 

Procurement 

Inter-

national 

News-

paper 

National 

News-

paper 

Local 

Verna

cular 

News-

paper 

Online 

Indian 

Trade 

Journal 

(ITJ) 

BRBNMPL 

Website 

Information 

to embassy 

ICB (see Note 1) 

Min 1 

Min. 2 

(1 English 

& 1 Hindi) 

Min. 1 

Yes 

Yes 

Yes 

NCB (see Note 2) 

(a) Between Rs.2.5 

- Rs.5 Lakhs 

No 

No 

Yes 

No 

Yes 

No 


background image

P a g e

 | 88 

 

 

Sl 

No 

Mode of 

Procurement 

Inter-

national 

News-

paper 

National 

News-

paper 

Local 

Verna

cular 

News-

paper 

Online 

Indian 

Trade 

Journal 

(ITJ) 

BRBNMPL 

Website 

Information 

to embassy 

(b)  Between Rs.5 - 

Rs.25 Lakhs 

No 

Yes 

Yes 

No 

Yes 

No 

(c)  Above Rs.25 

Lakhs 

No 

Min. 2 

(1 English 

& 1 Hindi)

 

Min. 1 

Yes 

Yes 

No 

Invitation to EOI 

No 

Min.2 

(1 English 

& 1 Hindi)

 

Min.1 

Yes 

Yes 

No 

Limited Tendering 

(see Note 3) 

No 

No 

No 

No 

Yes 

No 

 

Note 1: ICB tenders should also be published in International press at least 6 

weeks  prior  to  the  deadline  of  submission  of  bids,  in  addition  to  national 

newspaper(s) of wide circulation. Copies of the tender enquiry may be sent to 

the  Indian  embassies  abroad  as  well  as  the  foreign  embassies  in  India.  The 

selection  of  embassies  would  depend  on  the  possibility  of  availability  of  the 

required goods/services in such countries. 
Note 2: In NCB, in addition to publication of advertisements, notices may be sent 

by Registered Mail / Reliable Courier / Other Recorded Method to BRBNMPL's 

registered vendors of the item / category and also to past successful suppliers, 

drawing their attention to the NCB. 
Note  3:  In  limited  tendering,  direct  written  enquiries  along  with  detailed 

specifications  of  requirements  should  be  sent  by  Registered  Mail/  Reliable 

Courier / Other Recorded Method to BRBNMPL registered bidders without open 

advertisement. To avoid situations where some of selected prospective bidders 

may not receive the Bid-Documents by post/courier, the Tender Notice may also 

be put up on website with a note that: 
 

"This notice is being published only as an abundant precaution and is not an 

open invitation to quote in the Tender. Participation in this tender is by invitation 

only and is limited to the selected BRBNMPL's Registered Bidders for the item, 

who have been sent this Tender by Post/ Courier. Unsolicited offers are liable to 

be ignored.

 

Note  4:  It  is  mandatory  to  upload  all  tender  enquiries  above  Rs.2.5  lakhs, 

corrigenda thereon and details of bid awards on the Company's website. These 

instructions apply to all Tender Enquiries, Requests for Proposals, Requests for 

Expressions  of  Interest,  Notice  for  Pre-Qualification/Registration  or  any  other 

notice inviting bids or proposals in any form whether they are advertised, issued 

to limited number of parties or to a single party. These instructions would not 

apply to Purchase of goods without quotations or Purchase of goods by purchase 

committee.  


background image

P a g e

 | 89 

 

 

Individual cases where confidentiality is required, for reasons of national security, 

would be exempted from the mandatory uploading requirement. The decisions 

to exempt any case on the said grounds should be approved by the CFA. 

 

8.8.2  Guidelines for Publicity 

 

Following  guidelines  may  be  followed  by  the  officer  inviting  tender,  regarding 

publicity of tenders: 

 

(i)  In  addition  to  publication  of  advertisements,  attention  of  known  reputed 

suppliers, BRBNMPL registered vendors and also past/ current successful 

suppliers may also be drawn wherever possible. 

(ii)  Request for release of advertisement should be sent well in advance so 

that adequate time is available for release through press. 

(iii)  Newspapers cuttings in each case should be collected and kept on record 

as a proof of publicity actually achieved as far as possible. 

(iv)  Full details of the dates on which advertisement have actually appeared in 

the  Newspapers  should  be  indicated  while  sending  cases  to  higher 

authorities 

(v)  Wherever  applicable,  for  publication  of  tender  notices  in  national 

newspaper,  widely  circulated  publication  in  English  and  Hindi  shall  be 

chosen, preferably also having a local edition, with circulation of over two 

Lakh copies or the one amongst top 7 newspapers by circulation (as per 

the latest available NRS/ IRS survey) 

(vi)  Depending  on  the  target  vendors,  local/vernacular  newspapers  with 

circulation of over one Lakh copies or one amongst top three newspapers 

by  circulation  (as  per  the  latest  available  NRS/  IRS  survey)  shall  be 

selected. 

(vii)  Selection of Newspaper may be reviewed every 3 years. 
(viii)  Print out of the tenders published in the website shall be kept in the file and 

also shown to TEC. 

 

8.8.3   Economy in Publicity 

 

For economy in cost, following guidelines should be kept in view: 

 

(i)  As far as possible, combined tender notice may be issued for all the works 

to be awarded around the same time. 

(ii)  The official designation and address of the relevant officers should not to 

be repeated at the end. 

(iii)  Based on media consumption for the last three years, media buying for the 

entire year should also be initiated. 

(iv)  Advertisement  in  newspapers  may  be  brief  and  shall  give  reference  to 

BRBNMPL website. 


background image

P a g e

 | 90 

 

 

(v)  The cost of publication of Newspaper advertisements should not exceed 

2%  of  the  estimated  value  of  the  tender  (NCB/ICB).  If  the  cost  of 

advertisement exceeds 2% of estimated tender value, then, approval of the 

Managing Director shall have to be obtained. Efforts should be made to 

combine newspaper advertisements for multiple tenders in order to reduce 

cost. 

 

8.9   Tender Submission & Bid Opening  

 

8.9.1  Receipt & Custody of Tenders 

 

Following key guidelines shall be followed for receipt and custody of bids: 

 

(i)  Receipt  and  custody  of  bids  shall  be  done  in  a  transparent  manner  to 

maintain credibility of the process. 

(ii)  Materials Management Division shall maintain a Tender Box for receiving 

the  bids  and  the  box  should  be  locked  by  officers  and  other  authorized 

personnel nominated by the Competent Authority.  

(iii)  The location of Tender Box should be such as to facilitate easy access to 

bidders 

(iv)  For oversized bids which cannot be dropped into Tender Boxes, the officials 

authorized to receive the bid shall provide a receipt signed by them with 

date and time to the bearer of the bid. 

(v)  Bids received by courier shall be deposited in tender box by the Dispatch 

section till the date & time of bid opening, 

(vi)  In cases where the tender is required to be submitted by hand, it may be 

ensured  that  the  names  and  designation  of  at  least  two  officers  are 

mentioned  in  the  bid  documents.  The  information  about  these  officers 

should be displayed at the entrance reception of the premises where the 

tenders are to be deposited so as to ensure convenient approach for the 

bidders. 

(vii)  Bulky tenders which cannot be dropped in the Tender Box can be accepted 

by  Dispatch  section.  While  taking  delivery  of  such  bulky  tender(s),  the 

officer who receives the tender(s), will sign on the cover; duly indicating the 

date and time of receipt of the tender(s). 

 

8.9.2   Procedures to be followed during Bid Opening 

 

(i)  The Committee will meet  on suitable days fixed by the units. In case of 

holiday, the committee will meet on the next working day. 

(ii)  Bid  Opening  Committee  should  Collect  Bids  from  Tender  Box  kept  at 

security gate at prescheduled time 

(iii)  The  BOC  will  prepare  a  list  of  the  representatives  attending  the  tender 

opening and obtain their signatures on the same. The list will also contain 


background image

P a g e

 | 91 

 

 

the  representatives'  names  and  the  corresponding  bidders'  names  & 

addresses and the authority letters brought by the representatives. This list 

will also be signed by BOC members with date & time. 

(iv)  BOC should ensure the bid envelopes are duly sealed and untampered. 

Before opening each bid, envelop should be held up for all participants, to 

see that it is in sealed and untampered condition. 

(v)  All the tenders received on time shall be opened in the presence of Bid 

Opening Committee and the tenderers or their authorized representatives 

(who  have  submitted  regular  tenders)  at  the  prescribed  time,  date  and 

place.  The  authorized  representatives,  who  intend  to  attend  the  tender 

opening, are to bring with them letters of authority from the corresponding 

tenderers. Key role and mandate of Bid Opening committee is detailed at 

Para 3.3.1, which may be strictly followed, 

(vi)  Ensure  all  mandatory  requirements  (e.g.  EMD,  specific  supporting 

documents etc.) as specified in the bid-documents are fulfilled. 

(vii)  The  Bid  Opening  Committee  is  to  announce  the  salient  features  of  the 

tenders like description and specification of the goods, quoted price, terms 

of delivery, delivery period, discount if any, whether EMD furnished or not 

and  any  other  special  feature  of  the  tender  for  the  information  of  the 

representatives attending the tender opening. 

(viii)  After opening, every tender shall be numbered serially (say 3/14 – if it is the 

third bid out of 14 total), initialled and dated on the first and last pages and 

any other relevant pages, by the Bid Opening Committee. Each page of the 

price  schedule  or  letter  attached  to  it  shall  also  be  initialled  with  date, 

particularly the prices, delivery period etc., which shall also be circled and 

initialled with date. Any other page containing significant information should 

also  be  dealt  with  similarly.  Blank  tenders,  if  any,  should  be  marked 

accordingly by the tender opening officials. 

(ix)  The original (and duplicate, if any) copies in a tender set are to be marked 

accordingly by the tender opening panel. 

(x)  Alterations / overwriting / use of whitener / columns left unfilled in tenders, 

if any, made by the tenderers, shall be initialled with date & time by the 

officials opening the tenders to make it perfectly clear that such alterations 

were present on the tenders at the time of opening. Wherever any erasing 

or cutting is observed, the substituted words should also be encircled and 

initialled with date & time to make clear that such erasing/ cutting of the 

original entry was present on the tender at the time of opening. 

(xi)  An on-the-spot report containing the names of the tenderers (serial number 

wise) salient features of the tenders, as read out during public opening of 

tenders will be prepared by the tender opening officers duly signed by them 

with date & time. 

(xii)  The  tenders,  which  have  been  opened,  the  list  of  the  representatives 

attending the tender opening and the on-the spot report are to be handed 

over to the nominated purchase officer and acknowledgement obtained for 

the same. 


background image

P a g e

 | 92 

 

 

(xiii)  Money documents should be handed over to AM (F&A) / DM(F&A) for safe 

custody and monitoring as per Para 10.17.8. 

(xiv)  In case of samples which accompany the bid, proper codification needs to 

be done on samples as well 

(xv)  Prescribed format for letter of authority for attending bid opening is given in 

Annexure 7: Letter of Authority for attending a Bid Opening

(xvi)  Prescribed format for bid opening attendance sheet is given in Annexure 8: 

Bid Opening Attendance Sheet 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 93 

 

 

Chapter 9: Payment Terms and Price Variations 

 

9.1  Payment Terms and Price Variations 

 

The elements of price included in the quotation of a bidder depend on the nature of 

the  payment  terms.  It  is,  therefore,  necessary  that,  the  tender  documents  should 

clearly specify the terms of payment to enable the bidders to frame their quotations 

properly in a meaningful manner. 

 

(i)  Where  the  price  has  several  components  like  price  of  the  goods,  costs  for 

installation & commission, operators' training etc. the bidders should be asked to 

furnish  the  cost  break-up  indicating  the  applicable  prices  for  each  such 

component along with the overall price. The payment schedule & terms will be 

linked to this cost break-up. Refer Para 9.8 and 9.10. 

(ii)  Milestones  for  partial  payment  should  be  clearly  defined  in  case  of  annual 

contracts of large value, and the same shall be clearly specified in the tender 

documents. 

(iii)  The tender documents should also specify the currency in which the tenders are 

to be priced. 

(iv)  Unless  otherwise  specified,  usual  payment  term  is  100%  on  receipt  and 

acceptance of goods by the Materials Management Division and on production 

of all required documents by the supplier. 

(v)  As far as possible, the payment terms and the schedule given therein should be 

adhered  to.  Any  foreseen  payment  delays  should  be  communicated  to  the 

suppliers in advance. 

(vi)  Release  of  payment  and  settlement  of  final  bill  will  be  done  only  after  the 

concurrence of DGM (F & A) & DGM (MMD) or any other designated officer in 

his absence. 

 

9.2  Firm Price vis-à-vis Variable Price 

 

(i)  For  short  term  contracts  where  delivery  period  does  not  extend  beyond  18 

months,  contract  should  normally  be  concluded  with  firm  and  fixed  price  by 

inviting tenders accordingly. 

(ii)  However even for shorter deliveries Price Variation clause may be stipulated for 

items with non-ferrous and other Raw Materials prone to short term price volatility 

especially for critical or High Value Items otherwise there is a possibility of failure 

of contract or the purchaser having to pay more prices in a situation of fall in 

prices. 

(iii)  For High Value (more than Rs.3 Crore) Tenders with deliveries longer than 18 

months a Price Variation Clause may be provided to protect Purchaser's interests 

also. 


background image

P a g e

 | 94 

 

 

(iv)  Where it is decided to conclude the contract with variable price, an appropriate 

clause incorporating, inter-alia, suitable price variation formula should also be 

provided in the tender documents. In the price variation clause, the price agreed 

upon should specify the base date viz., the month and year to which the price is 

linked, to enable variations being calculated with reference to the price indices 

prevailing in that month and year. 

(v)  A formula for calculation of price variation that has taken place between the base 

level  and  the  scheduled  delivery  date  is  to  be  included  in  the  price  variation 

clause. The variations are to be calculated periodically by using indices published 

by Governments/ Chamber of Commerce/ London Metal Exchange (LME)/ any 

other neutral and fair sources of Indices. Suitable weights are to be assigned to 

the applicable elements viz., fixed overheads & profits, material and labour in the 

price variation formula. If the production of the goods needs more than one raw 

material, then the input cost of material may be further sub-divided for different 

categories of material, for which cost indices are published. 

(vi)  The price variation formula is also to stipulate a minimum percentage of variation 

of the contract price, only above which the price variation will be admissible (e.g., 

where the resultant increase is lower than, say, 2% of the contract price, no price 

adjustment will be made in favour of the supplier). 

(vii)  The  Price  Variation  Clause  should  provide  for  a  ceiling  on  price  variations, 

particularly where escalations are involved. It could be a percentage per annum 

or an overall ceiling or both. In cases of highly volatile indices like Non-ferrous 

etc.,  this  upper  limit  may  be  dispensed  with  the  approval  of  CFA.  The  buyer 

should ensure a provision in the contract for benefit of any reduction in the price 

in terms of the Price Variation Clause being passed on to him. An illustrative PV 

clause is placed at Annexure 27: Formula for Price Variation Clause

(viii)  The  Raw  Materials  used  in  manufacture  of  stores  are  procured  some  weeks 

before its submission for inspection. This period is called the Time Lag for Price 

Variation.  It  applies  both  for  Base  Date  and  Date  of  Supply.  This  should  be 

stipulated in the Price Variation Clause as is done in Annexure 27: Formula for 

Price Variation Clause

(ix)  Where  advance  or  stage  payments  are  made,  there  should  be  a  further 

stipulation that no price variations will be admissible on such portions of the price, 

after the dates of such payment. 

(x)  Where deliveries are accepted beyond the scheduled Delivery Date subject to 

levy of liquidated damages as provided in the Contract, the liquidated damages 

(if a  percentage  of  the  price)  will  be  applicable on  the  price  as  varied  by  the 

operation of the Price Variation Clause. 

(xi)  No  upward  price  variation  will  be  admissible  beyond  the  original  Scheduled 

Delivery Date for defaults on the part of the supplier. However downward price 

variation would be availed by the purchaser as per the Denial Clause in the letter 

of extension of DP. 

(xii)  In  respect  of  contracts  providing  for  price  variation,  care  should  be  taken  to 

finalize price before final payment is made, after obtaining necessary data and 

documents in support of claims for escalation, if any. Where no such claims are 


background image

P a g e

 | 95 

 

 

submitted by the Suppliers, it  would need to be examined whether there has 

been downward trend in the cost which forms the basis of variation as per the 

formula incorporated in the contract such as price of input material like steel, non-

ferrous  metals  etc.  At  any  rate  undertaking  should  be  obtained  from  the 

contractor to the following effect. In case it becomes necessary to make final 

payment before they have submitted required data / documents related to price 

variation clause. 
“It is certified that there has been no decrease in the price of Price Variation 

Indices and in the event of any decrease of such indices during the currency of 

this  contract  we  shall  promptly  notify  the  same  to  the  purchaser  and  offer 

requisite reduction in the contract rate ". 

(xiii)  Notwithstanding the above formalities, it should be appreciated that it is in the 

interest  of  the  purchaser  to  be  vigilant  about  downward  variation  and  it  is 

therefore the basic responsibility of the purchase officers to make sure that the 

benefits of downward variation, wherever the same occurs are fully availed of. 

 

9.3  Exchange Rate Variation (ERV) 

 

In  case  of  delivery  period  exceeding  one  year  from  the  date  of  contract  involving 

substantial import content, foreign exchange variation clause needs to be provided. 

The offer of the tenderer should indicate import content and the currency used for 

calculating  import  content.  Base  Exchange  rate  of  each  major  currency  used  for 

calculating  FE  content  of  the  contract  should  be  indicated.  The  base  date  of ERV 

would be contract date and variation on the base date can be given up to the midpoint 

manufacture, unless firm has already indicated the time schedule within which material 

will be imported by the firm. In case delivery period is refixed / extended, ERV will not 

be admissible, if this is due to default of the supplier. 

 

9.3.1   Documents for claiming ERV: 

 

(i)  A bill of ERV claim enclosing working sheet 
(ii)  Banker's  Certificate/debit  advice  detailing  F.E.  paid  and  exchange  rate 

prevailing on the date as applicable. 

(iii)  Copies of import order placed on supplier 
(iv)  Invoice of supplier for the relevant import order 
 

9.4  Statutory Duties and Taxes on Domestic Goods 

 

(i)  The  duties  and  taxes  including  Goods  and  Services  Tax  levied  by  the 

Government on domestic goods vary from product to product. 

(ii)  As  a general  policy,  the  statutory  variations  in  such  duties  &  taxes  are  to  be 

allowed during the period from the date of tender to the date of acceptance of 

the tender (i.e. placement of contract) and during the original/ re-fixed delivery 

period  of  the  contract  so  that  both  the  supplier  and  BRBNMPL  are  equally 

compensated  for  rise  or  fall  in  the  prices  of  the  goods  on  account  of  such 


background image

P a g e

 | 96 

 

 

statutory  variations.  (Note:  Re-fixed  delivery  period  means  the  fresh  delivery 

period which is arrived at by recasting the  original contractual delivery period 

after taking care of the lost period, for which the supplier was not responsible.) 

(iii)  In the tender enquiry conditions, the tenderers, wherever applicable, should be 

asked to specifically state in their offer whether they intend to ask for the duties 

and taxes as extra over and above the prices being quoted. In the absence of 

any indication to this effect by the tenderers, it is to be assumed that the prices 

quoted include these elements and no claim for the same or statutory variations 

thereon will be entertained after opening of tenders and during the currency of 

the resultant contract. 

(iv)  However,  where  the  Tenderer  in  its  quotation  mentions  that  the  prices  are 

exclusive of statutory duties & taxes and the same will be payable extra, this 

condition should be incorporated in the resultant contract in dear terms. 

(v)  Sometimes,  the  Tenderer,  in  its  tender  mentions  that  its  quotation  includes 

current rates of taxes and duties as applicable and statutory variations, if any at 

the time of supply will be applicable. This condition may be acceptable. However, 

correctness of the taxes and duties quoted by a Tenderer as applicable during 

that  period  is  to  be  verified  while  considering  its  tender.  Also,  only  statutory 

variations, and not any other type of variations are allowed. 

(vi)  Goods and Services Tax is not leviable on transactions of sale in the course of 

import. Categories of cases constituting sale in course of Import are: - 
a.  Where  the  movement  of  goods  from  the  foreign  country  to  India  is 

occasioned directly as a result of the sale. 

b.  Where  the  Indian  supplier  acts  as  an  authorized  Dealer/Distributor/ 

Representative of the foreign manufacturer in the agreement of the sale. 

 

9.5  Duties, taxes and other levies of Local bodies 

 

(i)  In  case,  the  goods  supplied  against  contracts  placed  by  BRBNMPL  are 

exempted  from  levy  of  duties,  taxes  and  other  Levies  of  Local  bodies,  the 

suppliers should be informed accordingly by incorporating suitable instructions in 

the tender enquiry document and in the resultant contract. Wherever required, 

the  suppliers  should  obtain  the  exemption  certificate  from  the  Materials 

Management Division to avoid payment of such levies and taxes. 

(ii)  In  case,  where  such  payments  are  not  exempted  (in  spite  of  exemption 

certificate), the supplier should make the payment to avoid delay in supplies and 

forward  the  receipt  of  the  same  to  the  Materials  Management  Division  for 

reimbursement and, also, for further necessary action. 

 

9.6   Custom Duty on Imported Goods 

 

(i)  In respect of imported goods, the tenderers shall also specify separately the total 

amount of custom duty included in the quoted price. The tenderers should also 

indicate correctly the rate of custom duty applicable for the goods in question and 

the corresponding Indian Customs Tariff Number. 


background image

P a g e

 | 97 

 

 

(ii)  Where customs duty is payable, the contract should clearly stipulate the quantum 

of duty payable etc. in unambiguous terms. The standard clauses to be utilized 

for this purpose are to be incorporated in the tender enquiry documents. 

 

9.7   Duties / Taxes on Raw Materials 

 

BRBNMPL is not liable for any claim from the supplier on account of fresh imposition 

and/or increase (including statutory increase) of  Customs duty, Goods and Services 

Tax or any other similar duties and taxes on raw materials and/or components used 

directly in the manufacture of the contracted goods taking place during the pendency 

of the contract, unless such liability is specifically agreed to in terms of the contract. A 

clause to this effect should also form a part of the tender documents 

 

9.8   Terms of Payment for Domestic Goods 

 

(i)  Where  the  terms  of  delivery  is  FOR  dispatching  Station,  the  payment  terms 

depending on the value and nature of the goods, mode of transportation etc. 

maybe  60%  to  90%  on  proof  of  dispatch  and  other  related  documents  and 

balance on receipt at site and acceptance by the consignee (Stores section). 

(ii)  Where the terms of delivery is delivery at site/FOR destination, usual payment 

term  is  100%  on  receipt  and  acceptance  of  goods  by  the  consignee  (Stores 

section) and on production of all required documents by the supplier. 

(iii)  Where goods to be supplied also need installation and commissioning by the 

supplier, the payment terms are generally as under: 
a.  For a contract with terms of delivery as FOR dispatching station 

i. 

60% on proof of dispatch along with other specified documents 

ii. 

30% on receipt of the goods at site by the consignee (Stores section) 

and balance 

iii.  10%  on  successful  installation  and  commissioning  and  final 

acceptance by the consignee (User department). 

b.  For a contract with terms of delivery as Delivery at site / FOR destination 

i. 

90% on receipt and acceptance of goods by the consignee (Stores 

section) at destination and on production of all required documents by 

the supplier 

ii. 

10%  on  successful  installation  and  commissioning  and  final 

acceptance by the consignee (User department). 

 

Note: Generally, (especially for goods requiring installation and commissioning 

at  site  by  the  supplier),  the  desirable terms of  delivery  are  FOR destination / 

Delivery at site, so that the supplier remains responsible for safe arrival of the 

ordered goods at the site. Therefore, unless otherwise decided, Ex-works or FOR 

dispatching station terms should be avoided. 

 


background image

P a g e

 | 98 

 

 

9.9   Modes of Payment for Domestic Goods 

 

Payments to suppliers are usually made by account payee cheque or through ECS 

only. In case any other mode of payment is to be decided, concurrence should be 

sought  from  the  Finance  and  Accounts  Department  before  contracting.  Gradually, 

efforts may be made so that all payments should eventually shift to ECS payments. 

 

9.10  Terms of Payment for Imported Goods 

 

The  usual  payment  terms,  unless  otherwise  directed  by  Competent  Authority,  are 

indicated below: 
(i)  Cases where Installation, Erection and Commissioning (if applicable) 

are not the 

responsibility of the supplier - 90% net FOB/FAS/CFR/CIF/CIP price is to be 

paid  against  invoice,  shipping  documents,  inspection  certificate  (wherever 

applicable), manufacturers' test certificate, etc. and balance 10% on receipt of 

goods and after its suitability is ascertained by the consignee (User department). 

(ii)  Cases where Installation, Erection and Commissioning are the responsibility of 

the supplier - 80% to 90% net FOB/FAS/CFR/CIF/CIP price will be paid against 

invoice, inspection certificate (where applicable), shipping documents etc. and 

balance within 21 - 30 days of successful installation and commissioning at the 

consignee's premises and final acceptance by the consignee (User department). 

(iii)  The amount of LC should be equal to total amount and be released as per the 

clauses mentioned above. 

(iv)  For revenue purchases, payment should be made on receipt of the material and 

post inspection. However, if the goods are procured under manufacturer's own 

quality certification, inspection is not required. In FOB cases, payment needs to 

be made on receipt of invoice, inspection certificate (where applicable), shipping 

documents etc. 

 

9.11  Modes of Payment for Imported Goods 

 

It should be ensured that the imports into India are in conformity with the Export Import 

Policy  in  force,  FEMA  (Current  Account  Transactions)  Rules,  2000  framed  by 

Government of India vide Notification No G.S.R. 381(E) dated 03 May 2000 and the 

directions issued by Reserve Bank of India under Foreign Exchange Management Act 

(FEMA) from time to time. 

 

Normal banking procedures shall be followed and provisions of Uniform Customs and 

Practices for Documentary Credits (UCP) should be adhered to while opening Letters 

of Credit for import into India. 

 

A.    Letter of Credit (LC) 

 

9.11.1  What is an LC 

 

A letter of credit is a written understanding given by the buyer's bank (the issuing 

bank)  on  behalf  of  and  at  the  request  of  its  customer  (the  applicant)  routed 


background image

P a g e

 | 99 

 

 

through the agency of a bank in the seller's country (advising bank) to the seller 

that it (issuing bank) guarantees to pay the seller for the goods within a specified 

time  provided  that  the  conditions  laid  down  in  documentary  credit  are  fully 

satisfied, 

   

9.11.2  Reasons for using LC 

 

In international trade, buyer and seller being located in different countries may 

not know each other well. The two countries will have different legal systems, 

currencies, trade and exchange regulations. Due to this fact both the Buyer and 

Seller,  need  some  conditions  to  be fulfilled,  to  suit  their  requirements, before 

releasing the payments and goods respectively. The buyer and seller want the 

following: - 

 

(i)  Seller would want: - 

 

(a)  To be paid as soon as he ships the goods 

(b)  An assurance that he will be paid by the buyer or his bank as per 

contractual obligations. 

(c)  Convenience of receiving payments in his own country. 

 

(ii)  Buyer would want: - 

 

(a)  To pay for the goods only after they are shipped by the seller. 

(b)  An assurance that seller will ship the goods ordered for and deliver 

them in time 

 

For  suppliers  having  more  than  three  years  of  relationship  with  BRBNMPL, 

procurement department should make efforts to avoid payment through LC. As 

a policy LC should be used only in procurements instances where it cannot be 

avoided. 

 

9.11.3  Forms of LC used in BRBNMPL 

 

Forms of LC used in BRBNMPL are enumerated below: - 

 

9.11.3.1 Irrevocable letter of credit 

 

When  the  issuing  Bank  gives  a  definite,  absolute  and  irrevocable 

undertaking to honour its obligations provided the beneficiary complies with 

all the terms and conditions such a credit is known as an irrevocable letter 

of credit. That means that the letter of credit cannot be amended, cancelled 

or revoked without the consent of the parties to the letter of credit. This 

gives the beneficiary definite protection. 

 

9.11.3.2 Revolving letter of credit 

 

In  such  credits,  the  amount  is  restored, after  it has  been  utilized,  to  the 

original amount. Such credits are used when the buyer is to receive partial 


background image

P a g e

 | 100 

 

 

shipment  of  goods  at  specific  intervals  for  a  long  duration.  It  can  be 

cumulative or non-cumulative in nature. It avoids opening letter of credit for 

each and every consignment. For procurement of goods such as security 

paper or raw material where there is staggered supply, the payment can be 

done using revolving letter of Credit. 

 

9.11.4   Payment through letter of credit 

 

The letter of credit mechanism works as follow: - 

 

(i)  The issuing bank is requested to open an LC 
(ii)  Issuing Bank conveys LC through Advising bank 
(iii)  Advising bank advises the credit to beneficiary 
(iv)  Beneficiary  after  complying  with  terms  and  conditions  against  stipulated 

documents gets the value either from the Advising bank or Nominated bank 

as per the terms of LC. 

(v)  After passing on the value, negotiating Bank claims reimbursement from 

the opening Bank or nominated bank as per the terms of LC. 

(vi)  Ultimately opening Bank recovers the amount from the applicant. It is the 

definite commitment of Opening Bank to reimburse to the negotiating bank 

whether applicant provides the value of negotiation or not. 

 

9.11.5   Essential Elements of LC 

 

Following essential elements are to be clearly stipulated while opening LC: - 

 

(i)  Type of LC 
(ii)  Name and address of applicant and beneficiary 
(iii)  Amount of credit and currency 
(iv)  Validity of LC 
(v)  Latest shipment date (delivery date as per contract) 
(vi)  Basis of delivery (FOB/FCA/CIF/) 
(vii)  Contract No. and date 
(viii)  Shipment from ….. To ……….  

 

(ix)  Consignee and ultimate Consignee 
(x)  Part shipment allowed/not allowed 
(xi)  Documents  required  to  be  produced  by  the  beneficiary  for  release  of 

payment from LC 

(xii)  LD Clause 
(xiii)  Any other special instructions 
 

 


background image

P a g e

 | 101 

 

 

9.11.6   Documents to be provided by the Seller 

 

Paid shipping documents are provided to the Bank by the Supplier as proof of 

dispatching goods as per contractual terms so that the supplier gets his payment 

from  LC.  The  Bank  forwards  these  documents  to  the  Buyer  for  getting  the 

goods/stores released from Port/Airport. Documents include: - 

 

(i)  Clean on Board Airway Bill/Bill of Lading (B/L) 

(ii)  Original Invoice 

(iii)  Packing List 

(iv)  Certificate of Origin from Seller's Chamber of Commerce 

(v)  Certificate of Quality and current manufacture from OEM 

(vi)  Dangerous Cargo Certificate, if any. 

(vii)  Insurance Policy of 110% if CIP/CIF contract. 

(viii)  Performance Bond/Warranty Certificate 

(ix)  Authenticated  signature  of  the  supplier  or  his  authorized  representative 

should be available with the bank and verified by them before releasing LC 

payment. 

 

9.11.7   Extension of LC 

 

Following points should be checked before initiating the case for extension of LC:  

 

(i)  Extension of delivery date in the contract and corresponding amendment in 

LC for latest date of shipment. 

(ii)   Performance Bank Guarantee (PBG) extension. 
(iii)  Onus of charges for LC extension. 
 

9.11.8   Amount of LC 

 

The payment using LC should follow the clauses as mentioned in Para 9.8 and 

9.10 above. 

 

B.   Direct Bank Transfer (DBT) 

 

9.11.9   Documents Needed for DBT 

 

A transferable credit is a credit under which the Beneficiary may request the bank 

authorized to pay, incur a deferred payment undertaking, accept or negotiate or 

in the case of a freely negotiable credit, the bank specifically authorized in the 

credit as a transferring bank to make the credit available in whole or in part to 

one or more than one beneficiaries. Direct Bank Transfer shows high degree of 

trust between parties. It should be ensured that the payment is released only 

after receipt of the following: - 

 


background image

P a g e

 | 102 

 

 

(i)  Clean on Board Airway Bill/Bill of Landing

2

 (B/L) 

(ii)  Original Invoice 
(iii)  Packing List 
(iv)  Certificate of Origin from Seller's Chamber of Commerce 
(v)  Certificate of Quality and current manufacture from OEM 
(vi)  Dangerous Cargo Certificate, if any. 
(vii)  Insurance Policy of 110% if CIP / CIF contract. 
(viii)  Performance Bond / Warranty Certificate 
(ix)  Authenticated  signature  of  the  supplier  or  his  authorized  representative 

should be available with the bank and verified by them before releasing LC 

payment. 

For  contracts  below  USD  50,000.00,  DBT  payment  terms  should  be  insisted 

upon. 

 

9.11.10  Specified time limit and Delivery Schedule for Imports 

 

The normal delivery schedule for spares procurement should be as follows: 

 

LC Payments: Six months from the date of signing of contract which will include: 

 

(i)  Obtaining export license and giving notification of readiness for opening of 

LC by seller - 45 days. 

(ii)  Obtaining Foreign Exchange Release and opening of LC through CDA by 

buyer - 45 days 

(iii)  Validity period of LC - 90 days. The LC will be opened three months prior 

to the expiry of delivery period only. 

(iv)  In case the spares under procurement are in large quantity or their technical 

production cycle is long as specified by the seller in the RFP, then the LC 

shall be opened for more than one quarter as agreed by the TPC 

 

DBT Payments: Preferably within three months of signing of the contract 

 

 

9.11.11 Payment of Air Freight Charges 

 

Goods  that  are  required  to  be  air  lifted  are  to  be  dispatched  through  Air 

India/Indian Airlines / IATA approved airlines only on a 'Charge forward basis'. 

All air freight charges, which are shown on the relevant consignment note as 

chargeable to the consignee, are to be paid in Rupees. 

 

                                                 

2

 A bill of lading is a document issued by a Shipping Lines to a consignor, acknowledging that specified goods 

have been received on board as cargo for conveyance to a named place for delivery to the consignee who is usually 
identified.  


background image

P a g e

 | 103 

 

 

9.12  Advance Payment to Suppliers 

 

(i)  Ordinarily, payments for goods should be released to the supplier only after the 

supplies are made and services have been rendered. However, it may become 

necessary to make advance payments in the following types of cases: 
a.  Advance Payments in case of Development and Indigenization Contracts. 
b.  Advance payment demanded by firms holding maintenance contracts for 

servicing of Air-conditioners, computers, other costly equipment. etc. 

c.  Advance payment demanded by firms against fabrication contracts, turn-

key contracts etc. 

d.  Advance payments may be admissible in cases of direct contracting. 
e.  In exceptional cases where suppliers insist on full / partial advance for PAC 

items  or  in  case  of  new  suppliers  who  insist  on  full  /  partial  advance, 

advance payments up to 100% can be made against proforma invoice with 

due approval of CFA on case to case basis. 

(ii)  The  specific  terms  of  advance  payment  must  be  included  in  the  tender 

documents 

(iii)  While making any advance payment as above, adequate safeguards in the form 

of a bank guarantee, and so on, should be obtained from the firm. Further, such 

advance payments should generally be interest bearing and a uniform rate of 

interest @ 10% should be considered. Hence, bank guarantee @ 110% of the 

advance payment should be obtained. 

(iv)  If it is decided to provide advance payment, only a minimum reasonable amount 

should be incorporated upfront in RFP up to the 15% of the contract value or in 

case  of  maintenance  contract,  the  amount  should  not  exceed  the  amount 

payable for six months under the contract; against Bank Guarantee. Advance 

exceeding 15% would require approval of MD & GM/GM (I/C)/CFO but should in 

no case exceed 30%. 

(v)  The Advance Payment should be adjusted in full, wherever possible/ set-off pro-

rata  against  the  successive  payments  due  to  the  supplier  as  per  the  Clause 

incorporated in the Tender. 

(vi)  Where advance or stage payments are made, no price variations, if stipulated in 

the contract will be admissible on such portions of the price, after the dates of 

such payment. 

 

9.13  Intermediate Payments 

 

Intermediate payment should normally not be agreed to except in case of Fabrication 

contract,  Turn-key  Contracts  or  Development  and  Indigenization  contract  where 

strong  justification  exists  for  the  same.  If  it  is  found  justified  to  allow  intermediate 

payments in such contracts, this should be brought out in the Tender Documents. The 

intermediary payments, if any, should be spread over the period of execution of the 

projects/contract and made in suitable instalments keeping in view various stages of 


background image

P a g e

 | 104 

 

 

development/manufacture. These stages should be pre-determined and it should be 

ensured that the payments made are in consonance with work actually performed by 

the firm/contractor and linked to verifiable milestones viz. Preliminary Design Reviews, 

Detailed Design Review, purchase of raw materials and realization of prototype etc. 

The quantum of payment will generally not exceed 50% of the estimated expenditure 

incurred by the contractor up to that stage. About 20 to 25% amount as last instalment 

should  be  released  only  after  the  completion  of  the  project  or  rendering  of  the 

services/supplies to the entire satisfaction of the authority placing the order. 

 

9.14  Documents for Payment 

 

(i)  The documents, which are needed from the supplier for release of payment, are 

to be clearly specified in the contract. 

(ii)  The paying authority is also to verify the documents received from the supplier 

with corresponding stipulations made in the contract before releasing payment. 

(iii)  While claiming payment, the supplier is also to certify in the bill that the payment 

being claimed is strictly in terms of the contract and all the obligations on the part 

of the supplier for claiming this payment have been fulfilled as required under the 

contract. 

(iv)  There should also be a suitable provision for verification of the authenticity of the 

person signing the invoice etc. for claiming the payment. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 105 

 

 

Chapter 10: Tender Evaluation and Award of Contract 

 

10.1  Tender Evaluation 

 

In any purchase decision, the core issues to be decided by the CFA are whether the 

offered  items  meet  the  essential  tender  requirements,  prices  being  charged  are 

reasonable  and  the  procedures  followed  are  proper,  fair  and  transparent.  This 

responsibility is not discharged merely by selection of cheapest offer but must conform 

to the following yardsticks of financial propriety: - 

 

(i)  Whether the offers have been invited in accordance with the governing rules and 

after following fair and reasonable procedures in prevailing circumstances. 

(ii)  Whether the authority is satisfied that the selected offer will adequately meet the 

requirement for which it is being procured. 

(iii)  Whether  the  price  of  the  offer  is  reasonable  and  consistent  with  the  quality 

required. 

(iv)  Above all, whether accepted offer is the most appropriate one taking all relevant 

factors into account and keeping with the standards of financial propriety. 

 

Evaluation of tenders is one of the most significant areas of Purchase Management. 

The  entire  process  of  tender  evaluation  and  placement  of  contract  must  be 

transparent.  All  the  aspects,  which  are  to  be  taken  into account for  evaluating  the 

tenders  including  the  method  to  be  adopted  for  evaluation  of  tenders  and  the 

techniques for determining the lowest evaluated responsive tender for placement of 

contract  are  to  be  incorporated  in  the  tender  enquiry  document  in  clear  and 

comprehensive manner without any ambiguity and/ or confusing stipulations therein, 

so that the interested tenderers can formulate their competitive offers in a meaningful 

manner and participate in the tendering process with confidence. 

 

All  the  tenders  are  to  be  evaluated  strictly  on  the  basis  of  the  terms  &  conditions 

incorporated  in  the  tender  enquiry  document  (based  on  which  offers  have  been 

received) and the terms, conditions etc. stipulated by the tenderers in their tenders. 

No  new/  hitherto  undeclared  condition  should  be  brought  in  while  evaluating  the 

tenders.  Similarly,  no  tender  enquiry  condition  (specially  the  significant  /  essential 

ones) should be overlooked/relaxed while evaluating the tenders. The aim should be 

to ensure that no Tenderer gets undue advantage at the cost of other tenderers and / 

or at the cost of BRBNMPL. The process of tender evaluation proceeds as follows: 

 

10.2  Preliminary Examination 

 

The Bid Opening Committee will forward all the tenders to the TEC nominated for 

further evaluation. In this context, it should be ensured that no tender is rejected by 

the  Bid  Opening  Committee  at  the  tender  opening  stage;  they  are  to  open  all  the 

tenders  as  received  and  send them  to  the TEC. Prescribed format  of  checklist for 

preliminary examination is given in Annexure 9: Checklist for Preliminary Examination. 

 

 


background image

P a g e

 | 106 

 

 

10.3  Conditions under which Tenders can be declared Unresponsive 

 

All  the  tenders  so  received  will  first  be  scrutinized  by  the TEC  to  see  whether  the 

tenders meet the basic requirements as incorporated in the tender enquiry document 

and to identify the unresponsive tenders, if any. The tenders, who do not meet the 

basic requirements, are liable to be treated as unresponsive and ignored. However, 

sufficient opportunity shall be provided to the tenderer to fulfil the tender requirements 

before rejecting the same. The following are the important points, for which a tender 

may be declared as unresponsive and to be ignored, during the initial scrutiny: - 

 

(i)  The tender is not in the prescribed format or is unsigned or not signed as per the 

stipulations in the bid document. 

(ii)  The Tenderer is not eligible as per qualification criteria 
(iii)  The tender validity is shorter than the required period. 
(iv)  Required EMD (format, amount, validity etc.) has not been provided or exemption 

from EMD is claimed without acceptable proof of exemption. 

(v)  Tenderer has not agreed to give the required performance security. 
(vi)  The goods quoted are sub-standard, not meeting the required specification etc. 
(vii)  The Tenderer has quoted for goods manufactured by a different firm without the 

required authority letter from the proposed manufacturer. 

(viii)  Against  a  schedule  in  the  List  of  Requirement  (incorporated  in  the  tender 

enquiry), the Tenderer has not quoted for the entire requirement as specified in 

that schedule. (Example: In a schedule, it has been stipulated that the Tenderer 

will supply the equipment, install and commission it and also train BRBNMPL's 

operators for operating the equipment. The Tenderer has however, quoted only 

for supply of the equipment). 

(ix)  The Tenderer has not agreed to some essential condition(s) incorporated in the 

tender enquiry. 

(Example:  Some  such  important  essential  conditions  are  terms  of  payment, 

liquidated  damage  clause,  warranty  clause,  dispute  resolution  mechanism, 

applicable law and any other important condition having significant bearing on 

the cost / utility / performance of the required goods, etc.) 

 

10.4  Non-conformities between the figures and words 

 

Sometimes, non-conformities / errors are also observed between the quoted prices in 

figures and that in words. The same is to be taken care of as indicated below: 

 

(i)  If,  in  the  price  structure  quoted  for  the  required  goods,  there  is  discrepancy 

between the unit price and the total price (which is obtained by multiplying the 

unit price by the quantity), the unit price shall prevail and the total price corrected 

accordingly,  unless  in  the  opinion  of  BRBNMPL  there  is  an  obvious 

misplacement of the decimal point in the unit price, in which case the total price 

as quoted shall govern and the unit price corrected accordingly. 

(ii)  If  there  is  an  error  in  a  total  corresponding  to  the  addition  or  subtraction  of 


background image

P a g e

 | 107 

 

 

subtotals, the subtotals shall prevail and the total shall be corrected; and 

(iii)  If there is a discrepancy between words and figures, the amount in words shall 

prevail, unless the amount expressed in words is related to an arithmetic error, 

in which case the amount in figures shall prevail subject to (i) and (ii) above. 

 

If there is such discrepancy in an offer, the same is to be conveyed to the Tenderer 

with  target  date  on  the  above  lines  and  if  the  Tenderer  does  not  agree  to  the 

observation of BRBNMPL, the tender is liable to be ignored. 

 

10.5  Discrepancies between original and additional copies of a Tender 

 

Sometimes discrepancies are also observed between the original copy and the other 

copies of the same tender set. In such a case, the text etc. of the original copy will 

prevail. Here also, this issue is to be taken up with the Tenderer in the same manner 

as above and subsequent actions taken accordingly. 

 

10.6  Minor Infirmity / Irregularity / Non-Conformity 

 

During the above preliminary examination, some minor informality and/ or irregularity 

and  /  or  nonconformity  may  also  be  found  in  some  tenders  these  may  be  waived 

provided the same does not constitute any material deviation and financial impact and, 

also,  does  not  prejudice  or  affect  the  ranking  order  of  the  tenderers.  Wherever 

necessary,  observation  on  such  'minor'  issues  (as  mentioned  above)  may  be 

conveyed to the Tenderer by registered letter/ speed post etc. asking the Tenderer to 

respond by a specified date also mentioning therein that, if the Tenderer does not 

confirm BRBNMPL's view or does not respond at all by that specified date, its tender 

will be liable to be ignored. Depending on the outcome, such tenders are to be ignored 

or considered further. (Example: A tender enquiry stipulates, as an essential condition, 

that the Tenderer, along with its quotation, must also submit a certified copy of its latest 

income tax clearance certificate (ITCC). If a Tenderer does not provide this document, 

it may be asked for with target date as above. If, the Tenderer does not respond by 

that target date, its offer will be liable to be ignored). Details of all the tenderers, which 

have been declared unresponsive and ignored as per above analysis and, also, the 

grounds  for  their  becoming  unresponsive  are  to  be  accurately  recorded  in  the 

purchase file. 

 

10.7  Clarification of Bids/Shortfall Documents 

 

During evaluation and comparison of bids, purchaser may, at its discretion ask the 

bidder for clarification of its bid. The clarification should be received within 7 days from 

the bidder after receipt of such requests. The request for clarification shall be in writing 

and no change in prices or substance of the bid shall be sought, offered or permitted. 

No post bid clarification at the initiative of the bidder shall be entertained. 

 

The  shortfall  information/documents  should  be  sought  only  in  case  of  historical 

documents which pre-existed at the time of the tender opening and which have not 

undergone  change  since  then.  These  should  be  called  only  on  basis  of  the 


background image

P a g e

 | 108 

 

 

recommendations  of  the  TEC.  (Example:  if  the  Permanent  Account  Number, 

registration with tax authorities has been asked to be submitted and the tenderer has 

not provided them, these documents may be asked for with a target date as above). 

So  far  as  the  submission  of  documents  is  concerned  with  regard  to  qualification 

criteria,  after  submission  of  the  tender,  only  related  shortfall  documents  should be 

asked for and considered. For example, if the bidder has submitted a supply order 

without its completion / performance certificate, the certificate can be asked for and 

considered.  

 

10.8  Tenderers Contacting BRBNMPL during Evaluation 

 

From the time of submission of tender to the time of awarding the contract, if a tenderer 

needs to contact BRBNMPL for any reason relating to this tender enquiry and / or its 

tender, it should do so only in writing. It will be treated as a serious misdemeanour in 

case a tenderer attempts to influence BRBNMPL's decision on scrutiny, comparison, 

evaluation and award of the contracts. In such a case the tender of the tenderer shall 

be  liable  for  rejection  in  addition  to  appropriate  administrative  actions  being  taken 

against that tenderer, as deemed fit by BRBNMPL, in terms of Para 7.5. 

 

10.9  Techno  commercial  Bid,  Scrutiny,  evaluation  and  ranking  of  Tenders  - 

General 

 

TEC shall evaluate the techno-commercial bids. After the approval of CFA, the results 

of the Techno-commercial bid evaluation shall be announced (including informing the 

failed  Bidders).  Price  bids  shall  be  opened  in  the  presence  of  technically  qualified 

bidders, who are willing to attend the bid opening, at a pre-publicised date, time and 

place. 

 

Evaluation of a tender will include and take into account the following: 

 

(i)  Tenders  of  the  tenderers,  who  do  not  meet  the  required  qualification  criteria 

prescribed in SBD Section IX, will be treated as unresponsive and will not be 

considered further. 

(ii)  Normally, the comparison of the responsive tenders shall be on total outgo from 

BRBNMPL’s pocket, for the procurement to be paid to the supplier or any third 

party, including all elements of costs as per the terms of the proposed contract, 

including  any  taxes,  duties,  levies  etc.,  freight,  insurance  etc.  Therefore,  the 

comparison  of  the  responsive  tenders  should  normally  be  on  the  basis  of 

CIF/FOR destination basis, duly delivered, commissioned, etc. as the case may 

be. 

(iii)  In the case of goods offered from within India (goods manufactured in India or 

goods of foreign origin already located in India), Goods and Services Tax, which 

will be contractually payable (to the tenderer) on the goods, are to be added if a 

contract is awarded on the tenderer; 

(iv)  In the case of goods of foreign origin offered from abroad, customs duty and 

other  similar  import duties / taxes,  which  will  be  contractually  payable  (to  the 

tenderer)  on  the  goods,  are  to  be  added  if  the  contract  is  awarded  on  the 

tenderer. 


background image

P a g e

 | 109 

 

 

(v)  The cost of operations, maintenance and disposal of the equipment over its life 

cycle  may  far  outweigh  the  initial  procurement  cost  over  the  life  cycle  of  the 

capital equipment. Hence value for money becomes an important consideration 

–  which  can  be  addressed  by  way  of  appropriate  Description,  Specification, 

Contract conditions like inclusion of cost of supply of initial essential spares and 

total present value (as per DCF technique) of Annual Maintenance Contracts 

(AMC) or cost of spares for specified number of years within the estimated cost 

and also the evaluation criteria of procurement contract. 
In the case of procurement of Capital Items having distinct cost benefits over a 

period  of  time,  wherever  applicable  (machinery/equipment  under  continuous 

single/double shift operation), a suitable normalisation process which takes into 

account the efficiency of the machine in respect of productivity, consumption of 

major  consumables,  major  spare  parts,  power  consumption  and  such  other 

factors  etc. vis-a-vis the cost quoted by the bidder shall be taken into account to 

ensure the procurement of machineries with the most efficient system and latest 

technologies.  
The normalisation process proposed for evaluation will be specified upfront in 

the tender document.  
The bidders would be first ranked according to their Savings-to-Investment Ratio 

(SIR) relative to the L1 bidder over the life cycle of the machine (taken as 10 

years). Where the SIR is more than one, the price quoted would be considered 

for calculation of Life Cycle Cost (LCC). The bidders with SIR more than one 

would then be ranked according to their LCC and the contract will be awarded to 

the bidder with the lowest LCC. 
Any of the parameters mentioned below, if applicable, can be used for calculation 

of LCC depending upon the type of machinery/equipment to be procured: 
a.  Ink consumption 

b.  Power consumption  

c.  Spare Consumption 

d.  Consumables 

 

(vi)  Evaluation  of  tender  will  also  take  into  account  any  additional  factors,  if  any, 

incorporated in SIT in the manner and to the extent indicated therein. 

(vii)  As per policies of the Government from time to time, the purchaser reserves its 

option to give price/purchase preferences as indicated in the tender document.  

(viii)  In  case  the  List  of  Requirements  contains  more  than  one  schedule,  the 

responsive  tenders  will  be  evaluated  and  compared  separately  for  each 

schedule.  The  tender  for  a  schedule  will  not  be  considered  if  the  complete 

requirements  prescribed  in  that  schedule  are  not  included  in  the  tender. 

However, tenderers have the option to quote for any one or more schedules and 

offer discounts for combined schedules. Such discounts, wherever applicable, 

will  be  taken  into  account  to  determine  the  tender  or  combination  of  tenders 

offering  the  lowest  evaluated  cost  for  BRBNMPL  in  deciding  the  successful 

tenderer for each schedule, subject to that tenderer(s) being responsive. 


background image

P a g e

 | 110 

 

 

(ix)  If  the  tenders  have  been  invited  on  variable  price  basis,  the  tenders  will  be 

evaluated, compared and ranked on the basis of the position as prevailing on the 

day of tender opening and not on the basis of any future date. 

(x)  BRBNMPL, through the above process of tender scrutiny and tender evaluation 

will determine to its satisfaction whether the tenderer, whose tender has been 

determined as the lowest evaluated responsive tender is eligible, qualified and 

capable in all respects to perform the contract satisfactorily. If, there is more than 

one schedule in the List of Requirements, then, such determination will be made 

separately for each schedule. 

(xi)  The  above  mentioned  determination  will,  inter-alia,  take  into  account  the 

tenderer's  financial,  technical  and  production  capabilities  for  satisfying  all  the 

requirements  of  BRBNMPL  as  incorporated  in  the  tender  document.  Such 

determination will be based upon scrutiny and examination of all relevant data 

and details submitted by the tenderer in its tender as well as such other allied 

information as deemed appropriate by BRBNMPL. 

 

10.10  Techno commercial Bid, Scrutiny, evaluation and ranking of Tenders  – 

ICB/GTE Tenders 

 

Price  Bid  format  specified  in  tender  document  shall  be  used  as  the  template  for 

evaluation  of  Financial  Bids.  Special  aspects  of  evaluation  of  the  financial  offer  in 

ICB/GTE tenders are: 

 

10.10.1 Currency of bidding: 

 

In ICB/GTE tenders, price in the quotation should be in the single currency as 

specified in the Tender Documents except for expenditure incurred in India which 

should be stated in Indian Rupees. 

 

10.10.2 Evaluation of offers: 

 

(i)  As  per  Government  Policy  Ministries/Departments/PSUs  should  ensure 

imports on FOB / FAS basis failing which necessary No objection certificate 

(NOC) should be obtained from Ministry of Surface Transport (Chartering 

Wing). 

(ii)  The Foreign bidders are normally asked in the bid documents to quote both 

on FAS/FOB basis and also on CFR / CIF basis duly indicating the break-

up of prices for freight, insurance, and so on, with purchasers reserving 

right to order on either basis. They should also to indicate the Custom Tariff 

Number/HS Code and the custom duty applicable in India. In the case of 

FAS/FOB offers, the freight and insurance shall be (after ascertaining, if not 

quoted) added to make up the CIF cost. In case they do not do so, the 

freight and insurance may be ascertained from the Shipping Agency and 

the marine Cover Agency. However, it also is normal practice to add 20% 

as notional sea-freight and 1.125% as notional insurance over FOB/FAS 

price  to  bring  them  to  CIF  price.  Over  CIF  price,  1%  is  added  as  Port 

Handling Charges to arrive at Assessment Value. Custom Duty and other 


background image

P a g e

 | 111 

 

 

similar import duties/taxes (help of Clearing Agent may be taken), if any, 

may be added on the assessment value to arrive at the "Landed Cost". 

Clearing Agency charges, Inland freight or any other charges as assessed 

may  be  added  to  make  it  Free  on  Rail  (FOR)  /  Free  on  Truck  (FOT) 

destination.  FOR  /  FOT  destination  price  for  Domestic  Offers  may  be 

calculated as in NCB/OTE Tenders. For bids with LC payment, likely LC 

charges (as ascertained from our Bankers) should be loaded. 

(iii)  In ICB/GTE tenders all offers are to be converted to Indian Rupees based 

on the "Bill Currency selling" Exchange Rate on the date of tender opening 

(Financial Offer) from a source as specified in the tender document. 

(iv)  In case both Indian and Foreign bidders have quoted in the Tender, the 

comparison  of  the  offers  would  be  done  on  the  basis  of  FOR  /  FOT 

destination including all applicable taxes and duties (on the principle of total 

outgo from BRBNMPL's pocket).  

(v)  In case there are no domestic bidders, comparison of offers can be done 

on the basis of CIF/ landed costs since rest of the costs would be same for 

all bidders. 

 

10.10.3 Currency of payment: 

 

The contract price will be normally paid in the currency / currencies in which the 

price is stated in the contract. 

 

10.11  Consideration of Unsolicited offers in LTE 

 

Unsolicited offers against Limited Tender enquiries should be ignored. However, under 

exceptional  circumstances,  where  it  is  felt  necessary  to  consider  such  offers,  on 

account  of  inadequate  competition,  non-availability  of  suitable  quotations  from 

Registered  suppliers, urgent  demands,  capacity  /  capability  of  the  firms  offering to 

supply the relevant items being known etc. and after verification of eligibility criteria, 

the acceptance should be at the level of CFA and in any case not below the rank of a 

DGM with the concurrence of GM/GM (I/C)/O-I-C. 

 

10.12  Consideration of single offer received in LTE 

 

When in response to a call for Limited Tenders (as distinct from single & Open Tenders 

under rules in force) only one tender is received, fresh tender should be invited except 

in urgent cases of purchases. The urgency has to be certified by DGM for all purchase 

up to Rs.50,000/- and by GM/GM(I/C)/O-I-C for purchases above Rs.50,000/-. 

 

10.12.1 Consideration of Lack of competition in OTE/GTE and LTE

 

 

Sometimes,  against  open/limited  tender  cases,  the  Procuring  Entity  may  not 

receive a sufficient number of bids and/or after analysing the bids, ends up with 

only one responsive bid – a situation referred to as resultant ‘Single Offer’. Such 

situation of resultant ‘Single Offer’ is to be treated as Single Tender and restricted 

powers of Single Tender mode of procurement would apply. Even when only one 


background image

P a g e

 | 112 

 

 

Bid  is  submitted,  the  process  may  be  considered  valid  provided  following 

conditions are satisfied: 

 

(i)  The procurement was satisfactorily advertised and sufficient time was given 

for submission of bids; 

(ii)  The qualification criteria were not unduly restrictive; and 

(iii)  Prices are reasonable in comparison to market values. 

 

In case of price not being reasonable, negotiations (being L1) or retender may 

be considered as justifiable. 

 

10.13  Reasonableness of Prices 

 

10.13.1 Price evaluation 

 

Following are the various methods by which "Estimated Rate" in the indent or 

Reasonableness of Rates in the Tender can be analysed: 

 

(i)  Estimated Rate in past Indents of the same goods; 
(ii)  Last Purchase Price of this or similar or nearly equivalent requirements; 
(iii)  Prevailing Market Price ascertained through a Market Survey or Budgetary 

quotations from one or more prospective suppliers or Published Catalogues 

or Maximum Retail Price (MRP) printed on the item is the main source for 

establishing  estimated  rate  of  item  for  which  there  is  no  historic  data 

available; 

(iv)  The estimates should be prepared on the basis of the number of budgetary 

quote(s) or BoQs received, which may even be one; and where more than 

one budgetary quote or BoQ is received, the estimate should be framed on 

an  average  of  the  quotes  or  BoQs  which  will  reduce  variations  and 

fluctuations; outliers, if any, are to be ignored. 

(v)  Costing analysis based on costs of various components / Raw materials of 

the Item; 

(vi)  Price of a similar / nearly equivalent Item; 
(vii)  Rough assessment from the price of the assembly / machine of which the 

item is a part or vice versa; 

(viii)  Through  Market  Intelligence  Cell  (MIC)  under  AGM(MMD)  (pare  3.4)  or 

External Expert Costing Agencies; 

(ix)  As a last resort, rough assessment from the opportunity cost of not using 

this item at all.  

 

These  methods  are  not  mutually  exclusive.  These  methods  can  be 

supplemented  with  escalations  to  cater  for  inflation,  price  increases  of  raw 

materials, Labour, Energy, Statutory changes, Price indices etc. to make them 

usable in conditions prevailing currently. 

 


background image

P a g e

 | 113 

 

 

In case of various foreign currencies, the rate should be reduced to a common 

denomination of Indian Rupees. 

 

10.13.2 Use of Market Intelligence Cells: 

 

It is already envisaged in Para 3.4 to have a Market Intelligence Cell (MIC) under 

AGM (MMD) as a part of strengthening of Purchase function. Their services may 

be  utilized  for  reasonableness  of  price,  escalation  clauses,  cost  verification 

where prices are fixed subject to a ceiling price as per details given therein. 

 

10.13.3 Price Indices: 

 

For price indices, internet should be accessed by officers dealing with purchases/ 

associated with Tender Evaluation Committee from important sites. In regard to 

price  indices  of  indigenous  items,  website  of  Ministry  of  Industry 

http://www.eaindustry.nic.in should be accessed for the latest indices/trends. For 

metals  and  other  minerals  access  http://www.mmr.online.com  or 

www.metalprices.com  (subscription  required)  or  www.  asianmetal.com 

(subscription  required)  for  updates.  The  other  useful  sites  are 

http://www.tradintelligence.com and www.cmie.com. The monthly report of CMIE 

(Centre for Monitoring Indian Economy). PROWESS Package of CMIE giving 

updates  on  performance  of  listed  Indian  companies,  RBI  monthly  bulletin, 

Economic  survey  and  its  Appendix  containing  statistical  tables  are  excellent 

reference material for market trends. The World Economic Outlook a monthly 

report from IMF, gives inputs on price trends of different countries. LME (London 

Metal  Exchange)  gives  price  trends  of  nonferrous  details,  which  often  show 

volatile trends. Organization/ Chamber of Commerce like IEEMA www.ieema.org 

(for Electrical Manufacturers) also publish regular data on Price Indices and Price 

Variations which can be subscribed to. Important publications like RBI Monthly 

Bulletin, GMIE'S monthly report, business/commercial newspapers etc should be 

subscribed to similarly. 

 

A ready Database of important price indices derived from above sources may be 

kept updated for ready reference. 

 

10.13.4 Data Sharing: 

 

A system for data sharing and data networking must be put in place, among the 

Units  in  order  to  widen  the  procurement  sources  and  obviate  different  prices 

being paid for the same item by different Units. 

 

10.13.5 Last Purchase Price (LPP) 

 

While using Last Purchase Price as the basis, following may be kept in view: - 

  

(i)  The Last Paid Rate is the price paid in the latest successful contract. The 

Basic  Price,  Taxes,  Duties,  Transportation  charges,  P&F  Charges  to  be 

indicated separately 

(ii)  Where the firm holding the LPP contract has defaulted, the fact should be 


background image

P a g e

 | 114 

 

 

highlighted and the price paid against the latest contract placed prior to the 

defaulting LPP contract, where supplies have been completed, should be 

indicated. 

(iii)  Where  the  price  indicated  in  the  LPP  is  subject  to  variation,  besides 

indicating the original price as of the LPP contract, the updated price as 

computed in terms of the price variation clause, may also be indicated. 

(iv)  Where the supply against the LPP contract is yet to commence i.e. delivery 

is not yet due, it should be indicated, whether the contract holder is a past 

established supplier / new supplier. 

(v)  In case of new supplier, the price paid against the previous contract as in 

the case of (ii) above should be indicated. 

(vi)  In case the LPP is more than three years old, it cannot be taken as a real 

scale  for  comparison.  However,  such  LPP  can  be  used  as  an  input  for 

assessing the rates. 

(vii)  In the case of wholly imported stores, the comparison of the Last Purchase 

Rate  should  be  made  with  the  net 

C.I.F.  value  at  the  current  Foreign 

Exchange rate. 

(viii)  It is natural to have marginal differences in prices obtained at different Units 

for the same item due to their different circumstances. 

(ix)  The  prices  obtained  are  greatly  influenced  by  Quantity,  Delivery  Period, 

Terms of the contract that may be kept in view. 

(x)  Prices  paid  in  emergencies  or  prices  offered  in  distress  sale  are  not 

accurate  guidelines  for  future  use.  Such  Purchase  orders  and  Tender 

Evaluation Committee Proceedings should indicate that "These Prices are 

not valid LPP for comparison in future procurement”. 

(xi)  In case the rate received in the last purchase are abnormally high or low, 

TEC should clearly indicate the same in its recommendations. 

 

10.14  Cartel Formation / Pool Rates 

 

It is possible that sometimes a group of bidders quote same rate against a tender. 

Such Pool / Cartel formation is against the basic principle of competitive bidding and 

defeats the very purpose of open and competitive tendering system. Such and similar 

tactics to avoid/ control true competition in a tender leading to "Appreciable Adverse 

Effect on Competition" have been declared as an offence under the Competition Act, 

2002, as amended by the Competition (Amendment) Act, 2007. Such practices should 

be severely discouraged with strong measures. In case of evidence of cartel formation, 

detailed cost analysis may be done by associating experts if necessary, including the 

GM/GM (I/C)O-I-C. Besides, suitable administrative actions, like rejecting the offers, 

reporting  the  matter  to  Competition  Commission,  National  Small  Industries 

Corporation  etc.  should  be  initiated  against  such  firms,  on  case  to  case  basis,  as 

decided by the competent authority. Such unhealthy practice may also be brought to 

the  notice  of  the  concerned  trade  associations  requesting  them,  inter-alia  to  take 

suitable strong actions against such firms. New firms may also be encouraged to get 


background image

P a g e

 | 115 

 

 

themselves registered for the subject goods to break the monopolistic attitude of the 

firms forming cartel. 

 

10.15  Handling Dissent 

 

10.15.1 Dissent among Tender Evaluation Committee 

 

(i)  All  Members  of  the  Tender  Evaluation  Committee  should  resolve 

differences  through  personal  discussion  instead  of  making  to  and  fro 

references  in  writing.  In  cases  where  it  is  not  possible  to  come  to  a 

consensus and differences persist amongst members of Tender Evaluation 

Committee, the reasons for dissent of a member should be recorded along 

with majority's views on dissent note. The final recommendations should be 

that of Majority View. However, such situations should be rare. The CFA 

can overrule such dissent notes after recording reasons for doing so clearly. 

His decision would be final. 

(ii)  The situations where all the TEC members have individual and dissenting 

views, there would be no Majority view. Such situations are not acceptable 

and the case should be referred back to TEC Committee for presenting a 

majority view through reconciliation or else the CFA's decision would prevail 

duly noting unsatisfactory handling by the Tender Evaluation Committee 

members. 

(iii)  In  cases  where  the  CFA  does  not  agree  with  a  majority  or  unanimous 

recommendations of the Tender Evaluation Committee, he should record 

his  views  and  firstly  send  it  back  to  Tender  Evaluation  Committee  to 

reconsider along the lines of CFA's views. However, if Tender Evaluation 

Committee after considering the views of CFA, sticks to their own earlier 

recommendations, CFA can finally decide the Tender as deemed fit duly 

recording  detailed  reasons.  He  will  be  responsible  for  such  decisions. 

However, such situations should also be rare. 

 

10.15.2 Dissent among CFA: 

 

On lines similar to Para 10.15.1 above, dissent within CFA may be handled with 

tact  and  in  a  spirit  of  teamwork.  However,  in  case  of  a  dissent,  the  majority 

decision  shall  prevail  as  the  decision  of  CFA,  without  reference  to  higher 

authorities. 

 

10.16 Negotiations 

 

10.16.1 Only as a rare exception 

 

Normally,  there  should  be  no  negotiation.  Negotiations  should  be  a  rare 

exception  rather  than  the  rule  and  may  be  resorted  to  only  in  exceptional 

circumstances. 

 

If it is decided to hold negotiations for reduction of prices, they should be held 

only  with  the  lowest  acceptable  bidder  (L1),  who  is  techno-commercially 


background image

P a g e

 | 116 

 

 

responsive for the supply of a bulk quantity and on whom the contract would have 

been  placed  but  for  the  decision  to  negotiate.  In  no  case,  including  where  a 

cartel/pool rates are suspected, should negotiations be extended to those who 

had  either  not  tendered  originally  or  whose  tender  was  rejected  because  of 

unresponsiveness of bid, unsatisfactory credentials, inadequacy of capacity or 

unworkable  rates.  The  circumstances  where  negotiations  may  be  considered 

could be: 

 

a.  Where  the  procurement  is  done  on    nomination  basis  (PAC  and  STE 

without PAC); 

b. 

 

Procurement is from single or limited sources; 

c. 

 

Procurements where there is suspicion of cartel formation which should be 

recorded; 

 

Where the requirements are urgent and the delay in re-tendering for the entire 

requirement due to the unreasonableness of the quoted rates would jeopardise 

essential operations, maintenance and safety, negotiations with L1 bidder(s) may 

be  done  for  bare  minimum  quantum  of  requirements.  The  balance  bulk 

requirement  should,  however,  be  procured  through  a  re-tender,  following  the 

normal tendering process. 

 

10.16.2 On CFA's Approval 

 

Before  recommending  negotiation,  adequate  care  should  be  taken  to  re-

scrutinize the rates received to avoid infructuous instances of negotiations. The 

decision whether to invite fresh tenders or to negotiate and in the latter case, with 

whom  to  negotiate,  should  be  taken  by  the  CFA  after  receiving  the 

recommendations  of  the  Tender  Evaluation  Committee.  After  the  approval  of 

CFA, negotiations shall be conducted by the Tender Evaluation Committee. 

 

10.16.3 Counter-offers are Negotiations by other means 

 

Normally all counter-offers are considered as negotiations by other means and 

the principles of negotiations should apply to such counter-offers. For example, 

counter  Offer  to  L1,  in  order  to  arrive  at  an  acceptable  rate  shall  amount  to 

negotiation. However, any counter-offer to L2, L3 etc. (at the rates accepted by 

L1) in case of splitting of quantities, as pre-disclosed in the tender, shall not be 

deemed to be negotiation. 

 

10.16.4 Whom to Negotiate with 

 

The negotiations will be held only with the lowest acceptable bidder (L1), who is 

technically  cleared/approved  for  supply  of  bulk  quantity  and  on  whom  the 

contract would have been placed but for the decision to negotiate. 

 

10.16.5 Procedure for Negotiation 

 

After the competent authority has decided to call specific bidder for negotiation, 

the following procedure should be adopted: - 


background image

P a g e

 | 117 

 

 

 

(i)  It must be understood that if the period of validity of the original offer expires 

before the close of the negotiations, the original offer will not be available 

for acceptance. The period of validity of the original offer must, therefore, 

be got extended, wherever necessary. 

(ii)  The Tenderer to be called in for negotiations should be addressed as per 

format  of  letter  laid  down  in  Annexure  30:  Format  of  Invitation  and 

declaration for Negotiations, so that the rates originally quoted by them shall 

remain  open  for  acceptance  in  the  event  of  failure  of  the  contemplated 

negotiations. 

(iii)  Before negotiation is started an attendance sheet may be signed by the 

parties present in the negotiations. Negotiations meeting should be started 

only after obtaining signed undertaking from the Negotiating Supplier as per 

Annexure 30: Format of Invitation and declaration for Negotiations

(iv)  Revised bids should be obtained in writing from the selected tenderers at 

the end of the negotiations in format of letter laid down in  Annexure 31: 

Format of Revised Offer in Negotiations. If necessary negotiating party may 

be given some time to submit their revised offer. 

(v)  In case however, the selected Bidder prefers to send a revised bid instead 

of being present at the negotiation, the offer should be taken into account. 

(vi)  The revised bids so obtained should be read out to those tenderers or such 

of the representatives of the tenderers as are present, immediately after 

completing the negotiations. In case a bidder does not submit the revised 

bid its original bids shall be considered. 

(vii)  In  no  case,  including  where  a  cartel  /  pool  rates  are  suspected,  should 

negotiations be extended to those who had either not tendered originally or 

whose  tender  was  rejected  because  of  unresponsiveness  of  bid, 

unsatisfactory credentials, inadequacy of capacity or unworkable rates.  

 

10.17  Award of Contract, Contract Execution and Disclosure 

 

10.17.1 Recommendations for Award of Contract 

 

Presses / CO inviting tender will award the Contract, subject to approval from the 

competent  authority,  to  the  bidder  whose  bid  has  been  determined  to  be 

substantially responsive and has been determined to be the lowest evaluated 

bid, provided further that the Bidder is determined to be qualified to perform the 

Contract satisfactorily  and the credentials have been verified. Any agreement 

required  to  be  signed  with  the  supplier  shall  be  vetted  by  the  Finance 

Representative of the Tender Evaluation Committee which process the case and 

it has to be approved by CFA. In case, CFA is higher than GM/GM (I/C)/O-I-C, it 

shall be approved by the GM/GM (I/C)/O-I-C concerned. 

 

Price  Negotiation  with  the  tenderers  should  be  severely  discouraged.  During 

procurement planning and before floating the tender notice, competent authority 


background image

P a g e

 | 118 

 

 

may  decide  the  expected  cost  of  goods  and  thus  determine  reasonable  and 

acceptable  rates.  A  template  of  notification  of  award  of  contract  is  given  in 

Annexure 11. 

 

10.17.2 Variation of Quantities at the Time of Award 

 

At the time of awarding the contract, the quantity to be procured must be re-

judged based on the current data, since the ground situation may have very well 

changed. The tendered quantity can be increased or decreased by 25 (Twenty-

Five) per cent for ordering, if so warranted. This may be mentioned in the tender 

documents  upfront.  Any  larger  variation  may  throw  up  issues  about 

transparency. 

 

10.17.3 Splitting of Contracts / Parallel Contracts 

 

Parallel contracts, with more than one bidder (for the same goods/supplies) may 

be concluded in the following cases: 

 

(i)  After due processing, if it is discovered that the quantity to be ordered is far 

more  than  what  L1  alone  is  capable  of  supplying  within  the  specified 

delivery period and there was no prior decision/declaration in the bidding 

documents to  split  the  quantities,  then  the  quantity  being finally  ordered 

may be distributed among the other bidders by counter offering the L1 rate 

in a manner that is fair, transparent and equitable based on objective data 

available in the bids e.g. eligibility data, quantity / delivery etc. as described 

at clause (b) and (c) below. 

(ii)  In cases of critical / vital / safety / security / strategic / specific nature of the 

supplies  /  goods,  large  quantity  under  procurement,  urgent  delivery 

requirements and inadequate vendor capacity, it may be advantageous to 

decide in advance to have more than one source of supply. For such cases, 

specific permission should be sought from the competent authority. In such 

cases, the parallel contract clause should be added to the bid documents, 

clearly stating that BRBNMPL reserves the right to split the contract quantity 

between  suppliers.  The  manner  of  deciding  the  relative  share  of  lowest 

bidder (L1) contractor and the rest of the contractors/tenderers should be 

clearly defined, along with the minimum number of suppliers sought for the 

contract. In case of splitting in two and three, the ratio of 70:30; 50:30:20, 

respectively, may be used or a different ratio may also be justified.. 

(iii)  Before  splitting  the  quantity,  it  should  be  ensured  that  the  L1  price  is 

reasonable. If it is not reasonable, negotiation with the L1 party may be 

carried out, if justifiable, with the approval of CFA. 

 

The following guidelines are to be considered while opting for parallel contracts: 

 

(a)  A tender may not be split into smaller quantities for the reason that one 

supplier may not be able to supply the entire quantity. 

(b)  The lowest bidder L1 should be awarded at least 70% (in case of splitting 

in two) or 50% (in case of splitting in three) of the total contract value, as 

applicable or his spare supply capacity, whichever is lower. The ratio of 


background image

P a g e

 | 119 

 

 

splitting  given  above  is  approximate  and  may  be  subject  to  limitation  of 

order quantity and nature of goods/supplies. 

