background image

background image

P a g e

 | 

 

 

Index 

Abbreviations 

14 

 

 

PART A: CHAPTERS 

18 

Chapter 1: Introduction 

19 

1.1 

About this Manual 

19 

1.2 

Intent of the Manual 

19 

1.3 

Amendments and Revisions to the Manual 

20 

1.4 

Definitions 

21 

 

1.4.1 

Procurement 

21 

 

1.4.2 

Bidder 

21 

 

1.4.3 

Supplier 

21 

 

1.4.4 

Contract 

21 

 

1.4.5 

Stores 

21 

 

1.4.6 

Competent Financial Authority 

21 

 

1.4.7 

Financial Powers 

22 

 

1.4.8 

Purchase Indent 

22 

 

1.4.9 

Tender Committee (TC)/Tender Evaluation Committee (TEC) 

22 

 

1.4.10 

Head of Division 

22 

 

 

 

 

Chapter 2: Procurement – Principles and Policies 

23 

2.1 

Canons of Financial Propriety 

23 

2.2 

Code of Ethics 

23 

 

2.2.1 

Integrity Pact (IP) 

24 

2.3 

Basic Aim of the Procurement Function 

25 

2.4 

Laws / Guidelines governing Procurement 

26 

2.5 

Special obligations of Public Procurement 

27 

 

2.5.1 

Equality for Bidders 

27 

 

2.5.2 

Transparency and Disclosures of Procurement Decisions 

27 

 

2.5.3 

External Accountability 

27 

2.6 

Fundamental Principles of Public Buying 

28 

2.7 

Purchase Policy 

28 

 

2.7.1 

Public Procurement Policy for Micro and Small Enterprises 

(MSEs) 

28 

 

2.7.2 

Public Procurement Policy (Preference to Make in India) 

29 

2.8 

Life Cycle Cost 

29 

 

 

 

Chapter 3: Procurement – Roles and Responsibilities 

31 

3.1 

Introduction 

31 

 

3.1.1 

Strengthening of Materials Management Division (MMD) 

31 

 

3.1.2 

Centralized Procurement 

31 

 

3.1.3 

Common Procurement for BRBNMPL and SPMCIL Presses  31 

 

3.1.4 

Procurement by Materials Management Division 

32 

 

3.1.5 

Procurement by User Department 

32 

3.2 

Organization Structure 

33 

 

3.2.1 

GM/GM-in-charge [GM (I/C)]/O-I-C 

33 

 

3.2.2 

DGM - Materials Management Division [DGM (MMD)] 

33 

 

3.2.3 

DGM / AGM - Finance and Accounts [DGM / AGM (F & A)] 

34 


background image

P a g e

 | 

 

 

 

3.2.4 

DGM - Production [DGM (P)] and DGM - Maintenance  

[DGM (M)] 

34 

 

3.2.5 

AGM - Materials Management Division [AGM (MMD)] 

34 

3.3 

Committees 

35 

 

3.3.1 

Bid Opening Committee (BOC) 

35 

 

3.3.2 

Tender Evaluation Committee (TEC) 

35 

 

3.3.3 

Special Tender Evaluation Committee (STEC) 

36 

 

3.3.4 

Condemnation Committee (CC) 

36 

 

3.3.5 

Scrap Disposal Committee (SDC) 

37 

3.4 

Market Intelligence Cell 

37 

3.5 

Time Limit for procurement & Accountability 

38 

3.6 

Work & Responsibility Sharing when Higher Authority is CFA 

38 

 

3.6.1 

Introduction 

38 

 

3.6.2 

Techno-Economic Decisions 

38 

 

3.6.3 

Committee Decisions 

39 

 

3.6.4 

Contract Management Decisions 

39 

 

3.6.5 

Higher Level Decisions 

39 

 

3.6.6 

Stages  at  which  approval  of  Higher  Level  CFA  shall  be 

required 

40 

 

 

 

Chapter 4: Types and Modes of Procurement 

41 

 

Section I: Types of Procurement 

41 

4.1 

Capital Procurement 

41 

4.2 

Revenue Procurement 

41 

4.3 

Indigenous Procurement 

41 

4.4 

Foreign procurement (Import) 

41 

 

Section II: Modes of Procurement 

41 

4.4A  Classification of various modes of procurement 

41 

4.5 

Proprietary Article Purchase (PAP) 

42 

4.6 

Single Tender Enquiry (STE) without a PAC 

43 

4.7 

Global Tender Enquiry (GTE)/International Competitive Bidding (ICB) 

44 

4.8 

Open Tender Enquiry (OTE)/National Competitive Bidding (NCB) 

44 

4.9 

Limited Tender Enquiry (LTE) 

45 

4.9A  Special Limited Tender Enquiry (SLTE) 

46 

4.9B  Limited  Enquiry  by  inviting  sealed  quotations  for  purchases  below 

Rs.2.5 lakh 

46 

4.10  Express Tenders 

47 

4.11  Direct Procurement: Purchase of Goods / Services without Quotation 

47 

4.12  Direct Procurement: Purchase of Goods by Local Purchase Committee  47 

4.13  Direct Procurement: Purchase of Goods by Spot Purchase Committee 

(SPC) 

48 

4.14  Rate Contracts (RC) 

49 

4.15  Repeat Orders 

50 

4.16  Procurement through Government e-Marketplace (GeM) 

52 

 

Section III – Other Procurements with special features 

53 

4.17  Handling  Procurement  in  urgencies  /  Emergencies  and  Disaster 

Management 

53 

4.18  Buy Back offer 

53 


background image

P a g e

 | 

 

 

4.19  Turnkey Contract 

53 

4.20  Annual Maintenance Contract (AMC) 

54 

 

 

 

Chapter 5: Procurement Planning and Indenting Materials 

57 

 

Section I: Procurement Planning 

57 

5.1 

Procurement Planning 

57 

5.2 

Finalization of annual requirements 

57 

5.3 

Review of the procurement plan 

58 

5.4 

Deciding on Mode of Procurement 

58 

 

Section II: Indenting Materials 

58 

5.5 

ABC categories of Items - Pareto principle 

58 

5.6 

Indenting of Material 

59 

5.7 

Preparation of Indent: Quantity 

59 

5.8 

Units of Quantity 

59 

5.9 

Specifications 

59 

 

5.9.1 

PAC Specifications 

60 

 

5.9.2 

Branded Product 

60 

 

5.9.3 

Industrial Specification 

60 

 

5.9.4 

Ad-hoc Specifications 

60 

 

5.9.5 

As per Sample 

60 

 

5.9.6 

Common Use Items 

60 

 

5.9.7 

Specifications of Integrated v/s Sub-systems of Production 

Lines 

60 

5.10  Approval of Indent (Purchase Proposal) 

61 

5.11  Estimated Rate 

61 

5.12  Products Requiring Security Clearance 

61 

 

5.12.1 

Criteria  of  classifying  Security  sensitive  and  Non-Security 

non-sensitive machinery / items 

61 

 

5.12.2 

Precautions in Procurement 

61 

 

5.12.3 

Precautions in Disposal 

62 

 

 

 

 

Chapter 6: Sourcing and Supplier Appraisal 

63 

6.1 

Empanelment of vendors 

63 

6.2 

Invitation of Expression of Interest 

63 

6.3 

Shortlist of Suppliers 

64 

6.4 

Removal from approved list 

65 

6.5 

Ban and Blacklisting 

65 

 

 

 

Chapter 7: Tendering Systems 

67 

 

Section I: Two-Bid Tender System 

67 

7.1 

Two Bid Tender System 

67 

 

Section II: Pre-Qualification Bidding (PQB) 

67 

7.2 

Background 

67 

7.3 

Knife-Edge Balancing Act 

68 

7.4 

PQB only as an exception 

68 

7.5 

Categories of procurement Where PQB is Desirable or Undesirable 

68 

 

7.5.1 

Desirable categories 

68 

 

7.5.2 

Undesirable Categories 

69 


background image

P a g e

 | 

 

 

7.6 

Separate PQB or Combining it with Procurement tender 

70 

7.7 

PQB Procedures 

70 

 

7.7.1 

Advertisement and Notification 

70 

 

7.7.2 

Evaluation 

72 

 

7.7.3 

Subsequent Procurement tender 

73 

7.8 

PQC Summary Table 

74 

 

Section III: Tenders Involving Samples 

74 

7.9 

Existing Guidelines 

74 

7.10  Indeterminable Characteristics 

74 

7.11  Specifications Not Known 

74 

7.12  Indigenization and Development tenders 

75 

7.13  Purchaser's Sample 

75 

7.14  Pre-production sample 

75 

7.15  Testing of Samples 

76 

 

7.15.1 

Testing Procedures and Declarations 

76 

 

7.15.2 

Validation / Prolonged Trials 

76 

 

7.15.3 

Testing Laboratories 

76 

 

7.15.4 

Failure of samples 

76 

7.16  Handling and Preservation of Samples 

77 

 

Section IV: Indigenization and Development Tenders 

77 

7.17  Indigenization and Development tenders 

77 

 

Section V: Expression of Interest Tenders (EOI) 

78 

7.18  Expression of Interest Tenders 

78 

 

Section VI: Tenders for Disposal of Scrap 

78 

7.19  Tenders for Disposal of Scrap 

78 

 

 

 

Chapter 8: Pre-Tender Stage and Bid Opening 

79 

8.1 

Introduction 

79 

 

8.1.1 

Tender Fee 

80 

8.2 

Standard Bidding Documents (SBD) 

80 

8.3 

Invitation for Bids / Notice Inviting Tender (NIT) 

81 

8.4 

General and Special instructions -to Tenderers (GIT and SIT) 

81 

 

8.4.1 

Eligibility 

82 

 

8.4.2 

Clarification of Bidding Documents 

82 

 

8.4.3 

Pre-Bid conference 

82 

 

8.4.4 

Amendment of Bidding Documents 

82 

 

8.4.5 

Bid Validity 

82 

 

8.4.6 

Late Bids 

83 

 

8.4.7 

Modification, Alteration and Withdrawal of Bids 

83 

 

8.4.8 

Authorized Dealer/Distributor/Representative of supplier 

83 

8.5 

Forms of bid & qualification information 

84 

8.6 

Terms & Conditions of the Contract 

84 

8.7 

Forms of Security 

85 

 

8.7.1 

Earnest Money Deposit 

85 

 

8.7.2 

Performance Security 

86 

8.8 

Publication of Tenders 

87 

 

8.8.1 

Media for Publicities 

87 

 

8.8.2 

Guidelines for Publicity 

89 


background image

P a g e

 | 

 

 

 

8.8.3 

Economy in Publicity 

89 

8.9 

Tender Submission & Bid Opening 

90 

 

8.9.1 

Receipt & Custody of Tenders 

90 

 

8.9.2 

Procedures to be followed during Bid Opening   

90 

 

 

 

 

Chapter 9: Payment Terms and Price Variations 

93 

9.1 

Payment Terms and Price Variations 

93 

9.2 

Firm Price vis-à-vis Variable Price 

93 

9.3 

Exchange Rate Variation (ERV) 

95 

 

9.3.1 

Documents for claiming ERV 

95 

9.4 

Statutory Duties and Taxes on Domestic Goods 

95 

9.5 

Duties, taxes and other levies of Local bodies 

96 

9.6 

Custom Duty on Imported Goods 

96 

9.7 

Duties / Taxes on raw materials 

97 

9.8 

Terms of payment for Domestic Goods 

97 

9.9 

Modes of payment for Domestic Goods 

98 

9.10  Terms of payment for Imported Goods 

98 

9.11  Modes of Payment for Imported Goods 

98 

 

A. Letter of Credit (LC) 

98 

 

9.11.1 

What is an LC 

98 

 

9.11.2 

Reasons for using LC 

99 

 

9.11.3 

Forms of LC used in BRBNMPL 

99 

 

 

9.11.3.1 

Irrevocable letter of credit 

99 

 

 

9.11.3.2 

Revolving letter of credit 

99 

 

9.11.4 

Payment through letter of credit 

100 

 

9.11.5 

Essential Elements of LC 

100 

 

9.11.6 

Documents to be provided by the Seller 

101 

 

9.11.7 

Extension of LC 

101 

 

9.11.8 

Amount of LC 

101 

 

B. Direct Bank Transfer (DBT) 

101 

 

9.11.9 

Documents Needed for DBT 

101 

 

9.11.10  Specified time limit and delivery Schedule for Imports 

102 

 

9.11.11  Payment of Air Freight Charges 

102 

9.12  Advance payment to Suppliers 

103 

9.13  Intermediate Payments 

103 

9.14  Documents for Payment 

104 

 

 

 

10 

Chapter 10: Tender Evaluation and Award of Contract 

105 

10.1  Tender Evaluation 

105 

10.2  Preliminary Examination 

105 

10.3  Conditions under which Tenders can be declared Unresponsive 

106 

10.4  Non-conformities between Figures and Words 

106 

10.5  Discrepancies between original and additional copies of a Tender 

107 

10.6  Minor Infirmity / irregularity / Non-Conformity 

107 

10.7  Clarification of Bids/Shortfall Documents 

107 

10.8  Tenderers Contacting BRBNMPL during Evaluation 

108 

10.9  Techno commercial Bid, Scrutiny, Evaluation and Ranking of Tenders 

- General 

108 


background image

P a g e

 | 

 

 

10.10  Techno commercial Bid, Scrutiny, Evaluation and Ranking

 

of Tenders 

- GTE/ICB Tenders 

110 

 

10.10.1  Currency of Bidding 

110 

 

10.10.2  Evaluation of offers 

110 

 

10.10.3  Currency of Payment 

111 

10.11  Consideration of Unsolicited offers in LTE 

111 

10.12  Consideration of single offer received in LTE 

111 

 

10.12.1  Consideration of Lack of competition in OTE/GTE and LTE  111 

10.13  Reasonableness of Prices 

112 

 

10.13.1  Price evaluation 

112 

 

10.13.2  Use of Market Intelligence Cells 

113 

 

10.13.3  Price Indices 

113 

 

10.13.4  Data Sharing 

113 

 

10.13.5  Last Purchase Price (LPP) 

113 

10.14  Cartel Formation / Pool Rates 

114 

10.15  Handling Dissent 

115 

 

10.15.1  Dissent among Tender Evaluation Committee 

115 

 

10.15.2  Dissent among CFA 

115 

10.16  Negotiations 

115 

 

10.16.1  Only as a rare exception 

115 

 

10.16.2  On CFA's Approval 

116 

 

10.16.3  Counter-offers are Negotiations by other means 

116 

 

10.16.4  Whom to Negotiate with 

116 

 

10.16.5  Procedure for Negotiation 

116 

10.17  Award of Contract, Contract Execution and Disclosure 

117 

 

10.17.1  Recommendations for Award of Contract 

117 

 

10.17.2  Variation of Quantities at the Time of Award 

118 

 

10.17.3  Splitting of Contracts/Parallel Contracts 

118 

 

10.17.4  Notification for Award of contract to Successful Bidder 

120 

 

10.17.5  Signing of Agreement / issue of Supply Order 

120 

 

10.17.6  Performance Security 

121 

 

10.17.7  Acknowledgement of Contract by Successful Bidder 

121 

 

10.17.8  Safe Custody & Monitoring of EMD, Performance Security  122 

10.18  Rejection of Tenders 

122 

 

 

 

11 

Chapter 11: Contract Management 

123 

 

Section I: Contract Management 

123 

11.1  Contract management 

123 

11.2  Amendment to Contract 

123 

11.3  Safeguards  for  handing  over  BRBNMPL  Materials/Equipment  to 

Contractors 

123 

11.4  Payment to the Supplier 

124 

11.5  Safe  Custody,  Monitoring  and  Return  of  Securities  and  Other 

Instruments 

124 

11.6  Closure of Purchase File 

124 

11.7  Contract Enforcement 

124 

11.8  Imposition of sanctions 

124 

11.9  Vendor performance Monitoring 

125 


background image

P a g e

 | 

 

 

11.10  Risk in Goods - The Concept of "Passing of Title of Goods" 

125 

 

Section II: Liquidated Damages 

125 

11.11  Liquidated Damages 

125 

11.12  Force majeure Clause (FM) 

126 

11.13  Quantum of LD 

126 

11.14  Waiver of LD and Levy of Token LD 

126 

11.15  Denial Clause (DC) 

128 

 

Section III: Delivery Schedules and Extension of Delivery 

128 

11.16  Period of Delivery 

128 

11.17  Delivery Schedule 

128 

11.18  Terms of Delivery 

128 

11.19  Acceptance of the stores dispatched after the expiry of delivery period  129 

11.20  Extension of Delivery 

129 

11.21  Extension of delivery period in entire/severable contracts 

130 

 

Section IV: Option Clause 

131 

11.22  Option Clause 

131 

11.23  Conditions governing option Clause 

131 

 

Section V: Termination of Contract 

132 

11.24  Cancellation of Contract for Default 

132 

11.25  Options in Terminating Contracts 

132 

11.26  Termination of Contract for Insolvency 

133 

11.27  Termination of Contract for Convenience 

133 

 

Section VI: Escrow Arrangement 

133 

11.28  Escrow Arrangement 

133 

 

 

 

12 

Chapter 12: Goods Receiving and Quality Assurance 

135 

12.1  Introduction 

135 

12.2  Pre-requisite for goods inspections 

135 

12.3  Receipt of consignment 

135 

12.4  Preliminary Inspection 

135 

12.5  Detailed Inspection 

135 

 

12.5.1 

Scheduling detailed inspection 

136 

 

12.5.2 

Various Modes of inspection 

136 

12.6  General Considerations for Inspections 

136 

 

12.6.1 

Deciding Sample-size 

136 

 

12.6.2 

Selecting a representative sample 

137 

 

12.6.3 

Verification of well-defined criteria 

137 

 

12.6.4 

Checking goods packages 

137 

 

12.6.5 

Other Considerations during Inspection 

138 

12.7  Inspection Authorities 

138 

 

12.7.1 

Internal Inspection Authorities 

138 

 

12.7.2 

External Inspecting Authorities 

138 

 

12.7.3 

Joint Inspection on Complaint 

139 

12.8  Approval of Acceptable deviations 

139 

12.9  Storage and Issue of Inspected goods 

140 

 

12.9.1 

Storage of goods 

140 

 

12.9.2 

Issue of goods 

141 

12.10  Documentation of inspection 

141 


background image

P a g e

 | 

 

 

 

12.10.1  Inspection Documents 

141 

 

12.10.2  Handling of inspection stamps / inspection documents 

143 

12.11  Guidelines on Pre-Dispatch Inspection Schedule 

143 

 

12.11.1  General Guidelines 

143 

 

12.11.2  Franking clause on Acceptance 

144 

 

12.11.3  Franking clause on Rejection 

144 

12.12  Waiver of inspection and acceptance of goods under firm's quality self-

certification 

144 

 

 

 

13 

Chapter 13: Record Keeping and Reporting 

146 

13.1  Introduction 

146 

13.2  Procurement Audit 

146 

13.3  Procurement Record-keeping 

146 

13.4  Procurement Register (PR) 

147 

13.5  Filing Structure 

147 

13.6  Filing Folders 

148 

 

13.6.1 

General Folders 

148 

 

13.6.2 

Specific folders for goods 

148 

13.7  Management Reporting 

149 

 

 

 

14 

Chapter 14: Disposal 

150 

14.1  Introduction 

150 

14.2  Classification and Categorization 

150 

14.3  Segregation and Strong Room 

151 

14.4  Marking and Cutting 

152 

14.5  Composition and Description 

152 

14.6  Process of Disposal 

152 

14.7  Modes of Disposal 

153 

 

14.7.1 

Disposal through Tender 

154 

 

14.7.2 

Disposal through Auction 

156 

 

14.7.3 

Disposal at Scrap Value or by other Modes 

157 

14.8  Disposal of Security Items 

157 

14.9  Reserve Price Considerations 

158 

 

14.9.1 

Drivers of Scrap Prices 

158 

 

14.9.2 

Methods of determining Reserve Price 

158 

14.10  Repeated Failure to get Reserve price 

159 

14.11  Conditions of Disposal Applicable to all Modes of Disposal 

159 

 

14.11.1  ‘As-Is-Where-Is’ basis 

159 

 

 

 

 

15 

Chapter  15:  Losses;  Write-offs;  Grievance/Dispute  Resolution; 

Audit and Investigations 

160 

15.1  Powers to Write Off 

160 

15.2  Losses due to depreciation 

160 

15.3  Losses not due to depreciation 

160 

15.4  Grievance/Dispute Resolution 

160 

15.5  Mechanisms for Grievance Redressal 

161 

15.6  Mode of Settlement of Disputes 

162 

 

15.6.1 

Arbitration Clause 

162 


background image

P a g e

 | 

 

 

 

15.6.2 

Foreign Arbitration 

162 

15.7  Offences Relating to Procurement 

163 

15.8  Procurement Investigation 

163 

 

15.8.1 

Procedures on Completion of Investigation 

163 

 

 

 

 

16 

Chapter 16: Indigenization and Development Contracts 

165 

16.1  Background 

165 

16.2  Stages in Vendor Development / Indigenization 

165 

16.3 

Stage I - Selection of Items 

165 

 

16.3.1 

Vendor Development 

165 

 

16.3.2 

Indigenization 

166 

16.4 

Stage II - Development of Engineering aspects of the Item 

166 

 

16.4.1 

Models of Development of Engineering Aspects of the Item  166 

 

16.4.2 

Engineering Aspects 

166 

 

16.4.3 

Acquiring Manufacturing Drawings 

167 

16.5 

Stage III - EOI Tenders and Development / Indigenization Tenders  167 

 

16.5.1 

Identification of Target Vendor Group 

167 

 

16.5.2 

Floating EOI and Development / Indigenization Tenders 

167 

 

16.5.3 

General  Principles  for  Development  /  Indigenization 

Contracts 

168 

16.6 

Stage IV - Contract Management 

170 

 

16.6.1 

Inspections 

170 

 

16.6.2 

Helping hand to New Entrants 

170 

 

16.6.3 

Incentives in Development Contract Management 

171 

16.7 

Stage V - Post development Actions 

171 

 

16.7.1 

Quantity for Development Commitment 

171 

 

16.7.2 

Period of Development Commitment 

171 

 

16.7.3 

Further Development Orders 

171 

16.8 

Stage VI - Retention of Reliable & Efficient Established Vendors  172 

16.9  Applicability of Other Chapters 

172 

 

 

 

17 

Chapter 17: Works and Other Services 

173 

17.1  Scope 

173 

17.2  Functions  and  Responsibilities  of  Technical  Division  /  Maintenance 

Division 

173 

 

17.2.1 

Maintenance (CIVIL) 

173 

 

17.2.2 

Maintenance (Utility, Plant and Machineries) 

175 

17.3  Works 

176 

 

17.3.1 

Classification of Works 

176 

 

17.3.2 

Project works 

176 

 

17.3.3 

Maintenance and Repair work 

176 

17.4  Project Works 

177 

 

17.4.1 

Stages of departmental projects 

177 

 

17.4.2 

Planning 

177 

 

17.4.3 

Assessment of space requirement 

177 

 

17.4.4 

Selection of Architects 

178 

 

17.4.5 

Appointment of Architects 

180 

 

17.4.6 

Services to be rendered by the Architects 

180 


background image

P a g e

 | 10 

 

 

 

 

17.4.6.1 

Architects'  Services  (When  supervision  of  the 

project is entrusted to them) 

180 

 

 

17.4.6.2 

Architects'  services  (When  supervision  of  the 

project is not entrusted to them) 

183 

 

17.4.7 

Selection  /  Empanelment  /  Appointment  of  Consultants  / 

Interior Designer etc. 