(c)  For the rest of the contract quantity, the lowest rate accepted will be counter 

offered to L2 party (and L3 party in case of splitting in three). On acceptance 

of the counter offer, order will be placed on L2 party for  30% (in case of 

splitting in two or three) and on L3 party for 20% (in case of splitting in three) 

of the proposed quantity / value, as applicable or the spare supply capacity 

of  the L2  /  L3  bidder,  whichever  is  lower.  In  case  of  non-acceptance  of 

counter offer by L2 party (and L3 party in case of splitting in three), similar 

offer shall be given to L3 and L4 and so on. 

(d)  In case it is decided in advance to have more than one source of supply 

and split the quantities, the proposed share of lowest bidder (L1) contractor 

and the rest of the contractors/tenderers should be clearly defined, along 

with  the  minimum  number  of  suppliers  sought  for  the  contract,  and  the 

minimum supply capacity. It should also be mentioned upfront in the tender 

documents in such cases that the firms should not quote for less than 30% 

of  the  tendered  quantity,  otherwise  their  offer  would  be  considered  as 

unresponsive. 

 

There  may  be  cases  when  though  the  price  of  L1  is  reasonable,  there  are 

inadequate numbers of responsive tenderers falling within the reasonable price 

band. To take care of such situation, special permission has to be taken from 

competent authority to resort to negotiation and counter offering, for the rest of 

the order quantity, as per the procedure indicated below: 

 

 

After  determining  the  maximum  quantity  which  can  be  supplied  by  the 

lowest bidder (L1), for the balance quantity being procured, the lowest rate 

accepted  shall  be  counter  offered  to  the  second  lowest  bidder  (L2).  On 

acceptance  of  the  counter  offer,  order  will  be  placed  on  L2  party  for 

remaining quantity / value or the spare supply capacity of the L2 bidder, 

whichever  is  lower,  and  so  on  for  the  other  tenderers.  In  case  of  non-

acceptance of counter offer by L2 party, similar offer shall be given to L3 

and L4 and so on. 

 

There may be a situation where parallel contracts are necessary but the price of 

even  the  lowest  responsive  bidder  (L1)  is  not  reasonable.  In  that  case,  the 

following procedure may be adopted:  

 

 

Price negotiations may be conducted with L1 in the first instance strictly as 

per CVC guidelines i.e. normally there should be no negotiation. Selection 

of contractors by negotiations should be a rare exception rather than the 

rule and may be resorted to only in the exceptional circumstances under 

the circumstances mentioned in para 10.16.1 

 

If L1 agrees to bring down the price to the desired level, contract may be 

concluded  with  it  and  that  price  counter  offered  to  other  responsive 

tenderers.  If,  however,  L1 does  not  agree to  reduce  its  price  in  the first 

instance  itself,  then  Tender  will  have  to  be  re-tendered,  or  the 

reasonableness of price may be re-examined by CFA. 


background image

P a g e

 | 120 

 

 

 

10.17.4   Notification for Award of Contract (Letter of Intent) to Successful 

Bidder 

 

Prior to the expiration of the period of bid validity, the successful Bidder will be 

notified in writing by registered letter/speed post/courier or by phone/fax/email, 

to be subsequently confirmed in writing by registered letter/speed post/courier, 

that its bid has been accepted. The Notification of Award of Contract (Letter of 

Intent) will constitute the conclusion of the Contract. 

 

In respect of contracts for purchases valued Rs.2.5 lakh and above, where tender 

documents include the GCC, SCC and schedule of requirements, the Letter of 

Intent (LoI) will result in a binding contract. All delivery liabilities would be counted 

from the date of LoI. 

 

Bid security of successful supplier shall be adjusted against the security deposit 

or returned as per the terms of the tender documents. 

 

If,  after  notification  of  award,  an  unsuccessful  Bidder  wishes  to  ascertain  the 

grounds  on  which  its  bid  was  not  selected,  it  should  address  its  request  to 

purchaser. Purchaser will promptly respond in writing to the unsuccessful Bidder. 

However, purchaser need not go into confidential details in its reply which can 

be legally misused. 

 

The results identifying the bid and lot numbers and the information as per CVC 

Proforma circulated by CVO BRBNMPL shall be published on BRBNMPL's Web 

Site. The details of award of contract and name of the successful tenderer should 

be mentioned mandatorily in the notice board/bulletin/website of the Company. 

In case publication of such information is sensitive from commercial or security 

aspects, dispensation may be sought from publishing of such results by obtaining 

sanction from the CFA. 

 

The template for Notification for Award of Contract (Letter of Intent) is given in 

Annexure 11: Notification of Award of Contract (Letter of Intent).  

 

10.17.5 Signing of Agreement / issue of Supply Order 

 

(i)  Agreement shall be entered into by the CFA. Wherever CFA is GM/GM (I/C) 

or higher authority, GM/GM (I/C) shall sign the agreement. 

(ii)  It should be ensured that the contract is unambiguous and transparent i.e. 

there  is  no  scope  for  any  interpretations  other  than  those  already  been 

agreed to between the parties. The very first requirement for ensuring a 

trouble  free  contract  management  is  placement  of  contract  with 

unambiguous and transparent terms & conditions, which have already been 

agreed to by both BRBNMPL and the supplier in black & white. 

(iii)  It should also be ensured by TEC that any deviation / variation quoted by 

the Supplier in his bid are not left un-discussed and ruled upon in the TEC 

otherwise there may be delay in acceptance of contract by the supplier. 


background image

P a g e

 | 121 

 

 

(iv)  Supply Order or Agreement shall be issued / entered strictly as per approval 

of competent authority. 

(v)  The procurement cases submitted for approval to the Corporate Office are 

generally  approved  with  or  without  modifications  in  the  Supply 

Order/Agreement. In case where no modification in the proposal is directed 

by the competent authority, presses shall issue supply order or enter into 

an agreement strictly in accordance with the conditions of the tender. All 

such agreements/supply orders shall not be referred back to the Corporate 

Office for further approval. 

(vi)  However, cases where modifications are suggested to be incorporated in 

the agreement/supply order, these shall be included in the supply order / 

agreement  mutatis  mutandis.  In  these  cases,  also  Supply  Order  / 

Agreement need not be referred to the Corporate Office. In case of any 

doubt or issue related to different interpretation of the modifications directed 

by the approving authority, the proposed changes shall be incorporated in 

the Supply Order/Agreement and it shall be sent to the Corporate Office for 

the approval of only relevant clause(s)". 

 

10.17.6 Performance Security 

 

Materials  Management  Division  is  to  ensure  that  the  supplier  receiving  the 

contract furnishes the required Performance Security in the prescribed form by 

the specified date (as per Para 8.7.2), failing which necessary action including 

forfeiture of the Earnest Money Deposit is to be taken against the supplier. 

 

10.17.7 Acknowledgement of Contract by Successful Bidder and Execution 

 

Promptly after the successful Bidder is notified that its bid has been accepted, 

the Bidder will be sent the Contract Form provided in the Bidding Documents, 

incorporating  all  agreements  between  the  parties.  The  supplier  should 

acknowledge  and  unconditionally  accept,  sign,  put  the  date  and  return  the 

contract  form  within  15  days  from  the  date  of  issue  of  contract.  While 

acknowledging the contract, the supplier may raise some issues and / or ask for 

some modifications against some entries in the contract, such aspects shall be 

immediately  looked  into  for  necessary  action  and,  thereafter,  supplier's 

unconditional  acceptance  of  the  contract  obtained.  If  both  the  parties  (viz. 

BRBNMPL and the supplier) simultaneously sign the contract across the table, 

further acknowledgement from the supplier is not required. 

 

In respect of contracts for purchases valued Rs.2.5 lakh and above, where tender 

documents include the GCC, SCC and schedule of requirements, the Letter of 

Intent (LoI) will result in a binding contract. All delivery liabilities would be counted 

from the date of LoI. 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 122 

 

 

10.17.8 Safe Custody & Monitoring of EMD, Performance Security & Other 

Instruments 

 

After the bid opening, Bid Opening Committee (BOC) should hand over Money 

documents to Mgr (F&A)/DM (F)/AM (F) along with complete detail of its validity, 

requirement  and  time  period  and  likely  date  of  refund.  On  receipt  it  will  be 

credited  to  BRBNMPL  account  by  depositing  it  in  the  bank,  if  it  is  a  DD  or 

Bankers'  Cheque  and  to  be  kept  in  safe  custody  of  Finance  Department and 

timely  release of  such  money  should be  ensured  by  DGM/AGM  (F&A)  at  the 

Presses and AGM/DGM (F&A) at Corporate Office. There should be a separate 

register maintained by finance department for money documents received. This 

register  should  have  a  one  page  for  each  week  of  the  year  and  Money 

Documents should be entered on the page relating to the week, when its validity 

is lapsing. There should also be an index to the register sorted as per tender 

opening date, so that Money Value Documents of Tenders opened on a date can 

be cross connected with the page on which it is listed in the register. In case of 

extension of the validity of the Money document, it will be re-entered at a new 

page with appropriate changes in the index. AGM (MMD) shall intimate about the 

completion stage of tender to facilitate release of financial instruments. Financial 

instruments shall be made available to AGM (MMD) for onward release to the 

supplier / tenderer. 

 

Status of pages in this register relating to next three months should be updated 

and reviewed on every Monday of each week to ensure that money documents 

are not pending any status change. Review should include all Bank Guarantees 

and  other  instruments  expiring  in  next  3  months,  along  with  a  review  of  the 

progress  of  the  corresponding  contracts.  Extension  of  Bank  Guarantees  and 

other  instruments,  where  warranted,  should  be  sought  immediately  and 

implemented  within  their  validity  period.  AGM  (MMD)  and  Finance  Officer 

concerned take all necessary actions on time for extension or encashment or 

refund of EMDs and Performance Securities, as the case may be. 

 

10.18 Rejection of Tenders 

 

Purchaser  would  justify  in  rejecting  of  all  tenders  when  none  of  the  tenders  are 

substantially  responsive.  As  per  CVC  guideline  re-tendering  should  be  done  if  L1 

bidder  withdraws  offer.  However,  the  lack  of  competition  should  not  alone  be  the 

criterion, on the basis of number of bids received, for rejection. Tenders rejected due 

to  inadequate  competition  should  be  re-tendered.  If  all  tenders  are  rejected,  the 

causes  justifying  the  rejection  shall  be  reviewed  and  suitable  revisions  to  the 

conditions of contract may be considered, before inviting new tenders. 

 

Approval for re-tendering should be done with the approval of CFA after recording 

reasons  /  proper  justification  in  writing.  Purchaser  should  revisit  technical  and 

commercial terms of the tender before re-tendering and also consider wider publicity 

to  receive  sufficient  number  of  responses.  Before  re-inviting  the  tenders  the 

specifications may be reviewed for revision, if any. 

 


background image

P a g e

 | 123 

 

 

Chapter 11: Contract Management 

 

Section I Contract Management  

 

11.1 Contract Management 

 

Contract Management involves monitoring the implementation of a contract after it is 

placed to ensure timely completion of all the supplies and related services shown in 

the contract as per terms & conditions incorporated therein. Contract Agreement and 

expenditure sanction shall be prepared strictly as per tender and approved by CFA / 

designated officer. 

 

11.2 Amendment to Contract 

 

(i)  Many a times, due to various reasons, changes and modifications are needed 

even in a duly concluded contract. Requests for such changes and modification 

mostly  emanate  from  the  supplier.  Once  a  contract  has  been  concluded,  the 

terms and conditions thereof will generally not be varied. However, where this 

becomes necessary / inescapable any modification will be carried out with the 

prior  concurrence  of  the  appropriate  Competent  Authority  with  Finance 

concurrence. 

(ii)  No amendment to the contract should be made that can lead to vitiation of the 

Tender Decision or bestows an undue advantage on the contractor. 

(iii)  AGM  (MMD)  may  receive  a  request  for  amendment  in  the  conditions  of  the 

contract from the supplier. Immediately on receiving such a contract amendment 

request, AGM (MMD) shall examine the same and take action as necessary with 

the  approval  of  the  competent  authority.  Any  amendment  to  contract  terms 

requested by the supplier may have, inter alia, financial impact and/ or technical 

impact and/ or legal impact. 

(iv)  Therefore, before agreeing to the request of the supplier, AGM(MMD) should 

scrutinize the issue on its merits to ensure that the requested amendment will 

not  have  any  adverse  effect  on  BRBNMPL.  All  possible  impacts  (positive  or 

negative) should be recorded and presented to the competent authority. 

(v)  Financial concurrence should be obtained before issuing any amendment having 

financial  implications/repercussions  from  GM/GM  (I/C)/O-I-C.  Further,  if  legal 

opinion is considered necessary before issuing the proposed amendment the file 

should be routed through the GM/GM (I/C)/O-I-C with his opinion / remarks for 

legal consultation. 

 

11.3 Safeguards  for  Handing  over  BRBNMPL  Materials  /  Equipment  to 

Contractors 

 

Whenever  stores  are  required  to  be  issued  to  the  firm/contractor  for  fabrication  or 

prototypes or sub-assemblies are issued for guidance in fabrication, these should be 

issued  against  appropriate  Bank  Guarantee.  In  addition  to  the  Bank  Guarantee, 


background image

P a g e

 | 124 

 

 

appropriate insurance may be asked only where it is considered necessary. For low 

value items of less than Rupees One Lakh (Rs.1,00,000), or for sending spares for 

repairs to the OEMs, this stipulation of BG may be waived. 

 

11.4 Payment to the Supplier 

 

It  shall  be  ensured  that  all  the  payments  due  to  the  firm  including  release  of 

performance security are made on priority basis without avoidable delay as per tender 

/ contract conditions. 

 

11.5 Safe Custody, Monitoring and Return of Securities and Other Instruments 

 

Proper  procedure  for  safe  custody,  monitoring  and  return  of  bank  guarantees  and 

other instruments is laid down in para 10.17.8 and may be followed accordingly. 

 

11.6 Closure of Purchase File 

 

On completion of all activities against a contract, the purchase file should be preserved 

for a period of five years in the record room and then destroyed after expiry of the 

applicable mandatory retention period with the approval of the competent authority. 

However, BRBNMPL at its discretion may retain some of the important records for 

future reference in storage places. 

 

11.7 Contract Enforcement 

 

The  office  /  authority  inviting  tender  shall  be  responsible  for  monitoring  and 

enforcement  of  provisions  of  the  contract.  When  the  goods  are  procured  by  the 

Materials Management Division, the AGM (MMD) shall be the officer responsible. He 

shall see to it that the terms and conditions of the contract are not breached by either 

the supplier or BRBNMPL, so as not to discharge the contract. In case of any problem, 

he shall approach his immediate superior. 

 

11.8 Imposition of sanctions 

 

Sanctions may be imposed on any of the bidder(s) for presenting misleading/ false 

information in the tender forms, statements etc. Such sanctions will include blacklisting 

those bidders from all BRBNMPL units for a period not less than two years from the 

date of opening of the tender. 

 

If at any time during the currency of the contract, the supplier encounters conditions 

hindering timely delivery of goods, he shall promptly inform the concerned officer in 

writing about the same and its likely duration and make a request to the department 

for extension of the schedule accordingly. On receiving the supplier's communication, 

AGM (MMD) shall examine the situation and, on approval from competent authority, 

may agree to extend the delivery schedule, with or without liquidated damages for 

completion of contractor's contractual obligations. A note of extension shall be made 

in the respective procurement file and computerized records. 

 

 

 


background image

P a g e

 | 125 

 

 

11.9 Vendor Performance Monitoring 

 

AGM(MMD) shall ensure proper monitoring of vendors' performance after signing of 

the  contracts.  Monitoring  should  ensure  that  vendors  adhere  to  contract  terms, 

performance  expectations  are  achieved  (like  timely  deliveries,  quality  of  goods 

supplied,  adherence  to  proper  procedure  for  submitting  invoices,  etc.)  and  any 

problems/  issues  are  identified  and  resolved  in  a  timely  manner.  Without  a  sound 

monitoring  process,  there  can be no  assurance  that  buyer  has  received  what  was 

contracted  for.  It  shall  be  ensured  that  the  copy  of  performance  monitoring  report 

(Approving  Authority  Annexure  17:  Vendor  Evaluation)  is  made  available  to 

supervisory  officers  as  per  Para  6.4  of  this  manual  for  proper  enforcement  of  the 

contract. The procedures governing such performance monitoring shall be formulated. 

Copies of the report should also be provided to the Tender Evaluation Committee and 

the Tender Evaluation Committee as well as for assessing the past performance of 

the bidders whose bids are being evaluated by these committees. 

 

11.10 Risk in Goods - The Concept of "Passing of Title of Goods" 

 

As per the concept of "Passing of Title of Goods" in Procurement Contracts, the risk 

in Goods (damages, loss, shortages etc.) is the responsibility of person who holds the 

Title  of  Goods  at  that  point  of  time.  This  may  be  different  from  actual  physical 

possession  of  such  Goods.  Normally  unless  otherwise  defined  the  Title  of  Goods 

passes from supplier to purchaser in accordance with the delivery terms, as explained 

in the chart in Annexure 25: Incoterms

 

Section II Liquidated Damages 

 

11.11 Liquidated Damages 

 

Compensation of  loss  on  account  of  late  delivery  where  loss  is  pre-estimated  and 

mutually agreed to is termed as the Liquidated damage (LD). Law allows recovery of 

pre estimated loss provided such a term is included in the contract and there is no 

need to establish actual loss due to late supply [Malla Baux Vs. UO1 (1970)]. The legal 

position with regard to claim for liquidated damages is as follows: - 

 

(i)  Whatever the quantum of the loss sustained, the claim cannot exceed the sum 

stipulated in the contract. 

(ii)  Only reasonable sum can be calculated as damages, which in a given situation 

may be less than the sum stipulated. 

(iii)  What is reasonable sum, depends on fact. 
(iv)  Court  may  proceed  on  the  assumption  that  the  sum  stipulated  reflects  the 

genuine pre-estimates of the parties as to the probable loss and such clause is 

intended to dispense with proof thereof 

(v)  The  distinction  between  penalty  and  LD  has  been  abolished  by  the  Indian 

Contract  Act  and  in  every  case,  the  Court  is  not  bound  to  award  more  than 

"reasonable compensation" not exceeding the amount so named. 

 


background image

P a g e

 | 126 

 

 

11.12  Force Majeure Clause (FM) 

 

If  such  a  clause  is  provided  in  the  contract,  the  legal  concept  of  "Force  Majeure" 

absolves / mitigates the contractual obligations for delay/ performance of contract, in 

case  it  is  due  to  circumstances/  forces  beyond  the  control  of  either  party. 

Notwithstanding the punitive provisions contained in contract for delay or breach of 

contract, the supplier would not be liable for imposition of any such sanction so long 

as the delay and/ or failure of the supplier in fulfilling its obligations under the contract 

is the result of an event covered in Force Majeure Clause. Action and time periods 

relating to FM clause are detailed in the GCC. 

 

11.13  Quantum of LD 

 

As a general rule, if the contractor fails to deliver the stores or any instalment thereof 

or fails to perform the services within the DP or at any time repudiates the contract 

before expiry of such period, the CFA without prejudice to the right of BRBNMPL to 

recover damages for breach of contract may recover from the contractor as agreed 

LD and not by way of penalty a sum equivalent to 0.5% of the prices of any stores or 

services which the contractor has failed to deliver within the period agreed for delivery 

in the contract, for each week or part thereof during which the delivery of such stores 

or services may be in arrears where delivery thereof is accepted after expiry of the 

aforesaid period. The total damages shall not exceed value of 10% of undelivered 

goods. The LD cannot exceed the amount stipulated in the contract. [NC Sanyal Vs. 

Calcutta Stock Exchange (1971)]. In contracts governed by any type of Price Variation 

Clause (PVC, ERV or Statutory variations) the liquidated damages (if a percentage of 

the  price)  will  be  applicable  on  the  price  as  varied  by  the  operation  of  the  Price 

Variation Clause. 

 

11.14 Waiver of LD and Levy of Token LD 

 

(i)  There  should  normally  be  no  system  of  waiver  of  Liquidated  Damages  and 

imposition  of  Token  Liquidated  Damages  for  delayed  supplies  in  supply 

contracts.  System  of  waiver  of  Liquidated  Damages  and  imposition  of  Token 

Liquidated Damages for delayed supplies in supply contracts will strictly be an 

exception rather than rule. 

(ii)  The CFA who has approved the tender has full powers to grant extensions in 

Delivery period with levy of LD or waiver of LD or levy of token LD (10% of the 

full LD applicable) in respect of contracts entered into under his own powers.  

(iii)  When waiving LD or levy of Token LD, the reasons for doing so must be fully 

recorded  on  the  relevant  files  with  finance  concurrence.  Normally  following 

guidelines may be relied upon for waiver of LD or levy of Token LD: 

(iv)  Even in case no loss nor any inconvenience is caused due to Delays (as certified 

by the indenter), extension may be granted with levy of Token LD (10% of 0.5% 

per  week)  along  with  application  of  Denial  Clause,  since  the  very  fact  of 

processing the case for extension is an inconvenience. 

(v)  In case loss is suffered due to delays which can be quantified, LD may be levied 


background image

P a g e

 | 127 

 

 

along with Denial Clause, upto the value of loss or the stipulated % age (0.5% 

per week of delay), whichever is lower. 

(vi)  In  case  loss  is  incurred  but  cannot  be  quantified  or  if  no  loss  is  incurred  but 

inconvenience is felt (which cannot be quantified), Token LD (10% of 0.5 % per 

week) may be levied, along with Denial Clause. 

(vii)  Wherever extensions to contracted delivery period are granted subject to the levy 

of LDs, a copy of extension letter should invariably be endorsed to the indenter 

asking him to indicate clearly whether any loss or inconvenience (which cannot 

be quantified) has been suffered by him on account of belated supplies within a 

target date be specified in the endorsement. 

(viii)  When firms apply for extension of contract delivery period and it is decided to 

extend the same subject to recovery of liquidated damages for delay in supplies, 

contractors must be given a warning to this effect in writing at the time of granting 

extensions.  It  is  not  correct  to  grant  extensions  without  any  mention  of  the 

liquidated damages if it is proposed to recover such charges eventually. 

(ix)  It is also not correct to grant extension of delivery period by merely stating that 

the extension is granted "without prejudice to the rights of the purchaser under 

the terms and conditions of the contract" as this would mean that all the options 

given in the conditions of contract would be available to the Purchaser on the 

expiry of the extended delivery period and would not amount to exercise of the 

option to recover liquidated damages from the original date of delivery period to 

the date of actual supply. 

(x)  Liquidated damages accrue only in case of delayed supplies. Where or in so far 

as no supplies have been made under a contract, upon cancellation, recovery of 

only the loss occasioned thereby can be made, notwithstanding the fact that prior 

to the cancellation one or more extensions of the delivery period with reservation 

of right to liquidated damages were granted. 

(xi)  Government  Establishments  /  Departments,  as  distinct  from  Public  Sector 

Undertakings, undertaking contract work should not be dealt with as ordinary 

contractors and they should not generally be penalized for late delivery in terms 

of the conditions of the contract and claims for loss on re-purchase should not 

be enforced against them. Serious cases of defaults should, however, be brought 

to the notice of the Head of the Department or the State Government concerned. 

(xii)  Relaxations allowed to Government Establishments / Departments, as above will 

not apply to Public Sector Undertakings as a matter of course. Each case should 

be  decided  on  merits  and  the  decision  to  waive  the  recovery  of  liquidated 

damages or risk purchase expenditure should be taken as per Para 11.14 and 

11.24. 

(xiii)  In the case of educational or development contracts, liquidated damages are not 

leviable. However, the nature of such contracts should be declared at the time of 

agreement. 

(xiv)  In case of non-severable contracts (please refer to Para 11.21) where staggered 

deliveries  have  been  indicated,  it  may  happen  that  supplies  are  not  received 

according to the delivery schedule. In such cases, having regard to the fact that 


background image

P a g e

 | 128 

 

 

the  deliveries  indicated  under  the  contract  are  non-severable,  no  question  of 

liquidated damages or enforcement of Risk purchase on the original contractor 

would  arise  so  long  as  there  has  been  no  delay  on  the  part  of  the  original 

contractor in the completion of supplies with reference to the total delivery period. 

 

11.15 Denial Clause (DC) 

 

Since delay in delivery is a default by the seller, buyer may protect himself against 

extra expenditure during the extended period by stipulating a denial clause (over and 

above  Levy  of  Liquidated  Damages)  in  the  letter  conveying  extension  of  delivery 

period. In denial clause any increase in statutory duties and/or upward rise in Prices 

due to PVC clause and/or any adverse fluctuation in Foreign Exchange are to be borne 

by the seller during the extended Delivery period, while Purchaser reserves its right to 

get any benefit of downward revisions in Statutory Duties PVC and Foreign Exchange 

Rate. Thus PVC, other variations and Foreign Exchange clauses operate only during 

the original delivery period. Denial Clause is incorporated in Annexure 26: Format for 

Extension of Delivery Period. 

 

Section III  Delivery Schedules & Extension of Delivery 

 

11.16 Period of Delivery 

 

The period for delivery of the ordered goods and completion of any allied service(s) 

thereof (like installation and commissioning of the equipment, operators' training, etc.) 

are to be properly specified in the contract with definite dates and the same shall be 

deemed  to  be  the  essence  of  the  contract.    Delivery  terms  stipulated  in  contracts 

should be specific in terms of quantities / instalments and the period / time / indicated 

to the point of date, month and year. Vague and ambiguous terms such as 1,000/5,000 

Nos, per month, "2/16 weeks from the date of receipt of order", 'immediate', 'ex-stock', 

"as early as possible', 'off the shelf, approximately' and the like should be scrupulously 

avoided as these will not be legally binding. Delivery schedule may be decided so as 

to meet the procurement requirement plan discussed under Chapter 3 of this manual. 

 

11.17 Delivery Schedule 

 

In case of items like raw-material which are delivered throughout the year, a delivery 

schedule of monthly rate of supply should be specified. It is usual in such cases that 

there is slight deviation from such monthly rate of supply. It should be clarified in such 

cases that the variation in periodic rate of supply beyond +/- 10% in any calendar 

month; or  +/-  7%  cumulative  in  any  calendar  quarter; or  +/-  5%  cumulative  in  any 

calendar year - would be considered as delay in delivery attracting imposition of LD. 

 

11.18 Terms of Delivery 

 

The terms of delivery are decided depending on the nature of goods to be purchased, 

transportation  facility  available,  location  of  the  prospective  suppliers  etc.  Terms  of 

delivery, inter alia, determine the delivery point of the ordered goods from where stores 

department is to receive / collect the goods. It also decides the legally important issue 


background image

P a g e

 | 129 

 

 

of when the 'titles of the goods' have passed to the purchaser. The delivery period is 

to be read in conjunction with the Delivery Terms. Therefore, the delivery is taken to 

have been done at the time when goods reach the delivery point as per the delivery 

terms. Please refer to Annexure 25: Incoterms for details. The supplier should give 

delivery schedule in prescribed format, if the supplier is required to submit different 

types of goods under the same contract, to facilitate easy and timely inspection. A 

prescribed format for delivery schedule is given in Annexure 6: Delivery Schedule

 

11.19 Acceptance of the stores dispatched after the expiry of delivery period. 

 

(i)  If the contractor makes supplies locally after the expiry of delivery period, the 

supplies should not be accepted unless the contractor has obtained extension in 

delivery period from the Purchaser with or without any penal clause. 

(ii)  As regards the supplies from outside contractors, if the contractor dispatches the 

stores after the expiry of delivery period, the consignee should after the receipt 

of the R/R send an intimation to the contractor stating that the action taken by 

him in dispatching the goods after the expiry of delivery is at his own risk and 

responsibility and that the consignee is not liable for any demurrage, wharfage 

and deterioration of goods at the destination station and in his own interest and 

contractor  should  get  extension  in  delivery  period  from  the  purchasers.  This 

communication should be in accordance with Para 11.20 below. A copy of the 

communication sent to the contractor should also be sent to the purchaser.   

(iii)  In case of imports the contractor must not dispatch consignment after expiry of 

delivery period without taking prior extension of Delivery period. In any case the 

terms  of  LC  should  be  such  that  if  there  are  dispatches  beyond  the  delivery 

period,  payment  should  be  denied  without  levy  of  full  LD  and  without  formal 

extension of Delivery period by the purchaser. 

(iv)  The  Consignee  /  Store  may  exercise  their  discretion  in  accepting  supplies  in 

respect  of  orders  valued  up  to  Rs.3,00,000  on  application  by  the  supplier 

provided the initial delivery period does not exceed six months. In other cases, 

prior extension of the delivery period from the purchase officer is necessary. 

 

11.20 Extension of Delivery 

 

(i)  According to legal advice if stores are accepted after the expiry of the delivery 

date of a particular instalment without extension in delivery period being given, 

reserving our rights to levy liquidated damage, the Purchaser will not be legally 

entitled to claim the liquidated damages. 

(ii)  Extension in delivery  when granted should only be done in writing in the laid 

down proforma given in Annexure 26: Format for Extension of Delivery Period

(iii)  No extension of delivery date is to be granted as a matter of routine unless it is 

specifically  asked  for  by  the  supplier.  Extension  of  delivery  date  amounts  to 

changing the terms of the original contract and such an extension can be only 

with the consent of both the parties (i.e. the purchaser and supplier). 

(iv)  However, in a few cases it may be necessary to grant extension of delivery period 


background image

P a g e

 | 130 

 

 

suo moto in the interest of the administration because of the sources of supplies 

being limited or as otherwise inescapable. In such cases it is necessary to obtain 

an  acceptance  absolute  or  unqualified  to  all  the  terms  and  conditions  of  the 

extension from the supplier. 

(v)  No correspondence should be entered into with the supplier after expiry of the 

contract delivery period which has the effect of keeping the contract alive. When 

it is necessary to obtain certain information regarding past supplies etc., it should 

be  made  clear  that  calling  for  such  information  is  not  intended  to  keep  the 

contract alive and does not waive the breach and that is without prejudice to the 

rights and remedies available to the purchaser under the terms of the contract. 

(vi)  The extension of delivery dates may be sanctioned with or without Liquidated 

damages/  Denial  Clause  as  per  Para  11.14  of  the  procurement  Manual  by 

authorities specified therein provided: - 

 

(a)  That the rate in the contract was not accepted against other lower tenders 

in consideration of the date of delivery; 

(b)  That there is no falling trend in prices for this item as evidenced from the 

fact that in the intervening period neither orders have been placed at rates 

lower than this contract neither any tender has been opened where such 

rates have been received even though tender is not yet decided. 

(c)  Note: In cases of certain raw material supplies, where prices are linked to 

Price variation clause, extension may be  granted even in case of falling 

trend  in  price  indices,  since  purchasers’  interests  are  protected  by  the 

pricing mechanism. It should however be ensured that extensions are done 

with Denial clause. 

 

11.21 Extension of delivery period in entire/severable contracts 

 

(i)  Unless otherwise agreed, the buyer of goods is not bound to accept delivery 

thereof by instalments. Such contracts where instalments are not specified are 

known as 'Entire contracts'. Even non-delivery of a part quantity can lead to a 

breach of contract. However, variation of 5% of the contract quantity is normally 

exempted in the Contract Conditions. 

(ii)  Contracts where there is clearly laid out instalment deliveries' mentioning exact 

dates  and  each  instalment  is  paid  for  separately  are  known  as  Severable 

Contracts. In severable contracts delay or breach of one instalment does not 

affect  other  instalment,  since  each  instalment  is  considered  as  a  separate 

contract. 

(iii)  The  legal position  however  is  not  very  straightforward  since mere  mention of 

monthly  /  quarterly  rate  of  delivery  (this  is  called  delivery  schedule)  is  not 

sufficient to make it a severable contract. However, instalments specifying exact 

dates (i.e. 310 nos. by 20th June 2010 etc.) would be amounting to severable 

contract. 

(iv)  In the case of severable contracts (i.e.) contracts providing delivery in instalment 

and not merely a delivery schedule, extension in delivery period are necessary 

for each instalment separately as according to legal advice if stores are accepted 


background image

P a g e

 | 131 

 

 

after the expiry of the delivery date of a particular instalment without extension in 

delivery period being given, reserving our rights to levy liquidated damage, the 

Buyer will not be legally entitled to claim the liquidated damages. 

(v)  In the case of an entire contract providing delivery schedule it is not however, 

necessary  to  grant  extension  in  delivery  period  in  the  case  of  delay  in 

intermediate instalments and such extension would be necessary only in case of 

delay beyond the final date for completion of delivery. 

 

Section IV Option Clause 

 

11.22 Option Clause 

 

(i)  Under this clause, the Purchaser retains the right to place orders for additional 

quantity up to a maximum of 25% of the originally contracted quantity at the same 

rate and terms of the contract. CFA's approval should be taken for exercising the 

option clause based on the value of contract with increased quantity. In case the 

recalculated  value  of  the  contract  goes  beyond  the  delegation  of  powers  of 

original CFA, approval of CFA for the enhanced value may be taken. 

(ii)  Normally in case of Raw Materials / Consumables of regular and year-on-year 

recurrent requirements, all tenders of value above Rs.50 Lakhs should invariably 

include this clause. However competent authority may approve inclusion of such 

clause in lower denomination tenders if such items concerned have a history of 

frequent disruptions in continuity of supplies. The clause may be on following 

lines: 

 

“The Purchaser reserves the right to increase the ordered quantity by 25% at any 

time,  till  final  delivery  date  of  the  contract,  by  giving  reasonable  notice  even 

though the quantity ordered initially has been supplied in full before the last date 

of Delivery Period”

 

11.23 Conditions governing Option Clause: 

 

(i)  Additional demands should be available for coverage and over-provisioning may 

be avoided by keeping informed the officers concerned with provisioning/ tender 

evaluation for the next cycle of procurement. 

(ii)  There should be no declining trend in the price of the stores as evidenced from 

the fact that no orders have since been placed at lower rates and no tender has 

been opened since where offers have been received at lower rates even if not 

finalised. 

(iii)  If option clause exists, during provisioning of next cycle and during the tender 

evaluation in next cycle of procurement, application of option clause must be 

positively taken into account. The contract management authority must also keep 

a watch on the Delivery against contract, if other conditions are satisfied option 

clause must be exercised. 

(iv)  Option clause is normally exercised after receipt of 50% quantity, but if the D/P 

is  going  to  expire  and  other  conditions  are  fulfilled,  it  can  be  exercised  even 

earlier. 


background image

P a g e

 | 132 

 

 

(v)  Option clause shall be exercised during the currency of the contract such that 

the contractor has reasonable time/notice for executing such increase and can 

be exercised even if the original ordered quantity is completed before the original 

last date of delivery. 

(vi)  In case the DP as originally fixed in the contract expires and extension is given 

to the firm to supply the balance quantity of materials outstanding, the percentage 

indicated in the option clause will be applicable only in respect of the balance 

quantity which was outstanding and in respect of which the DP extension has 

been granted. 

(vii)  If not already agreed upon DP shall be fixed for the additional quantity on the 

lines  of  D/P  in  the  original  order.  This  will  satisfy  the  requirement  of  giving 

reasonable notice to the vendor for exercising option clause. 

(viii)  The quantum of 'Option Clause' will be excluded from the value of tenders for the 

purpose of determining the level of CFA in original Tender. 

(ix)  There should be no option clause in the Development orders. 
(x)  This provision could be exercised in case of PAC / Single Vendor OEM case. 
(xi)  However, where multiple vendors are available, necessary care should be taken 

in  exercising  Option  Clause,  so  that  the  original  tender  decision  of  splitting 

quantities and differential pricing is not upset or vitiated. Other things being equal, 

option quantity should first be considered on the vendor with lower rate. 

 

Section V  Termination of Contracts 

 

A contract may be terminated by competent authority in the following cases: - 

 

11.24 Cancellation of Contract for Default 

 

Without  prejudice  to  any  other  remedy  for  breach  of  contract,  by  written  notice  of 

default sent to the supplier, the contract may be terminated in whole or in part: 

 

(i)  If the supplier fails to deliver any or all of the stores or services within the time 

period(s) specified in the contract, or any extension thereof granted. 

(ii)  If the supplier fails to perform any other obligation under the contract within the 

period specified in the contract or any extension thereof granted. 

 

11.25 Options in Terminating Contracts 

 

In the event the contract is terminated in whole or in part; recourse may be taken to 

any one or more of the following actions: 

 

(i)  The Performance Security is to be forfeited. 
(ii)  Upon such terms and in such manner as it deems appropriate, goods or services 

similar to those undelivered, may be procured, and the supplier shall be liable for 

all  available  actions  against  it  in  terms  of  the  contract  (popularly  called  risk 

purchase). 


background image

P a g e

 | 133 

 

 

(iii)  However, the supplier shall continue to perform the contract to the extent not 

terminated. 

(iv)  Before cancelling the contract and taking further action, it may be desirable to 

obtain legal advice. 

 

11.26 Termination of Contract for Insolvency 

 

In  the  event  the  supplier  becomes  bankrupt  or  otherwise  insolvent  or  loses 

substantially the technical or financial capability (based on which he was selected for 

award of contract) or liquidation proceedings are commenced against it by a third party 

or by own volition, at any time, the contract may be terminated, by giving written notice 

to the supplier, without  any adverse consequence to BRBNMPL and without being 

liable to pay any compensation to the supplier provided that such termination will not 

prejudice or affect any right of action or remedy which has accrued or will accrue prior 

to termination or thereafter to BRBNMPL. 

 

Upon  such  termination,  BRBNMPL  shall  be  deemed  to  be  the  owner  of  the 

stores/materials manufactured by the supplier and retain first right and lien over the 

stores/materials including the raw material purchased by the supplier for performance 

of the contract and require the stores/materials to be delivered under the contract, 

which is terminated on account of bankruptcy or insolvency or likely bankruptcy or 

insolvency  of  the  supplier  and  such  stores  in  possession  of  the  supplier  shall  be 

earmarked  and  be  delivered  to  BRBNMPL  before  the  start  of  the  bankruptcy  or 

insolvency process. 

 

In the event the supplier is aware or apprehends that it is likely to go into liquidation 

whether on account of liquidation proceedings commenced by a third party or by way 

of voluntary liquidation, then the supplier shall forthwith inform BRBNMPL as soon as 

it is aware that a third party has issued notice that it intends to commence liquidation 

proceedings or well before it files for liquidation. 

 

11.27 Termination of Contract for Convenience 

 

After  placement  of  contract,  there  may  be  some  unforeseen  situation  compelling 

BRBNMPL to cancel the contract. In such a case, a suitable notice is to be sent to the 

supplier  for  cancellation  of  the  contract,  in  whole  or  in  part,  for  its  (BRBNMPL's) 

convenience, inter alia, indicating the date with effect from which the termination is to 

become effective. Depending on the merits of the case, the supplier may have to be 

suitably compensated on mutually agreed terms for terminating the contract. Suitable 

provisions to this effect are to be incorporated in the tender document as well as in the 

resultant contract. 

 

Section VI Escrow Arrangement 

 

11.28 Escrow Arrangement 

 

The Supplier shall deposit with a third party escrow agent mutually agreed to by the 

parties, a copy of Software and its source code and object code for safe keeping with 


background image

P a g e

 | 134 

 

 

instructions for it to be released forthwith to BRBNMPL, in the event the Supplier fails 

to  make  the  source  code/object  code  accessible  to  BRBNMPL  whenever  required 

and/or in the event the Supplier is likely to go into liquidation or goes into liquidation. 

 

In the event, the Supplier apprehends that it is likely to go into liquidation whether on 

account  of  liquidation  proceedings  commenced  by  a  third  party  or  in  the  event  it 

anticipates filing for bankruptcy, then the Supplier shall inform BRBNMPL in advance 

and engage with it to determine the sale and possession of BRBNMPL’s  software and 

its source code. In the event Supplier fails to do so, the third party escrow agent shall 

be instructed under the Escrow Agreement to release the Software and its source code 

to BRBNMPL as noted above. 

 

For the purpose of this Clause, the term

 Software’ shall collectively mean, the full and 

final version of the Software to be delivered to BRBNMPL in source code and object 

code  forms,  together  with  any  and  all  improvements,  corrections,  modifications, 

updates, enhancements or other changes, whether or not included in the full and final 

version including all System Documentation and User Documentation. 

 

The term ‘System Documentation’ shall mean any and all documentation used in the 

development  and  updating  of  the  Software,  including  but  not  limited  to,  customer 

requirements and specifications design or development specifications, test and error 

reports,  and  related  correspondence  and  memoranda.

  And  the  term  ‘User 

Documentation’ shall mean the end-user instruction manual that usually accompanies 

the  Software  instructing  end  users  in  the  use  of  the  Software  in  both  printed  and 

electronic form. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 135 

 

 

Chapter 12: Goods Receiving and Quality Assurance 

 

12.1 Introduction 

 

The current objective of this chapter is to outline and establish the process of receiving 

goods at the store, carrying out inspection of the same and accepting/ rejecting the 

goods. The chapter begins with the description of the process. The various stages of 

the process including sampling are elaborated in this chapter. 

 

12.2  Pre-requisite for goods inspections 

 

Before accepting the ordered goods, it must be ensured that the goods have been 

manufactured as per the required specifications and are capable of performing the 

functions as specified in the contract. 

 

To  achieve  the  same,  the  tender  document  and  the  subsequent  contract  should 

specify the details of inspection and tests to be carried and stages and manner for 

carrying out the same. 

 

The required inspections and tests should be carried out by the technically qualified 

and competent personnel. If the purchasing department does not have such qualified 

personnel, it may engage competent professionals from other departments or even 

outside agencies for the same. 

 

12.3  Receipt of consignment 

 

At the time of the delivery at the stores, the Stores Personnel should receive the goods 

on "Subject to Inspection" basis and should issue Goods Receipt Note (GRN) in the 

standard format given in Annexure 14: Goods Receipt Note (GRN). 

 

12.4  Preliminary Inspection 

 

On opening the packages (if applicable), the respective Stores personnel shall initiate 

preliminary  inspection  of  the  goods  received.  This  should  include  checks  for  any 

obvious  damage  in  transit  and  other  physical/  visual  checks  specific  to  functional 

characteristics  of  the  product.  The  quantity  of  the  goods  received  should  also  be 

verified  at  this  stage  by  the  stores  personnel  against  the  purchase  order  and  the 

vendor's invoice. The quantity received should also be mentioned in the provisional 

receipt certificate to be given to the supplier. 

 

12.5  Detailed Inspection 

 

Following preliminary inspection, preparations are initiated for a more organized and 

detailed inspection as detailed below: 

 

 


background image

P a g e

 | 136 

 

 

12.5.1 Scheduling detailed inspection 

 

On receipt of goods at stores, the Store officer should immediately notify user 

department requesting for scheduling inspection. The user department will then 

fix a date of inspection and assign the task to concerned Inspector. 

 

12.5.2 Various Modes of inspection 

 

The stages and modes of inspection may vary depending on the nature of the 

goods, total value of the contract, location of the supplier, location of the user, 

etc. Depending on the nature of goods being procured, usually, following types 

of inspection may be adopted: 

 

Pre-dispatch Inspection 

 

A pre-dispatch inspection may be conducted either during the production process 

(which is known as Stage Inspection) or on production of the finished products, 

but before dispatch of the goods from supplier's premises. 

 

Highly technical / electrical / mechanical / security goods or BIS marked goods 

whose physical inspection or testing is difficult and the quality of manufacturing 

process is likely to have considerable effect on the final quality and durability of 

the goods and such goods should may be inspected using this procedure. Paper 

and machinery may fall into this category. 

 

Inspections on delivery at Stores 

 

Such inspection is carried on receipt of goods at site before accepting the same. 

This should be typically done for goods that are available off-the-shelf and are IS 

marked. 

All final goods which may be directly consumed or utilized on delivery (excluding 

machinery installations etc.) and for which detailed inspection of manufacturing 

process is not required and only a physical inspection regarding their physical 

characteristics is required, may be inspected using this method. 
BRBNMPL  has  the  right  to  reject  the  goods  on  receipt  at  site  during  final 

inspection even though the goods have already been inspected and cleared at 

pre-dispatch stage by BRBNMPL's inspector. However, criteria for such rejection 

should be clearly documented in the tender schedule. 

 

Inspection on Installation & Commissioning 

This method is adopted to check the performance and output of the equipment/ 

machinery after the same is commissioned at site and operational. 

 

12.6  General Considerations for inspections  

 

12.6.1 Deciding Sample-size 

 

The quantum / number of samples to be drawn from a particular lot or batch of 


background image

P a g e

 | 137 

 

 

goods  for  inspection  and  tests  shall  be  as  laid  down  in  the  governing 

specifications, departmental instructions, or inspection protocol decided as the 

case may be. Where these are not specifically indicated the supervisory officer 

or the testing authority can decide the sample-size as may be required. 

 

When a sample-size is laid down in a specification for test or examination, this 

sample-size is to be followed. Technical specification should indicate a standard 

sample-size  based  on  relevant  code  if  applicable,  for  carrying  out  tests  / 

examinations. 

 

In cases of failure in a test or examination, the Inspector may order a further 

sample-size  for  test  or  examination  as  per  sampling  procedure  or  extant 

instructions before pronouncing rejection. 

 

If the defects or deviations observed are of rectifiable nature, such rectification 

may be permitted to be completed within a reasonable time frame and goods 

resubmitted for inspection within the stipulated delivery period for making further 

sampling examination, or making re-test of the samples, as may be permissible 

under  the  governing  specifications/  departmental  orders  before  making  a 

complete rejection of the goods. 

12.6.2 Selecting a representative sample 

Where inspection is to be carried out against clear technical specification along 

with  an  approved  sample,  the  requirements  of  these  specifications  must  be 

carefully  followed  during  inspection.  In  such  cases  in  addition  to  these  clear 

guidelines, certain qualitative yet indeterminable aspects of the sample such as 

feel, finish, shade, workmanship could also be critical in acceptance/ rejection of 

the sample. Detailed instructions in this regard as given in Para 5.15 may be 

followed. 

 

12.6.3 Verification of well-defined criteria 

 

In  case  of  certain  goods,  it  may  be  possible  to  specify  certain  well  defined 

physical / functional characteristic of the product to be inspected. For example, 

for some goods, it may be possible to specify parameters such as unit weight / 

density / length and breadth etc. in the technical specifications and a range of 

acceptable values against each of these parameters may be prescribed. In such 

a case a logical representative sample of the product may be weighed/ measured 

(as the case may be) under test conditions to assess if the product meets criteria 

for acceptance. 

 

12.6.4 Checking goods packages 

 

When goods are supplied in boxes, bundles or coils as in the case of tools, rope, 

canvas,  barbed  wire,  etc.  each  of  which  is  required  to  contain  a  specified 

quantity,  reasonable  number  of  such  packages  should  be  opened  up  and 

checked. 


background image

P a g e

 | 138 

 

 

 

12.6.5 Other Considerations during Inspection 

 

(i)  A  separate  Inspection  Report  must  be  prepared  for  each  consignment 

under the Acceptance of Tender or Supply Order. 

(ii)  In the case of large consignments, the issue of Inspection Report may not 

be held up until the inspection is completed but these must be issued for 

the quantity inspected and accepted during not more than 48 hours. 

(iii)  Accounting Unit is in terms of 'Sets' or 'Number' and the stores are such 

that they comprise of a number of components or accessories. Inspection 

Report  may  be  issued  when  all  the  parts,  components  and  accessories 

forming a set are inspected and accepted. Where the "Accounting Unit" is 

on "Tonnage" basis, Part-Inspection Report can be issued when the details 

of weight and dispatch particulars are available from the Suppliers. 

(iv)  When Plant and Equipment are ordered with spares, Inspection Report for 

spares should not be issued before acceptance of main equipment, 

(v)  In the case of contracts for imported stores which involve initial inspection 

in the country of origin and final inspection in India, final Inspection Note will 

be issued giving reference to the certificate issued abroad. 

 

12.7  Inspection Authorities 

 

Inspection  modalities  or  agencies  of  Inspections  specified  in  the  contract  should 

normally not be changed. In rare cases when this becomes inescapable, this should 

not  be  done  at  unit  level  but  approval  of  CFA  should  be  taken,  justifying  the  rare 

circumstances. 

 

12.7.1 Internal Inspection Authorities 

 

For inspections where user department is required to participate, stores shall 

intimate  the  user  on  the  proposed  date  of  inspection  at  least  one  week  in 

advance. The representatives of the user departments and/or lab representative 

shall respond to stores as early as possible. AGM (MMD) shall be final authority 

for acceptance of goods. Based on the user department inspection report/lab 

reports, an Inspection Report shall be issued by AGM (MMD). 

 

12.7.2 External Inspecting Authorities 

 

Sometimes  it  becomes  necessary  to  conduct  type  test,  acceptance  test  or 

special  test  at  external  laboratories,  when  facilities  for  these  tests  are  not 

available  in-house  with  the  supplier  or  carrying  out  of  confirmatory  tests  is 

considered desirable before accepting the goods. The following guidelines will 

apply in all such cases: 

 

(i)  External  testing  may  invariably  be  got  done  normally  from  National 

Accredited  /  Government  Laboratories.  A  list  of  approved  testing 

laboratories should be drawn up for testing the samples drawn from the lots 


background image

P a g e

 | 139 

 

 

offered by the supplier and choose an inspection agent qualified to conduct 

random sampling in accordance with ISO/ IS requirements. 

(ii)  In case of items prone to contentions (a list of such items and tests may be 

evolved over time) about results of Tests, Testing may be got done from 

more  than  one  such  Laboratories  in  parallel.  The  list  of  external 

Laboratories should also contain approved laboratories, which can be used 

as referral/ appellate laboratories for retest, when samples tested at one 

laboratory are decided to be re-tested. 

(iii)  Test reports must contain the values obtained in the Tests besides, fail/ 

Pass results. Laboratory must preserve the sample and test records for a 

period of three years. 

(iv)  A written confirmation should be requested from the supplier that the results 

of the testing laboratory chosen for qualification and compliance testing will 

be  accepted  by  the  supplier.  The  name  of  the  testing  lab  should  be 

incorporated in the tender document. 

(v)  The Department shall lay down a Liability Statement for cost of samples 

expended in tests, dispatch of samples, transportation costs, test charges 

etc.  in  respect  of  samples  tested  at  outside  laboratories  as  may  be 

applicable. 

(vi)  In cases where the samples are to be tested at supplier's cost on account 

of non-availability of their own testing arrangements, the responsibility of 

depositing the testing fee, etc. would rest with the supplier. 

(vii)  Goods accepted at initial inspection and in final inspection in terms of the 

contract shall in no way dilute BRBNMPL's right to reject the same later, if 

found deficient in terms of the warranty clause of the contract. 

 

12.7.3 Joint Inspection on Complaint 

 

In case a written complaint is received from the supplier disputing rejection of 

goods by BRBNMPL's inspecting officer, the same should be jointly investigated 

by  a  team  consisting  of  an  authorized  representative  of  BRBNMPL,  a  senior 

representative of the inspecting agency, who is well conversant with the goods 

and an authorized representative of the supplier. 

 

Detailed  procedure  to  be  followed  in  this  regard  and  the  format  of  the  joint 

inspection report (to be signed by all the team members) are to be prescribed by 

the  purchasing  department  and  the  matter  processed  accordingly  for  further 

necessary action. 

 

12.8  Approval of Acceptable deviations 

 

Under no circumstances, no officer shall have the authority to modify the governing 

specifications, approved drawings or samples during inspection without reference to 

the competent authority that approved the tender. For all cases of acceptance with 

deviation,  nature  of  deviation  along  with  justification  for  acceptance  against  such 


background image

P a g e

 | 140 

 

 

deviation shall be duly documented. The competent authority that approved the tender 

shall take final decision on deviations. 

 

(i)  Deviations  from  the  contract  specifications/  requirements  not  affecting  price, 

quality, performance and other terms of contract may be allowed at the level of 

DGM (MMD) in consultation with the indenter on merits / nature of deviations. 

(ii)  In all other cases, the goods shall be rejected giving full reasons by issuing a 

rejection Inspection Report. Rejections shall not be made in a piecemeal basis. 

(iii)  Rejection Inspection Report shall be issued with the approval of DGM (MMD). 
 

12.9  Storage and Issue of Inspected goods 

 

12.9.1 Storage of goods 

 

After  satisfactory  inspection  and  tests,  the  acceptable  materials  shall  be 

stamped, labelled, marked, or sealed and stored in a systematic manner so as 

to facilitate easy retrieval at a later stage. Storage occurs when an object is kept 

and protected against unauthorized removal. As all the goods needed / procured 

cannot be consumed at one point of time, storage is an inevitable process. The 

storage system forms the key component of any materials management system. 

Thus  storage-stores  management  has  a  very  important  role  to  play.  Material 

pilferage, deterioration and careless handling may lead to lower availability of 

stocks to the beneficiaries. 

 

(i)  The Store Personnel shall ensure that the lots which are under inspection, 

accepted, or rejected are properly segregated and identified. The details of 

goods  accepted  after  inspections  are  entered  into  a  Stores  ledger,  a 

template for which is given in Annexure 15: Stock Ledger

(ii)  The stores personnel shall also make sure that the goods are stored in such 

a  conditions  that  their  usability/  effectiveness  are  not  decreased  for  the 

duration of storage / shelf-life. 

(iii)  There  shall  not  be  any  initial  provisional  acceptance  at  a  lower  level. 

Inspection  Reports  shall  be  prepared  detailing  the  inspection  done, 

samples  examined,  the  requirements  as  per  the  relevant  specification/ 

contract and the observations jointly with the representative of the firm. 

(iv)  In respect of stores which have been rejected by the user department, the 

rejection  Inspection  Report  will  be  issued  immediately  following  the 

completion of the inspection with the approval of the competent authority, 

(v)  The  criteria  for  rejection  should  not  be  subjective.  All  the  reasons  of 

rejection and deviations found from the governing specifications, drawings 

or other particulars should invariably be noted in detail in the "Remarks" 

column of the Rejection Inspection Note. 

 

 

 


background image

P a g e

 | 141 

 

 

Some of the important functions of Storage are as follows: 

 

(i)  Issue: fulfilling  the  demand  of  consumers  /  indenters  by  proper  issue  of 

items on receipt of authorized issue requisitions / indents. 

(ii)  Records:  to  maintain  proper  records  and  update  receipt  and  issue  of 

materials, either in manual or electronic form. 

(iii)  Housekeeping:  Keeping  the  stores  clean  and  in  good  order  so  that  the 

handling,  preservation,  stocking,  receipt  and  issue  can  be  done 

satisfactorily. 

(iv)  Control:  Keeping  a  vigil  on  the  discrepancies,  abnormal  consumption, 

accumulation of stocks etc., and enforcing control measures. 

(v)  Surplus Management: Minimization of wastage, surplus and obsolescence 

through  proper  inventory  control  and  effective  disposal  of  surplus  and 

obsolete items. 

(vi)  Verification: Verifying the bin card balances with the physical quantities in 

the bins and initiating the purchase cycle at appropriate time so as to avoid 

the out of stock situation. 

(vii)  Stores ledger: It contains more information than bin cards. It also records 

additional  entries  like  P.O.  details,  Qty.  ordered,  Qty.  received,  Qty. 

accepted, Material Requisition no. etc. 

(viii)  If  quality  assurance  measures  have  been  strictly  followed  during  the 

manufacturing process, the conditions of the warehousing and storage play 

a major role in ensuring that quality goods received reach final users in 

good  condition.  They  should  be  left  in  their  original  packaging  during 

storage. 

 

The prescribed format for Material Requisition Note (MRN) is given in Annexure 

16: Material Requisition Note. The prescribed format for stores ledger is given in 

Annexure 15: Stock Ledger
 

12.9.2 Issue of goods 

 

The stored goods are issued to the user department upon receipt of a requisition 

note from the user department. 

 

12.10  Documentation of inspection  

 

12.10.1 Inspection Documents 

 

Inspection Reports (Annexure 22: Inspection note) are issued in significance of 

the  stores  on  acceptance, against  which payments are made by  the  Finance 

department as per the conditions of the contract. Issue / distribution of Inspection 

Report when supplies are accepted 

 


background image

P a g e

 | 142 

 

 

Inspection Reports should be printed in sets of 4 leaves each having the same 

number. On the top of each leaf the details for whom the copy is meant is printed. 

The  copies  of  Inspection  Report  to  be made  out  and  distributed  by  the  AGM 

(MMD) when the supplies are accepted with or without some rejections shall be 

as under: 

 

COPY 

ISSUED TO 

Supplier/Contractor’s Copy

 

Contractor/Supplier

 

Stores Copy

 

Manager (Stores)

 

User Department’s Copy

 

DGM (P)

 

Finance & Account’s Copy

 

DGM/AGM (F&A)

 

Purchaser’s Copy

 

DGM/AGM(MMD)

 

 

The following guidelines should be adhered to regarding distribution of Inspection 

Reports: 

 

(i)  The Inspection Note copies meant for payments shall be attested with full 

signature  in  ink  by  the  AGM  (MMD).  Accounts  would  make  payments 

against copies so attested only. 

(ii)  Corrections, if any, on the inspection Note shall be duly authenticated by 

the officer issuing the same. Similarly, each Continuation Sheet if attached 

to the Inspection Note should be signed by the AGM (MMD) at the relevant 

places and any correction duly authenticated. 

(iii)  Each  Inspection  Note  copy  issued  shall  invariably  bear  the  individual's 

name,  stamp  along  with  his  Designation  and  Code  No.  of  the  officer 

authorized to sign and issue Inspection Documents. 

(iv)  In case of total rejections, no copies meant for payments/ Accounts Office 

will  be  issued.  Such  copies  will  be  cancelled  across  by  the  Inspecting 

Officer with his signature and retained in the inspection file along with the 

office  copy  of  rejection  Inspection  Note.  In  respect  of  initial  or  final 

inspections only appropriate copies of Inspection Report shall be signed 

and released. 

(v)  No 'Certified true copy' of the lost original payment copies will be issued 

until  a  'Non  Payment Certificate' has been  received from  the  concerned 

Officer from Accounts or that payment has not been made and will not be 

made against the original Inspection Report even if received subsequently. 

This copy must be endorsed as "Certified Copy" and this endorsement will 

be attested in full in indelible ink by the officer giving cross reference to the 

Accounts  Officer's  Non  Payment  Certificate  with  the  name  stamp  with 

designation and Code No. of the officer issuing the duplicate copy. 

 

 

 


background image

P a g e

 | 143 

 

 

12.10.2 Handling of inspection stamps/ inspection documents 

 

(i)  For  reasons  of  security  and  to  avoid  irregular  or  incorrect  issue,  the 

Inspection Reports should be machine numbered and wherever possible 

different colour copies marked for different users. 

(ii)  An account of the details of the Inspection Reports and other inspection 

documents and accessories issued shall be maintained serial number wise 

in an appropriate register. 

(iii)  The  Department  should  also  develop  a  fool  proof  system  to  avoid  any 

fraudulent and unauthorized use of the inspection notes. 

 

12.11  Guidelines on Pre-Dispatch Inspection Schedule  

 

12.11.1 General Guidelines 

 

As  far  as  possible,  the  inspection  should  be  commenced  and  finished  and 

Inspection Report issued during the validity period of the contract so that the 

contract is not kept alive after expiry of delivery period. 

 

In cases where the supplier offers stores for inspection during the last few days 

of the contract delivery period or even on the last day of the contract delivery 

period,  efforts  should  be  made  by  the  Inspecting  Officer  to  commence  the 

inspection before the expiry of the delivery period. 

 

In cases where it is not possible to commence/ conclude the inspection before 

the expiry of the delivery period, the Inspecting Officer should immediately on 

receipt of the intimation or request for inspection of the stores, bring to the notice 

of the supplier orally as well as in writing that the stores have been submitted for 

inspection  at  the  very  late  stage  and  that  it  is  not  possible  to  commence  / 

conclude the inspection before the expiry of the delivery period. 

 

The supplier should also be informed that the goods offered for inspection will, 

however, be inspected till the completion of the inspection which can be after the 

expiry of the delivery period and such an inspection continuing after the expiry of 

the  delivery  period  is  neither  intended  nor  is  to  be  construed  as  keeping  the 

contract alive. 

 

The Inspecting Officer should invariably issue such notice to avoid the contract 

being  kept  alive  after  the  expiry  of  the  delivery  period.  In  a  case,  where  the 

inspection  is  commenced  before  the  expiry  of  the  delivery  period  and  the 

Inspection Note is issued after the expiry of the delivery period, the Inspection 

Note,  whether  accepting  or  rejecting  the  goods,  shall  be  duly  franked  as  per 

franking clause as given below as an abundant precaution against keeping the 

contract alive. 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 144 

 

 

12.11.2 Franking Clause on Acceptance 

 

The fact that the goods have been inspected after the delivery period and passed 

by the Inspecting Officer will not have the effect of keeping the contract alive 

hence Inspection report should have a franked endorsement: - 

 

'The goods are being passed without prejudice to the rights of BRBNMPL under 

the terms and conditions of the contract.

 

This clause may also be incorporated in conditions of contract. 

 

12.11.3 Franking Clause on Rejection 

 

The  fact  that  the  goods  have  been  inspected  after  the  delivery  period  and 

rejected by  the  Inspecting  Officer  will  not  bind  the  purchase  in  any  manner  - 

hence Inspection report should have a franked endorsement: - 

 

"The goods are being rejected without prejudice to the rights of BRBNMPL under 

the terms and conditions of the contract.

 

This clause may also be incorporated in conditions of contract. 

 

12.12  Waiver of inspection and acceptance of goods under firm's `quality self-

certification' 

 

Certain  goods  in  respect  of  which  manufacturers  could  be  relied  upon  for  quality 

products may not be subjected to physical inspection and the stores may be accepted 

under firm's quality self-certification. Physical inspection clause stipulating inspection 

authority and the inspecting officer in such cases will not be included in the contracts 

entered into. 

 

AGM  (MMD)  may  recommend  such  goods/services  for  inclusion  in  the  exempted 

category in respect of which there have been no rejections during the last three years 

to GM/GM (I/C)/O-I-C. On approval by GM/GM (I/C)/O-I-C, such goods/services may 

be then included in an exempted list. This list should be reviewed periodically, and 

changes may be suggested by AGM (MMD). 

 

Waiver of pre-dispatch Inspection and acceptance of stores under firm's quality self-

certification may be considered: 

 

 

Where user departments indicate in their indent that physical inspection is not 

necessary and that the stores can be accepted on firms' quality self-certification 

 

Where the user department requests for waiver of inspection to meet his urgent 

requirement  and  where  the  firm  is  agreeable  for  100%  payment  against 

consignee's  receipt  and  acceptance.  In  such  cases,  the  user  departments 

themselves will be responsible for ensuring quality of goods supplied. 

 

For waiving pre-dispatch inspection of imported stores, the stores are normally 

accepted under firm's quality self-certification. 


background image

P a g e

 | 145 

 

 

 

However,  the  right  for  waiver  of  inspection  may  be  reserved  only  for  specific 

requirements and justification for waiver shall be recorded. Also, a suitable clause may 

be incorporated in conditions of contract. 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 146 

 

 

Chapter 13: Record Keeping and Reporting 

 

13.1 Introduction 

 

This chapter details on the practices to be followed for proper record keeping and 

monitoring of procurement of goods. 

 

13.2 Procurement Audit 

 

All the procurements done by BRBNMPL are subject to post audit by internal audit, 

statutory audit and Comptroller and Auditor General (CAG). Hence, all the documents 

related to the procurement should be filed and kept systematically and safely. Files 

shall be properly numbered in notes and correspondence side. Directions of CVO in 

this regard shall be followed. 

 

13.3 Procurement Record-keeping 

 

Materials Management Division should maintain the following basic records (either in 

manual or electronic form): 

 

(i)  Purchase order log: It contains a numerical brief record of all Purchase Orders 

issued.  It  contains  Purchase  Order  nos.,  supplier's  name,  brief  description  of 

purchase, total value of the order etc. 

(ii)  Open order file: contains status of all outstanding orders, 
(iii)  Closed order file: contains historical data of all completed purchases. 
(iv)  Vendor record file: contains the names, addresses of suppliers, materials that a 

vendor can supply delivery and quality records. 

(v)  Rate contract file: contains the purchase records of items under a term contract. 

It is especially important when the contract is an open one against which orders 

may be placed. 

(vi)  Purchase reports: Since the Materials Management Division handles a sizable 

portion of organization finances, it is desirable to have some summary reports 

periodically  (monthly/  quarterly/  half  yearly/  annually)  available  to  the 

management. Some of important reports are: 

 

a.  Total value of purchase 
b.  Allocation of purchase value against major items 
c.  Budget for purchase for the next year 
d.  Proposal for revision of budget in current year 

 

Besides the above, the AGM(MMD) should maintain all the records of issue, receipt, 

opening, evaluation of tenders, award of contracts i.e. all pre-order and post-order 

records in chronological order and the files kept in an identified place and should be 


background image

P a g e

 | 147 

 

 

retrievable  for  scrutiny  whenever  needed  without  wastage  of  time.  The  records  of 

complaint handling, correspondences with clients, consultants, Banks, Vendors etc. 

also should be kept separately and should be retrievable. 

 

13.4   Procurement Register (PR) 

 

There  shall  be  a  procurement  register  maintained  by  the  procuring  department 

(Materials Management Division for annual procurement of goods) which shall be used 

for recording key information which includes: 

 

(i)  Date of request for procurement / Indent / Planned Procurement Activity 
(ii)  Name of the department making the request / Annual Procurement Plan 
(iii)  Procurement Number 
(iv)  Mode / Method of Procurement 
(v)  Date of invitation for bids/ preparation of bid document 
(vi)  Date of decision of Tender Evaluation Committee 
(vii)  Contract date & number 
(viii)  Name(s) of supplier(s) and all other participants to the tender 
(ix)  Codes,  unit  size,  short  description  and  quantity  of  units,  unit  price,  total  cost                  

per item and expected delivery date 

(x)  Date of receipt of Shipping Document 
(xi)  Date of delivery and the total quantity delivered 
(xii)  Stores receipt voucher date and number 
(xiii)  Remarks 
 

The PR should contain records for Invitation for Bid, Notification of Contract and the 

Contract.  These  documents  shall  help  in  monitoring  the  progress  of  procurement 

process. The  AGM(MMD)  shall  be  responsible for maintenance of  PR. The official 

entrusted to maintain the PR shall ensure that all documents are filed centrally in a 

sequential order. Different procurement activity will be filed in a separate file. All pages 

should be numbered and signed/initialled by some responsible officer. 

 

13.5 Filing Structure 

 

Some of the broad guidelines for the filing structure are presented below: 

 

(i)   A general box labelled "PG" (Procurement General) shall be used to record the 

following documents for each project: 
a.  Appraisal report 
b.  Reference number list for bulky bid documents 
c.  Contracts with separate filing for goods and services 


background image

P a g e

 | 148 

 

 

(ii)  All  boxes/  drawers  shall  have  computer  printed  labels  for  clear  legibility.  The 

boxes used for filing contracts shall be marked "G" indicating goods. 

(iii)  A separate box shall have individual folders for the following items: 

a.  Each procurement step for the contract concerned 

b.  A folder for complaints 

c.  A folder for procurement review or technical audits 

(iv)  Large boxes shall be created for storing bulky documents like: 

a.  Prequalification and bidding document 

b.  Consultant's proposal 

c.  Contract documents 

 

These documents shall be provided a reference number and the reference list shall 

be placed in each Procurement General box for the project for their easy traceability. 

 

13.6   Filing Folders 

 

Some of the key folders for proper filling of the procurement process are listed below: 

 

13.6.1 General Folders 

 

The general folder shall consist of the folders like: 

 

(i)  Basic  Document  Folder  which  contains  the  appraisal  report,  loan 

documents, list containing reference number and notice for invitation for 

bids,  request  for  expression  of  interest  and  publication  date  and  the 

responses of interested firms in case of consultancy services. 

(ii)  Procurement Review Folder/ Project audit folder 
(iii)  Box for bulky documents as mentioned 

 

13.6.2 Specific folders for goods 

 

Specific folder for recording documents related to procurement of goods shall 

consist of folders like: 

 

(i)  Complaints Folder 

(ii)  Bid launching folder 

a.  Procurement  notice  for  the  specific  procurement  with  the  date  of 

issue. 

b.  Bid document sold 

c.  Modifications / alterations to the bid 

(iii)  Bid Evaluation folder 

a.  On-the-spot report of the Tender opening official 

b.  Clarifications requested by bidders and written clarification provided 

for the same 


background image

P a g e

 | 149 

 

 

c.  Bid evaluation report and recommendations as submitted by TEC 

(iv)  TEC's Bid Award Folder 

a.  Copy  of  the  letter  of  acceptance  as  received  from  the  successful 

bidder 

b.  No objection to signed contract 

(v)  Copy of the signed contract 
(vi)  Contract Management Folder 

a.  Contract amendments 

b.  Inspection certificates 

c.  Payment certificates 

d.  Completion certificates 

e.  Copies of guarantees 

f. 

 Claims & Disputes

 

 

13.7   Management Reporting 

 

Regular  reports  measuring  the  vital  characteristics  and  performance  on  multiple 

parameters  of  the  procurement  process  should  be  made  available  monthly  to  the 

various authorities.   

 

Different reports should be sent to different levels of authorities as detailed below; 

 

(i)  GM/GM  (I/C)/O-I-C:  Monthly  variance  analysis  against  budgets,  Variance 

analysis for Category 'A items, No. of stock outs and average period of stock out 

for  Category  'N  items,  Average  time  taken  for  payment,  Top  10  suppliers  by 

value, etc. 

(ii)  DGM(MMD)/DGM(P): Monthly variance analysis for select items, No. of stock 

outs  and  average  period  of  stock  out  for  select  items,  Average  period  of 

outstanding  indents  &  invoices,  %  of  defects  for  select  items,  Performance 

analysis of top 25 suppliers. 

 

The list given above is only indicative and the various field officers directly involved in 

procurement  and  execution  of  contracts  should  bring  to  the  notice  of  competent 

authorities, any issues that they feel might have substantial impact on the procurement 

activities/ policies of BRBNMPL. 

 

Templates  for  management  reports  are  given  in  Annexure  18:  Templates 

Management Reports

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 150 

 

 

Chapter 14: Disposal 

 

14.1 Introduction 

 

This  chapter  describes  the  different  actions  and  procedures  to  be  adopted  for  the 

disposal of Sensitive and Non-Sensitive Machinery / Equipment and other items in the 

units under BRBNMPL. 

 

There accumulates, in every organisation, a large quantity of material which is neither 

usable for the purpose for which it was originally procured nor of any other operational 

value. Such material is generally called “scrap” and should be distinguished from other 

stores  and  component  parts  which  can  be  utilised  after  repair  or  renovation. 

Occasionally, scrap may consist of second-hand or in excellent repair or even new 

material which is “surplus” to the need of the organisation and may command a fair 

price in the market not normally associated with scrap. 

 

An item may be identified as scrap or surplus or obsolete or unserviceable (hereafter 

referred to as 'disposable') if the same is neither usable for the purpose for which it 

was originally procured nor it is of any operational value. The reasons for declaring the 

item scrap or surplus or obsolete or unserviceable should be recorded by the user 

department. Authority competent to purchase stores of the value of the items as per 

the  book  value  shall  be  competent  to  declare  the  store  as 

scrap/obsolete/surplus/unserviceable. 

 

Before any item of stores can be sold as ‘scrap’, it should be declared as such by the 

Condemnation  Committee  (CC).  The  competent  authority  may,  constitute  a 

Condemnation  Committee  (CC,  refer  Para  3.3.4)  at  appropriate  level  to  declare  / 

identify item(s) as scrap or surplus or obsolete or unserviceable item(s). Since disposal 

is a continuous activity, separate standing CCs may be setup for different categories 

of items. 

 

The  book  value  and  the  reserve  price  of  the  scrap  or  surplus  or  obsolete  or 

unserviceable items are important considerations in disposal. In case book value is 

not readily available, the original purchase price of the scrap or surplus or obsolete or 

unserviceable items may be used to calculate book value by factoring the original price 

with an appropriate rate of depreciation in consultation with associated finance. 

 

A standard format for disposal of goods is provided in Annexure 19: Report of Stores 

for Disposal

 

14.2 Classification and Categorization: 

 

There  are  different  varieties  of  materials  /  items  for  disposal  under  each  Unit  e.g. 

Paper, Steel, old machineries and equipment, Electrical and Electronic items, Inks, 

Chemicals, Brass, Copper, Nickel, Cotton Wastes, Packing materials, oils, Wood. G.I. 

Sheets,  Polythene,  Plastic,  Computers,  Films,  Printing  Presses,  Printing  plates, 

Blankets,  Rollers  and  Cylinders,  Numbering  Boxes,  Perforation  Tools,  Ink  Drums, 

Printed wastes, Old Spars parts, old construction materials etc. 


background image

P a g e

 | 151 

 

 

 

Above mentioned items may be classified as 

Security and non-Security items as 

per 

Para 5.12. 

 

It is very important to categorize the scrapped items into various categories based on 

the use to which the scrap purchaser can put them for commercial use e.g. for melting, 

re-rolling, burning, recycling etc. A properly categorized and sorted scrap is likely to 

attract better value. It also helps in keeping historical data of prices and facilitates fixing 

of Reserve prices. The main suggestive preliminary categories (This can be locally 

fine-tuned) are: 

 

(i)  Security Related Scrap  

(ii)  Non-Security 

 

1.  Metal Scrap 

a.  Ferrous Scrap 

(i)  Cast Iron 

(ii)  MS (Mild Steel) 

(iii)  Mixed Ferrous 

b.  Non-Ferrous Scrap 

(i)  Aluminium 

(ii)  Batteries with Lead 

(iii)  Copper/Wires with PVC/Rubber covering 

(iv)  Brass 

2.  Scrapped Vehicles 

3.  Scrap Used Oil 

4.  Scrap Paper (General type) 

5.  Scrap ink and chemicals 

6.  Scrap Rubber Items / Blankets  

7.  Scrap Wood / Wooden Furniture 

8.  Empty Oil / Grease Drums 

9.  Condemned Machines, M/c parts, Bearings (with or without non-ferrous 

attachments) 

10.  Junk Kutchra Mixed 

 

14.3 Segregation and Strong Room: 

Scrap disposal process is prone to leakages and frauds unless abundant vigilance is 

practiced by the custodians. It is very important to keep security related scrap and 

high-value / non-ferrous scrap entirely away from non-security / low-value scrap in a 

separate secure room with recorded opening register. Within the security and non-

security type of scrap, it is necessary to keep new and usable materials, incoming 

unclassified scrap and ‘ready for sale’ scrap physically segregated from each other. 