184 

 

17.4.8 

Preparation of sketch plans 

187 

 

17.4.9 

Scrutiny and approval of sketch plans 

187 

 

17.4.10  Submission of plans to Local Controlling Authority 

188 

 

17.4.11  Preparation of detailed working  drawings and Draft tender 

documents 

188 

17.5  Contracts 

189 

 

17.5.1 

Classifications 

189 

 

17.5.2 

Invitation of tenders 

189 

 

17.5.3 

Pre-qualification criteria 

189 

 

17.5.4 

Empanelment of tenderers by pre-screening for large works 

/ contracts 

190 

 

17.5.5 

Execution of contracts (Civil, Plant & Machineries and Repair 

& Maintenance contracts) 

191 

17.6  Execution of project works 

192 

 

17.6.1 

Surveying of plot 

193 

 

17.6.2 

Soil investigation 

193 

 

17.6.3 

Office accommodation at project site 

193 

 

17.6.4 

Company's engineers at site (Site Engineer) 

198 

 

17.6.5 

Commencement of work 

198 

 

17.6.6 

Contract Labour (Regulation & Abolition) Act, 1970 

199 

 

17.6.7 

Programme charts and progress reports 

201 

 

17.6.8 

Co-ordination & Monitoring 

202 

 

17.6.9 

Testing of materials 

202 

 

17.6.10  Approval of materials/fitting 

203 

 

17.6.11  Variation/Extra Items of work 

203 

 

17.6.12  Site Order Book 

204 

 

17.6.13  Hindrance Register 

205 

 

17.6.14  Site registers 

205 

 

17.6.15  Extension of time 

205 

 

17.6.16  Sub-standard work and materials 

206 

 

17.6.17  Safety Code 

207 

 

17.6.18  Insurance 

207 

 

17.6.19  Service connections 

207 

 

17.6.20  Revised estimates of cost 

208 

 

17.6.21  Occupation Certificate 

208 

 

17.6.22  Completion of work 

208 

 

17.6.23  Performance Guarantees / Manufacturers' test certificates 

209 

 

17.6.24  As-built drawings/Operating instruction manuals 

209 

17.7  Detailed procedure for payment of bills 

209 

 

17.7.1 

Measurements 

210 

 

 

17.7.1.1 

For all works where Architects / Consultants are 

not involved in supervision of the work 

210 


background image

P a g e

 | 11 

 

 

 

 

17.7.1.2 

For works where the Architects/consultants are 

involved in supervision of the work 

212 

 

17.7.2 

Contractor’s On-account bills (RA Bills) 

214 

 

17.7.3 

Contractor’s final Bills-Projects 

218 

 

17.7.4 

Bills  for  Maintenance /  repair  works  /  minor  additions  and 

alterations 

219 

 

17.7.5 

Architect’s or Consultants’ bills for professional fees  

220 

17.8  Maintenance and Repair Works 

220 

 

17.8.1 

Classification of Company's properties 

220 

 

17.8.2 

Nature and extent of maintenance responsibility 

220 

 

17.8.3 

General instructions on maintenance and repairs 

221 

 

17.8.4 

Norms for maintenance expenditure 

221 

 

17.8.5 

Authority  for  sanctioning  expenditure on maintenance and 

repair works 

221 

 

17.8.6 

Periodic maintenance/repairs 

222 

 

 

17.8.6.1 

Service Contracts 

222 

 

17.8.7 

Assessment of additions/alterations and new works 

222 

 

17.8.8 

Execution of works 

223 

 

 

17.8.8.1 

Schedule of quantities/sketch plans 

223 

 

 

17.8.8.2 

Invitation  of  quotations/Tenders  and awarding 

of works 

223 

 

 

17.8.8.3 

Execution of work 

225 

 

 

17.8.8.4 

Finalization of bills 

225 

 

17.8.9 

Insurance 

226 

 

17.8.10  Vault Inspection 

226 

17.9  Miscellaneous 

227 

 

17.9.1 

Lapses Register of Architects/Consultants 

227 

 

17.9.2 

Lapses Register of Contractors 

227 

 

17.9.3 

Records, Drawings and Documents 

228 

 

PART B: ANNEXURES 

229 

Annexure 1  :  Time Frame for procurement 

230 

Annexure 2  :  Purchase without Quotation Format 

231 

Annexure 3  :  Purchase Certificate Format 

232 

Annexure 4  :  Annual Requirement Finalization 

233 

Annexure 5  :  Bank Guarantee for Performance Security 

234 

Annexure 6  :  Delivery Schedule 

235 

Annexure 7  :  Letter of Authority for attending a Bid Opening  

236 

Annexure 8  :  Bid Opening Attendance Sheet 

237 

Annexure 9  :  Checklist for Preliminary Examination 

238 

Annexure 10  :  Statement of Financial Standing 

239 

Annexure 11  :  Notification of Award of Contract 

240 

Annexure 12  :  Invitation for submission of EOI 

241 

Annexure 13  :  Application for Empanelment 

242 

Annexure 14  :  Goods Received note (GRN) 

245 

Annexure 15  :  Stock Ledger 

246 

Annexure 16  :  Material Requisition Note 

247 

Annexure 17  :  Vendor Evaluation 

248 


background image

P a g e

 | 12 

 

 

Annexure 18  :  Templates for Management Reports 

249 

Annexure 19  :  Report of Condemnation Committee 

253 

Annexure 20  :  Sale Account for Goods Disposed by Auction 

254 

Annexure 21  :  Certificate for proprietary Article Item 

255 

Annexure 22  :  Inspection Note 

256 

Annexure 23  :  Check points for Tender Enquiry 

257 

Annexure 24  :  Change Request Form 

259 

Annexure 25  :  Incoterm 

260 

Annexure 26  :  Format for Extension of Delivery Period 

264 

Annexure 27  :  Formula for Price Variation Clause 

265 

Annexure 28  :  Composition  of  Bid  Opening  and  Tender  Evaluation 

Committees 

267 

Annexure 29  :  Prequalification Criteria Summary 

269 

:  For Plant and machinery / equipment 

269 

:  For items other than Plant and Machinery / equipment 

271 

Annexure 30  :  Format of Invitation and declaration for Negotiations 

277 

Annexure 31  :  Format of Revised Offer in Negotiations 

278 

Annexure 32  :  Invitation  for  Limited  Enquiry  (for  estimated  value  up  to 

Rs.2.5 lakhs) 

279 

Annexure 33a  :  Public Procurement Policy for Micro and Small Enterprises 

(MSEs) Order, 2012 

280 

Annexure 33b  :  List  of  items  reserved  for  purchase  from  Small  Scale 

Industrial units including Handicraft sector 

285 

Annexure 33c  :  Declaration  &  Undertaking  by  Micro  &  Small  Scale 

Enterprises/Startup Companies 

290 

Annexure 34  :  Public  Procurement  (Preference  to  Make  in  India)  Order, 

2017 

292 

 

PART C: STANDARD BIDDING DOCUMENT (SBD) 

298 

Section I 

:  Notice Inviting Tender (NIT) 

301 

Section II 

:  General Instructions to tenderers (GIT) 

305 

Part I 

:  General Instructions applicable to all Types of Tenders 

305 

Part II 

:  Additional General Instructions Applicable to Specific Types 

of Tenders 

326 

Section III 

:  Special Instructions to Tenderers (SIT) 

334 

Section IV 

:  General Conditions of Contract (GCC) 

335 

Part I 

:  General  Conditions  of  Contract  applicable  to  all  types  of 

Tenders 

335 

Part II 

:  Additional General Conditions of Contract for specific Types 

of Tenders 

358 

Section V 

:  Special Conditions of Contract (SCC) 

361 

Section VI 

:  List of Requirements 

362 

Section VII 

:  Technical Specifications 

363 

Section VIII  :  Quality Control Requirements 

364 

Section IX 

:  Qualification / Eligibility Criteria 

365 

Section X 

:  Tender Form 

366 

Section XI 

:  Price Schedule 

367 

Section XII 

:  Questionnaire 

368 


background image

P a g e

 | 13 

 

 

Section XIII  :  Bank Guarantee Form for EMD 

369 

Section XIV  :  Manufacturer's Authorization Form 

371 

Section XV 

:  Bank Guarantee Form for Performance Security 

372 

Section XVI  :  Contract Form 

373 

Section XVII  :  Letter of Authority for attending a Bid Opening 

375 

Section XVIII  :  Shipping Arrangements for Liner Cargoes 

377 

:  In Respect of CFR/CIF/Turnkey/FOR contracts For Import 

376 

:  In Respect of F.O.B. / FAS Contracts For Imports 

380 

Section XIX  :  Proforma of Bills for Payments 

382 

Section XX 

:  Integrity Pact (IP) 

383 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 14 

 

 

List of Abbreviations used in this Manual 

 

Note: For the purpose of this Manual, some designations wherever mentioned, would 

also include/cover some equivalent designations as mentioned in this chart. 

 

Abbreviation 

Term 

AAEC 

Appreciable Adverse Effect on Competition - as defined by 

Competition Act 2005 to identify anti-competition tactics 

AGM 

Assistant General Manager 

AGM (F&A) 

Assistant General Manager (Finance and Accounts) 

AGM (MMD)  Assistant General Manager (Materials Management Division) 

AM/DM (F) 

Assistant Manager/ Deputy Manager (Finance) 

BG 

Bank Guarantee 

BIS 

Bureau of Indian Standards, earlier known as ISI 

B/L 

Bill of lading 

BOC 

Bid Opening Committee 

BRBNMPL 

Bharatiya Reserve Bank Note Mudran Private Limited 

C&AG 

Comptroller and Auditor General of India 

CA 

Competent Authority (used interchangeably with CFA at some 

places) 

CBI 

Central Bureau of Investigation 

CC 

Condemnation Committee 

CEO 

Chief Executive Officer 

CFA 

Competent Financial Authority (used interchangeably with CA at 

some places) 

CIF 

Cost, Insurance and Freight Included 

 

 

CMIE 

Centre for Monitoring Indian Economy 

COTS 

Commercially Off The Shelf (Stores) 

CPA 

Certified Public Account 

CPSE 

Central Public Sector Enterprises, see PSU also 

CPWD 

Central Public Works Department 

CST 

Comparative Statement of Tenders 

CVC 

Central Vigilance Commission 

DACR 

Deposit at Call Receipt 

DBT 

Direct Bank Transfer (Payment) 

DC 

Denial Clause 

DD 

Demand Draft 

DGM 

Deputy General Manager 

DGM (P) 

Deputy General Manager (Production) or equivalent officer of 

concerned department 

DGS&D 

Director General Supplies and Disposals 

DoC 

Directorate of Currency 

DOP 

Delegation of Power  

DP 

Delivery Period 

ECS 

Electronic Clearing System 


background image

P a g e

 | 15 

 

 

Abbreviation 

Term 

EMD 

Earnest Money Deposit 

EOI 

Expression of Interest (Tendering System) 

ERV 

Exchange Rate variations 

FAS 

Free Alongside Shipment 

FEMA 

Foreign Exchange Management Act 

FOB 

Free on Board 

FOR 

Free on Rail 

FOT 

Free on Truck / Transport 

FPS 

Foot Pound Second - British System of measurements 

GC 

Grievance Committee 

GCC 

General Conditions of Contract 

GeM 

Government e-Marketplace 

GFR 

General Financial Rules (Current Edition is of 2017) 

GIT 

General Instructions to Tenderers 

GM 

General Manager 

GRN 

Goods Receipt Note 

GST 

Goods and Services Tax 

GTE 

Global Tender Enquiry (used interchangeably with ICB at some 

places) 

H1, H2 etc. 

First Highest, Second Highest Offers etc. in Disposal Tenders 

H1, H2 

First Half Year and Second half year in Procurement Planning 

IATA 

International Air Transport Association 

ICB 

International Competitive Bidding (used interchangeably with GTE at 

some places) 

ICC 

International Chamber of Commerce 

IEEMA 

Indian Electrical Equipment Manufacturers Association 

Incoterms 

International Commercial Terms, 2000 (of ICC) 

INR 

Indian Rupees 

IS 

Indian Standard (Presently Called BIS standards) 

ISI 

Indian Standards Institute, now known as BIS 

ISO 

International Standards organization 

ITJ 

Indian Trade Journal 

L1, L2 etc. 

First or Second Lowest Offer etc. 

LC 

Letter of Credit 

LME 

London Metal Exchange (Indices / rates) 

LOI 

Letter of intent 

LPP 

Last Purchase Price, sometimes also called LPR-Last Purchase 

Rate 

LTE 

Limited Tender Enquiry 

MD 

Managing Director 

MEA 

Ministry of External Affairs 

MGR (F) 

Manager (Finance) 


background image

P a g e

 | 16 

 

 

Abbreviation 

Term 

MHA 

Ministry of Home Affairs 

MIC 

Marketing Intelligence Cell 

MRN 

Material Requisition Note (Indent) 

MSE 

Micro & Small Enterprises 

MSME 

Micro, Small & Medium Enterprises 

NCB 

National Competitive Bidding (used interchangeably with OTE at 

some places) 

NIT 

Notice Inviting Tender 

NOC 

No Objection Certificate 

NSIC 

National Small Industries Corporation 

OEM 

Original Equipment Manufacturer 

OTE 

Open Tender Enquiry (used interchangeably with NCB at some 

places) 

P&F 

Packing and Forwarding (charges) 

PAC 

Proprietary Article Certificate 

PBG 

Performance Bank Guarantee (Also see SD) 

PO 

Purchase Order 

PQB 

Pre-qualification Bidding 

PQC 

Pre-qualification Criteria 

PR 

Procurement Register 

PSU 

Public Sector Undertaking 

PVC 

Price Variation Clause 

QAP 

Quality Assurance Plan 

RJR 

Railway Receipt 

RBI 

Reserve Bank of India 

RC 

Rate Contract 

RFI 

Request for Information 

RFP 

Request for Proposal 

RFQ 

Request for Qualification 

RTI 

Right to Information Act, 2005 

SBD 

Standard Bidding Document 

SCC 

Special Conditions of Contract 

SD 

Security Deposit (also see PBG) 

SDC 

Scrap Disposal Committee 

SIT 

Special instructions to Tenderers 

SLTE 

Special Limited Tender Enquiry 

SO 

Supply Order 

SPC 

Spot Purchase Committee 

SPMCIL 

Security Printing and Minting Corporation of India Limited 

SSI 

Small Scale Industry 

STE 

Single Tender Enquiry 

STEC 

Special Tender Evaluation Committee 


background image

P a g e

 | 17 

 

 

Abbreviation 

Term 

TC 

Tender Committee (used interchangeably with TEC at some places) 

TEC 

Tender Evaluation Committee (Used interchangeably with TC at 

some places) 

TLD 

Token Liquidated Damages 

UCPDC 

Uniform Customs and Practices for Documentary Credits 

UNCITRAL 

United Nations Commission for International Trade Law 

YTD 

(consumption in the) Year to Date 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 18 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PART A: CHAPTERS

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 19 

 

 

Chapter 1: Introduction 

 

1.1  About This Manual 

 

Bharatiya Reserve Bank Note Mudran Private Limited (BRBNMPL), an ISO 9001-2015 

and ISO 14001-2015 Company, is a wholly owned subsidiary of Reserve Bank of India 

and is currently engaged in the business of printing bank notes for the Reserve Bank 

of India. The Corporate Office of the Company is at Bangalore and its printing units 

are at Mysore (Karnataka) and Salboni (West Bengal).  

 

The Purchase functions in BRBNMPL are partly centralized at Corporate Office with 

respect to procurement of plant, machinery, tools and major raw materials required for 

production of notes like paper, ink, machine spares etc. Each unit procures all other 

materials as per the delegation of power given by the Board of Directors from time to 

time. Each unit is having a Materials Management Division, which is responsible for 

procuring the materials. 

 

Public institution of BRBNMPL's magnitude have an overall responsibility to exercise 

their financial powers for making procurements in all stake holders' interest and also 

a wider accountability not only to bring in efficiency, economy, and transparency in its 

processes but also, to be fair and equitable in its treatment to suppliers by promotion 

of  transparency  in  public  procurement.  To  achieve  these  objectives  and  also  to 

eliminate arbitrariness in a public procurement system, it is essential that the officials 

engaged in purchase be provided with all the required rules, regulations, instructions, 

directives, etc. in the form of a Manual. This Manual has been prepared keeping the 

same in view. 

 

This procurement manual elaborates the principles of segregation of responsibilities 

between  requisitioning  and  procurement  entities  by  specifying  several  of  such 

separate  and  distinct  functions  within  the  overall  procurement  system.  The 

procurement manual underlines the best practices available to help the organization 

to procure goods and services that meet the specifications at best value for money 

and within the required time frame. This manual should be used as the definitive guide 

for  procurement  rules,  and  should  be  followed  in  letter  and  spirit.  The  GM/GM-in-

Charge/O-I-C  in  the  corporate  office  and  Units  are  responsible  for  distribution  of 

manual and the amendments. 

 

1.2  Intent of the Manual 

 

The intent / objective of the manual can be summarized as follows: 

 

(i)  To  attain  best  value  for  money  taking  into  account  principles  of  efficiency, 

economy and transparency. Best value for money implies the use of optimum 

criteria  which  incorporates  total  cost  of  ownership  of  the  goods  necessary  to 

satisfy the long term goals of BRBNMPL, along with satisfactory performance in 

use. 

(ii)  Robust  contract  monitoring  and  control  mechanisms  to  ensure  effective 


background image

P a g e

 | 20 

 

 

assessment of all the options in specified circumstances throughout the life of 

the contract. 

(iii)  Transparent  and  fair  Procurement  process,  facilitating  optimum  competition 

possible in procurement of goods. 

(iv)  Providing  sufficient  notice  &  opportunity  to  bidders  and  hence  provide  equal 

opportunity to market players to do business with the Company. 

(v)  Ensuring proper diligence and accountability in all procurement decisions. 
(vi)  Achieving  a  uniform,  systematic,  efficient  and  cost-effective  procurement 

process. The process should also be in accordance with the applicable rules & 

regulations of the Government. 

 

1.3  Amendments and Revisions to the Manual 

 

This manual shall be referred for all procurements to be done in BRBNMPL.  

The authority for amendment to this manual shall be the Managing Director.  

 

Amendment shall be effected by adopting the following procedures: 

 

1.  Amendment can be suggested by any Division / Section at the presses and shall 

be forwarded to Materials Management Division. 

2.  This shall be examined by the Materials Management Division who shall put up 

the proposal to General Manager/GM-in-Charge/O-I-C with its views. In case the 

General Manager/GM-in-Charge/O-I-C is satisfied with the suggestion, this will 

be  forwarded  to  the  Managing  Director  for  consideration  along  with 

recommendations. In doing so, due consideration shall be given to the relevant 

procedures of EQMS Manual and CVC guidelines.  

3.  The proposals (refer Annexure 24: Change Request Form) received from one 

press  will  be  sent  to  the  other  presses  for  their  views  on  the  proposed 

amendments. On receipt of the views the proposed suggestions will be put up to 

Managing Director for approval by the dealing officer at Corporate Office.  

4.  Copy of the approved amendment will be forwarded to the presses. 
5.  The amendment slip shall be inserted appropriately in the manual.  
6.  The dealing officer at the Corporate office and the DGM / AGM (MMD) at the 

presses will be responsible to update the manual as per the amendments issued 

from CO.  

7.  The  manuals  are  verified  every  quarter  by  the  auditing  officer  at  the  presses 

nominated  by  the  GM/GM  (I/C)/O-I-C  and  certificate  issued  by  the  auditing 

officer. 

8.  The GM/GM (I/C)/O-I-C will send a statement to Corporate Office that all the 

amendments of procurement manual are updated in all available copies of the 

manual at the Press.  

 

 


background image

P a g e

 | 21 

 

 

1.4  Definitions 

 

1.4.1  Procurement 

 

The  term  "Procurement"  refers  to  the  process  by  which  goods,  services  and 

works are acquired from third parties. This is a lifecycle process that covers from 

the initial purchase concept through to the end of the life (and disposal also in 

case of Goods/assets) of the purchased asset or service. 

 

1.4.2  Bidder 

 

“Bidder” (including the term ‘tenderer’, ‘consultant’ or ‘service provider’ in certain 

contexts) means any eligible person or firm or company, including a 

consortium 

(that is an association of several persons, or firms or companies), participating 

in a procurement process with a Procuring Entity. 

 

1.4.3  Supplier 

 

Supplier is the party, which contracts to supply goods and services. The term 

includes  his  employees,  successors,  authorized  dealers/representatives, 

stockists and distributors, other homologous terms are: Contractor, Vendor, Firm, 

Manufacturer, OEM, Bidder, Tenderer etc. 

 

1.4.4  Contract 

 

The proposal or offer when accepted is a promise, a promise and every set of 

promises  forming  the  consideration  for  each  other  is  an  agreement  and  an 

agreement, if made with free consent of parties competent to contract, for a lawful 

consideration and with a lawful abject is a contract. Other homologous terms are: 

Supply  Order,  Purchase  Order,  Supply  Agreement,  Work  Order  etc.  This 

includes "Notification of Award". 

 

1.4.5  Stores 

 

The  term  "stores"  applies  generally  to  all  articles  and  materials purchased  or 

otherwise  acquired  including  not  only  expendable,  consumable,  and  issuable 

articles in use or accumulated for specific purposes, but also articles of dead 

stock of the nature of plant, machinery, tools and machinery spares, instruments, 

furniture, equipment, fixtures etc. Other homologous terms are: goods, materials 

etc. 

 

1.4.6  Competent Financial Authority 

 

The Competent Financial Authority (CFA) is an authority duly empowered by the 

Board  of  BRBNMPL  through  Delegation  of  Powers  (DoP)  to  sanction  and 

approve  expenditure  from  company  accounts  to  a  specified  limit  in  terms  of 

amount of such expenditure and availability of funds. 

 

For purpose of this manual, a CFA is defined as the person/ body authorized to 

sanction purchase of goods and incur expenditure. It is also the responsibility of 


background image

P a g e

 | 22 

 

 

the CFA to monitor that a demand is not split into small quantities for the sole 

purpose  of  avoiding  the  necessity  of  taking  approval  of  the  higher  authority 

required  for  sanctioning  the  purchase  of  the  original  demand.  Sometimes, 

"Competent Authority" may also be used for CFA. 

 

In case of amendment in Delegation of Powers (DoP) during tender processing/ 

tender finalization/contract management, the CFA for approval and sanction of 

expenditure will be as per the prevailing DoP provision at the time of approval/ 

sanction. 

   

1.4.7  Financial Powers 

 

Financial  power  is  the  power  vested  in  an  authority  by  BRBNMPL  Board  or 

delegated to an authority to approve expenditure from the funds placed at the 

disposal  of  that  authority.  The  CFA  may  authorize  staff  officers  to  sign  the 

financial  document  on  his  behalf  with  the  clear  understanding  that  the 

accountability for the correctness of such documents remains with the CFA. No 

CFA can approve an expenditure involving amounts beyond his financial powers. 

 

1.4.8  Purchase Indent 

 

Purchase Indent (PI) is the basic document required by Materials Management 

Division for initiating procurement action. The PI is raised by the indenting or 

User  Division  furnishing,  inter-alia,  the  details  of  material  specification, 

description,  quality,  quantity,  delivery  schedule,  reasons  for  procurement, 

probable sources of availability, details of last Purchase order number, rate, etc. 

The  quantity  and  the  delivery  schedule  should  be  suitably  linked  to  rate  of 

consumption and the production programme and taking into account the lead-

time to procure. 

 

 

1.4.9  Tender Committee (TC) / Tender Evaluation Committee (TEC) 

 

These two terms are used interchangeably sometimes in this Manual, though the 

terminology prevalent in BRBNMPL is TEC. 

 

1.4.10  Head of Division 

 

Any officer in charge of any Division / Section or Department e.g. DGM / AGM. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 23 

 

 

Chapter 2: Procurement – Principles and Policies

 

 

2.1  Canons of Financial Propriety 

 

There  are  fundamental  canons  of  Financial  Propriety  for  competent  financial 

authorities (CFA) in Government and Public Sector that they must pay due regard to 

the following principles, while sanctioning financial expenditure: - 

 

(i)  The expenditure should not prima facie be more than the occasion demands, 

and that every CFA should exercise the same vigilance in respect of expenditure 

incurred from public money as a person of ordinary prudence would exercise in 

respect of his own money. 

(ii)  No authority should exercise its powers of sanctioning expenditure to pass an 

order, which will be directly or indirectly to its own advantage. 

(iii)  Public  money  should  not  be  utilised  for  the  benefit  of  a  particular  person  or 

section of the community unless: -  
a.  The amount of expenditure involved is insignificant; or 
b.  A claim for the amount could be enforced in a Court of Law; 
c.  The expenditure is in pursuance of a recognised policy or custom; 

(iv)  The  amount  of  allowances,  such  as  travelling  allowances,  granted  to  meet 

expenditure of a particular type, should be so regulated that the allowances are 

not on the whole, a sources of profit to the recipients. 

 

2.2   Code of Ethics 

 

BRBNMPL  as  well  as  Bidders,  Suppliers,  Contractors,  and  Consultants  under 

BRBNMPL contracts shall observe the highest standard of ethics and shall not indulge 

in any corrupt, fraudulent, collusive or coercive practice during the procurement or 

execution of such contracts in pursuit of this policy, for the purposes of this provision, 

the terms set forth below are defined as follows: 

 

(i)  "Corrupt practice" means the offering, giving, receiving, or soliciting, directly or 

indirectly, of anything of value to influence the action of a public official in the 

procurement process or in contract execution; 

(ii)  "Fraudulent practice" means a misrepresentation or omission of facts in order to 

influence a procurement process or the execution of a contract; 

(iii)  "Collusive  practice"  means  a  scheme  or  arrangement  between  two  or  more 

Bidders, with or without the knowledge of the Purchaser, designed to establish 

bid prices at artificial, non-competitive levels; and 

(iv)  "Coercive practice" means harming or threatening to harm, directly or indirectly, 

persons  or  their  property  to  influence  their  participation  in  the  procurement 

process or affect the execution of a contract. 


background image

P a g e

 | 24 

 

 

 

A particular violation of ethics may span more than one of above mentioned unethical 

practices. The following policies will be adopted in order to maintain the standards of 

ethics during procurement: 

 

(i)  A  proposal  for  award  will  be  rejected  if  it  is  established  that  the  Bidder 

recommended for award has, directly or through an agent, engaged in corrupt, 

fraudulent,  collusive  or  coercive  practices  in  competing  for  the  Contract  in 

question. 

(ii)  A  contract  will  be  cancelled  if  it  is  established  at  any  time  that  BRBNMPL 

representatives/  officials  have  directly  or  indirectly,  engaged  in  corrupt, 

fraudulent,  collusive  or  coercive  practices  during  the  procurement  or  the 

execution of that contract. 

(iii)  In case any individual staff is found responsible, suitable disciplinary proceedings 

should be initiated against such staff under the BRBNMPL Service Rules and 

Standing  Orders.  The  existing  provisions  under  the  Indian  law  including  the 

instructions of Central Vigilance Commission should be followed in this regard. 

(iv)  Firms or individuals shall be banned / blacklisted after following due process, 

including declaring them ineligible, either indefinitely or for a stated period of time, 

to be awarded a BRBNMPL contract, if it at any time establishes that they have, 

directly or through an agent, engaged in corrupt, fraudulent, collusive or coercive 

practices in competing for, or in executing, a BRBNMPL contract. 

 

2.2.1  Integrity Pact (IP) 

 

The Pre-bid Integrity Pact is a tool to help Governments, businesses and civil 

society to fight corruption in public contracting. It binds both buyers and sellers 

to ethical conduct and transparency in all activities from pre-selection of bidders, 

bidding and contracting, implementation, completion and operation related to the 

contract.  This  removes  insecurity  of  bidders,  that  while  they  themselves  may 

abjure bribery, but their competitors may resort to it and win contract by unfair 

means.  The  Government  have  mandated  to  incorporate  Integrity  Pact, 

depending on the nature of procurements/contracts, above a threshold value. 

 

The pact essentially envisages an agreement between the prospective vendors/ 

bidders and the buyer, committing the persons/officials of both sides, not to resort 

to any corrupt practices in any aspect/stage of the contract. Only those vendors/ 

bidders,  who  commit  themselves  to  such  a  Pact  with  the  buyer,  would  be 

considered  competent  to  participate  in  the  bidding  process.  In  other  words, 

entering into this Pact would be a preliminary qualification.  

 

Integrity Pact (IP) would be implemented through an Independent External 

Monitor (IEM): IEM shall be appointed by BRBNMPL as per the guidelines and 

Standard  Operating  Procedure  issued  by  Central  Vigilance  Commission.  The 

IEM  would  review  independently  and  objectively,  whether  and  to  what  extent 

parties have complied with their obligations under the Pact. Name and contact 


background image

P a g e

 | 25 

 

 

details of the Independent External Monitor should be listed in Notice Inviting 

Tender (NIT). 

 

In tenders meeting the criteria of threshold value / nature of procurement: 

Integrity Pact clause and format shall be included in the Bid Document as Section 

XX. Each page of such Integrity pact proforma would have to be duly signed by 

Purchaser’s competent signatory. All pages of the Integrity Pact will have to be 

duly signed by the same signatory who is duly authorized to sign the bid and to 

make binding commitments on behalf of his company and to be submitted along 

with the technical bid. Any bid not accompanied by Integrity Pact duly signed by 

the bidder shall be considered to be a non-responsive bid and shall be rejected 

straightway. 

 

Role/Functions of IEM: The Monitor would not be subject to instructions by the 

representatives of the parties and should perform his/her functions neutrally and 

independently. He/she would review independently and objectively, whether and 

to what extent parties have complied with their obligations under the Integrity 

Pact.  For  this  purpose,  he/she  would  have  access  to  all  contract 

documents/books of accounts of the bidders in case of any allegation of violation 

of  any  provisions  of  the  Integrity  Pact  or  payment  of  commission,  whenever 

required. The IEM will have the option to participate in such meetings among the 

parties related to the project provided such meetings could have an impact on 

the  contractual  relations  between  the  parties.  Ideally,  IEM  should  meet  once 

every  quarter  to  take  stock  of  ongoing  tendering  process.  The  IEM  would 

examine all complaints received by him/her and give his/her recommendations/ 

views to BRBNMPL, at the earliest. The Monitor would also inform BRBNMPL, if 

he/she notices or have reason to believe, a violation of the Integrity Pact. He/she 

may also send  his/her report directly to the Central Vigilance Commission, in 

case of suspicion of serious irregularities requiring legal/administrative action. 