 

 


background image

P a g e

 | 152 

 

 

14.4 Marking and Cutting: 

 

To prevent leakages and errors, it is important to mark all security and high value 

reusable scrap in colour coded marking. In case the marking is not possible on the 

material it-self then the marking may be made on the container or bags. These could 

be: 

 

(i)  Yellow Stripes : Rejected or Reusable hi-value scraps like Bearings 
(ii)  Red Stripes  : Security Scrap 
(iii)  Green Stripes  : Environmentally Hazardous Scrap like Lead, Acid, Asbestos etc. 
(iv)  White Lime (Choona) Stripes (In addition to other Paint Codes): Ready for sale 

Lot- Formed Scrap. These should be so painted that any disturbance to the scrap 

lot should disturb the continuity of such stripes which should be visible even in a 

cursory glance. 

 

In all security and high value reusable (like bearings) scrap, if possible, vital parts may 

be purposely damaged by cutting or hammering, so as to render them unusable as 

described in Para 14.8. This may reduce the likely price that may be obtained, but it 

would be worth the reduction. 

 

14.5 Composition and Description 

 

Complete description of the scrap lot is very important in obtaining a fair price for the 

scrap. The description should specify all recoverable elements of the scrap and their 

likely proportion. For this purpose, as far as feasible, a technical examination of the 

scrap  should  be  done  to  gauge  the  proportion  of  various  elements  of  the  Scrap. 

Especially if there are non-ferrous parts / fittings, those should be clearly declared. 

 

14.6 Process of Disposal 

 

14.6.1 The Condemnation Committee (CC) may initiate the process of disposal 

at the end of annual inventory audit for respective departments. Items may be 

identified as disposable in any of the following cases: 

 

(i)  The  item  has  completed  its  expected  useful  life,  and  is  no  longer 

operational, or in use. For this purpose, the expected useful life of various 

categories  of  items  is  to  be  decided  by  user  department  officers  and 

approved by DGM(P). 

(ii)  Where the life period has been prescribed or stipulated and is over, it should 

normally be taken as enough ground for declaring the item obsolete and 

unserviceable. However, the condition of the item should still be thoroughly 

examined by the committee to see whether the item could be put to further 

use. 

(iii)  The item, disregarding its expected useful life, in case it is non-operational 

or  no  longer  useful  due  to  breakage,  wear  and  tear,  unserviceability, 


background image

P a g e

 | 153 

 

 

obsolescence, negligence or acts of nature or has already been replaced 

by another similar item. 

(iv)  The cost of ownership (including cost of repair and costs due to downtime 

or  non-availability)  is  more  than  the  cost  of  procuring a new  item  of  the 

same specification. 

(v)  The item has a limited shelf life and exists in surplus quantities and there is 

likely to be no future use of the item during the remaining period of its useful 

life. 

(vi)  An item remaining in stock for over a year beyond the provisioning cycle 

shall be considered surplus unless there is any good reason to treat that 

otherwise. 

 

14.6.2 After identification of disposable goods and documenting the reasons for 

recommendation to dispose, CC may seek approval from competent authority. 

Authority competent to purchase stores of the value of assessed reserve scrap / 

book  value  shall  be  competent  to  approve  declaration  of  the  store  as 

scrap/obsolete/surplus/unserviceable  and  their  subsequent  disposal  (please 

refer Annexure 28 Item F). Items identified as disposable by a user department 

shall be then sent / custody handed over to the stores. 

 

14.6.3 After required approval, in case of sensitive / security scrap, the CC shall 

also ensure that such scrap is properly cut / destroyed as per Para 14.8 and then 

issue  a  'Fit  for  Disposal  Certificate'  only  after  satisfying  themselves  that  the 

materials are safe for disposal without which such scrap should not be accepted 

for disposal by AGM(MMD) and the Scrap Disposal Committee (SDC - refer Para 

3.3.5).  CC  may  obtain  a  certificate  signed  by  respective  head  of  department 

stating that all security items on the machine have been removed and kept under 

safe custody and no security item is on the machine/equipment. Original shall be 

sent  to  AGM(MMD)  and  copies  to  store,  purchase,  workshop  and  finance. 

Photography / Videography to the extent required of the machines before and 

after making ready for disposal should be kept. Copies of these video / Photo 

records may be retained by AGM(MMD). 

 

14.6.4  List  of  approved  disposable  items  shall  be  then  forwarded  by  the 

AGM(MMD)  to  the  SDC,  duly  ensuring  formation,  marking  and  numbering  of 

scrap lots keeping Para 14.3 and 14.4 in mind. 

 

14.6.5 The SDC shall then initiate proceedings to dispose of the items as per 

procedure given below. 

 

14.7 Modes of Disposal 

 

(i)  Small value scrap such as  newspapers, waste paper or industrial sweepings, 

and so on, up to a value of Rs. 5,000 (Rupees Five thousand) in each case may 

be sold directly to the local scrap dealers on a summary quotation basis. 

(ii)  If  assessed  scrap  value  of  the  item  is  more  than  Rs.  Two  lakhs,  it  may  be 

disposed of by either obtaining bids through advertised tender or through public 


background image

P a g e

 | 154 

 

 

/ e-Auction. Items with assessed scrap value of less than Rs. Two lakhs may be 

disposed through LTE to known / registered scrap merchants. Mode of disposal 

may  be  determined  by  the  CFA,  keeping  in  view  the  necessity  to  avoid 

accumulation  of  such  goods  and  consequent  blockage  of  space  and,  also 

deterioration in value of goods to be disposed of. 

(iii)  E-Auction  may  also  be  encouraged,  which  at  present  is  done  through 

outsourcing  this  activity  and  where  instructions  of  the  outsourcing  service 

provider  may  be  followed.  However,  any  violation  of  prudence,  transparency, 

equality and competition among bidders or value for money principles of normal 

auction is noticed, it should be asked to be rectified by the service provider. In 

case of e-auction, depending on the particular e-auction software used by the 

service  provider,  the  highest  bid  above  the  Reserve  Price  is  automatically 

declared successful by some types of software. In some other types of software, 

the seller has to individually accept such bids but even then there is no scope or 

time to go into a de-novo examination of reasonableness of the bid even though 

it is already above reserve price. Therefore, due diligence in fixing Reserve Price 

is very important. 

(iv)  For certain disposable goods such as expired chemicals, inks, papers etc. which 

are  hazardous,  should  be  written  off  or  destroyed  immediately  by  adopting 

suitable mode so as to avoid any health hazard and / or environmental pollution 

and also the possibility of misuse of such goods. Disposal or destruction shall be 

done  strictly  in  accordance  with  the  procedures  prescribed  in  the  relevant 

Pollution Control Act/Rules and any other Municipal Provisions in this regard. 

(v)  Disposable goods, equipment and documents, which involve security concerns 

(e.g.  currency,  negotiable  instruments,  receipt  books,  stamps,  security  press 

etc.) should be disposed of / destroyed as per para 14.8. 

 

14.7.1 Disposal through Tender 

 

This method of sale is particularly suitable where it is proposed to dispose  of 

‘overstocks’ and surplus stores’ which are in fit to use condition. The broad steps 

to be adopted for this purpose are as follows: - 

 

(i)  Assessment of book value of disposable goods. 

(ii)  Finalization and approval of tender estimates for disposal. 

(iii)  Preparation of bidding documents. 

(iv)  Invitation of tender for the surplus goods to be sold. 

(v)  Opening of bids. 

(vi)  Analysis and evaluation of bids received. 

(vii)  Selection of highest responsive bidder. 

(viii)  Collection of EMD against sale value from the selected bidder. 

(ix)  Issue of sale release order to the selected bidder. 

(x)  Release of the sold surplus goods to the selected bidder. 

(xi)  Receipt of payment from the highest responsive bidder. 

(xii)  Return of bid security to the unsuccessful bidders. 

 


background image

P a g e

 | 155 

 

 

The  important  aspects  to  be  kept  in  view  while  disposing  the  goods  through 

advertised tender are as under: 

 

(a)  The  basic  principle  for  sale  of  such  goods  through  advertised  tender  is 

ensuring transparency, competition, fairness and elimination of discretion. 

Wide publicity should be ensured of the sale plan and the goods to be sold. 

All the required terms and conditions of sale are to be incorporated in the 

bidding  document  comprehensively  in  plain  and  simple  language. 

Applicability of taxes, as relevant, should be clearly stated in the document. 

(b)  The  bidding  document  should  also  indicate  the  location  and  present 

condition of the goods to be sold so that the bidders can inspect the goods 

before bidding. 

(c)  The bidders should be asked to furnish bid security (EMD) along with their 

bids. The amount of bid security should ordinarily be 5% (five per cent) of 

the assessed or reserved price of the goods. EMD shall be furnished in the 

form of Account Payee Demand draft drawn on any scheduled commercial 

bank  in  India,  online  transfer,  other  electronics  Mode  of  payment  as 

mentioned at Para 8.7.1. The exact bid security amount should be indicated 

in  the  bidding  document.  The  Earnest  Money  shall  be  forfeited  if  the 

tenderer unilaterally withdraws amends, impairs or derogates from his offer 

in any respect within the period of validity of his offer. 

(d)  If the offer of the tenderer is not accepted by the BRBNMPL, the Earnest 

Money deposit made by the tenderer shall be refunded to him. No interest 

shall be payable on such refunds. The EMD deposited by the successful 

tenderer shall remain with the BRBNMPL till payment of the security deposit 

(SD) money, as stipulated in relevant Clause, has been made. It may be 

adjusted as part of the total SD money at the discretion of the BRBNMPL. 

(e)  The bid of the highest acceptable responsive bidder should normally be 

accepted. However, if the price offered by that bidder is not acceptable, 

negotiation may be held only with that bidder.  

(f)  In  case  the  total  quantity  to  be  disposed  of  cannot  be  taken  up  by  the 

highest  acceptable  bidder,  the  remaining  quantity  may  be offered to  the 

next higher bidder(s) at the price offered by the highest acceptable bidder. 

Minimum quantity to be accepted shall be indicated in the tender. 

(g)  The successful tenderer, herein after referred to as purchasers, shall have 

to submit security deposit (SD) @ 10% of the total sale value of the contract 

within 5 working days of issue of the sale contract (excluding the date of 

issue of sale contract). The SD shall be deposited in the form of an Account 

Payee Demand Draft drawn on any scheduled commercial bank in India, 

online transfer, other electronics Mode of payment as mentioned at Para 

8.7.1. 

(h)  The purchaser has to pay balance payment within 20 days from the date of 

notification  of  acceptance,  which  is  to  be  issued  by  BRBNMPL  or  his 

authorized representative, in form of Account Payee Demand draft drawn 

on  any  scheduled  commercial  bank  in  India,  online  transfer,  other 


background image

P a g e

 | 156 

 

 

electronics Mode of payment as mentioned at Para 8.7.1. In case of any, 

default to deposit balance payment, BRBNMPL reserves right to terminate 

the contract and forfeit the security deposit. No interest will be paid to the 

purchaser  for  the  amounts  paid  or  deposited  with  the  BRBNMPL  and 

subsequently found refundable to the purchaser under any of the conditions 

of the contract. 

(i)  In case the selected bidder does not show interest in lifting the goods, the 

bid security should be forfeited and other actions initiated including resale 

of the goods in question at the risk and cost of the defaulter, after obtaining 

legal advice. 

(j)  Late  bids  i.e.  bids  received  after  the  specified  date  and  time  of  receipt 

should not be considered. 

(k)  Further details have been given in Para 54 of GIT and Para 37 of GCC. 

 

14.7.2 Disposal through Auction 

 

Materials Management Division may undertake auction of goods to be disposed 

of either directly or through approved auctioneers. 

 

(i)  The basic principles to be followed here are similar to those applicable for 

disposal  through  advertised  tender  so  as  to  ensure  transparency, 

competition,  fairness  and  elimination  of  discretion.  The  auction  plan 

including details of the goods to be auctioned and their location, applicable 

terms and conditions of the sale etc. should be given wide publicity in the 

same manner as is done in case of advertised tender. 

(ii)  While starting the auction process, the condition and location of the goods 

to be auctioned, applicable terms and conditions of sale etc., (as already 

Indicated  earlier  while  giving  vide  publicity  for  the  same),  should  be 

announced again for the benefit of the assembled bidders. 

(iii)  During  the  auction  process,  acceptance  or  rejection  of  a  bid  should  be 

announced immediately on the stroke of the hammer. If a bid is accepted, 

earnest money (not less than twenty-five per cent of the bid value) should 

immediately  be  taken  on  the  spot  from  the  successful  bidder  either  in 

cash/online  transfer/other  electronics  mode of  payment  as mentioned  at 

Para  8.7.1  or  in  the  form  of  Deposit-at-Call-Receipt  (DACR),  drawn  in 

favour  of  the  BRBNMPL.  The  goods  should  be  handed  over  to  the 

successful bidder only after receiving the balance payment. 

(iv)  Delivery  conditions  and  procedures  would  be  same  as  detailed  in  Para 

above and in Para 37 of GCC 

(v)  The  composition  of  the  auction  team  will  be  decided  by  the  competent 

authority.  The  team  should  however  include  an  officer  of  Finance 

department. 

 

A sale account should be prepared for goods disposed of duly signed by the 

officer who supervised the sale or auction. 

 


background image

P a g e

 | 157 

 

 

14.7.3 Disposal at Scrap Value or by Other Modes 

 

If the Department is unable to sell any surplus or obsolete or unserviceable item 

in spite of its attempts through advertised tender or auction, it may dispose of the 

same  at  its  scrap  value  with  the  approval  of  the  competent  authority  in 

consultation with Finance division. In case the Department is unable to sell the 

item even at its scrap value, it may adopt any other mode of disposal including 

destruction of the item in an eco-friendly manner in accordance with guidelines 

of Central Pollution Board or State Pollution Board, after GM/GM (I/C)/O-I-C's 

approval. 

 

14.8 Disposal of Security Items: 

 

Extreme care has to be taken during disposal of Security scrap. It should be secured, 

marked and cut-up as per Para 14.3 and 14.4 above. If such Security scrap is rendered 

innocuous by way of cutting-up/ damaging, it may be sold as non-security scrap, after 

obtaining approval of Scrap Disposal Committee. Cutting-up/ shredding procedures 

for following items are detailed: 

 

(i) 

Printed / unprinted security items: After the condemnation of the item, entire 

quantity shall be cut into small pieces / shredded and bailed. The tender shall be 

called for disposal of briquettes. 

(ii) 

High security printed items: Like printed currency notes etc., shall be cut in to 

small  pieces  /  shredded  and  briquetted  in  the  presence  of  the 

committee/nominated  officer/s.  CCTV  Videography  of  important  steps  of  the 

destruction process may be recorded. 

(iii) 

Printing Plates and Cylinders: All the designs on the plates and cylinders shall 

be  defaced  by  using  suitable  method  (chemical/mechanical)  available  in  the 

units.  Un-serviceable  plates  are  Cut  in  to  small  pieces  and  to  be  melted  in 

presence of SDC members. Photography /Videography of important steps of the 

destruction process may be recorded. 

(iv) 

Printing cylinders, after defacing: it shall be broken into pieces and to be sold 

as iron scrap. 

(v) 

Security films and other items from studio / design section: All items are to 

be cut in to small pieces and are to be burned in presence of the SDC. CCTV 

Videography of important steps of the destruction process may be recorded. 

(vi) 

Numbering Boxes / Dies: All the designs on the Numbering Boxes and Dies 

shall be defaced by grinding or by welding or by any other available methods in 

the units  to  remove  the  design  totally  before  disposal  and  to  be  broken  in  to 

pieces before normal disposal as scrap.   

(vii) 

Security-Sensitive  Machines:  Parts  of  the  impaired  machinery  should  be 

disposed only after the machine parts are destroyed by pressing or gas cutting 

and the dies etc. are defaced. The disposal cell shall find out suitable method to 

destroy the machine parts with the help of workshop or any outside agencies 

utilizing  in-house  facility  to  the  maximum,  if  available.  The  other  parts  of  the 

machine like dies, all used plates, Numbering Boxes, etc., should be destroyed 


background image

P a g e

 | 158 

 

 

as  mentioned  above.  All  the  software  installed  on  the  machine  should  be 

removed completely by formatting/ removing Hard Disk drive from machine. All 

the  PLCs  should  be  defunct  before  sending  the  machine  to  stores.  The 

programmed CDs, DVDs, EPROM’s should be destroyed in front of SDC. 

 

Definitive identification of the purchaser is more feasible in Disposal through Tenders 

than  in disposal  through Auctions. Traceability  of  purchaser  is  important  in  sale  of 

security scrap. Hence such scrap should normally be sold through tenders unless the 

scrap is rendered innocuous by way of cutting up / damaging. Appropriate non-misuse 

declaration (and continued responsibility for the same even after resale down the line) 

and proof of identity of the purchaser may be incorporated in the Tender. Appropriate 

clause may also be inserted insisting on delivery in dismantled and cut-up condition if 

not  already  done.  In  such  cases  these  have  to  be  sold  in  units  of  weight  not  in 

numbers.  Naturally  with  such  restrictions  the  price  obtained  may  be  less  than 

warranted  by  commercial  considerations,  which  may  be  kept  in  view  while  fixing 

reserve price. 

 

14.9 Reserve Price Considerations: 

 

 

14.9.1 Drivers of Scrap Prices 

 

Forecast / comparison of prices that is obtained in sale of Scrap Material are not 

as straight-forward as in case of Purchase of a new material. This is mainly due 

to 

 

(i)  Level of classification, sorting and segregation / Mix-up of other materials 

which have an important bearing on the price. 

(ii)  Lack of standardization, uncertainty in condition, quality and composition of 

similar material. 

(iii)  Distances from main Scrap Markets / Consumption Points. 
(iv)  Size/ Quantity of Lot have complex relationship to the price obtained, with 

both  low  and  high  quantities  getting  lower  rates.  It  also  matters  how 

efficiently the quantity will utilize the capacity of Truck. 

(v)  Market situation of Demand and Availability at different points of Time 
(vi)  Mode of Disposal in-sufficient quantities: A public Auction is likely to obtain 

better price for popular items while e-auction may be good for commoditized 

type of items. For others Open Tender may be appropriate. 

(vii)  Level of possible delays/ leakages in Disposal system  . 

 

Therefore, a wider variation may be noticed during comparison with Last Sale 

Price or among various offers. A variation of 20% instead of 10% as in case of 

Purchase may be noticed. 

 

14.9.2 Methods of determining Reserve Price: 

 

Some of the methods for determining Reserve prices are: 


background image

P a g e

 | 159 

 

 

 

(i)  Book Value with Depreciation. In case the Book value is not available or 

has become insignificant, the reserve price may be based on 5% of the 

Original or Market cost of the new item 

(ii)  Last  Sale  Price  moderated  by  Quantity,  Quality,  Location,  Market 

Condition, Price Trend of Various Metals etc. 

(iii)  Prevailing Market Price ascertained through a Market Survey 
(iv)  Costing analysis based on costs of various elements of the Item 
(v)  Through  Market  Intelligence  Cell  (MIC)  under  AGM(MMD)  (Para  3.4)  or 

External Expert Costing Agencies 

 

Use of Market Intelligence Cell, External Costing Experts, Price Databases. Price 

Indices and data sharing may be done in the same manner as detailed in Para 

10.13.2 to 10.13.4 relating to reasonableness for procurement prices. In addition, 

Metal scrap rates have their own dedicated publications published from Mandi 

Gobindgarh in Punjab - which may be subscribed to. 

 

14.10 Repeated Failure to get Reserve price: 

 

In case there is failure to get a reasonable price, efforts may be made to change mode 

of tendering and to attract more competition with or without gradual stepped reduction 

in reserve prices. Sometimes conducting auctions from a different location (without 

shifting the material) may be beneficial. Even after this if reserve price is not met-with, 

it may be decided to sell the material at the best price obtained with proper justification 

and CFA's approval, as per delegation of powers. 

 

14.11 Conditions of Disposal Applicable to all Modes of Disposal 

14.11.1 ‘As-Is-Where-Is’ basis 
Notwithstanding anything contained in the auction or advertisement issued on 

the description and particulars of material for sale, the sale is on ‘as-is-where-is’ 

basis only and the principle of caveat emptor (let the buyer be aware) will apply. 

As  is  where  is  means  that  the  description/quality/quantity  indicated  are 

approximate and the seller does not give any assurance or guarantee that the 

material will strictly adhere to the advertisement or auction. All items shall be 

taken delivery of from the site by the successful bidders, with its faults and errors 

in description, if any. Neither can the sale be invalidated nor the bidder make any 

claim/compensation,  whatsoever,  on  account  of  any  defect  in  description  or 

deficiency in the quantity and quality. No plea of misunderstanding or ignorance 

of conditions put forth subsequent to a confirmation of sale shall be accepted. In 

view of the ‘as-is-where-is’ condition, bidders may be advised to quote rates only 

after inspection of items at the site. 

 

 

 


background image

P a g e

 | 160 

 

 

Chapter 15: Losses; Write-Offs; Grievance/Dispute Resolution; 

Audit & Investigations  

 

15.1 Powers to Write Off 

 

All profits and losses due to revaluation, stock-taking or other causes shall be duly 

recorded and adjusted where necessary. Formal sanction of the CFA as per DoP with 

the concurrence of MD shall be obtained by concerned Presses in respect of losses 

and  write-off  after  due  investigation/enquiry  by  head  of  the  section.  This  shall  be 

required  in  all  cases  including  buy  back  even  though  no  formal  correction  or 

adjustment in accounts is involved. 

 

15.2 Losses due to depreciation 

 

Losses due to depreciation shall be analysed, and recorded under following heads, as 

applicable:  

 

(i)  Normal fluctuation of market prices; 

(ii)  Normal wear and tear; 

(iii)  Lack of foresight in regulating purchases; and 

(iv)  Negligence after purchase. 

 

15.3 Losses not due to depreciation 

 

Losses not due to depreciation shall be grouped under the following heads: 

 

(i)  Losses due to theft or fraud after due enquiry; 

(ii)  Losses due to neglect; 

(iii)  Anticipated  losses  on  account  of  obsolescence  of  stores  or  of  purchases  in 

excess of requirements; 

(iv)  Losses due to damage, shrinkage, retail issues, and 

(v)  Losses due to extra ordinary situations under 'Force Majeure' conditions like fire, 

flood, enemy action, etc. 

 

15.4 Grievance / Dispute Resolution 

 

Ideally, there should not be any scope of dispute between BRBNMPL and the supplier 

after  entering  into  a  mutually  agreed  valid  contract.  However,  due  to  various 

unforeseen reasons, problems may arise during the progress of the contract leading 

to  disagreement  between  BRBNMPL  and  the  supplier.  Therefore,  the  conditions 

governing the contract shall contain suitable provision for settlement of such disputes/ 

differences binding on both the parties. 

 

(i)  Any supplier, contractor, or consultant that claims to have suffered, or that may 

suffer loss or injury due to a breach of a duty imposed on BRBNMPL by the 

provisions of this manual may seek review. 


background image

P a g e

 | 161 

 

 

(ii)  The following procedures notwithstanding above clause shall not be subject to 

review: 
a)  Selection of procurement method 

b)  Choice of selection procedure 

c)  Limitations of procurement proceedings 

d)  Decision by BRBNMPL to reject tender/ proposals/ offers/ quotations. 

e)  Issues related to ambiguity in contract terms may not be taken up after a 

contract  has  been  signed.  All  such  issues  should  be  highlighted  before 

signing of the contract by the supplier. 

f) 

Complaints against specifications provided, under the premise that they are 

either vague or too specific so as to limit competition, may be permissible. 

g)  Other cases include breach of provisions of contract by BRBNMPL, non-

performance/ delay on part of BRBNMPL, unethical behaviour on part of 

any BRBNMPL officer related to procurement. 

 

15.5 Mechanisms for Grievance Redressal 

 

In  order  to  deal  with  the  complaints  received  from  the  contractors  effectively,  a 

complaint handling mechanism should be available at the higher level and immediate 

action should be initiated on receipt of complaints to redress the grievances. 

 

(i)  All complaints should be handled at a level higher than that of the level at which 

the procurement process is being undertaken and the allegations made in the 

complaints  should  be enquired  into  by  such  a  Grievance  Redressal  Authority 

(GRA).  For  procurements  done  at  the  level  of  GM/GM  (I/C)/O-I-C  or  above, 

BRBNMPL,  CO  would  nominate  the  GRA.  If  found  substantial,  appropriate 

remedial measure should be taken by the GRA. 

(ii)  All grievances at unit level shall be addressed to the GM/GM (I/C)/O-I-C. He in 

turn  would  obtain  approval  of  CFA  for  further  processing  of  complaint  and  if 

required for appointment of local Grievance Committee (LGC) to investigate the 

grievance / complaint. 

(iii)  The LGC shall submit a report on the findings in writing to the authority higher 

than  CFA.  If  the  grievance  is  resolved  at  Unit  level,  the final  decision  will  be 

informed  to  the  party  lodging  the  grievances  in  writing  after  approval  by  the 

authority higher than CFA. 

(iv)  In case the grievance is not resolved, or in case of procurements done at GM/GM 

(I/C)/O-I-C or higher level, the matter may be referred to Independent Monitor if 

available as per CVC guidelines. Till the appointment of Independent Monitors, 

it may be sent to BRBNMPL, CO for further action. 

(v)  In case any individual staff is found responsible, suitable disciplinary proceedings 

should  be  initiated  against  such  staff  under  the  applicable  service  rules.  The 

existing  provisions  under  the  Indian  law  including  the  instructions  of  Central 

Vigilance Commission (CVC) should be followed in this regard. 

(vi)  The  Grievance  Redressal  Mechanism  shall  also  be  guided  by  the  relevant 

provisions of Right to Information (RTI) Act 2005. 


background image

P a g e

 | 162 

 

 

 

15.6 Mode of Settlement of Disputes 

 

When a dispute / difference arises, both BRBNMPL and the supplier shall first try to 

resolve the same amicably by mutual consultation. Normally, there should not be any 

scope of dispute between the purchaser and the supplier after entering into a mutually 

agreed valid contract. However, due to various unforeseen reasons, problems may 

arise  during  the  progress  of  the  contract  leading  to  disagreement  between  the 

purchaser  and  the  supplier.  Therefore,  the  conditions  governing  the  contract  shall 

contain suitable provision for settlement of such disputes / differences binding on both 

the  parties.  Mode  of  settlement  of  such  disputes/differences  shall  be  through 

Arbitration. However, when a dispute/ difference arises, both the purchaser and the 

supplier  shall  first  try  to  resolve  the  same  amicably  by  mutual  consultation.  If  the 

parties fail to resolve the dispute by such mutual consultation within twenty-one days, 

then, depending on the position of the case, either the purchaser or the supplier shall 

give  notice  to  the  other  party  of  its  intention  to  commence  arbitration.  When  the 

contract is with domestic supplier, the applicable arbitration procedure will be as per 

Indian Arbitration and Conciliation Act, 1996. 

 

15.6.1 Arbitration Clause 

 

Having regard to legal complications, cost involved in litigation and difficulties in 

enforcing legal awards, if amicable settlement is not forthcoming, recourse may 

be taken for settlement of disputes through arbitration as per The Arbitration and 

conciliation Act 1996. For this purpose, when the contract is a domestic supplier, 

a  standard  arbitration  clause  may  be  included  in  the  SBD  indicating  the 

arbitration procedure to be followed in accordance with Indian Arbitration and 

Conciliation Act, 1996. The venue of arbitration shall generally be the place from 

where the contract has been issued. 

 

15.6.2 Foreign Arbitration 

 

The  Arbitration  and  conciliation  Act  1996  has  provision  for  international 

commercial arbitration which will be applicable if one of the parties has its central 

management and control from any foreign country. The salient features of this 

law are: - 

 

a)  The parties can choose either Indian or Foreign Law governing arbitration. 

b)  Minimization of interference of courts in stalling arbitration proceedings. 

c)  Arbitrator can be changed by mutual consent without approaching court. 

d)  Vesting of enhanced powers to arbitrator. 

e)  Clearly defining obligations of the arbitrator. 

f) 

Arbitrators award to be enforceable as if it were a decree of court. 

 

Purchase contracts with Foreign Firms should preferably be in the form of self-

contained agreements, especially for large value contracts or those for costly 

plant and machinery which involves elaborate erection & commissioning, trying 

out  of  capacity/quality/consumption  rate/time  cycles  warranty  period  etc.  The 


background image

P a g e

 | 163 

 

 

venue of arbitration shall be in accordance with UNCITRAL or Arbitration Rules 

of India, whereby it may be in India or in any neutral country. When the contract 

is  with  foreign  supplier,  the  supplier  has  the  option  to  choose  either  Indian 

Arbitration  and  Conciliation  Act,  1996  or  Arbitration  in  accordance  with  the 

provision of UNCITRAL (United Nations Commission on international Trade Law) 

Arbitration Rules. 

 

15.7 Offences Relating to Procurement 

 

Any person, who contravenes the provisions of this manual, shall be deemed to have 

committed an offence. The following shall also constitute an offence: 

 

(i)  Entering  or  attempting  to  enter  into  a  collusive  agreement  or  agreements, 

whether enforceable or not, with any other supplier or contractor whereby the 

prices quoted in their respective tenders, proposals or quotations are or would 

be, as the case may be, higher than would have been the case had there been 

no collusion between the candidate(s) concerned. 

(ii)  Directly  or  indirectly  influencing  in  any  manner  or  attempting  to  influence  the 

procurement  process  with  the  object  of  obtaining  an  unfair  advantage  in  the 

award of a procurement contract. 

(iii)  Altering any procurement document with the intent of influencing the outcome of 

a tender proceeding. Such alteration shall include but not be limited to forged 

arithmetical  correction,  insertion  of  documents  such  as  bid  security  or  tax 

clearance certificate after same have been found not to have been submitted at 

bid opening request for clarification in a manner not permitted under this manual. 

(iv)  An offence committed under this manual may be appropriately sanctioned by the 

competent authority or prosecuted in a court of competent jurisdiction. 

 

15.8 Procurement Investigation 

 

The Competent authority may if he / she considers that an investigation is necessary 

or desirable for the purpose of preventing, investigating or detecting a contravention 

of this manual, appoint a person or persons to conduct an investigation into any matter 

related to the conduct of any procurement proceedings, or the conclusion or operation 

of  any  procurement  contract. The appointed  person  or  persons shall  carry  out  the 

investigation to see and report the compliance to the procedures prescribed in this 

manual. 

 

15.8.1 Procedures on Completion of Investigation 

On completion of an investigation an investigator shall: 
 

(i)  Forward report thereon to the competent authority; 
(ii)  Send a summary of his findings and recommendations to the competent 

authority. 


background image

P a g e

 | 164 

 

 

 

If,  after  considering  an  investigator's  report  sent  to  him/her,  the  Competent 

authority is satisfied that there has been a contravention of this manual or any 

other  written  law  in  relation  to  any  procurement  proceedings  or  procurement 

contract, the Competent authority may take such action as, in his / her opinion, 

is necessary to rectify the contravention, including: 

 

a.  Annulment of the procurement proceedings; 
b.  Cancellation of the procurement contract; 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 165 

 

 

Chapter 16: Indigenization and Development Contracts  

 

16.1   Background 

 

BRBNMPL  is  engaged  in  Manufacture  and  Production  of  Banknotes  which  has 

implications for sovereignty and integrity of the country. The processes, Machines and 

Materials  used  in  such  areas  are  unique  and  have  very  small  volumes,  very  few 

sources and very few users in the world. It's a challenge to maintain Technological 

edge,  Quality,  economic  viability  and  uninterrupted  supplies  in  procurement  of 

Machines, Spares, Raw Material and Tools for such processes in such a cloistered 

and restricted market. For these reasons it is necessary to develop adequate sources. 

In many cases vendor development is to be done for items where no specifications/ 

Drawings are available. Moreover, it is also necessary to indigenize manufacturing of 

certain items for strategic reasons. 

 

16.2   Stages in Vendor Development / Indigenization 

 

Steps  involved  in  the  processing  of  development/  indigenization  contracts  are  as 

follows: 

 

(i)  Selection of items for vendor development/ indigenization. 

(ii)  Development of Engineering Aspects of the Item. 

(iii)  EOI Tenders and Development/ Indigenization Tenders. 

(iv)  Post Contract Management 

(v)  Post Development Activities 

(vi)  Retention of Reliable & Efficient Established Vendors 

 

16.3   Stage I - Selection of Items 

 

16.3.1 Vendor Development: 

 

Vendor development is called for under following conditions: 

 

(i)  When a new item is to be procured or when an in-house manufactured item 

is to be outsourced. 

(ii)  When there are frequent breaks in continuity of supplies. 
(iii)  When there are frequent Quality/ Performance Issues in the Item despite 

help from purchaser to Vendor. 

(iv)  When there is increase in prices beyond normal inflation and negotiations/ 

persuasions  are  proving  fruitless  despite  appearance  of  a  scope  for 

reduction in prices. 

Applying these tests, selection of items for Vendor Development may be done. 

 

 


background image

P a g e

 | 166 

 

 

16.3.2 Indigenization 

 

Following  broad  guidelines  may  be  adopted  to  arrive  at  the  decision  for 

indigenous  development  of  items/equipment  (if  it  cannot  be  manufactured  in-

house) after assessment of the economic viability of indigenous manufacture in 

terms of volume (a clear indication of requirement over a long period of say 3-5 

years), economies of scale, likelihood of future requirement, residual life of the 

equipment / item and: - 

 

(a)  When OEM is closing down or has closed down the production line and 

spares  are  not  available  ex-import  for  equipment  which  has  adequate 

residual life and population. 

(b)  Items of recurring requirement which is either low tech or fast moving and 

which would be economical to develop. 

(c)  Goods for which the import price is considered exorbitant. 
(d)  Where  an  Indian  firm  offers  to  develop  an  item  on  'No  Cost  -  No 

Commitment' basis. 

(e)  In  special  cases,  where  it  is  considered  in  the  Interest  of  BRBNMPL  to 

indigenize  due  to  their  criticality,  technological  processes  involved  and 

consumption rate or for any other strategic reason to be recorded. 

 

16.4 Stage II - Development of Engineering aspects of the Item  

 

16.4.1 Models of Development of Engineering Aspects of the Item: 

 

Development contracts are generally of the following two types: - 

 

(i)  Those where Production Engineering of Prototype models is to be done by 

the firm based on the complete design data which has already been evolved 

in  the  BRBNMPL  by  the  design  and  development  of  an  existing/original 

model. 

(ii)  Those where designing, developing and engineering are completely done 

by  a  firm  under  technical  guidance  and  advice  from  BRBNMPL  or  its 

consultants. 

 

16.4.2 Engineering Aspects: 

 

The  contract  should  contain  a  provision  for  the  development  of  engineered 

models  /  equipment  and  supply  of  models/  equipment  at  various  stages  with 

submission  of  relevant  manufacturing  drawings  and  other  documents  by  the 

contractor. The design material, workmanship and performance of the equipment 

for a specific period should also be guaranteed by the contractor. 

 

 

 


background image

P a g e

 | 167 

 

 

16.4.3 Acquiring Manufacturing Drawings: 

 

In order to rapidly develop alternative sources of supply of an item after this has 

been developed and put to production by one contractor, it is essential that the 

manufacturing drawings are passed on by the contractor to the BRBNMPL. Since 

the manufacturing drawings are evolved and finalized by the contractor who has 

initially developed the item, it is likely that the contractor would claim his rights 

on such drawings and not agree to part with them. Accordingly, a clause should 

be  included  in  the  Tender  Enquiry  clarifying  that  the  manufacturing  related 

drawings / specification/ Details of Sources of item / tools / jigs / fixtures / dyes / 

moulds prepared by the contractor for manufacture of the store required shall be 

the property of the BRBNMPL and as such shall be passed on to the Purchaser. 

 

16.5 Stage III - EOI Tenders and Development/ Indigenization Tenders.  

 

16.5.1 Identification of Target Vendor Group. 

 

Identification of appropriate vendors is a vital step and must be well considered. 

Exploration of sources for placement of development order should be as wide as 

possible,  both  in  the  public  and  private  sector,  to  encourage  competition. 

Wherever  possible,  the  vendors  who  are  registered  with  BRBNMPL/DGS&D/ 

NSIC or any other Agency in Public/ Govt. Sector should be approached. 

 

Unregistered firms may be considered taking into account their infrastructural 

facilities,  capacity,  technical  competence  and  financial  standing.  Firms  of 

national repute may also be considered based on self-certification. Attention of 

these firms may be specifically drawn to the EOI or Development Tender being 

floated. 

 

16.5.2 Floating EOI and Development/Indigenization Tenders. 

 

Following procedure should be followed: - 

 

a)   Expression of Interest 

 

For stores which require long period (more than 6 months) for development or 

heavy investment for creating the necessary infrastructure (say equal to or more 

than one year's cost of requirements): 

 

(i)  An EOI open tender may be floated, for enlisting firms who are willing to 

develop the items. The minimum number of products / components required 

to be submitted by the vendor for evaluation and likely demand for those 

products / components for the next two to three years should be indicated 

in the advertisement. Infrastructure requirement and other eligibility criteria 

should also be indicated in the Tender Documents. 

(ii)  Interested firms may visit the Unit concerned as indicated in the tender to 

see  the  product/  component  required  to  be  developed.  If  necessary,  a 

Purchaser's sample may be displayed for prospective bidders. 


background image

P a g e

 | 168 

 

 

(iii)  Capacity assessment / verification of firms may be undertaken by TEC or 

through a third party Technical Consultancy / Inspection agencies on fast 

track  to  ensure  that  firms  identified  are  capable  to  develop  prototype 

equipment and systems as required. 

(iv)  Thereafter the firms found capable may be informed of being accepted for 

participation the LTE for Development Tender. 

 

b)   Direct Tendering 

 

For stores requiring short time/ relatively less investment for development; open 

tender  enquiry  in  two  bid  (techno-commercial  and  Financial)  system  for 

development orders may be resorted to. Firms may be evaluated in the first stage 

(Techno commercial Bid) for their technical capabilities. Firms qualifying in the 

first stage only may be considered for the second stage i.e. price bid stage. Visits 

to the concerned Unit and Capacity assessment may be done as in sub para a) 

above. 

 

16.5.3 General Principles for Development/Indigenization Contracts 

 

Whilst it is not possible to lay down any rigid rules covering all the contingencies 

that may arise in the finalization of specific development contracts, the following 

guiding principles may, however, be borne in mind: - 

 

(i)  Normally EOI and development Tenders (without EOI) may be floated by 

OTE,  However,  depending  upon  the  specific  requirements  of  the  case 

(security or other reasons), issue of Tender either on LTE or STE basis, 

may be justified as required. 

(ii)  Already developed firms or firms who have already received development 

orders for the item (with whatever results) should not be considered in such 

tenders. 

(iii) 

Pre-bid  Conference.  For  development  of  sophisticated  and  complex 

equipment, a suitable provision is to be made in the bidding documents for 

a pre-bid conference for clarifying issues and clearing doubts, if any, about 

the  specification  and  other  technical  details  of  the  plant,  machinery  and 

equipment projected in the bidding document. 

(iv)  The contract documents may be issued free of cost. Further, submission of 

earnest money deposit and security deposit may be relaxed in case of such 

identified firms on case to case basis. However, for reasons mentioned in 

Para 5.14, for security / sensitive items, SD must always be taken even in 

development/ indigenization contracts. 

(v)  The  Tenderers  may  be  asked  in  the  tender  price  schedule  to  quote 

separately for Price / rate for bulk supply of item in development supplies 

and 

 

a)  Separately,  cost  of  development  including  cost  of  pre-production 

samples. He should be paid only for the number of samples specified 

in the Tender. If he has to manufacture more samples due to failure 


background image

P a g e

 | 169 

 

 

of earlier one, he should not be paid for it. 

b)  This way the rate of item will not get loaded with development and 

prototype  cost  thus  vitiating  last  purchase  price  (LPP)  for  future 

procurements. 

(vi) 

Reasonableness  of  Price:  Reasonableness  of  price  should  basically 

relate  to  the  rate  of  bulk  supply  of  item.  Cost  of  Development  may  be 

separately  justified  as  a  %  of  value  of  Annual  requirement.  The  last 

purchase price (LPP) (of imported item in case of indigenization) should be 

taken as the base price to arrive at the reasonableness of the quoted rates. 

In  case LPP  is  not available  the  base price  should be arrived  at  by  the 

internal efforts which should be done prior to opening of the Financial Bid. 

(vii)  L1  should  be  determined  not  only  on  rate  of  item  quoted  but  also  with 

reference  to  total  cost  of  the  development  cost  (including  the  cost  of 

prototype) plus the total cost of quantities that will be required over next two 

to three years. These aspects should also be given in the Tender. 

(viii)  Development contracts may, as far as feasible, be concluded with two or 

more  contractors  in  parallel,  subject  to  the  other  vendor(s)  agreeing  to 

match the price of L1. In case of higher deviation, the full order may be 

placed on the L1 firm, subject to price being found reasonable. 

(ix)  Placing  of  parallel  contracts  on  two  parties  is  particularly  necessary  / 

desirable to have more than one source of supply at bulk production stage 

- apart from competition, to ensure successful completion of development 

if one of the contractors fails to develop the equipment in time. 

(x)  The  ratio  of  splitting  of  the  supply  order  between  various  development 

agencies/firms in cases of parallel development, including criteria thereof, 

must be pre-disclosed in the Development tender itself. In case of splitting 

in two and three it shall be done in the ratio of 70:30, 50:30:20 respectively. 

More than one to be encouraged. In case of L-2/L-3 or both do not agree to 

supply then order may be placed on L-1. 

(xi)  However, in case the requirement is  meagre and complex technology is 

involved, or quantity of the equipment/ spares is limited/small/ uneconomic 

if distributed between two vendors, the entire order could be placed upon 

the L1 vendor only with appropriate justification. 

(xii)  Advance and Intermediate Payment to Suppliers: These may be allowed if 

considered justified in such contracts and be regulated as per Para 9.12 

and 9.13 of this manual. 

(xiii)  Once  a  contract  has  been  concluded,  the  terms  and  conditions  thereof 

should  generally  not  be  varied.  However,  where  this  becomes 

necessary/inescapable any modification should be carried out with the prior 

concurrence  of  the  appropriate  Competent  Authority  with  Finance 

concurrence, within whose powers the revised contract value falls. 

(xiv)  Whenever  stores  are  required  to  be  issued  to  the  firm  /  contractor  for 

fabrication  or  prototypes  or  sub-assemblies  are  issued  for  guidance  in 

fabrication, these should be issued against appropriate Bank Guarantee. In 


background image

P a g e

 | 170 

 

 

addition to the Bank Guarantee, appropriate insurance may be asked only 

where it is considered necessary. 

(xv) 

Quantity for Development: During the developmental stage, 20% of the 

total annual quantity may be earmarked for development. This quantity  - 

fully or partly may be over and above normal requirement depending on the 

likelihood and the time-scale of development. This would, however, not be 

considered as a case of dual procurement. Indents / Special Requisition 

should be the basis to proceed with the development after requisite quantity 

vetting has been done, as per laid down procedure. 

(xvi) 

Pre-production samples & Validation Trials: In case it is necessary to 

call for Pre-production sample before the vendor is allowed to start bulk 

production  this  may  be  done  so  in  accordance  to  Para  5.14  In  case 

validation/ prolonged trials are considered necessary, these may be done 

in accordance with Para 5.15.2. 

(xvii) 

Return  of  Materials  and  Documents:  Materials,  documents, 

specifications, drawings issued to the firms/contractors or prepared by them 

should be taken over as these belong to BRBNMPL. A provision to this 

effect should be made in the contracts. Loss or damage to these documents 

shall be recoverable from the contractors. 

 

16.6 Stage IV - Contract Management  

 

16.6.1 Inspections: 

There may be two or more inspections during the development stage and firms 

may be made more accountable for their product. They may be asked to furnish 

reports  of  various  tests  from  the  various  laboratories  as  required  by  the 

Purchaser.  The  requirements  are  to  be  indicated  in  the  approved  Quality 

Assurance Plan (QAP). 

 

16.6.2 Helping hand to New Entrants: 

 

A new entrant firm for development needs to be met more than half-way through 

by the Purchaser to make the Development a success. The commonly adopted 

steps are called 'Hand Holding'.  

 

This option could include such policy measures as: 

 

(i) 

Establishing in house facilities for the products, 

(ii) 

Providing testing facilities, 

(iii) 

Sharing of knowledge and resources, 

(iv) 

Making of firm commitments, and 

(v) 

Long term associations and certain incentives. 

 

These  measures  may  be  adopted  individually  or  jointly  depending  upon  the 

products / services required at a particular point of time and the market conditions 

therein. 


background image

P a g e

 | 171 

 

 

 

16.6.3 Incentives in Development Contract management 

 

Proper guidance / help, wherever necessary, should be extended to the vendors 

for development. Development orders placed on firms may not have a liquidated 

damage clause. 
In  Vendor  Development  Orders,  realistic  delivery  schedule  may  be  given 

determined on the complexity of the item, estimated time for its development, no 

of developed sources etc. 
In cases of the late supplies and complete failures, the case should be decided 

on  merits.  Resorting  to  'Risk  Purchases'  should  occur  only  in  rare  cases. 

Generally,  if  the  CFA  concerned  is  satisfied  that  the  party  has  made  sincere 

efforts and yet failed, the question of risk purchase should not arise. 

 

16.7 Stage V - Post Development Actions 

 

16.7.1 Quantity for Development Commitment 

 

In  Next  three  years,  after  the  newly  developed  firm  is  able  to  successfully 

complete Development orders with + 5% tolerance, 80% of the quantity may be 

procured from earlier established sources and remaining 20% quantity may be 

set aside in the same Procurement Tender to be reserved for Newly Developed 

firms.  In  Annexure  29,  it  is  stipulated  that  PQC  would  be  tailor  made  to  suit 

development  /  insufficient  market  capacity  or  exceptional  one  –  off  case. 

Therefore, in this context PQC/eligibility criteria in technical bids should be such 

as to facilitate participation by such newly developed sources during this 3-year 

period of development commitment. 

 

If the rates quoted by a newly developed firm are lower than L1 rates of already 

developed  firms  and  its  performance  is  considered  reliable  and  satisfactory, 

Tender Evaluation Committee may take a decision to place an order of more than 

20% on such newly developed firms. This aspect may be indicated in the Tender 

documents. 

 

16.7.2 Period of Development Commitment 

 

A newly developed firm would be granted this facility till only three years after 

completing the initial Development order. However, this facility is not a bar to the 

firm from competing with already established firms for quantities larger than 20% 

provided their prices and performance so warrant. Thereafter they would have to 

compete on equal terms with other already developed firms. 

 

16.7.3 Further Development Orders: 

 

A re-look is needed at Para 16.3 again after the successful completion of first 

development order with + 5% tolerance. If the test criteria of that Para still indicate 

need  for  further  development  of  sources,  this  may  be  redone  where  already 

developed firms may not participate. 

 


background image

P a g e

 | 172 

 

 

16.8   Stage VI - Retention of Reliable & Efficient Established Vendors 

 

The question is how to retain reliable and efficient established vendors. This largely 

depends on three factors: 

 

(i)  The organization's ability to generate sufficient business for the vendors, 

(ii)  The existence of sound, and reliable and transparent system of procurement and 

(iii)  Honest and effective implementation of that system. 

 

The organization cannot help much in regard to the first factor in Security Industries; 

it can however definitely ensure introduction and implementation of reliable and fair 

tendering or procurement system. 

 

16.9   Applicability of Other Chapters. 

 

All indigenous development and indigenization contracts should be processed as per 

the  provisions  and  procedures  given  in  this  Chapter.  The  policy,  procedures  and 

provisions contained elsewhere in the Procurement Manual would be applicable to 

Indigenous Development and Indigenization Contracts only to the extent the subject 

is not specifically covered in this Chapter. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 173 

 

 

Chapter 17: Works and Services 

 

17.1 Scope 

 

This Chapter sets out the scope of the functions of the Technical Division at Corporate 

Office  and  Maintenance  Division  at  Presses  of  the  Company.  It  embodies  the 

procedures to be adopted in dealing with matters pertaining to: 

 

a.  Acquisition of land for construction of Office building, and residential quarters for 

its officers and staff. 

b.  Maintenance of Plant and Machinery. 
c.  Construction of office buildings and residential quarters for its officers and other 

staff 

d.  Purchase of properties on Package Deal for setting up (i) Offices, (ii) residential 

quarters for officers and Other staff (iii) Guest houses 

e.  Acquiring office premises on lease/rent. 
f. 

Addition/alterations,  repairs  and  maintenance  to  the  existing  buildings  and 

leased office accommodations. 

g.  Providing  and  maintaining  complete  infrastructural  facilities  for  offices  and 

presses and mechanization of operations wherever possible. 

 

17.2 Functions  and  Responsibilities  of  Technical  Division  /  Maintenance 

Division 

 

The  Company  acquires  properties  for  housing  its  office,  factories,  residential 

accommodations and Guest houses. To acquire, develop, establish the factories, Up-

gradation/renovation of existing plant and machinery and maintain these properties 

and  factories  two  distinct  nature  of  works  viz.  CAPITAL  (PROJECTS)  and 

MAINTENANCE  are  managed  by  the  Company  through  Technical  /  Maintenance 

Division. 

 

The responsibilities of various disciplines are mentioned below: 

 

17.2.1 Maintenance (CIVIL) 

 

a.  To select and appoint Architect and Structural Consultant for construction 

of projects with the approval of the Competent Authority 

b.  To scrutinize and finalize the sketch schemes and preliminary estimates of 

costs and obtain approval of Competent Authority. 

c.  To  work  out  the  quantum  of  professional  fees  of  Architects/Structural 

Consultants. 

d.  To oversee sanctions of plans from the Local Controlling Authority. 


background image

P a g e

 | 174 

 

 

e.  To  arrange  for  empanelment  of  the  Contractors  with  the  approval  of 

Competent Authority. 

f. 

To finalize layouts plans, tender documents and basic working drawings for 

the works. 

g.  To invite tenders for various works. 
h.  To scrutinize the tenders and obtain approval of Competent Authority. 
i. 

To scrutinize and approval of all working drawings pertaining to projects. 

j. 

To  scrutinize  and  approve  all  variations  in  plans,  working  drawings, 

specifications, etc., that may become necessary. 

k.  To approve rates for extra variations items. 
l. 

To exercise overall technical and financial control on the works in progress. 

m.  To oversees the schedule of completion of work and maintain close watch 

on progress and resources position at site. 

n.  To  sort  out  major  bottlenecks  or  constraints  in  progress  of  work  and 

technical problem etc. 

o.  To settle disputes, if any, arising out of the contracts in consultations with 

the Company’s Legal Consultant/Legal officer, wherever necessary. 

p.  To oversee the furnishing and equipping of offices buildings. 
q.  To oversee the furnishing and equipping of Guest House, Visiting Officers 

flats. 

r. 

To oversee furnishing of schools, dispensaries etc. 

s.  To  record,  test  checks  the  measurements,  scrutinize  the bills  of various 

contractors, Suppliers, Architects and Consultants and to accord sanction 

for payment thereof. 

t. 

To  ensure  that  all  concerned  staff  follow  technical  instructions  and 

regulations. 

u.  To  submit  the  periodic  Progress  Reports  of  various  tasks/works  being 

undertaken. 

v.  To  arrange  for  release  of  security  deposit  in  respect  of  works  after 

successful completion of all defects pointed out during Defect Liability. 

w.  To ensure that all statutory requirements of local authorities are fulfilled. 
x.  To  arrange  to  obtain  completion  drawings  (as  built)  from  consultants  / 

contractors and keep in safe custody. 

y.  To initiate suitable maintenance contracts for the entire infrastructure. 
z.  To identify defects in respect of plumbing, sanitary, carpentry and other civil 

related  matters  in  the  premises  through  complaints/suggestions  and 

arrange to rectify tem within reasonable time. 


background image

P a g e

 | 175 

 

 

aa.  To take up civil projects through Government bodies like KPWD/CPWD/ 

WBPWD/KUWS&DB etc. 

 

17.2.2 Maintenance (Utility, Plant and Machineries) 

 

a.  To  appoint  Consultants  for  Electrical,  electromechanical  works  with  the 

approval of the Competent Authority, wherever necessary. 

b.  To scrutinize the design layout plan and cost estimates etc. received from 

the Consultant and arrange for approval thereof. 

c.  To plan, design, and prepare bill of materials and estimates of costs for all 

electrical, air-conditioning and electromechanical works where the services 

of Consultants are not availed. 

d.  To approve layout drawings, draft tender documents and to oversee the 

work  relating  to  invitation  of  tenders  for  all  electrical,  electromechanical 

works, etc. in co-ordination with Maintenance (Civil). 

e.  To  exercise  overall  technical  and  financial  control  on  all  electrical  and 

electromechanical and air-conditioning works. 

f. 

To  co-ordinate  with  Local  Authority  for  obtaining/maintaining  service 

connections for electrical power, communication system etc. 

g.  To  scrutinize  the  bill  of  Consultants  and  recommend  for  payment  after 

obtaining approval of Competent Authority. 

h.  To oversee the work relating to provision of amenities, facilities etc. in Plant 

and Township Buildings.  

i. 

To oversee compliance of the schedule of completion of works and maintain 

close  watch  on  the  progress  and  resource  position  at  site  for  various 

electrical and electromechanical works. 

j. 

To  sort  out  any  bottlenecks  or  constraints  in  the  progress  of  work  and 

technical problems etc. wherever reported or noticed. 

k.  To scrutinize and approve all variations in plans, designs and specifications 

pertaining  to  electrical,  electromechanical,  air  conditioning  and  other 

electronic installation works. 

l. 

To  approve  rates  for  extra/variations  items  of  works  connected  with 

electrical and electromechanical systems. 

m.  To  settle  disputes  arising  out  of  the  contract  in  consultation  with  the 

Company’s Legal Consultant/Legal officer, whenever necessary. 

n.  To ensure that all concerned follow technical instructions and regulations. 
o.  To  scrutinize  the  financial  bills  for  all  works  related  to  electrical, 

electromechanical and air-conditioning works and recommend for payment 

after approval of Competent Authority. 

p.  To ensure compliance of all statutory requirements of Local Authorities. 


background image

P a g e

 | 176 

 

 

q.  To obtain as built drawings from consultants/contractors and keep in safe 

custody. 

r. 

To initiate suitable maintenance contracts for all infrastructure maintenance 

services. 

s.  To identify defects in respect of utilities through complaints/suggestions in 

the existing utilities and arrange to rectify them with least disturbance to the 

functioning of utilities. 

 

17.3 Works 

 

17.3.1 Classification of Works 

 

The works undertaken by the Company are divided into two categories namely 

“Projects” and “Maintenance”. 

 

17.3.2 Project Works 

 

Project works comprises: 

 

a.  Construction  of  new  building/s  including  all  services  thereto  and 

development of site. 

b.  Addition and alterations to existing building/s. 
c.  Additions and alterations to and augmentation / replacement of electrical, 

electromechanical, Electronic equipment. 

d.  Reconstruction of building/s  
e.  Special repairs and other works. 

 

17.3.3 Maintenance and Repair Works 

 

Maintenance and repair works comprises: 

 

a.  All repairs, periodical repairs, white washing and painting, renewals and 

replacements necessitated for technical and engineering reasons or due to 

wear and tear in the existing buildings, services and installations and minor 

additions  and  alterations  which  do  not  require  permission  of  local 

authorities. 

b.  Works required to make good the damage to buildings, installations and 

services caused by extra ordinary reasons. 

c.  Replacement of furniture and other Dead stock items and/or their repairs 

and upkeep. 

d.  Preventive maintenance and special repairs/replacement required so as to 

ensure least disturbance to the users and unexpected failures. 


background image

P a g e

 | 177 

 

 

e.  Additions/alterations to the existing building/s including various sub works 

such  as  Civil  works,  Electrical  works,  the  building  services  works  like 

sanitary and plumbing etc. and ancillary/Electro-mechanical works etc. 

f. 

Additions and alterations to and augmentation / replacement of electrical, 

electromechanical and electronic equipment and installations. 

g.  Reconstruction of building/s. 
h.  Maintenance and repair of Plant and Machineries 

 

17.4 Project works 

 

17.4.1 Stages of departmental projects 

   

The various stages involved in the project works handled departmentally are: 

 

a.  Selection and acquisition of land 
b.  Planning and designing 
c.  Contracts 
d.  Execution of work 
  

17.4.2 Planning 

  

The various stages involved in planning are:  

    

a.  Assessment of space requirements 
b.  Selection of Architects 
c.  Appointment of Architects 
d.  Defining services to be rendered by Architects 
e.  Selection  of  Consultants  for  Structural  Works,  Air  Conditioning  Works, 

Interior Designing Works, etc. and defining services to be rendered by such 

consultants etc. and defining services to be rendered by such consults 

f. 

Preparation of Sketch plans 

g.  Guidelines for Scrutiny of sketch plan 
h.  Scrutiny and approval for sketch plan 
i. 

Working drawings and tender 

j. 

Obtaining approval for taking up civil projects through Government bodies 

like KPWD/CPWD/WBPWD/KUWS&DB etc. 

 

17.4.3 Assessment of space requirements 

 

Factory/Office Building 

 


background image

P a g e

 | 178 

 

 

a.  The space requirement for each department shall be worked out on the 

basis of machines layout/staff strength. Adequate provision shall be made 

for expansion of the plant/ department. 

b.  The areas of vaults, record rooms, raw material stores, finished product 

stores, staff amenities etc. shall be determined in the light of the estimated 

or actual volume of work. 

c.  Provisions  for  lifts,  corridors,  staircase,  toilets,  shafts/spaces  for  various 

services etc. shall be made as per the stipulations of the National Building 

Code,  National  Electric  Code  and  also  the  local  bye-laws  Necessary 

provision shall be made for suitable firefighting installations, railway siding 

etc. 

d.  In  respect  of  existing  factory/office  buildings,  requirement  of  additional 

space to cater to the expanding need. 

 

ii 

Residential Buildings 

 

a.  The number of quarters to be provided for different categories of staff will    

depend upon present strength, projected staff strength, number of quarters 

already provided and any other criteria that may be considered relevant to 

the particular situation. 

b.  The orientation of the block and individual flats shall as far as possible be 

such  that  the  flats  will  have  adequate  privacy  and  sufficient  cross 

ventilation. 

c.  The land shall be developed with the objective of maximum utilization of 

available area in conformity with the Municipal bye-laws and at the same 

time ensuring that the layout of blocks of flats, etc. is not crowded and looks 

interesting with minimum recurring maintenance expenses. 

d.  The green areas/children's play areas shall be segregated from traffic for 

ensuring safety of children. 

 

17.4.4 Selection of Architect 

 

Whenever an Office of the Company requires the services of Architect for 

planning,  designing  and  supervision  of  execution  of  various  works  in 

respect  of  additions/alterations,  renovations,  specialized  works  etc.,  a 

suitable firm of architects shall be selected by calling for fresh tenders/offers 

in two parts from suitable firms of architects, through wide publicity.  

ii 

In order to select a firm of architects, having requisite organizational set up, 

competence, reliability, experience, sound financial standing, satisfactory 

track  record  of  execution  of  works  awarded  by  their  clients,  integrity, 

credibility,  fairness  in  dealings  etc.  for  taking  up  particular  major  work 


background image

P a g e

 | 179 

 

 

involving preparation of detailed plans and specifications sealed tenders, 

offers shall be invited from the intending firms through wide publicity.   
For selection of suitable firm of architects apart from thorough and careful 

pre-screening,  of  the  tenders/offers  submitted  it  is  necessary  to  have 

interaction  with  the  organizations,  who  had  engaged  the  firms  as  also 

inspect their works so as to get realistic information about their competence, 

etc., in addition to relying on the confidential reports received from their 

clients and bankers. 

iii 

Pre-Qualification Criteria for selection of Architects shall be as follows: 

 

1.  Duration of Past 

experience 

:  Minimum  5  (five)  years  in  the  field  of 

architectural designing of similar works 

2.  Minimum number of 

completed works of 

similar nature executed 

during last five (05) years 

ending last day of month 

previous to the one in 

which tenders are invited 

:  Three similar completed works costing 

not less than the amount equal to 40% 

of the estimated cost 

 

Or 

  Two  similar  completed  works  costing 

not less than the amount equal to 50% 

of the estimated cost 

 

Or 

  One similar completed work costing not 

less than the amount equal to 80% of 

the estimated cost 

 

 

  (Similar  work  shall  be  defined  clearly 

without any ambiguity) 

3.  Membership 

:  Should  be  a  member  of  the  Indian 

Institute of Architect or Indian Council 

of Architecture 

 

iv  In  the  event  of  any  emergency  for  taking  up  the  work  when  the  time 

available  does  not  permit  to  complete  the  selection  procedure  through 

tendering  or  when  the  total  expenditure  to  be  incurred  on  payment  of 

professional fees / consultancy charges is expected to be less than Rs.2.5 

lakh or when the cost of advertisement is prohibitive in comparison to the 

consultancy  charges,  Company  shall    obtain  the  names  of  firms  in  the 

concerned  field  of  work  from  Government  /  Semi  Government  /  Public 

Undertakings  /  Financial  Institutions      and  other  similar  Organizations 

instead of calling tenders by public advertisement.  
 

Similarly, if any of the reputed technical educational institution like IITs is 

willing  to  take  up  the  consultancy  works,  the  same  may  be  considered 

provided they satisfy the pre-qualification criteria indicated at iii B, 1,2,3. 
 

The above mentioned two alternative procedures may be resorted to, only 

in special circumstances with prior approval of Competent Authority. 


background image

P a g e

 | 180 

 

 

 

17.4.5 Appointment of Architects  

  

Work  shall  be  entrusted  to  a  particular  firm  of  architects,  selected  for 

appointment  by  following  the  procedure  enumerated  in  17.4.4,  with  the 

approval of Competent Authority as and when required. 

ii 

After the selection of Architects is finalized, necessary appointment letter 

shall  be  issued  to  the  firm  or  the  individual  setting  out  the  terms  and 

conditions of the  appointment  and obtain formal acceptance of  the  offer 

from the Architects. 

iii 

An agreement shall be executed with the Architects on a stamp paper soon 

after the appointment is made. The cost of such stamp paper is payable by 

the Architects. The Company has standardized the main features of the 

various  services  to  be  rendered  by  the  Architects  as  terms  of  their 

appointment, scale of fees, mode of payment, conditions regarding visit to 

site,  rates  of  reimbursement  of  traveling  expenses  and  these  are  to  be 

incorporated in the agreement.  A suitable time schedule for submission of 

sketch plans, working drawings, draft tender documents, etc. for all trade 

will have to be worked out within the overall time schedule of the project. In 

consultation of the selected Architect and incorporated in the agreement. 

The  formal  agreement  should  have  the  provision  for  the  recovery  of 

retention  money  @  10%  from  the  payments  to  be  made  against  all  the 

professional  fees  bills  and  other  remedies  available  to  both  the  parties 

against non-fulfilment of the contractual obligations. The formal agreement 

shall be executed by the architects and the Company within 14 days from 

the date of award of the work. 

iv  The  Architects  should  not  be  asked  to  render  any  additional  services 

beyond the scope of the agreement entered with them, without the prior 

approval of the Competent Authority and financial sanction for the quantum 

of professional fees. 

The  Architects  are  generally  paid  fees  at  an  agreed  percentage  of  the 

estimated cost of the project. In case of the residential quarters, where a 

number of buildings of similar design are to be constructed, the fee paid is 

generally at an agreed percentage of the cost of construction of the original 

design and at certain lower percentage on repetition of design. Besides, a 

suitable amount per acre of the plot is paid for preparing the master plan of 

the Residential Colonies. 

 

17.4.6 Services to be rendered by the Architects 

 

17.4.6.1  Architects'  Services  (When  supervision  of  the  project  is 

entrusted to them) 

 


background image

P a g e

 | 181 

 

 

The Architects shall render the following services in connection with and in 

regard to the said works. 
a.  Prepare  and  submit  sketch  designs  as  per  the  Company's 

requirements (including carrying out necessary revisions till the sketch 

designs are finally approved by the Company) along with model of the 

scheme,  prepare  appropriate  estimates  of  cost  by  cubic 

measurements,  area  measurements  or  otherwise  based  on  the 

prevailing market rates and submit along with a detailed project report 

on the scheme so as to enable the Company to take a decision on the 

sketch designs. 

b.  Prepare and submit the required drawings on receipt of approval of 

Company to the sketch schemes to the Local Controlling Authorities 

and obtain their approval/sanction for construction. 

c.  Appoint  Consultants  for  various  ancillary  works  such  as  structural, 

sanitary  and  water  supply,  electrical  installations  including  lifts, 

landscaping  and  gardening,  firefighting  systems  etc.  with  the  prior 

approval of the General Manger. 

d.  Prepare  architectural  and  working  drawings,  making  structural 

calculations  and  preparing  all  structural,  mechanical,  sanitary, 

plumbing,  drainage,  lift  and  electrical  drawings,  specifications, 

detailed estimates of cost and furnish such other particulars as may 

be necessary for the preparation of schedule of quantities. 

e.  Scrutinize  the  applications  for  empanelment  of  the  Contractors, 

forward recommendations for making a panel of Contractors, to the 

Company. 

f. 

Prepare  detailed  tender  documents  for  general  building  works  and 

other trades, such as water supply and sanitary installations, electrical 

installations, lifts, firefighting system, false ceilings, ceiling insulations, 

water  proofing,  hardware  fittings,  water  softening  and  chlorinating 

plants, tube well, gardening and landscaping work, etc. complete with 

articles  of  agreement,  special  conditions,  conditions  of  contract, 

specifications,  schedule  of  quantities  and  time  &  progress  charts. 

Sample  tender  forms  (excluding  schedule  of  quantities)  will  be 

supplied by the Company and the Architects shall incorporate therein 

the schedule of quantities, drawings and other information necessary 

for preparation of the detailed tender documents. 
The estimates of costs prepared for invitation of tenders should be 

based on market rates, but by considering the coefficients for material 

and labour as prescribed in either CPWD or local PWD analysis of 

rates.  Whenever  comparable  items  are  not  available  in  the 

CPWD/PWD analysis of rates, the coefficients may be taken on the 

basis of past experience, site observations or as inputs provided by 


background image

P a g e

 | 182 

 

 

the architects/consultants etc. But after obtaining the written approval 

of the competent authority  who is to accord technical sanction, the 

verification  of  correctness  of  technical  specifications  and  detailed 

estimate will be the responsibility of the competent authority. 
It  should  be  ensured  that  detailed  rate  analysis  for  all  major  items 

constituting   at least 80% of the estimated cost of work is done by the 

Architects / Consultants / Department as the case may be, at the stage 

of technical sanction and the same shall be kept on record. 

g.  Submit  assessment  reports  on  tenders  received  for  various  trades 

along with comparative statement and recommendations for award of 

work. 

h.  Prepare  contract  documents  for  all  the  trades  and  getting  them 

executed by the concerned contractors and Company. 

i. 

Obtain  Commencement  Certificate/s  for  the  construction  of  the 

building from the Local Controlling Authorities. 

j. 

Prepare  for  the  use  of  the  Company,  the  Contractors  and  the  site 

Engineer/Officer, six certified copies of the contract documents of the 

various trades including all the drawings, specifications, item rates of 

other  particulars  and  such  further  details  and  drawings,  as  are 

necessary for the proper execution of the works. 

k.  Assume  full  responsibility  for  the  supervision  and  ensure  proper 

execution of the said works as per specifications of the contract by the 

various  contractors  engaged  for  various  trades,  specialists, 

consultants, technical advisers, etc. that may be engaged from time 

to time as defined in the conditions of engagement. 

l. 

Assess and submit the quarterly requirements of steel and cement 

and all other major materials required for the projects, 

m.  Check measurements of works at site, check contractor's bills, issue 

periodical certificates for payment so as to enable the Company to 

make payments to the contractors. 

n.  Submit  detailed  accounts  of  the  steel,  cement  and  any  such  other 

materials  as  the  Company  may  specify,  and  certify  the  quantities 

utilized in the works. 

o.  Assist  in  obtaining  necessary  water  supply,  electric,  drainage, 

sewerage  etc.  connections  from  Local  Controlling  Authority/ 

Authorities. 

p.  Take timely action for revalidation of sanction for construction from 

Local Controlling Authority / Authorities. 

q.  Obtain  final  Building  Completion  Certificates  and  Occupation 

Certificate  from  Local  Controlling  Authority/Authorities  and  obtain 


background image

P a g e

 | 183 

 

 

refund  of  deposits,  if  any,  made  by  the  Company  to  the  Local 

Controlling Authority/Authorities. 

r. 

Appear  on  behalf  of  the  Company  before  the  Local  Controlling 

Authority / Authorities in connection with the final settlement of the 

initial  rateable  value  of  the  building/s  and  rendering  advice  in  the 

matter to the Company. 

s.  Supply  on  completion  of  the  project,  two  copies  of  all  "As  Built 

Drawings"  in  respect  of  layout  floor  plans,  sections,  elevations, 

structural designs, services and all working details. In addition, one 

set of all floor plans, sectional, elevational and layout plans showing 

all external services including street light shall be submitted on cloth 

tracing/polyester films. 

t. 

Any  other  services  connected  with  the  works  usually  and  normally 

rendered  by  the  Architects  and  not  referred  to  in  any  of  the  items 

mentioned above. 

 

17.4.6.2   Architects' services (When supervision of the project is not 

entrusted to them) 

The Architects shall render all services as mentioned in various paras under 

17.4.6(1) with following modifications/deletions/additions. 

 

a.  Same as in para 17.4.6(1) above 
b.  Same as in para 17.4.6(1) above 
c.  Same as in para 17.4.6(1) above  
d.  Same as in para 17.4.6(1) above 
e.  Same as in para 17.4.6(1) above 
f. 

Same as in para 17.4.6(1) above 

g.  Same as in para 17.4.6(1) above 
h.  Deleted 
i. 

Same as in para 17.4.6(1) above 

j. 

Supply  for  the  use  of  the  Company,  contractors  and  the  Site 

Engineer/Officer, six complete set of drawings of the various trades or 

other  particulars  and  such  further  details  and  drawings,  as  are 

necessary for the proper execution of the works. 

k.  Assume full responsibility for structural design and other specialized 

services  including  correctness  of  quantities  and  specifications 

provided in the tender. 

l. 

Deleted 

m.  Deleted 


background image

P a g e

 | 184 

 

 

n.  Deleted 
o.  Same as in para 17.4.6(1) above 
p.  Same as in para 17.4.6(1) above 
q.  Obtain  final  Building  Completion  Certificates  and  Occupation 

Certificate from Local Controlling Authority/Authorities. 

r. 

Render assistance and advice to the Company in the matter of final 

settlement of the initial rateable value of the buildings. 

s.  Prepare on completion of the project "As Built Drawings" of all trades. 

Necessary  details  wherever  required  shall  be  supplied  by  the 

Company  in  order  to  enable  Architect  to  prepare  Completion 

Drawings.  Copies  of  all  Completion  Drawings  shall  be  as  in  Para 

17.4.6(1). 

t. 

Same as in para 17.4.6(1) above  

 

Additional Clauses 
a.  Visit the site as and when necessary during the design stage. 
b.  Visit site by prior intimation to the Company's General Manager and 

to  issue  necessary  modifications  to  the  drawings  and  other 

clarifications as and when required by the Company. 

 

17.4.7  Selection  /  Empanelment  /  Appointment  of  Consultants  /  Interior 

Designer etc.         

A.  Structural Consultants 

 

The  procedure  for  selection/empanelment  and  appointment  of  the  Structural 

Consultants is similar to that of the Architects. The Architect when appointed for 

any  work  requiring  structural  designing  work  also  is  required  to  engage  a 

structural consultant within the agreed fees. 

 

However, if the architectural planning is undertaken by the Company separately, 

then, the structural designs and drawings are prepared through the Structural 

Consultants appointed by the Company specifically for such works. 

 

B.  Plumbing and Sanitary Consultants 
C.  Electrification Consultants 
D.  Horticulture Consultants 
E.  Consultants for fire-fighting installations 
F.  Other Consultants 
 


background image

P a g e

 | 185 

 

 

The procedure for selection/empanelment and appointment of the above-noted 

Consultants is similar to that of the Architects. The Architect when appointed for 

any work requiring designing of above-noted systems also is required to engage 

a suitable consultant for each system individually within the agreed fees. 

 

However, if the architectural planning is undertaken by the Company separately, 

then, the relevant designs and drawings are prepared through the Consultants 

appointed by the Company specifically for such works. 

 

G.  Consultants for Air Conditioning and Ventilation System 

 

The process of selection and appointment of an Air Conditioning Consultant 

is similar to that of the Architects which shall be suitably modified by Offices 

to suit their requirement. 

ii 

Services to be rendered by an Air Conditioning Consultant are briefly 

enumerated  below  (where  supervision  of  the works  is  entrusted  to 

them) 
a.  Prepare  preliminary  designs  and  drawings  as  per  Company's 

requirements  (including  carrying  out  necessary  revisions  till  the 

designs  are  finally  approved  by  the  Company)  after  collecting  the 

meteorological data of outside temperature and humidity of the city to 

establish  outside  design  conditions,  workout  the  total  cooling  load 

based on the accepted inside temperature and humidity conditions, 

work  out  the  most  economical  system  including  selection  for  the 

central  plant,  ducting  system  and  all  other  connected  equipment, 

prepare  approximate  cost  estimates  and  submit  a  detailed  project 

report on the scheme, so as to enable the Company to take a decision 

on the design. 

b.  On receipt of approval for the scheme from the Company, prepare 

detailed  designs  and  drawings  for  air  conditioning  and  ventilation 

system, prepare tender documents including specifications, schedule 

of  quantities  etc.,  prepare  drawings  for  invitation  of  tenders  and 

workout detailed estimate of cost. 

c.  Scrutinize the tenders received from different parties on the basis of 

the specifications and submit assessment reports thereon, together 

with recommendations to the Company. 

d.  Prepare contract documents and get them executed by the successful 

tenderer and supply for the use of the Company, the contractors and 

the  Company's  Engineer  at  site,  two  copies  each  of  the  contract 

documents,  including  all  drawings,  specifications  and  such  other 

further  particulars,  details  and  drawings  as  are  necessary  for  the 

proper execution of the air conditioning and ventilation work. 


background image

P a g e

 | 186 

 

 

e.  Periodical supervision of the work of installation of the air conditioning 

and  ventilation  system  at  the  site  through  duly  qualified  and 

responsible representatives and senior associates of the Consultant 

for  the  proper  installation  and  commissioning  of  the  plant  of  the 

capacity designed by the Consultant and approved by the Company. 

f. 