IEM should be invariably cited in the NIT. 

 

However, for ensuring the desired transparency and objectivity in dealing with 

the  complaints  arising  out  of  any  tendering  process,  the  matter  should  be 

examined by the IEM, who would look into the records, conduct an investigation, 

and submit his/her recommendations. The recommendations of IEM would be in 

the nature of advice and would not be legally binding. IEM may not be equated 

with  consultants.  His/her  role  is  independent  in  nature  and  the  advice  once 

tendered would not be subject to review. The role of the Chief Vigilance Officer 

(CVO) of BRBNMPL shall remain unaffected by the presence of IEM. A matter 

being  examined  by  the  IEM  can  be  separately  investigated  by  the  CVO,  if  a 

complaint is received by him or directed to him by the CVC. 

 

2.3   Basic Aim of the Procurement Function 

 

The basic aim of the procurement function is to ensure five essential parameters in 

every procurement decision (these are called the 5 R's of Procurement): 

 

(i)  Right quality 


background image

P a g e

 | 26 

 

 

(ii)  Right quantity 

(iii)  Right 'Price & Value' for money 

(iv)  Right ‘Time & Place' of delivery 

(v)  Right source of supply. 

 

2.4   Laws / Guidelines governing Procurement 

 

While India has no separate legislation for the specific purpose of public procurement, 

there  exist  various  rules,  legislations  &  directives  which  guide  public  procurement 

process, key among them being: 

 

(i)  The Constitution of India 
(ii)  General Financial Rules (GFR) 2017, Government of India (GOI) and Delegation 

of Financial Powers Rules, 1978 

(iii)  Ministry of Finance, GOI, Manual for Procurement of Goods and Services, 2017 
(iv)  Indian Contracts Act, 1872 
(v)  Sale of Goods Act, 1930 
(vi)  The  Central  Goods  And  Services  Tax  Act,  2017;  The  Integrated  Goods  And 

Services Tax Act, 2017; The Union Territory Goods And Services Tax Act, 2017 

(vii)  Arbitration and Conciliation Act, 1996 read with the Arbitration and Conciliation 

(Amendment) Act, 2015 

(viii)  Competition Act, 2002 as amended with Competition (Amendment) Act, 2007 
(ix)  The Information Technology Act, 2000 (IT Act, regarding e-Procurement and e-

Auction,  popularly  called  the  Cyber  Law),  The  Information  Technology 

(Amendment) Act, 2008 and subsequent amendments 

(x)  The Foreign Trade (Development and Regulation) Act, 1992 and the Foreign 

Trade Policy (EXIM Policy), 2015 

(xi)  Foreign Exchange Management Act (FEMA), 1999 and FEMA (Current Account 

Transactions) Rules, 2000 

(xii)  Central Vigilance Commission Act, 2003 and CVC guidelines related to public 

procurement 

(xiii)  Right to Information (RTI) Act 2005 
(xiv)  Micro, Small and Medium Enterprises Development (MSME Development) Act, 

2006 

(xv)  Prevention of Corruption Act, 1988 
(xvi)  Indian Companies Act, 2013 
(xvii) Insolvency and Bankruptcy Code, 2016 
(xviii) CPWD Works Manual 2019 
(xix)  Standard Operating Procedures for CPWD Works Manual 2019 

 

These  guidelines  and  directives  have  been  appropriately  incorporated  into  this 

manual. 

 

 


background image

P a g e

 | 27 

 

 

2.5   Special obligations of Public Procurement 

 

Over and above the principles of Procurement, Public Procurement places onerous 

obligations  on  the  Public  Procurement  Organizations  which  distinguish  Public 

procurement from Procurements done by Private Organizations. 

 

2.5.1  Equality for Bidders 

 

Right of equality before law (Art. 14) and the Right to carry out any profession 

(Art. 19 (1) g), are as follows: - 

 

"FUNDAMENTAL RIGHTS 

 

Right to Equality 

 

§14.  Equality before law: The State shall not deny to any person equality before 

the law or the equal protection of the laws within the territory of India.  

§19.  Protection of certain rights regarding freedom of speech, etc., - 

 

1)   All citizens shall have the right: - 

 

(i)  to freedom of speech and expression; 

(ii)  to assemble peaceably and without arms; 

(iii)  to form associations or unions; 

(iv)  to move freely throughout the territory of India; 

(v)  to reside and settle in any part of the territory of India;  

(vi)  to  practice  any  profession,  or  to  carry  on  any  occupation,  trade  or 

business." 

 

These have been interpreted by Courts in such a way, so as to ensure that every 

citizen of India has a right to get equal opportunity to bid for and be considered 

for  a  government/public  contract.  However,  this  provision  does  not  debar  the 

organization from laying down reasonable eligibility or prequalification criteria for 

selection  of  successful  bidders  in  a  contract.  Thus  a  Public  Procurement 

Organization should be ready to prove in court that no bidder has been denied 

equal opportunity to bid and be considered for the concerned contract. 

 

2.5.2   Transparency and Disclosures of Procurement Decisions 

 

Under the Right to Information Act, 2005 (RTI Act); every citizen has the right to 

demand  transparency  and  information  in  Public  Dealings  including 

Procurements.  Thus  a  Public  Procurement  Organization  should  be  ready  to 

provide Documented Record of its Procurement Decisions to general public who 

may not be conversant with intricacies of Public Procurement.

 

 

2.5.3   External Accountability 

 

Apart from internal accountability to which even Private Sector Procurements are 


background image

P a g e

 | 28 

 

 

subject to, Public Procurements are answerable and accountable to a number of 

external  organizations,  like  Parliament  and  Parliamentary  Committees,  CVC, 

CBI, C&AG, Concerned Ministries etc. Thus a Public Procurement Organization 

has  to  conduct  its  procurements  and  keep  records  in  such  a  way  that  the 

decisions can be explained to Organizations who may not be fully conversant 

with peculiarities of its operations. 

 

2.6   Fundamental Principles of Public Buying 

 

Every  authority  delegated  with  the  financial  powers  of  procuring  goods  in  public 

interest shall have the responsibility and accountability to bring efficiency, economy 

and transparency in matters relating to public procurement and for fair and equitable 

treatment of suppliers and promotion of competition in public procurement. 

 

The procedure to be followed in making procurement must conform to the following 

yardsticks: - 

 

(i)  The specifications in terms of quality, type etc., as also quantity of goods to be 

procured, should be clearly spelt out keeping in view the specific needs without 

including  superfluous  and  non-essential  features,  which  may  result  in 

unwarranted  expenditure.  Care  should  also  be  taken  to  avoid  purchasing 

quantities in excess of requirement to avoid inventory carrying costs; 

(ii)  Offers should be invited following a fair, transparent and reasonable procedure; 
(iii)  The procuring authority should be satisfied that the selected offer adequately 

meets the requirement in all respects; 

(iv)  The procuring authority should satisfy itself that the price of the selected offer is 

reasonable and consistent with the quality required; 

(v)  At each stage of procurement, the concerned procuring authority must place on 

record, in precise terms, the considerations which weighed with it while taking 

the procurement decision. 

 

2.7   Purchase Policy  

 

2.7.1  Public Procurement Policy for Micro and Small Enterprises (MSEs) 

 

In order to help promote inclusive national economic growth by providing long-

term support to small and medium enterprises and disadvantaged sections of 

society  and  to  address  environmental  concerns,  BRBNMPL  shall  follow  the 

Public Procurement Policy for Micro and Small Enterprises (MSEs) Order, 2012 

along with its amendments, if any, or any other procurement policy laid down by 

Government  of  India  from  time  to  time.  (Copy  of  the  order  along  with 

amendments enclosed as Annexure 33a) 

 

Micro and Small Enterprises (MSE) must, along with their offer, provide proof of 

their  being  registered  as  MSE  (indicating  the  terminal  validity  date  of  their 

registration) for the item tendered, with any agency mentioned in the notification 


background image

P a g e

 | 29 

 

 

of  the  Ministry  of  Micro,  Small  and  Medium  Enterprises  (Ministry  of  MSME), 

indicated below: 

 

(a)  District Industries Centres; 

(b)  Khadi and Village Industries Commission; 

(c)  Khadi and Village Industries Board; 

(d)  Coir Board; 

(e)  National Small Industries Corporation; 

(f)  Directorate of Handicraft and Handloom; and 

(g)  Any other body specified by the Ministry of MSME for authentication such 

as Udyog Aadhaar Memorandum/Acknowledgment. 

 

To enable wider dispersal of enterprises in the country, particularly in rural areas, 

BRBNMPL shall procure items reserved for procurement exclusively from MSEs. 

Presently  358  (three  hundred  and  fifty-eight)  items  have  been  reserved  for 

exclusive purchase from Micro and Small Enterprises (Annexure 33b)

 

Micro & Small Scale Enterprises/Startup Companies have to submit a declaration 

and  undertaking  along  with  their  offer  as  per  Annexure  33c:  Declaration  & 

Undertaking by Micro & Small Scale Enterprises/Startup Companies. 

 

Product Reservation/Purchase Preference provision shall invariably be part of 

the Notice Inviting Tender (NIT) and General Instructions to Tenderers (GIT) 

 

2.7.2  Public Procurement Policy (Preference to Make in India) 

 

In order to encourage 'Make in India' and promote manufacturing and production 

of goods and services in India with a view to enhancing income and employment, 

BRBNMPL  shall follow  the  Public  Procurement  (Preference  to Make  in  India) 

Order, 2017 notified by  Government of India.  (Copy of the order  enclosed as 

Annexure 34) 

 

The  minimum  Local  Content,  the  Margin  of  Purchase  Preference  and  the 

procedure for preference to Make in India shall be specified in the Notice Inviting 

Tender (NIT) or other form of procurement solicitation and shall not be varied 

during a particular procurement transaction. 

 

2.8  Life Cycle Cost 

 

While the value of a product covers all components of value over the “Whole-Of-Life” 

(WOL), the costs incurred on the product should also take into consideration the total 

of various elements of costs incurred over WOL of the product. For this purpose, future 

costs are discounted to present value. For example, it would not be prudent to buy a 

cheap car, which has a very high cost of operating. This is called variously as WOL or 

“Total Cost of Ownership” (TCO) or “Life-Cycle-Cost” (LCC). The last is a preferred 

nomenclature in procurement and is defined as the total of all costs associated with a 

product, service, or capital equipment that are incurred over its expected life. Typically, 

these costs can be broken into four broad categories: 


background image

P a g e

 | 30 

 

 

 

(i) 

Procurement price: The amount paid to the vendor/contractor for the product, 

service, or capital equipment; 

(ii) 

Acquisition costs: All costs associated with bringing the product, service, or 

capital  equipment  into  operation  at  the  customer’s  location.  Examples  of 

acquisition costs are sourcing, administration, freight, taxes, and so on; 

(iii) 

Usage costs: In the case of a product, all costs associated with converting the 

procured  part/material  into  the  finished  product  and  supporting  it  through  its 

usable life. In the case of a service, all costs associated with the performance of 

the service that is not included in the procurement price. In the case of capital 

equipment,  all  costs  associated  with  operating  the  equipment  through  its  life. 

Examples of usage costs are inventory, conversion, wastage, lost productivity, 

lost sales, warranty, installation, training, downtime, and so on; and 

(iv) 

End-of-life  costs:  All  costs  incurred  when  a  product,  service,  or  capital 

equipment reaches the end of its usable life, net of amounts received from the 

sale of the remaining product or the equipment (disposal value) as the case may 

be.  Examples  of  end-of-life  costs  are  obsolescence,  disposal,  clean-up,  and 

project termination costs. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 31 

 

 

Chapter 3: Procurement – Roles and Responsibilities 

 

3.1   Introduction 

 

The  current  Chapter  outlines  the  roles  of  various  departments  and  key  officials 

involved in the procurement of goods at BRBNMPL and its Units. It also details the 

functions of the committees in the context of procurement. 

 

3.1.1  Strengthening of Materials Management Division (MMD) 

 

The MMD should be strengthened by taking the following steps: 

 

(i)  Preferably one AGM or equivalent officer should be deputed to Materials 

Management Division. This should be done on a rotation basis periodically.   

(ii)  A  market  intelligence  cell  should  be  incorporated  in  the  Materials 

Management Division as elaborated in Para 3.4. 

(iii)  DGM  (MMD)  shall  remain  the  head  of  the  procurement  section.  AGM 

(MMD)  /  DGM  (MMD)  shall  be  the  member  Secretary  of  all  relevant 

Committees. He will discharge all functions to get the committee meeting 

convened, minutes issued and follow up etc. 

 

3.1.2  Centralized Procurement 

   

Centralized  Procurement  should  be  done  for  items  of  critical  requirement  for 

more than one unit identified by GM/GM (I/C)/O-I-C at CO and GM/GM (I/C)/O-

I-C of units concerned. The demand for these items should be estimated  and 

tenders for such planned procurement should be finalized preferably by January 

of the previous financial year. These items include paper and ink for printing. 

Other materials can be included as and when required in this list and  CO will 

decide the inclusion of such items. The list of items to be procured centrally will 

be released by CO, BRBNMPL.  

 

3.1.3  Common Procurement for BRBNMPL and SPMCIL Presses 

 

Joint  Procurement  Committee  (JPC)  of  BRBNMPL  and  SPMCIL  decides  the 

quantity of raw materials like CWBN Paper, Colour-Shift Intaglio Ink etc. to be 

procured for BRBNMPL and SPMCIL based on the prospective indent of RBI and 

directives from RBI/GoI. Based on the decision taken by JPC, common tender 

shall  be  floated  either  by  BRBNMPL  or  SPMCIL  following  their  respective 

manuals.  However,  separate  agreements  shall  be  entered  into by  BRBNMPL 

and SPMCIL with the suppliers. The JPC also approves items identified by the 

Presses for common procurement by designated Presses. 

 

 

 


background image

P a g e

 | 32 

 

 

3.1.4  Procurement by Materials Management Division 

 

Ideally the Materials Management Division should consolidate requirements of 

all  user  departments  and  then  float  tender  for  annual  procurement.  Annual 

procurement  should  be  done  by  the  Materials  Management  Division  for  the 

following types of items: - 

 

(i)  Items used by more than one department 
(ii)  Regularly consumed throughout the year and procured in large quantities 

requiring large storage facilities or storage at different locations. 

 

However,  for  goods  which  are  not  covered  in  annual  tender,  Materials 

Management  Division  should  do  need  based  procurements  of  such  goods 

through appropriate mode of procurement subject to financial limits specified for 

such  modes  of  procurements.  These  procurements  may  be  done  by  the 

Materials Management Division generally for the following types of items: 

 

(i)  Items not covered in annual tender. 
(ii)  Items for which requirements are not commonly encountered and hence 

not planned in annual tender. 

(iii)  Items for which future demand could not be anticipated at the time of annual 

tender. 

 

3.1.5   Procurement by User department: 

 

In

 situations when emergency procurement is absolutely necessary to address 

specific  requirement  of  goods,  user  department  should  procure  such  goods 

through  emergency  procurements  through  LTE  /  Spot  Purchase  subject  to 

financial limits specified for such modes of procurements - duly keeping DGM 

(MMD) informed about the reasons of such purchase at their level. 

 

Materials  Management  Division  should  do  the  following  as  a  precautionary 

measure to avoid emergency procurement: - 

 

(i)  At the beginning of the year, the Materials Management Division will ask all 

the user departments, through a written inquiry, to submit a list of goods 

required for operations. 

(ii)  The  Materials  Management  Division  should  update  the  list  for  annual 

procurement by adding goods that have been procured through emergency 

procurement in the past three years. 

(iii)  Possibility of execution of suitable rate contract should be explored to avoid 

any requirement of making emergency purchases at User department. 

 

 


background image

P a g e

 | 33 

 

 

3.2  Organization Structure

1

 

Please refer to abbreviations portion to view equivalent authority under the generic 

Designation. 

 

3.2.1   General  Manager  (GM)  /  General  Manager-in-Charge  [GM  (I/C)]  / 

Officer-in-Charge (O-I-C) 

 

(i)  The  GM/GM  (I/C)/O-I-C  are  the  Principal  Executive  Officer  of  the  unit  / 

division  and  oversee  the  day-to-day  operations  of  the  unit  /  division  of 

BRBNMPL. 

(ii)  GM/GM  (I/C)/O-I-C  is  the  final  administrative  approving  authority  for  all 

procurements  up  to  the  limit  as  per  DOP  decided  by  the  Board  and  is 

member representative in Tender Evaluation Committee. 

(iii)  GM/GM  (I/C)/O-I-C  are  responsible  for  reviewing  the  list  of  empanelled 

bidders. 

(iv)  Deviations to General Terms and Conditions and any deviation in GIT and 

GCC  of  the  SBD,  if  any  should  be  approved  by  him  for  procurements 

requiring approval up to his level. SIT and SCC of the SBD shall invariably 

be approved by the GM/GM (I/C)/O-I-C for procurements requiring approval 

up to his level. 

(v)  GM/GM  (I/C)/O-I-C  is  over  all  responsible  for  ensuring  compliance  of 

instructions regarding security items as per para 5.12. 

(vi)  GM/GM  (I/C)/O-I-C  should  supervise  the  administrative  actions  of 

procurement officials and staff. 

(vii)  He  is  responsible  for  taking  certain  procurement  decision  on  behalf  of 

higher level CFAs with concurrence of DGM/AGM (F& A), as laid down in 

Para 3.6.4. 

(viii)  In all proposals in connection with Procurement going to CO, BRBNMPL, 

he should record his approval with the concurrence of DGM/AGM (F & A) 

and  ensure  harmonization  of divergence  in  views  between  Departments 

before the proposal is put up to CFA. All proposals sent to CO should come 

with his specific recommendations.  

 

3.2.2   Deputy General Manager [DGM (MMD)] 

 

(i)  DGM is the administrative approving authority for all procurements up to 

the limit as delegated through this manual as per DOP. 

(ii)  He is responsible for periodic review of indents, plan for procurement and 

updating ARS. 

(iii)  He is member of the relevant Tender Evaluation Committees. 

                                                 

1

 Please refer to abbreviations to view equivalent authority 


background image

P a g e

 | 34 

 

 

(iv)  He is responsible for the entire activity of procurement.  

 

3.2.3   Deputy General Manager / Assistant General Manager [DGM / AGM 

(F & A)] 

 

(i)  He  should  supervise  all  financial  approvals  and  payments  of  contractor/ 

supplier bills in time. 

(ii)  He is member of the Tender Evaluation Committee. 
(iii)  He  should  concur  any  deviation  in  the  GIT  and  GCC  of  the  SBD  and 

specifically record his observations on SIT and SCC. 

(iv)  He should vet all agreements before their release. 
(v)  He  should  ensure  availability  of  all  important  documents  and  contract 

compliance  (e.g.  inspection  reports,  purchase  order)  before  release  of 

payment to suppliers. 

(vi)  As  laid  down  in  Para 3.6.4,  certain  Post  Contract decision  are  taken by 

GM/GM (I/C)/O-I-C on behalf of higher level CFAs, with his concurrence. 

(vii)  In all proposals in connection with Procurement going to CO, BRBNMPL, 

he should give his concurrence, before the proposal leaves the Unit. 

(viii)  Responsible for Safe custody of EMD, SD and ensure their validity as per 

contract 

 

3.2.4 Deputy General Manager - Production - DGM (P) and Deputy General 

Manager - Maintenance - DGM (M) 

 

(i)  He  would  be  responsible  for  approving  annual  procurement  plan  for  his 

department. 

(ii)  He  participates  in  various  committees.  He  delegates  subordinates’ 

responsibility for technical evaluation of tender and inspection of goods for 

certain items as mentioned in this manual. 

(iii)  He would be responsible to make available inspection reports on time. 
(iv)  He  is  responsible  for  timely  preparation  and  submission  of  Indents  of 

Materials in his jurisdiction. 

(v)  He is responsible for procurement for the items within his capacity as CFA 

as per DOP. 

 

3.2.5  Assistant General Manager [AGM (MMD)] 

 

(i)  AGM (MMD) is responsible for planning, aggregating and procuring goods 

required for functioning of BRBNMPL unit. 

(ii)  He  supervises  the  administrative  actions  of  all  officers  and  staff  of  the 

Stores and Purchase functions. 

(iii)  He is also responsible for exercising administrative power on issues like 

finalization of procurement plan, initiate timely procurement, monitoring of 


background image

P a g e

 | 35 

 

 

stages of tenders, compliance to timelines stipulated in the tender, ensuring 

validity of tender offer, amendment of contract, and acceptance of deviation 

after seeking approval of competent authority 

(iv)  He is also a member secretary in BOC and TEC as mentioned in Para 3.3.1 

and 3.3.2. 

(v)  He should ensure availability of material as and when required and avoid 

stock out situations. 

(vi)  In case of procurement of goods, AGM (MMD) shall be responsible for the 

execution of the contract with the successful bidder. 

(vii)  He  is  responsible  for  all  aspects  of  contract  management,  taking 

appropriate approval wherever required as per Para 3.6 and Chapter 11 & 

12. 

(viii)  He is responsible for ensuring compliance of all laid down procedures in all 

procurements. 

(ix)  On  completion  of  contractual  obligations,  initiate  action  for  release  of 

EMD/SD. 

 

3.3  Committees 

 

3.3.1   Bid Opening Committee (BOC) 

 

Role  &  Mandate:  The  key  role  and  mandate  of  the  Bid  Opening  Committee 

(BOC) has been detailed at para 8.9.2. 

 

Composition: The Bid Opening Committee shall comprise of one officer from 

MMD, one officer from the Finance department and one officer from User section 

(as per Annexure 28). A standing committees should be constituted for opening 

of  bids  and  a  particular  day  of  the  week  (e.g. Wednesday)  shall  be  fixed  for 

opening of bids. The committee approved for a particular day shall open the bid 

due to be opened on that day. Committee shall be constituted for every quarter 

with the approval of GM/GM (I/C)/O-I-C. 

 

3.3.2   Tender Evaluation Committee (TEC) 

 

Role and Mandate: Tender Evaluation Committee (TEC) members, wherever 

required shall be approved by GM/GM (I/C)/O-I-C or higher authority. Approval 

shall  be accorded  on the  recommendation of  AGM  (MMD).  The  key  role  and 

mandate of the TEC will be as follows: 

 

(i)  The TEC will check whether the participating bidders satisfy the eligibility 

criteria  in  respect  of  the  Tender  Notice  and  declare  the  eligible  parties 

(responsive  tenders).  Price  Bids  of  only  the  eligible  bidders  shall  be 

processed for evaluation thereafter. The evaluation criteria for evaluating 

the tender should be predetermined and included in the tender documents. 

(ii)  To evaluate the techno-commercial responses of the bidders and ensure 

that  they  meet user  requirements  in  a  comprehensive  manner,  in  cases 

where two bid system is used. 


background image

P a g e

 | 36 

 

 

(iii)  To mark the scores of the bidders as per the tender terms and conditions. 
(iv)  To  rank  the  bids  by  scores  /  marks  awarded  on  prices  and  identify  the 

preferred bidder to be considered for approval by the competent authority. 

(v)  Make comparative statement in case of price/Financial Bid. 
(vi)  The TEC shall have the mandate to carry out the evaluation of all eligible 

tenders and select the preferred bidder, duly monitoring compliance of laid 

down  purchase  procedures  in  all  stages  of  the  tender,  reasonability  of 

estimates and bids (e.g. ascertaining whether rates are fair or not) and, if 

required, associated technical details of the tender. 

(vii)  To prepare a report and forward its findings to the competent authority. 
(viii)  To  handle,  scrutinize  and  review  any  complaints  received  against  the 

tender and give suitable recommendation in their report.  

 

Composition:  Composition  of  Tender  Evaluation  Committee  shall  be  as  per 

Annexure 28: Composition of Bid Opening and Tender Evaluation Committees 

(Item A) 

 

AGM  (MMD)  should  be  member  secretary  of  the  committee.  The  specific 

composition of the committee will be value-based as well as depend upon the 

nature of procurement.   

 

3.3.3   Special Tender Evaluation Committee (STEC) 

 

In  case  of  joint  procurement  which  needs  approval  of  Board  of  Directors  of 

BRBNMPL  or  in  cases  where  procurement  involves  non-BRBNMPL  units,  a 

Special  Tender  Evaluation  Committee  (STEC)  may  be  constituted  by  MD, 

BRBNMPL in consultation with SPMCIL. For the joint procurement of goods and 

services  for BRBNMPL  and SPMCIL,  the  committee  will  evaluate  and  do the 

necessary processing. 

 

3.3.4   Condemnation Committee (CC) 
CC  members  wherever  required  shall  be  approved  by  GM/GM  (I/C)/O-I-C. 

Approval  shall  be  accorded  on  the  recommendation  of  DGM  /  AGM  (MMD). 

Condemnation  Committee  shall  decide  whether  the  goods  recommended  for 

disposal  by  competent  authority  or  inventory  audit,  should be disposed  of,  or 

retained  in  inventory,  and  categorize  disposable  items  as  scrap/surplus/ 

obsolete/condemned/unserviceable/unusable  items  with  reasons  for  disposal 

and condemn capital and security items. 

 

Role & Mandate: The key role and mandate of the Condemnation Committee 

(CC) are as follows. 

 

(i)  Evaluate users' request for disposal against available data on book value. 
(ii)  Decide  whether  the  goods  recommended  for  disposal  by  competent 


background image

P a g e

 | 37 

 

 

authority or inventory audit, should be disposed of, or retained in inventory, 

and  categorize  disposable  goods  into  surplus/unserviceable/ 

condemned/obsolete/unusable/scrap with reasons for disposal. 

(iii)  The Committee will recommend condemnation of capital and security items 

and CFA, on the basis of recommendation of the committee, shall issue 

Condemnation  Certificate  as  acceptance  to  the  condemnation  report.  In 

case  of  Security/sensitive  items/machinery,  CC  shall  ensure  that  such 

scrap is properly cut/destroyed and then issue a 'Fit for Disposal Certificate'. 

(iv)  The  capital  items  identified  by  Modernization  /  Performance  Review 

committee or any other committee as fit for buy-back, need not come under 

the Role & Mandate of CC. 

 

Composition: Composition of Condemnation Committee is given at Annexure 

28: Composition of Bid Opening and Tender Evaluation Committees (Item B) 

 

3.3.5   Scrap Disposal Committee (SDC) 

 

SDC members, wherever required shall be approved by CFA or GM / GM (I/C) / 

O-I-C.  Approval  shall  be  accorded  on  the  recommendation  of  AGM  (MMD). 

Scrap Disposal Committee shall recommend disposal of items categorised as 

scrap / condemned / surplus/ obsolete / unusable / unserviceable items and the 

disposal process. 

 

Role & Mandate: The key role and mandate of the SDC are as follows: - 

 

(i)  Prioritize  disposal  of  surplus/scrap/condemned/obsolete/unserviceable/ 

unusable  items  across  the  Unit  and  advice  appropriate  write  down  from 

books of A/c  

(ii)  Consider and approve recommendations of the TEC in selecting preferred 

bidder for disposal tenders. 