Test-check  measurements  and  contractor's  R/A  bills  and  furnish 

observations  and  recommendations  thereon to  the  Company  along 

with  certificates  of  payment  due  to  the  contractors  to  enable  the 

Company to make payments. 

g.  Performance  testing of the  air  conditioning system  during  summer, 

monsoon  and  winter  season,  compilation  of  the  test  results  and 

certification of K W per Tr. 

h.  Obtain from the contractors and supply to the Company, six sets of all 

"As Built Drawings" pertaining to the air conditioning and ventilation 

work.  

i. 

Draw up specifications and installation of sewage treatment and water 

softening plants for air conditioning purposes, if installation of such 

plants is considered necessary by the Company. 

j. 

Attend to any other services connected with the air conditioning and 

ventilation work usually and normally rendered by an Air Conditioning 

Consultant and not referred to in any of the services mentioned above. 

iii  Services  to  be  rendered  by  an  Air  Conditioning  Consultant  (when 

supervision of work is not entrusted to them) 
The  Consultant  shall  render  all  services  as  mentioned  in  various  paras 

under (ii) above with following modifications/deletions. 
a.  Same as in para (ii) above 
b.  Same as in para (ii) above 
c.  Same as in para (ii) above 
d.  Same as in para (ii) above. 
e.  To  assume  full  responsibility  for  the  design  and  correctness  of  the 

quantities and specification provided in the tender. 

f. 

Deleted 

g.  Same as in para (ii) above 
h.  Deleted 
i. 

Same as in para (ii) above  

j. 

Same as in para (ii) above 

 


background image

P a g e

 | 187 

 

 

H.  Interior designers 

 

The Company normally provides a Boardroom and some office chambers 

for the top executives in all the office buildings. These areas are normally 

furnished  to  certain  standards.  For  undertaking  interior  designing  and 

furnishing  works  of  the  office  areas,  an  Interior  Designer  is  normally 

appointed by the Company. Similarly, the interior designing and furnishing 

works of Guest House/Visiting Officers' Flats etc. in residential premises of 

the Company may also be entrusted to an Interior Designer. 

ii 

The procedure for selection and appointment for such an Interior Designer 

is similar to that of the Architects.  

 

17.4.8 Preparation of sketch plans 

 

On  the  basis  of  Company's  requirements,  a  brief  to  the  Architects  shall  be 

prepared and got approved from the General Manager. Necessary guidelines 

with this brief shall be furnished to the Architects, who will thereafter prepare the 

sketch plans accordingly. Sketch plans shall indicate the layout of the general 

concept of the scheme. Necessary revisions in the sketch plans shall be carried 

out by the Architects till the same are considered generally acceptable to the 

Company. The sketch plans shall be submitted along with a preliminary estimate 

of cost on unit area basis, a project report and a model, if required. The time 

schedule for submission of sketch plans as stipulated in the Agreement shall be 

adhered to by the Architects. 

 

17.4.9 Scrutiny and approval of sketch plans 

 

The sketch plans shall be examined with reference to the functional and 

other requirements as set out in the guidelines for planning furnished to the 

Architects.  Suggestions  shall  be  forwarded  to  the  Architects  for 

consideration and incorporation in revised plans. If necessary, discussions 

shall be held with them to sort out various view points before finalizing the 

plans at the earliest. 

ii 

The  preliminary  estimate  of  the  scheme  shall  also  be  scrutinized  with 

reference to the current costs of various components.  

iii 

The sketch plans along with the preliminary estimate of the scheme shall 

be submitted in the form of a Project Report. It may be necessary to hold 

informal discussion prior to submission of the proposal to them for approval. 

iv  Approval of the scheme, together with their suggestions and comments, if 

any,  shall  be  conveyed  to  the  Architects,  for  preparation  of  plans  and 

detailed drawings. 

 

 

 


background image

P a g e

 | 188 

 

 

17.4.10 Submission of plans to Local Controlling Authority 

 

After the approval of the scheme by the Company, the Architects shall submit 

the  plans  duly  signed  by  the  Competent  Authority  to  the  Local  Controlling 

Authority for obtaining their necessary sanction and building license for the same. 

The Architects have to take necessary follow-up action with the local authorities, 

to ensure that undue delay in obtaining sanction of the plans is avoided. The 

Company shall extend full assistance in this regard. 

 

17.4.11   Preparation  of  detailed  working  drawings  and  draft  tender 

documents 

 

Working drawings are prepared and structural design work taken up by the 

Architects after sanction of the plans by Local Controlling Authority. 

ii 

The Structural Consultant is engaged by the Architects with the approval of 

the Company as stipulated in the agreement. In working out the structural 

design  of  the  building,  the  Structural  Consultant  shall  take  into 

consideration the soil investigation report and survey plan and the same 

shall be arranged by the Architects. The seismic factor relevant to the area 

as also the particular functional needs of the structures, especially in case 

of office building shall be taken into consideration. The advice of Structural 

Consultant on RCC items shall be considered in the schedule of quantities. 

iii 

The  Schedule  of  Quantities  and  the  tender  paper  prepared  by  the 

Architects/Department  shall  be  comprehensive  and  based  on  detailed 

drawings and structural design, so as to minimize, as far as possible, the 

incidence of extra/variation items during the course of construction. 

iv  The  Company  shall  supply  sample  of  standard  initial  part  of  the  tender 

document for various major trades to the Architects to facilitate preparation 

of the complete tender documents. The schedule of quantities and drawings 

wherever necessary, as approved by the Company shall be attached to this 

initial  part  and  bound  together  to  form  the  tender  document.  The 

Architects/Departments  shall  ensure  that  the  schedule  of  quantities  tally 

with  the  specifications  provided  in  the  initial  part  of  tender  and  same  is 

supported by detailed calculations of quantities of various items involved 

The estimates of costs prepared for invitation of tenders should be based 

on market rates, but by considering the coefficients for material and labour 

as prescribed in either CPWD or local PWD analysis of rates. Whenever 

comparable items are not available in the CPWD/PWD analysis of rates, 

the  coefficients  may  be  taken  on  the  basis  of  past  experience,  site 

observations or as inputs provided by the architects/consultants etc. but 

after obtaining the approval in writing of the Competent Authority who is to 

accord the technical sanction. The verification of correctness of technical 

specifications  and  detailed  estimate  will  be  the  responsibility  of  the 

competent authority. 


background image

P a g e

 | 189 

 

 

vi  It  should  be  ensured  that  detailed  rate  analysis  for  all  major  items 

constituting  at  least  80%  of  the  estimated  cost  of  work  is  done  by  the 

Architects/Consultants/Department, as the case may be, and details and 

break-up  of  the  schedule  of  quantities  are  submitted  to  the  Competent 

Authorities at the stage of technical sanction and the same should be kept 

on records. 

 

17.5 Contracts 

 

17.5.1 Classification 

 

For Project/Maintenance works undertaken by the Company, generally following 

kinds of contracts are awarded: 

 

Item Rate Contract, in  which  the Contractor undertakes to execute the 

work at fixed rates for different items depending on the quantities and kind 

of work done or supplies made. It shall be governed by clause 4.17 (Rate 

Contracts) and clause 50 of GIT (Rate Contract Tenders). 

ii 

Lump sum Contract, in which the Contractor undertakes to execute the 

entire  work  to  meet  the  end  specifications  at  a  total  cost  without  any 

reference to the quantities of various sub-items of work. 

iii 

Turnkey  Contract  or  Package  Deal  Contract,  in  which  the  Contractor 

undertakes to execute the work with all contingencies for a fixed rate on 

unit area of the completed buildings. 

iv 

Annual Operation and Maintenance Contract, in which the Contractor 

undertakes to operate and maintain the machines for a fixed annual rate. 

 

17.5.2 Invitation of tenders 

 

Two-part tender shall be invited whenever the cost of the work to be executed or 

supply to be made is estimated to be more than Rs.2.5 lakh. The draft tender 

document  for  Project  Works  shall  be  approved  by  the  functionaries  of  the 

Company as per DoP based on the estimated cost of work subject to approval of 

the works from the Competent Authority. 

 

17.5.3 Pre-qualification criteria 

 

The pre-qualification criteria as to who will be eligible for issue of tender-forms / 

documents should be specifically and clearly stipulated in the advertisement as 

under: 

 

1.  Duration of Past 

experience 

:  Minimum  seven  (07) years’  experience of 

having  successfully  completed  works  of 

similar nature 


background image

P a g e

 | 190 

 

 

2.  Minimum number of 

completed works of similar 

nature executed during last 

seven (07) years ending 

last day of month previous 

to the one in which tenders 

are invited 

:  Three (03) similar completed works costing 

not less than the amount equal to 40% of 

the estimated cost 

 

Or 

  Two (02) similar completed works costing 

not less than the amount equal to 50% of 

the estimated cost 

 

Or 

  One  (01)  similar  completed  work  costing 

not less than the amount equal to 80% of 

the estimated cost 

 

 

  (Similar  work  shall  be  defined  clearly 

without any ambiguity) 

 

 

   

3.  Yearly Turnover 

:  Average  annual  turnover  during  last  3 

financial  years  should  be  at  least  30%  of 

the estimated cost  

 

17.5.4   Empanelment  of  tenderers  by  pre-screening  for  large  works  / 

construction 

 

In order to prepare panels of reputed firms of contractors / suppliers etc. having 

requisite  experience,  sound  financial  standing,  satisfactory  track  record  of 

execution  of'  large  quantum  of  works,  integrity,  credibility,  capability  etc.  for 

organizing such works, applications for empanelment shall be invited from the 

intending  tenderers  through  wide  publicity.  The  meticulous  pre-screening  of 

applications received from contractors helps in excluding those contractors from 

empanelment who are not adequately experienced or have unsatisfactory track 

record of executed work. For preparation of panels of contractors after thorough 

and  careful  pre-screening,  it  is  necessary  to  have  interaction  with  the 

organizations, who had engaged the contractors intending to be empanelled with 

the Company, as also inspect their works so as to get the realistic information 

about  their  workmanship  etc.  in  addition  to relying  on  the  confidential  reports 

received from their clients and bankers. 

 

While the pre-qualification criteria for the contractors for specialized works, 

electrical, electro-mechanical, technology related works, etc. shall be same 

as described under para 17.5.3, the pre-qualification criteria for General 

Building Contractors for construction projects is given hereunder: 

 

1.  Duration of Past 

experience 

:  Minimum  10-15  years  in  carrying  out 

construction of buildings of similar nature 

 

 

   

2.  Minimum number of 

completed works of 

similar nature 

executed during last 

:  Three (03) similar completed works costing 

not less than the amount equal to 40% of 

the estimated cost 

 

Or 


background image

P a g e

 | 191 

 

 

seven (07) years 

ending last day of 

month previous to 

the one in which 

tenders are invited 

  Two (02) similar completed works costing 

not less than the amount equal to 50% of 

the estimated cost 

 

Or 

  One  (01)  similar  completed  work  costing 

not less than the amount equal to 80% of 

the estimated cost 

 

 

  (Similar  work  shall  be  defined  clearly 

without any ambiguity) 

 

 

   

3.  Yearly Turnover 

:  Average  annual  turnover  during  last  3 

financial  years  should  be  at  least  30%  of 

the estimated cost  

 

In  addition  to  above,  the  criteria  regarding  satisfactory  performance  of 

works,  personnel,  establishment,  plant,  equipment  etc.  may  be 

incorporated according to the requirement of the Project. 

 

17.5.5  Execution  of  contracts  (Civil,  Plant  &  Machineries  and  Repair  & 

Maintenance contracts) 

 

The GM/GM (I/C)/O-I-C at the Presses may nominate Officers as per DoP 

to execute contracts on behalf of the Company.  

ii 

Contract document/Work Order shall be executed within 21 days from the 

date of issue of Notification of Award of Contract (LoI).  

iii 

Three sets of the contract documents shall be executed if the Architects are 

associated for execution of the project work, otherwise only two sets are 

adequate. The agreement part of the tender documents shall be stamped 

adequately.  

iv  The contract documents shall be got prepared through the Architects if they 

are associated with the execution of the project, otherwise the same shall 

be prepared by the respective Office. 

The original copy of the accepted tender shall not be left in the custody of 

the Contractors even for the purpose of executing the documents by them. 

The  Architects/General  manager  shall  arrange  for  execution  of  the 

documents by the Contractors at the respective Office. 

vi  After the Contractors/their legally authorized representative/s execute the 

documents,  these  are  to  be  executed  by  the  Company's  Official  after 

exercising  a  thorough  scrutiny  of  the  same.  It  shall  be  ensured  that  the 

documents  conform  to  the  original  copy  of  the  tender,  all  copies  of 

correspondence/  plans  and  all  corrections//amendments  are  duly 

authenticated  and  bound  to  the  documents,  all  blanks  are  filled  in  and 

authenticated  by  both  the  parties  and  competence  of  the 


background image

P a g e

 | 192 

 

 

signatory/signatories executing the contract on behalf of the Contractors is 

fully verified with reference to the constitution of the Contractor's firm. 

vii  After execution of the contract, one copy each of the documents shall be 

given to the Contractors and the Architects in case they are associated with 

execution of project. The original executed tender document shall be kept 

by the General Manager in safe custody. Certified copies of the agreement 

shall be arranged to be forwarded to the Corporate Office and site engineer. 

In  case  Architect  is  associated  with  the  execution  of  the  project  these 

certified copies shall be got prepared through the Architect. 

viii  The  original  agreement  shall  not  be  referred  for  day  to  day  use  of  the 

Department. For such purpose certified copies of the agreement shall be 

prepared and made use of. 

ix  Offices shall keep record of all contracts executed in respect of the works 

undertaken at the respective Office. 

A  register for  such  executed  agreement  shall  be  maintained  in  the  safe 

custody of the HoD of the concerned section. 

 

17.6 Execution of project works 

 

The various stages generally involved are listed below. 

Surveying of plot 

ii 

Soil Investigation 

iii 

Office accommodation at Project Site 

iv  Posting of Company's Engineers at site 

Commencement of Work 

vi  Observance of Contract Labour (Regulation and Abolition) Act 1970 

vii  Preparation of programme of work 

viii  Progress photographs  

ix  Testing of materials 

Approval of materials/fittings 

xi  Measurement sheets/book 

xii  Recording of measurements 

xiii  Certification of bills 

xiv  Payment of running bills 

xv  Variation items of works 

xvi  Site order book 

xvii  Hindrance register 

xviii  Site registers 

xix  Extension of time 

xx  Sub-standard work and material 

xxi  Safety code 


background image

P a g e

 | 193 

 

 

xxii  Insurance 

xxiii  Completion of work and refund of Security Deposit 

xxiv  Submission of guarantees and payment of final bills 

xxv  As-built drawings 

 

17.6.1  Surveying of plot 

 

Before planning of building/s is finalized, arrangements shall be made to have 

the site of work surveyed in order to obtain a detailed contour map with spot 

levels  at  short  spacing  and  allied data. The  survey  map  shall  indicate  all  the 

required details of the plot as well as that of the adjacent roads, drainage system 

etc. to help in deciding about the formation levels, requirement of cutting/filling, 

planning of sewerage and drainage etc. Architect shall arrange such surveying 

of plot, if need be, by engaging a suitable agency who are well versed with such 

work. 

 

17.6.2  Soil Investigation 

 

After  approval  of  the  sketch  plans  of  the  proposed  building  project  by  the 

competent authority and before commencement of foundation designing for the 

building(s) to be constructed under any project, soil investigation shall normally 

be undertaken (within the building layout plan area in the plot of land) through 

the agency of a Local Soil Laboratory or Engineering College or similar reputed 

institutions by inviting quotations. It shall be ensured that the test bore holes are 

done within the area covered by the footprint of the proposed building(s) on the 

said plot of land. The extent of investigation to be done shall depend upon the 

local conditions, type of construction etc. and details of the tests required shall 

be  determined  by  the  Architects/Structural  Consultants  in  consultation  with 

experts in the line in such a manner so as to ensure that the data collected during 

investigation realistically represents the condition of the sub-soil strata. 
A copy each of the investigation report shall be forwarded to the Architects to 

facilitate designing the structures and to the Corporate Office for perusal and 

record. 

 

17.6.3  Office accommodation at project site 

  

The  contract  for  the  general  building  work  generally  stipulates  that  the 

Contractors  shall  provide  and  maintain  adequate  Site  Office 

accommodation including light, fans, attendant, drawing accessories etc. 

for the Site Office of the Company's Engineers or Architect’s Engineer. The 

Local  Office  shall  ensure  that  the  Contractors  are  not  negligent  in  this 

regard. The Local Office shall, however, arrange necessary furniture for use 

of the Company's technical staff at site during the execution of the project. 

ii 

The Site Office is established to facilitate. 


background image

P a g e

 | 194 

 

 

a.  Supervision  and  execution  of  the  project  work  in  accordance  with 

drawings, terms and conditions of the contract. 

b.  Arranging for controlled or basic stores. 
c.  Co-ordination of the various agencies at site. 
d.  Approval of materials and workmanship and to ensure carrying out of 

the necessary tests. 

e.  Recording  of  instructions  issued  by  senior  technical  officers  and 

Architects/Consultants  during  their  visits  to  site  for  their  prompt 

implementation. 

f. 

Conveying  to  the  Contractors,  instructions  of  higher  authority  and 

ensuring their compliance. 

g.  Pointing  out  defects  in  works  to  the  contractors  in  writing  at 

appropriate time and ensuring their rectifications in time. 

h.  Measurement of the work. 
i. 

Compliance  with  the  Time  and  Progress  Charts,  suggestions  for 

revisions, removing bottlenecks in progress and reporting to higher 

authority. 

j. 

Scrutiny of all bills. 

k.  Security of work and materials and safety of life and property. 
l. 

Compliance of Local Labour Regulation Act etc. 

m.  Handing over of the completed project with relevant records to the 

Local Office. 

iii 

Following  are  the  duties/responsibilities  of  Site  Engineers  - 

(Architect/Consultant) 
a.  To obtain all drawings, including working/detailed drawings, approved 

for execution by the Architects/consultants before commencement of 

the  work.  To  make  a  thorough  study  of  schedule  of  quantities, 

specifications, drawings, additional conditions, if any, accepted by the 

Company  and  other  parts  of  the  contract  documents, 

architectural/structural drawings and other details so as to bring out 

ambiguities/discrepancies  between  them  and  to  obtain  clarification 

from  the  Architects/Consultants  well  in  time  to  avoid  delays  and 

problems. 

b.  To organize the centre-line layout of building/s pegged out on site by 

the  Contractor  in  conformity  with  the  dimensions  shown  on  the 

approved drawings, approve the same as well as establish permanent 

bench  mark  to  finalize  the  plinth  levels  and  formation  levels  with 

respect  to  street  sewer/storm  water/drain/road  level  and  details 

furnished by Architects/Consultants. 


background image

P a g e

 | 195 

 

 

c.  To  approve  the  foundation  strata  when  the  appropriate  depth  of 

excavation  is  reached  in  consultation  with  Structural  Consultant, 

wherever necessary. This is a very important stage of work and senior 

engineers shall be associated with this work. 

d.  To take charge of objects of value and antique found on site or during 

excavations  immediately  after  their  discovery,  to  hold  them  in  safe 

custody and to bring the notice of Local Office for further action. 

e.  To ensure that no trees are cut from the project site without the proper 

permission from the Local Controlling Authority. 

f. 

To assess the requirements of steel, cement and other materials to be 

obtained by the Contractor well in advance, to place periodical indents 

with the local suppliers, if need be, and ensuring timely procurement 

thereof. 

g.  To  ensure  that  samples  of  materials  to  be  used  in  construction, 

including  fittings  are  approved  by  the  Company  and  ensure  their 

display and safe custody at site by all contractors. 

h.  To  arrange  for  necessary  testing  of  materials  and  ensure  that  the 

quality of materials and workmanship as laid down in the contract is 

maintained. To forward in good time to Local Office/Corporate Office 

all test reports along with comments. 

i. 

To study the quality of approved coarse and fine aggregates in the 

concrete mix in accordance with code of practice. 

j. 

To  ensure  that  the  contractors  observe  local  laws  pertaining  to 

Contract Labour Act and maintain the policies till completion. 

k.  To  ensure  that  the  contractors  have  taken  the  proper  insurance 

policies as per the contract. 

l. 

To maintain good and healthy relations with and between the various 

contractors/agencies working at site and to co-ordinate the work of 

these contractors/agencies to ensure smooth and timely completion 

of the project and to report to Local Office/Corporate Office well in time 

any anticipated bottlenecks. 

m.  To obtain decisions on various aspects in connection with site works 

from  the  Competent  Authority  well  in  advance  of  the  actual 

commencement of each item of work wherever found essential and to 

ensure  that  instructions  received  in  writing  from  the  Competent 

Authority are properly complied with. In case the instructions are given 

by visiting officers verbally, the same shall be got confirmed in writing 

from the concerned officers. 

n.  To  attend  site  meetings  with  officials/various  Contractors, 

Architects/Consultants, hold meetings monthly or earlier as need be, 


background image

P a g e

 | 196 

 

 

to  monitor  the  progress  of  the  work  and  to  sort  out  any  problem 

connected with the project. 

o.  To record and maintain the under noted registers at site of work, in 

addition to normal routine requirements of an office. 

 

Daily Progress Record 

 

Site Order Book 

 

Building Materials Record 

 

Concrete Cube Test Record/Slump Test Record 

 

Record of Drawings and Working Details 

 

Record of Defects 

 

Test  Reports  for  Building  Materials  /  Materials  of  Other 

Subsidiary trades 

 

Daily Labour Register 

 

Measurement Record 

 

Hindrance Register 

These Record/Registers shall be kept in the safe custody of HOD of 

concerned Division. 

p.  To ensure that progress on every contract is in accordance with the 

appropriate  stage  given  in  the  Programme  Chart  and  to  submit  to 

Local Office/Corporate Office the Progress Report fortnightly and to 

submit  Monthly  Progress  Report  in  the  form  of  a  chart  to  Local 

Office/Corporate Office. 

q.  To take measurements of completed works, physical stock of various 

materials  lying  at  site  jointly  with  the  Contractor  and  check  the 

measurement  recorded  by  the  representative  of  the 

consultant/Architects or by the contractor as the case may be. 

r. 

To receive Running Account Bills from the contractor/s and to forward 

them  after  their  checking  to  Local  Office  with  comments  and 

recommendations  for  payments  accompanied  by  all  supporting 

documents like Theoretical Cement Consumption Statement and Part 

Rate / Reduced Rate Statement etc. 

s.  To take note of the validity of the Building Permission issued by the 

Local Controlling Authority and if revalidation is necessary, to organize 

the same under intimation to the Local Office well in time. 

t. 

To  establish  contacts  with  the  Local  Controlling  Authority  for 

facilitating timely availability of water supply, sewerage and electricity 

connections to the projects. 


background image

P a g e

 | 197 

 

 

to ensure that floors under construction are not overloaded with 

stocks of materials or plant. 

ii 

to  ensure  that  holes  for  anchors/conduits/pipes  are  left  in 

masonry  or  concrete  at  appropriate  time  and  that  these  are 

embedded  or  built-in  as  required  to  avoid  chasing/cutting  of 

walls/RCC members constructed. 

iii 

to  ensure  that  partially  constructed  work  is  properly  protected 

from any damage. 

iv  to ensure that all operations are carried out with complete safety 

to life and property. 

u.  to  keep  the  Local  Office  informed  of  the  site  events  as  and  when 

necessary and in normal situation at least once a week. 

v.  to ensure that the contract do not lapse for want of extension of time. 

To report the matter to Local Office well in time, if necessary. 

w.  to  ensure  that  no  extra/deviated  items  are  recommended  for 

payments, till rates for such extra/deviated items have been approved 

by the Competent Authority. 

x.  to report to Local Office /Corporate Office where the sanctioned tender 

amount  is  likely  to  be  exceeded  and  to  prepare  and  submit  the 

Revised Estimates for the project. 

y.  to obtain prior approval for execution of item/s for which the quantities 

exceed 20% of the tender quantities.  

z.  to keep close watch on execution of items of works where abnormally 

high  or  low  rates  have  been  quoted  by  the  Contractor/s  and  other 

items. 

aa.  to  receive,  scrutinize  and  forward  the  final  bill/s  of  the  contractor/s 

along  with  comments and  recommendations  for  payments to  Local 

Office with all the supporting documents. 

bb.  to submit relevant information regarding changes, if any, carried out 

in  the  drawings  supplied  by  the  Architects/Consultants,  during  the 

actual execution of the projects (in case the Architect is not associated 

with  the  execution  of  the  project)  in  order  to  enable  the 

Architects/Consultants to finalize the "Completion Drawings". 

cc.  to  verify  the  "Completion  Drawings"  received  from  the 

Architects/Consultants and certify the same as "Executed Drawings". 

dd.  to take over completed building/s from the contractor/s along with all 

inventories and hand over the building/s along with all inventories to 

the Maintenance Department. 

 


background image

P a g e

 | 198 

 

 

17.6.4  Company's Officer at site (Site Engineer)  

 

Generally, the Company posts an Officer (Civil) with necessary supporting 

technical staff at project site or stipulates the Architect/Consultant to post a 

qualified Site Engineer with necessary technical staff, as the case may be, 

to supervise the execution of work by different agencies under the guidance 

of  the  Architects.  In  case  of  projects  with  considerable  magnitude  of 

electrical,  electromechanical  and  air  conditioning  works,  an  Engineer 

(Electrical)  with  supporting  technical  staff  may  also  be  posted  at  site  to 

supervise  the  electrical,  lifts  and  air  conditioning  installation  works  etc. 

under  the  overall  control  of  Senior  Officer  in  charge  of  the  project.  The 

General  Building  Contractors  have  to  provide  the  Site  Engineers  every 

facility  and  assistance  for  inspecting  the  works  and  materials  and  for 

checking  and  measuring  the  quantity  and  quality  of  the  same.  The  Site 

Engineers are assisted in their functions at site by technical staff. 

ii 

Architect/Senior Officials of the Company shall inspect the works as often 

as  required  to  ensure  proper  workmanship,  progress  and  co-ordination 

amongst various agencies employed in the work and also furnish working 

details at site if sought for. In case the Architects are not locally based, they 

shall  under  the  usual  terms  of  the  agreement  entered  by  them  with  the 

Company, appoint a Resident Engineer, with the approval of the Corporate 

Office  (if  Architects  are  associated  with  the  execution  of  the  work)  to 

represent them at site. This Resident Engineer shall liaison with the various 

agencies  and  his  employers  to  ensure  proper  discharge  of  expected 

functions  of  Architects.  For  Departmental  or  Turn-key  Projects,  the 

Company's Engineer at site is vested with these additional responsibilities 

that shall normally be borne by the representatives of Architects. 

iii 

The Site Engineer or any representative of the Architects/Company is not 

empowered  to  revoke,  alter,  enlarge  or  relax  any  requirements  of  the 

contract, or allow any addition, alteration, deviation or extra work without 

obtaining  prior  approval  of  the  Competent  Authority.  However,  the  Site 

Engineer  has  the  power  to  disallow  any  work  or  material  that  may  be 

considered to be below specifications and to give notice to the contractors 

to suspend such work or to stop using such material until the decision of 

the Architect/Competent Authority is obtained. 

 

17.6.5  Commencement of work 

 

Immediately on issue of the work order, the Local Office shall contact the 

Architects and obtain the necessary drawings and issue the same to the 

contractors with detailed instructions for commencing work forthwith. 

ii 

The date of commencement of the work shall ordinarily be taken as the 10

th

 

day after the date of issue of work order or as provided in the contract. 


background image

P a g e

 | 199 

 

 

iii 

No  ancient  monument/s  shall  be  demolished  or  any  religious  edifice  be 

destroyed if found while executing the work without formal concurrence of 

the Local Controlling Authority. The Department of Archaeology shall be 

consulted wherever necessary. 

iv  Before start of work, the ground levels of the plot shall be taken jointly by 

the Contractor and the Site Engineer at three metres interval or at closer 

interval  as  required  and  plotted  on  tracing  sheets.  The  levels  shall  be 

entered in the Level Book by the Site Engineer. The levels and drawings 

shall be designed by the Contractor or their authorised representative and 

Company's  Engineer  and  copy  of  such  drawings  shall  be  sent  to 

Architect/Corporate office for record. 

As far as possible, the trees existing in the plot shall not be cut. However, 

if any of the trees are coming in the way of the layout of the buildings, the 

same shall be cut with the prior approval of the Local Controlling Authority. 

Such  trees  shall  be  identified  and  necessary  permission  obtained  from 

Local  Controlling  Authority  well  in  advance  to  avoid  delay  in 

commencement of work. 

vi  The Site Engineer shall verify that all the necessary clearance for building 

plans, etc. is obtained from the Local Controlling Authority for commencing 

the work. 

vii  The  layout  of  the  buildings  shall  be  done  by  the  Contractor  at  site  with 

respect to the approved layout plan and shall be got cleared from the Site 

Engineer  before  proceeding  with  the  construction  work.  In  case  of  any 

discrepancies  which  require  the  intervention  of  Architects/  Competent 

Authority, the same may be immediately brought to the notice for corrective 

action. In such cases, work shall be allowed to be taken up, only when the 

layout is cleared by the Architects/Competent Authority, as the case may 

be. 

 

17.6.6 Contract Labour (Regulation & Abolition) Act 1970 

 

All  the  Statutory  requirements  relating  to  Contract  Labour  (Regulation  & 

Abolition) Act 1970 shall be scrupulously complied with. 

 

(i)     Registration of Establishment (Section 7) 

 

The Principal Employer/Contractor shall make an application to the Registering 

Officer  in  the  prescribed  manner  for  registration  of  the  Establishment.  The 

application  for  registration  shall  be  made  in  triplicate  in  Form  No.1  to  the 

Registering Office of the area in which the establishment sought to be registered 

is located. The application shall be accompanied by a Treasury Receipt showing 

payment of the fees for the registration of the establishment. The application shall 

be  either  personally  delivered  to  the  Registering  Officer  or  sent  to  him  by 


background image

P a g e

 | 200 

 

 

registered  post.  The  Employer  cannot  employ  the  contract  labour  in  his 

establishment unless he registers under Section 7 of the Act. 

 

(ii)    Maintenance of Registers and Other Records (Section 29) 

 

The following registers and records are required to be maintained by the Principal 

Employer. 
a.  Register of contractors in Form XII of the Contract Labour (Regulation & 

Abolition) Central Rules 1971. 

b.  Notice showing the rates of wages, hours of work, wage periods, dates of 

payment  of  wages,  names  and  addresses  of  the  Inspectors  having 

jurisdiction  and  date  of  payment  of  unpaid  wages,  shall  be  displayed  in 

English and in Hindi and in the local language understood by the majority 

of the workers in conspicuous places at the establishment and the worksite 

by  the  Principal  Employer  or  the  Contractor,  as  the  case  may  be.  The 

notices shall be correctly maintained in a clean and legible condition. A copy 

of the notice shall be sent the Inspector and whenever any changes occur, 

the same shall be communicated to him forthwith. 

c.  Return intimating the actual date of the commencement or completion of 

each  contract  work  under  each  Contractor  shall  be  submitted  to  the 

Inspector, within 15 days from the commencement of the completion of the 

work as the case may be. The return shall be filed in Form No. Vl-B. 

d.  The annual return in duplicate in Form No. XXV shall be submitted to the 

Registering Officer concerned so as to reach him not later than the 15th 

February following the end of the year to which it relates. 

All registers and other records required to be maintained under the Act and the 

rules shall be maintained up-to-date and shall be kept at the office. Such registers 

shall be maintained legibly in English or Hindi. All the registers and other records 

shall be preserved in original for a period as per Company Policy. 
All the registers, records and notices shall be produced on demand before the 

Inspector or any other authority under the Act or any person authorized in that 

behalf by the Central Government. 

 

(iii)   Responsibility of Payment of Wages of the Workmen (Section 21) 

 

Every Principal Employer shall nominate a representative duly authorized by him 

to be present at the time of disbursement of wages by the Contractor and it shall 

be the duty of such representative to certify the amounts paid as wages in the 

prescribed  manner.  The  authorized  representative  shall  record  under  his 

signature a certificate at the end of the entries in the Register of Wages or the 

Register of Wage-cum-Muster Roll, as the case may be, in the following form. 
"Certified that the amount shown in column no.  ___has  been  paid  to  the 

workman concerned in my presence on ____ at _____ ". 


background image

P a g e

 | 201 

 

 

The Contractor shall be advised to distribute the wages in the presence of the 

authorized  representative.  If  the  Contractor  fails  to  make  payment  of  wages 

within  the  prescribed  period  or  makes  short  payment,  the  Principal  Employer 

shall be liable to make payment of wages in full or the unpaid balances due, as 

the case may be, to the contract labour employed by the Contractor under any 

contract or as debt payable by the Contractor. 

 

(iv)   Welfare Measures (Section 16 to 19) 

 

The  welfare  measures  like  Canteen,  Rest  Rooms  and  other  facilities  to  the 

contract labour are required to be provided by the contractor himself, but if any 

of the facilities is not provided by the Contractor, then it shall be provided by the 

Principal Employer within 7 days of the commencement of the employment of 

contract  labour.  However,  all  expenses  incurred  by  the  Principal  Employer  in 

providing the amenity shall be recovered from the Contractor either by deduction 

from any amount payable to him under any contract or as a debt payable by the 

Contractor. 

 

(v)    Penalty for Contravention (Section 22 to 27) 

 

a.  Whoever obstructs an Inspector in the discharge of his duties under the Act 

ibid or refuses or wilfully neglects to afford the Inspector any reasonable 

facility  for  making  any  inspection,  examination,  enquiry  or  investigation 

authorised  by  or  under  the  Act  in  relation  to  an  establishment,  shall  be 

punishable under the provisions of the Act. 

b.  The contravention of any provision of the Act or of the Rules made there 

under or contravention of any condition of a license granted under the Act 

is  under  the  provisions  of  the  Act  and  continuing  contravention,  during 

which, such contravention continues even after conviction for the first such 

contravention, is punishable with additional fines under the provisions of the 

Act. 

 

The  Local  Offices  shall  ensure  that  all  the  obligations  under  the  relevant 

provisions of the Act including obtaining license by the Contractor under Section 

12 of the Act are compiled with. Before releasing the Contractor's final payment, 

they shall also ensure that the contractor have paid all dues to their contract 

labour. 

 

17.6.7 Programme Charts and Progress Reports 

 

As  soon  as  the  contract  is  awarded,  a  suitable  programme  of  work, 

preferably in the form of a BAR/PERT/GANTT Chart, shall be drawn up for 

completion of the different stages of work so as to ensure its completion 

within the allotted period of time. This programme shall be drawn up by the 

respective contractors in consultation with Architects/Competent Authority. 


background image

P a g e

 | 202 

 

 

ii 

The  scheduled  programme  of  work  as  well  as  the  actual  progress  at 

appropriate percentage of the total work for each month shall be shown on 

the Bar Chart. Format for Monthly Progress Chart is shown in. This report 

shall be sent by the Site Engineer to the General Manager/Corporate Office 

before 10

th

 day of every month. In case any urgent decisions, association 

of Competent Authority is required, the same shall be brought out in the 

report. A Fortnightly Progress Report shall also be sent by the Site Engineer 

to the Local Office. 

iii 

In case of a large project, Bar Chart shall be prepared for each building or 

group of buildings or specifically for a part of the work, say the finishing 

items, according to necessity. 

iv  A Master Control Chart showing the programme of completion as also the 

actual progress of work for all the trades of the project shall be kept at site 

and the concerned offices. Necessary updating shall be done on the Chart 

from time to time and the progress reviewed. 

The General manager shall submit Quarterly Progress Report indicating the 

programme  and  progress  achieved,  both  physical  and  financial,  with 

reasons  for  shortfall,  if  any,  to  the  Corporate  Office  before  10

th

  day  of 

January, April, July and October. 

vi  The  Corporate  office  shall  compile  a  consolidated  Quarterly  Progress 

Report  of  various  projects  and  shall  submit  the  same  to  the  Competent 

Authority in a prescribed format. 

 

17.6.8 Co-ordination and monitoring 

 

it is the prime responsibility of the Architects/Office to ensure that execution 

of  the  works  proceeds  smoothly  in  proper  co-ordination  among  different 

agencies and in accordance with the programme for completion. 

ii 

The  Architects/Office  shall  keep  a  watch  on  the  progress  of  work,  the 

resources  position  etc.  and  take  suitable measures or  issue  instructions 

with a view to sort out problems or removing bottlenecks in consultation 

with Local Office and the Corporate office as the case may be. 

iii 

The Local Office shall follow up the progress of work regularly and wherever 

necessary seek instructions from the Architects/Competent Authority. 

iv  Apart from the Bar Chart and the Master Control Chart, necessary feed-

back  shall  be  available  from  site  in  the  form  of  "Fortnightly  Progress 

Reports" to be prepared by the Site Engineer in a standard proforma. 

 

17.6.9 Testing of materials 

 

To ensure the use of materials and to exercise a proper quality control on 

the works, certain tests are to be undertaken regularly by the Contractor 


background image

P a g e

 | 203 

 

 

during the progress of work, as per the provision of the contract. Some of 

the important tests to be carried out are tests of water, steel, bricks, sand, 

cement,  tiles,  marble  chips,  timber,  particle  boards,  aggregates,  pipes, 

fittings, concrete cubes, gauge of wires, grade of insulation of wires/cables, 

gauge of MS sheets, conduits. MS panel boards, earth station etc. 

ii 

Results of all concrete cubes tested shall be recorded in a "Register of Cube 

Tests" in a standard proforma and kept at site. Cube tests reports for the 

relevant  period  shall  also  be  submitted  along  with  the  Contractors'  On 

Account Bills to the Architects/Competent authority. All other test reports 

shall  also  be  maintained  at  site,  in  a  register  and  the  signatures  of 

Contractor, Site Engineer/ Competent Authority be obtained. 

 

17.6.10 Approval of materials/fittings 

 

Under the terms of contract, the contractors are required to submit samples of 

various materials, items, fittings etc. for the approval of the Architects/Competent 

Authority. For this purpose, special site meetings shall be arranged in the initial 

stage of project execution. The contractor shall use materials of any one of the 

brands listed or any other brand having BIS/ISI marking with the approval of the 

Competent Authority.  

 

17.6.11 Variations/Extra items of work 

 

The tender documents shall be prepared  in such a way to minimize the 

necessity of variations in plans or specifications during the execution of the 

work. The contracts with different Contractors as well as the agreement with 

the  concerned  Architects  usually  provides  that  up  to a  certain monetary 

limit,  the  Architects  can  order  for  variations/extra  items  without  prior 

approval of the Competent Authority, while items in excess of the financial 

limit will have to be got approved from the Competent Authority prior to their 

execution. 

ii 

Major  variations  in  quantities/substitution  of  items  having  considerable 

financial  implications  shall  not  be  ordered  without  the  prior  approval  of 

Competent authority.  

iii 

The  powers  for  sanctioning  extra/variation  items  by  the  officials  of  the 

Company shall be as per DOP. 

iv  Rates of extra or substituted items wherever possible be derived from the 

tender rates of related items. Whenever such rates are based on market 

rates of materials and labour, an element of profit and overhead etc. @ 10% 

may be allowed unless otherwise stipulated in the contract. 

After the contractors submit their rate analysis for extra/variation items, Site 

Engineer shall scrutinize the claims and forward his recommendations to 

the Local Office for onward transmission to Architects/Competent Authority. 


background image

P a g e

 | 204 

 

 

The  Architects/Competent  Authority  shall  scrutinize  the  proposals  and 

sanction  the  same  if  they  are  within  their  sanctioning  powers  for 

extra/variation  items.  The  proposals  requiring  sanction  of  Managing 

Director shall be forwarded to the Corporate Office. 
Once  the  approval  of  the  extra/variation  items  is  accorded  by  the 

Competent Authority, approval of the variation items and rates thereof shall 

be communicated to the contractors by the Local Office. Local Offices shall 

maintain  a  Variation  Order  Register.  Since  no  extra/variation  items  is 

allowed for payment till the rate for the same is approved by the Competent 

Authority,  there  is  need  to  expedite  obtaining  analysis  of  rates  from  the 

contractor expeditiously and forwarding the same with recommendations to 

the Competent Authority by the Site Engineer, and Local Office. 
In cases where Architects are associated with the supervision of work, such 

Variation Order shall be issued by the Architects. 
In case of items where reduced rates are allowed, the General Manager 

shall finalize and sanction the reduction in rates of all items under advice to 

the Corporate Office. 

vi  The  Local  Office  shall  ensure  that  contractors'  claims  on  extra/variation 

items are promptly settled in order to avoid complications at a later stage 

and consequential delay in execution of works. 

vii  The Variation Order to be issued by the Architects/Local Office shall be 

progressively numbered and the net additions or savings in amount for the 

particular set of items, as well as the cumulative total amount of the addition 

or savings on account of all the variation orders issued up to date shall be 

suitably indicated thereon. 

viii  The items which are not in the Schedule of Quantities of the tender but 

executed by the contractor shall be recorded with the date of execution of 

the work without prejudice, so that in case it is subsequently decided to 

admit the items, there should be no difficulty in determining the quantities 

of  work  done.  A  suitable  remark  shall,  however,  be  made  against  such 

measurements to guard against payment in ordinary way.  

 

17.6.12 Site order book 

 

For  issuing  instructions  to  Contractors  in  the  course  of  day-to-day 

supervision  of  works,  Site  Order  Books  shall  be  maintained.  The  pages 

shall be machine numbered in triplicate, so that a copy of the pages can be 

given  to  the  contractors  and  the  Architects/Local  Office  for  necessary 

action.  While  issuing  instructions,  the  contractors'/his  authorised 

representative's signature shall be obtained in the office copy. 

ii 

Instructions in the Site Order Book shall be recorded under the signature of 

the  Architects’  Resident  Engineer. The  Competent  Authority  during  their 


background image

P a g e

 | 205 

 

 

periodical inspection/visits shall peruse and record their instructions, if any, 

in this book. 

iii 

All  instructions  to  the  contractors  which  are  at  variance  with  tender 

provisions  as  also  pointing  out  lapses  on  the  part  of  the  contractors  to 

adhere to the tender specifications shall be issued in writing through Site 

Order  Book  by  the  Site  Engineers  visiting  the  site  of  construction  for 

inspection. 

iv  The Site Order Book shall be kept in the custody of the Officer at site. This 

fact shall be made clear to the contractors at the beginning of work. 

The Site Order Book shall be referred at the time of making final payments 

to the contractors. 

 

17.6.13 Hindrance Register 

 

In order to have a record of hindrances in the progress of work which may result 

in delays and consequent claims from the contractors for extension of time, a 

Hindrance Register shall be maintained at the construction site. The details of 

the hindrances with time period shall be recorded by the Site Engineer therein 

as and when these occur and all recordings shall be signed jointly by the Site 

Engineer and the contractor's representative. The extract of the same shall be 

sent  to  the  Local  Office/Corporate  Office.  While  considering  the  contractor's 

request for extension of time for completion of work, this register shall be referred 

to. All the contractors engaged in Company's project/maintenance works shall 

be informed of maintenance of such register in the custody of the Site Engineer 

and  that  genuine  and  acceptable  hindrances  to  their  work  recorded  in  this 

register will only be considered for extension of time. 

 

17.6.14 Site Registers 

 

The other registers to be maintained at Site Office are given in Para 17.6.3 (iii) 

under sub-Para "o". 

 

17.6.15 Extension of time 

 

If the contractors desire any extension of time for completion of work on 

grounds of their having been unavoidable hindrances in execution or any 

other ground, they shall apply in writing immediately after the occurrence of 

the  hindrance.  Such  application  shall  contain  complete  details  of 

hindrances, which hindered the contractors in the execution of the work and 

reference to record of entry in the Hindrance Register. 

ii 

The Architects/Site Engineer shall consider the application for extension of 

time with reference to the reasonableness of the grounds cited therein and 

the  recordings  in  the  Hindrance  Register  maintained  at  site.  They  shall 

thereafter forward their comments in the matter to the Competent Authority. 


background image

P a g e

 | 206 

 

 

iii 

Competent  Authority  on  being  satisfied  of  the  reasonableness  of  the 

request of the contractors in terms of the relevant contract conditions, may 

grant a fair and reasonable extension of time. The authority for granting 

extension of time rests with General manager. 

iv  Extension of time shall be granted before expiry of the contract period, so 

that  the  contract  is  in force  at  the  time  of granting  extension of time for 

completion of work. Even if the contractors fail to apply for extension of time, 

the Architects/Site Engineer shall process the case for grant of extension 

of time after recording the reasons for doing so and arrange to obtain from 

the Competent Authority approval for extension of time. 

While  granting  extension  of  time,  it  shall  be  clearly  stipulated  that  the 

extension of time is being given without prejudice to Company's right to 

recover  liquidated  damages  or  compensation  under  relevant  contract 

clause. 

vi  The letter granting extension of time to be issued by the Architect/Local 

Office shall be in a standard format. 

vii  If the contractors fail to complete the work within the stipulated period or the 

extended  time  as  above,  or,  if  the  delay  in  completion  of  the  work  is 

attributable to the contractors in any way whatsoever, Liquidated Damages 

shall be recovered from the contractor's dues as stipulated in the contract. 

The authority to decide as to whether liquidated damages are to be levied, 

or not, rest with General Manager. 

viii  In such cases liquidated damages shall be recovered from the contractors’ 

bills. 

 

17.6.16 Sub-standard works and materials 

 

If any work or material used in the work is found to be unsound, imperfect 

or inferior, from what is specified in the contract, the Contractor shall be 

advised to rectify or re-execute the work or remove the material as the case 

may be, within a reasonable time depending upon the nature of work, after 

receipt of written instructions. If the contractors fail to do so, the work shall 

be got redone or rectified or the material replaced through any other agency 

at the contractors' cost as per the provisions of the contract. 

ii 

Under  certain  exceptional  circumstances,  when  the  sub-standard  work 

done cannot be rectified or redone because of structural or other constraints 

the matter shall be reported to the Architects/Competent Authority forthwith 

and if it is subsequently decided to accept the said work, payment for such 

works shall be allowed at a reduced rate. The reduced rate shall be arrived 

at keeping in view the nature and extent of deviation from the specifications 

or  drawings  and  suitable  noting  shall  be  made  in  Contractors'  Lapses 

Register to ensure that such instances are not made a precedence of, by 


background image

P a g e

 | 207 

 

 

the contractors to their advantage.   The cost adjustments for such deficient 

works if finally accepted while settling of bills shall be made only for the 

quantities  of  such  deficient  work  which  are  identified  and  measured 

separately after detailed inspection of work. The rest of the work which does 

not contain defects/deficiency shall be measured and paid separately. 

 

17.6.17 Safety Code 

 

During the execution of works, every care shall be taken to ensure that the 

safety and convenience of workmen staff, authorised visitors to site and the 

public are duly catered to and that all operations are carried out in such a 

manner as to cause least interference with the traffic or ordinary pursuit of 

the people. 

ii 

In order to ensure adequate safety to the workmen and staff at site, the 

tender provides for Safety Code which enumerates the various measures 

of precaution to be taken by the contractors during the execution of work. 

The Local Office shall be vigilant in this respect so that these instructions 

are effectively followed. 

 

17.6.18 Insurance 

 

The contractors, under the terms of contract, are required to keep the works duly 

insured until the work is accepted as virtually complete. The Local Office shall 

ensure that proper insurance policies are taken out by the Contractors and the 

same are renewed at appropriate time. In the case of materials procured directly 

by the Company and handed over to the contractors, insurance cover against 

theft, fire and damages during erection and commissioning shall be taken by the 

Company, unless the contract agreement with the contractor provides that safe 

custody  of  materials  and  insurance  cover  should  be  taken  by  them.  If  the 

Contractor fails to take/renew insurance policies, the offices shall arrange for the 

same under written notice to the contractors and recover the insurance premium 

from  the  dues  payable  to  the  contractor  so  as  to  ensure  that  the  Company's 

property does not remain without insurance cover.  

 

The policies taken out by the contractors shall be kept in safe custody of the 

Local Office. The dealing officer shall ensure that the insurance policies are in 

order while certifying the R.A. Bills of the contractors. The Local Office shall also 

see  that  the  insurance  policies  are  proper  and  valid  at  the  time  of  releasing 

payments of the contractors' R.A. Bills. 

 

17.6.19 Service connections 

 

While ensuring the completion of the project as per programme, it is important to 

ensure that various service connections like electrical, water supply, sewerage, 

telephones  etc. are  obtained  by  the  time the  building  is  complete.  Therefore, 

necessary applications for such service connections shall be submitted by the 


background image

P a g e

 | 208 

 

 

Local Office well in advance. The Architects/Site Engineer shall liaison in this 

regard and render necessary help to the Local Office. The Local Office shall also 

pursue the matter with the Local Controlling Authority for getting early service 

supply  connections.  The  General  Manager  shall,  wherever  required,  arrange 

meetings with top officials of the Local Controlling Authority for expediting the 

matter. In case, any difficulties in getting service connections are anticipated, the 

matter shall be reported to the Corporate Office in time so that the matter can be 

taken up by the Company at a higher level. 

 

17.6.20 Revised estimates of cost 

 

If  the  sanctioned  cost  of  the  project  is  likely  to  be  exceeded  due  to  various 

reasons,  then  revised  estimates  shall  be  prepared  by  the  Architects/Site 

Engineer  and  sent  to  the  Competent  Authority.  Such  revised  estimates  shall 

clearly indicate the amount sanctioned and revised amount for which sanction is 

required for various items of work with specific reasons for increase in the cost. 

The Local Office shall ensure that no expenditure over the sanctioned amount is 

incurred on any project without obtaining approval for the revised estimate from 

the Competent Authority.  

 

17.6.21 Occupation certificate 

 

After  the  completion  of  the  project,  the  Architects/Site  Engineer  shall 

organize  to  get  a  Completion  Certificate/Occupation  Certificate  from  the 

Local Controlling Authority in order to enable the Company to occupy the 

building/s. However, if the contractor's work/Project is not completed within 

the stipulated time limits as approved by the Local Municipal Authorities, 

the sanction of the plan will need revalidation, for which specific application 

shall be made. 

ii 

Failure in complying with the requirements as at (i) above may attract heavy 

penalties and hence such matters may be diarised for timely action. The 

responsibility  for  timely  action  shall  be  fixed  on  the  Officer-in-Charge  of 

Maintenance  Department,  who  may  review  the  position  at  quarterly 

intervals. 

 

17.6.22 Completion of work 

 

The  work  shall  be  considered  as  virtually  complete  when  the  work  is 

accepted by the Competent Authority. 

ii 

The Defects Liability Period as prescribed in the contract shall commence 

only from the date of acceptance of work. 

iii 

Any  defect  that  may  appear  within  the  Defects  Liability  Period,  shall  be 

rectified by the contractors within a reasonable time on receipt of necessary 

instructions  from  the  Company  to  that  effect.  The  dealing  Officer  shall 

during the Defects Liability Period after a thorough inspection of the work 


background image

P a g e

 | 209 

 

 

done, prepare a list of defective items of work and forward the same to the 

Architects and Local Office for issue of formal instructions to the contractors 

for  rectification.  He  shall  also  maintain  a  record  of  the  progress  of 

rectification  work  being  done  and  keep  the  Architects  and  Local  Office 

informed in the matter. Such intimation for rectification of defects shall reach 

the contractors well in advance of the expiry of the Defects Liability Period. 

iv  Before releasing the Security Deposit to the contractors on expiry of the 

Defects Liability Period, it shall be ensured that all the defects pointed out 

during the Defects Liability Period have been satisfactorily rectified by the 

contractors. In case of failure on their part to do so, the cost of rectifying the 

defects  from  any  other  agency  shall  be  deducted  from  the  amount  of 

Security Deposit due to be released to the contractors. 

 

17.6.23 Performance Guarantees/Manufacturer's Test Certificates 

 

Once the work is accepted as virtually complete, Architects/Consultants/Officer -

in-charge, as the case may be, shall ensure that all the performance guarantees 

in  respect  of  water  proofing  treatment,  anti-termite  treatments,  lifts,  AC 

equipment, sub-equipment like transformers and HV gears, fire pumps, diesel 

engines,  etc.  as  per  the  contract  provisions  are  submitted  by  the  contractors 

including submission of Performance Security (also called Security Deposit). The 

Local Office shall ensure that the final payments are released to the contractors 

only after obtaining such guarantees wherever specified. 

 

17.6.24 As-built Drawings/Operating instructional manual 

 

On completion of a project, the Architects/Consultants shall prepare and 

submit to the Company all As-built Drawings as mentioned in Para 17.4.6.1 

(s).  The  consultants  shall  also  obtain  relevant  Operating  Instruction 

Manual/s,  wherever  applicable,  from  the  manufacturers/  suppliers  and 

forward the same to the Company for future references. The final instalment 

of professional fees of the Architects/Consultants shall be released after all 

the As-built Drawings as required in terms of agreement are furnished by 

them. 

ii 

The  Local  Office  shall  pursue  and  obtain  As-built  Drawings  from  the 

Architects/Consultants as soon as the project is completed. 

iii 

In case the Architect/Consultant is not associated with the execution of the 

project, the Company shall arrange to supply necessary details of changes 

made during the execution of the project to the Architects/Consultants in 

order to enable them to prepare As-built Drawings. 

    

17.7 Detailed procedure for payment of bills  

 

The procedure for maintenance of records of detailed measurements and payment of 

bills is given hereunder. 


background image

P a g e

 | 210 

 

 

 

17.7.1 Measurements 

 

The payment for all works done and for all materials supplied shall be made on 

the basis of detailed measurements recorded in accordance with the stipulations 

spelt out in the relevant I.S. Codes. The measurements shall be recorded very 

carefully and accurately and the recorded measurements shall be maintained 

and preserved carefully as per extant instructions. 

 

17.7.1.1  For all works where Architects / Consultants are not involved 

in supervision of work 

 

A. Measurements 

 

The measurements for every completed stage of work shall be taken 

jointly by the Representative of the contractor and the dealing person 

of the company. Such measurements shall be taken in accordance 

with the Standard Mode of measurements as detailed in the relevant 

I.S. Codes. The measurements shall be submitted to the Company’s 

representative  in  the prescribed format  by  the  contractor  under  his 

signature  for  checking.  As  far  as  possible  soft  copies  of  the 

measurements along with the calculations may be obtained from the 

contractors  in  addition  to  the  signed  hard  copies.  In  any  case  the 

measurements will have to be submitted by the contractor along with 

his bill in the prescribed format for checking / certification. 

ii 

All  hidden  measurements  (items  of  work  which  cannot  be 

subsequently  checked)  of  work  shall  be  recorded  immediately  on 

completion on the spot under the full signature of the recording person 

along with date of recording measurements. 

iii 

Overwriting  or  erasing  of  measurements  should  be  avoided  in  the 

measurement sheets. Mistakes shall be corrected by cancelling the 

incorrect entry and writing the correct figures just above the cancelled 

figures  and  the  corrections  should  be  authenticated  by 

initialling/signing only by the person recording the measurements. 

iv 

Normally,  while  recording  measurements  of  any  work,  the  Bill 

Number, Name of Work, Name of Agency, Work order reference, item 

number, page number of the relevant contract document together with 

full description (as written in contract document) of the concerned item 

of work shall be recorded. 

For bigger works, separate abstract cost of work shall be prepared 

based  on  the  previous  abstract  of  the  interim  bill  and  the 

measurements recorded for the bill under reckoning and the accepted 

contract rates. In each such bill of abstract the Bill Number, Name of 


background image

P a g e

 | 211 

 

 

Work,  Name  of  Agency, Work  order  reference,  item  number,  page 

number  of  the  relevant  contract  document  together  with  short 

description  of  each  item  of  work,  total  quantities  (including  the 

quantities  brought  forward  from  previous  measurement),  approved 

rates,  units  and  the  total  amount  shall  be  recorded  with  the  dated 

signature and designation of the recording person. 

vi 

For other minor works the detailed measurements and abstract of cost 

of any work, may be combined as per the convenience. However, the 

Bill Number, Name of Work, Name of Agency, Work order reference, 

item number, page number of the relevant contract document together 

with full description (as written in contract document) of the concerned 

item  of  work,  total  quantities  (including  the  quantities,  if  any,  to  be 

brought forward from previous measurements), approved rates, units 

and the total amount shall be recorded in the measurement sheets 

with the dated signature and designation of the recording person. 

vii  Allowances for shrinkage and interstices shall be made by separate 

entries in the Measurement Book. Full measurements shall be first 

recorded  and  deductions  in  the  measurements  for  shrinkage  and 

interstices shall be recorded thereafter. 

viii  For all works, the Contractors' dated signatures shall be mandatory 

for each set of measurements and abstract of cost as a token of their 

acceptance of the same. 

 

B. Test check of measurements 

 

The  norms for  test  check  of measurements  for  the  project  works,  minor 

addition and alteration works, general repair works, renovation of wiring, 

work  of  augmentation  of  services,  provision  of  infrastructural  facilities  of 

computer system and telephone exchange etc. where the supervision of 

the work is to be done by the Company’s Technical Officers directly, shall 

be as under: 

 

For all works undertaken by the Maintenance Division under item 

rate contracts costing up to Rs.25 lakh  

 

All measurements recorded by the contractor shall be first checked by the 

Dealing  officer  as  to whether  the measurements  have  been  recorded  in 

accordance with the Standard mode of measurements as stipulated by the 

relevant IS Codes.  

 

All  hidden  measurements  (items  of  work  which  cannot  be  subsequently 

checked) shall be checked in full then and there, before the closure of the 

items, irrespective of the submission of the bill. All the   other measurements 


background image

P a g e

 | 212 

 

 

shall be checked by the Dealing Officer along with the bill. The bills shall be 

certified by the Dealing Officer concerned for their full and final settlement.  

 

ii 

For  all  works  undertaken  by  the  Company  under  item  rate 

contracts and costing more than Rs.25 lakh  

 

In  respect  of  works  costing  more  than  Rs.25  lakhs,  all  measurements 

including hidden items of work (items of work which cannot be subsequently 

checked) shall be checked in full by Dealing Officer. Not less than 10% of 

all other measurements, excepting hidden items of work, (to be determined 

based on value) will be further test-checked by the Superior Officer and the 

bill will be certified for payment by the Superior Officer. It will be ensured by 

the Office, before release of final (on-account) bill, that the total value of 

work test checked by the Superior Officer over the complete period of the 

entire project is not less than 10% of the cost of the project as also that the 

test-checks cover maximum items of work at random.  

 

C. Maintenance of Measurement sheets 

 

The measurement Sheets are the initial record of the payments made to 

the contractors / suppliers. As these measurement sheets are documents, 

which  can  be  verified  by  Arbitrator  and  /or  the  Courts  they  have  to  be 

preserved properly   and carefully. Necessary corrections may be made in 

the soft copies of the measurements and preserved. The hard copies of the 

Measurement sheets, after due authentications shall be kept in box files 

and be preserved as per the guide lines issued from time to time. 

 

17.7.1.2  For works where the Architects/consultants are involved in 

the supervision of the work 

 

A.  As far as the recording of the measurements are concerned the same 

procedure as described in 17.7.1.1 (A) shall be followed with a change 

that the technical representative of the Architect / Consultant at site 

will  discharge  the  functions  of  the  Company’s  representative.  In 

addition, the following factors shall be taken into consideration while 

recording measurements. 

 

All measurements of work or materials supplied shall be recorded in 

measurement  sheets, serially  numbered  Measurements  of different 

trades  in  a  bigger  project  shall  preferably  be  recorded  in  separate 

groups of serially numbered measurement sheets. 

ii 

All  measurements  shall  be  recorded  by  the  authorized  technical 

representative of the Architect / Consultant, jointly with the authorized 

representative of the contractor. 


background image

P a g e

 | 213 

 

 

iii 

All measurements of work or supplies made shall be recorded at the 

earliest on the spot under the full signature of the recording official 

with date of recording measurements. 

iv 

All the particulars of materials against which the secured advance is 

granted  (if  available  in  the  agreement  with  the  contractor)  shall  be 

recorded  in  the  Measurement  Sheets  so  as  to  ensure  upkeep  of 

records. The particulars shall comprise (a) Details of materials (b) item 

for  which  it  is  required  (c)  Quantity  as  per tender  item  (d)  Material 

element of the item as per tender (on pro-rata basis) (e) Rate of the 

item as per challan / voucher (f) Quality considered for the grant of 

advance (g) amount considered for grant of advance (h) Remarks, etc. 

All  measurements  shall  be  written  in  ink  on  the  original  sheets. 

Duplicate and triplicate copies shall be copies of the original sheets. 

vi 

When any entry/measurement is cancelled, the reason for doing so 

shall  be  recorded  in  the  Measurement  sheets  under  the  dated 

signature  and  designation  of  the  official  cancelling  the 

entry/measurement. 

vii  No overwriting or erasing of any kind shall be permitted. Mistakes shall 

be corrected by cancelling the incorrect entry and writing the correct 

figures just above the cancelled figures. 

viii  All the corrections in the Measurement sheets shall be carried out and 

duly authenticated by initialling/signing only by the person recording 

the measurements. 

ix 

For bigger projects, while recording measurements of any work, the 

Bill Number, Name of Work, Name of Agency, Work order reference, 

item number, page number of the relevant contract document together 

with full description (as written in contract document) of the concerned 

item of work shall be written in the Measurement sheets. 

For bigger projects, while recording abstract of cost of any work, the 

Bill Number, Name of Work, Name of Agency, Work order reference, 

item number, page number of the relevant contract document together 

with short description of each item of work, total quantities (including 

the  quantities  brought  forward  from  previous  measurement), 

approved rates, units and the total amount shall be recorded with the 

dated signature and designation of the recording official. 

xi 

For other works, while recording measurements and abstract of cost 

of any work, the Bill Number, Name of Work, Name of Agency, Work 

order reference, item number, page number of the relevant contract 

document  together  with  full  description  (as  written  in  contract 

document) of the concerned item of work, total quantities (including 

the  quantities,  if  any,  to  be  brought  forward  from  previous 


background image

P a g e

 | 214 

 

 

measurements), approved rates, units and the total amount shall be 

recorded in the MBs with the dated signature and designation of the 

recording official. 

xii  Allowances for shrinkage and interstices shall be made by separate 

entries. Full measurements shall be first recorded and deductions in 

the  measurements  for  shrinkage  and  interstices  shall  be  recorded 

thereafter. 

xiii  For all works, the contractors’ dated signatures shall be obtained for 

each set of measurements and abstract of cost as a token of their 

acceptance of the same. 

 

B. Test Check of measurements 

 

All  hidden  measurements  (items  of  work  which  cannot  be  subsequently 

checked) recorded shall be checked in full and not less than 25% of all other 

measurements (to be determined based on value) shall be test checked by 

a Technical person of the Architect / Consultant. Not less than 10% of all 

other measurements (to be determined based on value) will be further test-

checked by the senior level technical person of the Architect / Consultant 

before certifying the bill of the contractor for payment.  

 

17.7.2 Contractors' On-account Bills  (RA Bills) 

 

Normally  the  tender  stipulates  the  value  of  works  for  the  interim  bills.  Some 

agreements  specify  payment  of  secured  advance  of  75%  of  the  cost  of  the 

materials brought to the site of work 

In such agreements, before allowing payment of secured advances, the actual 

quantity  of  materials  required  for  the  work  should  be  assessed.  If  the  said 

quantity  is  within  the  tender  stipulation  under  relevant  item,  the  payment  of 

secured advances for quantities of materials - maximum up to assessed quantity, 

be allowed after due measurements of materials and verification of rates etc. If 

the assessed quantity of materials is more than the tender quantity, the payment 

of secured advances should be restricted to the tender quantity till the time the 

excess quantity over tender quantity is got approved by the Competent Authority 

depending upon delegation powers. 

When  the  gross  payment  due  to  the  contractor  against  work  done  including 

secured  advance  against  the  value  of  materials  collected at  site exceeds  the 

amount of interim amount of bill specified in the tender, the contractor is entitled 

to submit a bill as explained below. 

The contractor shall prepare the bill on the basis of the item wise abstract 

of the total measured quantities as recorded in the Measurement Sheets. 

The tender items shall be serially reproduced verbatim in the bill. The extra 

or  variation  items  which  have  been  sanctioned  and  for  which  Variation 

Orders have been issued shall only be included in the bill. Such extra items 

shall be shown in the bill in a separate sub-head along with references to 


background image

P a g e

 | 215 

 

 

the  Variation  Order  number  and  date  thereof.  Further,  the  net  value  of 

material  available  at  site  at the  time  of  preparation of bills  shall  only  be 

considered after taking into account the value of previous bill (which will be 

inclusive of advance against materials). The contractor shall submit the bill 

in triplicate and the same will be forwarded to the Architect/ consultant. for 

necessary certification 

 

ii 

Certification of the bill by the Architect/Consultant 

 

a.  The bill, after due verification and check of arithmetical calculations 

and after incorporating necessary corrections wherever required, shall 

be  certified  by  the  Architect/Consultant  by  recording  following 

certificate under their full signature and date. "The quantities, rates 

and amount verified. The materials supplied and work done confirm to 

the  specifications  in  the  Tender  or  Variation  Order.  Measurements 

have been recorded in Measurement Sheets bearing page nos. _to_." 

b.  Such certificate shall be recorded at the end of the abstract of the bill 

as well as in the Measurement Sheet containing the abstract.  

c.  The bill in triplicate after due certification shall be sent to the Press 

office along with the following documents/statements. 

d.  Measurement sheets. 
e.  Statement giving reasons for excessive variations (above 20%) in the 

quantities as compared to the quantities in the Tender or Variation 

Orders. 

f. 

A  statement  showing  part-rates/reduced  rates  for  different  items  of 

work with details of balance work to be carried out and rate analysis 

for major items. 

 

iii  Countersignature of the certification of the bill: 

 

On receipt of the interim bill (in  triplicate) from the consultants/Architects, the 

following factors will be verified/ checked. 
a.  The description of items is reproduced verbatim. 
b.  The Bill of Quantities is as per the measurements recorded. 
c.  The  rates  for  different  items  are  as  per  the  accepted  tender  and/or  the 

approved Variation Orders. 

d.  The part-rates recommended are commensurate with the actual stage of 

work  done  for  the  relevant  items.  The  technical  staff  attending  to 

construction projects / general repairs and maintenance work shall check 

reasons for allowing part rates/ reduced rates along with break-up of rates 

to facilitate the processing of the RA bills/final bills in a proper manner.  


background image

P a g e

 | 216 

 

 

e.  Quantities of materials for which advance has been claimed have actually 

been  collected  at  site  and  necessary  undertaking  as  per  the  prescribed 

proforma is furnished by the contractor. 

f. 

The measurements have been checked as indicated in Para 17.7.1.2 (B) 

g.  Rates allowed for advance against materials brought to site are based on 

the  current  market  rates  (to  be  verified  from  the  vouchers/receipts 

submitted by the contractors) and are admitted up to the percentage as 

provided in the contract or pro-rata amounts for such materials relating to 

the respective tender item rate, whichever is lower. 

h.  Recoveries on account of materials, like cement and steel supplied by the 

Department,  issued  to  the  contractors  have been made after  taking  into 

account  actual  consumption  and  wastage  as  per  tender  provisions  and 

reconciling the balance quantities at site. 

i. 

Deductions/rebates on account of retention money, mobilization advance, 

or any item of work have correctly been shown in the bill. 

j. 

Proper insurance cover as provided for in the contract and for proper value 

has been taken by the contractor.  

k.  The bill complies with all the terms and conditions of the contract. 
l. 

Necessary test check measurements are done and necessary certificates 

are recorded as per Para 17.7.1.2 (B) and as per Para 17.7.2 (ii) 

 

On  verification  of  the  above  factors  the  certification  on  the  bill  and  the 

Measurement sheets shall be countersigned by AGM/DGM/GM 

 

iv  Scrutiny of bills in the Local Office 

 

When the bill along with measurement sheets is duly certified for payment and 

countersigned, the same shall be processed for payment on priority basis. 
a.  The  staff  entrusted  with  checking  of  bills  in  the  Local  Office  shall  be 

thoroughly  acquainted  with  the  provisions  of  the  contract  documents, 

related rates and procedures. Any doubts in this regard shall be referred to 

their superiors for instructions. 

b.  The Local Office shall carry out a full arithmetical check of the bill in addition 

to complete verification of all relevant facts in regard to both tendered and 

non-tendered  items,  rates,  advances,  recoveries,  rebates  condition 

accepted by the Company, insurance cover, validity of Bank Guarantee etc. 

and satisfy themselves of the correctness of all figures vis-à-vis the terms 

of the contract. 

c.  They shall also ensure that  


background image

P a g e

 | 217 

 

 

• 

The reasons for excess quantities of items are furnished along with 

the bill  

• 

Only  approved  extra/variation  items  are  considered  in  the  bill  for 

payment  

• 

Necessary certificates are recorded in the Measurement Sheets and 

the bill 

d.  The certificate of payment against contractors' each bill is countersigned by 

the AGM/DGM/GM 

e.  The Local Office shall carry out 100% check of arithmetical accuracy of the 

calculations recorded in the Measurement sheets in addition to those in the 

bill  before  making  payment  against  contractors'  bill.  A  certificate  to  the 

effect  shall  be  recorded  in  the  Measurement  Sheets  by  the  officer 

concerned, as under: 
 

“Certified that the measurements recorded in the Measurement sheets as 

shown below and in the R.A. Bill No……... dated have been arithmetically 

checked and found correct. Measurement sheets  Page Numbers……….” 

 

Signature 

 

f. 

The  payment  shall  thereafter  be  released  after  taking  into  account  the 

earlier  payment  made,  if  any.  After  the  bill  is  passed  for  payment,  the 

contractor shall be advised of the details like gross amount of the bills paid 

so far, gross amount of particular bill passed along with details of recoveries 

and net amount being paid. 

g.  The  Local  Office  shall  ensure  that  the payment of  bills  including  ad-hoc 

payments are made within the time stipulated in the contract.  

h.  After the payment against any bill is fully released, the contractors shall be 

given  a  copy  of  each  of  all  the  measurement  sheets  and  the  bill  duly 

amended as finally passed for their information and record. 

i. 

While passing a bill for payment, if the amount exceeds the sanctioned limit, 

the  matter  shall  be  referred  to  the  Concerned  Authority  for  additional 

sanction. 

 

Deduction of Income Tax 

 

In  terms of  relevant provision  of  the Income  Tax  Act, 1961,  Local  offices  are 

required to deduct income tax at source, as applicable.  
All the Statutory requirements relating to TDS as per provisions of the Income 

Tax Act, 1961 shall be scrupulously complied with. 

 


background image

P a g e

 | 218 

 

 

17.7.3 Contractors' Final Bills – Projects 

 

The  Local  Office  shall  ensure  that  the  final  bills  are  obtained  from  the 

contractors as early as possible, (preferably within 3 months after work is 

accepted  as  virtually  complete.  In  the  cases  of  the  contractor  failing  to 

submit the bill within a reasonable period, the Local Office may arrange to 

prepare Final Bill themselves after due notice to the contractors. After the 

bill  is  certified  by  Architect/  Consultant,  and  countersigned  by 

AGM/DGM/GM  the  bill  will  then  be  thoroughly  scrutinized  by  the  Local 

Office  and  after  due  scrutiny  and  corrections  (including  a  cent  percent 

arithmetical  and  administrative  checks)  shall  be  put  up  to  the  General 

Manager of the Local Office for approval along with the check list for final 

bill   
While scrutinizing the Final Bill, the following checks shall be exercised by 

the Local Office. 
a.  That  the  Architects/Consultants,  have  certified  the  final  bill  for 

payment and have also accepted the work as virtually complete. 

b.  The bill has been duly countersigned by AGM/DGM/GM 
c.  That extension of time, if any, beyond scheduled date of completion 

has been granted by the Competent Authority. 

d.  That  the  contractors  have  submitted  the  necessary  guarantees  / 

warranties / undertakings / completion drawings and test certificates 

for the work or materials as required in terms of the contract. 

e.  That  all  advances  for  mobilization  including  interest  or  against 

materials etc. are recovered in full. 

f. 

That there are no outstanding recoveries against the contractors on 

account of water, electricity, insurance premium for any "uncovered 

period",  telephone  charges,  damages  to fittings/ fixtures,  any  other 

account  as  specifically  provided  for  in  the  agreement,  etc.  or  as 

recoverable deposits. 

g.  All extra/variation items/rebate items have been duly approved by the 

Competent Authority. 

h.  Escalation/claims, if any, beyond contract provisions are approved by 

Competent Authority. 

i. 

All recoveries in terms of Chief Technical Examiner's Organization’s 

reports have been effected. 

j. 

All  the  claims  relating  to  workmen's  compensation  and  third  party 

liability have been settled by the contractor: if not, appropriate amount 

has been withheld. 


background image

P a g e

 | 219 

 

 

k.  That recovery, if any, on account of the difference in the Basic Rate 

and actual cost of materials has been fully made as certified by the 

Competent Authority. 

l. 

That all receipts for refundable deposits, if any, paid by the contractors 

on behalf of the Company, have been submitted by the contractors to 

the Company, so that the Local Office may pursue with the concerned 

authorities for obtaining refunds of the same. 

m.  That  the  required  test  checks  of  measurements  [in  terms  of  Para 

17.7.1.2  (B)]  have  been  carried  out  and  the  fact  recorded  in  the 

abstract of the Measurement Sheets. 

n.  That the contractors have given a certificate on the abstract of the bill 

as corrected by the office as well as in the Measurement Books, to the 

effect that "Accepted in full and final settlement of all claims". In the 

event of the contractor not giving such certificate, the matter may be 

referred to Corporate Office with full details and recommendations. 

o.  Income  Tax,  GST  on  work  contract,  etc.  are  recovered  as  per  the 

statutory regulations.  

p.  The General Manager of the local office shall be competent authority 

to pass the payment against the final bills of the contractors’ subject 

to all other provisions of this manual with reference to settlement of 

final bills are compiled with. 

ii 

The guidelines as given above are illustrative and not exhaustive and hence 

any other matters considered relevant shall be verified before settling the 

bill. 

iii 

The Local Maintenance Department/ Corporate office shall ensure that all 

the  recoveries  in  terms  of  CTEO's  reports  have  been  effected  and  the 

amount  withheld  at  the  instance  of  CTEO  is  released  only  after  final 

clearance is received from the CTEO office.  

 

17.7.4  Bills for maintenance/repairs works/minor additions & alterations 

 

The  bills  received  for maintenance  /  repair  works  including  Final Bill  shall  be 

settled directly by the Local Office. The bills received from the Contractor shall 

be  examined  by  the  Dealing  Officer  and  shall  be  certified  for  payment.  The 

procedures  regarding  recording  of  measurements,  test  check  measurements, 

certification of bill by the engineers, scrutiny of bill by the office, payment of bills, 

maintenance of registers shall be same as those laid down in case of contractors' 

bills for the Project Works. 
 

 

 


background image

P a g e

 | 220 

 

 

17.7.5  Architect's or Consultants' bills for professional fees  

 

All  On-Account  Bills  for  professional  fees  submitted  by  the  Architects/ 

Consultants  shall be  settled  by  the Local  Office  in terms  of  the  relevant 

provisions of the agreement entered with them. However, before releasing 

the first instalment of the professional fees of the Architects/ consultants, 

the statement of total fees payable to the Architects/Consultants shall be 

got approved by CA as per DoP on the basis of estimated cost of the project 

approved by the CA at the initial stages. 

ii 

The  agreement  with  the  Architect  normally  stipulates  that  the  total  fees 

payable  to  the  Architects/  Consultants  will  be  worked  out  as  an  agreed 

percentage on the value of works as estimated at the initial stages or the 

value  of  work  as  executed  and  completed,  whichever  is  less,  and  the 

Company is entitled to make adjustments subsequently during the progress 

of the project. Therefore, the revised fees payable is required to be worked 

out in case the actual cost is likely to be less than the estimated cost at an 

appropriate time during the progress of the project.  

 

17.8 Maintenance and Repair Works  

 

17.8.1 Classification of Company's assets  

   

The Company's assets are mainly classified as under. 

Plant and Machineries 

ii 

Office/Factory premises 

iii 

Residential buildings 

iv  VOF/Guest House 

Amenity Buildings 

 

17.8.2 Nature and extent of maintenance responsibility 

 

In  case  of  all  assets  owned  by  the  Company,  all  the  repairs  and 

maintenance shall be the responsibility of the Company. 

ii 

In case of assets taken on lease, the maintenance responsibility shall be 

according  to  the  terms  and  conditions  of  the  respective  agreement. 

However, normally the owner undertakes the maintenance and repairs of 

such  assets  and  services  therein.  If  the  owner  does  not  carry  out  such 

repairs on request/demand, the Company shall serve a notice to the owner 

and carry out such repairs and recover the costs from the owner on actual 

basis. 

 

 

 


background image

P a g e

 | 221 

 

 

17.8.3 General instructions on maintenance and repairs 

 

It  is  important  that  Company’s  various  assets  are  always  kept  in  a 

serviceable,  clean,  hygienic  and  tidy  condition.  The  arrangements  for 

sanitation and other services must be above reproach.  

ii 

The Company's assets shall be repaired and maintained in accordance with 

the  general  policy  laid  down  by  the  Company  from  time  to  time.  While 

undertaking such repairs and maintenance works, it shall be ensured that 

these services are adequate, prompt and economical. 

iii 

The standard of maintenance shall be of a very high order, leaving no room 

for complaints either by staff or by public. For this, certain vigilance and 

surprise checks shall be conducted by the officials concerned. Any lacuna, 

shortfall  etc.  in  the  desired  level  of  maintenance  shall  be  noted  and 

corrective measures taken. 

iv  All  the  Utility/Civil/Machinery  services  shall  be  kept  in  good  working 

condition by exercising periodical checks, regular servicing and methods 

adopted for preventive maintenance. 

The respective Officers shall pay periodical visits to Company's assets for 

careful  study  of  structures  /  installations  /  services,  their  periodical 

preventive  maintenance  and  to  identify  defects/faults/disorder  in 

consultation  with  user/residents  and  arrangements  shall  be  made  for 

prompt rectifications causing least disturbance to the users/residents. 

vi  Items  to  be  replaced  shall  preferably  be  of  same  make,  quality  and 

specifications  and  in  case  it  is  not  possible  to  obtain  such  materials, 

replacement shall be made with materials of the equivalent quality. In case 

of  need  to  improve  specifications  of  materials,  prior  approval  shall  be 

obtained from Competent Authority giving reasons/justifications with cost 

benefit analysis. 

 

17.8.4 Norms of maintenance expenditure 

 

Expenditure  on  general  maintenance/repair  work  of  the  Company’s  assets 

including  various  internal  and  external  installations,  equipment,  etc.  shall  be 

realistic  and  need  based  for  keeping  the  Company’s  various  assets  in  a 

serviceable, clean and hygienic condition. While preparing the annual revenue 

budget,  adequate  provision  shall  be  made  for  such  maintenance  and  repair 

works. 

 

17.8.5 Authority for sanctioning expenditure on maintenance and repairs 

works 

 

The powers of various authorities to sanction the expenditure for maintenance 

and repair works shall be exercised in accordance with DOP as amended from 

time to time. 


background image

P a g e

 | 222 

 

 

 

17.8.6 Periodical maintenance/repairs 

 

Repairs and maintenance which are required to be attended at certain intervals 

for the proper maintenance of the buildings, installations and services shall be 

got  done  either  through  service  contracts  or  by  engaging  an  agency  for  the 

specific work. 

 

17.8.6.1 Service Contracts 

 

The service contracts shall be prepared carefully, taking into consideration 

all the possible maintenance items. In respect of all the Company’s assets, 

the  terms  and  conditions  of  the  service  contract  shall  be  formulated 

considering  the  established  trade  practices  and/or  guidelines  given  by 

regulatory organizations and the Company’s specific requirements. It shall 

be  preferable  to  obtain  competitive  rates  for  annual  maintenance  for  a 

reasonable specific period beyond guarantee/warranty period while calling 

for tenders/quotations for supplying, installing and commissioning of new 

installations. In such occasions it is essential that the tenders/quotations 

are evaluated taking into account the combined financial implication of the 

cost of supply and the net present value of the maintenance charges quoted 

by the individual tenderers. 

 

Normally,  local  offices  should  incorporate  necessary  items  in  the  bill  of 

quantities  itself  for  obtaining  rates  for  annual  service  contract  after  the 

expiry  of  guarantee/warranty  period  whenever  new  equipment  are 

purchased or new installations are created. In cases where such action is 

not possible, various functionaries at Local Office can approve and sanction 

expenditure towards service contracts as per DOP after inviting competitive 

quotations (for the same). There is no necessity to seek Corporate Office 

approval even when the service contracts are entered into for the first time 

if the annual fees of maintenance are up to the financial powers delegated 

to the functionaries of local offices.  

 

17.8.7 Assessment of additions/alterations and new works 

 

Identification  of  any  new  work  to be undertaken  or additions/alterations  to  be 

carried out during the year shall be done keeping in view the Company's specific 

requirements  and  long  term  objectives  much  ahead  of  the  beginning  of  the 

financial  year. While  finalizing  the  items  of  work  to  be  included  in  the  capital 

budget, it will be ensured that a particular work is need based and will result in 

enhancing quality and quantity of the infrastructural facilities provided at press 

buildings. 

  

a.  Office/Factory Buildings and 
b.  Other properties of the Company 

 


background image

P a g e

 | 223 

 

 

The Local offices may take up only those new work or additions/alterations works 

which  are  included  in  the  capital  budget  duly  approved  by  Corporate  Office 

irrespective  of  their  estimated  cost  without  any  further  reference  to  CO  for 

obtaining in principle approval but only after observing other provisions of the  

Manual/periodical  instructions  issued  by  the  Corporate  Office  for  obtaining 

Technical  Sanction  from  the  competent  authority  etc.  and  clearance  from 

Municipal Authorities, wherever required.  

 

17.8.8 Execution of work 

 

17.8.8.1 Schedule of quantities/Sketch plans 

 

For  repairs/maintenance  and  additions/alterations  including  general 

repairs and repainting etc. Schedule of Quantities shall be drawn by 

the concerned officer after inspection of site and as per Company's 

requirements. 

ii 

The Schedule of Quantities thus prepared shall be realistic, leaving no 

scope for making any substitution/creating extra items. Care shall also 

be taken to see that no item of work is omitted. 

iii 

Where  the  works  proposed  to  be  carried  out  are  expected  to  cost 

Rs.2.5  lakh  or  more,  the  Schedule  of  Quantities  drawn  up  by 

concerned  Officer  shall  necessarily  be  seen  by  the  concerned 

AGM/DGM to ensure the correctness of the same. 

iv 

Along with Schedule of Quantities, sketch plan/drawings/design of the 

work to be undertaken shall be prepared, wherever it is considered 

necessary and enclosed to it. 

A certificate to the effect that the Schedule of Quantities have been 

drawn  up  after  due  inspection  of  site  and  that  the  variation  in  the 

quantities  will  not  exceed  20%  while  executing  the  work  shall  be 

furnished by the concerned officer who has approved the Schedule of 

Quantities. 

vi 

On preparation of schedule of quantities, if the work is estimated to 

cost  Rs.25  lakh  or  more,  approval  of  Competent  Authority  to  the 

proposal shall be obtained in principle before invitation of tender.  

 

17.8.8.2 Invitation of quotations/Tenders and awarding of work 

 

The draft tender documents for maintenance works shall be approved 

by the functionaries of the Company based on estimated cost of work 

as per DoP, subject to the approval of the works from the Competent 

Authority. 

ii 

Fresh quotations need not be invited for urgent works of similar nature 

if rates for such items have already been approved by the Competent 


background image

P a g e

 | 224 

 

 

Authority  on  the  basis  of  competitive  quotations  obtained  from 

approved list of contractors / firms / dealers subject to the following: 
a.  No  renovation  /  replacement  of  amenity  / facility  /  dead  stock 

article should be taken up unless it has served its prescribed life 

and/or is rendered / certified to be "beyond economical repairs / 

obsolete". Such technical appraisal should be accompanied by 

financial appraisal involving assessment of benefit-cost ratio and 

internal  rate  of  return.  Such  certificate  shall  be  issued  by  the 

General manager/Officer-in-Charge himself. 

iii 

In exceptional cases the offices may also place repeat order on the 

same  agency/firm/contractor(s)/dealer(s),  who  has/have  completed 

the original work satisfactorily, based on their earlier tender rates for 

the works of urgent nature. However, the office note containing such 

a proposal should clearly indicate the emergent nature of the work and 

also why a tender / quotation could not be obtained. Such note should 

have the approval of an officer in one grade above the officer who had 

approved the earlier/original order. In case the earlier/original order 

for the work was approved by the Managing Director, he should satisfy 

himself about the urgent nature of the work and the fact that there is 

no  time  available  for  invitation  of  a  fresh  quotation  and  record  the 

same while approving the repeat order. Such repeat order shall be 

subjected to the following: 
• 

The value of the repeat order shall not exceed the value of the 

original order and shall not contain any new items of work i.e. 

items of work for which earlier tender rates are not available. 

• 

Repeat order shall be considered only after preparing a fresh 

comparative  statement  for  the  proposed  work  based  on  the 

estimated quantities and the rates quoted by all the tenderers for 

the original contract and ensuring that the earlier lowest firm still 

remains lowest. 

• 

The provision for repeat order can be exercised only once. 

• 

Any repeat order should be considered only within one year from 

the scheduled date of completion of the original order. 

• 

The work should be similar in nature and in the same city as the 

original work. 

• 

The  repeat  order  shall  not  be  placed  on  any  other  agency  / 

contractor, even if he is on the approved list and is willing to carry 

out  the  work  at  the  rates  quoted  by  the  agency/firm/ 

contractor(s)/dealer(s) who did the original work. 

 

 


background image

P a g e

 | 225 

 

 

17.8.8.3 Execution of work 

 

After the receipt of sanction of expenditure by the Competent Authority 

and completion of the formalities of awarding the work, execution of 

contract documents etc. all endeavour shall be made to ensure that 

the  work  is  started  as  contemplated  and  completed  within  the 

stipulated period. 

ii 

Inspection and close supervision shall be exercised by the concerned 

technical staff in order to get good quality of work done. It is incumbent 

upon various technical staff and officials concerned with the work to 

have  thorough  discussion  with  the  contractors  on  various 

requirements of works/materials to be used on the work, guide the 

contractor and their workmen before commencement of each day's 

work and to inspect the works while in progress and to ensure that the 

works  are  being  executed  according  to  designs,  plans  and 

specifications laid down for the purpose and in appropriate time. 

iii 

The progress of work shall be watched at various stages of the work. 

Efforts shall be made to remove hindrances, if any. The work shall be 

properly coordinated by the technical staff, so as to ensure that the 

work is completed within the allotted time. 

iv 

An assessment of the time required for completion of a particular work 

shall be made while awarding the work to the contractor. In the event 

of a contractor found failing to achieve proportionate progress vis-a-

vis passage of proportionate time and shows signs of not being able 

to  complete  the  work  within  the  given  time, the  contractor  shall  be 

warned in good time to expedite matters and if, despite warning, the 

tendency to delay the work persists, the contractors shall be served 

notice  under  penalty  clause  and  penalty  clause  shall  be  operated. 

Further,  the  contractor's  name  may  be  deleted  from  the  list  of 

approved contractors with consent of the General Manager. 

 

17.8.8.4 Finalization of bills 

 

In respect of maintenance works/contracts, its execution and works 

accounts  maintaining  Measurement  sheets,  recording/checking  of 

measurements and its calculation and arithmetical accuracy, payment 

of bills, etc., the provision in this manual so far as those are applicable 

to the Project Works to be executed departmentally, shall be followed. 

ii 

All R.A. Bills and Final Bills shall be scrutinised and settled in Local 

Offices  within  the  stipulated  periods  without  giving  scope  for  the 

contractors to complain on delay in the payments. 


background image

P a g e

 | 226 

 

 

iii 

If the original sanction obtained from the Competent Authority for any 

work exceeded is during the currency of the contract, permission from 

the same authority should be obtained by supplementing full details 

and  proper  justification  for  the  excess,  before  actually 

incurring/committing the expenditure and payment of Final Bill. 

iv 

Offices shall put in place a time schedule for settlement/payment of 

bills of contractors for maintenance. 

 

17.8.9   Insurance 

 

The Finance & Accounts Division in Local Office shall take out insurance 

policies for the Company’s various properties as per the norms prescribed 

at the contemporary replacement cost of the buildings as per the prevailing 

guidelines.  

ii 

Under  no  circumstances  any  of  the  above  insurance  policies  shall  be 

allowed to lapse. 

 

17.8.10 Vault Inspection 

 

The vaults for the storage of treasure/ printed currency notes/ currency notes 

under printing shall be of specially prepared reinforced cement concrete (R.C.C.) 

walls, roof and floor. The RCC walls/roof /floor shall be either 300mm thick or 

450  mm  thick,  as  the  case  may  be,  and  shall  be  fortified  with  special 

reinforcement of tang bars in one row or two rows., as the case may be. 
The vault doors shall be hammer, drill, Oxy-acetylene flame, explosives, fire and 

burglar resisting, strong room doors generally conforming to class AA of IS 11188 

(part I): 1991.  

 

As immensely valuable currency notes are being stored in the Vaults, the existing 

Vaults  along  with  other  related  infrastructural  facilities  need  to  be  maintained 

properly, so that the functioning of the Vaults remains uninterrupted. In order to 

achieve this purpose, the existing vaults and the following infrastructural facilities 

shall be subjected to inspection annually by a Group of technical officers drawn 

from the respective disciplines. 

 

The floor, walls and the roof of the Vaults shall be inspected thoroughly to 

identify cracks, seepages, disfigurement, if any. In case of observation of 

any defects the causes of such defects shall be investigated in consultation 

with the dealing officials and remedial measures shall be recommended. 

ii 

The  functioning  of  the  Vault  doors  shall  be  checked  for  smoothness  of 

operation. 

iii 

All  the  electrical  fittings  and  fixtures  in  and  around  the  Vaults  shall  be 

checked for the efficacy. 


background image

P a g e

 | 227 

 

 

iv  The Emergency lighting arrangements in and around the Vaults shall be 

checked   

The  fire  extinguishing  arrangements  in  and  around  the  Vaults  shall  be 

checked as to whether they are kept serviced periodically and are fit for use 

at any emergency. 

vi  The adequacy and the efficacy of the CCTV arrangement in and around the 

Vaults shall be checked. 

 

The  aforesaid  Group  shall  conduct  inspection  on  the  above  parameters  and 

issue a certificate, which shall be displayed at every Vault.  

  

17.9 Miscellaneous 

 

17.9.1 Lapses Record of Architects/Consultants 

 

During the course of planning and execution of a project, lapses on the part 

of the Architects/Consultants (e.g. failure to take appropriate action, delay 

in issuing instructions/drawings, errors/omissions in preparation of tenders 

etc.)  that may  have  caused delay  in  progress  of  the  work  or  resulted  in 

financial loss to the Company, shall be recorded in the “Lapses Register” 

for  future  reference.  This  Register  shall  be  referred  to  while  selecting 

architects/Consultants for projects. 

ii 

Each entry made in the register shall give all relevant details, references 

etc. and shall be countersigned by GM/DGM. 

 

17.9.2 Lapses Record of contractors 

 

During the course of execution of any project, or for maintenance work, any 

lapses found on  the  part  of  the  Contractor  (e.g. failure  to  adhere  to  the 

instruction given by the Company, intentional delay in completion of work, 

submission of absurd claims, extra items, intentional deviations from the 

tender specifications, unfair dealings etc.) that may have caused delay in 

progress  of  work  or  resulted  in  financial  loss  to  the  Company    shall  be 

recorded in the “Lapses Register” for future references. The register shall 

be  referred  to  while  selecting  contractors/awarding  contracts  for  future 

works. 

ii 

Each entry made in the register shall give all relevant details, references 

etc. and shall be countersigned by GM/DGM. 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 228 

 

 

17.9.3 Records, Drawings and Documents 

 

It shall be the responsibility of all the HODs of respective sections to identify 

important  record,  drawing  and  documents  for  safe-keeping  in  Fire-Proof 

Cabinets and same must be recorded in the register. 

 

A complete and up to date record of all registers, books etc., in use in the 

section shall be maintained in the section/Division. 

ii 

All  drawings  pertaining  to  projects  and  other  works  shall  on  receipt,  be 

catalogued in the drawing register and reference to the serial number in the 

said register shall be indicated on each drawing before issuing the same to 

the dealing officials. For keeping track of drawings, an “Issue Register of 

Drawings” shall be maintained as per the prescribed proforma. 

iii 

Current  drawings  shall  be  kept  project  wise  in  separate  folders  marked 

Architectural Plans, Structural Drawings, Architectural Details, Sanitary and 

Plumbing Drawings, Electrical Lay-out Drawings etc. 

iv  Superseded Drawings shall be marked “Superseded” and kept in separate 

project wise folders. 

One  set  of  Completion  Drawings  for  all  projects  on  receipt  shall  be 

preserved as a permanent record. Completion Drawings shall include all 

structural,  architectural,  detailed  working  drawings,  sanitary,  plumbing, 

electrical, and air conditioning drawings, layout plan showing all services, 

municipal  connections  for  water  supply,  sewage  and  drainage  etc.  A 

register of Completion Drawings shall also be maintained wherein all details 

of such drawings shall be recorded. 

vi  All additions/Alterations carried out, if any, shall also be incorporated in the 

Completion Drawings. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 229 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PART B: ANNEXURES 


background image

P a g e

 | 230 

 

 

Annexure 1: Time Frame for Procurement  

(Refer Para 3.5) 

 

Receipt of Indent 

 

Raising indent 

T i.e. Day -1 

Indent Approval 

T+ 1 week 

Preparation of Tender Enquiry 

T+ 2 week 

CFA Approval 

T+ 4 week 

 

Procurement Process 

 

Reception of Bids 

B=T+7 weeks LTE (4 weeks) 
B=T+8 weeks OTE (5 weeks) 
B=T+10 weeks GTE 

(6 weeks)

 

Opening and Preparation of CST 

B+2 weeks 

TEC Evaluation - Techno Commercial 
(in two bid) 

B+6 weeks 

Approval of techno-commercial offer by CFA 

B+8 weeks 

Price bid opening and evaluation by TEC 

B+ 9 weeks 

Purchase Proposal Making 

B+10 week 

TEC/CFA Approval 

B+12 week 

TEC/CFA Approval in case CFA is MD/Board 

B+14 week 

Preparation and Dispatch of SO or LOI 

B+13 week 

Preparation and Dispatch of SO or LOI in case  
CFA is MD / Board 

B+16 week 

 

Note:  For  Procurement  of  One  off  capital  goods  and  machinery  as  well  as 

development tender, time lines shall be decided on case to case basis. 


background image

P a g e

 | 231 

 

 

Annexure 2: Purchase without Quotation Format 

(Refer Para 4.11) 

 

 

Place: ____________ 

 

 

 

 

 

Date: 

__________________ 

 

"I,  ______________,  am  personally  satisfied  that  the  goods  (described  below) 

purchased are of the requisite quality and specification and have been purchased from 

a reliable supplier at a reasonable price." 

 

Item    

 

Quantity 

 

:  

Indentor 

 

Unit Rate 

 

:  

Taxes/Duties  

Other Charges 

Total Unit Price 

Total Price   

Purchased from 

: M/s 

Vide Bill No.   

 

It has taken ______________ days for procurement 

 

Justification: 

 

Cheque may be drawn in favour of: 

 

 

 

Name  

Designation  :  

Signature 

 


background image

P a g e

 | 232 

 

 

Annexure 3: Purchase Certificate Format 

(Refer Paras 4.11 & 4.12) 

 

Place: ____________ 

 

 

 

 

 

Date: 

__________________ 

 

"Certified that we the undersigned, members of the purchase committee are jointly 

and  individually  satisfied  that  the  goods  recommended  for  purchase  are  of  the 

requisite specification and quality, priced at the prevailing market rate and the supplier 

recommended is reliable and competent to supply the goods in question."  

 

The details of recommended purchase are: 

 

Item   

 

 

Quantity 

 

 

Indentor 

 

 

Details of quotations 

:  

 

 

 

1.  
2.  
3. 

Recommended quotation   

Unit rate (with taxes and duties)  : 
Total Value of purchase   

 

Cheque may be drawn in favour of: 

 

Name 1 

Designation  : 
Signature 

 
Name 2 

Designation  : 
Signature 

 
Name 3 

Designation  :  
Signature 

:

 


background image

P a g e

 | 233 

 

 

Annexure 4: Annual Requirement Finalization  

(Refer Para 5.2) 

 

 

Name of the Department 

 

Annual Requirement for the period 

April  to March 

 

Item 
Code 

Name  
of Item 

Unit of  
Measurement 

Half-yearly 
requirement 

Previous 
Year’s 
consumption 

Opening 
Stock 
(Apr__) 

Receipt  

(Apr-Sep) 

Issued 
(Apr-Sept) 

Closing 
Stock 
(Sep__ ) 

Remarks 

xxx1

 

Item1 
(H1)

 

Million pieces

   

 

 

 

 

 

 

xxx2

 

Item1 

(H2)

 

Million pieces

   

 

 

 

 

 

 

xxx3

 

Item2 
(H1)

 

Numbers

 

 

 

 

 

 

 

 

xxx4

 

Item2 
(H2)

 

Numbers

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

H1 - 1

st

 Half year  

H2 - 2

nd

 Half year 

 
Reasons to be given in the remarks column for any variations more than +10% of the 
last year’s demand 
 


background image

P a g e

 | 234 

 

 

Annexure 5: Bank Guarantee for Performance Security 

(Refer Para 8.7.2) 

 

 

Proforma given in Section XV of SBD 

 


background image

P a g e

 | 235 

 

 

Annexure 6: Delivery Schedule 

(Refer Para 11.18) 

 

 

Contract No. ________ 

 

 

Name of the Supplier ______________ 

 

Sl. No.

 

Particulars

 

Date  of 

Delivery

 

Place  of 

Delivery

 

 

Remarks

 

 

Description

 

Quantity

 

Rate

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(Name & Signature) 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 236 

 

 

Annexure 7: Letter of Authority for attending a Bid Opening 

(Refer Para 8.9.2) 

 

The General Manager 

__________________ 

__________________ 

 

Subject: Authorization for attending bid opening on _______________ (date) in the 

tender of _______________ against tender enquiry _______________. 

 

We  hereby  authorize  following  persons  to  attend  the  bid  opening  for  the  tender 

mentioned above on behalf of ____________________________ (Bidder) in order of 

preference given below. 

 

 Order of Preference 

Name 

Specimen 

Signatures 

 I. 

 

 

 II. 

 

 

Alternate Representative 

 

 

Signature  of  Bidder  or  Officer 

authorized  to  sign  the  bid 

documents on behalf of the bidder 

 

 

 

Note: 

 

1.  Maximum of two representatives will be permitted to attend bid opening. In cases 

where  it  is  restricted  to  one,  first  preference  will  be  allowed.  Alternate 

representative  will  be  permitted  when  regular  representatives  are  not  able  to 

attend. 

 

2.  Permission for entry to the hall where bids are opened may be refused in case 

authorization as prescribed above is not received. 

 

 

 

Signatures of bidder 

with date and seal  

or 

Officer authorized to 

sign the bid documents 

on behalf of the bidder 

 


background image

P a g e

 | 237 

 

 

Annexure 8: Bid Opening Attendance Sheet 

(Refer Para 8.9.2) 

 

Tender 

No 

Description 

Date & 

Time 

Bidder 

Name 

Bidder 

Address 

Represented 

By 

Contact 

No. 

Is EMD 

compliant 

(Y/N) 

Compliance 

of 

Experience 

criteria 

Rate 

quoted 

Signature 

of Bidders 

Signature of 

BRBNMPL 

authorised 

signatory 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 238 

 

 

Annexure 9: Checklist for Preliminary Examination 

(Refer Para 10.2) 

 

Tender / Contract No 

Tender / Contract Title 

Date of opening 

 

Time of opening 

 

 

Check List for submission of Techno-commercial & Financial Bids in respect of 

[insert tender description] 

 

Sl. No. 

 

Items  

 

 

 

 

Received  Remarks 

 

Original and number of specified copies of 

 

Yes/No 

 

the bid. 

Earnest Money Guarantee to be submitted 

 

Yes/No 

 

as required by the tender document 

Letter authorizing the representatives to  

 

Yes/No 

 

attend the bid opening. 

Documents to support [insert number of years]   

Yes/No 

 

of manufacturing and marketing experience. 

Capacity certificate and other supporting  

 

Yes/No 

 

documents to prove production capacity 

 

of at least [insert percentage] of average 

 

annual off take by BRBNMPL for last five 

 

years. 

All financial documents specified for in the 

 

Yes/No 

 

invitation for bid document like audited 

 

financials for the last year, etc. are enclosed  

 

The above Documents attested by the  

 

chartered accountant. 

Self declaration to certify that the bidder  

 

Yes/No 

 

has not been barred from participation 

 

under conditions specified in the tender 

 

document is enclosed. 

 

 

(Signature & Designation of the               (Signature & Designation of the tender 

tender opening official) 

 

             opening official) 

 

 

(Signature & Designation of the                (Signature & Designation of the tender 

tender opening official) 

 

              opening official) 

 

 


background image

P a g e

 | 239 

 

 

Annexure 10: Statement of Financial Standing 

 

 

To be submitted by all bidders (where the total Turnover requirement to qualify for bid 

is more than Rs.5 Crore) as part of Pre-Qualification Criteria (Section IX of tender) 

 

This statement has to be certified by a certified accountant e.g. Chartered Accountant 

(CA) in India and Certified Public Accountants / Chartered Accountants / Members of 

Certified Accounting Body of the government of the Bidder’s country in case of foreign 

bidders.  

 

This is in addition to (i) Audited Balance Sheet (ii) Statement of Profit and Loss and 

other  supporting  documents  for  the  last  three  years  in  English  language  to  be 

submitted along with Bid.  

 

 

Name of Business Organization: 

 

Sl. No.   Financial  

Year  

Annual 

Turnover  

Profit/Loss   Net worth  

Remarks  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

…………………………………….. 

Signature of Certified Accountant                                            

Name  

 

Name of Firm 

Reg. No of Firm 

Membership No 

Place   

 

Date   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 240 

 

 

Annexure 11: Notification of Award of Contract 

(Refer Para 10.17.4) 

 

Contract No  : 

 

 

 

 

 

 

 

[Insert date] 

Contract Title : 

 

 

 

 

 

 

Private & Confidential 

 

To, 

 

[Insert name & address] 

 

Sub: Award of contract for Contract No: [Insert contract number] and Contract title: 

[Insert contract title] 

 

Ref:  Your  offer  No.  [Insert  offer  number]  against  our  tender  No  [Insert  tender  no] 

Opened on [insert date of opening of tender] 

 

Dear Sir/Madam, 

 

I am directed to inform you that after evaluating the bid documents submitted by you 

on [enter date] BRBNMPL is pleased to inform you that you have been selected as the 

successful bidder for the supply of [enter description]. The total purchase price shall 

be  [enter  amount]  as  indicated  in  your  financial  bid  submitted  on  [enter  date],  in 

accordance with the procedures intimated to you by BRBNMPL. 

 

You  /  your  authorized  representative(s)  are  requested  to  be  personally  present  at 

[insert address] for the signing of the contract by [enter date].  

 

In  this  respect,  we  also  request  you  to  submit  the  performance  security  of  [insert 

amount of rupees in words] by [insert date]. Security Deposit being 10% of the Total 

Cost = Rs._______ Please arrange to deposit Rs._______ as further Security Money 

over and above the Earnest Money of Rs._______ already deposited. 

 

Please  apply  for  refund  of  Excess  earnest  Money  deposited  over  and  above  the 

Security Deposit of Rs. _______, if any. 

 

You are requested to execute necessary agreement within [enter days] from the date 

of issue of this letter in the enclosed Agreement form. Treasury Receipts of EMD and 

Security Money Deposit shall be deposited in office within the stipulated time limit as 

above. Separate Acceptance Letter will be issued in case of any additional allotment 

of materials 

 

 

Yours truly, 

[DGM / AGM] 

 

Enclosure: Agreement Form along with the schedule of delivery 

 

 


background image

P a g e

 | 241 

 

 

Annexure 12: Invitation for submission of EOI 

(Refer Para 6.2) 

 

 

1. 

Name of the Organization  : 

2. 

Type of the Organization  : 

3. 

Reference No. 

 

4. 

EOI Title 

 

 

5. 

Category 

 

 

6. 

Sub-category  

 

7. 

Date of Announcement 

8. 

Last date for submission  : 

9. 

Broad description of work  : 

10.  Pre-qualification criteria  : 

11.  Bid documents (if any) 

12. 

EOI should be submitted to 

 

Designation  : ……………. 

Email   

: ……………. 

Phone  

: ……………. 

Fax   

: ……………. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 242 

 

 

Annexure 13: Application for Empanelment 

(Refer Para 6.2) 

 

[The applicant should study carefully the Rules of Enlistment and the list of documents 

to  be  annexed  with  the  application  form  before  filling  the  form.  Applications  found 

deficient in any respect are liable to be rejected without any further correspondence] 

 

CLASS / CATEGORY ………………………………………………………………………..

 

 

1. Name of applicant Shri / M/s ……………….............................................…………… 
2. Nationality .............................………............................................……………………. 
3. Office Address: …...................................................…………………………………… 

Home Office 

 

 

 

Regd. Office 

 

4. Telephone Number: ............................................................................................  
5. Fax No....................................  Email ID: ............................................................ 
6. Constitution - (Tick the appropriate) 

Individual   

Sole Proprietorship Concern 

 

Partnership Firm   

Public Ltd. Company   

Private Ltd. Company 

 

7. Names of Partners / Directors: 
    S. No.    If Company-Names of Directors 

If Partnership Firm-Name of Partners 

    1 

    2 
8. Is the individual / sole proprietor / any partner / directors of company: 

Sl. No.  Particulars   

Yes/No 

(a) 

Dismissed Government Servant 

 

(b) 

Removed from approved list of contractors 

 

(c) 

Demoted to a lower class of contractors 

 

(d) 

Having business banned / suspended by any government 

in the past 

 

(e) 

Convicted by a court of law 

 

(f) 

Retired engineer / official from engineering Department of 

Govt. of India within last two years 

 

(g) 

Director or partner of any other company / firm enlisted with 

CPWD or any other department 

 

(h) 

Member of Parliament or any State Legislative Assembly   

 

If answer to any of the above is 'Yes', furnish details on a separate sheet 

 

9.  

(a) Name of person holding power of attorney …………………………………… 

        (b) Nationality Indian / Others 

          (c) Liabilities 


background image

P a g e

 | 243 

 

 

10.  Name of Bankers with full address and Account 

 Details........................................ 

         …………………………………… 
11.  Place of business ............................................................................................... 
12.  Full time technical staff in applicant's employment 

Categories   

 

 

Number 

Graduate engineers with minimum 5 years' experience 

Graduate engineers with minimum 3 years' experience  

[excluding above] 

Diploma engineers with minimum 3 years' experience 

13.  Does the applicant have sufficient T&P, Machinery, Equipment, arrangements 

for quality control and workshop as per requirements? 
[Attach details on separate sheet] [In case of authorized dealers, provide these 

details pertaining to OEM] 

14.  Does the applicant possess valid Electrical License [For Electrical]:  Yes/No  
15.  Whether registered with GST authorities  

 [Give details of registration and enclose copies thereof] 

16.  Financial Reports: Provide copies of last 3 year's Annual report/Balance Sheet/ 

Profit and loss statement 

17.  (a) Whether already enlisted with any other organization: 

 

Yes/No 

 (b) If yes, give details: 

 (i) Name of department  

 

(ii) Class of category    

(iii) Empanelment authority & address  

 

(iv) Empanelment No. & date   

(v) Date of validity 

 

(vi) Tendering limit  

 

18.  Is any person working with the applicant is a near relative of the officer / official 

of BRBNMPL: 

 

 

 

 

 

 

 

Yes/No 

 

If yes, give details 

19.  Empanelment fee enclosed: 

Date    Draft No 

Amount 

Issuing Bank Branch 

In favour of 

 

 

 

 

 

 

 

 

20.  Details of Works completed and in progress during the last 5 years. This list 

should include all works whose gross amount of work done is more than the 

required magnitude for the class in which registration is required. 


background image

P a g e

 | 244 

 

 

21.  Certificates: 

(i)  I  / We  (including  all  partners)  certify  that  I/We  have  read  the  Rules  of 

Enlistment of Contractors in BRBNMPL as amended upto date and shall 

abide by them. 

(ii)  I / We certify that the information given above is true to the best of our 

knowledge  and  also  understand  that  if  any  of  the  information  is  found 

wrong. I am liable to be debarred. 

(iii)  I  /  We  certify  that  I  /  we  will  not  get  myself  /  ourselves  registered  as 

contractor(s) in BRBNMPL under more than one name. 

 

 

Signature(s) of applicant(s): 

 

Sl. No.  Names 

 

Address 

Signature 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Date: ……………………   

No. of documents attached 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 245 

 

 

Annexure 14: Goods Received Note (GRN) 

(Refer Para 12.3) 

 

Name of Supplier    

: …………. 

 

Vendor Registration No.   : …………. 

 

P. O. No. & Date   

: …………. 

 

Specified delivery date 

: …………. 

 

Actual date of delivery 

: …………. 

 

Item 

Description  

Material 

Code 

Quantity 

as per 

Vendor 

Chalan 

Unit 

Actual Quantity 

Received 

Remarks 

Quantity  Daily 

Receipt 

Register No. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

All goods received as above shall be accepted subject to inspection 

 

 

…………………………………...  

(Sign & Name of Store Keeper) 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 246 

 

 

Annexure 15: Stock Ledger 

(Refer Para 12.9.1) 

 

Item Name:...............................................................Item Code: ………………………. 

Optimum Stock Level: ………….................................................................................... 

Estimated Annual Consumption:  ....................................................Unit:………. …….  

Category: ………………………….. 

 

Date

 

 

Particu

lars 

Gate 

Pass/IR  No. 

& Date 

Quantity 

received 

Quantity 

Issued  

Balance 

Quantity 

in Stock 

Validity  of 

Inspection 

Report

 

 

Remarks / 

Initials  of 

Stores 

Officer 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 247 

 

 

Annexure 16: Material Requisition Note 

(Refer Para 5.6 and 12.9.1) 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Note   

: For non-annual items 

 

Indent No 

: _______________________ 

Date: __________________ 

 

 

Section 

: ___________________ 

 

 

 

Item 

Descr-
iption 

Category
/ Security 
/ PAC 
Item 

Unit 

Qty  in 
Hand
 

 

Past 
Consumption 

Quantity 
Requisi- 
tioned 
 

 

Estimated 
Unit    rate 
(Rs.) 

Total 
Estimated 
cost  (Rs) 

Delivery 
Requirement 

Last 
Purchase  
Rate & 
details 

 

 

 

 

 

Yr.

Yr.

Yr. 

 

 

 

 

 

 

 

Recommended for purchase through Mode: _____________ 

 

 

 

Indenting Officer 

                      Section Head 

 

             Stores Officer

 

   

 

 

AGM / AM/P   

                       FA & CAO   

 

 

          AM/F 

                                                                                         

 

Approving Authority 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 248 

 

 

Annexure 17: Vendor Evaluation 

(Refer Para 11.9) 

 

This form will help you to evaluate the overall performance of vendors you are currently 

working  with  or  plan  to  work  with.  Include  all  vital  information  associated  with  the 

vendor in the top portion of the form. In the bottom portion of the form, apply a strength 

factor, 5 being the strongest, to each item you evaluate. Total each column once you 

conclude the evaluation. Add up the columns to arrive at a total. Compare that total 

against the totals of similar vendors to gauge the vendor's performance. 

 

Date: __________________________________Prepared by: ________________ 

 

Company Name 

Type of Business: 

Company Address  : 

Legal Form under which Business 

Operates: 

 

 

City  :             State:            ZIP: 

Phone : 

Fax 

Number of employees 

Number of employees at 

Headquarters: 

 

Size of Headquarters: 

Number of Locations 

Names of Sales people (if applicable) 

Names of Key Officers: 

 

Vendor Evaluation 

1.  Timeliness of Deliveries 

 

 

 

 

 

2.  Quality of Parts / Product / Material Upon 

Delivery 

 

 

 

 

 

3.  Overall Quality of Parts / Products / 

Material 

 

 

 

 

 

4.  Competitiveness of Price 

 

 

 

 

 

5.  Quality of after-sales Service Provided 

 

 

 

 

 

6.  Competitiveness of Terms & Conditions 

 

 

 

 

 

7.  Credit Rating 

 

 

 

 

 

8.  Overall Financial Condition 

 

 

 

 

 

9.  Reputation of Company 

 

 

 

 

 

10.  Quality of Design Compared to 

Specifications 

 

 

 

 

 

11.  Level of Assistance in Research & 

Development 

 

 

 

 

 

12.  Expertise of Sales Staff 

 

 

 

 

 

13.  Technical Support Staff’s Level of 

Expertise 

 

 

 

 

 

Column Totals 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 249 

 

 

Annexure 18: Templates for Management Reports 

(Refer Para 13.7) 

 

 

1. MIS for GM (I/C) / GM / O-I-C / DGM / AGM 

 

 

(i) Reporting for monthly variance (Top 25 Items by Annual Consumption value) 

 

Item Code  Item 

Description  

Total 

Planned 

Consumption 

of YTD 

Actual 

Quantity 

Consumed 

for YTD 

Variance %  Remarks 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(ii) Reporting for Stock Outs (Top 25 items by Annual Consumption value) 

 

Item  Code 

Description 

Opening 

Stock 

Procured 

YTD 

Consumption 

YTD 

Duration 

of  stock 

out 

Follow 

up 

action 

Remarks 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(iii) Reporting for Top 25 suppliers 

 

Serial  

No. 

Supplier 

Registration 

No 

Supplier 

Name 

Items 

Supplied 

Value  of 

Orders 

Placed 

Value  of 

Orders 

delivered 

Remarks 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(iv) Delayed Delivery Report 

 

PO 

No. 

Vendor 

Registration 

Vendor 

No. 

P. O. 

date 

Date of 

Delivery 

as per 

Contract 

Indicative 

Delivery 

Date as 

per 

Vendor 

Whether 

Notice 

sent to 

Vendor 

Remarks 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 250 

 

 

(v) Reporting for Defects 

 

Name of the 

Supplier 

Contract 

No. & 

Date 

Item 

Description 

& Item 

Code 

% of 

defects 

Nature of 

defects 

Follow-

up 

action 

Remarks 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(vi) Reporting for Outstanding Indents / POs / Invoices (Top 25 item by urgency) 

 

 

Item 

Code 

Description  Present 

Stock 

position 

Quantity 

Required 

/ Ordered 

Remarks 

I.  Indents 

pending 

beyond 21 days 

 

 

 

 

 

II.  Indents 

pending 

beyond 14 days 

 

 

 

 

 

III. Indents 

pending 

beyond 7 days 

 

 

 

 

 

 

2. MIS for GM (I/C) / GM / O-I-C / DGM (F&A) 

 

Sl. 

No. 

Supplier 

Regn. 

No. 

Supplier 

Name 

PO No. 

& Date 

Items 

supplied  

Value of 

Orders 

placed 

Value of 

Orders 

delivered 

Remarks 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

TOTAL 

 

 

 

 

 

 

 

(ii) Reporting for Average Time of Payment (from F&A) 

 

Serial 

No. 

Description 

Value (in Rs.) 

VALUE  OF  BILLS  PENDING  FOR  LESS  THAN  2 

WEEKS 

 

II 

VALUE  OF  BILLS  PENDING  BETWEEN  2  AND  4 

WEEKS 

 

III 

VALUE OF BILLS PENDING MORE THAN 4 WEEKS 

 

 

AVERAGE TIME FOR PAYMENT 

------- DAYS 


background image

P a g e

 | 251 

 

 

(iii) Variance analysis for BRBNMPL – Monthly & YTD 

 

Month 

For the month 

Expenditure 

on Goods 

Remarks 

Budget 

Expenditure 

on Goods 

Budget 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. MIS for GM (I/C) / GM / O-I-C / DGM (P) / DGM (F & A)/AGM(MMD) 

 

(i) Outstanding Indents / POs / Invoices Report 

 

 

Item 

Code 

Description 

Present 

Stock 

position 

Quantity 

required  Remarks 

I  Indents pending 

beyond 21 days 

 

 

 

 

 

II  Indents pending 

beyond 14 days 

 

 

 

 

 

III  Indents pending 

beyond 7 days 

 

 

 

 

 

 

(ii) Re-Ordering Report 

 

Item 

Code  Description 

Estimated 

Annual 

Requirement 

Present 

Stock 

position 

Last 

Order 

Date 

Last 

Indent 

Date 

Pending 

Indent 

Quantity 

Store 

Officer 

Name 

Remarks 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(iii) Rejection Report  

 

Item 

Code  Description 

PO 

No. 

Date 

Supplier  Inspection 

Date 

Inspection 

by 

Percentage 

Rejections 

Actions 

taken 

Remarks 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(iv) Bill Register 

 

PO 

No. 

Date 

Vendor 

Registration 

Number 

Vendor 

Name 

IR 

No. 

Date 

Bill 

Date 

Bill 

Value  Remarks 

Date of 

Approval 

Date of 

Processing 

Declared 

Payment 

date 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 252 

 

 

(v) Pending Inspection Notes 

 

PO 

No. & 

Date 

Vendor 

Registration 

Number 

Vendor 

Name 

Date of 

Delivery 

Store At 

which 

delivered 

GM/GM 

(I/C)/O-I-C 

Nominee 

Name 

User Dept. 

Person 

Name 

Remarks 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(vi) Pending Deliveries / Delayed Deliveries (same as 1 iv) 

 

PO No. & 

Date 

Vendor 

Registration 

Number 

Vendor Name 

Date of 

Delivery as per 

Order 

Indicative 

Delivery 

Date as per 

Vendor 

Whether 

Notice sent to 

Vendor 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(vii) Pending Inspection Report (repeat of Item v) 

 

PO 

No. 

Material 

code 

Vendor 

Name 

Date of 

Delivery 

Store at 

which 

delivered 

User Dept. 

Person name 

Remarks 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 253 

 

 

Annexure 19: Report of Condemnation Committee 

(Refer Para 14.1) 

 

Date: 

 

Item 

No 

Category 

of item 

(Security / 

non-

security) 

Particu

lars of 

stores 

Qty / 

Weight 

Book 

Value / 

Last Sale 

Price / 

Original 

purchase 

price (unit 

price and 

total 

price) 

Estimated 

Sales 

Price / 

Value 

Condition 

and year 

of 

purchase 

(if 

applicable)

 

Recomm

ended 

Mode of 

Disposal 

(Tender, 

Public, 

Action, 

Sale etc.) 

Remarks 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Recommendation of Condemnation Committee: 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(Signature)   

 

 

(Signature)   

 

 

(Signature) 

Designation   

 

 

Designation   

 

 

Designation 

Member 1   

 

 

Member 2   

 

 

Member 3 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 254 

 

 

Annexure 20: Sale Account for Goods Disposed by Auction 

(Refer Para 14.7.2) 

  

Lot 
No 

Particul
ars of 

Stores 

Qua
ntity 


Wei

ght 

Name 
and full 

address 
of 

Purchas
er 

Highest 
bid 

accepted 
(Name of 

bidder & 
bid value) 

Highes
t bid 

rejecte

(Name 
of 
bidder 

& bid 
value) 

Earnest 
money 

realized 
on the 

spot 

Date on 
which 

the 
complete 

amount 
is 
realized 

and 
credited 
into 

treasury 

Whether the 
articles were 

actually 
handed over 

on the spot. If 
not, the actual 
date of 

handing over 
of the articles 
with quantities 

Signatur
es of the 

Bidders 

Auctioneer’s 
Commission 

and 
Acknowledge

ment for its 
payment 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
 

 

 

 

 

Date on which the complete amount is realized and credited into treasury _______ 
Whether the articles were actually handed over on the spot.  Y/N 
Date of handing over of the articles_______ 
 

 

 

 

         (Signature) 

      (Signature)   

        (Signature)  

       (Signature) 

Committee Member1    Committee Member2 

Committee Member3  Committee Member4 

       Designation  

     Designation   

      Designation  

      Designation

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 255 

 

 

Annexure 21: Certificate for Proprietary Article Item 

(Refer Para 4.5) 

 

(1) 

Description of Articles 

 

: __________________________________ 

(2) 

Quantity / Annual Requirement  : __________________________________ 

(3) 

Approximate cost, if known  

: __________________________________ 

(4) 

Maker’s name and address 

: __________________________________ 

(5) 

Name of Dealer / Stockists : _______________________________________ 

(6) 

I approve the above purchase on PAC basis and I certify that, 

(a) 

This is the only firm who is manufacturing / stocking this item 

AND 

(b) 

A similar article is not manufactured / sold by any other firm, which could 

be used in lieu 

(c1)   No other make / brand will be suitable for following tangible reasons (like 

OEM Spares) 

_________________________________________________________ 

_________________________________________________________ 

_________________________________________________________ 

(c2)   No other make / brand will be suitable for following intangible reasons (if 

PAC was also given in the last procurement cycle, please also bring out 

efforts made since then to locate more sources):  

_________________________________________________________ 

_________________________________________________________ 

_________________________________________________________ 

Note: Tick to retain only one out of (b), (c1) or (c2) whichever is applicable and cross-out 

others. Please do confirm (a) by ticking it without which PAC certificate will be invalid. 

 

(7)   History of PAC Purchases of this item for the last two purchases or purchases 

made during last three years, whichever is the latest, may be given. 

 

Date of Tender 

Opening 

Quantity decided 

Basic Rate on 

Order (Rs.) 

Adverse 

Performance 

Reported if any 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(8)   Concurrence of finance wing to the proposal vide: _____________ 

 

Signature of Approving Authority __________________ 
Date ___________  Designation of Officer __________


background image

P a g e

 | 256 

 

 

Annexure 22: Inspection Note 

(Refer Para 12.10.1) 

 

Stores Reference ___________________   

 

Date ___________________ 

 

Please inspect the following materials early: 

 

Purchase Order Reference and Date: ___________________________________________ 
Name of Supplier: __________________________________________________________ 
Description of Item: _________________________________ Unit: ____________________ 
Item Code: ______________ Category: ___________ Urgency level: __________________ 
Total Qty in Order: _____________________ Qty supplied before this lot: ______________ 
GRN Number & Date: __________________ Qty. supplied in this lot: __________________ 
Balance Qty now outstanding _____________________ 
Due Delivery Date: _______________________ Actually supplied this lot on ____________ 
 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Stores Officer 

 

 

Inspection Note No. __________________   

 

 

Date _______________ 

 

Following materials have been accepted / rejected as follows: 

 

Sr. 

No.

 

Description

 

Quantity 

Accepted

 

Quantity 

Rejected

 

Reasons for Rejection

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Inspection Officer (1)   

Inspection Officer (2)   

Inspection Officer (3) 

 

Copy to: 

 

(i) 

Acc. with concerned papers 

(ii) 

AGM (MMD) 

(iii) 

Store Officer 

(iv) 

User Section 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 257 

 

 

Annexure 23: Check points for Tender Enquiry 

(Refer Para 8.1) 

 

Ensure that 

 

1.  Standard  and  correct forms  are used for  tender  enquiry  and  all  amendments 

authorized to these forms from time to time are carried out before issue. 

 

2.  Time  and  date  for  receipt  and  opening  of  tenders  are  indicated  as  per  the 

guidelines. 

 

3.  The prescribed time been allowed to the tenderers to submit their quotations, 

depending on the type of enquiry being issued 

 

4.  The  period  for  which  the  tenders  are  to  be  kept  open  for  acceptance  been 

indicated realistically keeping in view the nature of the store and the time lag 

likely  to  be  involved  where  consultation  with  the  indentor  on  the  suitability  of 

offers received would become necessary 

 

5.  Cost of tender documents and place for obtaining tender documents as indicated 

 

6.  The  amount  to  be  furnished  by  unregistered  firms  as  EMD  been  calculated 

correctly and indicated if this enquiry is for purpose against adhoc indent 

 

7.  Description of stores including specifications / drawing is correctly indicated in 

the schedule 

 

8.  The sources from where the specification / drawing can be obtained are indicated 

 

9.  If  stores  are  required  as  per  BIS  specification  a  clause  for  giving  Purchase 

Preference to ISI marked stores is included 

 

10.  If the store is required to non-standard specification / drawing, required number 

of copies of drawings / specifications is available. 

 

11.  Where tender sample is required to be furnished authority to which it should be 

sent for testing and the time within which the sample should be submitted are 

indicated correctly in the enquiry. 

 

12.  Eligibility criteria are clearly mentioned. 

 

13.  If the store is reserved item for purchase from any particular sector of industry a 

clear indication is given to that effect. 

 

14.  Inspecting Authority is correctly indicated. 

 

15.  In case of multi item / multi schedule enquiry, indicate whether evaluation is to 

be made on the basis of individual item / schedule or all items / schedules as one 

package. 


background image

P a g e

 | 258 

 

 

 

16.  The instructions to invitation to tender and conditions of contract applicable have 

been correctly indicated in the enquiry. 

 

17.  Contract clauses contained in the standard forms used for issue of tender enquiry 

and the general and Special Conditions of contract are not reproduced in the 

tender enquiry. 

 

18.  The appropriate price variation clause in the enquiry where such a provision is 

necessary has been given along with base price on which firms should offer their 

prices. 

 

19.  Delivery required is correctly given. Where purchases of large quantities of stores 

are  involved  delivery  may  be  specified  in  instalment  particularly  in  respect  of 

cases where contracts are likely to be concluded on variable price basis. 

 

20.  Insertion  of  standard  pre-estimated  Liquidated  Damages  clause  in  Tender 

Enquiry for claim against delay in supplies. 

 

21.  Insertion of modified clause for cancellation of contract and effecting repurchase. 

 

22.  In  case  of  purchase  of  imported  stores  the  appropriate  shipping  clauses  are 

incorporated.  Other  special  conditions  viz.  payment  terms  for  FOB  /  FAS 

contracts etc. should also be indicated in the enquiry. 

 

23.  That all other special conditions as per existing orders are incorporated in the 

Tender Enquiry 

 

24.  Period of validity of performance guarantee whether to cover warranty period 

also. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 259 

 

 

Annexure 24: Change Request Form 

(Refer Para 1.3) 

 

 

Request No:  (Department name / date)   

Request      : 

 

 

 

 

 

 

 

Date       

 

 

 

 

 

 

 

Phone/Email : 

 

Request Title  

 

Originator’s name  : 

 

Sponsor’s Name  : 

[GM (I/C)/GM/O-I-C’s name] 

 

Request Description (indicate relevant clause number of the Manual) 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Justification for amendments 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 260 

 

 

Annexure 25: Incoterms 

(Refer Para 11.18) 

 

Incoterms or international commercial terms are a series of international sales terms 

that are widely used throughout the world. They are used to divide transaction costs 

and responsibilities between buyer and seller and reflect state-of-the-art transportation 

practices.  They  closely  correspond  to  the  U.N.  Convention  on  Contracts  for  the 

International Sale of Goods. 

 

Incoterms deal with the questions related to the delivery of the products from the seller 

to  the  buyer.  This  includes  the  carriage  of  products,  export  and  import  clearance 

responsibilities, who pays for what, and who has risk for the condition of the products 

at different locations within the transport process. Incoterms are always used with a 

geographical location and do not deal with transfer of title. 

 

They are devised and published by the international Chamber of Commerce (ICC). 

The English text is the original and official version of Incoterms 2000, which have been 

endorsed by the United Nations Commission on International Trade Law (UNCITRAL). 

Authorized translations into 31 languages are available from ICC national committees. 

 

Group E - Departure

 

 

EXW  Ex  Works  (named  place):  the  seller  makes  the  goods  available  at  his 

premises. 

 

Group F - Main Carriage Unpaid: 

 

 

FCA Free Carrier (named place): the seller hands over the goods, cleared for 

export, into the custody of the first carrier (named by the buyer) at the named 

place. This term is suitable for all modes of transport, including carriage by air, 

rail, road, and containerized / multi-modal transport. 

 

 

FAS Free Alongside Ship (named loading port): free Alongside Ship: the seller 

must place the goods alongside the ship at the named port. The seller must clear 

the goods for export this changed in the 2000 version of the Incoterms. Suitable 

for maritime transport only. 

 

 

FOB Free On Board (named loading port): the classic maritime trade term, Free 

On Board: seller must load the goods on board the ship nominated by the buyer, 

cost  and  risk  being  divided  at  ship's  rail. The  seller  must  clear  the  goods for 

export. Maritime transport only. 

 

Group C - Shipment terms - Main Carriage Paid: 

 

 

CFR Cost and Freight (named destination port): seller must pay the costs and 

freight to bring the goods to the port of destination. However, risk is transferred 

to the buyer once the goods have crossed the ship's rail. Maritime transport only. 

 

 

CIF Cost, insurance and Freight (named destination port): exactly the same as 


background image

P a g e

 | 261 

 

 

CFR except that the seller must in addition procure and pay for insurance for the 

buyer. Maritime transport only. 

 

 

CPT  Carriage  Paid  To  (named  place  of  destination):  the  general/ 

containerized/multimodal equivalent of CFR. The seller pays for carriage to the 

named point of destination, but risk passes when the goods are handed over to 

the first carrier. 

 

 

CIP  Carriage  and  Insurance  Paid  to  (named  place  of  destination):  the 

containerized transport / multimodal equivalent of CIF. Seller pays for carriage 

and insurance to the named destination point, but risk passes when the goods 

are handed over to the first carrier. 

 

Group D - Arrival terms: 

 

 

DAF  Delivered at Frontier (named place) 

 

DES  Delivered Ex Ship (named port) 

 

DEQ  Delivered Ex Quay (named port) 

 

DDU  Delivered Duty Unpaid (named destination place)  

 

DDP  Delivered Duty Paid (named destination place) 

 

For a given term, "Yes" indicates that the seller has the responsibility to provide the 

service included in the price. "No" indicates it is the buyer's responsibility. If insurance 

is  not  included  in  the  term  (for  example,  CFR)  then  insurance  for  transport  is  the 

responsibility of the buyer. 

 

 

Load 
to 
truck 

Export 
duty 
payment 

Transport 
to 
exporter’s 
port 

Unload to 
truck at the 
destination’s 
port 

Landing 
charges at 
destination’s 
port 

Transport 
to 
import’s 
port 

Landing 
charges 
at 
Importer’s 
port 

Unload 
onto 
trucks 
from the 
importer’s 
truck 

Transport 
to 
destination 

Insurance 

Entry 
Customs 
clearance 

Entry 
Taxat
ion 

EXW 

No 

No 

No 

No 

No 

No 

No 

No 

No 

No 

No 

No 

FCA 

Yes 

Yes 

Yes 

No 

No 

No 

No 

No 

No 

No 

No 

No 

FAS 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

No 

No 

No 

No 

No 

No 

No 

No 

FOB 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

No 

No 

No 

No 

No 

No 

No 

CFR 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

No 

No 

No 

No 

No 

No 

CIF 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

No 

No 

No 

No 

No 

No 

CPT 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

No 

No 

No 

No 

No 

No 

CIF 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

No 

No 

No 

Yes 

No 

No 

DAF 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

No 

No 

No 

No 

No 

No 

DDU 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

No 

No 

DDP 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 

Yes 


background image

P a g e

 | 262 

 

 

 

Incoterms rules mainly describe the tasks, costs and risks involved in the delivery of 

goods from the seller to the buyer. The risk to goods (damage, loss, shortage, and so 

on) is the responsibility of the person who holds the ‘title of goods’ at that point of time. 

This may be different from actual physical possession of such goods. Normally, unless 

otherwise  defined,  the  title  of  goods  passes  from  the  supplier  to  the  purchaser  in 

accordance  with  the  terms  of  delivery  (FOR,  CFR,  among  others).  The  terms  of 

delivery, therefore, specify when the ownership and title of goods pass from the seller 

to buyer, along with the associated risks. Incoterms as described by the International 

Chamber of Commerce are an internationally accepted interpretation of the terms of 

delivery. These terms of delivery allocate responsibilities to the buyer and seller, with 

respect to: 

 

(i)  Control and care of the goods while in transit; 

(ii)  Carrier selection, transfers and related issues; 

(iii)  Costs of freight, insurance, taxes, duties and forwarding fees; and 

(iv)  Documentation, problem resolution and other related issues. 

 

 

 


background image

P a g e

 | 263 

 

 

Incoterms and their applications 

 

INCOTERMS Options 

Applicable to 

Ex-Group of Terms 

Buyer  takes  full  responsibility  from 

point of departure 

EXW   – Ex-Works 

Any mode of transport 

Free Group of Terms 

Freight is not paid by the seller 

FCA   – Free Carrier 

Any mode of transport 

FAS   – Free Alongside Ship 

Sea and inland waterway transport only 

FOB   – Free On Board 

C Group of Terms 

Freight is paid by the seller 

CPT   – Carriage Paid To 

Any mode of transport 

CIP   – Carriage and Insurance Paid to  Any mode of transport 

CFR   – Cost and Freight 

Sea and inland waterway transport only 

CIF   – Cost, Insurance and Freight 

Delivered Group of Terms 

Seller  takes  responsibility  from  an 

intermediate point onwards 

DAT   – Delivered At Terminal 

Any mode of transport 

DAP   – Delivered At Place 

Any mode of transport 

DDP   – Delivered Duty Paid 

Any mode of transport 

 

In use since 1936, Incoterms have been revised in 2010. 

The ICC has abolished 

four Incoterms 2000  rules  (DAF, DES, DEQ and  DDU).  Out  of  the  11  Incoterms 

options (Incoterms 2010), seven apply to all modes of transportation whereas four 

apply only to water transportation. 

 

The options range from one extreme – the buyer takes full responsibility from point of 

departure – to the other extreme: the seller is responsible all the way through delivery 

to the buyer’s location. It is easiest to understand terms as per their nomenclature 

groupings: ‘ex’ group of terms where the buyer takes full responsibility from point of 

departure; ‘free’ group of terms in which the freight is not paid by the seller; ‘C’ group 

of terms in which the freight is paid by the seller; and ‘delivered’ group of terms where 

the seller takes full responsibility from an intermediate point to an arrival point. 

 

Within national transportation, certain terms have assumed acceptance due to usage. 

FOR  has  two  versions:  FOR/dispatching  and  FOR/destination  (the  buyer  is 

responsible  from  the  nominated  point  mentioned  till  arrival  point,  as  in  Delivery  at 

Terminal). Infrequently, it is also used in road transport as FOT. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 264 

 

 

Annexure 26: Format for Extension of Delivery Period 

(Refer Section II & III Chapter 11) 

 

To 

 

 

 

 

 

 

 

 Registered A/D or Speed Post 

[Name and Address] 
Sub:  Contract No. _____________ dated _________ for the supply of _______________ 

against Indent No. _________dated _______________   

Ref:  Your letter No. ____________dated _______________    

 

Dear Sir, 

 

You have failed to deliver the Stores ____________ the entire quantity of Stores within 

the contract delivery period as last extended upto ___________. In your letter under reply 

you have asked for (further) extension of time for delivery. In view of the circumstances 

stated in your said letter, the time for delivery is extended from ________ to _________ 

please note that amount equal to the pre-estimated / liquidated damages for delay in the 

supply  of  the  stores  after  the  contract  delivery  period  shall  be  recovered  from  you  as 

specified in the conditions of Contract for the extended period notwithstanding the grant 

of this extension. You may now tender the Stores for Inspection (balance of the Stores) in 

terms of this letter. Stores if any already tendered by you for Inspection but not inspected 

will be now inspected accordingly. 

 

2.  The  above  extension  of  delivery  date  will  also  be  subject  to  the  following  further 

conditions. 

 

(a)  That no increases in price on account of any statutory increase in or fresh Imposition 

of Customs Duty, Goods and Services Tax or on account of any other Tax or Duty 

(including  Custom  Duty)  leviable  in  respect  of  the  Stores  specified  in  the  said 

Acceptance of tender which takes place after (insert here the original delivery date 

or the last unconditionally extended delivery date) shall be admissible on such of the 

said Stores, as are delivered after the said date; and.  

(b)  That notwithstanding any stipulation in the contract for increase in price on any other 

ground (including Foreign Exchange Rate Variation) no such increase which takes 

place after (insert here the original delivery date or the last unconditionally extended 

delivery date) shall be admissible on such of the said Stores as are delivered after 

the said date. 

(c)  But nevertheless, the purchaser shall be entitled to the benefit of any decrease in 

price on account of reduction in or remission of Customs Duty, Goods and Services 

Tax or on account of any other Tax or Duty or on any other ground as stipulated in 

the price variation clause or Foreign Exchange Rate Variation  which takes place 

after the expiry of the above mentioned date namely (insert here the original delivery 

date or the last unconditionally extended delivery date) 

 

3. All other terms and conditions of the contract remain unaltered. Please convey your 

unconditional acceptance. 

 

Yours faithfully, 

For and on behalf of BRBNMPL, 


background image

P a g e

 | 265 

 

 

Annexure 27: Formula for Price Variation Clause 

(Refer pare 9.2) 

 

(The formula for Price Variation should ordinarily include a fixed element, a material 

element and a labour element. The figures representing the material element and the 

labour element should reflect the corresponding proportion of input costs, while the 

fixed element may range from 10 to 25%. That portion of the price represented by the 

fixed element will not be subject to variation. The portions of the price represented by 

the material element and labour element along will attract Price Variation.) 

 

The formula for Price Variation will thus be: - 

 

 

 

 

 

P

A

 =    P

O

   {F + a (M

1

/M

0

) + b (L

1

/L

0

)}   – P

O

 

 

 

 

     100

  

P

A

 is then adjustment amount payable to the supplier (a minus figure will indicate a 

reduction in the Contract Price) on the date of supply. 

 

P

O

 is the Contract Price on the base date (which is taken as the date on which tender 

is due to open). 

 

F  is  the  fixed  element  (as  the  percentage  of  the  Total  Price)  not  subject  to  Price 

Variation. 

 

a is the assigned percentage to the material element in the Contract Price. 

 

b is the assigned percentage to the labour element in the Contract Price. 

(F, a and b being percentages should total 100) 

 

L

0

 and L

1

 are the average wage indices for the Quarter before the quarter in which 

base month falls and for the Quarter before the quarter in which date of supply falls; 

respectively. For example for a tender opening on 17

th

 March 2010 (base date), L

0

 

would be average wage index for the Quarter of Oct-Dec 2009. 

 

M

and M

1

 are the material prices / indices as average of the month, two months prior 

to the month in which base month falls and average of the month, two months prior to 

the month in which date of supply falls; respectively. For example for a tender opening 

on 17

th

 March 2010 (base date), Mo would be prices / index as average of the month 

of January 2010. All material prices / indices will be basic prices  without GST and 

without any other Central, State, Local Taxes and Duties. 

 

If more than one major item of material is involved, the material element can be broken 

up into two or three components such as Mx, My, Mz. 

 

Following conditions would be applicable to Price Adjustment 

 

i. 

Base dates shall be due dates of opening of price bids, 

ii.  Date  of  supply  shall  be  the  date  of  calculation  /  determination  of  the  Price 

variation. 


background image

P a g e

 | 266 

 

 

iii.  No price increase is allowed beyond original DP. 
iv.  Total adjustment will be subject to maximum ceiling of 10 % 
v.  No price adjustment shall be payable on the portion of contract price paid to the 

Seller as an advance payment. 

vi.  No price adjustment shall be payable if this is less than or equal to 2% of PO. 
vii.  Payments  for  each  supply  would  initially  be  made  as  per  the  base  price 

mentioned  in  the  contract.  Price  Adjustment  bill  should  be  submitted  only 

quarterly for the supplies made during the quarter. 

viii.  Even if there is no Price Adjustment, Vendor must submit all relevant data to 

prove  that  there  is  no  downward  Variation.  In  any  case  he  must  submit  a 

declaration as follows; 

 

"It is certified that there has been no decrease in the price of Price Variation Indices 

and in the event of any decrease of such indices during the currency of this contract 

we shall promptly notify the same to the purchaser and offer requisite reduction in the 

contract rate ". 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 267 

 

 

Annexure 28: Composition of Bid Opening and Tender Evaluation 

Committees 

(Refer Paras 3.3.1 & 3.3.2) 

 

Composition of Bid Opening and Tender Evaluation committees for different types of 

tenders (STE/LTE/NCB/ICB) shall be as given below subject to following:  

 

1.  Unless otherwise warranted, the same committee members can be retained for 

both Bid Opening and Tender Evaluation Committees. 

2.  In a Tender Evaluation Committee, where user department is Finance, officer of 

finance will act as user representative. Finance representative of TEC shall be 

substituted by an officer of same level from other department. 

3.  Members of the Tender Evaluation Committee may be of the level as indicated 

in the Table A or higher. In cases where some other officer is looking after the 

charge of the member, same will represent in the TEC but CFA has to be the 

officer designated or higher.  

A.  Composition of Bid Opening and Tender Evaluation Committees 

 

Criteria 

Bid Opening and Tender Evaluation Committee Members  

Tenders for which hand 

quotations are solicited 

AM/DM (MMD), AM/DM (F&A) and AM/DM of User Dept. 

……..(to be headed by a DM) 

Tenders for which AGM 

is CFA as per DoP 

DM/MGR (MMD), AM/DM (F&A) and DM/MGR of User Dept. 

……..(to be headed by a MGR) 

Tenders for which DGM 

is CFA as per DoP 

MGR/AGM (MMD), DM/MGR (F&A) and MGR/AGM of User 

Dept. ……..(to be headed by an AGM) 

Tenders  for  which  GM 

is CFA as per DoP 

AGM/DGM (MMD), MGR/AGM (F&A) and AGM/DGM of User 

Dept. ……..(to be headed by a DGM) 

Tenders  for  which  MD 

and  above  is  CFA  as 

per DoP 

AGM/DGM (MMD), AGM/DGM (F&A), DGM of User Dept. and 

GM……..(to be headed by GM) 

 

B.   Composition of Condemnation Committee (CC) 

 

Book Value of the goods proposed to be 

condemned 

Condemnation Committee 

Amount as per book value for which officer 

above the level of GM is CFA to do 

procurement 

DGM (User), DGM (MMD), DGM (Maint), 

DGM / AGM (F&A)  

Amount as per book value for which GM or 

any officer below the level of GM is CFA to 

do procurement 

AGM (User), AGM (MMD), AGM (Maint), 

AGM / MGR (F&A) 

 


background image

P a g e

 | 268 

 

 

C.   Approval of Special Limited Tender Enquiry (SLTE) for estimated values 

above Rs.25 Lakhs (refer Para 4.9.1): 

 

Estimated Value of 

Procurement 

Delegation of Power to 

approve the tender. 

Based on an Urgency 

Certificate Signed by 

More than Rs.25 lakh  

MD 

DGM (Prod), AGM (MMD), 

AGM (F&A), GM 

 

Procurement on LTE as per above basis shall be done only when the CFA as per 

above has approved the mode of procurement. Once approved, procurement shall be 

done  by  following  due  process  and  as  per  delegation  given  in  Section  A  of  this 

Annexure 28. 

 

D.   Composition of Scrap Disposal Committee (SDC) 

 

Based  on  the  value  (reserve  price)  of  items  for  disposal  as  decided  by  the 

Condemnation  Committee,  Scrap  Disposal  Committee  shall  process  the  disposal 

cases. Same committee as per Annexure 28 (A) shall be the TEC. 

 

E.   Procurement proposal of CO 

 

Procurement shall be done in the manner and with the approval of CFA as prescribed 

in the DOP. BOC and TEC for procurement shall be as per Annexure 28 (A). In the 

case of user department being finance, officer of any other department shall be part 

of TEC. 

 

F.   Powers of CFA for approval of financial sanctions at BRBNMPL 

 

The Competent Financial Authority at BRBNMPL is as per the Delegation of Power 

(DOP) approved from time to time by the Board of Directors.   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 269 

 

 

 

Annexure 29: Pre-qualification Criteria Summary 

(Refer Para 

7.8

 

A. 

For Plant and Machinery / equipment 

 

Sl 

No

 

Ite

C

atego

ries

 

(i) Security Items

 

Development 

Category / 

Exceptional One-

Off Cases / 

Newly / Recently 

introduced items

 

(ii) Non-Security Items

 

1

 

Exp

eri

en

ce

 &

 P

as

Perf

orman

ce

 

Bidder  Firm  should  have  manufactured, 

supplied,  installed  and  commissioned  at  least 

one  similar  Plant  and  Machinery  /  equipment 

during last 

five years, ending 31

st

 March (or any 

other year ending followed in relevant country) 

of the previous financial year 

 

Relaxation on ‘Experience & Past Performance’ 

as  per  Govt.  guidelines  should  be  explicitly 

mentioned in the tender document.

 

PQ

C

 sh

ou

ld

 be

 de

cide

d w

ith

 the

 ap

prov

al

 o

f C

FA

 in 

ind

iv

idu

al

 ca

se

s

 

C

ap

ab

ili

ty 

– 

Equ

ipmen

t &

 

M

an

ufac

turi

ng

 

fac

ili

ties

 

The Bidder firm must have an annual capacity 

to manufacture and supply at least 

50% of the 

offered quantity of Plant & Machinery / 

Equipment rounded off to the next whole 

number 

 

Relaxation  on  ‘Capability’  as  per  Govt. 

guidelines should be explicitly mentioned in the 

tender document. 

Finan

cia

l S

tan

ding

 

Average Annual Turnover of the Bidder firm 

during last three years, ending on 31

st

 March 

(or any other year ending followed in relevant 

country) of the previous financial year, should 

be more than 

30% of the estimated cost of the 

offered quantity of the item. 

 

Relaxation  on  ‘Average  Annual  Turnover’  as 

per  Govt.  guidelines  should  be  explicitly 

mentioned in the tender document. 
Bidder Firm should not have suffered any 

financial loss for more than 

one year during 

the last

 three years, ending on 31

st

 March (or 

any other year ending followed in relevant 

country) of the previous financial year. 


background image

P a g e

 | 270 

 

 

 

Sl 

No

 

Ite

C

atego

ries

 

(i) Security Items

 

Development 

Category / 

Exceptional One-

Off Cases / 

Newly / Recently 

introduced items

 

(ii) Non-Security Items

 

Finan

cia

St

an

ding

 

The net worth of the firm should not be 

negative and also should not have eroded by 

more than 

30% year-on-year in the last three 

years, ending on 31

st

 March (or any other year 

ending followed in relevant country) of the 

previous financial year. 

PQ

C

 sh

ou

ld

 be

 

de

cided

 w

ith 

the

 ap

prov

al

 o

C

FA

 in 

ind

iv

idu

al

 

cases

 

 

 

Note:  

1.  All experience, past performance and capacity/capability related data should be 

certified by the authorized signatory of the bidder firm. The credentials regarding 

experience and past performance to the extent required as per eligibility criteria 

submitted by bidder should be verified from the parties for whom work has been 

done.  

2.  For tenders with Turnover requirement of more than Rs.5 Crores, all financial 

standing  data  should  be  certified  by  certified  accountant’s  e.g.  Chartered 

Accounts (CA) in India and Certified Public Accountants/Chartered Accountants 

of other countries. Statement of Financial Standing to be submitted by bidders in 

the prescribed format as per Annexure 10: Statement of Financial Standing. 

3.  Development/Insufficient Market Capacity categories are those items which are 

either  being  newly  developed  where  vendors  are  yet  to  be  developed  or  for 

new/existing  items  where  the  capacity  available  in  market  is  inadequate 

compared to our annual requirements. Exceptional one-off cases are such items 

/  Plant  &  Machinery  which  are  procured  infrequently  (say  once  in  3  years  or 

longer periods). 

4.  In  the  case  of  bidders/companies  which  are  restructured  by  Banks,  Financial 

standing criteria will be completely relaxed. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 271 

 

 

 

B. 

For items Other than Plant and Machinery / equipment: 

 

Sl 

No

 

Ite

C

atego

ries

 

(i) Security Items

 

Development 

Category / 

Exceptional One-

Off Cases / 

Newly / Recently 

introduced items

 

(ii) Non-Security Items

 

1

 

Exp

eri

en

ce

 &

 P

as

t P

erf

ormanc

e

 

Bidder  Firm  should  have  manufactured  and 

supplied in 

any one  year during the last five 

years,  ending  31

st

  March  (or  any  other  year 

ending  followed  in  relevant  country)  of  the 

previous  financial  year  at  least 

30%  of  the 

offered quantity of the item.  

 

In case of multiple schedules in a tender, this 

criterion shall be applicable schedule wise.  

 

In case of ICB/GTE for security-sensitive items, 

the bidder must have supplied such products to 

at least 

two countries during the last five years.  

 

Relaxation on ‘Experience & Past Performance’ 

as  per  Govt.  guidelines  should  be  explicitly 

mentioned in the tender document. 