 

Composition:  Composition  of  Scrap  Disposal  Committee  would  be  as  per 

Annexure 28: Composition of Bid Opening and Tender Evaluation Committees 

(Item D) 

 

3.4   Market Intelligence Cell 

 

Market Intelligence Cell (MIC) should be created under the AGM (MMD) and it shall 

be assigned with following tasks: 

 

(i)  To gather and compile information on the prices of end products and input raw 

materials. 

(ii)  In  relation  to  the  existing  items  on  rate  contracts  and  empanelment  for  new 

products proposed to be brought, MIC will collect the names of possible sources 

with a view to improve participation by the industry in BRBNMPL purchases; 

(iii)  To maintain data base on past contracts showing details of items procured, their 


background image

P a g e

 | 38 

 

 

essential spec(s), unit rate, quantity, total value, mode of procurement, number 

of  tenders  received,  number  of  tenders  considered  acceptable,  reasons  for 

exclusion of overlooked tenders, un-negotiated rates of L1 and contract rates in 

order to help in ascertaining reasonability of prices of future procurements. 

(iv)  Data on price trends and price indices for various items will also be compiled to 

the extent feasible. 

(v)  They  will  ensure  inter-unit  sharing  of  price  indices  and  price  database  as 

indicated in Para 10.13.4 

(vi)  To consider suggesting new items for inclusion of the rate contracts; 
(vii)  To  search  and  identify  market  developments  in  existing  products  so  that 

improvements in quality are also factored into the NIT. 

(viii)  Any other related functions. 
 

3.5   Time Limit for Procurement & Accountability 

 

The ill-effects of delay in processing and clearance of various procurement activities 

needs  no  emphasis.  The  decentralization  of  decision  making  mechanism  and 

delegation  of  financial  powers  are  aimed  at  facilitating  faster  decision  making  and 

obtaining  best  value  for  money.  However,  the  delegation  of  powers  also  implies 

"authority with accountability". Every individual in the chain of the procurement process 

is accountable for taking action in a specified time period so that the requirements are 

met on time. The timelines for procurement are given in Annexure 1: Time Frame for 

Procurement

 

3.6   Work & Responsibility Sharing when Higher authority is CFA 

 

3.6.1  Introduction 
In  a  multi-unit  organization  like  BRBNMPL,  sometimes  Competent  Financial 

Authority  (CFA)  has  to  be  delegated  at  higher  levels  (or  Special  Tender 

Evaluation Committee referred in Para 3.3.3). Since the main functions of higher 

levels are Direction, Management, and Supervision across the matrix of different 

departments - these levels cannot be expected to go into nitty-gritty of the facts 

of  the  proposal,  but  have  to  approve  the  decisions  based  on  logical  rigor/ 

consistency, taking into account the Factual / Technical issues brought out by 

expert at lower levels. A check list as well as certificates shall be submitted by 

TEC to CFA as part of proposal giving and confirming all relevant details of the 

proposal which are essential for informed decision making. 

 

3.6.2  Techno-Economic Decisions 
Therefore as far as Techno-Economic decisions are concerned, the basic work 

and  fundamental  responsibility  for  factual,  technical  and  logical  rigor/ 

Consistency would still remain with the concerned officials of the Unit, despite a 

concurrence / approval by the CFA at higher level — except when the CFA has 

enforced  a  suo  moto  (without  referring  such  changes  back  to  the  concerned 


background image

P a g e

 | 39 

 

 

officials  of  the  unit  for  reconsideration)  alteration  /  deletion  /  addition  in  the 

Techno-economic  submission  of  the  concerned  officials  of  the  Unit.  CFA  at 

Higher levels would have supervisory responsibility for logical rigor/ consistency 

only in such matters. Within the responsible Unit there would be internal sharing 

of such work and responsibility depending on the internal preparation, review and 

approval of such decisions.  

 

Common use items of BRBNMPL and SPMCIL such as currency paper, security 

inks, etc. shall be handled by JPC (Joint Procurement Committee) comprising of 

members  from  both  BRBNMPL  and  SPMCIL.  As  and  when  equipment  and 

machinery of similar usage is to be procured by BRBNMPL or SPMCIL, both 

organization may consult each other and decide about procurement after giving 

due cognisance to the requirements and inputs of the other. Concerned Unit, in 

case of processing of common requirement of more than one units of BRBNMPL 

(or SPMCIL/RBI)would be the nodal unit nominated by CO, BRBNMPL for the 

item. The nodal unit will associate other concerned units in such decisions or 

processing of the case. STEC will be the committee for review/evaluation of such 

tenders

 

3.6.3   Committee Decisions 
However,  in  case  of  Tender  Evaluation  Committee  (TEC)  Decisions,  all  TEC 

members and CFA / constituents of  CFA will have collective responsibility for 

decisions taken by them, except for dissent, in which case it will be as per Para 

10.15. 

 

3.6.4   Contract Management Decisions 
At post-contract stage also the responsibility would be shared jointly between the 

proposal initiating Department and the CFA (including associated Finance and 

other constituents) on the line similar to TEC / TC decisions. 

In case of drafting / issue of contract / Amendments, the responsibility would be 

shared by the drafting / signing / financial vetting officials. 

All contract management actions shall be done with the approval of CFA. Where 

CFA is MD or Board, such actions and contract management in general will be 

done by the GM/GM (I/C)/O-I-C of the concerned unit with the concurrence of 

CFO - keeping in mind para 3.6.6. 

 

3.6.5   Higher Level Decisions 
All  proposals  to  CO, BRBNMPL  should  be sent  only  with  the  concurrence  of 

AGM/DGM (F & A) and approval of GM/GM (I/C)/O-I-C of the concerned unit. 


background image

P a g e

 | 40 

 

 

GM/GM (I/C)/O-I-C of the unit should record his approval with comments and 

ensure harmonization of divergence in views between Departments of his unit as 

far as feasible before the proposal leaves the Unit. In case CFA is MD or Board 

of  Directors,  the  proposal  shall  be  recommended  by  GM/GM  (I/C)/O-I-C  for 

approval  of  Corporate  Office.  For  the  procurement  of  CO, proposals  shall  be 

submitted to GM/GM (I/C)/O-I-C, MD or Board as the case may be. 

 

3.6.6   Stages at which approval of Higher Level CFA shall be required 
Stages at which approval of higher CFA may be taken: Approval of CFA at higher 

level may be taken at following stages, to avoid discovery of an anomaly at a 

very late stage: 

 

(i)  At Specification finalization stage, in case of Machinery / Plant and in case 

of  change  of  regular  specification  for  other  raw  material  /  consumable  / 

security items 

(ii)  At PQC formulation stage in case of deviation from standard documents 
(iii)  PQB Tender Finalization Stage 
(iv)  At  tender  Document  stage  if  there  is  a  change/deviation  from  standard 

Bidding Documents / GCC / SCC used in past. 

(v)  At procurement tender finalization stage of techno-commercial and financial 

bidding. 

 

All  aspects  of  Contract  Management  are  to  be  done  by  AGM  (MMD)  taking 

approvals of appropriate CFA in accordance with Chapters 11 and 12. However 

approval of next higher authority than CFAs for approval of procurement may be 

taken for following decisions: 

 

(i)  Termination of Contract 
(ii)  Amendment to Contract other than Extension of DP. 
(iii)  Waiver or change of modality or Agency of Inspection. 
(iv)  Removal from registration list or banning / Blacklisting of Firms. 
 

In the cases where CFA is Board of Directors /MD, MD's approval shall be taken 

for the above. 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 41 

 

 

Chapter 4: Types and Modes of Procurement 

 

Section I - Types of Procurement 

 

At BRBNMPL procurements can be categorized into following types from budgetary 

point of view: 

 

4.1   Capital Procurement 

 

Expenditure of a capital nature shall be an expenditure with the object of increasing 

assets of material and it should include charges for first construction and equipment 

of a project as well as charges for immediate maintenance of the work while not yet 

open for service. 

 

4.2   Revenue Procurement 

 

Revenue procurement should bear all subsequent charges for maintenance and all 

working expenses; these include all expenditure on working and upkeep of operations. 

The  revenue  procurement,  therefore,  is  for  items  and  equipment  Including 

replacement  equipment  (functionally  similar)  assemblies/sub-assemblies  and 

components to maintain and operate already sanctioned assets in the service, the 

necessity of which have been established and accepted. 

 

4.3   Indigenous Procurement 
Procurement  from  indigenous  sources  is  called  indigenous  procurement.  Proper 

loading criteria for all taxes, duties and other expenses involved in procurement of an 

item need to be applied to provide level playing field to the indigenous manufacturers. 

Payments against indigenous procurement are normally made in Rupee terms. 

 

4.4   Foreign Procurement (Import) 
For such equipment and assets, which are of foreign origin, items required to maintain 

and operate the equipment also need to be procured from suppliers abroad. Payment 

against foreign procurement is made in foreign currency through a Letter of Credit (LC) 

or Direct Bank Transfer (DBT) 

 

Section II - Modes of Procurement 

 

4.4A Classification of various modes of Procurement: - 

 

(i)  Open Tenders 

(a)  Open Tender Enquiry (OTE) / National Competitive Bidding (NCB); and 

(b)  Global Tender Enquiry (GTE) / International Competitive Bidding (ICB) 

(ii)  Procurement through Selected Suppliers 

(a)  Limited Tender Enquiry - LTE (up to Rs. 25 lakh); and 

(b)  Special  Limited Tender  Enquiry  (SLTE  above  Rs. 25  lakh  under  special 

circumstances) 

(c)  Limited Enquiry by inviting sealed quotations for purchases below Rs.2.5 

lakh 


background image

P a g e

 | 42 

 

 

(iii)  Nomination Basis Tenders 

(a)  Proprietary Article Certificate (PAC); and 

(b)  Single Tender Enquiry (STE) without PAC 

(iv)  Procurements without Calling Tenders 

(a)  Withdrawals against Rate Contracts (RC); 

(b)  Direct Procurement without Quotation; 

(c)  Direct Procurement by Local Purchase Committee; 

(d)  Direct Procurement by Spot Purchase Committee; and 

(v)  Procurement through Government e-Marketplace (GeM) 

 

Details of various mode of procurement are given below: - 

 

4.5   Proprietary Article Purchase 

 

4.5.1  Certain  items,  particularly  equipment  and  spares,  are  the  Proprietary 

product of a manufacturing firm. Such items are only available with that 

firm or their dealers, stockists or distributors as the detailed specifications 

are not available for others to manufacture the item. In such situations, a 

Proprietary Article Certificate (PAC) is issued by an officer one level above 

the CFA or by GM/GM (I/C), whichever is lower, in case GM/GM (I/C) or 

any officer below the level of GM/GM (I/C) is CFA, in favour of the original 

equipment manufacturer (OEM) and items procured on PAC basis from 

that particular firm or their authorized dealers or distributors. In case MD 

or Board is the CFA, PAC is issued by MD. Once a PAC is signed, the 

powers of procurement are the same as in normal conditions as per the 

delegation of powers (DoP). While PAC is issued only in respect of the 

concerned OEM, the item may be bought from any supplier listed in that 

particular  PAC  provided  supplies  are  accompanied  by  a  proper 

manufacturer certification. PAC once issued will be valid for one year from 

the date of issue unless cancelled earlier. Certification to be issued for 

PAC  procurement  is  given  in  Annexure  21:  Certificate  for  Proprietary 

Article Item

4.5.2  PAC  bestows  monopoly  and  obviates  competition.  Hence,  PAC  status 

must  be  granted  after  careful  consideration  of  all  factors  like  fitness, 

availability, standardization and value for money. Even if last procurement 

was on PAC basis, the next PAC certificate may not be signed without a 

fresh review. 

4.5.3  It  is  clear  that  PAC  certificate  will  be  given  only  when  this  item  is 

manufactured  only  by  the  recommended  firm  (clause  6(a)  of  the  PAC 

certificate) but there are two different circumstances: 

 

(i)  There may be no other firm who manufactures similar or alternative 

items (Clause 6(b) in PAC certificate). 

(ii)  There may be other firms manufacturing similar or alternative items 

but no other make / brand is considered to be suitable for reasons that 

may be recorded. This also can be for two types of reasons: 


background image

P a g e

 | 43 

 

 

a.  There  could  be  tangible  reasons  (Clause  6(c1)  in  PAC 

certificate) - like in case of spares for specialized Machines, it is 

necessary to buy spares from OEM only for reasons of warranty 

and so as not to endanger the functioning of the machine. 

b.  There could be other reasons which may not be tangible (Clause 

6(c2) in PAC certificate). 

 

4.5.4  In situations like Clauses 6(b) and 6(c1) in the PAC certificate, which are 

PAC  situations  beyond  any  doubt,  the  powers  of  purchase  at  all  level 

would  be  same  as  their  maximum  purchase  powers  under  normal 

circumstances. 

 

4.5.5  Situation  like  clause  6(c2)  in  the  PAC  certificate  is  prima-facie  a  PAC 

situation but research and exploration of market may be necessary before 

next  procurement  cycle.  In  such  cases  powers  of  Purchase  would  be 

same as in case of STE. For such items if two consecutive purchases 

have been done on PAC basis, the third procurement must be done by 

normal tender route to explore the market. 

 

4.5.6  In  certain  unavoidable  cases,  the  CFA  may  have  no  alternative  but  to 

waive  off  payment  of  SD  for  procurement  on  a  proprietary  basis  with 

reasons being recorded. 

 

4.6   Single Tender Enquiry (STE) without PAC 

 

A tender invitation to one firm only without a PAC certificate is called a single tender. 

This mode should be resorted to only under following conditions:  

(i)  On the grounds of existing or prospective emergency relating to operational or 

technical requirements, to be certified by the indenter, the required goods are 

necessarily to be purchased from a particular source subject to the reason for 

such decision being recorded and approval of the competent authority obtained.  

(ii)  For standardization of machinery or components or spare parts to be compatible 

to the existing sets of machinery / equipment (on the advice of Maintenance Dept. 

and  approved  by  the  competent  authority),  the  required  goods  are  to  be 

purchased only from a selected firm. 

(iii)  The reasons for single tender enquiry (STE) and selection of a particular firm 

must be recorded and approved by an officer one level above the CFA or by 

GM/GM (I/C), whichever is lower, in case GM/GM (I/C) or any officer below the 

level of GM/GM (I/C) is CFA, prior to single tendering. In case MD or Board is 

the CFA, approval is accorded by MD. Purchases on STE basis should be made 

from reputed firms after determining reasonableness of rates. A quarterly report 

of all such purchases finalized during the quarter shall be prepared and sent to 

CO for submission to MD. 

 

 


background image

P a g e

 | 44 

 

 

4.7   Global Tender Enquiry (GTE) / International Competitive Bidding (ICB) 

 

ICB/GTE is similar to open tendering but involves participation of foreign firms in the 

bidding process. ICB/GTE procedures should be adopted in following situations if any 

of the conditions mentioned below is true: 

 

(i)  Non-existence  of  a  local  branch  of  the  global  principal  of  the  manufacturer  / 

supplier. 

(ii)  Requirement  for  compliance  of  specific  international  standards  in  technical 

specifications. 

(iii)  Absence of sufficient number of competent domestic bidders likely to comply with 

the required technical specifications. 

(iv)  Goods contracts exceeding the threshold of Rs. Twenty-Five (25) Crore. 

 

Terms & Conditions 

 

(i)  ICB/GTE tenders shall be openly advertised and copy of the NIT should be sent 

to commercial attachés in foreign embassies of the prospective bidders in India 

and/or  to  Indian  embassies  in  relevant  foreign  countries  and  posted  on 

BRBNMPL website and online edition of Indian Trade Journal (ITJ) (refer para 

8.8.1).  

(ii)  All interested bidders shall be allowed to submit bids and pre-qualification criteria 

shall be used to determine responsive tenders 

(iii)  ICB/GTE tender documents must be in English and the price should be asked in 

Indian Rupees or in any freely convertible currency. 

(iv)  ICB/GTE tender documents must contain technical specifications which are in 

accordance with national requirements which are also based on an international 

trade standard. 

(v)  The bidding period shall not be less than four (04) weeks from the date of tender.  
(vi)  Relevant INCOTERMS should be included in the tender. 

 

4.8 Open Tender Enquiry (OTE) / National Competitive Bidding (NCB) 

 

NCB/OTE procedures should normally be adopted for all annual tenders in any of the 

following situations: 

 

(i)  All common use items with clear technical specifications. 
(ii)  Items which are ordinarily available in open market but is found necessary to 

evaluate competitive offers to decide the most suitable and economical option 

available. 

(iii)  Goods contracts exceeding the threshold of Rs. Twenty-Five (25) Lakhs. 

 

Bidders already registered with BRBNMPL are also free to participate in NCB. NCB is 

normally a two-stage bidding, first stage of which evaluates credential of bidders. 

 


background image

P a g e

 | 45 

 

 

Terms & Conditions 

 

(i)  All interested parties should be allowed to bid for the tender and pre-qualification 

criteria shall be used to determine responsive tenders. 

(ii)  Invitations to bid shall be advertised in at least one widely circulated national 

(amongst  top  5  newspapers  by  circulation)  and  local  newspaper  of  wide 

publication (with circulation of over 2 Lakh copies), on BRBNMPL website and 

online edition of ITJ (refer para 8.8.1). 

(iii)  Deadline for submission of bids shall be at least thirty (30) days from the date of 

tender. Extension of deadline of submission shall not be allowed without prior 

concurrence of GM/GM (I/C)/O-I-C when: 
(a)  for the first request from the bidders for extension if it is longer than eight 

(8) weeks; and 

(b)  for all subsequent requests from the bidders for extension irrespective of 

the period; 

(c)  Re-tendering shall not be carried out without the prior concurrence of the 

GM/GM (I/C)/O-I-C or CFA. 

 

4.9   Limited Tender Enquiry (LTE) 

 

LTE  procedures  should  be  adopted,  for  procurements  when  estimated  value  of 

procurement is above Rupees Two lakh fifty thousand (Rs.2,50,000) and up to Rupees 

Twenty-Five Lakhs(Rs.25,00,000). 

 

Prospective bidders for LTE should be selected in a non-discriminatory manner from 

its  registered  bidders'  data-base  and  it  should  also  select  a  sufficient  number  of 

suppliers or contractors (at least six) to ensure effective competition. 

 

Terms & Conditions 

 

(i)  The minimum number of suppliers to whom LTE should be sent is six. In case 

less  than  six  approved  suppliers  are  available, LTE  may  be  sent  to  available 

approved suppliers with approval of the competent authority duly recording the 

reasons. 

(ii)  In case it is proposed to exclude any registered / approved supplier, detailed 

reasons like failure in supply should be duly recorded and approval of competent 

authority be taken before exclusion. 

(iii)  Adequate time should be given for submission of quotes, which should not be 

less than three weeks. Longer period (six weeks) could be given in case of import 

of the materials and in complex cases, if justifications are given and approved by 

CFA. 

(iv)  In limited tendering, suppliers or contractors should be selected from whom to 

solicit  tenders  in  a  non-discriminatory  manner  and  it  shall  select  a  sufficient 

number of suppliers or contractors to ensure effective competition. 


background image

P a g e

 | 46 

 

 

(v)  Before  resorting  to  limited  tendering,  it  would  be  essential  to  ensure  that  the 

demand  is  not  split  into  small  quantities  for  the  sole  purpose  of  avoiding  the 

necessity of taking approval of the competent authority required for sanctioning 

the purchase of the original demand or for avoiding NCB mode of Procurement. 

 

4.9A Special cases when Estimated Value of Procurement is more than Rs. 25 

Lakhs [Special Limited Tender Enquiry (SLTE)] 

 

Limited  Tender  enquiry  may  also  be  adopted  for  Estimated  Value  of  Procurement 

above Rs. Twenty-Five (25) Lakhs in following special cases: -  

 

(i)  Existing or prospective urgency for operational or technical requirements certified 

by the officers designated in Annexure 28 (Item C). 

OR 

Government policy designates procurement from specific agencies. 

OR 

There is a delay in getting required security clearance from Government.  

OR 

It is not in the public interest to procure goods through advertised tender enquiry. 

AND 

(ii)  There are no eligible vendors apart from the existing vendors or the sources of 

supply are definitely known and are limited. 

The tendering process would be exactly same as in case of normal LTE described 

above.  Powers  to  sanction  processing  procurement  on  LTE  basis  in  such  special 

cases would be as laid down in Annexure 28 (Item C) based on a certificate of urgency 

signed by the officers designated therein since the development of panel of suppliers 

and consolidation of panels is likely to take some time and it is likely that there would 

be an urgent requirement to procure goods. In such cases, purchase may be done by 

sending enquiries/bidding documents to the known firms which are established and 

who have been security cleared, wherever applicable. 

 

4.9B Limited Enquiry by inviting sealed quotations for purchases below Rs.2.5 

lakh  

 

The Procurement of goods / services in which the estimated value is up to Rupees 

Two lakh fifty thousand (Rs.2,50,000), may be done as Limited Enquiry by inviting 

Sealed Quotations from Registered and/or Prospective Bidders with due approval of 

the GM/GM (I/C)/O-I-C. However, it can be adopted for one-time delivery only (and 

not staggered delivery). A prescribed format for Invitation for such Limited Enquiry is 

specified in Annexure 32: Invitation for Limited Enquiry

 

 


background image

P a g e

 | 47 

 

 

4.10  Express Tenders 

 

In the case of urgencies of operational or technical reasons a Tender needs to be 

floated with short opening time. In such case tenders may be floated giving not less 

than 10 working days for tender opening. However tender issuing officer should ensure 

that tenders reach all the target group of Tenderers. The reason for calling this type of 

tender should be recorded and approval should be taken from GM/GM (I/C)/O-I-C if 

the value of the procurement is less than the approving limit of GM/GM (I/C)/O-I-C, 

otherwise from the Managing Director (MD). 

 

4.11  Direct Procurement: Purchase of Goods/Services without Quotation 

 

This  procedure  should  be  adopted,  for  procurements  in  any  or  all  of  the  following 

situations: - 

 

(i)  Requirement is urgent but was not covered in annual tender. 
(ii)  Requirement is for off-the-shelf goods of simple and standard specifications. 
(iii)  Goods  contracts  not  exceeding  the  threshold  (for  each  requirement)  of 

Rs.25,000 (Rupees Twenty Five Thousand) for each case  

(iv)  To keep a better control, an annual ceiling of Rs. 8 lakh may be fixed for each 

Division/Cost  centre  (such  as  Administration,  Printing,  Pre-Printing,  Finishing, 

Maintenance  –  Plant/Utility/Civil,  etc.)  for  such  a  mode  of  procurement.  Each 

Division/Cost centre should maintain records to monitor such limits. 

 

Examples of procurement are Bearings, nuts and bolts etc. 

 

AGM  /  DGM  of  user  section  can  initiate  and  complete  this  purchase  after  filling 

Annexure 2: Purchase without Quotation Format. Cash payment may be made for the 

amount up to Rs. Five thousand (5000) and above Rs. 5000 cheque payment/Online 

Bank Transfer may be made. 

 

Terms & Conditions 

 

(i)  In cases of urgent need for the goods (less than seven days’ notice period), the 

reasons for urgency shall be documented and approval sought from competent 

authorities before initiating direct contracting. 

(ii)  The procurement officer shall prepare a list of items for proprietary procurement 

that may be procured through direct contracting and this list shall be approved 

by competent authority. 

 

4.12  Direct Procurement: Purchase of Goods by Local Purchase Committee 

 

Purchase of goods  valued above Rs.25,000 (Rupees Twenty-Five thousand) and up 

to Rs.2,50,000 (Rupees Two lakh fifty thousand) only on each occasion may be made 

on the recommendations of duly constituted local purchase committee consisting of 

three members as follows: 


background image

P a g e

 | 48 

 

 

 

One member from the user department / administration / technical / engineering, one 

member  from  finance  and  accounts  department  and  one  member  from  purchase. 

Materials Management Division representative shall act as member secretary of the 

committee. Different committees shall be constituted at unit level for different types of 

purchases. Such purchases shall be approved by concerned CFA as per DoP. 

 

Before recommending placement of purchase order, the members of the committee 

will jointly record the certificate given in Annexure 3: Purchase Certificate Format.  

 

For specific types of items from PSUs, like oil sector PSUs, there is no cap on the 

amount of purchase which can be made using this mode. 

 

Terms & Conditions 

 

(i)  The committee will survey the market to ascertain the reasonableness of rate, 

quality  and  specifications  and  identify  the  appropriate  supplier.  Reputed 

Shopping  Malls may also  be  included  in  the market  survey.  Reputed  internet 

shopping portals may also be explored. 

(ii)  Summary  Quotations  shall  be  solicited  from  as  many  different  suppliers  as 

possible but in any case not less than three. 

(iii)  Depending on circumstances, quotations may be submitted via email, telex or 

fax if so specified. 

(iv)  Before resorting to local procurement, it would be essential to ensure that the 

demand  is  not  split  into  small  quantities  for  the  sole  purpose  of  avoiding  the 

necessity of taking approval of the higher authority required for sanctioning the 

purchase  of  the  original  demand  or  for  avoiding  LTE  or  NCB  mode  of 

Procurement. 

(v)  Annual  review  of  such  procurement  shall  be  done  to  ensure  that  in  future 

procurements are done by following normal tender. 

(vi)  This mode of procurement is described in parlance of procurement of goods; 

however, in principle, it is equally applicable to contingency expenditure on small 

works/services also. 

 

4.13  Direct  Procurement:  Purchase  of  Goods  by  Spot  Purchase  Committee 

(SPC) 

 

For items involving aesthetic evaluation like in wooden furniture, works of Decoration/ 

Art, cutlery / fine china, household / kitchen / hospitality / home or office Electronics 

etc. items required for corporate use where specifications cannot be drawn and these 

cannot  be  effectively  purchased  through  tendering  process.  Such  items  may  be 

procured (more than Rs 2.50 lakhs but up to Rs.15 lakhs* in each case) as a very 

special  case  by  a  Special  Purchase  Committee  known  as  the  Spot  Purchase 

Committee (SPC) who will physically go to the known showrooms / dealers / Shopping 

Malls in appropriate markets for such items and identify models / part numbers that 

will suit from three or more vendors. These vendors will be asked to submit sealed 


background image

P a g e

 | 49 

 

 

quotations for such identified products on the spot / by hand at a later time. Reputed 

internet shopping portals may also be explored. Thereafter the SPC would finalize and 

place Purchase orders on the selected vendor for the selected model of item. SPC 

would be nominated by concerned GM/GM (I/C)/O-I-C. SPC should, inter alia, include 

officers of level competent to procure items of this value, besides the DGM / AGM 

(MMD) & Finance Officers, any one or more of the Technical Officers as per need & 

nature of item under purchase. 

 

*  However,  for  specific  type  of  items  such  as  uniforms  etc.,  wherein,  the  limit  per 

employee has been fixed by Corporate Office, there would be no cap on the amount 

of purchase which can be made using this mode. 

 

Before recommending placement of purchase order, the members of the committee 

will jointly record the certificate given in Annexure 3: Purchase Certificate Format

 

4.14  Rate Contracts (RC) 

 

RC procedures should be adopted for procurements in following situations: 
(i)  Commonly used goods of low value needed on recurring basis by various user 

departments. 

(ii)  Goods for which Rate Contract is convenient to operate economically. 
 

However, RC should not be operated in following situations: 

 

(i)  In case of goods of low value and which are required by the users in very small 

quantities, rate contracts should not be concluded. 

(ii)  Rate Contract may not be resorted to for the scarce / critical / goods in perpetual 

short supply. 

 

Examples of RC based procurement are Auto spares, Towels, Brooms etc. 

 

Rate  contract  of  DGS&D  or  any  other  agency  approved  by  Government  such  as 

Kendriya Bhandar and NCCF may also be operated. In case items are not covered in 

such RCs or if it is decided to have own RC then it should be finalized through open 

tendering adopting NCB procedures. As far as feasible termination period of different 

RC should be fixed in such a way so that tax rate changes during annual budget of 

the Government are avoided since any adverse effect may frustrate the RC. Moreover, 

termination period of RCs of different items should be staggered so that work load is 

evened out during the year. RC essentially is an agreement with the supplier at a 

specified price and terms & conditions (as incorporated in the agreement) during the 

period covered by the Rate Contract. No quantity is mentioned nor is any minimum 

commitment guaranteed in the Rate Contract. The Rate Contract is in the nature of a 

standing offer from the supplier firm. BRBNMPL is entitled to withdraw/cancel the Rate 

Contract by serving an appropriate notice to supplier. Additional General Instructions 

to Tenderers (GIT) and Special Conditions of Contract (SCC) for Tenders for RC are 

laid out in the SBD. 


background image

P a g e

 | 50 

 

 

 

Terms & Conditions 

 

(i)  Rate Contracts shall be awarded to the firms who are registered for the goods in 

question  and  fulfil  the  laid  down  eligibility  and  qualification  criteria  including 

availability  of  ISI  mark,  service  centres  across  the  country  etc.,  Suitable 

stipulations are to be incorporated in the tender enquiry documents to this effect, 

(ii)  In respect of new items being brought on rate contract for the first time where 

there  is  no  registered  supplier  (for  the  subject  items),  the  requirement  of 

registration can be relaxed with the approval of competent authority. The award 

of  such  rate  contracts  will,  however,  be  subject  to  the  suppliers'  satisfactory 

technical and financial capability. 

(iii)  Some of the bidders (who are otherwise registered for the subject goods) may 

also be holding current rate contracts and / or held past rate contracts for the 

required  goods.  Their  performance  against  such  earlier/current  rate  contracts 

shall  be  critically  reviewed  before  they  are  considered  for  award  of  new  rate 

contracts. 

(iv)  Specific performance and achievement criteria as on a selected cut-off date is to 

be evolved for this purpose and incorporated in the tender enquiry document. 

The bidders will be asked to furnish the relevant details (along with their tenders). 

Their performance and achievement should be judged against the past/ current 

rate contracts. These criteria are to be evolved and decided by the purchasing 

department  during  procurement  planning  stage  for  incorporation  in  the 

corresponding tender documents. 

(v)  The Materials Management Division should post the descriptions, specifications 

and other salient details of all the rate contracted goods, appropriately updated, 

on  its  web  site  and  forward  a  paper  copy  for  use  by  the  procuring  user 

departments 

 

4.15 Repeat Orders 

 

Repeat Order is an extraordinary exceptional process and is not normally resorted to. 

Repeat  orders  against  a  previous  order  may  be  considered  for  approval  by  the 

respective CFA under exceptional circumstances subject to the following stipulation. 

(CFA in this case would be as per the delegation of power for STE for the value of 

additional Repeat order quantity.): - 

 

(i)  It should be exercised only in extra-ordinary unforeseeable cases of existing and 

prospective emergency for which there is not enough time to procure the material 

by processing the procurement case in the normal manner 

(ii)  In case of security items, if there is a delay in finalizing a tender due to non-

receipt of security clearance from relevant Govt. Department, a Repeat Order 

may be exercised. 

(iii)  Items ordered have been delivered successfully, in the original contract. 
(iv)  Original order did not cover urgent/emergent demand. 


background image

P a g e

 | 51 

 

 

(v)  It is not placed to split requirement to avoid sanction of the next CFA. 
(vi)  That there is no falling trend in prices for this item as evidenced from the fact that 

in the intervening period neither orders have been placed at rates lower than this 

contract nor any tender has been opened where such rates have been received 

even  though  tender  is  not  yet  decided.  If no  tender  has been  handled  in  the 

intervening period, then other means of price evaluation may be used as detailed 

in Para 10.13.1. 

(vii)  The  firm  is  prepared  to  hold  the  same  prices  terms  and  condition  including 

delivery schedule as per requirement. 

(viii)  The requirement is for stores of identical nature/specification, nomenclature etc. 

Minor improvements in spec(s) or phasing out of products due to obsolescence 

should not be precluded from purview of repeat order. 

(ix)  It is placed within 6 months from the date of last supply against previous order 

and only once. 

(x)  Repeat order quantity is to be normally restricted to a maximum of 50% of last 

order quantity, both in case of indigenous procurement and import orders. In case 

of SO/Contract where option clause has been availed of, total of both option and 

repeat order quantity should not exceed 50% of the originally ordered quantity. 

However  only  in  case  of  Existing  or  prospective  urgency  for  operational  or 

technical requirements certified by the officers designated in Annexure 28 (Item 

C) repeat orders beyond 50% of the last ordered quantity can be placed. 

(xi)  The original order placed should be on the basis of lowest (negotiated) price and 

was not on delivery preference. 

(xii)  Repeat Order should not be exercised in case of Development orders. 
(xiii)  This provision could be exercised in case of PAC/Single Vendor OEM case. 
(xiv)  However, where multiple vendors are available, necessary care should be taken 

in  exercising  Repeat  Order  so  that  the  original  tender  decision  of  splitting 

quantities and differential pricing is not upset or vitiated. Other things being equal, 

repeat order should first be considered on the vendor with lower rate. 
Exercise  of  Repeat  Order  provision  should  be  a  rare  occasion.  Since  the 

circumstances  of  operation  of  Repeat  Order  are  unforeseeable,  provision  for 

repeat order should not be made as a matter of course in the Tender as these 

clauses have an impact on price. In the absence of a clause in the Tender, repeat 

order exercise may be treated as procurement under Single Tender basis. 

(xv)  Terms  and  Conditions  for  placement  of  repeat  orders  beyond  50%  of  the 

previous contract. 

 

The orders shall be placed only under emergency situation as provided in 

Clause 4.9.1, and to prevent the loss of production or to prevent any severe 

impact on the performance of the Company created due to factors beyond 

the control of the Company. 

AND 


background image

P a g e

 | 52 

 

 

 

In such cases the approval of MD shall be taken before placement of such 

orders. 

AND 

 

A quarterly report of all such purchases finalized during the quarter shall be 

prepared and sent to CO for submission to MD.  

AND 

 

A quarterly report of all such purchases finalized during the quarter shall be 

prepared and submitted to the Board in the ensuing meeting for information.  

 

4.16 Procurement through Government e-Marketplace (GeM) 

 

The  procurement  of  Goods  and  Services  can  be  done  using  the  Government  e-

Marketplace  (GeM)  portal. The  procuring authorities  will  certify  the  reasonability  of 

rates. The GeM portal may be utilized for direct on-line purchases as per the applicable 

provisions. 

 

(i)  Up to Rs.25,000/- (Rupees Twenty-five thousand) through any of the available 

suppliers on the GeM, meeting the requisite quality, specification and delivery 

period; 

(ii)  Above  Rs.25,000/-  (Rupees  Twenty-five  thousand)  and  up  to  Rs.5,00,000/- 

(Rupees  Five  lakh)  through  the  GeM  Seller  having  lowest  price  amongst  the 

available  sellers  (excluding  Automobiles  where  current  limit  of  30  lakh  will 

continue),  of  at  least  three  different  manufacturers,  on  GeM,  meeting  the 

requisite quality, specification and delivery period. The tools for online bidding 

and  online  reverse  auction  available  on  GeM  can  be  utilised  even  for 

procurements less than 5 lakh; 

(iii)  Above  Rs.5,00,000/-  (Rupees  Five  Lakh)  through  the  supplier  having  lowest 

price  meeting  the  requisite  quality,  specification  and  delivery  period  after 

mandatorily obtaining bids, using online bidding or reverse auction tool provided 

on GeM (excluding Automobiles where current limit of 30 lakh will continue); 

(iv)  The above mentioned monetary ceiling is applicable only for purchases made 

through GeM; 

(v)  The  reasonableness  of prices may  be ascertained  before placement  of  order 

using  the  Business  Analytics  (BA)  tools  available  on  GeM  including  the  Last 

Purchase Price on GeM, BRBNMPL’s own Last Purchase Price; etc. 

(vi)  A demand for goods shall not be divided into small quantities to make piecemeal 

purchases to avoid procurement through L-1 Buying/bidding/reverse auction on 

GeM or the necessity of obtaining the sanction of higher authorities required with 

reference to the estimated value of the total demand. 

(vii)  It may be noted that unlike Rate Contracts, the responsibility of reasonableness 

of  rate for  procurements from  GeM  portal does  not  lie  with  DGS&D.  It  is  the 

responsibility  of  the  Procuring  Entity  to  do  due  diligence  for  ensuring 

reasonableness of rates. 


background image

P a g e

 | 53 

 

 

Section III – Other Procurements with special features 

 

4.17 Handling  Procurement  in  urgencies  /  Emergencies  and  Disaster 

Management 

 

Any  unforeseen  event  such  as  war,  hostilities,  acts  of  the  public  enemy,  civil 

commotion,  sabotage,  fires,  explosions,  epidemics,  quarantine  restrictions,  strikes, 

lockouts,  general  breakdown  in  administration  and/or  law  &  order,  national 

emergencies  declared  by  Govt.,  unforeseen  situations  (like  demonetization)  where 

there are no precedents in the recent past, natural calamities or acts of God such as 

floods, earthquakes, cyclones etc., can be broadly classified as Urgent/emergent and 

Disaster Management situations. 

 

For the provisions of this clause to take effect, such situations have to be necessarily 

declared as an “Emergency Situation” by the MD by a 

written decree. 

 

Once 'Emergency' is declared by a written decree, Procurement Manual will not apply 

and full authority will vest with whoever is holding the charge to take suitable decisions. 

 

4.18 Buy Back offer 

 

When it is decided to replace an existing old item(s) with a new/better version, the 

existing  old  item  may  be  traded  while  purchasing  the  new  one  by  issuing  suitable 

bidding documents for this purpose. The condition of the old item, its location and the 

mode of its handing over to the successful bidder are also to be incorporated in the 

bidding document. For Security-Sensitive machines, handing over may be done as 

per Para 14.8 (vii) and the same should be incorporated in the tender. Further, the 

bidder should be asked to quote the prices for the item which will be taken into account 

for  L1  determination.  The  capital  items  identified  by  Modernization  committee  / 

Performance Review committee or any other committee as fit for buy back need not 

again go through the condemnation process as per clause 3.3.4. 

 

4.19 Turnkey Contract 

 

In case the Plant and Equipment consists of a number of machines which work in 

tandem or if it includes services/works to be done by third party, an all-encompassing 

Turnkey contract may be a better alternative. In the context of procurement of goods, 

a  turnkey  contract  may  include  the  manufacture,  supply,  assembly,  installation  / 

commissioning of equipment (or a group of plant and machines working in tandem – 

even though some of the machines may not be manufactured by the supplier himself) 

and some incidental works or services. Generally, in the tender enquiry documents for 

a turnkey contract, the purchase organization specifies the performance and output 

required  from  the  plant  proposed  to  be  set  up  and  broadly  outlines  the  various 

parameters it visualizes for the desired plant. The inputs and other facilities, which the 

purchase organization will provide to the contractor, are also indicated in the tender 

enquiry document. The contractor is to design the plant and quote accordingly. The 

responsibility of the contractor will include supplying the required goods, machinery, 

equipment etc. needed for the plant; assembling, installing and erecting the same at 


background image

P a g e

 | 54 

 

 

site as needed; commissioning the plant to meet the required output etc., as specified 

in the tender enquiry documents. 

 

4.20 Annual Maintenance Contract (AMC) 

 

(i)  Some  goods,  especially  sophisticated  equipment  and machinery  need  proper 

maintenance for trouble-free service. For this purpose, the purchase organisation 

may enter into a maintenance contract. It must, however, be kept in mind that 

maintenance contract is to start after the expiry of the warranty period, during 

which period the goods are to be maintained free of cost by the supplier; 

(ii)  The maintenance contract may be entered into either with the manufacturer / 

supplier of the goods or with a competent and eligible firm, not necessarily the 

manufacturer  /  supplier  of  the  goods  in  question.  The  purchase  organisation 

should decide this aspect on case to case basis on merit; 

(iii)  If the maintenance contract is to be entered into with the supplier of the goods, 

then suitable clauses for this purpose are to be incorporated in the tender enquiry 

document  itself  and  while  evaluating  the  offers,  the  cost  component  towards 

maintenance of the goods for specified number of years is also to be added in 

the evaluated tender value on overall basis to decide the inter se ranking of the 

responsive tenderers. Equipment with a lower quoted price may carry a higher 

maintenance liability. Therefore, the total cost on purchase and maintenance of 

the equipment over the period of the maintenance contract should be assessed 

to  consider  its  suitability  for  purchase.  While  evaluating  the  tenderers  for 

maintenance of goods covering a longer period (say, three to five or more years 

depending on the life-span of the equipment), the quoted prices pertaining to 

maintenance in future years are to be discounted (as per DCF technique) to the 

net present value as appropriate for comparing the tenders on an equitable basis 

and deciding the lowest evaluated responsive tender; 
A typical example of DCF technique applied for 10 years considering a discount 

factor of 8% is given below: - 

Year 

Discount factor 

1.00 

0.92593 

0.85734 

0.79383 

0.73503 

Year 

10 

Discount factor 

0.68058 

0.63017 

0.58349 

0.54027 

0.50025 

 

(iv)  However, if the maintenance contract is to be entered into with a competent and 

eligible supplier separately, then a separate tender enquiry is to be floated for 

this purpose and tenders evaluated and ranked accordingly for placement of the 

maintenance contract. Here, the supplier of the goods may also quote and his 

quotation, if received, is to be considered along with other quotations received; 

(v)  The details of the services required for maintenance of the goods, the required 

period  of  maintenance  and  other  relevant  terms  and  conditions,  including 

payment terms, are to be incorporated in the tender enquiry document. The terms 

of payment for the maintenance service will depend on the nature of the goods 


background image

P a g e

 | 55 

 

 

to  be  maintained  as  well  as  the  nature  of  the  services  desired.  Generally, 

payment for maintenance is made on a half-yearly or quarterly basis; 

(vi)  A Service Level Agreement (SLA) may be incorporated in complex and large 

maintenance  contracts.  SLA  should  indicate  guaranteed  levels  of  service 

parameters like - %age uptime to be ensured; Performance output levels to be 

ensured from the equipment; channel of registering service request; response 

time for resolving the request, Channel for escalation of service request in case 

of delay or unsatisfactory resolution of request, monitoring of Service Levels etc. 

This would include provision of help lines, complaint registration and escalation 

procedures, response time, percentage of uptime and availability of equipment, 

non-degradation  in  performance  levels  after  maintenance, maintenance  of  an 

inventory  of  common  spares,  use  of  genuine  spares,  and  so  on.  The 

maintenance  contract  may  also  include  penalties  (liquidated  Damages)  for 

unacceptable  delays  in  responses  and  degradation  in  performance  output  of 

machines, including provisions for terminations; 

(vii)  It should be indicated in the bid documents, whether the maintenance charges 

would be inclusive of visiting charges, price of spares (many times, consumables 

such as rubber gasket, bulbs, and so on, are not included, even though major 

parts may be included), price of consumables (fuel, lubricants, cartridges, and so 

on). If costs of spares are to be borne by the Procuring Entity, then a guaranteed 

price  list  should  be  asked  for  along  with  the  bids.  It  should  also  be  clarified, 

whether room/space, electricity, water connection, and so on, would be provided 

free  of  cost  to  the  contractor.  The  bidding  document  should  also  lay  down  a 

service level agreement to ensure proper service during the maintenance period; 

(viii)  A suitable provision should be incorporated in the tender enquiry document and 

in the resultant maintenance contract indicating that the prices charged by the 

maintenance contractor should not exceed the prevailing rates charged by him 

from others for similar services. While claiming payment, the contractor is also to 

give a certificate to this effect in his bill; 

(ix)  If the goods to be maintained are sophisticated and costly, the tender enquiry 

document should also have a provision for obtaining performance security. The 

amount of performance security will depend on the nature of the goods, period 

of maintenance, and so on. It generally varies from two and a half to five per cent 

of the value of the equipment to be maintained; 

(x)  Sometimes, during the tenure of a maintenance contract, especially with a longer 

tenure, it may become necessary for the purchase organisation to withdraw the 

maintenance contract due to some unforeseen reasons. To take care of this, 

there should be a suitable provision in the tender document and in the resultant 

contract. Depending on the cost and nature of the goods to be maintained, a 

suitable notice period (say one to three months) for such cancellation to come 

into effect is to be provided in the documents. A model clause to this effect is 

provided below: 
“The purchaser reserves its right to terminate the maintenance contract at any 

time after giving due notice without assigning any reason. The contractor will not 

be entitled to claim any compensation against such termination. However, while 


background image

P a g e

 | 56 

 

 

terminating the contract, if any payment is due to the contractor for maintenance 

services already performed in terms of the contract, these would be paid to it/him 

as per the contract terms”. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 57 

 

 

Chapter 5: Procurement Planning and Indenting materials 

 

Section I Procurement planning 

 

5.1   Procurement Planning: 

 

Procurement planning should include the following activities: 

 

(i)  Finalization of annual requirements 

(ii)  Deciding on the mode of procurement 

(iii)  Review of the procurement plan at pre-defined intervals 

 

For items such as paper and ink for which multiyear contract is entered into, planning 

for  multi  years  (3-5  years)  should  be  undertaken  in  the  final  year  of  the  existing 

contract. 

 

5.2  Finalization of annual requirements 

 

The first step in procurement planning is the finalization of the annual requirements. 

Annual  requirement  is  finalized  at  the  beginning  of  the  year  considering  following 

parameters: 

 

(i)  Production target of the year 

(ii)  Analysis of past consumption data of last 3 years. 

(iii)  Consolidation of requirements raised by all user departments. 

(iv)  Estimation of requirement based on new projects 

(v)  Current stock level. 

(vi)  Inclusion of new items for procurement 

 

Based  on  the  above  analysis  a  procurement  plan  is  prepared  for  incorporation  in 

BRBNMPL budget. The activities for the plan of current year that should be undertaken 

as a part of procurement planning: 

 

(a)  Store sends consumption related figures for the last three years to all the user 

departments by first week of August of the previous year. 

(b)  In reply, each user department then forwards its time-linked requirements for the 

following year (with at least half yearly requirements break-up) to the Purchase 

Section by first week of September of the previous year 

(c)  The AGM (MMD) collates all the data and compiles the aggregate requirements 

and submits them for approval to the competent authority by second week of 

October of the previous year. 

(d)  After  approval,  the  Materials  Management  Division  finalizes  the  procurement 

plan by last week of October of the previous year. 

(e)  Finance department can use this data for budgeting purposes. 


background image

P a g e

 | 58 

 

 

(f)  It is desirable that order should be placed with the vendor clearly defining the 

requirements for two half-year blocks. After a mid-year review, the quantity for 

the second block may be revised within a range of +5%. Further deviations would 

require competent authority's approval. 

 

A standard template for annual requirement finalization is provided in  Annexure 4: 

Annual Requirement Finalization

 

5.3  Review of the procurement plan 

 

A  mid-year  review  of  the  annual  procurement  plan  should  be  undertaken.  In  this 

review, the quantities procured should be compared to the actual consumption during 

the period. Purchase/Store department should send the consumption data for the last 

six  months  to  the  user  departments  asking  them  to  re-look  at  the  proposed 

requirement for the next six months. This modified demand is then sent back to the 

Materials Management Division, Necessary adjustments in contract execution may be 

made  based  on  the  modified  requirements  plan  furnished  by  user  departments. 

Advancement and postponement of delivery period if thus called for may be negotiated 

with the Vendors, without levy of LD or Denial Clause. If review so indicates Option 

clause may also be exercised. 

 

5.4  Deciding on Mode of Procurement 

 

After finalization of procurement plan, the mode of procurement for goods / services 

should be decided. Any one of the modes of procurement outlined in Chapter 4 above 

may be resorted to depending on nature and expected value of procurement of the 

item  and/  or  type  of  requirement.  A  onetime  exercise  should  be  carried  out  by  a 

taskforce  comprising  user  department  officials,  stores  and  finance  officials  for 

classification of all existing items procured annually in any one of the categories given 

in chapter 4, subject to the approval from competent authority. On addition of any new 

item to the list of procurement, AGM (MMD) shall decide the mode of procurement for 

the same with approval from competent authority. 

 

Section II Indenting of material 

 

5.5  ABC Categories of Items - Pareto principle 
The 

Pareto  principle  (also  known  as  the  80-20  rule)  states  that,  for  inventory  / 

procurement, roughly 80% of the value of inventory/ procurement comes from 20% of 

the items stocked / purchased. Based on this, items are normally classified into A, B 

and C categories as follows: - 

 

1. "A Category Items" inventory/ procurement will typically contain items which are 

20% of total items but account for 80% of total value, and 

 

2. "B Category Items" inventory/ procurement will typically contain items which are 

30% of total items but account for next 15% (81% - 95%) of total value, and 

 

3. "C Category Items" inventory/ procurement will typically contain items which are 

50% of total items but account for next 5% (96% - 100%) of total value. 


background image

P a g e

 | 59 

 

 

 

Normally buffer levels, permitted inventory levels and types/ modes of procurement 

are  decided  based  on  such  categorization.  A  onetime  exercise  may  be  done  for 

common  items  by  BRBNMPL,  CO  and  for  local  items  by  the  concerned  units  to 

categorize items in such categories. 

 

5.6  Indenting of Material 

 

User Department may initiate a Material Requisition (Purchase Indent). The process 

starts with filling up the Material Requisition Form. If the information provided is not 

adequate, the requisition will be returned to originator. The Material Requisition Form 

should be signed by the originator and must include a work order number and/or an 

account  number.  Template  of  Material  Requisition  Form  is  given  in  Annexure  16: 

Material Requisition Note. In case of ARS (Automatic Recoupment Store) items the 

indent is raised by Stores Division.  

 

5.7  Preparation of Indent: Quantity 

 

The quantity of requisition should be mentioned on the requisition form. It should be 

noted that one-time exercise should be undertaken to determine reorder level and lot 

size for all materials. The requisition sought should be verified against the procurement 

planning as discussed in Paras above. 

 

5.8  Units of Quantity 

 

Units  of  quantity  are  a  very  important  parameter  of  an  Item.  Some  items  may  be 

manufactured in Metric Tons but may be used in units of numbers or units of lengths 

(for example Steel Sheets/ structural). It is important to buy an item in units, which has 

transparency. For  example, it's more transparent to buy steel structural in Units of 

weight, since they have a tolerance in weight per unit of length, which works normally 

to the disadvantage of buyer, if these are bought in units of length. The Buying and 

issuing units of an item may be different but should be standardized. 

 

It is also necessary to round off calculated quantity to nearest Wagon Load / Truck 

load to economize on transportation. It is important to gather information in regard to 

Transportation Loads of every item 

 

5.9  Specifications 

 

The specifications are the detailed qualitative requirements of the item being procured 

and should indicate the material composition, physical, dimensional and performance 

parameters, tolerances if any, manufacturing process where applicable, test schedule, 

preservation  and  packing  etc.  Under  the  Standards  of  Weight  and  Measures  Act, 

1956, the metric system of weights and measures was introduced. Accordingly, no 

contract should be concluded in FPS system in respect of the description of stores, 

drawings, specifications, or rate per unit since such an action would contravene the 

provisions of law and the resultant contract would be liable to be held as void. 

 

Normally, the following types of specifications are relevant to items: - 


background image

P a g e

 | 60 

 

 

 

5.9.1   PAC Specifications 

 

These are available only with the PAC firm and are protected by the intellectual 

property  right.  Hence,  PAC  specifications  are  normally  not  available  with 

BRBNMPL  and  firm's  certificate  of  quality  is  accepted.  However,  essential 

characteristics required for inspection should be made available. 

 

5.9.2 Branded Product 

 

The  specification  for  branded  commercial  product  is  not  available  with 

BRBNMPL or the inspecting agency and these are to be accepted at the firms 

guarantee. In specifying branded products CVC recommends to use the clause 

'or equivalent'. Eg. XYZ bulbs or equivalent. 

 

5.9.3 Industrial Specification 

 

There are standard industrial specifications like the IS, BS, available for sale in 

the market. Every purchase agency and the inspection authority should acquire 

such specifications and hold with them for reference to ensure quality standards 

of the product being procured. 

 

5.9.4 Ad-hoc Specifications 

 

There are items for which industrial specification is not available. In such cases, 

the indenter must indicate the general parameters, normally the dimensional and 

performance  parameters  to  enable  procurement  and  inspection. Such ad-hoc 

specifications  must  be  broad  enough  to  permit  wider  participation  by  the 

suppliers  and  should  not  be  restrictive  so  that  adequate  competition  is  not 

obviated. 

 

5.9.5 As per Sample 

 

Refer Para 5.10 and 5.12. 

 

5.9.6 Common Use items 

 

There are a large number of items used, which are common use items freely 

available  in  open  market.  However,  as  the  quality  of  products  of  various 

manufacturers  vary  widely.  Such  items  should  be  procured  from  reputed 

manufacturers capable of meeting quality standards of the items. 

 

5.9.7 Specifications of Integrated Vs Sub-systems of Production Lines: 

 

The  decision  to  purchase  complete  production  lines,  having  several  work 

stations/ machines/ sub-systems, or sub-systems separately should be vested in 

the  specifications  Committee  to  be  constituted  by  the  competent  authority  in 

BRBNMPL,  comprising  of  members  representing  different  departments  in  the 

relevant  fields.  The  specifications  to  be  drawn  by  Specifications  Committee 


background image

P a g e

 | 61 

 

 

should  be  broad  based  and  vendor  neutral.  Before  recommendations  of  the 

specifications are tendered, they have to receive the approval of the competent 

authority according to the delegation of powers. 

 

5.10  Approval of Indent (Purchase Proposal) 

 

All Indents will have to be approved by the Head of the Unit where indent is generated. 

Administrative approval and expenditure sanction should be accorded by the CFA as 

per the amount / value of the proposal as per DoP.  

 

5.11   Estimated Rate 

 

Estimated  rate  in  the  indent  is  a  vital  element  in  various  procurement  processes, 

approvals and establishing the reasonableness of prices at the time of evaluation of 

the bids and therefore, should be worked out in realistic and objective manner on the 

basis of methods described in Para 10.13.1, including taxes and duties etc. wherever 

applicable based on the tender terms. 