 

PQ

C

 sh

ou

ld

 be

 de

cide

d w

ith

 the

 ap

prov

al

 o

f C

FA

 in 

ind

iv

idu

al

 ca

se

s

 

C

ap

ab

ili

ty 

– 

Equ

ipmen

t &

 

M

an

ufac

turi

ng

 

fac

ili

ties

 

The Bidder firm must have an annual capacity 

to manufacture and supply at least 

30% of the 

offered quantity of the item. 

 

Relaxation  on  ‘Capability’  as  per  Govt. 

guidelines should be explicitly mentioned in the 

tender document. 

 

 

Finan

cia

l S

tan

ding

 

Average Annual Turnover of the Bidder firm 

during last three years, ending on 31

st

 March 

(or any other year ending followed in relevant 

country) of the previous financial year, should 

be more than 

30% of the estimated cost of the 

offered quantity of the item. 

 

Relaxation  on  ‘Average  Annual  Turnover’  as 

per  Govt.  guidelines  should  be  explicitly 

mentioned in the tender document. 

 

 


background image

P a g e

 | 272 

 

 

 

Sl 

No

 

Ite

C

atego

ries

 

(i) Security Items

 

Development 

Category / 

Exceptional One-

Off Cases / 

Newly / Recently 

introduced items

 

(ii) Non-Security Items

 

Finan

cia

l S

tan

ding

 

Bidder Firm should not have suffered any 

financial loss for more than 

one year during 

the last 

three years, ending on 31

st

 March (or 

any other year ending followed in relevant 

country) of the previous financial year. 

PQ

C

 sh

ou

ld

 be

 de

cide

d w

ith

 

the

 ap

prov

al

 o

f C

FA

 in

 

ind

iv

idu

al

 ca

se

The net worth of the firm should not be 

negative and also should not have eroded by 

more than 

30% year-on-year in the last three 

years, ending on 31

st

 March (or any other year 

ending followed in relevant country) of the 

previous financial year. 

 

 

Note:  

1.  All experience, past performance and capacity/capability related data should be 

certified by the authorized signatory of the bidder firm. The credentials regarding 

experience and past performance to the extent required as per eligibility criteria 

submitted by bidder should be verified from the parties for whom work has been 

done. 

2.  For tenders with Turnover requirement of more than Rs.5 Crores,  all financial 

standing  data  should  be  certified  by  certified  accountants  e.g.  Chartered 

Accountants  (CA)  in  India  and  Certified  Public  Accountants  /  Chartered 

Accountants in other countries. Statement of Financial Standing to be submitted 

by bidders in the prescribed format as per Annexure 10: Statement of Financial 

Standing

3.  Development/Insufficient Market Capacity categories are those items which are 

either  being  newly  developed  where  vendors  are  yet  to  be  developed  or  for 

new/existing  items  where  the  capacity  available  in  market  is  inadequate 

compared to our annual requirements . Exceptional one-off cases are such items 

/  Plant  &  Machinery  which  are  procured  infrequently  (say  once  in  3  years  or 

longer periods). 

4.  In  the  case  of  bidders/companies  which  are  restructured  by  Banks,  Financial 

standing criteria will be completely relaxed. 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 273 

 

 

Annexure 29 (A & B) 

 

1.  Explanatory Note for Evaluation of Financial Standing:  

 

i. 

Average  Annual  Turnover:  The  estimated  annual  turnover  will  be  decided 

based on the estimated cost of the offered quantity of the item. The criterion has 

to be met by the bidders except those who are eligible for relaxation as per Govt. 

guidelines. If the bidder is not qualifying in the criteria, then the bidder will be 

allowed  to  take  the  financial  support  from  the  Holding  /  Parent  Company  for 

qualifying in the criteria. However the bidder is required to qualify in all other 

criteria like experience, past performance and capacity/capability as specified in 

the tender.

 

ii. 

Financial Loss: For the purpose of analysing financial loss, Net Profit (Profit 

after Tax) will be considered. However, for the purpose of qualifying the Financial 

Standing Criteria, the Financial Standing Credentials of a Holding Company can 

be clubbed with only one of the fully owned subsidiary bidding company, with 

appropriate  legal  documents  proving  such  ownership.  However,  the  bidder  is 

required  to  qualify  in  all  other  criteria  like  experience,  past  performance  and 

capacity/capability as specified in the tender. 

iii. 

Net worth: For the purpose of financial analysis of net worth, if the bidder is not 

qualifying  in  the  criteria,  then  the  bidder  will  be  allowed  to  take  the  financial 

support from the Holding / Parent Company for qualifying in the criteria. However, 

the  bidder  is  required  to  qualify  in  all  other  criteria  like  experience,  past 

performance and capacity/capability as specified in the tender.   
Note:  The  clause  regarding  taking  support  of  Holding/Parent  Company  for 

meeting Financial Standing criteria has to be declared upfront in the tender for it 

to be considered while evaluating financial standing. 

iv. 

Exceptional One-off Cases: For the purpose of evaluation of financial standing 

of  the  bidder,  criteria  of  Financial  Loss  shall  be  relaxed  and  only  Net  Worth 

criteria shall be considered in Exceptional One-off Cases on case to case basis. 

 

2.  Relaxation under Make in India Policy of Govt. of India: 

 

It  should  be  ensured  that  eligibility  criteria  like  Experience  and  Past  Performance, 

Capability and Turnover do not result in unreasonable exclusion of Local Suppliers 

who would otherwise be eligible, beyond what is essential for ensuring quality and 

creditworthiness of the supplier. For Local Suppliers, proof of supplying similar items 

to other countries or proof of export is not required. Such relaxed criteria must be 

declared upfront in the tender document. 

 

 

 


background image

P a g e

 | 274 

 

 

3.  Manufacture  under  license  /  technology  collaboration  agreements  with 

phased indigenization under ‘Make in India’ 

 

While  notifying  the  minimum  Local  Content,  special  provisions  may  be  made  for 

exempting suppliers from meeting the stipulated local content if the product is being 

manufactured  in  India  under  a  license  from  a  foreign  manufacturer  who  hold 

intellectual property rights and where there is a technology collaboration agreement / 

transfer of technology agreement for indigenous manufacture of a product developed 

abroad with clear phasing of increase in local content. 

 

4.  Relaxation of Norms for MSEs and Startups: 

 

Criteria of prior Experience and Turnover may be relaxed for MSEs and all Startups 

(whether  MSEs  of  otherwise)  subject  to  meeting  of  Quality  and  Technical 

Specifications as per tender conditions. Such relaxed criteria must be declared upfront 

in the tender document. 

 

However,  there may  be  circumstances  (like procurement of  items related  to public 

safety, health, critical security operations and equipment, etc.) where procuring entities 

may  prefer  the  vendors  to  have  prior  experience  rather  than  giving  orders  to  new 

entities. For such procurements, wherever adequate justification exists, the procuring 

entities may not relax the criteria of prior Experience/Turnover. 

 

5.  Joint Ventures and Holding Companies:  

 

Credentials of the partners of Joint ventures cannot 

(repeat cannot) be clubbed for 

the purpose of compliance of PQC in supply of Goods/Equipment, and each partner 

must comply with all the PQC criteria independently. 

 

However, for the purpose of qualifying the Financial Standing Criteria, the Financial 

Standing credentials of a Holding/Parent Company can be clubbed with only one of 

the fully owned subsidiary bidding company, with appropriate legal documents proving 

such ownership. 

 

6.  Applicability in Special Cases: 

 

a) 

Authorized  Dealer/Distributor/Representative:  Bids  of  bidders  quoting  as 

authorised Dealer/Distributor/Representative of a Principal Manufacturer/OEM, 

except  in  case  of  Commercially-Off-the-Shelf  (COTS)  items,  would  also  be 

considered to be qualified, provided: 

 

(i)  Their  Principal  Manufacturer/OEM  meets  all  the  criteria  above  without 

exemption, and  

(ii)  The  Principal  Manufacturer/OEM  furnishes  a  legally  enforceable  tender-


background image

P a g e

 | 275 

 

 

specific authorisation in the prescribed form (Section XIV of SBD) assuring 

full  guarantee  and  warranty  obligations  as  per  the  general  and  special 

conditions of contract and to abide by other tender terms and conditions. 

The letter of authorisation should be signed by a person competent and 

having the power of attorney to legally bind the manufacturer; and 

(iii)  The  Bidder  himself  should  have  been  associated,  as  authorised 

Dealer/Distributor/Representative  of  the  same  or  other  Principal 

Manufacturer/OEM  for  same  set  of  services  as  in  present  bid  (supply, 

installation,  satisfactorily  commissioning,  after  sales  service  as  the  case 

may be) for same or similar ‘Product’ for past three years ending on 31

st

 

March  (or  any  other  year  ending  followed  in  relevant  country)  of  the 

previous financial year. 

(iv)  In a tender, either the Principal Manufacturer/OEM or its authorized dealer/ 

distributor/representative can bid but both cannot bid simultaneously in the 

same tender.  

(v)  One  Principal  Manufacturer/OEM  can  authorize  only  one  dealer/ 

distributor/representative for a particular tender. Similarly, one authorized 

dealer/distributor/representative  can  represent  only  one  Principal 

Manufacturer/OEM in a particular tender.  

(vi)  For  commercially  off  the  shelf  (COTS)  items  with  clear  and  standard 

specifications, a valid dealership certificate will have to be submitted. 

 

b) 

For Existing Successful Past Suppliers: In case the bidder who is a successful 

past  supplier  of  the  goods  in 

at  least  one  of  the  recent  past  three 

procurements, who do not meet any or more of requirements above, would 

also  be  considered  to  be  qualified  in  view  of  their  proven  credentials, for  the 

maximum quantity supplied by him in such recent past. 

 

7.  Doctrine of Substantial Compliance:  

 

a)  The Pre-Qualification Bidding (PQB) and Pre- Qualification Criteria (PQC) are for 

shortlisting of sources who are competent to perform this contract to ensure best 

value  for  money  from  expenditure  of  Public  Money.  This  process  is  neither 

intended to bestow any entitlement upon nor to create any rights or privileges for 

the Bidders, by way of overly hair-splitting or viciously legalistic interpretations of 

these criteria, disregarding the very rationale of the PQB and PQC. Keeping this 

caveat in view, interpretation by Procuring Entity would be based on common 

usage of terminologies and phrases in public procurement in accordance with 

the ‘Doctrine of Substantial Compliance’ and would be final. 

 

 

 


background image

P a g e

 | 276 

 

 

In  laymen  terms,  the  Doctrine  of  Substantial  compliance  means  a  level  of 

compliance with the requirements that is substantial in nature except in some 

minor or inconsequential aspects which cannot be described as the “essence” or 
the “substance” of the requirements. 

 

b)  Along with all the necessary documents/certificates required as per the tender 

conditions,  the  bidder  should  furnish 

a  brief write-up, backed  with  adequate 

data, 

explaining  his  available  capacity  (both  technical  and  financial),  for 

manufacture and supply of the required goods/equipment, within the specified 

time of completion, after meeting all their current commitments. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 277 

 

 

Annexure 30: Format of Invitation and declaration for 

Negotiations 

(Refer Para 10.16.5) 

 

To 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Registered A/D 

 

M/s ……………………. 

 

Sub: Tender No _____ Opened on __________ for the supply of _______________ 

 

Dear Sir, 

 

The rates quoted in your tender are considered high. You are therefore, requested to 

come for negotiations of rates, on ______ (Date) at ______ (time) at _______ (venue). 

 

You should however, come for negotiations only in case you are prepared to furnish 

before such date the declaration appended herewith. 

 

A copy of the form in which you may submit your revised offer after negotiations is 

enclosed. 

 

 

Yours faithfully, 

For and on behalf of ………….. 

 

 

 

Enclosure:   Form of Declaration 

 

 

Form of Revised Offer 

 

 

FORM OF DECLARATION 

 

To 

………………………… 

 

Sub: Tender No _____ Opened on __________ for the supply of _______________ 

 

Ref: Your invitation for negotiations No. __________ dated __________ 

 

Dear Sir, 

 

I  ……………………  do  declare  that  in  the  event  of  failure  of  the  contemplated 

negotiations  relating  to  Tender  No  …………………..    opened  on  ……………  my 

original tender shall remain open for acceptance on its original terms and conditions. 

 

Yours faithfully, 

 

 


background image

P a g e

 | 278 

 

 

Annexure 31: Format of Revised Offer in Negotiations 

(Refer Para 10.16.5) 

 

From, 

Full address …………………………………… 

 

 

To,  

Full address …………………………………… 

 

Sir,  

 

Sub: Tender No _____ Opened on __________ for the supply of _______________ 
Ref: Your invitation for negotiations No. __________ dated __________ 
 

1.  On further discussions with your representatives on ………….. in response to 

your letter No. ……….. dated ……….. 

 

We are not prepared to reduce the rates already quoted in the original tender, 

which will remain valid upto   

Or 

1.  I / We reduce my/our rates as shown in the enclosed schedule of items. 

 

2.  I  / We  am/are aware  that  the  instructions  to  Tenderers,  Special  and  General 

Conditions of Contract and appendices to the original tender remain valid and 

binding on me. 

 

3.   I/We agree to complete the supply as per following Delivery Schedule …………. 

 

4.  I/We agree to abide by this tender on the revised rate quoted by me / us, it is 

open for acceptance for a period of 60/120 days from date i.e. upto and in default 

of  my  /  our  doing  so,  you  may  forfeit  the  earnest  money  deposited  with  the 

original tender/ attached herewith. Eligibility as valid tenderers shall be deemed 

to be the consideration for the said forfeiture. 

 

Yours faithfully, 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 279 

 

 

Annexure 32: Invitation for Limited Enquiry (for estimated value up 

to Rs.2.5 lakhs) 

(Refer Para 4.12) 

Enquiry No. with Description and date: 

 

[Name and Address of Bidder] 

 

Dear Sir / Madam, 

 

You are invited to quote your most competitive offer for the supply of following item(s) 

/ Services in a sealed cover as per specifications, terms & conditions detailed below. 

The Offer may please be submitted on or before 14:30 hrs. on _________ which will 

be opened on the same day at 15:00hrs.  The sealed quotation should be addressed 

to  the  General  Manager,  BRBNMPL,  ______(address)_____  super  scribed  with 

‘‘ENQUIRY NO.  ______ for the ____ (Description of Enquiry) ______ Date of opening 

_________.’’ The quoted price should be valid till execution of the order. 

 

Sl. No.  Item / Service description with detailed specification / requirement  Unit   Qty. 

1. 

 

 

 

2. 

 

 

 

 

Terms & Conditions: 

1.  Price   

2.  Delivery Schedule  : 

3.  Payment Terms 

4.  Submission of Documents  :  (Catalogue,  copy  of  GST  /  PAN  /  Authorisation 

certificates etc.)  

5.  Finalisation of Enquiry 

: (L1 / H1 Basic and Individual / Overall Basic)  

6.  Validity   

: (90 days) 

7.  LD Clause 

8.  Packing  

9.  Inspection & Replacement  : 

10.  Warranty (if any) 

11.  Offer  without  mentioning  the  make  and  model  against  each  item  is  liable  for 

rejection. Offer with Counter Condition is liable for rejection. 

12.  Your price bid should be submitted only in the enclosed prescribed format with 

complete  price  breakup  like  basic  price,  P&F,  taxes,  freight,  etc.  on  F.O.R. 

BRBNMPL, ______(address)_____ basis. 

 

Deviation in submission of above documents duly signed and stamped may lead to 

rejection. In case of any clarifications, please contact undersigned at Administrative 

Building, BRBNMPL, __(address)__ Phone No. _____________________ 

……………………………………… 

Authorised Signatory (BRBNMPL) 

 

We  have  carefully  read  the  terms  &  conditions  mentioned  in  Enquiry  No. 

_____________ as mentioned above and we don’t have any counter conditions and 

enclosed required documents. 

……………………………………… 

Authorised Signature with Name and Company seal with date 


background image

P a g e

 | 280 

 

 

Annexure 33a: Public Procurement Policy for Micro and Small 

Enterprises (MSEs) Order, 2012 

(Refer Para 2.7.1) 

 

Ministry of Micro, Small and Medium Enterprises 

Office of Development Commissioner (MSME) 

New Delhi,  

The 23

rd

 March, 2012  

ORDER 

 

Public Procurement Policy for Micro and Small Enterprises (MSEs) Order, 2012 

 

Whereas,  the  Central Government  Ministries,  Departments  and Public  Sector 

Undertakings shall procure minimum of 20 per cent of their annual value of goods or 

services from Micro and Small Enterprises;  

And  whereas,  the  Public  Procurement  Policy  shall  apply  to  Micro  and  Small 

Enterprises registered with District Industries Centers or Khadi and Village Industries 

Commission or Khadi and Village Industries Board or Coir Board or National Small 

Industries Corporation or Directorate of Handicrafts and Handloom or any other body 

specified by Ministry of Micro, Small and Medium Enterprises;  

And  whereas,  the  Public  Procurement  Policy  rests  upon  core  principles  of 

competitiveness, adhering to sound procurement practices and execution of orders for 

supply  of  goods  or  services  in  accordance  with  a  system  which  is  fair,  equitable, 

transparent, competitive and cost effective; and  

And  whereas,  for  facilitating  promotion  and  development  of  micro  and  small 

enterprises, the Central Government or the State Government, as the case may be, 

by Order notify from time to time, preference policies in respect of procurement of 

goods and services, produced and provided by micro and small enterprises, by its 

Ministries or Departments, as the case may be, or its aided institutions and  public 

sector enterprises.  

Now, therefore, in exercise of the powers conferred in section 11 of the Micro, 

Small  and  Medium  Enterprises  Development  (MSMED)  Act  2006,  the  Central 

Government, by Order, notifies the Public Procurement Policy (hereinafter referred to 

as the Policy) in respect of procurement of goods and services, produced and provided 

by  micro  and  small  enterprises,  by  its  Ministries,  Departments  and  Public  Sector 

Undertakings.  
2.   Short title and commencement 

 

(1)   This  Order  is  titled  as  ‘Public  Procurement  Policy  for  Micro  and  Small 

Enterprises (MSEs) Order, 2012’.  

 

(2)   It shall come into force with effect from 1

st

 April 2012.  

 

3.   Mandatory procurement from Micro Small and Enterprises 

 

(1)   Every Central Ministry or Department or Public Sector Undertaking shall set 


background image

P a g e

 | 281 

 

 

an annual goal of procurement from Micro and Small Enterprises from the 

financial  year  2012-13  and  onwards,  with  the  objective  of  achieving  an 

overall procurement of minimum of 20 per cent, of total annual purchases 

of  products  produced  and  services  rendered  by  Micro  and  Small 

Enterprises in a period of three years.  

(2)   Annual goal of procurement also include sub-contracts to Micro and Small 

Enterprises  by  large  enterprises  and  consortia  of  Micro  and  Small 

Enterprises formed by National Small Industries Corporation.  

(3)   After a period of three years i.e. from 1

st

 April 2015, overall procurement 

goal of minimum of 20 per cent shall be made mandatory.  

(4)   The Central Ministries, Departments and Public Sector Undertakings which 

fail to meet the annual goal shall substantiate with reasons to the Review 

Committee headed by Secretary (Micro, Small and Medium Enterprises), 

constituted in Ministry of Micro, Small and Medium Enterprises, under this 

Policy.  

4.   Special provisions for Micro and Small Enterprises owned by Scheduled 

Castes or Scheduled Tribes 

 

Out  of  20  per  cent  target  of  annual  procurement  from  Micro  and  Small 

Enterprises, a sub-target of 20 per cent (i.e., 4 per cent out of 20 per cent) shall 

be earmarked for procurement from Micro and Small Enterprises owned by the 

Scheduled Caste or the Scheduled Tribe entrepreneurs. Provided that, in event 

of failure of such Micro and Small Enterprises to participate in tender process or 

meet tender requirements and L1 price, 4 per cent sub-target for procurement 

earmarked  for  Micro  and  Small  Enterprises  owned  by  Scheduled  Caste  or 

Scheduled  Tribe  entrepreneurs  shall  be  met  from  other  Micro  and  Small 

Enterprises.  

5.   Reporting of targets in Annual Report 

 

(1)   The data on Government procurements from Micro and Small Enterprises 

is  vital  for  strengthening  the  Policy  and  for  this  purpose,  every  Central 

Ministry or Department or Public Sector Undertaking shall report goals set 

with respect to procurement to be met from Micro and Small Enterprises 

and achievement made thereto in their respective Annual Reports.  

(2)   The annual reporting shall facilitate in better understanding of support being 

provided  by  different  Ministries  or  Departments  or  Public  Sector 

Undertakings to Micro and Small Enterprises.  

6.   Price quotation in tenders 

 

(1)   In  tender,  participating  Micro  and  Small  Enterprises  quoting  price  within 

price band of L1+15 per cent shall also be allowed to supply a portion of 

requirement by bringing down their price to L1 price in a situation where L1 

price is from someone other than a Micro and Small Enterprise and such 

Micro and Small Enterprise shall be allowed to supply 

at least 20 per cent 

of total tendered value.  


background image

P a g e

 | 282 

 

 

(2)   In case of more than one such Micro and Small Enterprise, the supply shall 

be shared proportionately (to tendered quantity).  

7.   Developing Micro and Small Enterprise vendors  

 

The Central Ministries or Departments or Public Sector Undertakings shall take 

necessary  steps  to  develop  appropriate  vendors  by  organizing  Vendor 

Development  Programmes  or  Buyer-Seller  Meets  and  entering  into  Rate 

Contract with Micro and Small Enterprises for a specified period in respect of 

periodic requirements.  

8.   Annual  Plan  for  Procurement  from  Micro  and  Small  Enterprises  on 

websites 

 

The Ministries or Departments or Public Sector Undertakings shall also prepare 

Annual Procurement Plan for purchases and upload the same on their official 

website so that Micro and Small Enterprises may get advance information about 

requirement of procurement agencies.  

9.   Enhancing participations of Micro and Small Enterprises including those 

owned  by  Scheduled  Castes  or  Scheduled  Tribes  in  Government 

procurements 

 

For  enhancing  participation  of  Scheduled  Castes  or  Scheduled  Tribes  in 

Government procurement, the Central Government Ministries, Departments and 

Public Sector Undertakings shall take following steps, namely: -  
(a)   Special Vendor Development Programmes or Buyer-Seller Meets shall be 

conducted  by  Departments/Public  Sector  Undertakings  for  Scheduled 

Castes or Scheduled Tribes;  

(b)   Outreach  programmes  shall  be  conducted  by  National  Small  Industries 

Corporation  to  cover  more  and  more  Micro  and  Small  Enterprises  from 

Scheduled  Castes  or  Scheduled  Tribes  under  its  schemes  of  consortia 

formation; and  

(c)   National  Small  Industries  Corporation  shall  open  a  special  window  for 

Scheduled Castes or Scheduled Tribes under its Single Point Registration 

Scheme (SPRS).  

10.   Reduction in transaction cost 

 

To reduce transaction cost of doing business, Micro and Small Enterprises shall 

be facilitated by providing them tender sets free of cost, exempting Micro and 

Small Enterprises from payment of earnest money, adopting e-procurement to 

bring in transparency in tendering process and setting up a Grievance Cell in the 

Ministry of Micro, Small and Medium Enterprises.  

11.   Reservation of specific items for procurement 

 

To enable wider dispersal of enterprises in the country, particularly in rural areas, 

the Central Government Ministries or Departments or Public Sector Undertakings 

shall continue to procure 358 items (Appendix) from Micro and Small Enterprises, 


background image

P a g e

 | 283 

 

 

which have been reserved for exclusive purchase from them. This will help in 

promotion and growth of Micro and Small Enterprises, including Khadi and village 

industries, which play a critical role in fostering inclusive growth in the country.  

12.   Review Committee  

 

(1)   A  Review  Committee  has  been  constituted  under  the  Chairmanship  of 

Secretary, Ministry of Micro, Small and Medium Enterprises, for monitoring 

and review of Public Procurement Policy for Micro and Small Enterprises 

vide Order No. 21(1)/2007-MA dated the 21

st

 June 2010 (Annexure).  

(2)   This  Committee  shall,  inter  alia,  review  list  of  358  items  reserved  for 

exclusive  purchase  from  Micro  and  Small  Enterprises  on  a  continuous 

basis, consider requests of the Central Ministries or Departments or Public 

Sector Undertakings for exemption from 20 per cent target on a case to 

case basis and monitor achievements under the Policy.  

13.   Setting up of Grievance Cell 

 

In  addition,  a  ‘Grievance  Cell’  will  be  set  up  in  Ministry  of  Micro,  Small  and 

Medium Enterprises for redressing grievances of Micro and Small Enterprises in 

Government procurement. This cell shall take up issues related to Government 

procurement  raised  by  Micro  and  Small  Enterprises  with  Departments  or 

agencies concerned, including imposition of unreasonable conditions in tenders 

floated  by  Government  Departments  or  agencies  that  put  Micro  and  Small 

Enterprises at a disadvantage.  

14.   Special Provisions for Defence Procurements 

 

Given their unique nature, defence armament imports shall not be included in 

computing  20  per  cent  goal  for  Ministry  of  Defence.  In  addition,  defence 

equipment  like  weapon  systems,  missiles,  etc.  shall  remain out  of  purview  of 

such Policy of reservation.  

15.   Monitoring of Goals 

 

The monitoring of goals set under the Policy shall be done, in so far as they relate 

to the Defence sector, by Ministry of Defence itself in accordance with suitable 

procedures to be established by them.  

16.   Removal of difficulty 

 

Any difficulties experienced during the course of implementation of the above 

Policy  shall  be  clarified  by  Ministry  of  Micro,  Small  and  Medium  Enterprises 

through suitable Press releases which would be kept on the public domain.  

[F.No.21(1)/2011-MA] 

(AMARENDRA SINHA)  

Additional Secretary and Development Commissioner (MSME)  

 

 


background image

P a g e

 | 284 

 

 

Public Procurement Policy for Micro and Small Enterprises (MSEs) 

Amendment Order, 2018 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 285 

 

 

Annexure 33b: List of items reserved for purchase from Small Scale 

Industrial units including Handicraft sector 

 

Sl. No.  Item Description 

Sl. No.  Item Description 

1.   AAC/and ACSR Conductor upto 19 strands  

2.   Agricultural Implements  

(a) Hand Operated tools and implements  

(b) Animal driven implements  

3.   Air/Room Coolers  

4.   Aluminium builder's hardware  

5.   Ambulance stretcher  

6.   Ammeters / ohm meter / Volt meter (Electro-

magnetic upto Class I accuracy)  

7.   Anklets Web Khaki  

8.   Augur (Carpenters)  

9.   Automobile Head Lights Assembly  

10. Badges cloth embroidered and metals  

11. Bags of all types i.e. made of leather, cotton, 

canvas and jute etc. including kit bags, mail 

bags, sleeping bags and water-proof bag.  

12. Bandage cloth  

13. Barbed Wire  

14. Basket cane (Procurement can also be made 

from  State  Forest  Corporation  and  State 

Handicrafts Corporation)  

15. Bath tubs  

16. Battery Charger  

17. Battery Eliminator  

18. Beam Scales (upto 1.5 tons)  

19. Belt leather and straps  

20. Bench Vices  

21. Bituminous Paints  

22. Blotting Paper  

23. Bolts and Nuts  

24. Bolts Sliding  

25. Bone Meal  

26. Boot Polish  

27. Boots and Shoes of all types including canvas 

shoes  

28. Bowls  

29. Boxes Leather  

30. Boxes made of metal  

31. Braces  

32. Brackets other than those used in Railways  

33. Brass Wire  

34. Brief Cases (other than moulded luggage)  

35. Brooms  

36. Brushes of all types  

37. Buckets of all types  

38. Button of all types  

39. Candle Wax Carriage  

40. Cane  Valves/stock  valves  (for  water  fittings 

only)  

41. Cans metallic (for milk and measuring) 

 42. Canvas Products:  

(a)   Water Proof Deliver, Bags to spec. No. 

IS - 1422/70  

(b)   Bonnet  Covers  and  Radiators  Muff.  to 

spec. Drg. Lv 7/NSN/IA/130295  

43. Capes Cotton and Woollen  

44. Capes Waterproof  

45. Castor Oil  

46. Ceiling roses upto 15 amps  

47. Centrifugal steel plate blowers  

48. Centrifugal Pumps suction and delivery 150 

mm. x 150 mm  

49. Chaff Cutter Blade  

50. Chains lashing  

51. Chappals and sandals  

52. Chamois Leather  

53. Chokes for light fitting  

54. Chrome  Tanned  leather  (Semi-finished 

Buffalo and Cow)  

55. Circlips  

56. Claw Bars and Wires  

57. Cleaning Powder  

58. Clinical Thermometers  

59. Cloth Covers  

60. Cloth Jaconet  

61. Cloth Sponge  

62. Coir fibre and Coir yarn  

63. Coir mattress cushions and matting  

64. Coir Rope hawserlaid  

65. Community Radio Receivers  

66. Conduit pipes  

67. Copper nail  

68. Copper Napthenate  

69. Copper sulphate  

70. Cord Twine Maker  

71. Cordage Others  

72. Corrugated Paper Board and Boxes  

73. Cotton Absorbent  

74. Cotton Belts  

75. Cotton Carriers  

76. Cotton Cases  

77. Cotton Cord Twine 

78. Cotton Hosiery  

79. Cotton Packs  

80. Cotton Pouches  

81. Cotton Ropes  

82. Cotton Singlets  

83. Cotton Sling  

84. Cotton Straps  

85. Cotton tapes and laces  

 

  


background image

P a g e

 | 286 

 

 

Sl. No.  Item Description 

Sl. No.  Item Description 

86.   Cotton Wool (Non-absorbent)  

87.   Crates Wooden and plastic  

88.   (a)  Crucibles  upto  No.  200  (b)  Crucibles 

Graphite upto No. 500 (c) Other Crucibles 

upto 30 kgs.  

89.   Cumblies and blankets  

90.   Curtains mosquito  

91.   Cutters  

92.   Dibutyl phthalate  

93.   Diesel engines upto 15 H.P  

94.   Dimethyl Phthalate  

95.   Disinfectant Fluids  

96.   Distribution Board upto 15 amps  

97.   Domestic  Electric  appliances  as  per  BIS 

Specifications: Toaster Electric, Elect. Iron, 

Hot  Plates,  Elect.  Mixer,  Grinders,  Room 

heaters and convectors and ovens  

98.   Domestic  (House  Wiring)  P.V.C.  Cables 

and  Wires  (Aluminum)  Conforming  to  the 

prescribed  BIS  Specifications  and  upto 

10.00 mm sq. nominal cross section  

99.   Drawing and Mathematical Instruments  

100. Drums and Barrels  

101. Dust Bins  

102. Dust Shield leather  

103.  Dusters  Cotton  all  types  except  the  items 

required in Khadi  

104. Dyes:  

(a) Azo Dyes (Direct and Acid)  

(b) Basic Dyes  

105. Electric Call bells/buzzers/door bells  

106. Electric Soldering Iron  

107. Electric Transmission Line Hardware items 

like  steel  cross  bars,  cross  arms  clamps 

arching horn, brackets, etc  

108. Electronic door bell  

109. Emergency Light (Rechargeable type)  

110. Enamel Wares and Enamel Utensils  

111. Equipment camouflage Bamboo support  

112. Exhaust Muffler  

113. Expanded Metal  

114. Eyelets 

115. Film Polythene - including wide width film  

116. Film spools and cans  

117. Fire Extinguishers (wall type)  

118. Foot Powder  

119. French polish 

120. Funnels  

121. Fuse Cut outs  

122. Fuse Unit  

123. Garments  (excluding  supply  from  Indian 

Ordnance Factories)  

124. Gas mantels  

125. Gauze cloth  

126. Gauze surgical all types  

127. Ghamellas (Tasllas) 

128. Glass Ampules  

129. Glass and Pressed Wares  

130. Glue  

131. Grease Nipples and Grease guns  

132. Gun cases  

133. Gun Metal Bushes  

134. Gumtape  

135. Hand drawn carts of all types  

136. Hand gloves of all types  

137. Hand Lamps Railways  

138. Hand numbering machine  

139. Hand  pounded  Rice  (polished  and 

unpolished)  

140. Hand presses  

141. Hand Pump  

142. Hand Tools of all types  

143. Handles 

wooden 

and 

bamboo 

(Procurement can also be made from State 

Forest  Corpn.  and  State  Handicrafts 

Corporation)  

144. Harness Leather  

145. Hasps and Staples  

146. Haver Sacks  

147. Helmet Non-Metallic  

148. Hide and country leather of all types  

149. Hinges  

150. Hob nails  

151. Holdall  

152. Honey  

153. Horse and Mule Shoes  

154. Hydraulic Jacks below 30-ton capacity  

155. Insecticides  Dust  and  Sprayers  (Manual 

only)  

156. Invalid wheeled chairs.  

157. Invertor domestic type upto 5 KVA  

158. Iron (dhobi)  

159. Key board wooden 

160. Kit Boxes  

161. Kodali  

162. Lace leather  

163. Lamp holders  

164. Lamp signal  

165. Lanterns Posts and bodies  

166. Lanyard  

167. Latex foam sponge  

168. Lathies  

169. Letter Boxes  

170. Lighting Arresters - upto 22 kv  

171. Link Clip  

172. Linseed Oil  

173. Lint Plain  

174. Lockers  

175. Lubricators  

176. L.T. Porcelain KITKAT and Fuse Grips  

 


background image

P a g e

 | 287 

 

 

Sl. No.  Item Description 

Sl. No.  Item Description 

177. Machine Screws  

178. Magnesium Sulphate 

179. Mallet Wooden  

180. Manhole covers  

181. Measuring Tapes and Sticks  

182. Metal clad switches (upto 30 Amps)  

183. Metal Polish  

184. Metallic  containers  and  drums  other  than 

N.E.C. (Not elsewhere classified)  

185. Metric weights  

186. Microscope for normal medical use  

187. Miniature bulbs (for torches only)  

188. M.S. Tie Bars  

189. Nail Cutters  

190. Naphthalene Balls  

191. Newar  

192. Nickel Sulphate  

193. Nylon Stocking  

194. Nylon Tapes and Laces  

195. Oil Bound Distemper  

196. Oil Stoves (Wick stoves only)  

197. Pad locks of all types  

198. Paint remover  

199. Palma Rosa Oil  

200. Palmgur  

201. Pans Lavatory Flush  

202. Paper  conversion  products-  paper  bags, 

envelops,  Ice-cream  cup,  paper  cup  and 

saucers and paper Plates  

203. Paper Tapes (Gummed) 

204. Pappads  

205. Pickles and Chutney  

206. Piles fabric  

207. Pillows  

208. Plaster of Paris  

209. Plastic  Blow  Moulded  Containers  upto  20 

litre  excluding  Poly  Ethylene  Terphthalate 

(PET) Containers  

210. Plastic cane  

211. Playing Cards 

212. Plugs and Sockets electric upto 15 Amp  

213. Polythene bags  

214. Polythene Pipes  

215. Post Picket (Wooden)  

216. Postal Lead seals  

217. Potassium Nitrate  

218. Pouches  

219. Pressure Die Casting upto 0.75 kg  

220. Privy Pans  

221. Pulley Wire  

222. PVC footwears  

223. PVC pipes upto 110 mm  

224. PVC Insulated Aluminium Cables (upto 120 

sq. mm) (ISS:694)  

225. Quilts, Razais  

226. Rags  

227. Railway Carriage light fittings  

228. Rakes Ballast 

229. Razors  

230. RCC Pipes upto 1200 mm. dia  

231. RCC Poles Prestressed  

232. Rivets of all types  

233. Rolling Shutters  

234. Roof light Fittings  

235. Rubber Balloons  

236. Rubber Cord  

237. Rubber Hoses (Unbranded)  

238. Rubber Tubing (Excluding braided tubing)  

239. Rubberised Garments Cap and Caps etc  

240. Rust/Scale Removing composition  

241. Safe meat and milk  

242. Safety matches  

243. Safety Pins (and other similar products like 

paper pins, staple pins etc.)  

244. Sanitary Plumbing fittings  

245. Sanitary Towels  

246.  Scientific  Laboratory  glass  wares  (Barring 

sophisticated items)  

247. Scissors cutting (ordinary) 

248. Screws of all types including High Tensile  

249. Sheep skin all types  

250. Shellac  

251. Shoe laces  

252. Shovels  

253. Sign Boards painted  

254. Silk ribbon  

255. Silk Webbing  

256. Skiboots and shoes  

257. Sluice Valves  

258. Snapfastner (Excluding 4 pcs. ones)  

259. Soap Carbolic  

260. Soap Curd  

261. Soap Liquid  

262. Soap Soft  

263. Soap washing or laundary soap  

264. Soap Yellow  

265. Socket/pipes  

266. Sodium Nitrate  

267. Sodium Silicate  

268. Sole leather  

269. Spectacle frames  

270. Spiked boot  

271. Sports  shoes  made  out  of  leather  (for  all 

Sports games)  

272. Squirrel  Cage  Induction  Motors  upto  and 

including 100 KW440 volts 3 phase  

273. Stapling machine  

274. Steel Almirah  

275. Steel beds stead  

276. Steel Chair  

 

 


background image

P a g e

 | 288 

 

 

Sl. No.  Item Description 

Sl. No.  Item Description 

277. Steel desks  

278. Steel racks/shelf  

279. Steel stools  

280. Steel trunks 

281. Steel wool  

282. Steel  and  aluminium  windows  and 

ventilators 

283. Stockinet  

284. Stone and stone quarry rollers  

285. Stoneware jars  

286. Stranded Wire  

287. Street light fittings  

288. Student Microscope  

289. Studs (excluding high tensile)  

290. Surgical Gloves (Except Plastic)  

291. Table knives (Excluding Cutlery)  

292. Tack Metallic 

293. Taps  

294. Tarpaulins  

295. Teak fabricated round blocks  

296. Tent Poles  

297.  Tentage  Civil/Military  and  Salitah  Jute  for 

Tentage  

298. Textiles  manufactures  other  than  N.E.C. 

(not elsewhere classified)  

299. Tiles  

300. Tin Boxes for postage stamp  

301. Tin can unprinted upto 4  gallons’ capacity 

(other than can O.T.S.)  

302. Tin Mess  

303. Tip Boots  

304. Toggle Switches  

305. Toilet Rolls  

306. Transformer type  welding  sets conforming 

to IS:1291/75 (upto 600 amps)  

307. Transistor Radio upto 3 band  

308. Transistorised Insulation - Testers 

309. Trays  

310. Trays for postal use  

311. Trolley  

312. Trollies - drinking water  

313. Tubular Poles  

314. Tyres and Tubes (Cycles)  

315. Umbrellas  

316. Utensils all types  

317. Valves Metallic  

318. Varnish Black Japan  

319. Voltage Stablisers including C.V.T's  

320. Washers all types  

321. Water Proof Covers  

322. Water Proof paper  

323. Water tanks upto 15,000 litres capacity 

324. Wax sealing  

 325. Waxed paper  

326. Weighing Scale  

327. Welded Wire mash  

328. Wheel barrows  

329. Whistle  

330. Wicks cotton  

331. Wing Shield Wipers (Arms and Blades only)  

332. Wire brushes and Fibre Brushes  

333. Wire Fencing and Fittings  

334. Wire nails and Horse shoe nails  

335. Wire  nettings  of  gauze  thicker  than  100 

mesh size  

336. Wood Wool  

337. Wooden ammunition boxes 

338. Wooden Boards  

339. Wooden Box for Stamps  

340. Wooden  Boxes  and  Cases  N.E.C.  (Not 

elsewhere classified)  

341. Wooden Chairs  

342. Wooden Flush Door Shutters  

343. Wooden packing cases all sizes  

344. Wooden pins  

345. Wooden plugs  

346. Wooden shelves  

347. Wooden veneers  

348. Woolen hosiery  

349. Zinc Sulphate  

350. Zip Fasteners 

 

 


background image

P a g e

 | 289 

 

 

HANDICRAFT ITEMS 

Sl.No.   Item Description  

 

Source of Supply 

351.   Cane furniture    

 

North Eastern Handicrafts and Handlooms  

 

 

 

 

 

Development Corporation  

 

 

 

 

 

Assam Govt. Marketing Corpn.  

 

 

 

 

 

Craft Society of Manipur  

 

 

 

 

 

Nagaland Handicrafts and Handlooms Development Corpn.  

352.   Bamboo file tray,  

 

 

 

-do-  

 

Baskets, Pencil stand,  

 

side racks etc.  

353.   Artistic Wooden Furniture  

Rajasthan Small Industries Corpn.,  

 

 

 

 

 

U.P. Export Corporation.  

354.   Wooden paper weight, racks etc.  

 

-do-  

355.   Glass covers made of wood  

 

 

-do-  

 

and grass jute  

356.   Jute furniture    

 

West Bengal Handicrafts Dev. Corpn.  

 

 

 

 

 

Jute Mfg. Development Corporation  

 

 

 

 

 

Orissa State Handicrafts Dev. Corpn.  

357.   Jute bags, file cover    

 

 

-do-  

358.   Woollen and silk carpets  

U.P. Export Corporation  

 

 

 

 

 

J and K Sale and Export Corporation 

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

 

 

 

 

 

 

  

 

 

  

 

 

 

 

  

 

 

 


background image

P a g e

 | 290 

 

 

Annexure 33c: Declaration & Undertaking by Micro & Small Scale 

Enterprises/Startup Companies

 

 

(To be filled in the Company letter head) 

 

Date: ………………… 

 

Declaration & Undertaking by Micro & Small Scale Enterprises/Startup Companies 

 

Sl No  Particulars 

Details 

Is your organization Proprietary / 

Partnership / Private Limited Company / 

Public Limited Company / Others 

 

………………………………….. 

 

Does your organization belong to Micro / 

Small / Medium scale Industry / Startup / 

others 

(Please tick mark appropriate box. If 

bidder is Startup & MSE, then please 

tick mark both) 

Micro 

Small Scale 

Medium 

Startup Company 

Others 

Whether Manufacturer for the tendered 

items (supply) / Service Provider for the 

tendered services as per MSE 

certification. 

(Please tick mark the appropriate) 

Manufacturer for supply items 

Service Provider for services 

Trader/reseller/authorized 

agent/distributor 

Non MSE Bidder 

In case you belong to Micro / Small / 

Medium Scale Enterprises, whether you 

are registered under SC / ST Category 

(Please tick mark the appropriate) 

Yes 

No 

If yes, 

SC 

ST 

In case you belong to Micro / Small / 

Medium Scale Enterprises, whether the 

same is owned by women 

(Please tick mark the appropriate) 

Yes 

No 

If yes, valid documentary 

evidence to be submitted 

 

A. Categorisation of MSE/SC-ST Vendors 

 

1. 

In  case  of  Micro/Small/Medium  scale  Enterprises,  kindly  attach  Registration 

Certificate issued by DIC/KVIC/KVIB/Coir Board/NSIC/Directorate of Handicrafts 

and Handlooms, or any other body specified by MSME for authentication such 

as Udyog Aadhaar Memorandum/Acknowledgment. 

 

2. 

SC/ST entrepreneurs registered under MSEs need to submit valid documentary 

evidence. 

 

 


background image

P a g e

 | 291 

 

 

B. Categorisation of Startup Companies 

 

Bidder  who  intends  to  participate  as  ’Startup’’  company  should  also  enclose  the 

Certificate of Recognition issued by Department of Industrial Policy and Promotion, 

Ministry of Commerce & Industry, Govt. of India. 

 

C. Declaration in case of MSE Bidders / Startup Companies 

 

In  terms  of  Tender  Conditions  applicable  for  Micro  &  Small  Enterprises  (MSEs)  / 

Startups, we hereby declare as under: - 

 

a.  We are a Micro / Small Enterprise, as on bid closing date of this tender. 
b.  We are a Manufacturer of the quoted supply item(s)/service provider for quoted 

services and valid documentary evidence for same is submitted. 

c.  MSE certificate submitted by us is authentic & valid as on bid closing date of this 

tender. 

d.  We  are  a  ’Startup’’  company  and  we  are  enclosing  copy  of  certificate  of 

recognition issued by Department of Industrial Policy and Promotion, Ministry of 

Commerce & Industry, Govt. of India. 

e.  We  are  a  Micro  /  Small  Enterprise  which  is  owned  by  women  and  we  are 

submitting valid documentary evidence for the same (to be specified). 

 

We  declare  the  above  details  are  true.  In  case  any  of  the  details  are  found  to  be 

false/untrue,  our  offer  will  be  liable  for  rejection  /cancellation  of  order/subjected  to 

appropriate actions as per tender Terms & Conditions. 

 

 

………………………. 

Authorized Signatory 

(With Company Seal & Signature) 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 292 

 

 

Annexure 34: Public Procurement (Preference to Make in India) 

Order, 2017 

(Refer Para 2.7.2) 

 


background image

P a g e

 | 293 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 294 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 295 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 296 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 297 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 298 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PART C: STANDARD BIDDING 

DOCUMENT (SBD) 


background image

P a g e

 | 299 

 

 

Standard Bidding Document (SBD) 

(Procurement of Goods and Services) 

(Name, address, telephone no., Fax, e-mail, Website etc. of the Unit) 

 

Not Transferable 

 

Security Classification: _________________ 

 

 

TENDER DOCUMENT FOR PURCHASE OF _______________________________  

 

Tender No. ………………………………………… dated …………………… 

 

This tender document contains …………………. pages 

 

The tender document is sold to: 

 

 

M/s. _____________________________________________________________ 

 

Address __________________________________________________________ 
 

   __________________________________________________________ 

 

   __________________________________________________________ 

 

 

Details of Contact person in BRBNMPL regarding this tender:  

 

 

Name:…………………………………………….. Designation: …………………………… 

 

 

 

Address 

 

 

 

 

 

 

Phone, Fax  : 

 

Email  

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 300 

 

 

Contents 

 

Section I 

:  Notice Inviting Tender (NIT) 

Section II 

:  General Instructions to Tenderers (GIT) 

Part I 

:  General Instructions Applicable to all Types of Tenders 

Part II 

:  Additional General Instructions Applicable to Specific Types of 

Tenders 

Section III 

:  Special Instructions to Tenderers (SIT) 

Section IV 

:  General Conditions of Contract (GCC) 

Section V 

:  Special Conditions of Contract (SCC) 

Section VI 

:  List of Requirements 

Section VII  :  Technical Specifications 
Section VIII  :  Quality Control Requirements 
Section IX 

:  Qualification / Eligibility Criteria 

Section X 

:  Tender Form 

Section XI 

:  Price Schedule 

Section XII  :  Questionnaire 
Section XIII  :  Bank Guarantee Form for EMD 
Section XIV  :  Manufacturer's Authorization Form 
Section XV  :  Bank Guarantee Form for Performance Security 
Section XVI  :  Contract Form 
Section XVII  :  Letter of Authority for attending a Bid Opening 
Section XVIII  :  Shipping Arrangements for Liner Cargoes 

:  In Respect of CFR / CIF / Turnkey / FOR Contracts For Import 

:  In Respect of  FOB / FAS Contracts For Imports 

Section XIX  :  Proforma of Bills for Payments 
Section XX  :  Proforma of Pre-contract Integrity Pact 

 


background image

P a g e

 | 301 

 

 

 

Section I: Notice Inviting Tender (NIT) 

(Name, address, telephone no., Fax, e-mail, website etc. of the Unit) 

 

 

………………………………. 

 

 

 

 

 

…………………. 

(Tender Sl. No.) 

 

 

 

 

 

 

 

(Date) 

 

 

1.  Sealed  tenders  are  invited  from  eligible  and  qualified  tenderers  for  supply  of 

following goods & services: 

 

Schedule No.  Brief Description 

of Goods / 

Services 

Quantity 

(with unit) 

Earnest Money 

(in Rs.) 

Remarks 

 

 

 

 

 

 

Type of Tender (Two Bid / PQB / EOI / RC / 

Development / Indigenization / Disposal of 

Scrap / Security item etc. 

 

Date of Sale of tender documents 

From …… to …… during office hours 

Price of the Tender Document 

 

Closing date and time for receipt of tenders   
Place of receipt of tenders 

 

Time and date of opening of tenders 

 

Place of opening of tenders 

 

Nominated Person / Designation to Receive 

Bulky Tender (Clause 21.1 of GIT) 

 

 

2.  Interested tenderers may obtain further information about this requirement from 

the  above  office  selling  the  documents.  They  may  also  visit  our  website 

mentioned above for further details. 

 

3.  Tender documents may be purchased on payment of non-refundable fee of Rs. 

...............  (amount) per set through Online Bank Transfer (proof of online transfer 

to be submitted) or through in any other Electronic mode of payment such as 

Debit Card powered by RuPay, Unified Payments Interface (UPI) (BHIM-UPI), 

Unified Payments Interface Quick Response Code (UPI QR Code) (BHIM-UPI 

QR Code) or in the form of account payee demand draft/Banker’s cheque, drawn 

on a scheduled commercial bank in India, in favour of Bharatiya Reserve Bank 

Note Mudran Private Limited, payable at ………….. (name of the place). 


background image

P a g e

 | 302 

 

 

 

 

4.  If requested, the tender documents will be mailed by registered post / speed post 

to the domestic tenderers and by international courier to the foreign tenderers, 

for which extra expenditure per set will be Rs. …………..  for domestic post and 

Rs.  ………..  for  international  courier.  The  tenderer  is  to  add  the  applicable 

postage cost in the non-refundable fee mentioned in Para 3 above. 

 

5.  Tenderer may also download the tender documents from the web site and submit 

its tender by utilizing the downloaded document, along with the required non-

refundable fee as mentioned in Para 3 above. 

 

6.  Tenderers shall ensure that their tenders, duly sealed and signed, complete in 

all respects as per instructions contained in the Tender Documents, are dropped 

in the tender box located at the address given below on or before the closing 

date and time indicated in the Para 1 above, failing which the tenders will  be 

treated as late and rejected.  

 

7.  In the event of any of the above mentioned dates being declared as a holiday / 

closed day for the purchase organisation, the tenders will be sold / received / 

opened on the next working day at the appointed time. 

 

8.  The tender documents are not transferable. 

 

9.  BRBNMPL reserves the right to accept/reject/cancel any or all tender documents 

without  assigning  any  reason  thereof.  BRBNMPL  also  reserves  the  right  to 

accept  the  tender  in  whole  or  part.  Incomplete  documents  not  submitted  in 

accordance with the directions issued shall be liable for rejection.  

 

10.  Tenderer shall note that the tender document is kept same for all schedules, if 

more than one schedule is specified, for administrative convenience. BRBNMPL 

reserves the right to conclude contract for each schedule independently as per 

the response and qualification. 

 

11. 

Exemption for MSEs and Startups: The tenderers who are currently registered 

and  shall  continue  to  remain  registered  during  the  tender  validity  period  with 

Central Purchase Organisation (CPO) or as a Micro and Small Enterprise (MSE) 

as defined in MSEs Order 2012 issued by Ministry of Micro, Small and Medium 

Enterprises (MSME) or as a Startup as recognised by Department for Promotion 

of Industry and Internal Trade (DPIIT), are exempted from payment of 

tender fee 

and 

earnest  money.  In  case  the tenderer falls  in  these  categories,  it  should 

furnish certified copy of its valid registration details (registration with CPO or as 

a MSE or Startup, as the case may be).  

Micro & Small Enterprises must attach Registration Certificate issued by DIC / 

KVIC / KVIB / Coir Board / NSIC / Directorate of Handicrafts and Handlooms, or 

any other body specified by MSME for authentication such as Udyog Aadhaar 

Memorandum /  Acknowledgment. 

 

 

 


background image

P a g e

 | 303 

 

 

 

12.  Product Reservation/Purchase Preference shall be given to MSEs as per Public 

Procurement Policy for Micro and Small Enterprises (MSEs) Order, 2012 along 

with amendments, if any, notified by Govt. of India.  

(Procuring  Entity  may  mention  the  salient  points  with  regard  to  purchase 

preference as per MSEs Order including relaxations on eligibility criteria, if any, 

applicable for the tender) 

 

13.  Purchase preference shall be given to Local Suppliers as per Public Procurement 

(Preference to Make in India) Order, 2017 along with amendments, if any, notified 

by Govt. of India.  

(Procuring  Entity  may  mention  the  salient  points  with  regard  to  purchase 

preference as per Preference to Make in India Order  including relaxations on 

eligibility criteria, if any, applicable for the tender) 

 

14.  Details of IEM for this tender is furnished below: - (If applicable for the tender) 

 

Name  : 

Address  : 

Email  : 

 

Guidelines for filling two-part tender: (if applicable) 

 

1. 

Part I: First sealed cover should contain the required EMD amount, cost of tender 

form,  technical  offer  (catalogue/brochure/specifications  etc.),  supportive 

documents related to eligibility criteria, tax related documents etc. along with ALL 

annexures  of  this tender 

except Section XI (Price Schedule). All the pages 

included as Tender Document should be legible, neatly numbered and signed by 

authorized person with official seal of the Firm as acceptance of the terms and 

conditions.  Offers  with  Counter  Conditions  is  liable  for  Rejections.  This  first 

sealed cover should be clearly super-scribed with 

“Part I - Technical Bid - For 

Supply of ____________ as per Section VI: List of requirement”. Any price 

indication in the Technical Bid will be summarily rejected. 

 

2. 

Part II: Second sealed cover should contain only section XI (Price Schedule) 

(duly  sealed  and  signed).  Format  provided  in  the  tender  document  for  price 

schedule should be followed and any other format will be liable for rejection. This 

second sealed cover should be clearly super-scribed with 

“Part II - Price Bid - 

For Supply of ________________ as per Section VI: List of requirement”. 

 

3.  The above mentioned sealed covers (Part I & II) should be put in another big 

cover, sealed and super-scribed as 

“Offer for Supply of _______________ as 

per  Section  VI:  List of  requirement”  with  due  date of opening as  ………... 

(date) and should be addressed to ……………. (Name and address). 

 

Important Note: Offers submitted not in line with the above guidelines will be 

liable for rejection. 

 


background image

P a g e

 | 304 

 

 

 

 

[Name, designation, address, tel. no. etc.  

of the officer signing the document] 

 

For and on behalf of 

………………………………………. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 305 

 

 

Section II: General Instructions to Tenderer (GIT) 

 

Part I: General Instructions Applicable to all Types of Tenders 

 

A  PREAMBLE 

 

1.   Introduction 

 

1.1  Definitions and abbreviations, which have been used in these documents, 

shall have the meanings as indicated in GCC. 

1.2  For  sake  of  convenience,  whole  of  this  Standard  Bidding  Document 

(including  all  sections)  is  written  in  reference  to  Procurement  of  Goods 

Tenders. However, this SBD would be utilized for all types of Tenders e.g. 

EOI, PQB, Rate Contract, Tenders involving Samples, Sale / Disposal of 

Scrap  Material  and  Development  /  indigenization  etc.,  Procurement  of 

Services etc. Therefore the construction of all clauses are to be interpreted 

in the context of particular type of tender beyond the letter of the clause, 

read with the additional clauses for the specific type of tenders in Part II 

GIT/ GCC. 

1.3   These tender documents have been issued for the requirements mentioned 

in Section - VI - "List of Requirements", which also indicates, inter-alia, the 

required delivery schedule and terms & place (i.e. destination) of delivery. 

1.4  This section (Section II - "General Instruction to Tenderers" - GIT) provides 

the  relevant  information  as  well  as  instructions  to  assist  the  prospective 

tenderers  in  preparation  and  submission  of  tenders.  It  also  includes  the 

mode  and  procedure  to  be  adopted  for  receipt  and  opening  as  well  as 

scrutiny and evaluation of tenders and subsequent placement of contract. 

With this limited objective, GIT is not intended to be complete by itself and 

the rest of this document - SIT, GCC and SCC in particular may also be 

thoroughly studied before filling up the Tender Document. There would be 

certain  topics  covered  in  GIT/SIT  as  well  as  in  GCC/SCC from  different 

perspectives. In  case of  any  conflict  between  these,  provisions of  GCC/ 

SCC would prevail. 

1.5  The tenderers shall also read the Special Instructions to Tenderers (SIT) 

related to this purchase, as contained in Section III of these documents and 

follow the same accordingly. Whenever there is a conflict between the GIT 

and the SIT, the provisions contained in the SIT shall prevail over those in 

the GIT. 

 

2.   Language of Tender 

 

The  tender  submitted  by  the  tenderer  and  all  subsequent  correspondence  and 

documents relating to the tender exchanged between the tenderer and BRBNMPL, 

shall be written in English or Hindi language, unless otherwise specified in the Tender. 

However, the language of any printed literature furnished by the tenderer in connection 

with its tender may be written in any other language provided the same is accompanied 


background image

P a g e

 | 306 

 

 

by Hindi or English translation. For purposes of interpretation of the tender, the English 

translation shall prevail. 

 

3.   Eligible Tenderers 

 

This  invitation  for  tenders  is  open  to  all  suppliers  who  fulfil  the  eligibility  criteria 

specified  in  these  documents.  Please  refer  to  Section  IX:  Qualification  /  Eligibility 

Criteria. 

 

4.  Eligible Goods and Services 

 

All goods and related services to be supplied under the contract shall have their origin 

in India or other countries, subject to any restriction imposed in this regard in Section 

III (SIT). The term "origin" used in this clause means the place where the goods are 

mined,  grown,  produced  or  manufactured  or  from  where  the  related  services  are 

arranged and supplied. 

 

5.  Tendering Expense 

 

The tenderer shall bear all costs and expenditure incurred and / or to be incurred by it 

in connection with its tender including preparation, mailing and submission of its tender 

and for subsequent processing the same. BRBNMPL will, in no case be responsible 

or liable for any such cost, expenditure etc. regardless of the conduct or outcome of 

the tendering process. 

 

B  TENDER DOCUMENTS 

 

6.   Content of Tender Documents 

 

6.1  The tender document includes: - 

 

1.  Section I 

: Notice Inviting Tender (NIT) 

2.   Section II 

: General Instructions to Tenderers (GIT) 

 

Part I 

: General Instructions applicable to all types of tenders 

 

Part II 

: Additional General Instructions applicable to specific types 

 

  of tenders 

3.   Section III  : Special Instructions to Tenderers (SIT) 

4.   Section IV  : General Conditions of Contract (GCC) 

5.    Section V  : Special Conditions of Contract (SCC) 

6.    Section VI  : List of Requirements 

7.     Section VII  : Technical Specifications 

8.     Section VIII  : Quality Control Requirements 

9.     Section IX  : Qualification / Eligibility Criteria 

10.   Section X  : Tender Form 

11.   Section XI  : Price Schedule 

12.  Section XII  : Questionnaire 

13.   Section XIII  : Bank Guarantee Form for EMD 

14.  Section XIV  : Manufacturer's Authorization Form 

15.  Section XV  : Bank Guarantee Form for Performance Security 


background image

P a g e

 | 307 

 

 

16.  Section XVI  : Contract Form 

17.  Section XVII : Letter of Authority for attending a Bid Opening 

18.  Section XVIII : Shipping Arrangements for Liner Cargoes 

 

: In respect of CFR, CIF, Turnkey/F.O.R. contracts for import 

 

: In respect of FOB/FAS contracts for import 

19.  Section XIX  : Proforma of Bills for Payments 

20.   Section XX  : Proforma for Pre Contract Integrity Pact 

 

6.2  The  relevant  details  of  the  required  goods  and  services,  the  terms, 

conditions  and  procedure  for  tendering,  tender  evaluation,  placement  of 

contract, the applicable contract terms and, also, the standard formats to 

be  used  for  this  purpose  are  incorporated  in  the  above-mentioned 

documents.  The  interested  tenderers  before  formulating  the  tender  and 

submitting the same to BRBNMPL, should read and examine all the terms, 

conditions, instructions etc. contained in the tender documents. Failure to 

provide  and  /  or  comply  with  the  required  information,  instructions  etc. 

incorporated in these tender documents may result in rejection of its tender. 

 

7.    Amendments to Tender Documents 

 

7.1  At any time prior to the deadline for submission of tenders, BRBNMPL 

may, for any reason deemed fit by it, modify the tender documents by 

issuing suitable amendments to it. 

7.2   Such an amendment will be uploaded in the website and notified in writing 

by registered / speed post or by fax / telex / e-mail, followed by copy of the 

same by suitable recorded post to all prospective tenderers, which have 

received the tender documents and will be binding on them. 

7.3   In order to provide reasonable time to the prospective tenderers to take 

necessary  action  in  preparing  their  tenders  as  per  the  amendment, 

BRBNMPL may, at its discretion extend the deadline for the submission 

of  tenders  and  other  allied  time  frames,  which  are  linked  with  that 

deadline. 

 

8.   Pre-Bid conference 

 

If found necessary, a pre-bid conference may be stipulated in the SIT, for clarification/ 

amendment  to  Technical  specifications  /  techno-commercial  conditions  in  two-bid 

tenders. 

 

9.   Clarification of Tender Documents 

 

A  Tenderer  requiring  any  clarification  or  elucidation  on  any  issue  of  the  tender 

documents may take up the same with BRBNMPL in writing or by fax / e-mail / telex. 

BRBNMPL will respond in writing to such request provided the same is received by 

BRBNMPL not later than twenty one days (unless otherwise specified in the SIT) prior 

to the prescribed date of submission of tender. Copies of the query and clarification 

shall be sent to all prospective bidders who have received the bidding documents. 


background image

P a g e

 | 308 

 

 

 

C  PREPARATION OF TENDERS 

 

10.  Documents Comprising the Tender 

 

10.1 The  tender  to  be  submitted  by  Tenderer  shall  contain  the  following 

documents, duly filled in, as required: 

 

a.  Tender  Form  and  Price  Schedule  along  with  list  of  deviations  (ref 

Clause 19.4) from the clauses of this SBD, if any. 

b.  Documentary evidence, as necessary in terms of GIT clauses 3 and 

16 establishing that the tenderer is eligible to submit the tender and, 

also, qualified to perform the contract if its tender is accepted. 

c.  Documents and relevant details to establish in accordance with GIT 

clause 17 that the goods and the allied services to be supplied by the 

tenderer conform to the requirement of the tender documents along 

with list of deviations if any (ref clause 17.3 of GIT). 

d.  Earnest  money  furnished  in  accordance  with  GIT  clause  18.18.1 

alternatively,  documentary  evidence  as  per  GIT  clause  18.2  for 

claiming exemption from payment of earnest money. and 

e.  Questionnaire as per Section XII. 
f. 

Manufacturer's Authorization Form (ref Section XIV, if applicable) 

 

NB:  The  tenderers  may  also  enclose  in  their  tenders,  technical  literature  and 

other documents as and if considered necessary by them. 

 

10.2 A tender, that does not fulfil any of the above requirements and / or gives 

evasive information / reply against any such requirement, shall be liable to 

be ignored and rejected. 

 

10.3 Tender sent by fax/email/telex/cable shall be ignored. 

 

11.  Tender currencies 

 

11.1 Unless otherwise specified, the tenderer shall quote only in Indian rupees. 
11.2 Where the tender condition specifies acceptance of quotations in different 

currencies,  then,  for  domestic  goods,  prices  shall  be  quoted  in  Indian 

rupees only and for imported goods, prices shall be quoted either in Indian 

rupees or in the currency stipulated in the SIT, mentioning, inter-alia, the 

exchange rate adopted for converting foreign currency into Indian Rupees. 

As regards price(s) for allied services, if any, required with the goods, the 

same shall be quoted in Indian Rupees if such services are to be performed 

/ undertaken in India.  

11.3  Tenders,  where  prices  are  quoted  in  any  other  way  shall  be  treated  as 

unresponsive and rejected. 


background image

P a g e

 | 309 

 

 

 

12.   Tender Prices 

 

12.1 The Tenderer shall indicate on the Price Schedule provided under Section 

XI all the specified components of prices shown therein including the unit 

prices  and  total  tender  prices  of  the  goods  and  services  it  proposes  to 

supply against the requirement. All the columns shown in the price schedule 

should be filled up as required. If any column does not apply to a tenderer, 

same should be clarified accordingly by the tenderer. 

12.2  If there is more than one schedule in the List of Requirements, the tenderer 

has the option to submit its quotation for any one or more schedules and, 

also,  to  offer  special  discount  for  combined  schedules.  However,  while 

quoting  for  a  schedule,  the  tenderer  shall  quote  for  the  complete 

requirement of goods and services as specified in that particular schedule. 

12.3 The quoted prices for goods offered from within India (goods manufactured 

in India or goods of foreign origin already located in India) and that for goods 

of foreign origin offered from abroad are to be indicated separately in the 

applicable Price Schedules attached under Section Xl. 

12.4 While filling up the columns of the price schedule, the following aspects 

should be noted for compliance: 

12.5 For goods offered from within India (goods manufactured in India or goods 

of foreign origin already located in India), the prices in the corresponding 

price schedule shall be entered separately in the following manner: 
a)  The  price  of  the  goods,  quoted  ex-factory,  ex-showroom,  ex-

warehouse  or  off-the-shelf,  as  applicable,  including  Goods  and 

services  Tax,  Customs  duty  or  any  other  similar  duties  and  taxes 

already paid or payable on the components and raw material used in 

the manufacture or assembly of the goods quoted ex-factory etc. or 

on  the  previously  imported  goods  of  foreign  origin  quoted  ex-

showroom etc. 

b)  Goods and Services Tax, which will be payable on the goods in India 

if the contract is awarded. 

c)  Charges  towards  inland  transportation,  insurance  and  other  local 

costs incidental to delivery of the goods to their final destination as 

specified in the List of Requirements and 

d)  The  price  of  incidental  services,  as  and  if  mentioned  in  List  of 

Requirements. 

 

12.6 For  goods  of  foreign  origin  offered  from  abroad,  the  prices  in  the 

corresponding price schedule shall be entered separately in the following 

manner: 

 

a)  The price of goods quoted FAS / FOB port of shipment, CIF port of 

entry in India or CIF specified place of destination in India as indicated 

in the List of Requirements, 


background image

P a g e

 | 310 

 

 

b)  Wherever applicable, the amount of custom duty and import duty on 

the goods to be imported. 

c)  The charges for inland transportation, insurance and other local costs 

incidental to delivery of the goods from the port of entry in India to their 

final destination, as specified in the List of Requirements. and 

d)  The charges for incidental services, as and if mentioned in the List of 

Requirements. 

 

12.7 Additional information and instruction on Duties and Taxes: 

 

For goods offered from within India (goods manufactured in India or goods of 

foreign origin already located in India), if the Tenderer desires to ask for Goods 

and services Tax, Customs duty or any other similar duties and taxes to be paid 

extra, the same must be specifically stated. In the absence of any such stipulation 

the price will be taken inclusive of such duties and taxes and no claim for the 

same will be entertained later. 

 

12.8 Goods and Services Tax 

 

a)  If reimbursement of Goods and Services Tax is intended as extra over 

the quoted prices, the supplier must specifically say so also indicating 

the rate, quantum and nature of the tax applicable. In the absence of 

any such stipulation, it will be presumed that the prices quoted are firm 

and final and no claim on account of Goods and Services Tax will be 

entertained after the opening of tenders. 

b)  If  a  Tenderer  chooses  to  quote  a  price  inclusive  of  Goods  and 

Services Tax and also desires to be reimbursed for variation, if any, 

in the Goods and Services Tax during the time of supply, the tenderer 

must clearly mention the same and also indicate the rate and quantum 

of Goods and Services Tax included in its price. Failure to indicate all 

such  details  in  clear  terms  may  result  in  statutory  variations  being 

denied to the tenderer. 

c)  Subject to sub clauses 12.8 (a) & (b) above, any change in Goods and 

Services Tax upward / downward as a result of any statutory variation 

in Goods and Services Tax taking place within original Delivery Period 

shall  be  allowed  to  the  extent  of  actual  quantum  of  Goods  and 

Services Tax paid by the supplier. In case of downward revision in 

Goods and Services Tax, the actual quantum of reduction of Goods 

and Services Tax shall be reimbursed to BRBNMPL by the supplier. 

All  such  adjustments  shall  include  all  reliefs,  exemptions,  rebates, 

concession etc. if any obtained by the supplier. 

 

12.9  Goods and Services Tax…contd… 

 

If a tenderer asks for GST to be paid extra, the rate and nature of such taxes 

applicable should be shown separately. Such taxes will be paid as per the rate 


background image

P a g e

 | 311 

 

 

at which it is liable to be assessed or has actually been assessed provided the 

transaction of sale is legally liable to such taxes and is payable as per the terms 

of the contract. 

 

12.10 Goods and Services Tax…contd… 

 

i) 

The tenderer should quote the exact percentage of GST that they will 

be charging extra. 

ii)  While quoting the rates, tenderers should pass on (by way of reduction 

in prices) the input tax credit that would become available to them by 

switching over to the new system of GST from the existing system of 

tax, duly stating the quantum of such credit per unit of the item quoted 

for. 

iii)  The  tenderer  while  quoting  for  tenders  should  give  the  following 

declaration: 
“We agree to pass on such additional input tax credit as may become 

available in future in respect of all the inputs used in the manufacture 

of the final product on the date of supply under the GST scheme by 

way of reduction in price and advise the purchaser accordingly." 

iv)  The  supplier  while  claiming  the  payment  shall  furnish  the following 

certificate to the paying authorities:  
“We  hereby  declare  that  additional  input  tax  credit  to  the  tune  of 

Rs…….. has accrued and accordingly the same is being passed on to 

the purchaser and to that effect the payable amount may be adjusted.” 

 

12.11   Duties, taxes and other levies of Local bodies 

 

Unless otherwise stated in the SIT, the goods supplied against contracts placed 

by BRBNMPL are not exempted from levy of duties, taxes and other Levies of 

local bodies. In such cases, the supplier should make the payment to avoid delay 

in supplies and forward the receipt of the same to the purchasing department for 

reimbursement and, also, for further necessary action. 

 

In cases where exemption is available, suppliers should obtain the exemption 

certificate from the purchasing department to avoid payment of such levies and 

taxes. 

 

12.12   Duties / Taxes on Raw Materials 

 

BRBNMPL  is  not  liable  for  any  claim  from  the  supplier  on  account  of  fresh 

imposition  and  /  or  increase  (including  statutory  increase)  of  Customs  duty, 

Goods and Services Tax or any other similar duties and taxes on raw materials 

and/or  components  used  directly  in  the  manufacture  of  the  contracted  goods 

taking  place  during  the  pendency  of  the  contract,  unless  such  liability  is 

specifically agreed to in terms of the contract. 

 


background image

P a g e

 | 312 

 

 

12.13   Imported Stores not liable to Above-mentioned Taxes and Duties: 

 

Above mentioned Taxes and Duties are not leviable on imported goods (goods 

of foreign origin offered from abroad) and hence would not be reimbursed. 

 

12.14   Customs Duty: 

 

In respect of imported goods of foreign origin offered from abroad, the tenderer 

shall specify the rate as well as the total amount of customs duty payable. The 

tenderer  shall  also  indicate  the  corresponding  Indian  Customs  Tariff  Number 

applicable for the goods in question. 

 

12.14.1   For  transportation  of  imported  goods  offered  from  abroad, 

relevant instructions as incorporated under GCC Clause 11 shall 

be followed. 

12.14.2   For insurance of goods to be supplied,  relevant  instructions as 

provided under GCC Clause 12 shall be followed. 

12.14.3   Unless otherwise specifically indicated in this tender document, 

the  terms  FOB,  FAS, CIF  etc. for  imported goods  offered from 

abroad, shall be governed by the rules & regulations prescribed 

in  the  current  edition  of  INCOTERMS,  published  by  the 

International Chamber of Commerce, Paris 

12.14.4   The  need  for  indication  of  all  such  price  components  by  the 

tenderers, as required in this clause (viz., GIT clause 12) is for the 

purpose of comparison of the tenders by BRBNMPL and will no 

way  restrict  BRBNMPL's  right  to  award  the  contract  on  the 

selected tenderer on any of the terms offered. 

 

13.   Authorized Dealer/Distributor/Representative 

 

Principal  manufacturers/OEMs,  manufacturers  under  license  or  their  authorized 

Dealers/Distributors/Representatives who are exclusively appointed by the principal 

manufacturers/OEMs to represent them in the country shall be eligible to apply or to 

take part in the bid. One Principal manufacturer/OEM can authorize only one Dealer/ 

Distributor/Representative  for  a  particular  tender.  Similarly,  one  authorized  Dealer/ 

Distributor/Representative can represent only one Principal manufacturer/OEM in a 

particular tender. There can be only one bid from either: - 

 

1.  The Principal manufacturer/OEM directly; or 
2.  Any of its branch/division/subsidiary; or 
3.  Authorized  Dealer/Distributor/Representative  on  behalf  of  the  Principal 

manufacturer/OEM 

 

 

 


background image

P a g e

 | 313 

 

 

Note 

 

(i)  In  a  tender,  either  the  Principal  manufacturer/OEM  or  its  authorized  dealer/ 

distributor/representative can bid but both cannot bid simultaneously in the same 

tender.  

(ii)  In case the bidder is an authorized Dealer/Distributor/Representative, except in 

case of Commercially-Off-the-Shelf (COTS) items, then  
(a)  the  bidder  should  have  been  associated  as  authorised  dealer/ 

distributor/representative of the same or other Principal Manufacturer/OEM 

for same set of services as in present bid (supply, installation, satisfactorily 

commissioning, after sales service as the case may be) for same or similar 

‘Product’  for  past  three  years  ending  on  31

st

  March  (or  any  other  year 

ending followed in relevant country) of the previous financial year; and 

(b)  the  principal  manufacturer/OEM  should  furnish  a  legally  enforceable 

tender-specific authorisation in the prescribed form (Section XIV of SBD) 

assuring full guarantee  and  warranty  obligations as per  the  general  and 

special  conditions  of  contract  and  to  abide  by  other  tender  terms  and 

conditions.  The  letter  of  authorisation  should  be  signed  by  a  person 

competent  and  having  the  power  of  attorney  to  legally  bind  the 

manufacturer; and 

(c)  the principal manufacturer/OEM should meet all the pre-qualification criteria 

without exemption. 

(iii)  For  commercially  off  the  shelf  (COTS)  items  with  clear  and  standard 

specifications, a valid dealership certificate will have to be submitted. 

 

14. Firm Price / Variable Price 

 

14.1 Unless otherwise specified in the SIT, prices quoted by the tenderer shall 

remain firm and fixed during the currency of the contract and not subject to 

variation on any account. 

14.2  In case the tender documents require offers on variable price basis, the 

price quoted by the tenderers will be subject to adjustment during original 

Delivery  Period  to  take  care  of  the  changes  in  the  cost  of  labour  and 

material components in accordance with the price variation formula to be 

specified in the SIT. If a tenderer submits firm price quotation against the 

requirement  of  variable  price  quotation,  that  tender  will  be  prima-facie 

acceptable and considered further, taking price variation asked for by the 

tenderer as zero. 