 

5.12  Products Requiring Security Clearance 

 

5.12.1 Criteria  of  classifying  security/sensitive  and  non-security/non-

sensitive machinery / items: 

 

General guidelines: 

 

(i) 

Non-Security, Non-Sensitive machines / equipment: These machines / 

Equipment  are  available  in  open  market.  They  don't  have  any  special 

features  or  special  arrangements,  permanent  or  temporary  for  printing  / 

manufacturing  security  documents  /  items.  Such  machines  may  be 

classified as 'Non-security, Non-Sensitive Machinery'. 

(ii) 

Security Sensitive machines / equipment: These machines / equipment 

are  specially  designed  and  manufactured  for  printing  /  manufacturing 

security  documents  /  security  products.  They  will  have  permanent  or 

temporary  arrangements  for  printing  /  producing  (intermediate  or  final) 

security Products. Such machine may be classified as 'Security Sensitive 

Machinery'. 

(iii) 

Security Sensitive Items: The material or substrate itself or the material 

on  which  or  by  which  the  security  features  are  being  printed  are  to  be 

considered as 'Security Sensitive Items'. 

 

Items  requiring  security  clearance  and  not  requiring  security  clearance  are 

communicated by MoF as and when the list is updated and our procurement 

action is guided by the same. 

 

5.12.2 Precautions in Procurement 

 

(i)  Whenever a proposal is prepared, the Security Clearance Status and the 

period of its validity may be brought out therein. 


background image

P a g e

 | 62 

 

 

(ii)  Utmost secrecy should be maintained about any information pertaining to 

these items. The specifications, drawing etc. of these items should never 

be publicly published in any form including News Paper or on the Web. Only 

controlled number of copies of such documents would be prepared. Each 

copy should carry the copy number. 

(iii)  During  the  process  of  procurement,  Tender  Documents  and  the 

specifications/  drawings  of  such  items  would  be  issued  only  to  Vendors 

having security clearance within the validity of such clearance. The tender 

documents / specifications thus issued should be prominently marked with 

the name of the recipient, so that it shows if any copies are made thereof. 

More sophisticated methods like watermarking the name of the recipient 

may be used to the extent feasible. 

(iv)  Results of the Pre-Qualification Bids would not be disclosed to even the 

successful bidders unless the security clearances are received. 

 

5.12.3 Precautions in Disposal: 

 

Precautions to be taken in segregation, marking, cutting and disposal of such 

items are detailed in Chapter 14 of this manual which may be strictly followed. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 63 

 

 

Chapter 6: Sourcing and Supplier Appraisal 

 

6.1   Empanelment of vendors 

 

It is recommended to have an empanelled vendor's database for all procurement of 

work/services  valued  up  to  Rs.25  Lakhs  or  for  emergency/calamity  situation.  The 

vendors registered with the Central Purchase Organization as “Registered Suppliers” 

may  also  be  considered  as  registered  suppliers  for  BRBNMPL.  The  list  of 

empanelment may be referred to while floating limited tender/ local purchases/ direct 

contracting/  rate  contracts.  For  such  tenders,  it  may  be  possible  to  skip  bidder 

qualification  so  as  to  avoid  unnecessary  repetition/duplication  of  records  thereby 

saving time, especially in case of emergency procurement. 

 

All  empanelled  vendors  should  be  allocated  a  unique  registration  number.  This 

registration number can also be the basis for sub-classification of vendors into A / B / 

C categories based on technical and financial capabilities. The Category A suppliers 

may be engaged for supplies of higher value. 

 

Annual review of empanelled vendors should be done to eliminate vendors whose 

performance  is  not  satisfactory.  Potential  new  vendors  may  also  be  added  to 

empanelment list every year based on their satisfying the eligibility criteria. 

 

Empanelment  of  vendors  should  be  undertaken  through  EOI.  The  stages  to  be 

followed together with applicable guidelines have been detailed in Para 6.2 to 6.7. 

 

6.2   Invitation of Expression of Interest 

 

In keeping with the main objective of procuring the right material from the right source, 

the  Materials  Management  Division  shall  organise  registration  of  suppliers  with  a 

planned market survey for source selection. Advertisement in leading newspapers for 

registration of suppliers will be resorted to with a broad based approach to develop 

alternative potential sources. New sources are tried out for performance with trial / 

development  orders  placed  and  proven  sources  should  be  included  in  the  list  of 

approved sources. It is imperative to ensure that more than one source is established 

for each item. The validity of vendor registration shall be reviewed every 3 years from 

the date of registration. 

 

The first process for empanelment of vendor is invitation for Expression of Interest 

(EOI).  An  advertisement  calling  "Invitation  for  Expression  of  Interest"  should  be 

published. A prescribed format for Invitation for Expression of Interest is specified in 

Annexure 12: Invitation for submission of EOI

 

The invitation to EOI document shall contain following information: 

 

(i)  Copy of the advertisement 
(ii)  Objectives and scope of requirement: This may include brief description about 


background image

P a g e

 | 64 

 

 

objectives and broad scope of the requirement. This may also include the validity 

period of empanelment. 

(iii)  Instructions  to  the  Suppliers:  It  may  include  instructions  regarding  nature  of 

supply,  fees  for  empanelment  (if  any),  last  date  of  submission,  place  of 

submission and any other related instructions. 

(iv)  Eligibility Criteria: Invitation to EOI should clearly lay down the eligibility criteria 

which shall be applied for short listing. 

(v)  Formats  for  submission:  This  section  shall  specify  the  format  in  which  the 

suppliers are expected to submit their EOI. 

 

The copies of the EOI document should be made available to the interested supplier 

in hard copy form as well as on the website. A prescribed format for Application for 

Empanelment is specified in Annexure 13: Application for Empanelment

 

6.3  Short List of Suppliers 

 

The  suppliers  shall  be  evaluated  for  short  listing,  inter-alia,  based  on  their  past 

experience  of  supplying  goods  in  similar  context,  financial  strength,  technical 

capabilities etc. Each supplier will be assigned scores based on weightages assigned 

to each of the criteria in EOI. 

 

Sl. No.  Criteria 

Weightage* 

Past Experience of The firm of supplying goods 

aaa* 

Financial Strength of the Bidder 

aaa* 

Turnover figures of last three years 

aaa* 

Net Profit figures of last three years 

aaa* 

Quality Accreditations  

aaa* 

Manufacturing capabilities/ tie-ups 

aaa* 

After Sales Support Infrastructure 

aaa* 

Product Support 

aaa* 

 

* Weightages shall be conveyed separately after assessment of requirement and profile of the potential suppliers. 

 

All suppliers who secure the minimum required marks (normally 50%) should be short 

listed. The minimum qualifying requirement shall be specified in the EOI document. 

Alternatively, EOI document may specify minimum qualifying requirement for each of 

the  criteria  i.e.  minimum  years  of  experience,  minimum  number  of  assignments 

executed, minimum turnover etc. Under such circumstances, all suppliers who meet 

the  minimum  requirement,  as  specified,  will  be  short  listed.  The  short  lists  shall 

normally comprise at least four firms. 

 

 


background image

P a g e

 | 65 

 

 

6.4  Removal from the Approved List 

 

Whenever a vendor is found lacking in performance in terms of response, delivery 

compliance, capacity, quality standards or ethics, the vendor may be removed from 

the approved list with the approval of the competent authority namely the GM/GM (I/C)/ 

O-I-C after giving performance notice. 

 

Removal from approved list may also be warranted in following cases: 

 

(i)  Termination of the contract due to default or insolvency on part of the supplier 

declared by a court of law 

(ii)  Non-performance or performance below specified standards such as repeated 

delays in delivery (more than once during a contract period), low quality of goods 

(rejection of goods more than two times during a contract period), non-delivery 

etc. during the period of delivery specified in the purchase order 

(iii)  In case liquidated damages have been claimed against the supplier more than 

twice, during a contract period 

(iv)  In case the firm is banned/ blacklisted by any PSU or Government. 

 

Besides, there may be registered firms who may have ceased to exist or may have 

been acquired by or merged with another firm, may have switched over to other sector 

of  business  operation  or  indulged  in  unethical  business  practices  and  influence 

peddling. Such firms should be removed from the list of approved vendors. Whenever 

a  firm  is  removed  from  the  lists  of  approved  vendors,  their  registration  stands 

cancelled.  Such  removal  must  be  promulgated  to  all  units  so  that  any  unit  of 

BRBNMPL conducts no further business relation with such firms who have failed to 

supply satisfactorily even though SOs were placed on them during a three-year period. 

 

6.5   Ban and Blacklisting 

 

When  the  misconduct  and  moral  turpitude  of  a  firm  justifies  imposition  of  ban  on 

business relation with the firm or ultimately its blacklisting, this action should be taken 

by the appropriate authority after due consideration of all factors and circumstances 

of the case, after giving due notice and opportunity to the firm to present its case. Due 

to  Constitutional  provisions,  this  has  to  be  done  on  lines  similar  to  disciplinary 

proceedings.  Ban  for  a  specified  period  of  time  may  be  imposed  by  keeping  MD 

informed. 
Firms or individuals should be banned / blacklisted including declaring them ineligible, 

either indefinitely or for a stated period of time, to be awarded a BRBNMPL contract 

in the following cases: 

 

(i)  If  any  of  the  bidder(s)  is  found  presenting  misleading  /  false  information  / 

documents in the tender forms, statements etc. 

(ii)  If a firm submits fraudulent un-encashable Financial Instruments stipulated under 

the Tender and Contractual conditions. 

(iii)  If a firm violates the Code of Ethics (Para 2.2) and directly or through an agent, 


background image

P a g e

 | 66 

 

 

engages in corrupt, fraudulent, collusive or coercive practices in procurement or 

execution of Contract. 

(iv)  Cartel formation or quotation of Pool / coordinated rates leading to "Appreciable 

Adverse Effect on Competition" (AAEC) as identified under the Competition Act, 

2002. 

(v)  Deliberate attempts to pass off inferior goods or short quantities. 
(vi)  Violation of Fall Clause by Rate Contract holding Firms. 
(vii)  Attempts to influence BRBNMPL's decisions on scrutiny, comparison, evaluation 

and award of Tender. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 67 

 

 

Chapter 7: Tendering Systems 

 

Section I 

Two Bid Tender System 

7.1   Two Bid Tender System: 
For  procurement  of  commercially  off  the  shelf  (COTS)  stores,  where  qualitative 

requirements  and  technical  specifications  are  clear,  single  bid  system  may  be 

followed. Other cases two bid system needs to be followed: - 

 

(i)  The tenderers should be asked to bifurcate their quotations in two parts first part, 

called the Techno-commercial Bid, containing the relevant technical details of 

the equipment/ machinery etc. quoted by them with reference to the specification 

and allied technical details incorporated in the tender enquiry documents and, in 

the second part, called the Financial Bid, the price quotation along with other 

allied issues. 

(ii)  The  Techno-commercial  Bid  and  the  Financial  Bid  should  be  sealed  by  the 

Tenderer in separate covers duly super-scribed and both these sealed covers 

are to be put in a bigger cover  which should also be sealed and duly super-

scribed  with  tender  number,  the  officer  receiving  tender  and  the  name  of  the 

Tenderer. 

(iii)  These details regarding submission of bids should also form a part of the General 

and Special Instructions to tenderers (GIT & SIT) in the tender documents, 

(iv)  The  Techno-commercial  Bids  are  to  be  opened  in  the  first  instance,  at  the 

prescribed  time  &  date  by  the  Bid  Opening  Committee  and  the  same  will  be 

scrutinized and evaluated by the Tender Evaluation Committee with reference to 

parameters prescribed in the tender documents. 

(v)  Thereafter,  in  the  second  stage,  the  Financial  Bids  of  only  the  technically 

acceptable offers (as decided in the first stage above) are to be opened for further 

scrutiny,  evaluation,  ranking  and  placement  of  contract.  Other  Financial  Bids 

should be returned unopened to the respective bidders under Registered AD/ 

Reliable Courier or any other mode with proof of delivery. 

(vi)  CVC  has  suggested  that  technical  specification  and  techno-commercial 

conditions  should  be  modified,  if  required  in  a  pre-bid  conference  in  two  bid 

tender and it would be desirable not to invite fresh Financial Bid after opening of 

Techno-commercial Bids. 

(vii)  PQB, EOI, Techno-commercial or financial bids shall be opened in the presence 

of willing bidders after giving them due notice about the date, time and venue of 

opening of bids. 

 

Section II  Pre-Qualification Bidding (PQB) 

 

7.2  Background: 

 


background image

P a g e

 | 68 

 

 

Prequalification Bidding (PQB) is a procedure for selection of competent tenderers by 

using a Prequalification Criterion (hereinafter referred as PQC), prior to the issue of 

the "Invitations to Tender". The crux of PQB is in locating suppliers with proven skills 

essentially required for the supply of items / works / Services so as to ensure fair and 

wider competition among such a set of suppliers. CVC stipulates that PQB should 

meet the norms of Transparency, Fairness & Maintenance of competition. 

 

7.3  Knife-Edge Balancing Act: 

 

These PQC Criteria should be un-restrictive enough so as not to leave out even one 

capable supplier (otherwise it can lead to higher price of procurement/works/services) 

but  on  the  other  hand  should  be  restrictive  enough  so  as  not  to  allow  even  one 

incapable supplier to get in and thus vitiate fair competition for capable suppliers to 

the detriment of the buyer's objectives. A misjudgement in either direction has serious 

consequences for the buying organization and is stressed by CVC. 

 

7.4   PQB only as an exception: 

 

Since  aim  of  Public  Procurement  is  to  generate  widest  possible  competition  in  its 

Tenders,  PQB  should  be  done  as  an  exception  under  specified  circumstances.  It 

should not be a normal mode of Procurement of Goods (as opposed to works tenders) 

where an Eligibility Criteria Clause as part of Single / two-part tendering should suffice. 

 

7.5   Categories of Procurement where PQB is Desirable or Undesirable 

 

7.5.1  Desirable Categories 

 

In following categories of procurements, PQB shall be called for by BRBNMPL 

for procurement of Goods: 

 

(a) 

Security  items:  Raw  Material  and  Plant  &  Machinery  /  Equipment  of 

Security and Sensitive Nature, where the specifications can be shared only 

with PQC compliant bidders who are cleared by security agencies. 

 

PQB Procedures for procurement of CWBN paper and Ink: 

 

1.  Whenever required, the PQB exercise for adding firms to the vendor 

base will be undertaken to enlist the vendors. The PQB will contain 

the criteria for  

 

Experience  –  The bidders must have supplied similar product 

to at least two countries during the last five years. 

 

Capability  –  The  Bidders  shall  have  the  capability  for 

incorporation of features, testing facilities etc.   

 

Net worth  –  The net worth should not be negative and should 

not have eroded more than 30% year-on-year in the last three 

years and  


background image

P a g e

 | 69 

 

 

 

Security requirement  

The details of the firms, who have qualified in these criteria, not 

having  valid  security  clearance  and  those  whose  security 

clearance is expiring within a year, will be forwarded to MoF for 

obtaining  security  clearance.  The  firms  which  are  security 

cleared from the ministry  will be enlisted in the vendor list for 

supply of material in this category.  

2.  The tenders will be issued only to the firms who are enlisted in the 

vendor list. As and when new firms are cleared by the ministry the firm 

will be included in the vendor list. The firms so included are eligible for 

consideration for tender issued subsequent to their inclusion in the 

vendor list. If any vendor from the list is denied security clearance by 

the ministry at a later stage the name of the firm will be removed from 

the vendor list and will not be eligible to participate in the subsequent 

tender unless the security clearance is granted by the ministry again.  

3.  The tender will contain the qualification criteria related to  

 

Experience and past performance,  

 

Capability, equipment and manufacturing facility 

 

Financial standing for turnover, profit and loss and Net worth. 

In addition to above basic criteria the firms are required to qualify in 

other technical requirement is as detailed in the tender document.  

4.  The firms qualifying in the above criteria will be considered for opening 

of price bid and normal evaluation procedure as enumerated in the 

manual will be followed.  

 

(b) 

Non-security items: For non-security items exceeding estimated cost of 

more than Rs.25 lakhs and proposed to be procured through open tender, 

the PQB criteria shall be followed for short-listing before technical bids are 

opened. To reduce the lead time for procurement of items, PQB, Technical 

and financial bids shall be invited at one go (Single Stage in three packets 

containing PQB, Technical bid and Commercial bid). 

(c) 

Development Tenders or Exceptional One-Off cases: Development of 

sources  of  items  where  BRBNMPL  finds  it  necessary  to  develop  more 

sources or desires to develop indigenous sources for imported proprietary 

/  non-proprietary  items  –  only  in  those  cases  where  BRBNMPL  has  the 

specifications / drawings (henceforth referred as Development Tender). 

 

7.5.2  Undesirable Categories 

 

In the following categories of procurement, PQB need not be done. 

 

 

Where Specifications of the items to be procured are not available. 

 

Where procurement can be done through Limited Tender Enquiries. 

 

When procurement is to be done through a sample. 

 


background image

P a g e

 | 70 

 

 

7.6   Separate PQB or Combining it with Procurement tender 

 

For non-security category of items to reduce the lead time for procurement of items, 

the buyer may apply post qualification by requiring bidders to submit the information 

pertaining to their qualification together with their bids (i.e. as three packet systems: 

PQB, Techno-commercial, Financial packets), provided the Time, Effort and Money 

required of the bidder to participate in a tender is not very high. 

 

In this event, it will be necessary to ensure that a bidder’s risk of having its bid rejected 

on grounds of qualifications is remote if due diligence is exercised by the bidder during 

bid preparation. For that purpose, clear-cut, fail-pass qualification criteria need to be 

specified by the buyer in both the Invitation for Bids as well as the Bidding Document 

in order to enable bidders to make an informed decision whether to pursue a specific 

contract and, if so, either as a single entity or in joint venture. 

 

7.7   PQB Procedures 

7.7.1 Advertisement and Notification 

 

The Invitation for Prequalification Bidding (PQB) shall be processed (Advertised, 

Bid Document Preparation and Evaluation etc.) in the same manner as a normal 

ICB or NCB (as the situation calls for) tender, ensuring widest possible coverage. 

 

The PQC (based on Annexure 29: Prequalification Criteria Summary) and the 

evaluation  criterion  should  be  notified  clearly  in  the  Bid-Documents.  The  Bid 

Documents should also indicate complete schedule of Items for which this PQB 

is being done, including approx. likely quantity of requirements.  

 

Principal manufacturers/OEMs, manufacturers under license or their authorized 

dealers/distributors/representatives  who  are  exclusively  appointed  by  the 

principal manufacturers/OEMs to represent them in the country shall be eligible 

to apply or to take part in the bid. One Principal manufacturer/OEM can authorize 

only one dealer/distributor/representative for a particular tender. Similarly, one 

authorized  Dealer/Distributor/Representative  can  represent  only  one  Principal 

manufacturer/OEM in a particular tender. There can be only one bid from either:- 

 

1.  The Principal manufacturer/OEM directly; or 

2.  Any of its branch/division/subsidiary; or 

3.  Authorized  Dealer/Distributor/Representative  on  behalf  of  the  Principal 

manufacturer/OEM 

 

Note 

 

(i)  In a tender, either the Principal manufacturer/OEM or its authorized Dealer/ 

Distributor/Representative can bid but both cannot bid simultaneously in the 

same tender.  

(ii)  In  case  the  bidder  is  an  authorized  Dealer/Distributor/Representative, 

except in case of Commercially-Off-the-Shelf (COTS) items, then  


background image

P a g e

 | 71 

 

 

(a)  the  bidder  should  have  been  associated  as  authorised  Dealer/ 

Distributor/Representative  of  the  same  or  other  Principal 

Manufacturer/OEM for same set of services as in present bid (supply, 

installation,  satisfactorily  commissioning,  after  sales  service  as  the 

case may be) for same or similar ‘Product’ for past three years ending 

on 31

st

 March (or any other year ending followed in relevant country) 

of the previous financial year; and 

(b)  the principal manufacturer/OEM should furnish a legally enforceable 

tender-specific  authorisation  in  the  prescribed form  (Section  XIV  of 

SBD)  assuring  full  guarantee  and  warranty  obligations  as  per  the 

general and special conditions of contract and to abide by other tender 

terms and conditions. The letter of authorisation should be signed by 

a person competent and having the power of attorney to legally bind 

the manufacturer; and 

(c)  the principal manufacturer/OEM should meet all the pre-qualification 

criteria without exemption. 

(iii)  For  commercially  off  the  shelf  (COTS)  items  with  clear  and  standard 

specifications, a valid dealership certificate will have to be submitted. 

(iv)  A  minimum  period  of  45  days  may  be  allowed  for  submission  of 

Prequalification Bids. In the case of urgency, duly approved by competent 

authority, time limit may be reduced to 30 days. 

 

7.7.1 (A) In case of procurement of CWBN paper eligibility for participation and 

explanation for bidder, holding/parent Company shall be as below: - 

 

The manufacturers of CWBN paper alone (“

Manufacturers”) shall be eligible to 

apply or to take part in the bid. In case a Manufacturer fulfils all the eligibility 

criteria as specified in this PQB except the eligibility criteria relating to financial 

standing (

Net worth & Profit/Loss), such Manufacturer can rely on the financial 

standing of its Holding Company/Parent Company (as defined below), provided 

that such Holding Company/Parent Company 

(a)  gives its written consent permitting the Manufacturer to rely on its financial 

standing;  

(b)  gives a written confirmation to BRBNMPL stating that it has not given its 

consent to any other Manufacturer to rely on its financial standing and that 

it will not permit any other Manufacturer to rely on its financial standing; and  

(c)  gives an undertaking to BRBNMPL that it has not submitted and will not 

submit a bid (either jointly or severally) in response to the PQB.  

An  entity  will  be  deemed  as  a  Holding  Company/Parent  Company  of  the 

Manufacturer if and only if such entity 

(i)  is  validly  registered  as  an  incorporated  company  under  the  applicable 

jurisdictional laws; and  


background image

P a g e

 | 72 

 

 

(ii)  holds more than 50% of the voting share capital of the Manufacturer; and  
(iii)  Has  the  right  to  nominate  majority  directors  on  the  board  of  the 

Manufacturer and has pursuant to such right appointed majority directors 

on  the board  of  the  Manufacturer.  Concurrently,  the  entity  for  which  the 

Holding  Company/Parent  Company  fulfils  the  above  criteria  shall  be 

construed as the Subsidiary of such Holding Company/Parent Company.  

 

Manufacturer of CWBN paper cannot rely on the financial standing / credentials 

of the Holding Company/Parent Company if the Manufacturer does not fulfil the 

other eligibility criteria like experience, past performance and capacity/capability 

to satisfy the technical requirements. 

Manufacturer  shall  not  be  entitled  to  utilize  the  manufacturing  facilities  of  the 

Holding Company/Parent Company or any third party for supply of CWBN paper. 

It is further clarified that the Manufacturer must ensure that all manufacturing of 

CWBN paper will only be undertaken in its own facilities and not in the facilities 

of the Holding Company/Parent Company or any other third party. 

There shall be only one bid from each Group. The reference to term ‘Bidder’ shall 

mean a reference to the Manufacturer alone even in case of a joint bid with its 

Holding  Company/Parent  Company  and  the  term  ‘Bidder’  shall  not  mean  a 

reference  to  the  ‘Holding  Company/Parent  Company’.  Even  if  the  Bidder 

proposes  to  rely  on  the  financial  standing  of  its  Holding  Company/Parent 

Company, such bid shall be construed as one single bid from the Group by the 

Manufacturer  jointly  along  with  its  Holding  Company/Parent  Company.  If  it  is 

found that more than one company from a Group has submitted separate bids 

either jointly with another Bidder or on its own, then all Bidders from such Group 

who have submitted the bids shall be disqualified and all their respective bids 

shall be rejected. 

 

The Bidder is required to submit a self-declaration that they are not engaging any 

agents for participation in this tender. In case the Bidder is relying on the financial 

credentials  of  its  Holding  Company/Parent  Company,  the  Holding 

Company/Parent Company is also required to submit a self-declaration that they 

are not engaging any agents for participation in this tender.  

 

7.7.2 Evaluation 

 

(a)  Pre-Qualification Criteria for PQB to be done in the following cases have 

been prescribed in the Annexure 

 

(i)  Procurement of Plant & Machinery / Equipment 
(ii)  Procurement of items Other than Plant & Machinery / Equipment 
(iii)  Development tender or Exceptional one-off cases. 


background image

P a g e

 | 73 

 

 

 

(b)  Evaluation shall be strictly done as per the criteria prescribed. It should be 

clarified in the PQB Documents that bidders have to submit documents in 

support of eligibility criteria. Supporting documents submitted by the bidder 

must be certified as follows: 

 

(i)  All financial data should be certified by certified accountants e.g. Chartered 

Accountants  (CA)  in  India  and  Certified  Public  Accountant  /  Chartered 

Accountant in other countries. 

 

Certification of CA is required only for procurements where the total turnover of 

the firm to qualify for bid is more than `5 crore. In order to ensure the eligibility of 

the bidder, against the financial criteria where the turn over requirement is less 

than `5 crore following documents are required to be submitted along with the 

bid.  

 

 

The  bidders  are  required  to  provide  the  Xerox  copies  of  supply  orders 

executed by the firm or the certificate issued by the customers to that effect.  

 

The  bidders  will  be  required  to  submit  a  self-certified  statement  of  their 

turnover, net worth and profit and loss.  

 

The bidders are also required to submit the IT returns as enumerated in the 

procurement manual.  

 

(ii)  All  experience,  past  performance  and  capacity  /  capability  related/  data 

should  be  certified  by  the  authorized  signatory  of  the  bidder  firm.  The 

credentials  regarding  experience  and  past  performance  to  the  extent 

required as per eligibility criteria submitted by bidder should be verified from 

the parties for whom work has been done. 

 

(c)  PQC credentials and data called for may be verified and evaluation may be 

done  strictly  as  per  notified  criteria.  In  case  relaxation  is  considered 

necessary, re-tendering may be done. Decision making should not be left 

to the Tender Evaluation Committee. 

 

(d)   Decision of the PQB shall be conveyed to the successful bidders. However, 

in  the  case  of  Security  Products,  PQB  results  shall  be  conveyed  to 

successful bidders only after receipt of security clearance from competent 

authority.  

 

7.7.3 Subsequent Procurement tender 

 

It is desirable that the gap of time between Prequalification Approval and floating 

of the linked main procurement Tender is less than 6 months. Prequalification 

Approval  would  normally  be  valid  only  for  the  immediate  next  Procurement 

Tender. 

 


background image

P a g e

 | 74 

 

 

Only Pre-Qualified Bidders are to be allowed to quote in the related immediate 

next Procurement tender and all other bids may be treated as unsolicited offers 

which are normally rejected. 

 

7.8   PQC Summary Table: 

 

A summary of PQC is laid down in Tabular form separately for machinery and plant 

and for items other than machinery and plant, for different categories of items (as per 

para 

7.5.1  above)  It  has  been Tabulated  as  Annexure 29:  Prequalification  Criteria 

summary for these categories of procurements. 