14.3 However, as regards taxes and duties, if any, chargeable on the goods and 

payable, the conditions stipulated in GIT clause 12 will apply for both firm 

price tender and variable price tender. 

14.4 Subject  to  provisions  of  Clause  11  above,  where  prices  are  quoted  in 

foreign  currencies,  involving  imports  -  Foreign  Exchange  Rate  Variation 

(ERV) would be borne by the Purchaser within the original Delivery Period. 

The offer of the Tenderer should indicate import content and the currency 

used for calculating import content. 


background image

P a g e

 | 314 

 

 

14.5 Base Exchange rate of each major currency used for calculating FE content 

of the contract should be indicated. The base date of ERV would be contract 

date  and  variation  on  the  base  date  can  be  given  up  to  the  midpoint 

manufacture,  unless firm  has  already  indicated  the  time  schedule within 

which material will be imported by the firm. 

14.6 In case delivery period is refixed / extended, ERV will not be admissible, if 

this is due to default of the supplier. 

14.7 Documents for claiming ERV: 

 

i. 

A bill of ERV claim enclosing working sheet 

ii. 

Banker's Certificate/debit advice detailing FE paid and exchange rate 

iii.  Copies of import order placed on supplier 
iv.  Invoice of supplier for the relevant import order 

 

15.   Alternative Tenders 

 

Unless otherwise specified in the Schedule of Requirements, alternative tenders shall 

not be considered. 

 

16.   Documents Establishing Tenderer's Eligibility and Qualifications 

 

16.1 Pursuant to GIT clause 10, the tenderer shall furnish, as part of its tender, 

relevant details and documents establishing its eligibility to quote and its 

qualifications to perform the contract if its tender is accepted. 

16.2 The documentary evidence needed to establish the tenderer's qualifications 

shall fulfil the following requirements: 
a)  In case the tenderer offers to supply goods, which are manufactured 

by  some  other  firm,  the  tenderer  has  been  duly  authorized  by  the 

goods manufacturer to quote for and supply the goods to BRBNMPL. 

The tenderer shall submit the Manufacturer's Authorization Letter to 

this effect as per the standard form provided under Section XIV in this 

document. 

b)  The  tenderer  has  the  required  financial,  technical  and  production 

capability necessary to perform the contract and, further, it meets the 

qualification  criteria  incorporated  in  the  Section  IX  in  these 

documents. 

c)  In case the tenderer is not doing business in India, it is / will be duly 

represented  by  an  authorized  Dealer/Distributor/Representative 

stationed  in India fully  equipped and able  to  carry  out the  required 

contractual functions and  duties of  the  supplier  including after  sale 

service, maintenance & repair etc. of the goods in question, stocking 

of spare parts and fast moving components and other obligations, if 

any,  specified  in  the  conditions  of  contract  and/or  technical 

specifications. 


background image

P a g e

 | 315 

 

 

 

17.   Documents establishing Good's Conformity to Tender document 

 

17.1 The tenderer shall provide in its tender the required as well as the relevant 

documents like technical data, literature, drawings etc. to establish that the 

goods and services offered in the tender fully conform to the goods and 

services specified by BRBNMPL in the tender documents. For this purpose, 

the  tenderer  shall  also  provide  a  clause-by-clause  commentary  on  the 

technical  specifications  and  other  technical  details  incorporated  by 

BRBNMPL in the tender documents to establish technical responsiveness 

of the goods and services offered in its tender. 

17.2 In  case  there  is  any  variation  and/or  deviation  between  the  goods  & 

services  prescribed  by  BRBNMPL  and  that  offered  by  the  tenderer,  the 

tenderer shall list out the same in a chart form without ambiguity along with 

justification, and provide the same along with its tender. 

17.3 If  a  tenderer  furnishes  wrong  and/or  misguiding  data,  statement(s)  etc. 

about  technical  acceptability  of  the  goods  and  services  offered  by  it,  its 

tender will be liable to be ignored and rejected in addition to other remedies 

available to BRBNMPL in this regard. 

 

18.   Earnest Money Deposit (EMD) 

 

18.1 Pursuant  to  GIT  clause  10.1(d)  the  tenderer  shall  furnish  along  with  its 

tender, earnest money for amount as shown in the List of Requirements. 

The earnest money is required to protect BRBNMPL against the risk of the 

Tenderer’s  unwarranted  conduct  as  amplified  under  sub-clause  23.23.2 

below. 

18.2 The  tenderers  who  are  currently  registered  and,  also,  will  continue  to 

remain registered during the tender validity period with Central Purchase 

Organisation or as a Micro and Small Enterprise (MSE) as defined in MSEs 

Order  2012  issued  by  Ministry  of  Micro,  Small  and  Medium  Enterprises 

(MSME)  or  as  a  Startup  as  recognised  by  Department  for  Promotion  of 

Industry and Internal Trade (DPIIT), are exempted from payment of earnest 

money.  In  case  the  tenderer  falls  in  these  categories,  it  should  furnish 

certified copy of its valid registration details (registration with CPO or as a 

MSE or as a Startup, as the case may be). 
Micro & Small Enterprises must attach Registration Certificate issued by 

DIC  /  KVIC  / KVIB  / Coir  Board  /  NSIC  / Directorate of  Handicrafts and 

Handlooms, or any other body specified by MSME for authentication such 

as Udyog Aadhaar Memorandum /  Acknowledgment. 

18.3 The earnest money shall be denominated in Indian Rupees or in equivalent 

foreign exchange in case of GTE/ICB tenders. 

18.4 The earnest money shall be furnished in one of the following forms: 

a)   Account Payee Demand Draft from any scheduled commercial bank 

in India or 


background image

P a g e

 | 316 

 

 

b)   Banker's cheque from any scheduled commercial bank in India or 
c)  Online Bank Transfer (Proof of online transfer to be submitted) 
d)  Other Electronic Modes of Payment 

 

Debit Card powered by RuPay 

 

Unified Payments Interface (UPI) (BHIM-UPI) 

 

Unified  Payments  Interface  Quick  Response  Code  (UPI  QR 

Code) (BHIM-UPI QR Code) 

e)   Bank  Guarantee  issued/confirmed  by  any  scheduled  commercial 

bank in India in the proforma given in Section XIII of SBD in case the 

amount  is  more  than  Rs.5  lakh  and  in  case  of  foreign  bidders  in 

GTE/ICB tenders (in equivalent foreign exchange amount) 

18.5 The earnest money shall be valid for a period of forty-five days beyond the 

validity period of the tender. 

18.6 Unsuccessful tenderers' earnest monies will be returned to them without 

any interest whatsoever within 15 days of determination of the tenderers as 

unsuccessful after opening of Price Bid.  
The successful bidder’s bid security (EMD) can be adjusted against the SD 

or returned as per the terms of the tender document. The balance can be 

deducted from the supplier's bill/invoice before release of payment. Unlike 

Procurement of Works, in Procurement of Goods, the concept of taking part 

of Performance Guarantee as money retained from first or progressive bills 

of the supplier is not acceptable. 

18.7 Earnest money of a tenderer will be forfeited, if the tenderer withdraws or 

amends its tender or impairs or derogates from the tender in any respect 

within the period of validity of its tender. The successful tenderer's earnest 

money will be forfeited if it fails to furnish the required performance security 

within the specified period. 

 

19.  Tender Validity 

 

19.1 If not mentioned otherwise in the SIT, the tenders shall remain valid for 

acceptance for a period of 90 days (Ninety days) in case of single bid tender 

system and 120 days in case of two-bid system after the date of tender 

opening prescribed in the tender document. Any tender valid for a shorter 

period shall be treated as unresponsive and rejected. 

19.2 In  exceptional  cases,  the  tenderers  may  be  requested  by  BRBNMPL  to 

extend the validity of their tenders up to a specified period. Such request(s) 

and responses thereto shall be conveyed by surface mail or by fax/email/ 

telex/cable followed by surface mail. The tenderers, who agree to extend 

the  tender  validity,  are  to  extend  the  same  without  any  change  or 

modification of their original tender and they are also to extend the validity 

period of the EMD accordingly. 


background image

P a g e

 | 317 

 

 

19.3 In  case  the  day  up  to  which  the  tenders  are  to  remain  valid  falls  on/ 

subsequently declared a holiday or closed day for BRBNMPL, the tender 

validity shall automatically be extended up to the next working day. 

19.4 Compliance  with  the  Clauses  of  this  Tender  Document:  Tenderer  must 

comply with all the clauses of this Tender Document. In case there are any 

deviations,  these  should  be  listed  in  a  chart  form  without  any  ambiguity 

along with justification. 

 

20.  Signing and Sealing of Tender 

 

20.1 An authenticated copy of the document which authorizes the signatory to 

commit  on  behalf  of  the  firm  shall  accompany  the  offer.  The  individual 

signing  the  tender  or  any  other  documents  connected  therewith  should 

clearly indicate his full name and designation and also specify whether he 

is signing, 
(a)  As Sole Proprietor of the concern or as attorney of the Sole Proprietor; 
(b)  As Partner (s) of the firm; 
(c)  As Director, Manager or Secretary in case the of Limited Company 

duly authorized by a resolution passed by the Board of Directors or in 

pursuance of the Authority conferred by Memorandum of Association. 

20.2 The authorized signatory of the tenderer must sign the tender at appropriate 

places and initial the remaining pages of the tender. 

20.3 The tenderers shall submit their tenders as per the instructions contained 

in GIT Clause 

20.4 Unless otherwise mentioned in the SIT, a tenderer shall submit two copies 

of its tender marking them as "Original" and "Duplicate". 

20.5 The original and other copies of the tender shall either be typed or written 

in  indelible  ink  and  the  same  shall  be  signed  by  the  tenderer  or  by  a 

person(s) who has been duly authorized to bind the tenderer to the contract. 

The letter of authorization shall be by a written power of attorney, which 

shall also be furnished along with the tender. 

20.6 All the copies of the tender shall be duly signed at the appropriate places 

as  indicated  in  the  tender  documents  and  all  other  pages  of  the  tender 

including printed literature, if any shall be initialled by the same person(s) 

signing the tender. The tender shall not contain any erasure or overwriting, 

except as necessary to correct any error made by the tenderer and, if there 

is any such correction; the same shall be initialled by the person(s) signing 

the tender. 

20.7 The tenderer is to seal the original and each copy of the tender in separate 

envelopes, duly marking the same as "Original", "Duplicate" and so on and 

writing the address of BRBNMPL and the tender reference number on the 

envelopes. The sentence 'NOT TO BE OPENED" before (The tenderer is 

to  put  the  date  &  time  of  tender  opening)  are  to  be  written  on  these 


background image

P a g e

 | 318 

 

 

envelopes.  The  inner  envelopes  are  then  to  be  put  in  a  bigger  outer 

envelope, which will also be duly sealed, marked etc. as above. If the outer 

envelope is not sealed and marked properly as above, BRBNMPL will not 

assume  any  responsibility  for  its  misplacement,  premature  opening,  late 

opening etc. 

20.8 For  purchasing  capital  equipment,  high  value  plant,  machinery  etc.  of 

complex and technical nature, tender document will seek quotation in two 

parts (Two Bid System) - first part containing the relevant technical details 

of the equipment / machinery etc., and in the second part, price quotation 

along with other allied issues. First part will be known as 'Technical Bid', 

and  the  second  part  'Financial  bid'.  Tenderer  shall  seal  separately 

'Technical Bid' and 'Financial bid' and covers will be suitably super scribed. 

Both these sealed covers shall be put in a bigger cover and sealed and 

evaluation would be done as described in clause 25.24.4 below. Further 

details would be given in SIT, if considered necessary. 

20.9 If  permitted  in  the  SIT,  the  tenderer  may  submit  its  tender  through  e-

tendering procedure. 

 

D  SUBMISSION OF TENDERS 

 

21.  Submission of Tenders 

 

21.1 Unless otherwise specified, the tenderers are to deposit the tenders in the 

tender box kept for this purpose at a place as indicated in para 1 of NIT. In 

case of bulky tender, which cannot be put into tender box, the same shall 

be  submitted  by  the  tenderer  by  hand  to  the  designated  officers  of 

BRBNMPL, as indicated in clause 1 of NIT. The officer receiving the tender 

will give the tenderer an official receipt duly signed with date and time. 

21.2 The tenderers must ensure that they deposit their tenders not later than the 

closing time and date specified for submission of tenders. In the event of 

the  specified  date  for  submission  of  tender  falls  on  /  is  subsequently 

declared a holiday or closed day for BRBNMPL, the tenders will be received 

up to the appointed time on the next working day. 

 

22.  Late Tender 

 

A tender, which is received after the specified date and time for receipt of tenders will 

be treated as "late" tender and will be ignored. 

 

23.  Alteration and Withdrawal of Tender 

 

23.1 The tenderer, after submitting its tender, is permitted to alter / modify its 

tender so long as such alterations / modifications are received duly signed, 

sealed  and  marked  like  the  original  tender,  within  the  deadline  for 

submission of tenders. Alterations / modifications to tenders received after 

the prescribed deadline will not be considered. 


background image

P a g e

 | 319 

 

 

23.2 No tender should be withdrawn after the deadline for submission of tender 

and before expiry of the tender validity period. If a tenderer withdraws the 

tender  during this  period,  it  will  result  in  forfeiture  of the earnest money 

furnished  by  the  tenderer  in  its  tender  besides  other  sanctions  by 

BRBNMPL. 

 

E  TENDER OPENING 

 

24.  Opening of Tenders 

 

24.1 BRBNMPL will open the tenders at the specified date and time and at the 

specified place as indicated in clause 1 of NIT. In case the specified date 

of tender opening falls on / is subsequently declared a holiday or closed 

day for BRBNMPL, the tenders will be opened at the appointed time and 

place on the next working day. 

24.2 Authorized representatives of the tenderers, who have submitted tenders 

on  time  may  attend  the  tender  opening,  provided  they  bring  with  them 

letters of authority as per the format in SBD XVII from the corresponding 

tenderers.  The  tender  opening  official(s)  will  prepare  a  list  of  the 

representatives  attending  the  tender  opening.  The  list  will  contain  the 

representatives' names & signatures and corresponding tenderers' names 

and addresses. 

24.3 During the tender opening, the tender opening official(s) will read the salient 

features of the tenders like description of the goods offered, price, special 

discount if any, delivery period, whether earnest money furnished or not 

and any other special features of the tenders, as deemed fit by the tender 

opening official(s). 

24.4 In the case of two bid system mentioned in clause 20.8 above, the technical 

bids are to be opened in the first instance, at the prescribed time and date. 

These bids shall be scrutinized and evaluated by the competent committee 

/ authority with reference to parameters prescribed in the tender document. 

Thereafter, in the second stage, the financial bids of only the technically 

acceptable offers (as decided in the first stage) shall be opened for further 

scrutiny and evaluation. Other financial bids would be returned unopened 

to the respective bidders under Registered AD / Reliable Courier or any 

other mode with proof of delivery. 

 

F  SCRUTINY AND EVALUATION OF TENDERS 

 

25.  Basic Principle 

 

Tenders will be evaluated on the basis of the terms & conditions already incorporated 

in the tender document, based on which tenders have been received and the terms, 

conditions etc. mentioned by the tenderers in their tenders. No new condition will be 

brought in while scrutinizing and evaluating the tenders. 

 


background image

P a g e

 | 320 

 

 

26.  Preliminary Scrutiny of Tenders 

 

26.1 The tenders will first be scrutinized to determine whether they are complete 

and  meet  the  essential  and  important  requirements,  conditions  etc.  as 

prescribed in the tender document, the tenders, that do not meet the basic 

requirements, are liable to be treated as unresponsive and ignored. 

26.2 The following are some of the important aspects, for which a tender may be 

declared unresponsive and ignored; 
a)  Tender is not in the prescribed format or is unsigned or not signed as 

per the stipulations in the bid document. 

b)  Tenderer is not eligible. 
c)  Tender validity is shorter than the required period. 
d)  Required  EMD  has  not  been  provided  or  exemption  from  EMD  is 

claimed without acceptable proof of exemption. 

e)  Tenderer  has  quoted  for  goods  manufactured  by  a  different  firm 

without the required authority letter from that manufacturer. 

f) 

Tenderer has not agreed to give the required performance security. 

g)  Goods  offered  are  sub-standard,  not  meeting  the  required 

specification etc. 

h)  Tenderer  has  not  agreed  to  essential  condition(s)  specially 

incorporated in the tender enquiry. 

i) 

Against  a  schedule  in  the  List  of  Requirement  (incorporated  in  the 

tender  enquiry),  the  Tenderer  has  not  quoted  for  the  entire 

requirement as specified in that schedule. (Example: In a schedule, it 

has been stipulated that the Tenderer will supply the equipment, install 

and commission it and also train BRBNMPL 's operators for operating 

the equipment. The Tenderer has however, quoted only for supply of 

the equipment). 

 

27.  Minor Infirmity / Irregularity / Non-Conformity 

 

If  during  the  preliminary  examination,  BRBNMPL  find  any  minor  infirmity  and  /  or 

irregularity  and  /  or  non-conformity  in  a  tender,  BRBNMPL  may  waive  the  same 

provided it does not constitute any material deviation and financial impact and, also, 

does not prejudice or affect the ranking order of the tenderers. Wherever necessary, 

BRBNMPL  will  convey  its  observation  on  such  'minor'  issues  to  the  tenderer  by 

registered / speed post etc. asking the tenderer to respond by a specified date. If the 

tenderer does not reply by the specified date or gives evasive reply without clarifying 

the point at issue in clear terms, that tender will be liable to be ignored. 

 

28.  Discrepancy in Prices 

 

28.1 If, in the price structure quoted by a tenderer, there is discrepancy between 


background image

P a g e

 | 321 

 

 

the unit price and the total price (which is obtained by multiplying the unit 

price  by  the  quantity),  the  unit  price  shall  prevail  and  the  total  price 

corrected accordingly, unless BRBNMPL feels that the tenderer has made 

a mistake in placing the decimal point in the unit price, in which case the 

total  price  as  quoted  shall  prevail  over  the  unit  price  and  the  unit  price 

corrected accordingly. 

28.2 If  there  is  an  error  in  a  total  price,  which  has  been  worked  out  through 

addition and / or subtraction of subtotals, the subtotals shall prevail and the 

total corrected; and 

28.3 If  there  is  a  discrepancy  between  the  amount  expressed  in  words  and 

figures, the amount in words shall prevail, subject to sub clause 28.1 and 

28.2 above. 

28.4 If,  as  per  the  judgment  of  BRBNMPL,  there  is  any  such  arithmetical 

discrepancy in a tender, the same will be suitably conveyed to the tenderer 

by registered / speed post. If the tenderer does not agree to the observation 

of BRBNMPL, the tender is liable to be ignored. 

 

29.  Discrepancy between original and copies of Tender 

 

In case any discrepancy is observed between the text etc. of the original and that of 

other copies of the same tender set, the text etc. of the original shall prevail. Here also, 

BRBNMPL will convey its observation suitably to the tenderer by registered / Speed 

post and, if the tenderer does not accept BRBNMPL’s observation, that tender will be 

liable to be ignored. 

 

30.  Clarification of Bids 

 

During evaluation and comparison of bids, purchaser may, at its discretion ask the 

bidder or clarification of its bid. The clarification should be received within 7 days from 

the bidder from date of receipt of such request. The request for clarification shall be in 

writing and no change in prices or substance of the bid shall be sought, offered or 

permitted. No post bid clarification at the initiative of the bidder shall be entertained. 

 

31.  Qualification / Eligibility Criteria 

 

Tenders of the tenderers, who do not meet the required qualification / eligibility criteria 

prescribed in Section IX, will be treated as unresponsive and will not be considered 

further. 

 

32.  Conversion of tender currencies to Indian Rupees 

 

In case the tender document permits the tenderers to quote their prices in different 

currencies, all such quoted prices of the responsive tenderers will be converted to a 

single  currency  viz.,  Indian  Rupees  for  the  purpose  of  equitable  comparison  and 

evaluation, as per the Bill Currency Selling exchange rates established by the State 

Bank of India for similar transactions, as on the date of tender opening. 


background image

P a g e

 | 322 

 

 

 

33.  Schedule-wise Evaluation 

 

In case the List of Requirements contains more than one schedule, the responsive 

tenders will be evaluated and compared separately for each schedule. The tender for 

a  schedule  will  not  be  considered  if  the  complete  requirements  prescribed  in  that 

schedule are not included in the tender. However, as already mentioned in GIT sub 

clause 12.2, tenderers have the option to quote for any one or more schedules and 

offer discounts for combined schedules. Such discounts, wherever applicable, will be 

taken  into  account  to  determine  the  tender  or  combination  of  tenders  offering  the 

lowest  evaluated  cost  for  BRBNMPL  in  deciding  the  successful  tenderer  for  each 

schedule, subject to that tenderer(s) being responsive. 

 

34.  Comparison on CIF/FOR Destination Basis 

 

Unless mentioned otherwise in Section - III - Special Instructions to Tenderers and 

Section - VI - List of Requirements, the comparison of the responsive tenders shall be 

on CIF/FOR destination basis, duly delivered, commissioned, etc. as the case may be. 

 

35.  Additional  Factors  and  Parameters  for  Evaluation  and  Ranking  of 

Responsive Tenders 

 

35.1 Further to GIT Clause 33 above, BRBNMPL's evaluation of a tender will 

include and take into account the following: 
a)     In the case of goods offered from within India (goods manufactured in 

India or goods of foreign origin already located in India), Goods and 

Services  Tax  or  any  other  similar  duties  and  taxes,  which  will  be 

contractually payable (to the tenderer), on the goods if a contract is 

awarded on the tenderer; and 

b)   In the case of goods of foreign origin offered from abroad, customs 

duty and other similar import duties/taxes, which will be contractually 

payable (to the tenderer) on the goods if the contract is awarded on 

the tenderer. 

35.2 BRBNMPL's evaluation of tender will also take into account the additional 

factors, if any, incorporated in SIT in the manner and to the extent indicated 

therein. 

35.3 As per policies of the Government from time to time, the purchaser reserves 

its  option  to  give  price  preference  to  Micro  &  Small  Scale  Industries  in 

comparison  to  the  large  scale  Industries.  This  price  preference  cannot 

however be taken for granted and every endeavour need to be made by 

such firms to bring down cost and achieve competitiveness. 

35.4 If the tenders have been invited on variable price basis, the tenders will be 

evaluated, compared and ranked on the basis of the position as prevailing 

on the day of tender opening and not on the basis of any future date. 

 

 


background image

P a g e

 | 323 

 

 

36.  Tenderer's capability to perform the contract 

 

36.1 BRBNMPL,  through  the  above  process  of  tender  scrutiny  and  tender 

evaluation  will  determine  to  its  satisfaction  whether  the  tenderer,  whose 

tender has been determined as the lowest evaluated responsive tender is 

eligible,  qualified  and  capable  in  all  respects  to  perform  the  contract 

satisfactorily.  If,  there  is  more  than  one  schedule  in  the  List  of 

Requirements, then, such determination will be made separately for each 

schedule. 

36.2  The above mentioned determination will, inter-alia, take into account the 

tenderer's financial, technical and production capabilities for satisfying all 

the requirements of BRBNMPL as incorporated in the tender document. 

Such  determination  will  be  based  upon  scrutiny  and  examination  of  all 

relevant data and details submitted by the tenderer in its tender as well as 

such other allied information as deemed appropriate by BRBNMPL. 

 

37.  Cartel Formation / Pool Rates 

 

Cartel  formation  or  quotation  of  Pool  /  Co-ordinated  rates,  leading  to  'Appreciable 

Adverse  Effect  on  Competition"  (AAEC)  as  identified  in  Competition  Act,  2002,  as 

amended by Competition (Amendment) Act, 2007, would be considered as a serious 

misdemeanour and would be dealt accordingly as per Clause 44 below. 

 

38.  Negotiations 

 

Normally there would be no price negotiations. But BRBNMPL reserves its right to 

negotiate with the lowest acceptable bidder (L1), who is techno-commercially cleared 

/ approved for supply of bulk quantity and on whom the contract would have been 

placed but for the decision to negotiate, under special circumstances in accordance 

with  CVC  guidelines.  Selection  of  contractors  by  negotiations  should  be  a  rare 

exception rather than the rule and may be resorted to only in the exceptional circum-

stances under the following circumstances: - 

 

(i)  Where the procurement is done on nomination basis (PAC and STE without 

PAC); 

(ii)  Procurement is from a single or limited sources of supply; 
(iii)  Procurements where there is suspicion of cartel formation. 
 

39.  Contacting BRBNMPL 

 

39.1. From the time of submission of tender to the time of awarding the contract, 

if a tenderer needs to  contact  BRBNMPL for  any  reason  relating  to  this 

tender enquiry and / or its tender, it should do so only in writing. 

39.2. It will be treated as a serious misdemeanour in case a tenderer attempts to 

influence  BRBNMPL's  decision  on  scrutiny,  comparison,  evaluation  and 

award of the contracts. In such a case the tender of the tenderer shall be 


background image

P a g e

 | 324 

 

 

liable for rejection in addition to appropriate administrative actions being 

taken against that tenderer, as deemed fit by BRBNMPL, in terms of clause 

44 of GIT. 

 

G  AWARD OF CONTRACT 

 

40.  BRBNMPL's Right to Accept any Tender and to Reject any or all Tenders  

 

BRBNMPL reserves the right to accept in part or in full any tender or reject any tender 

without assigning any reason or to cancel the tendering process and reject all tenders 

at any time prior to award of contract, without incurring any liability, whatsoever to the 

affected tenderer or tenderers. 

 

41.  Award Criteria 

 

Subject to GIT clause 36 above, the contract will be awarded to the lowest evaluated 

responsive tenderer decided by BRBNMPL in terms of GIT Clause 34. 

 

42.  Variation of Quantities at the Time of Award 

 

Normally, there will be no variation of quantities at the time of awarding the contract. 

However, at the time of awarding the contract, the quantity to be procured shall be re-

judged  based  on  the  current  data,  since  the  ground  situation  may  have  very  well 

changed.  In  that  case,  BRBNMPL  reserves  the  right  to  increase  or  decrease  the 

tendered quantity by 25 (Twenty-Five) per cent for ordering, if so warranted. A clause 

would be included in SIT giving further details. 

 

43.  Parallel Contracts 

 

BRBNMPL reserves its right to conclude Parallel contracts, with more than one bidder 

(for the same tender). If this is foreseen at the time of Tendering, a clause would be 

included in SIT giving further details. 

 

44.  Serious Misdemeanours 

 

44.1. Following would be considered serious misdemeanours: 

 

i. 

Submission of misleading / false / fraudulent information/ documents 

by the bidder in their bid  

ii. 

Submission  of  fraudulent  /  un-encashable  Financial  Instruments 

stipulated under Tender or Contract Condition.  

iii.  Violation of Code of Ethics laid down in Clause 32 of the GCC. 
iv.  Cartel formation or quotation of Pool / coordinated rates  leading to 

"Appreciable  Adverse  Effect  on  Competition"  (AAEC)  as  identified 

under the Competition Act, 2002. 

v.  Deliberate attempts to pass off inferior goods or short quantities. 


background image

P a g e

 | 325 

 

 

vi.  Violation of Fall Clause by Rate Contract holding Firms. 
vii.  Attempts to influence BRBNMPL's Decisions on scrutiny, comparison, 

evaluation and award of Tender. 

44.2. Besides, suitable administrative actions, like rejecting the offers or delisting 

of registered firms, BRBNMPL would ban / blacklist Tenderers committing 

such  misdemeanour,  including  declaring  them  ineligible  to  be  awarded 

BRBNMPL contracts for indefinite or for a stated period. 

 

45.  Notification of Award 

 

45.1 Before  expiry  of  the  tender  validity  period,  BRBNMPL  will  notify  the 

successful tenderer(s) in writing, by registered / speed post or by fax / email 

/ telex / cable (to be confirmed by registered / speed post) that its tender for 

goods  &  services,  which  have  been  selected  by  BRBNMPL,  has  been 

accepted, also briefly indicating therein the essential details like description, 

specification and quantity of the goods & services and corresponding prices 

accepted. The successful tenderer must furnish to BRBNMPL the required 

performance  security  within  twenty  one  days  from  the  date  of  this 

notification.  Relevant  details  about  the  performance  security  have  been 

provided under GCC Clause 6 under Section IV. 

45.2 The notification of award shall constitute the conclusion of the contract. 

 

46.  Issue of Contract 

 

46.1 Within seven working days of receipt of performance security, BRBNMPL 

will send the contract form (as per Section XVI) duly completed and signed, 

in duplicate, to the successful tenderer by registered / speed post. 

46.2 Within seven days from the date of issue of the contract, the successful 

tenderer will return the original copy of the contract, duly signed and dated, 

to BRBNMPL by registered / speed post. 

 

47.  Non-receipt of Performance Security and Contract by BRBNMPL 

 

Failure of the successful tenderer in providing performance security within 21 days of 

receipt of notification of award and / or returning contract copy duly signed in terms of 

GIT clauses 45 and 46 above shall make the tenderer liable for forfeiture of its EMD 

and, also, for further sanctions by BRBNMPL against it. 

 

48.  Return of EMD 

 

The earnest money of the successful tenderer and the unsuccessful tenderers will be 

returned to them without any interest, whatsoever, in terms of GIT Clause 18.6. 

 

49.  Publication of Tender Result 

 

The name and address of the successful tenderer(s) receiving the contract(s) will be 

mentioned in the notice board/bulletin/ web site of BRBNMPL. 


background image

P a g e

 | 326 

 

 

Part II:   Additional General  Instructions  Applicable to Specific Types of 

Tenders: 

 

50.  Rate Contract Tenders 

 

50.1 In addition to GIT in Part I above, following GIT will be applicable to rate 

contract Tenders: 

 

i. 

Earnest Money Deposit (EMD) is to be furnished by unregistered bidders 

only. 

ii.  In the Schedule of Requirement, no commitment of quantity is mentioned; 

only the anticipated requirement is mentioned without any commitment. 

iii.  BRBNMPL reserves the right to conclude more than one rate contract for 

the same item. 

iv.  Unless otherwise specified in SIT, the currency of a Rate Contract would 

normally be for one year. 

v.  During the currency of the Rate Contract, BRBNMPL may withdraw the rate 

contract  by  serving  suitable  notice.  The  prescribed  notice  period  is 

generally thirty days. 

vi.  During the currency of the Rate Contract, BRBNMPL would have the option 

to renegotiate the price with the rate contract holders. 

vii.  During the currency of the Rate Contract, in case of emergency, BRBNMPL 

may purchase the same item through ad hoc contract with a new supplier. 

viii.  Usually, the terms of delivery in rate contracts are FOR dispatching station. 
ix.  Supply orders, incorporating definite quantity of goods to be supplied along 

with all other required conditions following the rate contract terms, will be 

issued  by  nominated  Direct  Demanding  Officers  (DDO)  for  obtaining 

supplies through the rate contract. 

x.  BRBNMPL is entitled to place supply orders up to the last day of the validity 

of the rate contract and, though supplies against such supply orders will be 

affected beyond the validity period of the rate contract, all such supply will 

be guided by the terms & conditions of the rate contract. 

xi.  The rate contract will be guided by "Fall Clause" as described below. 

 

50.2 Fall Clause 

 

If the rate contract holder reduces its price or sells or even offers to sell the 

rate contracted goods, following conditions of sale similar to those of the 

rate contract, at a price lower than the rate contract price, to any person or 

organization during the currency of the rate contract, the rate contract price 

will  be  automatically  reduced  with  effect  from  that  date  for  all  the 

subsequent supplies under the rate contract and the rate contract amended 

accordingly. Any violation of the fall clause would be considered a serious 

misdemeanour  under  clause  44  of  the  GIT  and  action,  as  appropriate, 

would be taken as per provision of that clause. 

 


background image

P a g e

 | 327 

 

 

50.3 Performance Security 

 

Depending on the anticipated overall drawal against a rate contract and, 

also, anticipated number of parallel rate contracts to be issued for an item, 

the procuring entity shall consider obtaining Performance Security @ 5% 

(Five  percent)  of  the  value  of  supply  order  in  the  supply  orders  issued 

against rate contracts on the rate contract holder. 

 

50.4 Renewal of Rate Contracts 

 

In case it is not possible to conclude new rate contracts before the expiry 

of existing ones, due to some special reasons, the existing rate contracts 

would be extended with same terms, conditions etc. for a suitable period, 

with the consent of the rate contract holders. Rate contracts of the firms, 

who  do  not  agree  to  such  extension,  will  be  left  out,  Period  of  such 

extension would generally not be more than three months. 

 

51.  Prequalification Bidding 

 

51.1 Prequalification Bidding is for short listing of qualified Bidders who fulfil the 

Prequalification  criteria  as  laid  down  in  SIT  or  in  Section  IX  of  SBD  - 

"Qualification Criteria" for procurement of Goods or Services as listed in 

Section VI of SBD - "List of Requirements". Short listed Bidders would be 

informed  of  their  qualification  and  short  listing  in  accordance  with  the 

stipulations laid down in the SIT. Unless otherwise stipulated in the SIT the 

PQB  short  listing  would  be  valid  only  till  the  next  procurement  tender. 

Further conditions will be elaborated in the SIT. 

51.2 If stipulated in the SIT, only these short listed qualified bidders would be 

invited to participate in the Procurement of the requirements. Otherwise SIT 

may also indicate that instead of floating a separate PQB tender, it may be 

combined with the Procurement Tender, as a three bid tender. Initially the 

first  Packet  containing  PQB  would  be  opened  and  evaluation  would  be 

done. Thereafter the rest of tender would be handled as a two bid system 

for only those bidders who succeed in PQB. 

 

52.  Tenders involving Samples 

 

52.1 Normally no sample would be called along with the offer for evaluation. 
52.2 Purchaser's Samples: If indicated in the SIT, a Purchaser's sample may 

be  displayed  to  indicate  required  characteristics  over  and  above  the 

Specifications  for  perusal  of  the  bidders.  Name  and  Designation  of  the 

Custodian, Place, Dates and Time of inspection of Purchaser's sample will 

be indicated in the SIT. The supplies in the contract will have to meet the 

indicated  required  characteristics  for  which  the  Purchaser's  sample  was 

displayed,  besides  meeting  the  specification  listed  in  Section  VII  - 

"Technical  Specifications"  of  the  SBD.  He  would  be  issued  a  sealed 

Purchaser's sample for the purpose at the time of award of the contract. 


background image

P a g e

 | 328 

 

 

52.3 Pre-Production Samples: If stipulated in SIT, successful contractor would 

be required to submit a Pre-Production sample(s) to the Inspecting Officer/ 

or  the  nominated  authority  mentioned  in  the  contract  within  the  time 

specified  therein.  If  the  Contractor  is  unable  to  do  so,  he  must  apply 

immediately to the Office issuing the acceptance of tender for extension of 

time stating the reasons for the delay. If the Purchaser is satisfied that a 

reasonable  ground  for  an  extension  of  time  exists,  he  may  allow  such 

additional time as he considers to be justified (and his decision shall be 

final)  with  or  without  alteration  in  the  delivery  period  stipulated  in  the 

contract and on such conditions as he deems fit. In the event of the failure 

of the Contractor to deliver the pre-production sample by the date specified 

in the acceptance of tender or any other date to which the time may be 

extended as aforesaid by the Purchaser or of the rejection of the sample, 

the Purchaser shall be entitled to cancel the contract and, if so desired, 

purchase or authorize the purchase of the stores at the risk and cost of the 

Contractor (unless specified otherwise in the SIT). In such an event, in case 

of Security Items where urgency develops due to such delays, BRBNMPL 

reserves its right to procure not more than one year's requirement against 

this "Risk & Cost" tender from existing pre-qualified and security cleared 

firms. Bulk production and supply will only be allowed if this sample(s) pass 

the Tests laid down in the Section VIII "Quality Control Requirements" in 

the SBD. 

52.4  Testing of Samples: Tests, procedures and testing laboratories for testing 

samples  would  be  detailed  in  the  Section  VIII  -  "Quality  Control 

Requirements" in the SBD. 

52.5 Validation / Prolonged Trials: If specified in SIT or in the Section VIII - 

"Quality Control Requirements" in the SBD, pre-production samples may 

have to undergo validation or extended trial before their performance can 

be declared satisfactory. 

52.6 Parameters Settings and duration of Validation Tests would be indicated in 

the Section VIII - "Quality Control Requirements" in the SBD. It would also 

stipulate the period or event marking end of validation trials. It would also 

be  indicated therein  whether  the Permission  to  start  bulk  production  will 

have to wait full validation or it can go on in parallel. 

 

53.  Expression of Interest (EOI) Tenders: 

 

53.1 EOI tenders are floated for short fisting firms who are willing and qualified 

for: - 
i. 

Registration  of  Vendors  for  Supply  of  particular  Stores  or  certain 

categories of Stores.  

ii. 

Development of new items or Indigenization of Imported stores 

53.2 The qualification / eligibility criteria required and the format of submission 

of such Data would be indicated in the Section IX - "Qualification Criteria" 

in the SBD. 


background image

P a g e

 | 329 

 

 

53.3 Objectives and scope of requirement would be indicated in the Section VI -

"List of Requirements" in the SBD. Indicative quantity required yearly and 

its future requirements would also be indicated. 

53.4 In  case  of  EOI  for  Development  of  new  Items  or  for  Indigenization, 

prospective firms would be given opportunity to inspect the Machine / Item 

at the place of installation at the place, dates and Time mentioned in SIT. 

53.5 In case EOI is for registration of vendors, Registration  Fees and validity 

period of registration would be detailed in the SIT. 

53.6 Short List of Suppliers: The suppliers shall be evaluated for short listing, 

inter-alia,  based  on  their  past  experience  of  supplying  goods  in  similar 

context, financial strength, technical capabilities etc. Each supplier will be 

assigned  scores  based  on  weightages  assigned  to  each  of  the  criteria 

mentioned in the Section IX - "Qualification Criteria" in the SBD. 

53.7 If stipulated in the SIT, the Firm's capacity and Capability may be assessed 

by a nominated Committee or by a third party nominated by BRBNMPL. 

53.8 All suppliers who secure the minimum required marks (normally 50% unless 

otherwise specified in the Section IX) would be short listed. Section IX may 

alternatively specify minimum qualifying requirement for each of the criteria 

i.e.  minimum  years  of  experience,  minimum  number  of  assignments 

executed, minimum turnover etc. Under such circumstances, all suppliers 

who meet the minimum requirement, as specified, will be short listed_ 

53.9 In  case  of  EOI  for  registration  of  vendors,  registration  letters  would  be 

issued to the short listed tenderers. 

53.10In case of EOI for development / indigenization, these shortlisted tenderers 

would  only  be  allowed  to  participate  in  the  subsequent  development/ 

indigenization tenders. 

 

54.  Tenders for Disposal of Scrap 

 

54.1 Introduction:  The  tender  is  for  Sale  of  Scrap  material  lying  at  various 

locations. Details of scrap for sale including Description, Present Condition, 

Lot  Size  and  its  Location  would  be  given  in  the  Section  VI  -  "List  of 

Requirements". 

54.2  "As Is; Where Is; Whatever Is" Basis of This Sale: 

54.2.1 This sale of Scrap is strictly on "As is; Where is; Whatever is" basis. 

Tenderer must satisfy himself on all matters with regard to quality, 

quantity, nature of stores etc., before tendering as no complaint or 

representation of any kind shall be entertained after the safe contract 

is concluded. 

54.2.2 The description of lot in the particulars of sale has been given for the 

purpose of identification thereof only and the use of such description 

shall not constitute the sale thereof to be sale by description and no 

sale shall be invalid by reason of any defect or deviation or variation 

in any lot or on account of any lot not being exactly described and 


background image

P a g e

 | 330 

 

 

the  purchaser  shall  not  be  entitled  to  claim  any  damage  or 

compensation  whatsoever  on  account  of  such  fault,  error  in 

description, weight or the like. 

54.2.3 All quantities of scrap whether by weight or measurement mentioned 

in the Tender notice are only approximate and should the quantity, 

on  actual  weight  or  measurement  basis  as  the  case  may  be  and 

whenever  delivered  on  such  basis,  works  out  less  than  the 

advertised and for projected quantity, the BRBNMPL shall not under 

any circumstances be liable to make good any such deficiency 

54.2.4 BRBNMPL reserves right to increase or decrease the quantity of any 

item or items or terminate the contract at any stage by  giving one 

week's notice. No claim whatsoever shall lie against the BRBNMPL 

on  account  of  such  termination  of  the  contract  or  variation  in  the 

quantity. 

54.2.5 BRBNMPL shall have the right to remove certain items which it feels 

were not intended for sale but were inadvertently made a part of the 

scrap material or of the lot offered for sale lying at the premises or 

were joined or attached to the material offered for sale. 

54.2.6 Tenderers  desirous  of  purchasing  and  participating  in  the  tender 

must  visit  the  site  before  submitting  the  offer,  after  taking  due 

permission  from  the  concerned  Stock  Holders.  The  Tenderers 

submitting the offers shall be deemed to have visited the site and 

acquainted themselves thoroughly with materials intended for sale in 

all respect. 

54.2.7 Any person giving offer shall be deemed to have made himself fully 

conversant with the Terms and Conditions of the Tender Sale, as 

well as the location and condition of the materials being sold and 

shall  be  deemed  to  have  agreed  to  all  the  stated  terms  and 

conditions herein under. 

 

54.3  Submission of Offer 

 

54.3.1 Unless specified otherwise in the SIT, tenders shall hold good for 

acceptance for a minimum period of 90 days (ninety days) from the 

date of opening of the tenders. The offers of the tenderers shall be 

irrevocable. 

54.3.2 The BRBNMPL reserves right to reject any offer without assigning 

any reason there for. 

54.3.3  Unless  otherwise  stated  in  the  SIT,  the  amount  of  EMD  in  such 

tenders would be 5% of the value of the tender. The Earnest Money 

shall  be  forfeited  if  the  tenderer  unilaterally  withdraws  amends, 

impairs or derogates from his offer in any respect within the period 

of validity of his offer. 

54.3.4 If the offer of the tenderer is not accepted by the BRBNMPL, the 


background image

P a g e

 | 331 

 

 

Earnest Money deposit made by the tenderer shall be refunded to 

him.  No  interest  shall  be  payable  on  such  refunds.  The  EMD 

deposited  by  the  successful  tenderer  shall  remain  with  the 

BRBNMPL  till  payment  of  the  security  deposit  (SD)  money,  as 

stipulated in relevant Clause, has been made. It may be adjusted as 

part of the total SD money at the discretion of the BRBNMPL. 

54.3.5 Duties, taxes and other levies of local bodies, whatever in force, shall 

be  payable  extra  by  the  purchaser  as  per  rules  applicable  to 

BRBNMPL.  Current  and  valid  PAN  and  Goods  and  Services  Tax 

Identification  Number  (GSTIN),  wherever  applicable,  must  be 

provided in the Bid of the Tenderer. 

54.3.6 All  arrangement  for  lifting  and  transportation  of  scrap  material, 

including  manpower,  crane,  transport  vehicle  and  trolley  etc.,  if 

required  shall  be made  by  the  purchaser  concerned only  and  the 

BRBNMPL  shall  not  provide  or  help  in  providing  any  such 

arrangements and the rate quoted by the purchaser must include 

such and all incidental charges. 

54.3.7 Registered dealers who are exempted from payment of Goods and 

Services Tax must give reference to Goods and Services Tax laws 

which provides such exemption or submit any certificate as issued 

by the Goods and Services tax authorities and shall be required to 

submit necessary form duly completed in all respect to BRBNMPL or 

its representatives before obtaining delivery order, duly signed by the 

partner of the firm or the person authorized to do so. 

54.3.8 Evaluation of tenders for Disposal of scrap will be done on similar 

basis  as  Tenders  for  Procurement  of  Goods,  except  that  the 

selection  of  the  bidders  shall  be  on  the  basis  of  the  highest 

responsive Bidder (H1). In case full quantity is not offered to be taken 

by the Highest Bidder, parallel contracts would be placed. 

 

54.4 Notification of Acceptance and Award of Contract: 

 

54.4.1 The successful tenderer, herein after referred to as purchasers, shall 

have to submit security deposit (SD) @ 10% of the total sale value 

of the contract within 5 working days of issue of the sale contract 

(excluding  the  date  of  issue  of  sale  contract).  The  SD  shall  be 

deposited in the form of account payee demand draft drawn on any 

scheduled commercial bank in India in favour of Bharatiya Reserve 

Bank  Note  Mudran  Private  Limited  or  through  online  transfer  or 

through other electronic mode of payment as mentioned in clause 3 

of NIT in connection with EMD. 

54.4.2 The purchaser has to pay balance payment within 20 days from the 

date  of  notification  of  acceptance,  which  is  to  be  issued  by 

BRBNMPL or his authorized representative, in the form of account 

payee demand draft drawn on any scheduled commercial bank in 

India  in  favour  of  Bharatiya  Reserve  Bank  Note  Mudran  Private 


background image

P a g e

 | 332 

 

 

Limited or through online transfer or through other electronic mode 

of  payment.  In  case  of  any,  default  to  deposit  balance  payment, 

BRBNMPL  reserves  right  to  terminate  the  contract  and  forfeit  the 

security deposit. 

 

54.5 Disposal Tenders for Security and Sensitive Machinery and Items: 

 

54.5.1 Non-Misuse  Declaration:  The  bidder  is  required  to  give  an 

undertaking that he or his employees or legal heirs will ensure that 

such items purchased from BRBNMPL, will be utilized only for scrap 

recovery and will not be misused for any other purpose. He will also 

ensure that this undertaking is honoured and it got underwritten from 

further down the line scrap processors / re-purchasers, if any. In case 

his firm changes hands, it will be his responsibility to ensure that the 

new owners honour and underwrite this undertaking. 

54.5.2 If stipulated in SIT delivery would be given only in dismantled / cut-

up condition. 

 

55.  Development and Indigenization Tenders: 

 

55.1 Already developed firms or firms who have already received development 

orders for the item (with whatever results) would not be considered in such 

tenders. 

55.2 If specified in SIT the contract documents may be issued free of cost, and 

submission of earnest money deposit and security deposit may be relaxed. 

55.3 If specified in SIT, The Tenderers may quote separately for  

i.   Price  /  rate  for  bulk  supply  of  item  in  development  /  indigenization 

supplies and  

ii.   Separately,  cost  of  development  including  cost  of  pre-production 

samples.  Firms  would  be  paid  only  for  the  number  of  samples 

specified in the Tender. If he has to manufacture more samples due 

to failure of earlier one, he would not be paid for it. 

55.4 L1  would  be  determined  on  the  basis  of  rate  of  item  quoted  including 

reference  to  total  cost  of  the  development  cost  (including  the  cost  of 

prototype) plus the notional total cost of quantities that will be required over 

next three years, wherever applicable. 

55.5 Development contracts may, as far as feasible, be concluded with two or 

more contractors in parallel. 

55.6 The  ratio  of  splitting  of  the  supply  order  between  various  development 

agencies / firms in cases of parallel development, including criteria thereof, 

would be specified in the SIT. 

55.7 However, in case the requirement is meagre and complex technology is 

involved, or quantity of the equipment / spares is limited/small/uneconomic 

if distributed between two vendors, the entire order could be placed upon 

the L1 vendor only. 


background image

P a g e

 | 333 

 

 

55.8 If specified in SIT, Advance and Intermediate Payment to Suppliers may be 

allowed. 

55.9 Quantity for Development Commitment 

In Next three years, after the newly developed firm is able to successfully 

complete Development orders with +5% tolerances, 20% of annual quantity 

requirement may be reserved for Newly Developed firms. 

55.10Period of Development Commitment 

A newly developed firm would be granted this facility till only three years 

after completing the initial Development order. However this facility is not a 

bar to the firm from competing with already established firms for quantities 

larger  than  20%  provided  their  prices  and  performance  so  warrant. 

Thereafter they would have to compete on equal terms with other already 

developed firms. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


background image

P a g e

 | 334 

 

 

Section III: Special Instructions to Tenderers (SIT) 

 

The following Special Instructions to Tenderers will apply for this purchase. These 

special instructions will modify / substitute / supplement the corresponding General 

Instructions  to  Tenderers  (GIT)  incorporated  in  Section  II.  The  corresponding  GIT 

clause numbers have also been indicated in the text below: 

 

In  case  of  any  conflict  between  the  provision  in  the  GIT  and  that  in  the  SIT,  the 

provision contained in the SIT shall prevail. 

 

(Clauses  of  GIT  listed  below  include  a  possibility  for  variation  in  their  provisions 

through SIT. There could be other clauses in SIT as deemed fit.) 

 

SI. 

No. 

GIT 

Clause 

No. 

Topic 

SIT Provision 

Eligible  Goods  and  Services  (Origin  of 

Goods) 

  

Pre-bid Conference 

  

Time  Limit  for  receiving  request  for 

clarification of Tender Documents 

  

11.2 

Tender Currency 

  

12.11 

Applicability of duties, taxes and other levies 

of local bodies 

  

14 

PVC Clause & Formula 

  

19 

Tender Validity 

  

20.4 

Number  of  Copies  of  Tenders  to  be 

submitted 

  

20.9 

E-Procurement 

  

10 

35.2 

Additional Factors for Evaluation of Offers 

  

11 

42 

Variation of quantities at the time of award 

 

12 

43 

Parallel Contracts 

  

13 

50.1, 50.3  Tender For rate Contracts 

  

14 

51.1, 51.2  PQB Tenders 

  

15 

52.1, 52.3, 

52.5 

Tenders  involving  Purchaser's  and  Pre-

Production Samples 

  

16 

53.4, 53.5, 

53.7 

EOI Tenders 

  

17 

54.3.1, 

54.5.2 

Tenders for Disposal of Scrap 

  

18 

55.2, 55.3, 

55.7, 55.8 

Development / Indigenization Tenders 

  

 

 

 


background image

P a g e

 | 335 

 

 

Section IV: General Conditions of Contract (GCC) 

 

Part I: General Conditions of Contract applicable to all types of Tenders 

 

1.  Definitions;  Interpretation  and  Abbreviations:  In  the  contract,  unless  the 

context otherwise requires: 

 

1.1   Definitions and Interpretation: 

 

(i) 

"Contract" means the letter or memorandum communicating to the 

Contractor the acceptance of this tender and includes "Intimation of 

Award" of his tender; "Contract" includes Bid Invitation, Instructions 

to Tenderers, Tender, Acceptance of Tender, General Conditions of 

Contract,  Schedule  of  Requirements,  particulars  and  the  other 

conditions  specified  in  the  acceptance  of  tender  and  includes  a 

repeat  order  which  has  been  accepted  or  acted  upon  by  the 

Contractor and a formal agreement, if executed; 

(ii) 

"Contractor" or "Supplier" means the individual or the firm supplying 

the  goods  and  services.  The  term  includes  his  employees, 

successors,  authorized  dealers/representatives,  stockists  and 

distributors.  Other  homologous  terms  are:  Vendor,  Firm, 

Manufacturer, OEM etc.; 

(iii)  "Drawing" means the drawing or drawings specified in or annexed to 

the Specifications; 

(iv)  "Government"  means  the  Central  Government  or  a  State 

Government as the case may be; 

(v) 

The "Inspecting Officer" means the person, or organisation specified 

in the contract for the purpose of inspection of stores of work under 

the contract and includes his / their authorised representative; 

(vi)  "Purchase  Officer"  means  the  officer  signing  the  acceptance  of 

tender  and  includes  any  officer  who  has  authority  to  execute  the 

relevant contract on behalf of the Purchaser; 

(vii)  The  "Purchaser"  means  BRBNMPL  -  the  organization  purchasing 

goods and services as incorporated in the documents; 

(viii)  "Signed" includes stamped, except in the case of an acceptance of 

tender or any amendment thereof; 

(ix)  "Test"  means  such  test  as  is  prescribed  by  the  particulars  or 

considered necessary by the Inspecting Officer whether performed 

or made by the Inspecting Officer or any agency acting under the 

direction of the Inspecting Officer; 

(x) 

The delivery of the stores shall be deemed to take place on delivery 

of  the  stores  in  accordance  with  the  terms  of  the  contract,  after 

approval by the Inspecting Officer if so provided in the contract: 


background image

P a g e

 | 336 

 

 

 

a.   The consignee at his premises; or 
b.   Where so provided, the interim consignee at his premises; or 
c.   A carrier or other person named in the contract for the purpose 

of transmission to the consignee: or 

d.   The  consignee  at  the  destination  station  in  case  of  contract 

stipulating for delivery of stores at destination station. 

(xi)  "Writing" or "Written" includes matter either in whole or in part, in 

manuscript, typewritten, lithographed, cyclostyled, photographed or 

printed under or over signature or seal, as the case may be. 

(xii)  Words in the singular include the plural and vice-versa. 
(xiii)  Words importing the masculine gender shall be taken to include the 

feminine  gender  and  words  importing  persons  shall  include  any 

company or association or body of individuals, whether incorporated 

or not. 

(xiv)  The heading of these conditions shall not affect the interpretation or 

construction thereof. 

(xv)  Terms and expression not herein defined shall have the meanings 

assigned  to  them  in  the  Indian  Sale  of  Goods  Act,  1930  (as 

amended)  or  the  Indian  Contract  Act,  1872  (as  amended)  or  the 

General Clauses Act, 1897 (as amended) as the case may be. 

(xvi)  PARTIES: The parties to the contract are the "Contractor" and the 

"Purchaser", as defined above; 

(xvii)  "Tender" means quotation / bid received from a firm / supplier. 
(xviii)  "Goods"  means  the  articles,  material,  commodities,  livestock, 

furniture,  fixtures,  raw  material,  spares,  instruments,  machinery, 

equipment,  industrial  plant  etc.  which  the  supplier  is  required  to 

supply to BRBNMPL under the contract. Other homologous terms 

are: Stores, Materials etc. 

(xix)  "Services"  means  services  allied  and  incidental  to  the  supply  of 

goods, such as transportation, installation, commissioning, provision 

of  technical  assistance,  training,  after  sales  service,  maintenance 

service and other such obligations of the supplier covered under the 

contract. 

(xx)  "Earnest Money Deposit" (EMD) means monetary guarantee to be 

furnished by a Tenderer along with its tender. 

(xxi)  "Performance Security" means monetary guarantee to be furnished 

by  the  successful  Tenderer  for  due  performance  of  the  contract 

placed on it. Performance Security is also known as Security Deposit 

or Performance Bank Guarantee. 

(xxii)  "Consignee" means the person to whom the goods are required to 

be delivered as specified in the Contract. If the goods are required 


background image

P a g e

 | 337 

 

 

to be delivered to a person as an interim consignee for the purpose 

of dispatch to another person as provided in the Contract then that 

"another"  person  is  the  consignee,  also  known  as  ultimate 

consignee. 

(xxiii)  "Specification"  or  "Technical  Specification"  means  the  drawing/ 

document/standard that prescribes the requirement to which product 

or service has to conform. 

(xxiv)  "Inspection" means activities such as measuring, examining, testing, 

analysing,  gauging  one  or  more  characteristics  of  the  product  or 

service and comparing the same with the specified requirement to 

determine conformity. 

(xxv)  "Day" means calendar day. 

 

1.2  Abbreviations: 

 

"AAEC" 

means  "Appreciable  Adverse  Effect  on  Competition"  as 

per Competition Act 

"BG" 

means Bank Guarantee 

"BL or B/L" 

means Bill of Lading 

"CD 

means Custom Duty 

"CIF" 

means Cost, Insurance and Freight Included 

"CMD" 

means Chairman and Managing Director 

"CPSU" 

means Central Public Sector Undertaking  

"DDO" 

means Direct Demanding Officer in Rate Contracts 

"DGS&D" 

means Directorate General of Supplies and Disposals 

"DP' 

means Delivery Period 

"ECS" 

means Electronic clearing system 

“EMD” 

means Earnest money deposit 

"EOI" 

means Expression of Interest (Tendering System) 

"ERV" 

means Exchange rate variations 

"FAS" 

means Free alongside shipment 

"FOB" 

means Freight on Board 

"FOR" 

means Free on Rail 

"GCC" 

means General Conditions of Contract 

“GIT” 

means General Instructions to Tenderers 

“GST” 

means Goods and Services Tax 

"H1, H2 etc." 

means First Highest, Second Highest Offers etc. in 

Disposal Tenders 

Incoterms 

means International Commercial Terms, 2000 (of ICC) 

"L1, L2 etc." 

means First or second Lowest Offer etc. 

"LC" 

means Letter of Credit 

"LD or L/D"  

means Liquidated Damages 


background image

P a g e

 | 338 

 

 

"LSI" 

means Large Scale Industry  

"NIT"  

means Notice Inviting Tenders. 

"NSIC" 

means National small industries corporation 

"PQB" 

means Pre-qualification bidding 

"PSU" 

means Public Sector Undertaking 

"PVC" 

means Price variation clause 

"RC" 

means Rate contract 

"RR or R/R"  

means Railway Receipt 

"SBD" or "TD" 

means Standard Bid Document / Tender Document 

"SCC" 

means Special Conditions of Contract 

"SIT" 

means Special Instructions to Tenderers 

"BRBNMPL" 

means  Bharatiya  Reserve  Bank  Note  Mudran  Private 

Limited 

"SSI" 

means Small Scale Industry 

 

2.  Application 

 

2.1  The General Conditions of Contract incorporated in this section shall be 

applicable for this purchase to the extent the same are not superseded by 

the Special Conditions of Contract (SCC) prescribed under Section V of this 

document. 

 

2.2  General Conditions of the contract shall not be changed from one tender to 

other. 

 

2.3  Other Laws and Conditions that will govern the Contract: 

 

Besides  GCC  and  SCC  following  conditions  and  Laws  will  also  be 

applicable and would be considered as part of the contract: 

 

i. 

Indian Contracts Act, 1872 

ii. 

Sale of Goods Act, 1930  

iii.  Arbitration and  Conciliation  Act,  1996  read with  the  Arbitration  and 

Conciliation (Amendment) Act, 2015 

iv.  Competition Act, 2002 as amended by Competition (Amendment Act), 

2007 

v.  Contractor's  Tender  Submissions  including  Revised  Offer  during 

Negotiations if any 

vi.  Conditions in other parts of the Tender Documents 
vii.  Correspondence  including  counter-offers  if  any;  between  the 

Contactor and BRBNMPL during the Tender Finalization 

viii.  Notification of award and Contract Documents 
ix.  Subsequent Amendments to the Contract 


background image

P a g e

 | 339 

 

 

 

3.  Use of contract documents and information 

 

3.1  The supplier shall not, without BRBNMPL's prior written consent, disclose 

the contract or any provision thereof including any specification, drawing, 

sample  or  any  information  furnished  by  or  on  behalf  of  BRBNMPL  in 

connection therewith, to any person other than the person(s) employed by 

the supplier in the performance of the contract emanating from this tender 

document. Further, any such disclosure to any such employed person shall 

be made in confidence and only so far as necessary for the purposes of 

such performance for this contract. 

3.2  During the process of procurement of Security or Sensitive Machinery and 

Items, Tender Documents and the specifications / drawings of such items 

would  be  issued  only  to  Vendors  having  security  clearance  within  the 

validity  of  such  clearance  and  he  shall  maintain  absolute  secrecy  and 

strictly  control  the  number  of  copies  and  access  to  the  documents  and 

copies thereof, in addition to safeguards mentioned in sub-para above. 

3.3  Further, the supplier shall not, without BRBNMPL's prior written consent, 

make use of any document or information mentioned in GCC sub-clause 

3.1 above except for the sole purpose of performing this contract. 

3.4  Except the contract issued to the supplier, each and every other document 

mentioned  in  GCC  sub-clause  3.1  above  shall  remain  the  property  of 

BRBNMPL and, if advised by BRBNMPL, all copies of all such documents 

shall be returned to BRBNMPL on completion of the supplier’s performance 

and obligations under this contract. 

 

4.  Patent Rights 

 

4.1  The supplier shall, at all times, indemnify BRBNMPL, free of cost, against 

all claims which may arise in respect of goods & services to be provided by 

the supplier under the contract for infringement of any right protected by 

patent, registration of designs or trademarks. In the event of any such claim 

in respect of alleged breach of patent, registered designs, trademarks etc. 

being made against BRBNMPL, BRBNMPL shall notify the supplier of the 

same and the supplier shall, at his own expenses take care of the same for 

settlement without any liability to BRBNMPL. 

 

5.  Country of Origin 

 

5.1  All goods and services to be supplied and provided for the contract shall 

have the origin in India or in the countries with which the Government of 

India has trade relations. 

5.2  The word "origin" incorporated in this clause means the place from where 

the  goods  are  mined,  cultivated,  grown,  manufactured,  produced  or 

processed or from where the services are arranged. 

 


background image

P a g e

 | 340 

 

 

6.  Performance Bond / Security 

 

6.1  Within  twenty-one  days  after  the  issue  of  notification  of  award  by 

BRBNMPL, the supplier shall furnish performance security to BRBNMPL 

for an amount equal to ten per cent of the total value of the contract, valid 

up to sixty days after the date of completion of all contractual obligations by 

the supplier, including the warranty obligations. 

6.2  The Performance security shall be denominated in Indian Rupees or in the 

currency of the contract and shall be in one of the following forms: 
a.  Account Payee Demand Draft drawn on any scheduled commercial 

bank  in  India,  in  favour  of  Bharatiya  Reserve  Bank  Note  Mudran 

Private Limited as indicated in the clause 3 of NIT in reference to EMD. 

b.  Bank  Guarantee  issued/confirmed  by  any  scheduled  commercial 

bank in India, in the prescribed form as provided in section XV of this 

document. 

6.3  In the event of any loss due to supplier's failure to fulfil its obligations in 

terms  of  the  contract,  the  amount  of  the  performance  security  shall  be 

payable to BRBNMPL to compensate BRBNMPL for the same. 

6.4  In the event of any amendment issued to the contract, the supplier shall, 

within  twenty-one  days  of  issue  of  the  amendment,  furnish  the 

corresponding  amendment  to  the  Performance  Security  (as  necessary), 

rendering  the  same  valid  in  all  respects  in  terms  of  the  contract,  as 

amended. 

6.5  Subject  to  GCC  sub-clause  6.3  above,  BRBNMPL  will  release  the 

performance security without any interest to the supplier on completion of 

the supplier's all contractual obligations including the warranty obligations. 

 

7.  Technical Specifications and Standards 

 

7.1  The Goods & Services to be provided by the supplier under this contract 

shall conform to the technical specifications and quality control parameters 

mentioned in 'Technical Specification' and 'Quality Control Requirements' 

under Sections VII and VIII of this document. 

 

8.  Packing and Marking 

 

8.1  The packing for the goods to be provided by the supplier should be strong 

and  durable  enough  to  withstand,  without  limitation,  the  entire  journey 

during transit including transhipment (if any), rough handling, open storage 

etc. without any damage, deterioration etc. As and if necessary, the size, 

weights  and  volumes  of  the  packing  cases  shall  also  take  into 

consideration,  the  remoteness  of  the  final  destination  of  the  goods  and 

availability  or  otherwise  of  transport  and  handling  facilities  at  all  points 

during transit up to final destination as per the contract. 

8.2  The  quality  of  packing,  the  manner  of  marking  within  &  outside  the 

packages  and  provision  of  accompanying  documentation  shall  strictly 


background image

P a g e

 | 341 

 

 

comply with the requirements as provided in Technical Specifications and 

Quality Control Requirements under Sections VII and VIII and in SCC under 

Section V. in case the packing requirements are amended due to issue of 

any amendment to the contract, the same shall also be taken care of by the 

supplier accordingly. 

 

8.3  Packing instructions: 

 

Unless  otherwise  mentioned  in  the  Technical  Specification  and  Quality 

Control  Requirements  under  Sections  VII  and  VIII  and  in  SCC  under 

Section V, the supplier shall make separate packages for each consignee 

(in case there is more than one consignee mentioned in the contract) and 

mark each package on three sides with the following with indelible paint of 

proper quality: 

 

a)  contract number and date 

b)  brief description of goods including quantity 

c)  packing list reference number 

d)  country of origin of goods 

e)  consignee's name and full address and 

f) 

supplier's name and address 

 

9.  Inspection and Quality Control 

 

9.1  BRBNMPL and / or its nominated representative(s) will, without any extra 

cost to BRBNMPL, inspect and/or test the ordered goods and the related 

services to confirm their conformity to the contract specifications and other 

quality control details incorporated in the contract. BRBNMPL shall inform 

the  supplier  in  advance,  in  writing,  BRBNMPL's  programme  for  such 

inspection  and,  also  the  identity  of  the  officials  to  be  deputed  for  this 

purpose. 

 

9.2  The  Technical  Specification  and  Quality  Control  Requirements 

incorporated in the contract shall specify what inspections and tests are to 

be carried out and, also, where and how they are to be conducted. If such 

inspections and tests are conducted in the premises of the supplier or its 

subcontractor(s), all reasonable facilities and assistance, including access 

to relevant drawings, design details and production data, shall be furnished 

by the supplier to BRBNMPL's inspector at no charge to BRBNMPL. 

9.3  If during such inspections and tests the contracted goods fail to conform to 

the  required  specifications  and  standards,  BRBNMPL's  inspector  may 

reject them and the supplier shall either replace the rejected goods or make 

all  alterations  necessary  to  meet  the  specifications  and  standards,  as 

required, free of cost to BRBNMPL and resubmit the same to BRBNMPL's 

inspector for conducting the inspections and tests again. 

9.4  In  case  the  contract  stipulates  pre-despatch  inspection  of  the  ordered 

goods at suppliers’ premises, the supplier shall put up the goods for such 


background image

P a g e

 | 342 

 

 

inspection to BRBNMPL's inspector well ahead of the contractual delivery 

period, so that BRBNMPL's inspector is able to complete the inspection 

within the contractual delivery period. 

9.5  If the supplier tenders the goods to BRBNMPL's inspector for inspection at 

the  last  moment  without  providing  reasonable  time  to  the  inspector  for 

completing  the  inspection  within  the  contractual  delivery  period,  the 

inspector may carry out the inspection and complete the formality beyond 

the contractual delivery period at the risk and expense of the supplier. The 

fact that the goods have been inspected after the contractual delivery period 

will not have the effect of keeping the contract alive and this will be without 

any prejudice to the legal rights and remedies available to BRBNMPL under 

the terms & conditions of the contract. 

9.6  BRBNMPL's contractual right to inspect, test and, if necessary, reject the 

goods after the goods' arrival at the final destination shall have no bearing 

of the fact that the goods have previously been inspected and cleared by 

BRBNMPL's inspector during pre-despatch inspection mentioned above. 

9.7  Goods accepted by BRBNMPL and/or its inspector at initial inspection and 

in final inspection in terms of the contract shall in no way dilute BRBNMPL's 

right  to  reject  the  same  later,  if  found  deficient  in  terms  of  the  warranty 

clause of the contract, as incorporated under GCC Clause. 

 

10.  Terms of Delivery 

 

10.1 Goods shall be delivered by the supplier in accordance with the terms of 

delivery specified in the contract. 

 

11.  Transportation of Goods 

 

11.1 The  supplier  shall  not  arrange  part-shipments  and  /  or  transhipments 

without the express / prior written consent of BRBNMPL. 

11.2 Instructions  for  transportation  of  domestic  goods  including  goods 

already imported by the supplier under its own arrangement: In case 

no instruction is provided in this regard in the SCC, the supplier will arrange 

transportation of the ordered goods as per its own procedure. 

11.3 Shipping Arrangement for Foreign Contracts: In the case of FOB/FAS 

contracts, shipping arrangements shall be made by the Ministry of Shipping 

&  Transport  (Chartering  Wing),  New  Delhi,  INDIA,  in  accordance  with 

details  given  in  SBD  Section  XVIII.  The  Contractor  shall  give  adequate, 

notice to the Forwarding Agents/Nominees about the readiness of the cargo 

from time to time and at least six weeks' notice in advance of the required 

position  for  finalising  the  shipping  arrangements.  In  the  case  of  CFR 

contracts,  the  Contractor  shall  arrange  shipment  in  accordance  with  the 

requirements of the Ministry of Shipping & Transport, New Delhi, INDIA, 

indicated in the same SBD section (as applicable). 

 

 

 


background image

P a g e

 | 343 

 

 

12.   Insurance: 

 

12.1 Unless  otherwise  instructed  in  the  SCC,  the  supplier  shall  make 

arrangements for insuring the goods against loss or damage incidental to 

manufacture  or  acquisition,  transportation,  storage  and  delivery  in  the 

following manner. 

12.2 In  case  of  supply  of  domestic  goods  on  CIF/FOR  destination  basis,  the 

supplier shall be responsible till the entire stores contracted for arrive in 

good  condition  at  destination.  The  transit  risk  in  this  respect  shall  be 

covered by the Supplier by getting the stores duly insured. The insurance 

cover shall be obtained by the Supplier in its own name and not in the name 

of BRBNMPL or its Consignee. 

12.3 In the case of FOB and CFR offers for import of Goods, insurance shall be 

arranged  by  the  Purchaser.  However,  the  supplier  must  give  sufficient 

notice to the Purchaser prior to the date of shipment, so that the Insurance 

Cover for the shipment can be activated. The Supplier must co-ordinate so 

as to ensure that the Shipment sails only with Insurance cover in place. 

12.4 In case of Import of Goods, even in case where the insurance is paid by the 

Purchaser, and loss or damage shall be made good by the Contractor free 

of cost, without waiting for the settlement of insurance claim. The payment 

after settlement of insurance claim shall be reimbursed by the Purchaser to 

the Contractor. It will be entirely the responsibility of the Contractor to make 

good loss/damage without waiting for settlement of insurance claim so that 

machine is commissioned within the time specified in the contract. 

 

13.  Spare parts 

 

13.1 If specified in the List of Requirements and in the resultant contract, the 

supplier  shall  supply  /  provide  any  or  all  of  the  following  materials, 

information etc. pertaining to spare parts manufactured and / or supplied by 

the supplier: 
a)  The spare parts as selected by BRBNMPL to be purchased from the 

supplier, subject to the condition that such purchase of the spare parts 

shall not relieve the supplier of any contractual obligation including 

warranty obligations; and 

b)  In case the production of the spare parts is discontinued: 

i.      sufficient  advance  notice  to  BRBNMPL  before  such 

discontinuation  to  provide  adequate  time  to  BRBNMPL  to 

purchase the required spare parts etc., and 

ii.    immediately  following  such  discontinuation,  providing 

BRBNMPL,  free  of  cost,  the  designs,  drawings,  layouts  and 

specifications  of  the  spare  parts,  as  and  if  requested  by 

BRBNMPL. 

 

13.2 Supplier  shall  carry  sufficient  inventories  to  assure  ex-stock  supply  of 


background image

P a g e

 | 344 

 

 

consumable  spares  for  the  goods  so  that  the  same  are  supplied  to 

BRBNMPL promptly on receipt of order from BRBNMPL. 

 

14.  Incidental services 

 

14.1 Subject to the stipulation, if any, in the SCC (Section V) and the Technical 

Specification (Section VII), the supplier shall be required to perform any or 

all of the following services: 
a)  Providing  required  jigs  and  tools  for  assembly,  start-up  and 

maintenance of the goods 

b)  Supplying required number of operation & maintenance manual for 

the goods 

c)  Installation and commissioning of the goods 
d)  Training of BRBNMPL's operators for operating and maintaining the 

goods 

e)  Providing after sales service during the tenure of the contract 
f) 

Providing maintenance service after expiry of the warranty period of 

the goods if so incorporated in the contract 

14.2  Prices  to  be  paid  to  the  supplier  by  BRBNMPL  for  any  of  the  required 

incidental services, if not already included in the contract price during the 

placement  of  the  contract,  shall  be  settled  and  decided  in  advance  by 

BRBNMPL  and  the  supplier.  However,  such  prices  shall  not  exceed  the 

contemporary rates charged by the supplier to other customers for similar 

services. 

 

15.  Distribution of Despatch Documents for Clearance / Receipt of Goods 

 

15.1 The supplier shall send all the relevant despatch documents well in time to 

BRBNMPL to enable BRBNMPL to clear or receive (as the case may be) 

the goods in terms of the contract. Unless otherwise specified in the SCC, 

the usual documents involved and the drill to be followed in general for this 

purpose are as follows: 

15.2 For  Domestic  Goods,  including  goods  already  imported  by  the  supplier 

under its own arrangement, within 24 hours of despatch, the supplier shall 

notify  BRBNMPL,  consignee,  and  others  concerned  if  mentioned  in  the 

contract,  the  complete  details  of  despatch  and also  supply  the following 

documents to them by registered post / speed post (or as instructed in the 

contract): 
(a)  Supplier's Invoice indicating, inter alia description and specification of 

the goods, quantity, unit price, total value; 

(b)  Packing list; 
(c)  Insurance certificate; 
(d)  Railway receipt / Consignment note; 


background image

P a g e

 | 345 

 

 

(e)  Manufacturer's  guarantee  certificate  and  in-house  inspection 

certificate; 

(f)  Inspection certificate issued by BRBNMPL's inspector 
(g)  Expected date of arrival of goods at destination and 
(h)  Any  other  document(s),  as  and  if  specifically  mentioned  in  the 

contract. 

15.3 For  Imported  Goods,  within  3  days  of  dispatch,  the  supplier  will  Notify 

BRBNMPL, consignee and other concerned if mentioned in the contract, 

the complete details of dispatch and also supply the following documents 

to  them  by  Courier  (or  as  instructed  in  the  Contract),  besides  advance 

intimation by Fax / email: 
(a)  Clean on Board Airway Bill/Bill of Lading (B/L) 

(b)  Original Invoice 

(c)  Packing List 

(d)  Certificate of Origin from Seller's Chamber of Commerce 

(e)  Certificate of Quality and current manufacture from OEM 

(f)  Dangerous Cargo Certificate, if any. 

(g)  Insurance Policy of 110% if CIP/CIF contract. 

(h)  Performance Bond / Warranty Certificate 

 

16.  Warranty 

 

16.1 The supplier warrants that the goods supplied under the contract is new, 

unused and incorporate all recent improvements in design and materials 

unless  prescribed  otherwise  by  BRBNMPL  in  the  contract.  The  supplier 

further warrants that the goods supplied under the contract shall have no 

defect arising from design, materials (except when the design adopted and/ 

or the material used are as per BRBNMPL's specifications) or workmanship 

or from any act or omission of the supplier, that may develop under normal 

use of the supplied goods under the conditions prevailing in India. 