 

Section III  Tenders Involving Samples 
7.9  Existing Guidelines:
 
As per the existing guidelines on Public Procurement of Goods, purchase is to be done 

as per drawing / standard / specification etc. and purchase as per sample should not 

be normally done. How to comply with these guidelines in various situations involving 

samples is detailed in following Paras. 

 

7.10  Indeterminable Characteristics: 
In certain specifications, there may be built in sample clause. Usually such clauses 

are  stipulated  to  illustrate  indeterminable  characteristics  such  as  shade/tone,  size, 

make-up,  feel,  finish,  workmanship  etc.  In  some  specification  there  may  not  be  a 

sample clause but such indeterminable characteristics may not be specified and may 

be left to be agreed to between seller and buyer. In either case, supply is to be in 

conformity with an agreed sample in such respects only, whereas for the remaining 

characteristics  the  supplies  must  be  in  conformity  with  the  laid  down  Drawings 

/specifications. In such cases also CVC recommends that calling for sample along with 

tender and deciding the Tender on the basis of evaluation of Sample may not be done. 

Procurement of such items should be decided on the basis of detailed specifications/ 

Drawings and no sample is to be called or evaluated along with the bids. In addition, 

if  desired  a  Purchaser's  sample may  be  put  on  display  for  prospective  Tenderers, 

indicating the example of desired indeterminable characteristics, which final supplies 

from  successful  Bidder(s)  will  have  to  meet  in  addition  to  meeting  the 

Specifications/Drawings. If required, in addition to or instead of Purchaser's Sample, 

provision for submission of a pre-production sample to the inspection agency/ User by 

successful  bidder(s)  may  be  stipulated  for  indeterminable  characteristics,  before 

giving clearance for bulk production of the supply. 

 

7.11  Specifications Not Known: 

 

There are occasions when items, normally PAC products, cannot be procured from 

the original manufacturer. In such situations, if possible, either 

 

(a)  A substitute similar usable item - for which specification / drawings can be 

obtained be procured as per specification in-lieu, or 

(b)  Wherever it is feasible, Procurement may be done as per Specifications / 

Drawings to be developed through: 


background image

P a g e

 | 75 

 

 

 

in-house technical capability or 

 

Through other agencies / consultant. 

 

7.12  Indigenization and Development Tenders: 

 

Cases of Indigenization and Development Tenders where specifications/ Drawings are 

not available and cannot be even prepared through means described in Para 7.11 b) 

- are detailed in following Paras. However, it may not be feasible to prepare a list of 

such items and we may go on case to case basis and by precedence. In such a case 

also no samples are to be called along with bids thus there is no evaluation of samples 

during the tender. If necessary, Purchaser's samples may be displayed for prospective 

bidders.  If  further  considered  necessary,  the  successful  bidders  may  be  asked  to 

submit pre-production sample before regular production is allowed. 

 

7.13  Purchaser's Sample: 

 

In cases, where it is decided to display Purchaser's sample, it may be displayed for 

prospective  Tenderers  (with  or  without  stipulation  of  submission  of  pre-production 

sample by the successful Bidder, before bulk manufacture). In the Tender enquiry, the 

methodology  and  Tests  that  will  be  done  should  be  made  clear  for  ensuring 

compliance of Supplies (and Pre-production sample, if indicated) with the Purchaser's 

sample. Such Purchaser's samples would also have to be later provided to successful 

bidders for guidance. 

 

7.14  Pre-production sample: 

 

Where pre-production samples are required to be approved under the terms of the 

contract before bulk manufacture is permitted, the Contractor shall submit the sample 

(free of cost if Contract does not specify explicitly any cost for these) to the Inspecting 

Officer/ or the nominated authority mentioned in the contract within the time specified 

in  the  acceptance  of  tender.  If  the  Contractor  is  unable  to  do  so,  he  must  apply 

immediately to the Office issuing the acceptance of tender for extension of time stating 

the reasons for the delay. If the Purchaser is satisfied that a reasonable ground for an 

extension of time  exists,  he may  allow  such  additional  time as  he  considers  to  be 

justified (and his decision shall be final) with or without alteration in the delivery period 

stipulated in the acceptance of tender and on such conditions as he deems fit. In the 

event of the failure of the Contractor to deliver the preproduction sample by the date 

specified  in  the acceptance of  tender  or  any  other  date  to  which  the  time may  be 

extended  as  aforesaid  by  the  Purchaser  or  of  the  rejection  of  the  sample,  the 

Purchaser  shall  be  entitled  to  cancel  the  contract  and,  if  so  desired,  purchase  or 

authorize the purchase of the stores at the risk and cost of the Contractor (except in 

case of Development / Indigenization Contracts - where this provision is not there). In 

such an event, in case of Security Items where urgency develops due to such delays, 

not more than one year's requirement may be procured against this "Risk & Cost" 

tender  from  existing  pre-qualified  and  security  cleared  firms,  with  the  approval  of 

BRBNMPL HQ. Therefore, Performance Security (SD) should be called for in all cases 

of Security / Sensitive Items, even in case of Development/ Indigenization Tenders. 

 


background image

P a g e

 | 76 

 

 

7.15  Testing of Samples: 

 

7.15.1 Testing Procedures and Declarations: 

 

If any technical test is envisaged, then the procedure shall be prescribed in the 

tender  for  the  method  and  process  of  testing.  The  technical  test,  wherever 

involved for the item of procurement, should be carried out by way of adopting a 

specific transparent system and strictly as per the procedure prescribed in the 

tender document. 

 

7.15.2 Validation / Prolonged Trials 

 

In case of certain pre-production samples, it may be necessary to do validation 

or extended trial before their performance can be declared satisfactory  which 

should be made clear in the Tender and Contract Documents. This can be for 

example  in  Machine/  Spares  used  in  the  Production  line  where  performance 

during prolonged production run may be required to verify the output claimed by 

the vendor. 

This may also be relevant during the process of Development or Indigenization 

contracts. 

 

Such Validations may only be done on pre-production samples that too during 

first Supply order of the vendor. This should be declared in the Bid Documents, 

indicating the Parameters Settings and duration of Validation Tests which should 

be objective Tests with measurable / repeatable results. If the duration of validity 

Trials is in terms of mileage/ output levels an outer time limit may also be fixed. 

Normally the period of validation should not be more than 3 months. It should 

also be indicated whether the Permission to start bulk production will have to wait 

full validation or it can go on in parallel. 

 

7.15.3 Testing Laboratories: 

 

Tests  from  External  Testing  Authorities  may  be  done  in  accordance  with 

provisions of Para 12.7.2. Some tests may only be possible in BRBNMPL units. 

TEC may monitor such in-house tests to ensure transparency and objectiveness. 

 

7.15.4 Failure of Samples: 

 

(i)  In case of Development of Sources or in case of Indigenization of Imported 

items,  firms  may  be  given  three  chances  to  make  improvements,  in  a 

transparent  and  equitable  manner.  Such  chances  shall  be  given  with  a 

reasonable time-frame and it should not be left open-ended. The reasons 

of failure of sample of one bidder may be shared with all bidders while hiding 

the  identity  (without  violating  any  IPR  involved)  of  the  Bidder  of  failed 

sample. 

(ii)  In case of Pre-production samples, firm may be given one more chance if 

the first sample does not come up to the Contract requirement. However, 

this shall be done without re-fixation of Delivery Time. 


background image

P a g e

 | 77 

 

 

(iii)  Authority  to  accept  /  Reject  Samples:  Final  Acceptance/  Rejection  of 

samples may be done by the TEC. 

 

7.16 Handling and Preservation of Samples: 

 

7.16.1  When  a  contract  is  concluded  on  the  basis  of  an  approved  sample/ 

purchaser's sample the same shall bear seals/signatures of the approval of the 

different  agencies  as  appropriate.  The  Samples  thus  bearing  the 

seals/signatures  shall  serve  as  guide  for  inspection  against  the  particular 

contract as given in its scope. 

 

7.16.2 In all such cases AGM (MMD) should issue suitable local instructions to 

guide  procurement,  inspection,  receipt  and  account  of  samples.  It  should  be 

ensured that sealed and signed samples are available in the following manner: 

 

(i)  One sample with the stores officer nominated by AGM (MMD) for incoming 

inspection, record and dispute resolution. 

(ii)  One sample with the supplier to guide manufacture (in case of Purchaser's 

sample) 

(iii)  One sample with the inspecting Authority to guide inspection. 
 

Sealed samples intended to guide supplies against orders placed should not as 

a rule be sent to firms, except in cases of procurement to Purchaser's sample. 

Where it is necessary to show a sealed sample to a firm it shall be done through 

the AGM (MMD). 

 

7.16.3 The examination of the condition and correctness of seals of samples is 

of great importance. If a sample bears a seal of doubtful character or otherwise 

open  to  question  the  same  shall  be  immediately  brought  to  the  notice  of  all 

concerned failing which the responsibility for the defect shall lie on the person in 

charge of the samples at the time when the defect is noticed. 

 

 

7.16.4 Unless otherwise directed samples sealed at Unit and issued to stores 

shall be returned after the order is completed. 

 

7.16.5 Sample shall be issued for departmental use only. The AGM (MMD) shall 

be responsible for maintenance and accounting for the samples registered and 

issued for departmental use. 

 

Section IV  Indigenization and Development Tenders  
7.17   Indigenization and Development Tenders 
These  are  tenders  with  special  dispensations  to  develop  adequate  sources  or 

Specifications/  Drawings  and  also  to  indigenize  manufacturing  of  certain  items  for 

strategic reasons. These are dealt with in separate chapter 16. 
 


background image

P a g e

 | 78 

 

 

Section V  Expression of Interest Tenders (EOI) 
7.18   Expression of Interest Tenders 
These are tenders to identify suppliers interested in registration with BRBNMPL or for 

Development / Indigenization of Items. These are detailed in Chapters 6 and 16. 

 

Section VI  Tenders for Disposal of Scrap  
7.19  Tenders for Disposal of Scrap 
Such  tenders  are  for  Sale  of  Scrap  material  lying  at  various  locations.  Details  are 

discussed in Chapter 14: Disposal. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 79 

 

 

Chapter 8: Pre-Tender Stage and Bid Opening 

 

 

8.1   Introduction 

 

Tender  documents  should  be  prepared  in  order  to  provide  clear  technical  and 

commercial terms of reference for the proposed procurement. The standard bidding 

documents attached with the manual should be used for details. The preparation of 

the following parts of the tender document shall be emphasized during the preparation 

of the tender document: 

 

(i)  Invitation for bids / Notice Inviting Tender (NIT) 

(ii)  General and Special Instructions to Tenderers (GIT & SIT) 

(iii)  Forms  of  bid,  qualification  information,  technical  specifications  including 

drawings (if any) 

(iv)  Terms and Conditions of contract 

(v)  Payment terms (detailed in Chapter 9) 

(vi)  Forms of security 

(vii)  Delivery Schedules 

 

The checklist for tender preparation is given in Annexure 23: Check points for Tender 

Enquiry. BRBNMPL's Standard Bidding Documents for procurement of goods is given 

in SBD section of the manual  

 

Terminology  for  Tendering  Documents  in  USA  and  International  Procurement  like, 

RFP  and  RFQ  has  nowadays  become  prevalent  even  in  Indigenous  procurement. 

These terminologies unfortunately are used quite differently. World Bank and Asian 

Development Bank use RFQ and RFP terminology but do not use RFI term (for which 

they use EOI). However common usage is as follows: 

 

(i)  RFI  -  Request  for  Information  (approx.  like  Expression  of  Interest  -  EOI 

Tender) 

 

An open enquiry that spans the market seeking broad data and understanding. 

 

(ii)  RFQ - Request for Qualification (approx. like PQB) 

 

An  opportunity  for  potential  suppliers  to  get  short  listed  for  subsequent 

procurement tender. Lays down precise Qualification Criteria for short listing of 

Vendors, to whom RFP would be issued. 

 

(iii)  RFP - Request for Proposal (approx. Tender floated to target suppliers like 

after the RFI or RFQ) 

 

 


background image

P a g e

 | 80 

 

 

8.1.1  Tender Fee 

 

Tender documents should preferably be sold or available for download up to the 

date of opening of tenders and this should be clearly indicated in the documents. 

The organisation should also post the complete tender document in the website 

(except cases where confidentiality is required, for reasons of national security) 

and permit prospective tenderers to make use of the document downloaded from 

the website. 

 

The tender document fee should be as low as possible considering the cost/effort 

of  preparing  documents.  In  order  to  promote  wider  participation  and  ease  of 

bidding, no cost of tender document may be charged for the tender documents 

downloaded by the bidders. The Procuring Entity may decide not to take any 

charges for the tender documents, in view of prevalence of downloading of tender 

documents. The cost of the tender document is to be submitted by online bank 

transfer or in the form of a demand draft/banker’s cheque/pay order. Firms that 

are  eligible  for  exemption  from  the  tender  document  fee  such  as  MSEs  and 

Startups, have to submit documents in support of this exemption. Although the 

Procuring Entity is the best judge to decide or waive the document cost, following 

table could be used as a starting point: 

 

Cost of Tender document 

Estimated value of tender 

Tender Document Cost 

Below Rs. 25 lakh 

Rs.500 incl. applicable taxes 

Rs. 25 lakh to Rs. 2 crore 

Rs. 1,500 incl. applicable taxes 

Rs. 2 crore to Rs. 25 crore 

Rs. 2,500 incl. applicable taxes 

Rs. 25 crore to Rs. 50 crore 

Rs. 5,000 incl. applicable taxes 

Above Rs. 50 crore 

To be decided on case to case basis 

 

8.2   Standard Bidding Documents (SBD) 

 

The Standard Bidding Document has been grouped under different broad sections in 

order to make the system transparent, comprehensive, efficient and user-friendly. The 

broad sections of the document are: 

 

 

Section I 

: Notice Inviting Tender (NIT) 

 

Section II 

: General Instructions to Tenderers (GIT) 

Part I 

: General Instructions applicable to all types of tenders 

Part II 

Additional general instructions applicable to specific types of tenders

 

 

Section III  : Special Instructions to Tenderers (SIT) 

 

Section IV  : General Conditions of Contract (GCC) 

 

Section V  : Special Conditions of Contract (SCC) 

 

Section VI  : List of Requirements 

 

Section VII  : Technical Specifications 

 

Section VIII  : Quality Control Requirements 


background image

P a g e

 | 81 

 

 

 

Section IX  : Qualification/ Eligibility Criteria 

 

Section X  : Tender Form 

 

Section XI  : Price Schedule 

 

Section XII  : Questionnaire 

 

Section XIII  : Bank Guarantee Form for EMD 

 

Section XIV  : Manufacturer's Authorization Form 

 

Section XV  : Bank Guarantee Form for Performance Security 

 

Section XVI  : Contract Form 

 

Section XVII : Letter of Authority for attending a Bid Opening 

 

Section XVIII : Shipping Arrangements for Liner Cargoes 

: In respect of CFR/CIF/Turnkey/FOR contracts for imports 

: In respect of FOB/FAS contracts for imports 

 

Section XIX  : Proforma of Bills for Payments 

 

Section XX  : Pre-Contract Integrity Pact 

 

A reading of the sections of the tender document, in the above order will make it amply 

dear  about  the  purpose  and  instructions  behind  the  same.  However,  some  broad 

guidelines for preparing this document (viz. Standard Bidding document) are provided 

in  the  subsequent  paragraphs.  While  formulating  SIT  and  SCC  and  other  special 

conditions, care should be taken not to violate any instruction/ directive contained in 

the Procurement Manual and approval of the competent authority must be taken. 

 

8.3   Invitation for Bids / Notice Inviting Tender (NIT) 
This model format is to be used for publishing the Tender Notice. The Invitation for 

Bids specifies minimum acceptable functional, technical and contractual requirements, 

and the evaluation criteria governing the award of a contract. NIT should be brief but 

should  contain  sufficient  details  for  a  prospective  Bidder  to  decide  whether  to 

participate in the tender or not and if he decides to participate how to go about that. 

Potential  suppliers  are  provided  copies  of  the  Invitation  for  Bids  and  requested  to 

submit  bids  compliant  to  all  given  requirements  by  a  specified  date.  A  prescribed 

format for Notice Inviting Tender is given in BRBNMPL's Standard Bidding Documents 

for procurement of goods. This section of SBD may be modified if the situation so 

warrants. 

 

8.4   General and Special Instructions to Tenderers (GIT and SIT) 

 

General Instructions to Tenderers (GIT) contain all the relevant information as well as 

guidance to the prospective tenderers for preparation and submission of a responsive 

bid. The GIT clearly states the payment terms, date, time and venue for obtaining, 

submitting  and  opening  the  bids.  It  also  states  the  qualification  criteria  and  award 

criteria. This  section  is  to  be  included  unchanged  in  every  Tender  Document.  Any 

changes  warranted  by  special  circumstances  are  to  be  indicated  in  the  Special 

Instructions to Tenderers (SIT). The format for preparing SIT along with corresponding 

cross-reference with GIT provision is available in SBD. It is also indicated therein that 

the  provisions  in  the  SIT  will  supersede  the  corresponding  provisions  in  the  GIT. 


background image

P a g e

 | 82 

 

 

Clauses and Topics of GIT that indicate a possibility for variation in their provisions 

through SIT are listed for guidance in the SIT Proforma. 

 

8.4.1   Eligibility  

 

If considered desirable, eligibility criteria may be stipulated in the Bid Documents. 

The bidder has to ensure that he provides convincing proof of having fulfilled 

these criteria. 

 

8.4.2   Clarification of Bidding Documents 

 

A prospective bidder requiring any clarification of the bidding documents shall 

notify to BRBNMPL in writing, well before the due date of submission of the bids, 

and response will be sent in writing to the clarifications sought not later than 21 

days  prior  to  the  date  of  opening  of  the  tenders.  Copies  of  the  query  and 

clarification shall be sent to all prospective bidders who have received the bidding 

documents, 

 

8.4.3   Pre-Bid conference 

 

If found necessary, Technical specification and techno-commercial conditions of 

the tender should be fine-tuned in a pre-bid conference in two bid tender and in 

those  single-bid  tenders  where  Technical  Specification  is  considered  to  be 

sophisticated. 

 

8.4.4   Amendment of Bidding Document 

 

At any time prior to the date of submission of bids purchaser may, whether at his 

own initiative or in response to a clarification requested by a prospective bidder, 

may modify bid documents by amendments. The amendments shall be uploaded 

in the website and notified in writing by registered / speed post or by fax / telex / 

e-mail, followed by copy of the same by registered post to all prospective bidders. 

In order to afford prospective bidder a reasonable time to take the amendment 

into account in preparing their bids, purchaser may, at his discretion, extend the 

deadline for submission of bids. 

 

If at the time of publication of the amendment, the number of days left for tender 

opening are less than the following period, it may be extended so that at least 

following number of days are available to the bidders: 

 

(i)  GTE/ICB  : 21 days 

(ii)  OTE/NCB : 14 Days 

(iii)  Others 

: 7 Days 

 

8.4.5   Bid Validity 

 

A bid shall remain valid for 90 days in case of single bid tender system and 120 

days in case of two-bid system, unless otherwise specified in SIT, from the date 


background image

P a g e

 | 83 

 

 

of submission of offer. A bid valid for shorter period can be rejected, as being 

non-responsive. In exceptional circumstance the consent of the bidder may be 

requested for an extension to the period of bid validity. Such requests should be 

made much before the expiry of the bid validity. Such requests shall be made in 

writing.  The  bid  security  provided  shall  also  be  suitably  extended.  A  bidder 

accepting the request and granting extension shall not be permitted to modify his 

bid. Bidding documents should be made carefully and re-tendering should be 

resorted to sparingly. 

 

8.4.6   Late Bids 

 

A tender, which is received after the specified date and time for receipt of tenders 

will be treated as late" tender and will be ignored. 

 

8.4.7   Modification; Alteration & Withdrawal of Bids 

 

The  bidder,  after  submitting  its  bid  is  permitted  to  submit  alterations/ 

modifications to its tender so long such alterations/ modifications are received 

duly sealed and marked like original tender, upto the date & time of receipt of 

tender. Any amendment/ modification received after the prescribed date & time 

of receipt of tenders are not to be considered. The bidder may also withdraw his 

bid after submission provided that the written notice of withdrawal is received 

prior to deadline prescribed for submission of bids. A withdrawal notice may be 

sent by fax but followed by a signed confirmation copy by post not later than the 

deadline for submission of bids. No bid may be withdrawn in the interval between 

the deadline for submission of bids and expiration of the period of bid validity 

specified. Withdrawal of a bid during this period will result in forfeiture of Bidder's 

bid security (EMD) and other sanctions. 

 

8.4.8  Authorized Dealers/Distributors/Representatives of suppliers 

 

Principal manufacturers/OEMs, manufacturers under license or their authorized 

Dealers/Distributors/Representatives  who  are  exclusively  appointed  by  the 

principal manufacturers/OEMs to represent them in the country shall be eligible 

to apply or to take part in the bid. One Principal manufacturer/OEM can authorize 

only one Dealer/Distributor/Representative for a particular tender. Similarly, one 

authorized  Dealer/Distributor/Representative  can  represent  only  one  Principal 

manufacturer/OEM in a particular tender. There can be only one bid from either: 

 

1.  The Principal manufacturer/OEM directly; or 

2.  Any of its branch/division/subsidiary; or 

3.  Authorized  Dealer/Distributor/Representative  on  behalf  of  the  Principal 

manufacturer/OEM 

 

Note 

 

(i)  In a tender, either the Principal manufacturer/OEM or its authorized Dealer/ 

Distributor/Representative can bid but both cannot bid simultaneously in the 

same tender.  


background image

P a g e

 | 84 

 

 

(ii)  In  case  the  bidder  is  an  authorized  Dealer/Distributor/Representative, 

except in case of Commercially-Off-the-Shelf (COTS) items, then  
(a)  the  bidder  should  have  been  associated  as  authorised  Dealer/ 

Distributor/Representative  of  the  same  or  other  Principal 

Manufacturer/OEM for same set of services as in present bid (supply, 

installation,  satisfactorily  commissioning,  after  sales  service  as  the 

case may be) for same or similar ‘Product’ for past three years ending 

on 31

st

 March (or any other year ending followed in relevant country) 

of the previous financial year; and 

(b)  the principal manufacturer/OEM should furnish a legally enforceable 

tender-specific  authorisation  in  the  prescribed form  (Section  XIV  of 

SBD)  assuring  full  guarantee  and  warranty  obligations  as  per  the 

general and special conditions of contract and to abide by other tender 

terms and conditions. The letter of authorisation should be signed by 

a person competent and having the power of attorney to legally bind 

the manufacturer; and 

(c)  the principal manufacturer/OEM should meet all the pre-qualification 

criteria without exemption. 

(iii)  For  commercially  off  the  shelf  (COTS)  items  with  clear  and  standard 

specifications, a valid dealership certificate will have to be submitted. 

 

8.5   Forms of bid & qualification information 

 

BRBNMPL's Standard Bidding Documents (SBD) along with the relevant forms for 

tender submission, Performance Bank Guarantee, Letter of Authority for attending bid 

opening, Manufacture's Authorization Form and Contract Form shall be enclosed. The 

tender should clearly define the qualification criteria based on which proposals will be 

considered as responsive. 

 

8.6  Terms & Conditions of the Contract 

 

The General conditions of contract (GCC) to be used for contracting for procurement 

along with Form of Contract are given in BRBNMPL's Standard Bidding Documents 

for procurement of goods. These terms and conditions are general and should be used 

unchanged with all types of contracts. 

 

Special  conditions  of  Contract  (SCC)  of  contract  may  be  included  in  the  tender 

documents,  depending  upon  the  need,  and  with  the  prior  approval  of  competent 

authority. The GCC / SCC shall also clearly specify the mode of procurement. The 

format  for  preparing  SCC  along  with  corresponding  cross  reference  with  GCC 

provision is available in this section. It is also indicated therein, the provisions in the 

SCC will supersede the corresponding provisions in the GCC. Clauses and Topics of 

GCC that indicate a possibility for variation in their provisions through SCC are listed 

for guidance in the SCC Proforma. 

 

 


background image

P a g e

 | 85 

 

 

8.7   Forms of Security 

 

Provisions of this Para would not be applicable to Tenders of Value up to Rupees One 

Lakh fifty thousand (Rs.1,50,000). 

 

8.7.1   Earnest Money Deposit 

 

Earnest  Money  Deposit  (EMD)  is  also  known  as  Bid  Security.  To  safeguard 

against a bidder's withdrawing/altering its bid during the bid validity period in the 

case of advertised or limited tender enquiry, EMD is to be obtained from all the 

bidders along with their bids. 

 

(i)  Amount of EMD should ordinarily be 2% of the estimated value of the goods 

or services to be procured rounded off to nearest thousands of Rupees. 

Depending on the type of goods or services to be procured, total value of 

procurement and urgency of requirement, the exact amount of EMD should 

be decided. In indigenous procurements, it may be capped at Rs 5 Lakhs 

for tenders up to Rs.10 Crores and 1% for the tender of more than Rs.10 

Crores, denominated in Indian Rupees. 

(ii)  The  tenderers  who  are  currently  registered  and,  will  continue  to  remain 

registered  during  the  tender  validity  period  with  Central  Purchase 

Organisation (CPO) or as a Micro and Small Enterprise (MSE) as defined 

in  MSEs  Order  2012  issued  by  Ministry  of  Micro,  Small  and  Medium 

Enterprises  (MSME)  or  as  a  Startup  as  recognised  by  Department  for 

Promotion of Industry and Internal Trade (DPIIT), may be exempted from 

payment  of  earnest  money  with  the  approval  of  competent  authority.  A 

tenderer  falling  in  these  categories  should  furnish  certified  copy  of  valid 

registration details (registration with CPO or as a MSE or as a Startup, as 

the case may be). 
Micro & Small Enterprises must attach Registration Certificate issued by 

DIC  /  KVIC  / KVIB  / Coir  Board  /  NSIC  / Directorate of  Handicrafts and 

Handlooms, or any other body specified by MSME for authentication such 

as Udyog Aadhaar Memorandum /  Acknowledgment. 

(iii)  The earnest money shall be furnished in one of the following forms: 

(a)  Account Payee Demand Draft from any scheduled commercial bank 

in India. 

(b)  Banker's cheque from any scheduled commercial bank in India 
(c)  Online Bank Transfer (Proof of online transfer should be submitted 

along with the tender papers and confirmed through F & A) 

(d)  Other Electronic Modes of Payment 

 

Debit Card powered by RuPay 

 

Unified Payments Interface (UPI) (BHIM-UPI) 

 

Unified  Payments  Interface  Quick  Response  Code  (UPI  QR 

Code) (BHIM-UPI QR Code) 


background image

P a g e

 | 86 

 

 

(e)  Bank  Guarantee  issued/confirmed  by  any  scheduled  commercial 

bank in India in the proforma given in Section XIII of SBD in case the 

amount  is  more  than  Rs.5  lakh  and  in  case  of  foreign  bidders  in 

GTE/ICB tenders (in equivalent foreign exchange amount) 

(iv)  The demand draft or banker's cheque shall be drawn on any commercial 

bank in India, in favour of the authority to be specified in SBD (NIT). In case 

of bank guarantee, the same is to be provided from any commercial bank 

in India as per the format specified under Section XIII in these documents. 

(v)  EMD  may  be  waived  with  CFA's  approval  in  case  of  Indigenization/ 

Development Tenders. 

(vi)  In case of separate PQB tender before floating Procurement Tenders, EMD 

may be taken only once from the successful Bidders and EMD may not be 

asked from  them  in  the  Procurement Tender  again. The  EMD  clause  in 

PQB tender should cover this aspect. 

(vii)  The EMD should remain valid for a period of 45 days beyond the final tender 

validity period. 

 

Forfeiture of Earnest Money Deposit 

 

EMD of a bidder will be forfeited, if the bidder withdraws or amends its tender or 

impairs or derogates from the tender in any respect within the period of validity 

of  its  tender.  Further,  if  the  successful  bidder  fails  to  furnish  the  required 

performance security within the specified period, its EMD will be forfeited. 

 

Refund of Earnest Money Deposit 

 

EMD furnished by all unsuccessful bidders should be returned to them without 

any  interest  whatsoever  within  15  days  of  determination  of  bidders  as 

unsuccessful after opening of Price Bid. 

 

The successful bidder’s bid security (EMD) can be adjusted against the SD or 

returned as per the terms of the tender document. The balance can be deducted 

from the supplier's bill/invoice before release of payment. Unlike Procurement of 

Works,  in  Procurement  of  Goods,  the  concept  of  taking  part  of  Performance 

Guarantee as money retained from first or progressive bills of the supplier is not 

acceptable. 

 

8.7.2   Performance Security 

 

In case of contracts for Works/Services and Capital equipment/Capital spares, 

in order to ensure due performance of the contract, Performance Security [also 

called Performance Bank Guarantee (PBG) and Security Deposit (SD)] is to be 

obtained from the successful bidder who has been awarded the contract. In case 

of contracts for Goods other than Capital equipment/Capital spares, the need for 

the Performance Security shall depend on the market conditions and commercial 

practices for the particular kind of goods. Performance Security is to be obtained 

from every successful bidder irrespective of its registration status etc. SD/PBG 

may  be  received  after  the  verification  by  AGM  (F&A)  /  designated  officer  in 


background image

P a g e

 | 87 

 

 

adherence with said terms and conditions. Performance Security should be for 

an amount of 10% of the value of the contract.  

 

Performance  Security  may  be  furnished  in  the  form  of  an  Account  Payee 

Demand Draft from any scheduled commercial bank in India or Bank Guarantee 

issued/confirmed by any scheduled commercial bank in India in an acceptable 

form  safeguarding  BRBNMPL's  interest  in  all  respects.  In  case  of  GTE/ICB 

tenders,  the  Performance  Security  should  be  in  the  same  currency  as  the 

contract and must conform to Uniform Rules for Demand Guarantees (URDG 

758). 

 

The successful bidder’s bid security (EMD) can be adjusted against the SD or 

returned as per the terms of the tender document. The balance can be deducted 

from the supplier's bill/invoice before release of payment. Unlike Procurement of 

Works,  in  Procurement  of  Goods,  the  concept  of  taking  part  of  Performance 

Guarantee as money retained from first or progressive bills of the supplier is not 

acceptable. 

 

Security is to be furnished by a specified date (generally 21 days after notification 

of the award) and it should remain valid for a period of 60 days beyond the date 

of completion of all contractual obligations of the contractor, including warranty 

obligations. Performance security is to be forfeited and credited to BRBNMPL's 

Account in the event of a breach of contract by the contractor, in terms of the 

relevant  contract.  Performance  Security  should  be  refunded  to  the  contractor 

without  any  interest,  whatsoever,  after  it  duly  performs  and  completes  the 

contract  in  all  respects  but  not  later  than  60  days  of  completion  of  all  such 

obligations under the contract. A model format of Bank Guarantee for obtaining 

Performance  Security  is  provided  at  Annexure  5:  Bank  Guarantee  for 

Performance Security

 

 

8.8   Publication of Tenders 

 

8.8.1   Media for Publicity 

 

Following  procedure  may  be  adopted  to  publish  various  types  of  tenders                           

for publication of tenders for different modes of procurement: 

 

Sl 

No 

Mode of 

Procurement 

Inter-

national 

News-

paper 

National 

News-

paper 

Local 

Verna

cular 

News-

paper 

Online 

Indian 

Trade 

Journal 

(ITJ) 

BRBNMPL 

Website 

Information 

to embassy 

ICB (see Note 1) 

Min 1 

Min. 2 

(1 English 

& 1 Hindi) 

Min. 1 

Yes 

Yes 

Yes 

NCB (see Note 2) 

(a) Between Rs.2.5 

- Rs.5 Lakhs 

No 

No 

Yes 

No 

Yes 

No 


background image

P a g e

 | 88 

 

 

Sl 

No 

Mode of 

Procurement 

Inter-

national 

News-

paper 

National 

News-

paper 

Local 

Verna

cular 

News-

paper 

Online 

Indian 

Trade 

Journal 

(ITJ) 

BRBNMPL 

Website 

Information 

to embassy 

(b)  Between Rs.5 - 

Rs.25 Lakhs 

No 

Yes 

Yes 

No 

Yes 

No 

(c)  Above Rs.25 

Lakhs 

No 

Min. 2 

(1 English 

& 1 Hindi)

 

Min. 1 

Yes 

Yes 

No 

Invitation to EOI 

No 

Min.2 

(1 English 

& 1 Hindi)

 

Min.1 

Yes 

Yes 

No 

Limited Tendering 

(see Note 3) 

No 

No 

No 

No 

Yes 

No 

 

Note 1: ICB tenders should also be published in International press at least 6 

weeks  prior  to  the  deadline  of  submission  of  bids,  in  addition  to  national 

newspaper(s) of wide circulation. Copies of the tender enquiry may be sent to 

the  Indian  embassies  abroad  as  well  as  the  foreign  embassies  in  India.  The 

selection  of  embassies  would  depend  on  the  possibility  of  availability  of  the 

required goods/services in such countries. 
Note 2: In NCB, in addition to publication of advertisements, notices may be sent 

by Registered Mail / Reliable Courier / Other Recorded Method to BRBNMPL's 

registered vendors of the item / category and also to past successful suppliers, 

drawing their attention to the NCB. 
Note  3:  In  limited  tendering,  direct  written  enquiries  along  with  detailed 

specifications  of  requirements  should  be  sent  by  Registered  Mail/  Reliable 

Courier / Other Recorded Method to BRBNMPL registered bidders without open 

advertisement. To avoid situations where some of selected prospective bidders 

may not receive the Bid-Documents by post/courier, the Tender Notice may also 

be put up on website with a note that: 
 

"This notice is being published only as an abundant precaution and is not an 

open invitation to quote in the Tender. Participation in this tender is by invitation 

only and is limited to the selected BRBNMPL's Registered Bidders for the item, 

who have been sent this Tender by Post/ Courier. Unsolicited offers are liable to 

be ignored.

 

Note  4:  It  is  mandatory  to  upload  all  tender  enquiries  above  Rs.2.5  lakhs, 

corrigenda thereon and details of bid awards on the Company's website. These 

instructions apply to all Tender Enquiries, Requests for Proposals, Requests for 

Expressions  of  Interest,  Notice  for  Pre-Qualification/Registration  or  any  other 

notice inviting bids or proposals in any form whether they are advertised, issued 

to limited number of parties or to a single party. These instructions would not 

apply to Purchase of goods without quotations or Purchase of goods by purchase 

committee.  


background image

P a g e

 | 89 

 

 

Individual cases where confidentiality is required, for reasons of national security, 

would be exempted from the mandatory uploading requirement. The decisions 

to exempt any case on the said grounds should be approved by the CFA. 

 

8.8.2  Guidelines for Publicity 

 

Following  guidelines  may  be  followed  by  the  officer  inviting  tender,  regarding 

publicity of tenders: 

 

(i)  In  addition  to  publication  of  advertisements,  attention  of  known  reputed 

suppliers, BRBNMPL registered vendors and also past/ current successful 

suppliers may also be drawn wherever possible. 

(ii)  Request for release of advertisement should be sent well in advance so 

that adequate time is available for release through press. 

(iii)  Newspapers cuttings in each case should be collected and kept on record 

as a proof of publicity actually achieved as far as possible. 

(iv)  Full details of the dates on which advertisement have actually appeared in 

the  Newspapers  should  be  indicated  while  sending  cases  to  higher 

authorities 

(v)  Wherever  applicable,  for  publication  of  tender  notices  in  national 

newspaper,  widely  circulated  publication  in  English  and  Hindi  shall  be 

chosen, preferably also having a local edition, with circulation of over two 

Lakh copies or the one amongst top 7 newspapers by circulation (as per 

the latest available NRS/ IRS survey) 

(vi)  Depending  on  the  target  vendors,  local/vernacular  newspapers  with 

circulation of over one Lakh copies or one amongst top three newspapers 

by  circulation  (as  per  the  latest  available  NRS/  IRS  survey)  shall  be 

selected. 

(vii)  Selection of Newspaper may be reviewed every 3 years. 
(viii)  Print out of the tenders published in the website shall be kept in the file and 

also shown to TEC. 

 

8.8.3   Economy in Publicity 

 

For economy in cost, following guidelines should be kept in view: 

 

(i)  As far as possible, combined tender notice may be issued for all the works 

to be awarded around the same time. 

(ii)  The official designation and address of the relevant officers should not to 

be repeated at the end. 

(iii)  Based on media consumption for the last three years, media buying for the 

entire year should also be initiated. 

(iv)  Advertisement  in  newspapers  may  be  brief  and  shall  give  reference  to 

BRBNMPL website. 


background image

P a g e

 | 90 

 

 

(v)  The cost of publication of Newspaper advertisements should not exceed 

2%  of  the  estimated  value  of  the  tender  (NCB/ICB).  If  the  cost  of 

advertisement exceeds 2% of estimated tender value, then, approval of the 

Managing Director shall have to be obtained. Efforts should be made to 

combine newspaper advertisements for multiple tenders in order to reduce 

cost. 

 

8.9   Tender Submission & Bid Opening  

 

8.9.1  Receipt & Custody of Tenders 

 

Following key guidelines shall be followed for receipt and custody of bids: 

 

(i)  Receipt  and  custody  of  bids  shall  be  done  in  a  transparent  manner  to 

maintain credibility of the process. 

(ii)  Materials Management Division shall maintain a Tender Box for receiving 

the  bids  and  the  box  should  be  locked  by  officers  and  other  authorized 

personnel nominated by the Competent Authority.  

(iii)  The location of Tender Box should be such as to facilitate easy access to 

bidders 

(iv)  For oversized bids which cannot be dropped into Tender Boxes, the officials 

authorized to receive the bid shall provide a receipt signed by them with 

date and time to the bearer of the bid. 

(v)  Bids received by courier shall be deposited in tender box by the Dispatch 

section till the date & time of bid opening, 

(vi)  In cases where the tender is required to be submitted by hand, it may be 

ensured  that  the  names  and  designation  of  at  least  two  officers  are 

mentioned  in  the  bid  documents.  The  information  about  these  officers 

should be displayed at the entrance reception of the premises where the 

tenders are to be deposited so as to ensure convenient approach for the 

bidders. 

(vii)  Bulky tenders which cannot be dropped in the Tender Box can be accepted 

by  Dispatch  section.  While  taking  delivery  of  such  bulky  tender(s),  the 

officer who receives the tender(s), will sign on the cover; duly indicating the 

date and time of receipt of the tender(s). 

 

8.9.2   Procedures to be followed during Bid Opening 

 

(i)  The Committee will meet  on suitable days fixed by the units. In case of 

holiday, the committee will meet on the next working day. 

(ii)  Bid  Opening  Committee  should  Collect  Bids  from  Tender  Box  kept  at 

security gate at prescheduled time 

(iii)  The  BOC  will  prepare  a  list  of  the  representatives  attending  the  tender 

opening and obtain their signatures on the same. The list will also contain 


background image

P a g e

 | 91 

 

 

the  representatives'  names  and  the  corresponding  bidders'  names  & 

addresses and the authority letters brought by the representatives. This list 

will also be signed by BOC members with date & time. 

(iv)  BOC should ensure the bid envelopes are duly sealed and untampered. 

Before opening each bid, envelop should be held up for all participants, to 

see that it is in sealed and untampered condition. 

(v)  All the tenders received on time shall be opened in the presence of Bid 

Opening Committee and the tenderers or their authorized representatives 

(who  have  submitted  regular  tenders)  at  the  prescribed  time,  date  and 

place.  The  authorized  representatives,  who  intend  to  attend  the  tender 

opening, are to bring with them letters of authority from the corresponding 

tenderers. Key role and mandate of Bid Opening committee is detailed at 

Para 3.3.1, which may be strictly followed, 

(vi)  Ensure  all  mandatory  requirements  (e.g.  EMD,  specific  supporting 

documents etc.) as specified in the bid-documents are fulfilled. 

(vii)  The  Bid  Opening  Committee  is  to  announce  the  salient  features  of  the 

tenders like description and specification of the goods, quoted price, terms 

of delivery, delivery period, discount if any, whether EMD furnished or not 

and  any  other  special  feature  of  the  tender  for  the  information  of  the 

representatives attending the tender opening. 

(viii)  After opening, every tender shall be numbered serially (say 3/14 – if it is the 

third bid out of 14 total), initialled and dated on the first and last pages and 

any other relevant pages, by the Bid Opening Committee. Each page of the 

price  schedule  or  letter  attached  to  it  shall  also  be  initialled  with  date, 

particularly the prices, delivery period etc., which shall also be circled and 

initialled with date. Any other page containing significant information should 

also  be  dealt  with  similarly.  Blank  tenders,  if  any,  should  be  marked 

accordingly by the tender opening officials. 

(ix)  The original (and duplicate, if any) copies in a tender set are to be marked 

accordingly by the tender opening panel. 

(x)  Alterations / overwriting / use of whitener / columns left unfilled in tenders, 

if any, made by the tenderers, shall be initialled with date & time by the 

officials opening the tenders to make it perfectly clear that such alterations 

were present on the tenders at the time of opening. Wherever any erasing 

or cutting is observed, the substituted words should also be encircled and 

initialled with date & time to make clear that such erasing/ cutting of the 

original entry was present on the tender at the time of opening. 

(xi)  An on-the-spot report containing the names of the tenderers (serial number 

wise) salient features of the tenders, as read out during public opening of 

tenders will be prepared by the tender opening officers duly signed by them 

with date & time. 

(xii)  The  tenders,  which  have  been  opened,  the  list  of  the  representatives 

attending the tender opening and the on-the spot report are to be handed 

over to the nominated purchase officer and acknowledgement obtained for 

the same. 


background image

P a g e

 | 92 

 

 

(xiii)  Money documents should be handed over to AM (F&A) / DM(F&A) for safe 

custody and monitoring as per Para 10.17.8. 

(xiv)  In case of samples which accompany the bid, proper codification needs to 

be done on samples as well 

(xv)  Prescribed format for letter of authority for attending bid opening is given in 

Annexure 7: Letter of Authority for attending a Bid Opening

(xvi)  Prescribed format for bid opening attendance sheet is given in Annexure 8: 

Bid Opening Attendance Sheet 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

P a g e

 | 93 

 

 

Chapter 9: Payment Terms and Price Variations 

 

9.1  Payment Terms and Price Variations 

 

The elements of price included in the quotation of a bidder depend on the nature of 

the  payment  terms.  It  is,  therefore,  necessary  that,  the  tender  documents  should 

clearly specify the terms of payment to enable the bidders to frame their quotations 

properly in a meaningful manner. 

 

(i)  Where  the  price  has  several  components  like  price  of  the  goods,  costs  for 

installation & commission, operators' training etc. the bidders should be asked to 

furnish  the  cost  break-up  indicating  the  applicable  prices  for  each  such 

component along with the overall price. The payment schedule & terms will be 

linked to this cost break-up. Refer Para 9.8 and 9.10. 

(ii)  Milestones  for  partial  payment  should  be  clearly  defined  in  case  of  annual 

contracts of large value, and the same shall be clearly specified in the tender 

documents. 

(iii)  The tender documents should also specify the currency in which the tenders are 

to be priced. 

(iv)  Unless  otherwise  specified,  usual  payment  term  is  100%  on  receipt  and 

acceptance of goods by the Materials Management Division and on production 

of all required documents by the supplier. 

(v)  As far as possible, the payment terms and the schedule given therein should be 

adhered  to.  Any  foreseen  payment  delays  should  be  communicated  to  the 

suppliers in advance. 

(vi)  Release  of  payment  and  settlement  of  final  bill  will  be  done  only  after  the 

concurrence of DGM (F & A) & DGM (MMD) or any other designated officer in 

his absence. 

 

9.2  Firm Price vis-à-vis Variable Price 

 

(i)  For  short  term  contracts  where  delivery  period  does  not  extend  beyond  18 

months,  contract  should  normally  be  concluded  with  firm  and  fixed  price  by 

inviting tenders accordingly. 

(ii)  However even for shorter deliveries Price Variation clause may be stipulated for 

items with non-ferrous and other Raw Materials prone to short term price volatility 

especially for critical or High Value Items otherwise there is a possibility of failure 

of contract or the purchaser having to pay more prices in a situation of fall in 

prices. 

(iii)  For High Value (more than Rs.3 Crore) Tenders with deliveries longer than 18 

months a Price Variation Clause may be provided to protect Purchaser's interests 

also. 


background image

P a g e

 | 94 

 

 

(iv)  Where it is decided to conclude the contract with variable price, an appropriate 

clause incorporating, inter-alia, suitable price variation formula should also be 

provided in the tender documents. In the price variation clause, the price agreed 

upon should specify the base date viz., the month and year to which the price is 

linked, to enable variations being calculated with reference to the price indices 

prevailing in that month and year. 

(v)  A formula for calculation of price variation that has taken place between the base 

level  and  the  scheduled  delivery  date  is  to  be  included  in  the  price  variation 

clause. The variations are to be calculated periodically by using indices published 

by Governments/ Chamber of Commerce/ London Metal Exchange (LME)/ any 

other neutral and fair sources of Indices. Suitable weights are to be assigned to 

the applicable elements viz., fixed overheads & profits, material and labour in the 

price variation formula. If the production of the goods needs more than one raw 

material, then the input cost of material may be further sub-divided for different 

categories of material, for which cost indices are published. 

(vi)  The price variation formula is also to stipulate a minimum percentage of variation 

of the contract price, only above which the price variation will be admissible (e.g., 

where the resultant increase is lower than, say, 2% of the contract price, no price 

adjustment will be made in favour of the supplier). 

(vii)  The  Price  Variation  Clause  should  provide  for  a  ceiling  on  price  variations, 

particularly where escalations are involved. It could be a percentage per annum 

or an overall ceiling or both. In cases of highly volatile indices like Non-ferrous 

etc.,  this  upper  limit  may  be  dispensed  with  the  approval  of  CFA.  The  buyer 

should ensure a provision in the contract for benefit of any reduction in the price 

in terms of the Price Variation Clause being passed on to him. An illustrative PV 

clause is placed at Annexure 27: Formula for Price Variation Clause

(viii)  The  Raw  Materials  used  in  manufacture  of  stores  are  procured  some  weeks 

before its submission for inspection. This period is called the Time Lag for Price 

Variation.  It  applies  both  for  Base  Date  and  Date  of  Supply.  This  should  be 

stipulated in the Price Variation Clause as is done in Annexure 27: Formula for 

Price Variation Clause

(ix)  Where  advance  or  stage  payments  are  made,  there  should  be  a  further 

stipulation that no price variations will be admissible on such portions of the price, 

after the dates of such payment. 

(x)  Where deliveries are accepted beyond the scheduled Delivery Date subject to 

levy of liquidated damages as provided in the Contract, the liquidated damages 

(if a  percentage  of  the  price)  will  be  applicable on  the  price  as  varied  by  the 

operation of the Price Variation Clause. 

(xi)  No  upward  price  variation  will  be  admissible  beyond  the  original  Scheduled 

Delivery Date for defaults on the part of the supplier. However downward price 

variation would be availed by the purchaser as per the Denial Clause in the letter 

of extension of DP. 

(xii)  In  respect  of  contracts  providing  for  price  variation,  care  should  be  taken  to 

finalize price before final payment is made, after obtaining necessary data and 

documents in support of claims for escalation, if any. Where no such claims are 


background image

P a g e

 | 95 

 

 

submitted by the Suppliers, it  would need to be examined whether there has 

been downward trend in the cost which forms the basis of variation as per the 

formula incorporated in the contract such as price of input material like steel, non-

ferrous  metals  etc.  At  any  rate  undertaking  should  be  obtained  from  the 

contractor to the following effect. In case it becomes necessary to make final 

payment before they have submitted required data / documents related to price 

variation clause. 
“It is certified that there has been no decrease in the price of Price Variation 

Indices and in the event of any decrease of such indices during the currency of 

this  contract  we  shall  promptly  notify  the  same  to  the  purchaser  and  offer 

requisite reduction in the contract rate ". 

(xiii)  Notwithstanding the above formalities, it should be appreciated that it is in the 

interest  of  the  purchaser  to  be  vigilant  about  downward  variation  and  it  is 

therefore the basic responsibility of the purchase officers to make sure that the 

benefits of downward variation, wherever the same occurs are fully availed of. 

 

9.3  Exchange Rate Variation (ERV) 

 

In  case  of  delivery  period  exceeding  one  year  from  the  date  of  contract  involving 

substantial import content, foreign exchange variation clause needs to be provided. 

The offer of the tenderer should indicate import content and the currency used for 

calculating  import  content.  Base  Exchange  rate  of  each  major  currency  used  for 

calculating  FE  content  of  the  contract  should  be  indicated.  The  base  date  of ERV 

would be contract date and variation on the base date can be given up to the midpoint 

manufacture, unless firm has already indicated the time schedule within which material 

will be imported by the firm. In case delivery period is refixed / extended, ERV will not 

be admissible, if this is due to default of the supplier. 

 

9.3.1   Documents for claiming ERV: 

 

(i)  A bill of ERV claim enclosing working sheet 
(ii)  Banker's  Certificate/debit  advice  detailing  F.E.  paid  and  exchange  rate 

prevailing on the date as applicable. 

(iii)  Copies of import order placed on supplier 
(iv)  Invoice of supplier for the relevant import order 
 

9.4  Statutory Duties and Taxes on Domestic Goods 

 

(i)  The  duties  and  taxes  including  Goods  and  Services  Tax  levied  by  the 

Government on domestic goods vary from product to product. 

(ii)  As  a general  policy,  the  statutory  variations  in  such  duties  &  taxes  are  to  be 

allowed during the period from the date of tender to the date of acceptance of 

the tender (i.e. placement of contract) and during the original/ re-fixed delivery 

period  of  the  contract  so  that  both  the  supplier  and  BRBNMPL  are  equally 

compensated  for  rise  or  fall  in  the  prices  of  the  goods  on  account  of  such 


background image

P a g e

 | 96 

 

 

statutory  variations.  (Note:  Re-fixed  delivery  period  means  the  fresh  delivery 

period which is arrived at by recasting the  original contractual delivery period 

after taking care of the lost period, for which the supplier was not responsible.) 

(iii)  In the tender enquiry conditions, the tenderers, wherever applicable, should be 

asked to specifically state in their offer whether they intend to ask for the duties 

and taxes as extra over and above the prices being quoted. In the absence of 

any indication to this effect by the tenderers, it is to be assumed that the prices 

quoted include these elements and no claim for the same or statutory variations 

thereon will be entertained after opening of tenders and during the currency of 

the resultant contract. 

(iv)  However,  where  the  Tenderer  in  its  quotation  mentions  that  the  prices  are 

exclusive of statutory duties & taxes and the same will be payable extra, this 

condition should be incorporated in the resultant contract in dear terms. 

(v)  Sometimes,  the  Tenderer,  in  its  tender  mentions  that  its  quotation  includes 

current rates of taxes and duties as applicable and statutory variations, if any at 

the time of supply will be applicable. This condition may be acceptable. However, 

correctness of the taxes and duties quoted by a Tenderer as applicable during 

that  period  is  to  be  verified  while  considering  its  tender.  Also,  only  statutory 

variations, and not any other type of variations are allowed. 

(vi)  Goods and Services Tax is not leviable on transactions of sale in the course of 

import. Categories of cases constituting sale in course of Import are: - 
a.  Where  the  movement  of  goods  from  the  foreign  country  to  India  is 

occasioned directly as a result of the sale. 

b.  Where  the  Indian  supplier  acts  as  an  authorized  Dealer/Distributor/ 

Representative of the foreign manufacturer in the agreement of the sale. 

 

9.5  Duties, taxes and other levies of Local bodies 

 

(i)  In  case,  the  goods  supplied  against  contracts  placed  by  BRBNMPL  are 

exempted  from  levy  of  duties,  taxes  and  other  Levies  of  Local  bodies,  the 

suppliers should be informed accordingly by incorporating suitable instructions in 

the tender enquiry document and in the resultant contract. Wherever required, 

the  suppliers  should  obtain  the  exemption  certificate  from  the  Materials 

Management Division to avoid payment of such levies and taxes. 

(ii)  In  case,  where  such  payments  are  not  exempted  (in  spite  of  exemption 

certificate), the supplier should make the payment to avoid delay in supplies and 

forward  the  receipt  of  the  same  to  the  Materials  Management  Division  for 

reimbursement and, also, for further necessary action. 

 

9.6   Custom Duty on Imported Goods 

 

(i)  In respect of imported goods, the tenderers shall also specify separately the total 

amount of custom duty included in the quoted price. The tenderers should also 

indicate correctly the rate of custom duty applicable for the goods in question and 

the corresponding Indian Customs Tariff Number. 


background image

P a g e

 | 97 

 

 

(ii)  Where customs duty is payable, the contract should clearly stipulate the quantum 

of duty payable etc. in unambiguous terms. The standard clauses to be utilized 

for this purpose are to be incorporated in the tender enquiry documents. 

 

9.7   Duties / Taxes on Raw Materials 

 

BRBNMPL is not liable for any claim from the supplier on account of fresh imposition 

and/or increase (including statutory increase) of  Customs duty, Goods and Services 

Tax or any other similar duties and taxes on raw materials and/or components used 

directly in the manufacture of the contracted goods taking place during the pendency 

of the contract, unless such liability is specifically agreed to in terms of the contract. A 

clause to this effect should also form a part of the tender documents 

 

9.8   Terms of Payment for Domestic Goods 

 

(i)  Where  the  terms  of  delivery  is  FOR  dispatching  Station,  the  payment  terms 

depending on the value and nature of the goods, mode of transportation etc. 

maybe  60%  to  90%  on  proof  of  dispatch  and  other  related  documents  and 

balance on receipt at site and acceptance by the consignee (Stores section). 

(ii)  Where the terms of delivery is delivery at site/FOR destination, usual payment 

term  is  100%  on  receipt  and  acceptance  of  goods  by  the  consignee  (