16.2 This warranty shall remain valid for twelve months after the goods or any 

portion  thereof  as  the  case  may  be,  have  been  delivered  to  the  final 

destination  and  installed  and  commissioned  at  the  final  destination  and 

accepted by BRBNMPL in terms of the contract or for fifteen months from 

the  date  of  despatch  from  the  supplier's  premises  for  domestic  goods 

(including  goods  already  imported  by  the  supplier  under  its  own 

arrangement) or for eighteen months after the date of shipment from the 

port  of  loading  in  the  source  country  for  imported  goods  offered  from 

abroad, whichever is earlier, unless specified otherwise in the SCC. 

16.3 In case of any claim arising out of this warranty, BRBNMPL shall promptly 

notify the same in writing to the supplier. 

16.4 Upon receipt of such notice, the supplier shall, with all reasonable speed 

(or within the period, if specified in the SCC), repair or replace the defective 


background image

P a g e

 | 346 

 

 

goods or parts thereof, free of cost, at the ultimate destination. The supplier 

shall take over the replaced parts / goods after providing their replacements 

and no claim, whatsoever shall lie on BRBNMPL for such replaced parts/ 

goods thereafter. 

16.5  In the event of any rectification of a defect or replacement of any defective 

goods during the warranty period, the warranty for the rectified / replaced 

goods shall be extended to a further period of twelve months from the date 

such  rectified  /  replaced  goods  starts  functioning  to  the  satisfaction  of 

BRBNMPL. 

16.6 If the supplier, having been notified, fails to rectify / replace the defect(s) 

within a reasonable period (or within the period, if specified in the SCC), 

BRBNMPL may proceed to take such remedial action(s) as deemed fit by 

BRBNMPL, at the risk and expense of the supplier and without prejudice to 

other contractual rights and remedies, which BRBNMPL may have against 

the supplier. 

 

17.   Assignment 

 

17.1 The  Supplier  shall  not  assign,  either  in  whole  or  in  part,  its  contractual 

duties, responsibilities and obligations to perform the contract, except with 

BRBNMPL's prior written permission. 

 

18.  Sub Contracts 

 

18.1 The Supplier shall notify BRBNMPL in writing of all sub contracts awarded 

under the contract if not already specified in its tender. Such notification, in 

its  original  tender  or  later,  shall  not  relieve  the  Supplier  from  any  of  its 

liability or obligation under the terms and conditions of the contract. 

18.2 Sub contract shall be only for bought out items and sub-assemblies. 
18.3  Sub  contracts  shall  also  comply  with  the  provisions  of  GCC  Clause  5 

(“Country of Origin"). 

 

19.  Modification of contract 

 

19.1 Once a contract has been concluded, the terms and conditions thereof will 

generally  not  be  varied.  However,  if  necessary,  BRBNMPL  may,  by  a 

written order given to the supplier at any time during the currency of the 

contract, amend the contract by making alterations and modifications within 

the general scope of contract in any one or more of the following: 
(a)  Specifications,  drawings,  designs  etc.  where  goods  to  be  supplied 

under the contract are to be specially manufactured for BRBNMPL, 

(b)  mode of packing, 
(c)  incidental services to be provided by the supplier 
(d)  mode of despatch, 
(e)  place of delivery, and 


background image

P a g e

 | 347 

 

 

(f)  any  other  area(s)  of  the  contract,  as  felt  necessary  by  BRBNMPL 

depending on the merits of the case. 

19.2 In  the  event  of  any  such  modification  /  alteration  causing  increase  or 

decrease in the cost of goods and services to be supplied and provided, or 

in  the  time  required  by  the  supplier  to  perform  any  obligation  under  the 

contract, an equitable adjustment shall be made in the contract price and/ 

or  contract  delivery  schedule,  as  the  case  may  be,  and  the  contract 

amended accordingly. If the supplier doesn't agree to the adjustment made 

by  BRBNMPL,  the  supplier  shall  convey  its  views  to  BRBNMPL  within 

twenty  one  days  from  the  date  of  the  supplier's  receipt  of  BRBNMPL's 

amendment / modification of the contract. 

19.3 Option Clause: By a suitable provision in the SCC, the Purchaser  may 

reserve the right to increase the ordered quantity by 25% at any time, till 

final delivery date of the contract, by giving reasonable notice even though 

the quantity ordered initially has been supplied in full before the last date of 

Delivery Period. 

 

20.  Prices 

 

20.1 Prices to be charged by the supplier for supply of goods and provision of 

services  in  terms  of  the  contract  shall  not  vary  from  the  corresponding 

prices quoted by the supplier in its tender or during negotiations, if any, and 

incorporated in the contract except for any price adjustment authorized in 

the SCC. 

 

21.  Taxes and Duties 

 

21.1 Supplier shall be entirely responsible for all taxes, duties, fees, levies etc. 

incurred until delivery of the contracted goods to BRBNMPL. 

21.2 Further instruction, if any, shall be as provided in the SCC. 

 

22.   Terms and Mode of Payment: Unless specified otherwise in SCC, the terms of 

payments would be as follows: 

 

22.1  Unless otherwise specified in SCC, usual payment term is 100% on receipt 

and acceptance of goods by the consignee (Stores) and on production of 

all required documents by the supplier. 

22.2 For Domestic Goods: Unless otherwise specified in the SCC, payments to 

suppliers are usually made by account payee cheque or through ECS only. 

 

22.2.1 Where the terms of delivery is FOR dispatching Station, the payment 

terms, depending on the value and nature of the goods, mode of 

transportation etc. maybe   60% to 90% (as specified in SIT) on proof 

of dispatch and other related documents and balance on receipt at 

site and acceptance by the consignee (Stores section). 

22.2.2 Where the terms of delivery is  delivery at site / FOR destination, 


background image

P a g e

 | 348 

 

 

usual payment term is 100% on receipt and acceptance of goods by 

the  consignee  (Stores  section)  and  on  production  of  all  required 

documents by the supplier. 

22.2.3Where  goods  to  be  supplied  also  need  installation  and 

commissioning by the supplier, the payment terms are generally as 

under: 

(a)  For a contract with terms of delivery as FOR dispatching station 

i.    60%  on  proof  of  dispatch  along  with  other  specified 

documents 

ii.   30%  on  receipt  of  the  goods  at  site  by  the  consignee 

(Stores section) and balance 

iii.   10% on successful installation and commissioning and final 

acceptance by the consignee (User department) 

(b)   For  a  contract  with  terms  of  delivery  as  Delivery  at  site/FOR 

destination 
i.   90% on receipt and acceptance of goods by the consignee 

(Stores  section)  at  destination  and  on  production  of  all 

required documents by the supplier 

ii.  10% on successful installation and commissioning and final 

acceptance by the consignee (User department) 

 

22.3 For Imported Goods: Unless otherwise specified in SCC, payments are 

made through an irrevocable Letter of Credit (LC). 
(a)  Cases where Installation, Erection and Commissioning (if applicable) 

are  not  the  responsibility  of  the  Supplier  -  90%  net  FOB/FAS/ 

CFR/CIF/CIP price is to be paid against invoice, shipping documents, 

inspection  certificate  (wherever  applicable),  manufacturers'  test 

certificate,  etc.  and  balance  10%  on  receipt  of  goods  and  after  its 

suitability is ascertained by the consignee (User department). 

(b)  Cases  where  Installation,  Erection  and  Commissioning  are  the 

responsibility of the Supplier - 80% to 90% net FOB/FAS/CFR/CIF/ 

CIP  price  (as  specified  in  the  SCC)  will  be  paid  against  invoice, 

inspection certificate (where applicable), shipping documents etc. and 

balance  within  21-30  days  of  successful  installation  and 

commissioning at the consignee's premises and final acceptance by 

the consignee (User department). 

 

22.4 Unless specified otherwise in the SCC, the following general conditions will 

apply for payment to the supplier. 

22.5 The payment shall be made in the currency / currencies authorized in the 

contract. 

22.6 The supplier shall send its claim for payment in writing as per Section XIX - 

"Proforma  for  Bill  for  Payments",  when  contractually  due,  along  with 


background image

P a g e

 | 349 

 

 

relevant documents etc., duly signed with date, as specified in SCC and in 

a manner as also specified therein. 

22.7 While claiming payment, the supplier is also to certify in the bill that the 

payment  being  claimed  is  strictly  in  terms  of  the  contract  and  all  the 

obligations on the part of the supplier for claiming that payment has been 

fulfilled as required under the contract. 

22.8 The important documents which  the supplier is to furnish while  claiming 

payment are: 
a)  Original Invoice 
b)  Packing List 
c)  Certificate of country of origin of the goods from seller's Chamber of 

Commerce. 

d)  Certificate of pre-dispatch inspection by BRBNMPL's representative / 

nominee 

e)  Manufacturer's test certificate 
f) 

Performance / Warrantee Bond 

g)  Certificate of insurance 
h)  Clean on Bill of lading / Airway bill / Rail receipt or any other dispatch 

document, issued by a government agency (like postal department) 

or an agency duly authorized by the concerned ministry / department 

i) 

Consignee's Certificate confirming receipt and acceptance of goods 

j) 

Dangerous Cargo Certificate, if any, in case of imported goods.  

k)  Any other document specified. 

22.9 While claiming reimbursement of duties, taxes Goods and Services Tax, 

Customs duty and any other similar duties and taxes from BRBNMPL, as 

and if permitted under the contract, the supplier shall also certify that, in 

case it gets any refund out of such taxes and duties from the concerned 

authorities at a later date, it (the supplier) shall refund to BRBNMPL. The 

supplier shall also refund the applicable amount to BRBNMPL immediately 

on receiving the same from the concerned authorities. 

22.10In  case  where  the  supplier  is  not  in  a  position  to  submit  its  bill  for  the 

balance payment for want of receipted copies of Inspection Note from the 

consignee and the consignee has not complained about the non-receipt, 

shortage, or defects in the supplies made, balance amount will be paid by 

the  paying  authority  without  consignee's  receipt  certificate  after  three 

months  from  the  date  of  the  preceding  part  payment  for  the  goods  in 

question, subject to the following conditions: 

(a)  The  supplier  will  make  good  any  defect  or  deficiency  that  the 

consignee (s) may report within six months from the date of despatch 

of goods. 

(b)  Delay in supplies, if any, has been regularized. 


background image

P a g e

 | 350 

 

 

(c)  The contract price where it is subject to variation has been finalized. 
(d)  The supplier furnishes the following undertakings: 

 

“I/We, __________________ certify that It We have not received back the 

Inspection  Note  duly  receipted  by  the  consignee  or  any  communication 

from BRBNMPL or the consignee about non-receipt, shortage or defects in 

the goods supplied. I / We agree to make good any defect or deficiency that 

the consignee may report within three months from the date of receipt of 

this balance payment or six months from the date of dispatch whichever is 

later. 

 

23.  Delay in the supplier's performance 

 

23.1 The time for and the date specified in the contract or as extended for the 

delivery of the stores shall be deemed to be the essence of the contract 

and the supplier shall deliver the goods and perform the services under the 

contract  within  the  time  schedule  specified  by  BRBNMPL  in  the  List  of 

Requirements and as incorporated in the contract. 

23.2 Subject to the provision under GCC clause 28, any unexcused delay by the 

supplier in maintaining its contractual obligations towards delivery of goods 

and performance of services shall render the supplier liable to any or all of 

the following sanctions besides any administrative action:  

a)  Imposition of liquidated damages, 

b)  Forfeiture of its performance security and 

c)  Termination of the contract for default. 

 

23.3 If at any time during the currency of the contract, the supplier encounters 

conditions  hindering  timely  delivery  of  the  goods  and  performance  of 

services, the supplier shall promptly inform BRBNMPL in writing about the 

same and its likely duration and make a request to BRBNMPL for extension 

of  the  delivery  schedule  accordingly.  On  receiving  the  supplier's 

communication, BRBNMPL shall examine the situation as soon as possible 

and, at its discretion, may agree to extend the delivery schedule, with or 

without  liquidated  damages  for  completion  of  supplier's  contractual 

obligations by issuing an amendment to the contract. 

 

23.4  When the period of delivery is extended due to unexcused delay by the 

supplier, the amendment letter extending the delivery period shall, inter alia 

contain the following conditions: 
a)  BRBNMPL shall recover from the supplier, under the provisions of the 

clause 24 of the General Conditions of Contract, liquidated damages 

on the goods and services, which the Supplier has failed to deliver 

within the delivery period stipulated in the contract 

b)  That  no  increase  in  price  on  account  of  any  ground,  whatsoever, 

including any stipulation in the contract for increase in price on any 

other  ground  and,  also  including  statutory  increase  in  or  fresh 


background image

P a g e

 | 351 

 

 

imposition of customs duty, Goods and Services Tax or on account of 

any other duties and taxes which may be levied in respect of the goods 

and services specified in the contract, which takes place after the date 

of delivery stipulated in the contract shall be admissible on such of the 

said goods and services as are delivered and performed after the date 

of the delivery stipulated in the contract. 

c)  But nevertheless,  BRBNMPL  shall be entitled  to  the  benefit  of  any 

decrease in price on account of reduction in or remission of customs 

duty, Goods and Services Tax  or any other duty or tax or levy or on 

account of any other grounds, which takes place after the expiry of the 

date of delivery stipulated in the contract. 

23.5 The supplier shall not despatch the goods after expiry of the delivery period. 

The  supplier  is  required  to  apply  to  BRBNMPL  for  extension  of delivery 

period  and  obtain  the  same  before  despatch.  In  case  the  supplier 

despatches the goods without obtaining an extension, it would be doing so 

at its own risk and no claim for payment for such supply and / or any other 

expense related to such supply shall lie against BRBNMPL. 

 

24.  Liquidated damages 

 

24.1 Subject to GCC clause 28, if the supplier fails to deliver any or all of the 

goods or fails to perform the services within the time frame(s) incorporated 

in  the  contract,  BRBNMPL  shall,  without  prejudice  to  other  rights  and 

remedies  available  to  BRBNMPL  under  the  contract,  deduct  from  the 

contract price, as liquidated damages, a sum equivalent to the 0.5% percent 

(or any other percentage if prescribed in the SCC) of the delivered price of 

the delayed goods and / or services for each week of delay or part thereof 

until actual delivery or performance, subject to a maximum deduction of the 

10%  (or  any  other  percentage  if  prescribed  in  the  SCC)  of  the  delayed 

‘goods' or ‘services' contract price(s). During the above mentioned delayed 

period of supply and / or performance, the conditions incorporated under 

GCC sub-clause 23.4 above shall also apply. 

 

25.  Custody  and  Return  of  BRBNMPL’s  Materials  /  Equipment  /  Documents 

loaned to Contractor 

 

25.1  Whenever  stores  are  required  to  be  issued  to  the  firm/contractor  for 

fabrication  or  prototypes  or  sub-assemblies  are  issued  for  guidance  in 

fabrication, these would be issued against appropriate Bank Guarantee as 

specified in SCC. In addition to the Bank Guarantee, appropriate insurance 

may be asked if specified in the SCC. 

25.2 All drawings and samples issued to the contractor in connection with the 

contract must be returned by him. Final payment will be withheld if this is 

not done, besides any other sanction deemed fit by BRBNMPL. 

 

 


background image

P a g e

 | 352 

 

 

26. Termination for default 

 

26.1 BRBNMPL, without prejudice to any other contractual rights and remedies 

available  to  it  (BRBNMPL),  may,  by  written  notice of  default  sent  to  the 

supplier, terminate the contract in whole or in part, if the supplier fails to 

deliver any or all of the goods and/or services or fails to perform any other 

contractual obligation(s) within the time period specified in the contract, or 

within any extension thereof granted by BRBNMPL pursuant to GCC sub-

clauses 23.3 and 23.4. 

26.2 In  the  event  of  BRBNMPL  terminates  the  contract  in  whole  or  in  part, 

pursuant to GCC sub-clause 26.1 above, BRBNMPL may procure goods 

and / or services similar to those cancelled, with such terms and conditions 

and in such manner as it deems fit at the "Risk and Cost" of the supplier 

and the supplier shall be liable to BRBNMPL for the extra expenditure, if 

any, incurred by BRBNMPL for arranging such procurement. 

26.3 Unless otherwise instructed by BRBNMPL, the supplier shall continue to 

perform the contract to the extent not terminated. 

 

27.  Termination for insolvency 

 

27.1 In the event the supplier becomes bankrupt or otherwise insolvent or loses 

substantially the technical or financial capability (based on which he was 

selected for award of contract) or liquidation proceedings are commenced 

against it by a third party or by own volition, BRBNMPL reserves the right 

to  terminate  the  contract,  at  any  time,  by  serving  written  notice  to  the 

supplier,  without  any  adverse  consequence  to  BRBNMPL  and  without 

being liable to pay any compensation, whatsoever, to the supplier, subject 

to further  condition  that  such  termination  will  not  prejudice  or  affect  any 

rights  of  action  or  remedies  which  have  accrued  or  will  accrue  prior  to 

termination or thereafter to BRBNMPL. 

27.2 Upon such termination, BRBNMPL shall be deemed to be the owner of the 

stores/materials manufactured by the supplier and retain first right and lien 

over  the  stores/materials  including  the  raw  material  purchased  by  the 

supplier for performance of the contract and require the stores/materials to 

be  delivered  under  the  contract,  which  is  terminated  on  account  of 

bankruptcy or insolvency or likely bankruptcy or insolvency of the supplier 

and such stores in possession of the supplier shall be earmarked and be 

delivered  to  BRBNMPL  before  the  start  of  the  bankruptcy  or  insolvency 

process. 

27.3 In the event the supplier is aware or apprehends that it is likely to go into 

liquidation whether on account of liquidation proceedings commenced by a 

third party or by way of voluntary liquidation, then the supplier shall forthwith 

inform BRBNMPL as soon as it is aware that a third party has issued notice 

that it intends to commence liquidation proceedings or well before it files for 

liquidation. 

 


background image

P a g e

 | 353 

 

 

27.4 Escrow Arrangement 

The Supplier shall deposit with a third party escrow agent mutually agreed 

to by the parties, a copy of Software and its source code and object code 

for  safe  keeping  with  instructions  for  it  to  be  released  forthwith  to 

BRBNMPL, in the event the Supplier fails to make the source code/object 

code accessible to BRBNMPL whenever required and/or in the event the 

Supplier is likely to go into liquidation or goes into liquidation. 
In the event, the Supplier apprehends that it is likely to go into liquidation 

whether on account of liquidation proceedings commenced by a third party 

or in the event it anticipates filing for bankruptcy, then the Supplier shall 

inform BRBNMPL in advance and engage with it to determine the sale and 

possession  of  BRBNMPL’s   software  and  its  source  code.  In  the  event 

Supplier fails to do so, the third party escrow agent shall be instructed under 

the  Escrow  Agreement  to  release  the  Software  and  its  source  code  to 

BRBNMPL as noted above. 
For the purpose of this Clause, the term

 Software’ shall collectively mean, 

the full and final version of the Software to be delivered to BRBNMPL in 

source  code  and  object  code  forms,  together  with  any  and  all 

improvements, corrections, modifications, updates, enhancements or other 

changes, whether or not included in the full and final version including all 

System Documentation and User Documentation. 
The term ‘System Documentation’ shall mean any and all documentation 

used in the development and updating of the Software, including but not 

limited to, customer requirements and specifications design or development 

specifications,  test  and  error  reports,  and  related  correspondence  and 

memoranda.

 And the term ‘User Documentation’ shall mean the end-user 

instruction manual that usually accompanies the Software instructing end 

users in the use of the Software in both printed and electronic form. 

 

28.  Force Majeure 

 

28.1 In the event of any unforeseen event directly interfering with the supply of 

stores arising during the currency of the contract, such as war, hostilities, 

acts  of  the  public  enemy,  civil  commotion,  sabotage,  fires,  floods, 

explosions, epidemics, quarantine restrictions, strikes, lockouts, or acts of 

God, the Contractor shall, within a week from the commencement thereof, 

notify  the  same  in  writing  to  the  Purchaser  with  reasonable  evidence 

thereof.  Unless  otherwise  directed  by  BRBNMPL  in  writing,  the  supplier 

shall  continue  to  perform  its  obligations  under  the  contract  as  far  as 

reasonably practical, and shall seek all reasonable alternative means for 

performance not prevented by the Force Majeure event. If the force majeure 

condition(s) mentioned above be in force for a period of 90 days or more at 

any  time,  either party  shall  have  the  option to  terminate  the  contract  on 

expiry of 90 days of commencement of such force majeure by giving 14 

days' notice to the other party in writing. In case of such termination, no 

damages  shall  be  claimed  by  either  party  against  the  other,  save  and 


background image

P a g e

 | 354 

 

 

except those which had occurred under any other clause of this contract 

prior to such termination. 

28.2 Notwithstanding the provisions contained in GCC clauses 23, 24 and 26, 

the supplier shall not be liable for imposition of any such sanction so long 

the delay and / or failure of the supplier in fulfilling its obligations under the 

contract is the result of an event of Force Majeure. 

28.3 In  case  due  to  a  Force  Majeure  event  BRBNMPL  is  unable  to  fulfil  its 

contractual  commitment  and  responsibility,  BRBNMPL  will  notify  the 

supplier  accordingly  and  subsequent  actions  taken  on  similar  lines 

described in above sub-paragraphs. 

 

29.  Termination for convenience 

 

29.1 BRBNMPL reserves the right to terminate the contract, in whole or in part 

for its (BRBNMPL's) convenience, by serving written notice on the supplier 

at any time during the currency of the contract. The notice shall specify that 

the termination is for the convenience of BRBNMPL. The notice shall also 

indicate inter-alia, the extent to which the supplier's performance under the 

contract is terminated, and the date with effect from which such termination 

will become effective. 

29.2  The  goods  and  services  which  are  complete  and  ready  in  terms  of  the 

contract for delivery and performance within thirty days after the supplier's 

receipt  of  the  notice  of  termination  shall  be  accepted  by  BRBNMPL 

following the contract terms, conditions and prices. For the remaining goods 

and services, BRBNMPL may decide: 
a.  to  get  any  portion  of  the  balance  completed  and  delivered  at  the 

contract terms, conditions and prices; and / or 

b.   to  cancel  the  remaining  portion  of  the  goods  and  services  and 

compensate  the  supplier  by  paying  an  agreed  amount  for  the  cost 

incurred by the supplier towards the remaining portion of the goods 

and services. 

 

30.  Governing language 

 

30.1 The  contract  shall  be  written  in  Hindi  or  English  language  following  the 

provision  as  contained  in  GIT  clause  2.  All  correspondence  and  other 

documents pertaining to the contract, which the parties exchange, shall also 

be written accordingly in that language. 

 

31.  Notices 

 

31.1 Notice, if any, relating to the contract given by one party to the other, shall 

be sent in writing or by cable or telex or facsimile and confirmed in writing, 

the procedure will also provide the sender of the notice, the proof of receipt 

of the notice by the receiver. The addresses of the parties for exchanging 

such notices will be the addresses as incorporated in the contract. 


background image

P a g e

 | 355 

 

 

31.2 The effective date of a notice shall be either the date when delivered to the 

recipient  or  the  effective  date  specifically  mentioned  in  the  notice, 

whichever is later. 

 

32.  Code of Ethics 

 

BRBNMPL as well as Bidders, Suppliers, Contractors, and Consultants under 

BRBNMPL  contracts  shall  observe  the  highest  standard  of  ethics  during  the 

procurement  or  execution  of  such  contracts.  In  pursuit  of  this  policy,  for  the 

purposes of this provision, the terms set forth below are defined as follows: 

 

(a)  "Corrupt practice" means the offering, giving, receiving, or soliciting, directly 

or indirectly, of anything of value to influence the action of a public official 

in the procurement process or in contract execution; 

(b)  'Fraudulent  practice"  means  a  misrepresentation  or  omission  of  facts  in 

order to influence a procurement process or the execution of a contract; 

(c)  "Collusive practice" means a scheme or arrangement between two or more 

Bidders,  with  or  without  the  knowledge  of  the  Purchaser,  designed  to 

establish bid prices at artificial, non-competitive levels; and 

(d)  "Coercive  practice"  means  harming  or  threatening  to  harm,  directly  or 

indirectly,  persons  or  their  property  to  influence  their  participation  in  the 

procurement process or affect the execution of a contract. 

(e)  A particular violation of ethics may span more than one of above mentioned 

unethical practices. 

 

32.1 The following policies will be adopted in order to maintain the standards of 

ethics during procurement: 

 

(a)  A proposal for award will be rejected if it is determined that the Bidder 

recommended for award has, directly or through an agent, engaged 

in corrupt, fraudulent, collusive or coercive practices in competing for 

the Contract in question. 

(b)  A  contract  will  be  cancelled  if  it  is  determined  at  any  time  that 

BRBNMPL  representatives  /  officials  have  directly  or  indirectly, 

engaged in corrupt, fraudulent, collusive or coercive practices during 

the procurement or the execution of that contract 

(c)  In case any individual staff is found responsible, suitable disciplinary 

proceedings should be initiated against such staff under the applicable 

government conduct rules. The existing provisions under the Indian 

law including the instructions of Central Vigilance Commission should 

be followed in this regard. 

(d)   Firms or individuals shall be banned / blacklisted after following due 

process, including declaring them ineligible, either indefinitely or for a 

stated period of time, to be awarded a BRBNMPL contract, if it at any 


background image

P a g e

 | 356 

 

 

time determines that they have, directly or through an agent, engaged 

in corrupt, fraudulent, collusive or coercive practices in competing for, 

or in executing, a BRBNMPL contract. 

(e)  Bidders have to sign an Integrity Pact in tenders meeting the criteria 

of threshold value / nature of procurement. Integrity Pact format shall 

be included in the Bid Document as Section XX. Each page of such 

Integrity  pact  proforma  would  be  duly  signed  by  Purchaser’s 

competent signatory. All pages of the Integrity Pact will have to be 

duly signed by the same signatory who is duly authorized to sign the 

bid and to make binding commitments on behalf of his company and 

to be submitted along with the technical bid. Any bid not accompanied 

by Integrity Pact duly signed by the bidder shall be considered to be a 

non-responsive bid and shall be rejected straightway. 

 

33.  Resolution of disputes 

 

33.1 If dispute or difference of any kind shall arise between BRBNMPL and the 

supplier in connection with or relating to the contract, the parties shall make 

every effort to resolve the same amicably by mutual consultations. If the 

parties fail to resolve their dispute or difference by such mutual consultation 

within twenty one days of its occurrence, then, unless otherwise provided 

in  the  SCC,  either  BRBNMPL  or  the  supplier  may  seek  recourse  to 

settlement  of  disputes  through  arbitration  as  per  The  Arbitration  and 

conciliation Act 1996 as per following clause. 

 

33.2 Arbitration Clause: If both parties fail to reach such amicable settlement, 

then either party (the Purchaser or Seller) may within 21 days of such failure 

give a written notice to the other party requiring that all matters in dispute 

or  difference  be  arbitrated  upon.  Such  written  notice  shall  specify  the 

matters which are in difference or of difference of which such written notice 

has been given and no other matter shall be referred to the arbitration in 

accordance  with  the  conciliation  and  arbitration  rules  of  International 

Chamber of Commerce {ICC}/United National Commission on International 

Trade Law (UNCITRL) by three arbitrators appointed in accordance with 

the procedure set out in clause below. The arbitration proceeding shall be 

held  in  Bangalore/Mysore/Kolkata  and  shall  be  conducted  in  English 

language.  All  documentation  to  be  reviewed  by  the  arbitrators  and  /  or 

submitted by the parties shall be written or translated into English. Venue 

of  arbitration  shall  be  Bangalore/Mysore/Kolkata.  The  arbitrator  or 

arbitrators appointed under this article shall have the power to extend time 

to make the award with the consent of the parties. Pending reference to 

arbitration  the  parties  shall  make  all  endeavours  to  complete  the 

contract/work in all respects and all disputes, if any, will finally be settled in 

the arbitration. 

 

34.  Applicable Law 

 

34.1 The contract shall be interpreted in accordance with the laws of India. 


background image

P a g e

 | 357 

 

 

 

34.2 Irrespective of the place of delivery, or the place of performance or the place 

of Payments under the contract, the contract shall be deemed to have been 

made at the place from which the notification of acceptance of the tender 

has been issued. 

35.  Secrecy 

 

35.1 The Contractor shall take all reasonable steps necessary to ensure that all 

persons employed in any work in connection with the contract, have full 

knowledge  of  the  Official  Secrets  Act  and  any  regulations  framed 

thereunder. 

35.2. Any information obtained in the course of the execution of the contract by 

the Contractor, his servants or agents or any person so employed, as to 

any matter whatsoever, which would or might be directly or indirectly, of use 

to any enemy of India, must be treated secret and shall not at any time be 

communicated to any person. 

35.3. Any breach of the aforesaid conditions shall entitle the Purchaser to cancel 

the contract and to purchase or authorise the purchase of the stores at the 

risk and cost of the Contractor, In the event of such cancellation, the stores 

or parts manufactured in the execution of the contract shall be taken by the 

Purchaser  at  such  price  as  he  considers  fair  and  reasonable  and  the 

decision of the Purchaser as to such price shall be final and binding on the 

Contractor. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 358 

 

 

Part II:  Additional General Conditions of Contract for specific Types of 

Tenders in addition / modification to clauses mentioned above: 

 

36.  Disposal / Sale of Scrap by Tender 

 

36.1 During  the  currency  of  contract,  no  variation  in  price  or  rate  shall  be 

admissible. 

36.2  Payment and Default 

36.2.1  Payment  may  be  made  in  the  form  of  cash  or  Account  Payee 

Demand Draft drawn on any scheduled commercial bank in India 

in favour of Bharatiya Reserve Bank Note Mudran Private Limited 

or  through  Online  Transfer  or  through  other  Electronic  Mode  of 

Payment as  mentioned in the NIT. 

36.2.2  No interest will be paid to the purchaser for the amounts paid or 

deposited with the BRBNMPL and subsequently found refundable 

to the purchaser under any of the conditions of the contract. 

36.2.3  If the purchaser fails to deposit sale value for a sold lot within the 

allowed period as per relevant clause BRBNMPL may forfeit the 

security deposit. Requests for an extension of this period, made by 

the purchaser may be considered by the BRBNMPL and may at its 

discretion,  on  the  merits  of  the  case,  allow  further  time  not 

excluding 50 days from the date of the contract. Interest shall be 

leviable on such amount at a rate 2% per annum higher than the 

PLR of State Bank of India, from the date of expiry of the payment 

date to actual date of payment (actual date of payment inclusive). 

36.2.4  The lot or lots in respect of which forfeiture has been made, shall 

be deemed to have been abandoned by the purchaser to all intents 

and purposes and may be re-sold or otherwise disposed of at the 

discretion  of  the  BRBNMPL  without  reference  to  the  purchaser 

concerned and without incurring any liability on part of BRBNMPL 

whatsoever in respect there under. 

36.2.5  In case extension is granted by BRBNMPL and due to late payment 

of sale amount the delivery cannot be completed by the purchaser, 

in  accordance  with  the  relevant  clause  of  Special  Conditions  of 

Tender sale, then ground rent shall also be leviable as per relevant 

clause of Special Conditions of Tender sale. 

36.2.6  On  production  of  proof  of  having  made  payment,  nominated 

authority shall issue a delivery order authorizing the purchaser to 

take delivery of the Scrap Materials. 

36.3 Deliveries, Delays and Breach of Contact 

36.3.1  The Title of goods or material sold shall not be deemed to have 

been passed to the Purchaser / Bidder until and unless the full and 

final payment has been made by the purchaser, in accordance with 

the contract to the BRBNMPL and the authorized Officer has issued 

the Delivery Order in favour of the purchaser.  


background image

P a g e

 | 359 

 

 

The  materials  sold  may  be  removed  from  the  premises  only  on 

production of the cash receipt for the payment and a delivery order 

from the Officer authorized by the BRBNMPL. 

36.3.2  Unless  specified  otherwise  in  SIT,  delivery  period  for  lifting  of 

material  shall  be  within  60  days  from  the  date  of  finalization  of 

contract agreement. 

36.3.3  The  work  of  delivery  will  be  supervised  by  Stock  Holder  or  his 

authorized representative, representative of accounts Department 

and Security Staff duly authorized by BRBNMPL for the propose of 

delivery. Delivery will be allowed during working hours. 

36.3.4  No  delivery  of  or  materials  sold  shall  be  given  on  Sundays, 

Gazetted  holidays  and  other  shall  holidays  observed  by 

BRBNMPL. The delivery of the goods or material shall be effected 

from the premises concerned only during its normal working hours. 

In order to complete the delivery within the working hours all loading 

must  cease  half  an  hour  before  the  normal  closing  time  of  the 

concerned premises. The decision of the BRBNMPL with regard to 

the  working  hour  shall  be  final  and  binding  on  the  purchaser. 

Purchaser will not be allowed to lift the Scrap Material from more 

than one location at a time. 

36.3.5  The purchased stores will be carried away by the purchaser at his 

risk and no claims against the BRBNMPL will be entertained for 

shortage  in  weight  which  may  be  discovered  after  the  materials 

have left the premises wherefrom delivery is taken. If required the 

purchaser shall provide his own bags, cases or other receptacles 

for the removal of the scrap. 

36.3.6  The BRBNMPL shall not be responsible for any accident that may 

occur to purchaser's labours/servants for any reasons whatsoever. 

The purchaser will himself have to ensure the safety of his workers 

and shall be liable to pay claims, whatsoever if any. BRBNMPL will 

not carry any responsibility of such payments. The purchaser will 

be  responsible  to  supply  personal  protection  equipment  to  his 

labour/servant and staff and no additional charges are admissible 

for the same. 

36.3.7  The materials sold, shall be removed by the purchaser within the 

period specified in relevant clause of Special Condition of Sale. 

36.3.8  If due to any default on the part of the BRBNMPL, the purchaser is 

unable to remove the materials sold within the specified period, the 

BRBNMPL may extend the period therefore and in such an event 

purchaser  will  be  entitled  to  take  delivery  of  the  goods  or  the 

materials sold within such extended Delivery period. 

36.3.9  If  contractor  fails  to  lift  sold  scrap  within  the  specified  period, 

penalty shall be levied at the rate of 0.5% per day of the value of 

un-removed  Scrap.  Moreover  the  material  shall  remain  at  the 

purchaser's  risk  until  removal  thereof.  Further  BRBNMPL  will  be 


background image

P a g e

 | 360 

 

 

entitled to charge the ground rent as stated in relevant Para of SCC, 

for the area in which the materials sold are kept or stored - which 

would be recovered by the BRBNMPL from the Purchaser before 

removal  of  the  material  and  in  the  event  of  default  in  payment 

thereof,  the  BRBNMPL  at  may  its  discretion  shall  be  entitled  to 

order the re-sale of such materials and forfeit the Security deposit 

or sale amount or both, paid by the purchaser. 

36.3.10 If the purchaser makes slow progress  with his contract  and the 

BRBNMPL is of opinion that he may fail to fulfil the contract within 

the time specified in the conditions of sale, it will be lawful for the 

BRBNMPL to cancel the whole contract or such portion thereof as 

may not have been completed and the BRBNMPL shall be at liberty 

to dispose of the goods in any manner at the risk and expense of 

the purchaser. 

36.3.11  The  purchaser  will  have  to  comply  with  the  provisions  of  the 

Contract Labour (Regulations and Abolition Act 1970 and Central 

Rules  1971  and  obtain  license  from  the  Assistant  Labour 

Commissioner  or  the  competent  authorities  empowered  to  issue 

such license. Any failure on the part of the purchaser in this regard 

will  be  at  his  risk  and  consequences.  He  shall  comply  with 

Workman's Compensation Act 1923, Payment of Wages Act 1936, 

and Minimum Wages Act 1948 and all the other related statutory 

and  legal  provisions  and  obligations,  the  purchaser  shall  also 

indemnity  the  BRBNMPL  against  any  claim  /  liabilities  that  may 

occur to the contractor's labours and servants due to any reasons 

whatsoever. 

36.3.12  If  the  purchaser  makes  default  in  complying  with  any  of  the 

condition of the contract, the sale of lot or lots in respect of which 

such default is made may be cancelled and such lot or lots may be 

put up again for sale and in such an event if a lower price is offered 

and accepted for such lot or lots then the purchaser shall be liable 

to  pay  the  difference  in  price  thereof  together  with  all  expenses 

occasioned by such resale in default to the BRBNMPL provided 

further that the purchaser in default shall not be entitled to claim 

any profit which may arise from such resale. 

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 361 

 

 

Section V: Special Conditions of Contract (SCC) 

 

The following Special Conditions of Contract (SCC) will apply for this purchase. The 

corresponding clauses of General Conditions of Contract (GCC) relating to the SCC 

stipulations have also been incorporated below. These Special Conditions will modify 

/ substitute / supplement the corresponding (GCC) clauses. 

 

Whenever there is any conflict between the provision in the GCC and that in the SCC, 

the provision contained in the SCC shall prevail. 

 

(Clauses  of  GCC  listed  below  include  a  possibility  for  variation  in  their  provisions 

through SCC. There could be other clauses in SCC as deemed fit) 

 

S. No  GCC 

Clause No. 

Topic 

SCC Provision 

8.2 

Packing and Marking 

  

11.2 

Transportation of Domestic Goods 

  

12.2 

Insurance 

 

14.1 

Incidental Services 

  

15 

Distribution  of  Dispatch  Documents  for 

clearance / Receipt of Goods 

  

16.2, 16.4 

Warrantee Clause 

  

19.3 

Option Clause 

  

20.1 

Price Adjustment Clause 

  

21.2 

Taxes and Duties 

  

10 

22, 22.1, 

22.2, 22.3, 

22.4, 22.6 

Terms and Mode of Payments 

  

11 

24.1 

Quantum of LD 

  

12 

25.1 

Bank Guarantee and Insurance for 

Material loaned to Contractor 

  

13 

33.1 

Resolution of Disputes 

  

14 

36  

Escrow Arrangement 

  

 

37.3.2, 

37.3.9  

Disposal / Sale of Scrap by Tender 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 362 

 

 

Section VI: List of Requirements 

 

 

Schedule  

No. 

Brief description of goods and 

services (Related specifications 

etc. are in Section-VII) 

Accounting 

unit 

Quantity 

Amount of 

Earnest 

Money 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Required Delivery Schedule: 

 

Required Terms of Delivery, Destination and preferred mode of Transportation: 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 363 

 

 

Section VII: Technical Specifications 

 

Schedule-I: 

 

………………………….. 

 

………………………….. 

 

Schedule-II: 

 

………………………….. 

 

………………………….. 

 

Note: Tenderer’s attention is drawn to GIT clause 17 and GIT sub-clause 10.1. 

 

The  tenderer  is  to  provide  the  required  details,  information,  confirmations,  etc. 

accordingly, failing which its tender is liable to be ignored. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 364 

 

 

Section VIII: Quality Control Requirements 

 

-------- 

 

 

(to be inserted by the office inviting tender as applicable to specific tender) 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 365 

 

 

Section IX: Qualification/Eligibility Criteria 

 

 

(to be inserted by the office inviting tender as applicable to specific tender) 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bidder to furnish stipulated documents is support of fulfilment of qualifying criteria. 

Non-submission or incomplete submission of documents may lead to rejection of offer. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 366 

 

 

Section X: Tender Form

 

Date ………………………   

To 

……………………  

…………………… 

…………………… 

(complete address of BRBNMPL) 

 

Ref: Your Tender document No. ………………….  

dated  ............... 

 

We, the undersigned have examined the above mentioned tender enquiry document, 

including amendment No. ……….., dated ……………….. (if any), the receipt of which 

is hereby confirmed. We now offer to supply and deliver ……………….. (description 

of goods and services) in conformity with your above referred document for the sum  

as mentioned in financial bid, attached herewith and made part of this tender. 

 

If our tender is accepted, we undertake to supply the goods and perform the services 

as mentioned above, in accordance with the delivery schedule specified in the List of 

Requirements. 

 

We  further  confirm  that,  if  our  tender  is  accepted,  we  shall  provide  you  with  a 

performance security of required amount in an acceptable form in terms of GCC clause 

6, read with modification, if any, in Section V - "Special Conditions of Contract", for 

due performance of the contract. 

 

We agree to keep our tender valid for acceptance for a period upto  as required in the 

GIT clause 19, read with modification, if any in Section - Ill - "Special Instructions to 

Tenderers"  or  for  subsequently  extended  period,  if  any,  agreed  to  by  us. We  also 

accordingly confirm to abide by this tender upto the aforesaid period and this tender 

may be accepted any time before the expiry of the aforesaid period. We further confirm 

that, until a formal contract is executed, this tender read with your written acceptance 

thereof within the aforesaid period shall constitute a binding contract between us. 

 

We further understand that you are not bound to accept the lowest or any tender you 

may receive against your above-referred tender enquiry. 

 

Dated this _______ day of _______________ 

 

For & on behalf of……………………………….  

 

………………………. 

(Signature with date) 

 

………………………….. 

(Name and designation) 

Duly authorized to sign tender for and on behalf of 

………………………… 

 


background image

P a g e

 | 367 

 

 

Section XI: Price Schedule 

 

A price schedule appropriate to the nature of goods / services to be attached here 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 368 

 

 

Section XII: Questionnaire 

 

The Tenderer should furnish specific answers to all the questions / issues mentioned 

below.  In  case  a question  /  issue  do  not  apply  to  a  tenderer,  the same  should  be 

answered with the remark “Not Applicable". 
Wherever  necessary  and  applicable,  the  tenderer  shall  enclose  certified  copy  as 

documentary proof / evidence to substantiate the corresponding statement. 
In  case  a  tenderer  furnishes  a  wrong  or  evasive  answer  against  any  of  the  under 

mentioned question / issues, its tender will be liable to be ignored. 
1.  Brief description and of goods and services offered: ………………………………. 
2.  Name and Address of the Firm: ……………………………………………………… 
3.  Nature of the Firm: (Proprietorship/Partnership/Ltd. Company/Co-op. Society) 
4.  Offer is valid for acceptance up to: …………………………………………………… 
5.  Your Permanent Income Tax A/c No. as allotted by the Income Tax Authority of 

Government of India: ………………………………………………………………….. 
Please  attach  certified  copy  of  your  latest  /  current  Income  Tax  clearance 

certificate issued by the above authority. 

6.  Your GSTIN (Copy of registration to be enclosed): ………………………………... 
7.  Status: 

a)  Are you currently registered with the Central Purchase Organization, and/or 

as a Micro and Small Enterprise (MSE) as defined in MSEs Order 2012 

issued by Ministry of Micro, Small and Medium Enterprises (MSME), and/or  

as a Startup as recognised by Department for Promotion of Industry and 

Internal Trade (DPIIT) and/or the present BRBNMPL and/or the Directorate 

of Industries of the concerned State Government for the goods quoted? If 

so, indicate the date up to which you are registered and whether there is 

any monetary limit imposed on your registration. 

b)  Are you currently registered under the Indian Companies Act, 2013 or any 

other similar Act? 
Please attach certified copy(s) of your registration status etc. in case your 

answer(s) to above queries is in affirmative. 

8.  Please indicate Name & full Address of your Banker(s) 
9.  Please  state  whether  business  dealings  with  you  currently  stand  suspended/ 

banned by any Ministry / Dept. of Government of India or by any State Govt. 

…………………………… 

(Signature with date) 

 

(Full name, designation & address of the person duly authorized sign on behalf of the 

tenderer)  

 

For and on behalf of …………………………… 

 

(Name, address and stamp of the tendering firm) 

 

 


background image

P a g e

 | 369 

 

 

Section XIII: Bank Guarantee Form for EMD 

(PM/SBD/003) 

 

B.G. No._______________               

 

 

Date________________ 

 

WHEREAS Bharatiya Reserve Bank Note Mudran Private Limited (A wholly owned 

subsidiary of Reserve Bank of India) having its office at Bangalore and site offices at 

Mysore  /  Salboni  (hereinafter  referred  as  “The  Owner/Company”  which  expression 

shall  unless  repugnant  to  the  subject  or  context  includes  its  legal  representatives, 

successors  and  assigns),  has  issued  tender  paper/purchase  order  (PO)  vide  its 

Tender/purchase order No. ___________ for________________________________ 

(herein after called “the said tender”) to________________ (hereinafter called “the 

said tenderer(s)” which expression shall unless repugnant to the subject or context 

includes their legal representatives, successors and assigns) and as per terms and 

conditions  of  the  said  tender,  the  tenderer  shall  submit  a  Bank  Guarantee  for 

Rs.___________ (Rupees __________________________________________only) 

towards Earnest Money/Security Deposit in lieu of cash. 

 

1.  We _________________ Bank having its branch office at _________________ 

do hereby undertake to pay the amounts due and payable under this guarantee 

without any demur merely on a demand from the Company stating that in the 

opinion  of  the  company,  which  is  final  &  binding,  the  amount  claimed  is  due 

because of any withdrawal of the tender or any material alteration to the tender 

after the opening of the tender/any violation of Purchase Order by way of any 

loss  or  damage  caused  or  would  be  caused  or  suffered  by  the  Company  by 

reason  of  any  breach  by  the  said  tenderer(s)/supplier(s)  of  any  terms  and 

conditions  contained  in  the  said  tender/PO  or  failure  to  accept  the  letter  of 

Intent/Agreement or that the amount covered under this Guarantee is forfeited. 

Any such demand made on the Bank by the owner shall be conclusive as regards 

the amount due and payable by the Bank under this Guarantee. However, our 

liability  under  this  guarantee  shall  be  restricted  to  an  amount  not  exceeding 

Rs._________________ (Rupees ___________________________only) 

 

2.  We undertake to pay to the Company any money so demanded notwithstanding 

any  dispute  or  disputes  raised  by  the  tenderer(s)  in  any  suit  or  proceeding 

pending before any office, court or Tribunal relating thereto, our liability under 

this present guarantee being absolute and unequivocal. The payment so made 

by us under this bond shall be a valid discharge of our liability for payment there 

under. Our liability for payment there under. Our liability to pay is not dependent 

or conditional on the owner proceeding against the tenderer(s). 

 

3.  The  guarantee  herein  contained  shall  not  be  determined  or  affected  or 

suspended by the liquidation or winding up, dissolution or change of continuation 

or insolvency of the said tendered(s) but shall in all respects and for all purposes 

be binding and operative until payment of all money due or liabilities under the 

said tender are fulfilled. 

 


background image

P a g e

 | 370 

 

 

4.  We ____________ Bank Ltd, further agree that the guarantee herein contained 

shall remain in full force and effect during the period that would be taken for the 

finalisation of the said tender/conclusion of supply or fulfilment of all contractual 

obligation under the said PO and that it shall continue to be enforceable till the 

said tender is finally decided and order placed/ all contractual obligation under 

the  said  PO  fulfilled  on  the  successful  tenderer(s)  and/or  till  the  dues  of  the 

Company under/or by virtue of the said tender have been fully paid and its claims 

satisfied or discharged or till a duly authorised officer of the Company certifies 

that the terms and conditions of the said tender have been fully and properly 

carried out by the said tenderer(s)/Supplier have been fully and properly carried 

out by the said tenderer/supplier and accordingly discharges the guarantee. 

 

5.  That  the  owner/Company  will  have  fully  liberty  without  reference  to  us  and 

without affecting this guarantee to postpone for any time or from time to time, the 

exercise of any of the power of the owner under the tender. 

 

6.  Notwithstanding anything contained herein before, our liability shall not exceed 

Rs._______________ (Rupees ________________________ only) us and shall 

remain in force till  ___________ unless a demand or claim under this guarantee 

is made on us within three months from the date of expiry we shall be discharged 

from all the liability under this guarantee. 

 

7.  We __________________ Bank, lastly undertake not to revoke this guarantee 

during its currency except with the previous consent of the Company in writing. 

We further undertake to keep this Guarantee renewed from time to time on the 

request of the Tenderer(s) 

 

Date:   

 

 

 

 

 

_____________________ Bank 

Corporate Seal of the Bank 

 

 

By its constitutional Attorney 

 

Signature of duly Authorised Person 

on  behalf  of  the  Bank  with  seal  & 

signature code 

 

a)  B.G. to be furnished from any of the Scheduled Banks. 

b)   Address of BRBNMPL Office where tender is to be finalised should be referred 

in the BG. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 371 

 

 

Section XIV: Manufacturer's Authorization Form 

(PM/SBD/004) 

 

To 

……………. 

 

……………. 

 

(Name and address of BRBNMPL) 

 

Dear Sirs, 

 

Ref. Your Tender document No….................... dated ………… 

 

 

We, …………………………………………………………, who are proven and reputable 

manufacturers of …...…………………… (name and description of the goods offered 

in the tender) having factories at ………………………………………. hereby authorise 

Messrs  ……………………………    (name  and  address  of  the  authorized 

dealer/distributor/representative)  to  submit  a  tender,  process  the  same  further  and 

enter  into a  contract with  you  against  your requirement  as  contained  in  the  above 

referred tender enquiry documents for the above goods manufactured by us. 

 

We  further  confirm  that  no  supplier  or  firm  or  individual  other  than  Messrs. 

……………………………………  (name  and  address  of  the  above  authorized 

dealer/distributor/representative) is authorized to submit a tender, process the same 

further and enter into a contract with you against your requirement as contained in the 

above referred tender enquiry documents for the above goods manufactured by us. 

 

We also hereby extend our full warranty, as applicable as per clause 16 of the General 

Conditions  of  Contract  read  with  modification,  if  any,  in  the  Special  Conditions  of 

Contract for the goods and services offered for supply by the above firm against this 

tender document and also undertake to abide by other tender terms and conditions. 

 

Yours faithfully, 

 

……………………… 

 

……………………… 

 

[signature with date, name and designation] 

 

for and on behalf of Messrs……………………… 

 

[name & address of the manufacturers] 

 

Note: This letter of authorisation should be on the letter head of the manufacturing firm 

and should be signed by a person competent and having the power of attorney to 

legally bind the manufacturer 


background image

P a g e

 | 372 

 

 

SECTION XV: Bank Guarantee Form for Performance Security

 

(PM/SBD/005) 

…………………………………………….. 

[Insert Bank’s Name, and Address of Issuing Branch or Office) 

 

Beneficiary ……………………………….  

[Insert Name and Address of BRBNMPL] 

 

Performance Guarantee No. ……………… 

 

 

Date: …………………. 

 

WHEREAS …………………… (name and address of the supplier) (hereinafter called 

"the supplier") has undertaken, in pursuance of contract no. ………..… dated …..…..… 

to supply (description of goods and services) (herein after called "the contract"). 

 

AND WHEREAS it has been stipulated by you in the said contract that the supplier 

shall furnish you with a bank guarantee by a scheduled commercial bank recognized 

by you for the sum specified therein as security for compliance with its obligations in 

accordance with the contract: 

 

AND WHEREAS we have agreed to give the supplier such a bank guarantee; 

 

NOW THEREFORE we hereby affirm that we are guarantors and responsible to you, 

on behalf of the supplier, up to a total of ………….. (amount of the guarantee in words 

and figures), and we undertake to pay you, upon your first written demand declaring 

the supplier to be in default under the contract and without cavil or argument, any sum 

or sums within the limits of (amount of guarantee) as aforesaid, without your needing 

to prove or to show grounds or reasons for your demand or the sum specified therein. 

 

We hereby waive the necessity of your demanding me said debt from the supplier 

before presenting us with the demand. We further agree that no change or addition to 

or other modification of the terms of the contract to be performed thereunder or of any 

of the contract documents which may be made between you and the supplier shall in 

any way release us from any liability under this guarantee and we hereby waive notice 

of any such change, addition or modification. 

 

We undertake to pay BRBNMPL up to the above amount upon receipt of its first written 

demand, without BRBNMPL having to substantiate its demand. 

 

This  guarantee  will  remain  in  force  for  a  period  of  sixty  days  after  the  date  of  all 

contractual  obligations  by  the  supplier,  including  the  warranty  obligations  and  any 

demand in respect thereof should reach the Bank not later than the above date. 

 

……………………………. 

(Signature of the authorized officer of the Bank) 

 

……………………………. 

Name and designation of the officer 

(Seal, name & address of the Bank and address of the Branch) 

 


background image

P a g e

 | 373 

 

 

Section XVI: Contract Form 

(PM/SBD/006) 

 

……………………………………… 

(Address of BRBNMPL's office issuing the contract) 

 

Contract No. ..................... dated ……………………. 

 

This is in continuation to this office' Notification of Award No. ……….. dated ………….

 

 

1.   Name & address of the Supplier: ………………………………………………......... 
2.   BRBNMPL's Tender document No. ………….. dated ………….. and subsequent 

Amendment No. …………….. dated …………. (if any), issued by BRBNMPL. 

3.   Supplier's  Tender  No.  …………..  dated  …………  and  subsequent 

communication(s) No……………………  dated ………….... (If any), exchanged 

between the supplier and BRBNMPL in connection with this tender   

4.   In  addition  to  this  Contract  Form,  the  following  documents  etc.,  which  are 

included in the documents mentioned under paragraphs 2 and 3 above, shall 

also be deemed to form and be read and construed as part of this contract:  
i. 

General Conditions of Contract; 

ii.  Special Conditions of Contract; 

iii.  List of Requirements; 

iv.  Technical Specifications; 

v.  Quality Control Requirements; 

vi.  Tender Form furnished by the supplier; 

vii.  Price Schedule(s) furnished by the supplier in its tender; 

viii.  Manufacturers' Authorisation Form (if applicable for this tender); 

ix.  BRBNMPL's Notification of Award 
Note:  The  words  and  expressions  used  in  this  contract  shall  have  the  same 

meanings  as  are  respectively  assigned  to  them  in  the  conditions  of  contract 

referred to above. Further, the definitions and abbreviations incorporated under 

Section-V - 'General Conditions of Contract' of BRBNMPL's Tender document 

shall also apply to this contract. 

5.   Some terms, conditions, stipulations etc. out of the above-referred documents 

are reproduced below for ready reference: 
(i)   Brief  particulars  of  the  goods  and  services  which  shall  be  supplied  / 

provided by the supplier are as under: 

Schedule  

No. 

Brief description of 

goods / services 

Accounting 

unit 

Quantity 

to be 

supplied 

Unit 

Price 

(In Rs.) 

Total 

price 

 

 

 

 

 

 

Any other additional services (if applicable) and cost thereof:    

Total value (in figure) …………. (In words) ………………………………………….. 


background image

P a g e

 | 374 

 

 

 

(ii)   Delivery schedule 
(iii)   Details of Performance Security 
(iv)   Quality Control 

(a)  Mode(s), stage(s) and place(s) of conducting inspections and tests. 
(b)  Designation and address of BRBNMPL's inspecting officer 

(v)   Destination and despatch instructions 
(vi)   Consignee, including port consignee, if any 
(vii)   Warranty clause 
(viii)  Payment terms 
(ix)   Paying authority 

 

………………………………………… 

(Signature, name and address of BRBNMPL's authorized official) 

For and on behalf of  ………………... 

 

 

Received and accepted this contract    

 

………………………………………… 

(Signature, name and address of the supplier's executive duly authorized to sign on 

behalf of the supplier) 
For and on behalf of  ……………….. 

(Name and address of the supplier) 

 

………………………………………… 

(Seal of the supplier)  

 

Date  : 

Place  : 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 375 

 

 

Section XVII: Letter of Authority for attending a Bid Opening 

(Refer to clause 24.2 of GIT) 

(PM/SBD/007) 

 

The General Manager 

……………………….. 

[Unit Address] 

 

Subject: Authorization for attending bid opening on _______________ (date) in the 

tender of _______________ against tender enquiry _______________. 

 

Following  persons  are  hereby  authorized  to  attend  the  bid  opening  for  the  tender 

mentioned above on behalf of __________________________________ (Bidder) in 

order of preference given below: 

 

Order of Preference 

Name 

Specimen 

Signatures 

I.  

 

 

 

II. 

 

 

 

Alternate Representative 

 

 

 

Signature  of  Bidder  or  Officer 

authorized  to  sign  the  bid 

documents on behalf of the bidder 

 

 

 

Note: 

 

1.   Maximum of two representatives will be permitted to attend bid opening. In cases 

where  it  is  restricted  to  one,  first  preference  will  be  allowed.  Alternate 

representative  will  be  permitted  when  regular  representatives  are  not  able  to 

attend. 

 

2.   Permission for entry to the hall where bids are opened may be refused in case 

authorization as prescribed above is not produced. 

 

 

Signatures of bidder 

with date and seal  

or 

Officer authorized to 

sign the bid documents 

on behalf of the bidder 

 

 


background image

P a g e

 | 376 

 

 

Section XVIII: Shipping Arrangements for Liner Cargoes 

 

 

 

 

 

(PM/SBD/008) 

 

A:   In Respect of CFR / CIF / Turnkey / F.O.R. Contracts for Import 

 

1. 

(a)   SHIPMENTS  FROM  PORTS  OF  U.K.  INCLUDING  NORTHERN  IRELAND 

(ALSO  EIRE),  FROM  THE  NORTH  CONTINENT  OF  EUROPE  (GERMANY, 

HOLLAND, BELGIUM, FRANCE, NORWAY, SWEDEN, DENKARK, FINLAND 

AND  PORTS  ON  THE  CONTINENTAL  SEABOARD  OF  THE 

MEDITERRANEAN  (I.E.  FRENCH  AND  WESTERN  ITALINA  PORTS),  TO 

PORTS IN INDIA. 

 

The Seller should arrange shipment of the goods by vessels belonging to the 

member Lines of the India-Pakistan-Bangladesh Conference. If the Seller finds 

that the space on the Conference Lines' vessels is not available for any specific 

shipment,  he  should  take  up  with  India-Pakistan-Bangladesh  Conference, 

Conferity House, East Grinstead, Sussex (U.K.), for providing shipping space 

and  also  inform  the  Shipping  Co-ordination  Officer,  Ministry  of  shipping  & 

Transport, New Delhi (Cable: TRANSCHART, NEW DELHI; Telex: VAHAN ND -

2312, 2448 & 3104). 

 

The  Sellers  should  arrange  shipment  through  the  Government  of  India's 

Forwarding  agents,  M/  s  Schenker  &  Co.  2000-  Hamburg  (Cable: 

SCHENKERCO HAMBURG) or obtain a certificate from them to the effect that 

shipment has been arranged in accordance with instructions of the Ministry of 

Shipping & Transport ( TRANSCHART), New Delhi 

 

(b)   SHIPMENTS FROM ADRIATIC PORTS OF EASTERN ITALY AND YUGOSLAVIA 

 

The Seller should arrange shipment of the goods by vessels belonging to the 

following Indian Member lines; 

 

1.   The Shipping Corporation of India Ltd. 

2.   The Scandia Steam Navigation Co. Ltd. 

3.   Indian Steamship Co. Ltd. 

 

For the purpose of ascertaining the availability of suitable Indian vessels and 

granting dispensation in the event of their non-availability, the Seller should give 

adequate notice about the readiness of each consignment from time to time at 

least six weeks in advance of the required position to M/s Schemer & Co. 2000 

HAMBURG  (Cable:SCHENKERCO  HAMBURG)  and  also  endorse  a  copy 

thereof to the Shipping Co-ordination Officer, Ministry of Shipping & Transport, 

New Delhi (Cable: TRANSCHART, NEW DELHI; Telex: VAHAN ND -2312, 2448 

& 3104). 

 

 


background image

P a g e

 | 377 

 

 

The  Seller  should  arrange  shipment  through  the  Government  of  India's 

Forwarding Agents, M/s. Schenker & Co., HAMBURG (Cable: SCHENKERCO 

HAMBURG) or obtain certificate from them to the effect that shipment has been 

arranged  in  accordance  with  the  instructions  of  the  Ministry  of  Shipping  & 

Transport, (TRANSCHART), New Delhi 

 

 

(c)   SHIPMENTS FROM POLAND & CZECHOSLOVAKIA 

 

(i)   IMPORTS FROM POLAND 

 

Shipments under this contract would be made by the National flag lines of 

the two parties and vessels of third flag conference lines, in accordance 

with the agreement between the Govt. of the Republic of India and the Govt. 

of  the  Polish  People's  Republic  regarding  shipping  co-operation  dated 

27,6.1960 as amended up-to-date. 

 

(ii)   IMPORTS FROM CZECHOSLOVAKIA 

 

Goods under this contract would be shipped by the National flag lines of the 

two parties and vessels of the third flag conference lines, in accordance 

with  the  Agreement  on  co-operation  in  Shipping  between  India  and 

Czechoslovakia  signed  on  3.11.1978  and  ratified  on  19.12.1979,  as 

amended up-to-date. 

 

Shipping arrangements should be made by the Sellers in consultation with 

the Resident Representative of the Indian shipping Lines in Gdynia, C/o 

Morska Agencia W. Gdyni, Gdyni, ul, Pulaskiego 8, P.O. Box III-10 246; 

Gdynia (Po—and) - Telex: MAG, PL. 054301, Tel: 207621), to whom details 

regarding  contract  number,  nature  of  cargo,  quantity,  port  of 

loading/discharging,  name  of  Government  consignee,  expected  date  of 

readiness of each consignment etc., should be furnished at least six weeks 

in advance of the required position, with a copy thereof endorsed to the 

Shipping  Co-ordination  Officer,  Ministry  of  Shipping  &  Transport 

(Chartering Wing), New Delhi (Cable: TRANSCHART, NEW DELHI; Telex: 

VAHAN ND-2312, 2448 & 3104.). 

 

(d)   SHIPMENTS FROM RUSSIA & OTHER MEMBER COUNTRIES OF C.I.S. 

 

Shipment under this contract should be made in accordance with the Agreement 

between the Government of the Republic of India and the Government of the 

Russia & other member countries of C.I.S. on Merchant Shipping, by vessels of 

Indo-C.I.S. Shipping Service. 

 

(e)   SHIPMENT FROM JAPAN 

 

The shipment of goods should be made by Indian vessels to the maximum extent 

possible subject to a minimum of 50%. 


background image

P a g e

 | 378 

 

 

 

The  Seller  should  arrange  shipment  of  the  goods  in  consultation  with  the 

Embassy of India in Japan, Tokyo, to whom details regarding contract number, 

nature  of  cargo,  quantity,  port  of  loading/  discharge,  name  of  the  Govt. 

consignee,  expected  date  of  readiness  of  each  consignment  etc.  should  be 

furnished at least six weeks in advance of the required position. 

 

Note:  The  copies  of  such  contracts  are  to  be  endorsed  both  to  the  Attaché 

(Commercial), Embassy of India in Japan, Tokyo, and the Shipping Co-ordination 

Officer, Ministry of Shipping & Transport, New D. 

 

(f)   SHIPMENTS FROM AUSTRALIA, ALGERIA, BULGARIA, ROMANIA, EGYPT 

 

The  Seiler  shall  arrange  shipment  of  the  goods  by  Indian  flag  vessels  to  the 

maximum  extent  possible  subject  to  a  minimum  of  50%  For  the  purpose  of 

ascertaining  the  availability  of  suitable  Indian  vessels,  the  Seller  shall  give 

adequate  notice  of  not  less  than  six  weeks  about  the  readiness  of  each 

consignment to the Shipping Corporation of India Ltd., SHIPPING HOUSE, 245, 

Madame Cama Road, Bombay - 400 021 (CABLE: SHIPINDIA BOMBAY) and 

also  endorse  a  copy  thereof  to  the  Shipping  Coordination  Officer,  Ministry  of 

Shipping & Transports, New Delhi (Cable: TRANSCHART, NEW DELHI; Telex: 

VAHAN ND - 2312, 2448 & 3. 

 

(g)   SHIPMENTS FROM PAKISTAN 

 

The shipment of  cargoes should be made by Indian vessels to the maximum 

extent possible subject to a minimum of 50%. 

 

Shipping arrangements should be made by the Sellers in consultation with Mis 

Mogul  Line  Ltd.  16-  Bank  Street,  Fort,  Bombay-400  023  (Cable:  MOGUL 

BOMBAY; Telex011-4049 MOGUL), to whom details regarding contract number, 

nature  of  cargo,  quantity,  port  of  loading/discharging,  name  of  Government 

consignee,  expected  date  of  readiness  of  each  consignment  etc.  should  be 

furnished  at  least  six  weeks  in  advance  of  the  required  position  with  a  copy 

thereof endorsed to the Shipping Co-ordination Officer, Ministry of Shipping & 

Transport (Chartering Wing), New Delhi (Cable : TRANSCHART, NEW DELHI ; 

Telex : VAH-N ND - 2312, 2448 & 3) 

 

(h)   SHIPMENTS FROM U.S. ATLANTIC & GULF PORTS 

 

The Seller should arrange shipment of the goods by vessels belonging to the 

member  lines  of  the  India-Pakistan-Bangladesh-Ceylon  and  Burma  Outward 

Fright Conference. If the Seller finds that the space on the Conference Lines 

vessels is not available for any specific shipment, he should take up with India-

Pakistan-Bangladesh-Ceylon and Burma Outward Fright Conference, 19, Rector 

Street, New York N.Y 10006 U.S.A. for providing shipping space and also inform 

the Shipping Co-ordination Officer, Ministry of Shipping & Transport, New Delhi 

(Cable: TRANSCHART, NEW DELHI; Telex: VAH—N ND - 2312, 2448 & 3. 

 


background image

P a g e

 | 379 

 

 

(i)   SHIPMENTS FROM ST. LAWRENCE AND EASTERN CANADIAN PORTS 

 

The Seller should arrange shipment of the goods by vessels belonging to the 

following shipping lines:- 

 

(1)  The Shipping Corporation of India Ltd. 

(2)  The Scindia Steam Navigation Co. Ltd. 

 

If the Seller finds that the space in vessels of these Lines is not available for any 

particular  consignment,  he  should  inform  the  Shipping  Co-ordination  Officer, 

Ministry  of  Shipping  &  Transport,  New  Delhi  (Cable  :  TRANSCHART,  NEW 

DELHI  ;  Telex  :  VAH—N  ND  -  2312,  2448  &  3104)  immediately  so  that 

dispensation from the shipping lines concerned to use alternative lifting may be 

so. 

 

(j)   SHIPMENTS FROM WEST COAST PORTS OF U.S.A., CANADA AND OTHER 

AREAS NOT SPECIFICALLY MENTIONED ABOVE 

 

The  Seller  should  arrange  shipment  of  the  goods  by  lndlan  vessels  to  the 

maximum  extent  possible  subject  to  a  minimum  of  50%.  For  the  purpose  of 

ascertaining the availability of suitable Indian vessel and granting dispensation 

in the event of their non-availability, the Seller should furnish the details regarding 

contract number, nature of cargo, quantity, port of loading/discharge, name of 

the Govt. consignee and expected date of readiness of each consignment etc. to 

the Shipping Coordination Officer, Ministry of Shipping & Transport, New Delhi 

(Cable : TRANSCHART, NEW DELHI : Telex : VA—ANND - 2312, 2448 & 3104) 

at least six weeks in advance of the required position. 

 

2.  BILLS OF LADING 

 

(i)   C.I.F./CFR/TURNKEY SHIPMENTS 

 

The Bills of lading should be drawn to indicate "Shipper" and "Consignee" as 

under:- 

 

SHIPPER: The C.I.F/CFR/TURNKEY SUPPLIERS concerned. 

 

CONSIGNEE:  As  per  Consignee's  particulars  in  the  contract  (The  name  and 

address  of  the  "Port  Consignee"  and  "Ultimate  Consignee"  both  should  be 

indicated). 

 

(ii)   F.O.R. SHIPMENTS 

 

The bills of Lading should be drawn to indicate "Shipper" and "Consignee" as 

under: - SHIPPER: The F.O.R. suppliers concerned. CONSIGNEE: Suppliers' 

Indian Agents on order. 

 

 


background image

P a g e

 | 380 

 

 

Note: - 

 

1.  Moreover, the name of the "Purchaser" and "Ultimate Consignee" should 

appear in the body of the Bills of Lading as the "Notify Part" or as a remark. 

2.  Two  non-negotiable  copies  of  the  Bills  of  Lading  indicating  the  freight 

amount and discount, if any allowed, should be forwarded to the Shipping 

Co-ordination  Officer,  Ministry  of  Shipping  and  Transport  (Chartering 

Wing), New Delhi after the Shipment of each consignment is effected. 

3.  The seller should avoid the use of over-aged vessels for the shipment of 

the  goods  under  the  contract  and  if  so  used,  the  cost  of  additional 

insurance, if any, shall be borne by the Seller. 

 

B:   In Respect of F.O.B./F.A.S Contracts for Imports 

 

1.  Shipping arrangements will be made by the Ministry of Shipping and Transport 

(Chartering Wing), New Delhi (Cable: TRANSCHART, NEW DELHI: Telex: VA-

ANND  -  2312,  2448  &  3104)  through  their  respective  Forwarding 

Agents/Nominees  as  mentioned  below,  to  whom  adequate  notice  about  the 

readiness of cargo for shipment should be given by the Sellers from time to time 

at least six weeks in advance of the required position for finalizing the shipping 

arrangements. 

 

Area 

Forwarding Agents/Nominees 

(a)  U.K.  including  Northern  Ireland  (also  Eire)  the 

North  Continent  of  Europe  (Germany,  Holland, 

Belgium, France, Norway, Sweden, Finland and 

Denmark)  and  Ports  on  the  Continental  Sea 

Board  of  the  Mediterranean,  (i.e.  French  and 

Western Italian ports) and also Adriatic Ports. 

M/s Schenker Deutschland AG,  

Bel den Muehren 5  

20457 Hamburg, Germany  

Telephone No. +49 40 36135-351  

Fax No: +49 40 36135-509  

E-mail kay.buedinger@schenker 

(b)  U.S.A. and Canada 

M/s OPT, Overseas Project,  

Transport Inc., 46, Sellers Street,  

Kearny, N.J. 07032 USA  

Tel: 201/998-7771 Tel: 573-3586  

Fax : 201/998-78 

(c)  Japan  

The First Secretary (Commercial)  

Embassy of India, Tokyo, Japan,  

(Cable: INDEMBASSY TOKYO)  

Telex: INDEMBASSY J 24850,  

Telephone – 262 - 2391 

(d)  Australia, Algeria, Bulgaria, Romania, 

Czechoslovakia, Egypt. 

 

The Shipping Corporation of India Ltd.,  

‘Shipping House’  

229/232 Madame Cama Road,  

Bombay - 400021  

(Cable: SHIP INDIA BOMBAY)  

Telex: 31-2209 SCID IN  

Telephone: 232666, 232785 

(e)  Russia & other member countries of C.I.S.  

 

The Secretaries, Indo-C.I.S. Shipping Service,  

C/o The Shipping Corporation of India Ltd.,  

‘Shipping House’ 245, Madame Cama Road,  

Bombay - 400021  

(Cable: SHIP INDIA BOMBAY FOR SOVIND SHIP) 

Telex: 31-2209 SCID IN  

Telephone : 23 


background image

P a g e

 | 381 

 

 

Area 

Forwarding Agents/Nominees 

(f)   Poland  

 

The Secretaries,  

Indo-Polish Shipping Service,  

C/o The Shipping Corporation of India Ltd.,  

‘Shipping House’ 245, Madame Cama Road,  

Bombay - 400021  

(Cable: SHIP INDIA BOMBAY FOR INDOPOL)  

Telex : 31-2209 SCID IN Telephone : 23 

(g)  Pakistan  

 

The Mogul-Line Ltd.,  

16, Bank Street,  

Fort Bombay - 400023  

(Cable : MOGUL BOMBAY)  

Telex: 011-4049 (MOGUL)  

Telephone : 252785 II 

(h)  Other areas not specifically mentioned above  

 

The Shipping Co-ordination Officer,  

Ministry of Shipping and Transport,  

(Chartering Wing), New Delhi.  

(Cable : TRANSCHART, NEW DELHI) 

 

BILLS OF LADING 

 

The Bills of Lading should be drawn to indicate 'Shipper' and 'Consignee' as under: - 

 

1. 

SHIPPER: The Government of India. 

 

2. 

CONSIGNEE: "As per consignee's particulars in the contract. (The name and 

address  of  the  'Port  Consignee'  and  'Ultimate  Consignee'  should  both  be 

indicated.) 

 

3.   Two non-negotiable copies of the Bills of Lading indicating the freight amount 

and discount, if any allowed, should be forwarded to the Shipping Co-ordination 

Officer,  Ministry  of  Shipping  and  Transport  (Chartering  Wing),  Parivahan 

Bhawan, New Delhi after the Shipment of each consignment is effected. 

 

4.   The Seller should avoid the use of over-aged vessels for the shipment of the 

goods under the contract and if so used, the cost of additional insurance, if any, 

shall be borne by the Seller. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 382 

 

 

Section XIX: Proforma of Bills for Payment 

 (PM/SBD/009) 

(Refer Clause 22.6 of GCC) 

 

[Name and Address of the Firm] 

PAN  :…………………………...  CIN  : XXXXXXXXXXX (as per Company law) 

[Regd. Office address] (as per Company law) 

[Address of place of business under GST] 

GSTIN of the respective place of business:……………… 

 

Bill No……………………………………….  

 

 

Dated……………… 

Purchase order No…………………….…..  

 

 

Dated……………… 

 

[Name and address of the consignee]   

Place of supply: name of the city, name of the state 

 

Sl. 

No. 

Authority for 

purchase 

Description 

of Stores 

HSN/ 

SAC 

Number or 

quantity 

Taxable 

value 

Rate/ 

Price 

Taxable 

value 

  

  

  

 

  

 

  

  

Total 

  

 

  

 

  

  

 

1.  Applicable CGST, SGST, IGST and UTGST Amount 

2.  Freight (if applicable) 

3.  Packing and Forwarding charges (if applicable) 

4.  Others (Please specify) 

5.  PVC Amount (with Calculation sheet enclosed) 

6.  (-) deduction/Discount 

7.  Net amount payable (in words Rs.) 

 

Dispatch detail RR No./other proof of dispatch………  Dated………. (enclosed) 

Inspection Certificate No………………………………  Dated………. (enclosed) 

Income Tax Clearance Certificate No…………..........  Dated………. (enclosed) 

GST Registration certificate…………………………………………….. (enclosed) 

(If it is already being collected, the same may be ignored) 

 

Place and Date………………………………………………….. 

 

Received Rs. (Rupees)…………………………………………. 

 

I hereby certify that the payment being claimed is strictly in terms of the contract and 

all the obligations on the part of the supplier for claiming that payment has been fulfilled 

as required under the contract. 

 

Signature and Stamp of Supplier 

 

 
 


background image

P a g e

 | 383 

 

 

Section XX: Pre-Contract Integrity Pact 

 

(To be executed on plain paper and applicable for all tenders of value above 

Rs.1 crore) 

 

(Shall be as per the format uploaded in Company’s website)